Que es el marketing por correo electronico?
El marketing por correo electronico consiste en enviar mensajes a las personas que han optado por recibir noticias de tu empresa. Te ayuda a compartir actualizaciones, ofertas e informacion util, a establecer relaciones y a impulsar acciones como las reservas o las compras. En los hoteles, ayuda a los huespedes antes, durante y despues de la estancia.
Marketing por correo electronico para hoteles simplificado
Importancia del marketing por correo electronico para hoteles
El marketing por correo electronico es una de las formas mas sencillas para que los hoteles ganen mas con los huespedes que ya tienen, sin depender de las OTAs, los anuncios de pago o los descuentos constantes. El problema es que la mayoria de los correos electronicos de los hoteles se dividen en dos extremos- se trata de boletines genericos que los huespedes ignoran o de promociones continuas que hacen que la gente espere a recibir una oferta. Ninguno de los dos ayuda a tus operaciones ni a tus ingresos. En el caso de los
hoteles, el marketing por correo electronico funciona porque llega a las personas en los momentos exactos que importan- justo despues de hacer la reserva, justo antes de llegar, mientras estan en la propiedad y justo despues de marcharse. Son momentos en los que hay mucha intencion. Los huespedes ya estan pensando en su viaje, comprobando los detalles y tomando decisiones, por ejemplo, si desean anadir el desayuno, reservar un tratamiento de spa, llegar temprano o volver a elegir su propiedad la proxima vez. Un correo electronico en el momento oportuno puede cambiar esas decisiones a tu favor sin resultar insistente.
El buen marketing por correo electronico para hoteles no consiste en enviar mas mensajes. Se trata de enviar menos mensajes y mas utiles. El objetivo es hacer que la experiencia de los huespedes sea mas fluida y predecible y, al mismo tiempo, aumentar los ingresos directos. Si tus correos electronicos reducen las preguntas de recepcion, las quejas de no sabia y generan ventas adicionales faciles, estan haciendo su trabajo.
Una forma sencilla de mantener tu estrategia de correo electronico centrada es organizarla en tres fases-
1. Antes de la estancia (antes de la estancia)- establece las expectativas, responde a las preguntas mas frecuentes y ayuda a los huespedes a planificar. Asi es como reduces las cancelaciones y las sorpresas. Tambien es donde las mejoras y los complementos parecen naturales, porque los huespedes aun se estan imaginando el viaje.
2. Durante la estancia (durante la estancia)- apoye la experiencia del huesped en tiempo real. Estos correos electronicos deben ser breves y utiles- informacion de bienvenida, horarios de los restaurantes, servicios y un mensaje rapido sobre el registro de entrada para detectar problemas a tiempo. Esta fase tiene menos que ver con el marketing y mas con el servicio.
3. Despues de la estancia (despues de la estancia)- convierta una buena estancia en un huesped habitual. Aqui es donde pides una opinion, les das las gracias y les das una razon para volver. Los correos electronicos posteriores a la estancia tambien te ayudan a recuperar las relaciones en caso de que algo salga mal, ya que puedes continuar con un siguiente paso claro.
Cuando el marketing por correo electronico funcione, veras resultados practicos- menos llamadas preguntando por los horarios de estacionamiento o registro, tasas de apertura mas altas para los mensajes con antelacion a la llegada, mas compras de mejoras y complementos, mayor volumen de resenas y reservas repetidas a lo largo del tiempo. En el resto de esta guia se explica exactamente que enviar en cada fase, para que no tengas dudas y tu equipo no este reinventando el modelo para cada huesped.
Calidad de la lista, consentimiento y preferencias de los huespedes
Antes de escribir un unico correo electronico perfecto, asegurate de que tu hotel recopila las direcciones correctas, las recopila de la manera correcta y las organiza para que los mensajes sigan siendo relevantes. La mayoria de los problemas con el correo electronico no son problemas con la copia, sino con las listas. Si tu lista esta desordenada, esta desactualizada o esta llena de personas que nunca han pedido saber de ti, tus correos electronicos tendran un rendimiento inferior y pasaras tiempo buscando resultados que no llegaran.
Empieza por el lugar de procedencia de tus correos electronicos. Tu mejor fuente es siempre el flujo de reservas (tu motor de reservas directas) porque el huesped ya esta interesado. Tambien puedes recopilar correos electronicos en la recepcion, a traves de las inscripciones a eventos, las reservas en restaurantes y spas y el acceso a Wi-Fi, pero no los consideres clientes potenciales gratuitos. Deja en claro que es lo que eligen los huespedes. En muchas regiones, las normas de consentimiento son estrictas e, incluso cuando no lo son, la confianza de los huespedes es importante. Si alguien se siente enganado para entrar en una lista de correo, se dara de baja rapidamente o, lo que es peor, te marcara como correo no deseado.
A continuacion, configura un sistema de preferencias sencillo. Esto puede ser tan basico como un enlace para gestionar las preferencias, en el que los huespedes pueden elegir los temas (ofertas especiales, eventos, actualizaciones del alojamiento) y la frecuencia (actualizaciones mensuales en lugar de solo correos electronicos relacionados con la estancia). Los hoteles suelen obtener mejores resultados cuando separan los correos electronicos transaccionales (confirmacion, detalles previos a la llegada, recibos) de los correos electronicos de marketing (ofertas, paquetes de temporada). Los correos electronicos transaccionales siempre deben ser claros y utiles. Los correos electronicos de marketing deben ser opcionales y especificos.
Luego, capture algunos puntos de datos que realmente mejoren la relevancia. No necesita un CRM complejo para hacer esto. Como minimo, intenta etiquetar-
- Huesped nuevo frente a huesped que regresa
- Fechas de la estancia y duracion de la estancia
- Ocio frente a negocios (si puedes inferirlo)
- Tipo de habitacion o paquete
- Fuente de reserva (directa o OTA)
Con eso, puedes crear segmentos sencillos que hagan que tus correos electronicos parezcan personales sin resultar espeluznantes. Por ejemplo, es posible que un huesped habitual aprecie que se diga bienvenido y que las ventas adicionales sean mas rapidas. Un viajero de negocios podria preocuparse por desayunar temprano y por el estacionamiento. Un huesped de placer de fin de semana puede interesarse por las aperturas de spa y las experiencias locales.
Si construyes esta base, todos los correos electronicos del resto de tu programa seran mas faciles- segmentacion mas clara, menos cancelaciones de suscripciones, mayor participacion y una mejor experiencia para los huespedes en general.
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Correos electronicos previos a la estancia
Antes de la estancia es donde el marketing por correo electronico de los hoteles hace el trabajo mas pesado. Los huespedes planifican, comparan opciones y fijan los detalles. Si te presentas con informacion clara y util, reduciras la confusion y las cancelaciones, y crearas un momento natural para subir de categoria y anadir complementos. La clave esta en enviar una secuencia corta que coincida con la cronologia de los huespedes, en lugar de hacerlo todo a la vez.
Empieza con un correo electronico de confirmacion de reserva que responda a las preguntas que siempre tienen los huespedes. Incluye las fechas de estancia, las horas de entrada y salida, la direccion, los detalles del aparcamiento, la politica de cancelacion y una forma clara de contactar con el establecimiento. Mantengalo escaneable. Los huespedes deberian poder encontrar los detalles mas importantes en 10 segundos. Si ofreces registro digital, llaves moviles o solicitudes previas a la llegada, incluye una simple llamada a la accion (CTA), como Confirma tu hora de llegada o Agrega solicitudes especiales.
A continuacion, envia un correo electronico con el mensaje Planifica tu estancia unos dias despues de hacer la reserva (o inmediatamente, si la llegada es proxima). Este correo electronico deberia reducir la incertidumbre y facilitar la estancia. Incluye indicaciones para llegar, consejos de transporte, una descripcion general rapida de los servicios y respuestas a preguntas frecuentes, como los horarios del desayuno, la politica de mascotas, los horarios de la piscina y las opciones de salida tardia. Si tu hotel tiene varios establecimientos (restaurante, bar o spa), enlaza a cada uno de ellos con un siguiente paso claro, como Reserva una mesa o Consulta la disponibilidad del spa.
Despues, anade un correo electronico antes de la llegada centrado en las ventas adicionales, idealmente entre 3 y 7 dias antes de la llegada, segun el plazo de entrega. Las ventas adicionales deben sentirse como conveniencia, no como presion. Ofrezca un pequeno conjunto de opciones- mejora de habitacion, paquete de desayuno, estacionamiento, registro anticipado, salida tardia o un simple obsequio de bienvenida. Limitelo a dos o tres opciones para que los huespedes no se cansen de tomar decisiones. Si puedes, anade una fecha limite (anadir antes de la llegada) y hazla con un solo clic.
Por ultimo, envia un correo electronico de llegada entre 24 y 48 horas antes del check-in. Este es tu mensaje de aterrizaje sin problemas. Confirme las instrucciones de registro, donde aparcar, como encontrar el vestibulo, que hacer si llegan temprano y cualquier dato relacionado con la temporada (construccion, horarios de vacaciones, orientacion relacionada con el clima). Si tienes preguntas frecuentes el dia a dia, este correo electronico es el lugar donde puedes evitarlas.
Si los correos electronicos que se envian antes de la estancia se envian correctamente, la recepcion recibe menos llamadas repetitivas, los huespedes llegan mas preparados y las ventas adicionales se consiguen sin tener que entablar conversaciones incomodas en el momento del registro.
Correos electronicos durante la estancia
Los correos electronicos durante la estancia son los motivos por los que los hoteles suelen exagerar. Los huespedes estan ocupados, viajan y tratan de relajarse o concentrarse en el trabajo. Si envias demasiados mensajes, tus correos electronicos parecen ruido. Si envias los mensajes correctos, se sienten como un servicio. La regla es simple- durante la estancia, el correo electronico debe ayudar al huesped a disfrutar de la propiedad y resolver los problemas rapidamente, no promocionar promociones.
Empieza con un correo electronico de bienvenida el dia de tu llegada (o poco despues del registro). Sea breve y practico. Incluye instrucciones sobre la conexion Wi-Fi, los horarios clave del establecimiento (desayuno, restaurante, piscina, gimnasio) y un claro paso a seguir. El siguiente paso podria ser Responder si necesitas algo, Reserva una hora en el spa o Consulta las ofertas gastronomicas del dia. No agregues cinco llamadas a la accion. Elige uno que coincida con tu propiedad.
A continuacion, opta por un correo electronico de servicio y experiencia para el segundo dia de la estancia (o la manana siguiente a la llegada). Esto es perfecto para destacar lo que los huespedes podrian perderse- horarios de happy hour, eventos de fin de semana, horarios de transporte, aperturas de spa o como solicitar el servicio de limpieza. En la actualidad, muchos hoteles ofrecen un servicio de limpieza flexible o a pedido. El correo electronico es una forma clara de establecer expectativas y reducir las fricciones. Si tu establecimiento cuenta con servicios populares, este correo electronico puede generar ingresos de forma discreta, ya que indica a los huespedes las reservas y la disponibilidad.
Uno de los correos electronicos de mayor impacto que puedes enviar es el de los registros de entrada a mitad de estancia. Debe ser simple, humano y facil de responder. Algo asi como- Como va todo hasta ahora? Si algo no esta bien, responde a este correo electronico y lo arreglaremos. El objetivo es detectar los problemas antes de que se conviertan en criticas negativas. Si puedes enviar las respuestas a una bandeja de entrada supervisada o a un equipo de atencion al cliente, aun mejor. De lo contrario, proporciona una opcion de contacto clara (numero de recepcion o linea de texto) para no crear un callejon sin salida.
Por ultimo, utiliza productos adicionales que no generen problemas solo cuando realmente mejoren la estancia. Por ejemplo- salida mas tarde para un dia de salida ajetreado, desayuno adicional si el huesped no lo ha comprado o simplemente poner una nota de ultima disponibilidad para las citas en el spa. Evita las promociones exageradas diarias. Dos correos electronicos utiles para la estancia suelen ser mejores que seis correos electronicos de ventas.
Cuando los correos electronicos se envian correctamente, los huespedes se sienten apoyados, el equipo se ocupa de menos problemas evitables y el establecimiento gana mas con los complementos, sin sacrificar la experiencia del huesped.
Correos electronicos posteriores a la estancia
Despues de la estancia, se convierte una reserva completada en un valor a largo plazo. La mayoria de los hoteles dejan de comunicarse una vez que el huesped se marcha, por lo que se preguntan por que las reservas repetidas son bajas y las opiniones son inconsistentes. Una secuencia sencilla de correos electronicos despues de la estancia te ayuda a conseguir tres resultados- una impresion final positiva, un flujo constante de opiniones y un motivo para volver.
Empieza con un correo electronico de agradecimiento enviado el mismo dia o al dia siguiente de finalizar la compra. Mantengalo calido y sencillo. Confirme el agradecimiento, mencione el nombre de la propiedad y haga que el mensaje parezca personal, incluso si es automatico. Si quieres hacer una llamada a la accion aqui, haz que sea util, como Cuentanos como lo hicimos o Gestiona tus preferencias para futuras actualizaciones. Evita solicitar un descuento inmediatamente- justo despues de pagar, los huespedes suelen estar cansados y de viaje, no buscando ofertas.
A continuacion, envia un correo electronico de solicitud de valoracion entre 1 y 3 dias despues de la compra. El tiempo importa- si es demasiado pronto, el huesped no ha procesado la estancia; si es demasiado tarde, se olvida de los detalles. Haz que la pregunta sea simple y especifica. Haz saber a los huespedes que solo tardaras un minuto y enlaza directamente a las plataformas de resenas que priorices. Si tienes una encuesta sobre el grado de satisfaccion de los huespedes, puedes combinarla con una solicitud de valoracion ligera, pero ten cuidado de no crear un formulario largo y molesto. Cuanto mas facil sea, mas opiniones obtendras.
Si sabes que un huesped ha tenido algun problema (queja, nota de recuperacion del servicio, incidente de mantenimiento), incluye un correo electronico de seguimiento del servicio. Esto no debe ser defensivo. Debe reconocer la experiencia, confirmar lo que se hizo (si es que se hizo algo) y proporcionar un camino claro para continuar la conversacion. Un seguimiento bien gestionado puede evitar las criticas negativas y restablecer la confianza.
A continuacion, anade un correo electronico para cambiar la reserva entre 2 y 6 semanas despues, segun tu ciclo de estancia habitual. Aqui es donde promocionas las ventajas de la reserva directa, como las cancelaciones flexibles, el reconocimiento de preferencias de habitacion, la disponibilidad de salida tardia o los beneficios similares a los de los socios, incluso si no tienes un programa de fidelizacion formal. En lugar de descuento del 20%, empieza con una buena relacion calidad-precio- Planifica tu proxima estancia con mejoras de categoria prioritarias, Acceso anticipado a paquetes de temporada o Mejor tarifa al reservar directamente.
Por ultimo, puedes probar un correo electronico de recomendacion para los huespedes a los que les haya gustado la estancia- Comparte este hotel con un amigo o Reenvia esto a alguien que este planificando un viaje. Haz que sea opcional y de buen gusto. El objetivo es ampliar el alcance sin que suene a spam.
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Automatizaciones esenciales
Una vez que sepas que enviar antes, durante y despues de la estancia, el siguiente paso es la automatizacion. La automatizacion es lo que hace que el marketing por correo electronico sea realista para los propietarios y gerentes de hoteles ocupados. Mantiene la coherencia de los mensajes, reduce los problemas de ultima hora y garantiza que los huespedes reciban la informacion correcta incluso cuando tu equipo esta en apuros. El objetivo no es fijarlo y olvidarlo. Es fijala una vez, mejorala mensualmente.
Estos son siete flujos de correo electronico hoteleros que ofrecen el mayor impacto con la menor complejidad-
1. Confirmacion de reserva y detalles clave (transaccionales)- inmediatamente despues de la reserva. Resumen de la reserva, politicas, horarios de entrada y salida, estacionamiento y opciones de contacto. Esto reduce la confusion y evita cancelaciones evitables.
2. Correo electronico de planificacion previa a la llegada- se envia en funcion de la fecha de llegada (normalmente dentro de 3 a 7 dias)- indicaciones, servicios, preguntas frecuentes y como hacer las solicitudes. Esto reduce las llamadas repetitivas y facilita las llegadas.
3. El correo electronico de venta adicional antes de la llegada, que se activa de 3 a 5 dias antes de la llegada (o antes si los plazos de entrega son cortos), ofrece una pequena serie de complementos, como desayuno, mejoras de categoria, estacionamiento, registro anticipado o salida tardia. Haz que sea sencillo y en el que se pueda hacer clic.
4. Correo electronico de bienvenida el dia de la entrada- Wi-Fi, horario del establecimiento, consejos rapidos y paso a seguir. Piensa en apoyo al huesped, no en promocion.
5. Correo electronico de registro a mitad de estancia- se activa la noche 1 o el dia 2- un mensaje rapido de Como esta todo? mensaje que fomenta las respuestas. Esto te ayuda a solucionar los problemas antes de que se conviertan en resenas negativas.
6. Solicitud de agradecimiento al finalizar la compra y revision- la secuencia de dos pasos funciona bien- un agradecimiento justo despues de pagar y una solicitud de revision de 1 a 3 dias despues. Esto mantiene el tono de agradecimiento y mejora la respuesta a las opiniones.
7. Campana de recuperacion o fidelizacion- se envia a huespedes anteriores que no han regresado (a menudo entre 60 y 180 dias, segun el ciclo de reserva habitual). Comparte los momentos mas destacados de la temporada, los nuevos servicios, los paquetes o los beneficios de reserva directa. El objetivo es recuperarlos sin descuentos inmediatos.
Si solo implementas estos siete, ya tienes un programa completo de correo electronico para el viaje de los huespedes. Despues, puedes agregar automatizaciones opcionales, como los activadores de cumpleanos o aniversarios, las campanas locales de alojamiento en casa o los mensajes basados en eventos, pero los flujos principales que mencionamos anteriormente cubriran la mayor parte del impacto en los ingresos y el servicio.
Lineas de asunto y estructura
La mayoria de los correos electronicos de los hoteles fallan por una sencilla razon- intentan hacer demasiado. Incluyen cinco temas, tres ofertas y un parrafo largo que nadie lee por telefono. Los correos electronicos hoteleros con mejor rendimiento son los opuestos- cortos, claros y basados en un objetivo. Antes de escribir, decide que quieres que haga el huesped- confirmar los detalles, planificar su llegada, reservar un complemento, responder si necesita algo, dejar un comentario o volver a reservar.
Manten una estructura sencilla (y prioriza los dispositivos moviles)
Un formato fiable es- 1.
Titulo o primera linea- de que trata este correo electronico
2. De 2 a 4 bloques cortos- los detalles clave en lenguaje sencillo 3.
Un boton principal/CTA- el siguiente paso 4. Enlaces secundarios opcionales- solo si es necesario (preguntas frecuentes, informacion de contacto)
Evita los disenos con imagenes grandes si ralentizan el tiempo de carga o ocultan el mensaje. Los huespedes quieren respuestas, no un folleto brillante.
Lineas de asunto que funcionan para hoteles
Las lineas de asunto deben ser utiles y oportunas, no ingeniosas. Las buenas lineas de asunto suelen incluir una de estas tres cosas-
1. Una indicacion de la hora- Antes de que llegues manana.../Tus datos de registro
2. Una ventaja- Acelera el registro/Anade el desayuno con un solo clic
3. Una accion clara- Confirma tu hora de llegada/Deja un comentario rapido.
Si lo personalizas, hazlo de forma ligera. Usar un nombre puede ayudar, pero usar demasiados detalles puede resultar intrusivo. Su estancia en [nombre del hotel] suele ser suficiente.
Escriba como una persona, no como una marca.
Los huespedes del hotel no quieren un lenguaje corporativo. Quieren claridad. Use oraciones cortas, palabras sencillas y detalles practicos-
1. En lugar de decir Estamos encantados de informarle..., Esto es lo que necesita para registrarse.
2. En lugar de Ofertas exclusivas- Opciones de desayuno, estacionamiento y salida tardia.
Haga que las ventas adicionales parezcan conveniencia
Las ventas adicionales deben interpretarse como complementos opcionales que mejoran la estadia, no como tacticas de presion. Ofrece de 2 a 3 opciones como maximo, incluye precios si puedes y facilita el siguiente paso. Cuantos mas clics se requieran, menor sera la conversion.
Por ultimo, incluye siempre una forma clara de obtener ayuda (respuesta, numero de telefono, enlace a la recepcion). En los hoteles, el correo electronico de marketing que obtiene los mejores resultados suele ser el que simplemente facilita la vida del huesped.
Medir y mejorar
Si no rastreas algunos numeros basicos, el marketing por correo electronico se convierte en conjeturas. La buena noticia es que no necesitas un panel de control complicado. Necesitas una lista de verificacion sencilla que te diga- Los huespedes se sienten atraidos? Los correos electronicos generan ingresos o ahorran tiempo? Estas perjudicando la capacidad de entrega? Empieza con un pequeno conjunto de metricas, revisalas mensualmente y mejora una a la vez.
Haz un seguimiento de lo esencial (semanal o mensualmente)
1. Tasa de apertura- una senal rapida de la intensidad de la linea de asunto y de la ubicacion en la bandeja de entrada. Si se abre, es posible que tu lista se este quedando obsoleta o que tus mensajes vayan a parar a parar a correos no deseados o a promociones.
2. Porcentaje de clics- muestra si los huespedes estan lo suficientemente interesados como para tomar medidas. Una tasa de clics baja suele significar que el correo electronico contiene demasiadas ideas, una CTA debil o beneficios poco claros.
3. Porcentaje de cancelaciones de suscripcion y quejas por spam- estos son tus indicadores de molestia a los huespedes. Si aumentan, estas enviando correos electronicos con demasiada frecuencia o contenido que no coincide con lo que esperan los huespedes.
4. Tasa de rebote- los rebotes altos significan una mala higiene de la lista (errores tipograficos, direcciones desactualizadas). Con el tiempo, esto puede afectar a la capacidad de entrega.
Mida lo que es importante para los hoteles- resultados
Mas alla del compromiso, los hoteles deben centrarse en los resultados operativos y de ingresos-
1. Conversiones directas de reservas- cuantas reservas provienen de tus correos electronicos posteriores a la estancia y en los que se recuperan.
2. Porcentaje de ventas adicionales- cuantos huespedes anaden desayuno, estacionamiento, mejoras o salida tardia en los correos electronicos de antes de la llegada o durante la estancia.
3. Tendencias en cuanto al volumen de resenas y a las valoraciones- si el flujo de opiniones despues de la estancia esta aumentando el numero de opiniones y mejorando la confianza.
4. Indicadores de friccion en la recepcion- menos donde puedo estacionar? llamadas, menos problemas de registro, menos cancelaciones de ultima hora. Incluso si esto es anecdotico al principio, tiene un valor real.
Realiza pequenas pruebas que agraven.
No necesitas hacer pruebas A/B constantes, solo un ritmo constante. Cada mes, prueba una variable-
- Asunto (util o basado en beneficios)
- Plazo de envio (48 horas frente a 24 horas antes de la llegada)
- Redaccion de la CTA (Anade desayuno frente a Consulta las opciones de desayuno)
- Encuadre la oferta (paquete o complemento unico)
Un flujo de trabajo de mejora sencillo Una
vez al mes- revisa las metricas, lee las respuestas de los huespedes y actualiza los 1 o 2 correos electronicos principales de tus flujos (normalmente antes de la llegada y la solicitud de revision). Con el tiempo, las pequenas mejoras se acumulan en mas reservas directas, valoraciones mas positivas y una experiencia mas fluida para los huespedes, sin anadir trabajo a tu equipo.
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