Como puede ayudar la tecnologia a la incorporacion?
El tecnico puede centralizar los SOP y las listas de verificacion, asignar los pasos de la capacitacion, hacer un seguimiento de la finalizacion y mantener claros los horarios y la comunicacion para que los nuevos empleados no tengan que adivinar lo que vendra despues.
Lista de verificacion de incorporacion a restaurantes para nuevos empleados
Vision general
Contratar hace que alguien entre por la puerta. La incorporacion decide si se convierte en una persona con un buen desempeno o si se trata de un error a corto plazo. Prepararlos para trabajar con confianza (y mantenerlos el tiempo suficiente para que sean importantes) es mas dificil. La mayoria de los restaurantes no pierden gente solo por el salario. Los pierden porque los primeros dias se sienten confusos, apresurados o inconsistentes. Los nuevos empleados llegan con ganas de que les vaya bien, pero si no conocen sus estandares, sus sistemas o por donde empezar, se quedan atras rapidamente. Ahi es cuando se acumulan los errores- modificadores incorrectos, entradas lentas, pasos incumplidos, momentos incomodos para los huespedes, falta de preparacion y companeros de equipo insatisfechos. Se nota en las horas de trabajo, el precio de la comida y los comentarios de los huespedes.
Un proceso de incorporacion solido soluciona este problema. Piense en ello como colocar los rieles antes de que el tren comience a moverse. Cuando la incorporacion es clara y repetible, el nuevo personal aprende mas rapido, los gerentes dedican menos tiempo a combatir incendios y el restaurante funciona mejor, incluso en los turnos mas ocupados. El objetivo no es sobrecargar a alguien con informacion. Se trata de proporcionarles la informacion correcta en el orden correcto, para que puedan desarrollar habilidades y confianza reales semana tras semana.
Antes del primer dia
La incorporacion mas rapida comienza antes de que llegue el nuevo empleado. Si el primer dia comienzas luchando por conseguir un uniforme, buscando un usuario o decidiendo quien lo entrenara, ya estas atrasado. El preembarque elimina la friccion, por lo que tus primeros turnos se centran en el aprendizaje, no en la confusion.
1. Crea una tabla de puntuacion de roles de una pagina- hazlo simple- cuales son las principales responsabilidades, los estandares que mas importan y como mediras el exito en los primeros 30 dias. Algunos ejemplos podrian ser- cumplir con los plazos establecidos para las entradas, seguir las especificaciones de las porciones, asistir puntualmente o seguir los pasos correctos para saludar a los huespedes. De este modo, los nuevos empleados tienen un objetivo claro para que no tengan que adivinar que es lo bueno.
2. Prepara todas las herramientas que necesitan con antelacion- ten listos los uniformes, las etiquetas con los nombres, las llaves de las estaciones, el equipo de seguridad, el acceso a los puntos de venta, el acceso a las aplicaciones de programacion, las carpetas de recetas y los procedimientos operativos estandar antes del primer turno. Si utilizas listas de verificacion digitales o videos de formacion, envia los enlaces con antelacion. Todas las herramientas que faltan el primer dia roban tiempo de entrenamiento.
3. Crea un mapa realista de formacion para la primera semana- los propietarios suelen intentar ensenarselo todo a la vez porque quieren que las personas sean productivas rapidamente. Esa sobrecarga ralentiza el aprendizaje. En su lugar, establezca metas diarias-
Dia 1. Orientacion y conceptos basicos.
Dia 2. Seguimiento y una tarea controlada.
Dia 3. Entrenamiento sobre sistemas,
dias 4 y 5. Trabajo parcial en solitario con apoyo
Una rampa constante aumenta la confianza y la habilidad mas rapido que una aproximacion con manguera de bomberos.
4. Asigne un entrenador o un amigo antes del primer turno- no elija un entrenador de ultima hora. Elija a alguien estable, paciente y coherente con los estandares. Digales exactamente que es lo que son responsables de ensenar y como sera cuando termine la semana cuando este listo para trabajar en solitario. La formacion sin propiedad conduce a mensajes contradictorios.
5. Establece expectativas sobre como funcionara la incorporacion- explica como sera su primera semana, como se reciben los comentarios y cual deberia ser el ritmo del aprendizaje. Cuando las personas conocen el plan, se sienten menos estresadas, aprenden mas rapido y tienen mas probabilidades de quedarse.
Cuando tomas estas medidas antes del primer dia, no solo estas organizandote, sino que estas protegiendo tu tiempo, la energia de tu equipo y tus estandares. Un poco de estructura desde el principio ahorra horas de correccion mas adelante.
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Lista de verificacion para el primer dia
El primer dia marca la pauta para todo lo que sigue. Si un empleado nuevo termina su primer turno sintiendose perdido, avergonzado o inseguro de cual es su lugar, tienes una dura batalla. Pero si se marcha pensando- Entiendo como funciona este lugar y que se supone que debo hacer a continuacion, estas ganando impulso. La clave es estructurar sin sobrecargar.
1. Empieza con una verdadera bienvenida, no con una entrega apresurada. Tomate de 5 a 10 minutos para saludarlos, presentarte (o al gerente de turno) y confirmar que te alegra que este aqui. Esto puede parecer insignificante, pero reduce la ansiedad y hace que las personas esten mas dispuestas a recibir coaching. Cuando el primer dia parece humano, no transaccional, las personas se involucran mas rapido.
2. Ofrece una vision clara de la cultura- explica que representa tu restaurante en terminos practicos- como tratas a los huespedes, como te comunicas cuando estas bajo presion y como es el trabajo en equipo cuando hay mucha prisa. Hazlo de forma sencilla- tres o cuatro expectativas fundamentales. Los nuevos empleados pueden recordar algunos estandares. No pueden recordar un discurso.
3. Recorre el espacio en el orden en que lo van a trabajar- en lugar de hacer un recorrido aleatorio, muestra el flujo, donde se prepara, como llega la comida a la cola, donde se encuentra la exposicion, como regresan los platos, donde se almacena el trabajo paralelo y como los huespedes se mueven en el servicio. Cuando las personas comprenden el sistema fisico, toman menos errores, tanto en el sentido literal como mental.
4. Cubra lo que no sea negociable desde el principio- estas son las reglas que evitan problemas mas adelante- el proceso de asistencia y las llamadas, las reglas de incumplimiento, las normas de comparecencia, la politica telefonica y los comportamientos basicos de dar prioridad a los huespedes. Sea breve, pero directo. Los nuevos empleados aprecian la claridad mas que la vaguedad.
5. Gestione el papeleo de manera eficiente para que no le agobie el turno- ya se trate de formularios de impuestos, depositos directos, acuses de recibo de propinas o aprobaciones de capacitaciones, apuntelos en lotes y continue. El primer dia deberia centrarse principalmente en la formacion, no en la administracion. Si es posible, rellene previamente lo que pueda o envie los formularios con antelacion.
6. Termine con un plan simple de que pasara despues- antes de que se vayan, digales exactamente en que se concentraran manana o en el proximo turno. Ejemplo- En el proximo turno seguiras a Maria mientras te registras y te tomaras la ultima hora practicando las ordenes. Esto elimina la incertidumbre y les da un objetivo mental claro.
Un dia bien dirigido no intenta que alguien este listo para trabajar al instante. Hace que se sientan comodos, orientados y ansiosos por regresar. Esa es la base sobre la que construyes tu velocidad.
Conceptos basicos de seguridad alimentaria, seguridad en el lugar de trabajo y cumplimiento
La formacion en seguridad no es la parte aburrida de la incorporacion, sino la parte que protege a tus huespedes, a tu equipo y a tu empresa. Los nuevos empleados no infringen las reglas porque son negligentes. La mayoria de las veces lo hacen porque nadie les mostro el camino correcto con suficiente claridad. Tu trabajo en el proceso de incorporacion es hacer que la seguridad parezca simple, normal e innegociable.
1. Ensene los habitos basicos de seguridad alimentaria que utilizaran en cada turno. Mantengalo practico. Lavese las manos correctamente, use guantes, evite el contacto con las manos desnudas con los alimentos listos para comer y quedarse en casa cuando este enfermo. Muestreles donde van los baldes de desinfectante, con que frecuencia deben cambiarlos y que aspecto tiene la cocina limpia sobre la marcha. Si aprenden estos conceptos basicos a tiempo, evitaras un monton de problemas posteriores.
2. Cubra las reglas de temperatura y contaminacion cruzada con ejemplos reales- no se limite a enumerar numeros, conectelos a las tareas. Muestre como etiqueta y fecha los productos, donde se almacenan las proteinas crudas y como se protegen los alimentos cocinados. Explique sus expectativas sobre la zona de peligro y demuestre como usar los termometros correctamente. El personal nuevo necesita ver la norma, no solo escucharla.
3. Haga que los alergenos y la seguridad de los huespedes sean una prioridad clara- explique paso a paso el proceso de tratamiento de los alergenos, como se tramitan las preguntas, como se marcan los billetes, quien confirma el pedido y como se protege el plato contra el contacto con los alergenos. Haz hincapie en que nunca esta permitido adivinar- si no estan seguros, se detienen y preguntan. Este habito puede prevenir danos graves a los huespedes.
4. Informese sobre los principales peligros laborales en su restaurante. Concentrese en los mayores riesgos- resbalones y caidas, cortes, quemaduras, lesiones por levantar objetos y exposicion a productos quimicos. Demuestre como manipular los cuchillos de forma mas segura, comunicarse con las ollas calientes, utilizar correctamente los letreros en el suelo y donde se guardan los botiquines para derrames o los suministros de primeros auxilios. Los empleados nuevos deben saber como evitar las lesiones comunes antes de trabajar en un turno ajetreado.
5. Explique los procedimientos de emergencia de la forma en que preve utilizarlos- senale las salidas de emergencia, los extintores, los cortes de gas (si corresponde) y quien dirige en caso de emergencia. Revisa que hacer durante un incendio, un corte de energia o un incidente medico. Si algo sale mal, es mejor que tomes accion instintiva, no que te confundas.
6. Aclare las normas de cumplimiento que afectan a la remuneracion y a la equidad- aborde su politica de descansos, su estructura de reparto o entrega de propinas, las normas laborales menores (si corresponde) y cualquier requisito local que sea importante. Esto te protege legalmente, pero tambien genera confianza. La gente se queda mas tiempo cuando las reglas parecen transparentes.
La incorporacion por motivos de seguridad no tiene por que ser larga. Debe ser clara, demostrada y repetida. Cuando se entrena en seguridad desde el principio, se reducen los accidentes, se evitan errores costosos y se establece un estandar profesional que todo el equipo puede seguir.
Entrenamiento de sistemas
Una vez que un empleado nuevo comprenda los aspectos basicos y la seguridad, el siguiente paso es ensenarle a sus sistemas, las formas repetibles en las que funciona su restaurante todos los dias. Aqui es donde se construyen la velocidad y la coherencia. Las personas no luchan porque no pueden trabajar duro. Tienen dificultades porque no conocen su flujo, sus herramientas o sus expectativas cuando estan bajo presion.
1. Entrena el punto de venta y el flujo de pagos en orden real, no con botones aleatorios. Empieza con los pasos exactos que ellos seguiran cada turno- abrir un cheque, introducir articulos, anadir modificadores, enviar a la cocina, dividir cheques, aplicar descuentos y cerrar el pago. Muestra el por que de las reglas, como las cancelaciones o cancelaciones que requieren aprobacion. Incluso los errores mas pequenos en el punto de venta pueden generar pedidos incorrectos, reducir el numero de pedidos y ralentizar el servicio, asi que no dejes que esto sea cosa de prueba y error.
2. Ensene los sistemas de configuracion y preparacion de las estaciones de la manera que desee que se hagan- explique como se inicia una estacion, los niveles de existencias, la ubicacion de las copias de seguridad, el etiquetado y que significa lista para toda prisa. Para BOH, esto significa los niveles de par, la rotacion de las FIFO y el lugar en el que se encuentran las herramientas. En el caso de FOH, puede ser el restablecimiento de la estacion del servidor, la organizacion del trabajo paralelo y la preparacion de bebidas. Una configuracion limpia evita el caos en el futuro y ahorra minutos cada hora.
3. Explique el flujo de entradas y los estandares de comunicacion- los nuevos empleados deben aprender su idioma- como se convocan las entradas, que espera la exposicion, como confirmar los modificadores y como decir atrasado, atractivo o volver a disparar de una manera que el equipo entienda. Los sistemas de comunicacion son los que evitan que los errores se conviertan en desperdicios y en quejas de los huespedes.
4. Desarrolle habitos en torno a los controles de calidad y la entrega (muestre donde suelen ocurrir los errores) antes de cocinar la comida, al ponerla en el plato, al recogerla o al dejar caer la mesa. Ensenales las comprobaciones rapidas que esperas- articulo correcto, temperatura correcta, guarnicion adecuada, huesped correcto. Esta es una de las maneras mas faciles de reducir los incendios y el desperdicio de platos sin agregar mano de obra adicional.
5. Entrene a los sistemas de cierre y rendicion de cuentas con anticipacion- no espere hasta la tercera semana para hablar sobre el cierre de las tareas. Presente ahora sus listas de verificacion- lo que se limpia, se reabastece, se etiqueta, se bloquea y se registra. Cuando las personas aprenden pronto el ritmo de cierre, se evitan los cierres a medias, que perjudican los turnos de apertura y la moral. La
capacitacion en sistemas no tiene que ver con la microgestion. Se trata de ofrecer a las personas un manual de estrategias fiable. Cuando sus sistemas estan claros, los nuevos empleados son mas rapidos, los gerentes dedican menos tiempo a corregir los aspectos basicos y toda la operacion se desarrolla con menos sorpresas.
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Entrenamiento de habilidades por puesto (FOH frente a BOH)
Una vez que sus sistemas esten claros, la capacitacion debe profundizar en las habilidades especificas de cada rol. Aqui es donde muchos restaurantes retrasan involuntariamente la incorporacion, ya sea ensenando a todos los puestos de la misma manera o esperando que la gente aprenda durante el servicio en vivo. FOH y BOH necesitan ritmos diferentes, prioridades diferentes y definiciones diferentes de lo que significa listo. En
el caso de la atencion al publico, lo primero que hay que hacer es centrarse en la fluidez y la confianza de los huespedes, no solo en la velocidad. Los nuevos camareros, cajeros o corredores deben saber como quiere su restaurante que se sientan los huespedes desde los primeros 30 segundos. Ensenales los pasos para saludar, como presentarse, como guiar a los huespedes a lo largo del menu y como ajustar el ritmo del servicio para que las mesas no parezcan apuradas o ignoradas. El conocimiento del menu debe ser practico- los mas vendidos, los modificadores mas comunes, las notas sobre alergias y como responder a la pregunta Que recomiendas? sin congelar. Las ventas adicionales deben enmarcarse en el sentido de ayudar a los huespedes a elegir bien, no de exagerar los articulos. Si FOH aprende pronto los habitos correctos (contacto visual, escucha de forma activa, repetir los pedidos, comprobar el estado de las mesas en el momento adecuado), evitaras que los pedidos se equivoquen, la comida se quede fria y las criticas negativas mas adelante. En
el ambito informal, el entrenamiento inicial debe centrarse en la precision y la coherencia antes que en la velocidad. Los nuevos cocineros o el personal de preparacion deben aprender las especificaciones de las recetas, las herramientas para dividir en porciones, los tiempos de coccion, los estandares de preparacion de platos y como configurar su estacion para el flujo del servicio. Muestreles que aspecto tiene un plato perfecto y que no es aceptable- proteinas demasiado cocidas, guarniciones faltantes, porciones descuidadas o tazones desequilibrados. En este caso, el control de las porciones es un gran beneficio para los propietarios- si se toman las cucharas y los pesos consistentes protegen el costo de los alimentos y hacen que los horarios de las entradas sean mas predecibles. BOH tambien necesita repetir los tiempos- cuando disparar los objetos, como coordinarse con la exposicion y como recuperarse rapidamente si algo sale mal.
No importa el puesto, el entrenamiento cruzado tiene que ser intencional. Decide cuales son las habilidades que debes conocer primero y cuales pueden esperar. Un cocinero nuevo no necesita dominar todas las estaciones antes del tercer dia, y un camarero nuevo no necesita ocuparse de una seccion completa en el primer turno. Avanza hacia ello. Una rampa constante reduce el estres, mejora la retencion y hace que las personas alcancen un rendimiento confiable mas rapido que si se las apura.
El objetivo del entrenamiento de habilidades no es crear un robot. Se trata de crear un companero de equipo que pueda cumplir con tus estandares, incluso en una mala noche de viernes, porque primero aprendio de la manera correcta.
Puntos de control de rendimiento
La incorporacion no termina despues del primer dia o incluso de la primera semana. Lo que convierte a un nuevo empleado en un miembro fiable del equipo es la secuencia de controles que sigue. Sin puntos de control, las personas se quedan a la deriva (porque no estan seguras de como les va) o adquieren habitos debiles que se vuelven mas dificiles de corregir mas adelante. Las revisiones breves y programadas te permiten entrenar pronto, detectar rapidamente las brechas y evitar que los buenos empleados pasen desapercibidos.
El punto de control de 3 dias tiene que ver con la comodidad y lo basico. Pregunte- Entienden el flujo del restaurante? Saben a quien acudir si tienen preguntas? Estan siguiendo los estandares de seguridad y sistemas que usted ha ensenado? Aqui es donde se solucionan las pequenas confusiones antes de que se conviertan en un problema de rendimiento mayor. Si parecen abrumados, su respuesta no es esforzarse mas. Se trata de simplificar los proximos pasos.
El punto de control de 7 dias tiene que ver con la capacidad. A estas alturas, deberian estar realizando una parte controlada del trabajo con apoyo. Observe algunos indicadores claros-
- Estan mejorando turno a turno?
- Cometen el mismo error repetidamente o cometen nuevos errores a medida que aprenden?
- Muestran esfuerzo y curiosidad, o evitan recibir comentarios?
- Este punto de control le ayuda a decidir si el plan de formacion esta funcionando para ellos o si es necesario modificarlo.
El punto de control de 14 dias se basa en la coherencia en condiciones reales. Es probable que hayan visto una o dos prisas. Ahora estas comprobando si cumplen con los estandares cuando hay mucha gente. Estan mejorando los horarios de venta de entradas? Se mantienen estables las porciones y las especificaciones de enchapado? Se siguen los pasos de los huespedes incluso cuando estan entre la maleza? Si los resultados disminuyen debido a la presion, es normal, pero eso significa que necesitas un entrenamiento especifico, no un entrenamiento mas general.
El punto de control de 30 dias es tu primera imagen real de rendimiento. Lo que buscas es la confiabilidad- asistencia, velocidad, precision, trabajo en equipo y actitud. En este punto, alguien se esta convirtiendo en un activo a largo plazo o muestra senales de que no lo hara. Se honesto y amable, pero claro. Si van por buen camino, digales exactamente que es lo que estan haciendo bien y cual es su proximo objetivo de crecimiento. Si no lo estan, decide rapidamente- formacion adicional, un puesto diferente o una salida respetuosa. Prolongarlo perjudica a su equipo y a su trabajo.
Estos puntos de control no tienen por que ser reuniones largas. Diez minutos con una simple tarjeta de puntuacion son suficientes. El poder esta en el ritmo. Cuando los nuevos empleados saben que estas prestando atencion (y que se espera y respaldan esa mejora), suben de nivel mas rapido y se quedan mas tiempo.
Haga que la incorporacion sea repetible
Si quieres contratar personal excelente de forma rapida y constante, la incorporacion no puede quedarse en la cabeza de nadie. Tiene que basarse en un manual de estrategias simple que cualquier entrenador pueda seguir de la misma manera en todo momento. La incorporacion repetida es lo que protege tus estandares cuando no estas en el edificio, cuando la tienda esta llena de gente o cuando contratas a varias personas a la vez.
Empieza por convertir todo lo que has hecho hasta ahora en una lista maestra de incorporacion. Una version para FOH y otra para BOH, ambas siguiendo el mismo cronograma. Sea conciso y practico- que tratar antes del primer dia, que sucede el primer dia, que se entrena en la primera semana y como se gestionan los puntos de control de 30 dias, 7 y 14 de marzo. El objetivo es reducir el entrenamiento por memoria y mas el entrenamiento por sistema.
Luego, estandarice la manera en que los formadores ensenan. Incluso los buenos formadores pueden ir a la deriva si no hay un guion compartido. Brindeles una breve guia
para formadores con- que deben demostrar,
que debe practicar el nuevo empleado
y que aspecto tiene que estar listo para la contratacion.
Esto reduce los mensajes contradictorios y hace que el rendimiento sea mas predecible.
Luego, haz que el entrenamiento sea breve y rastreable. Los nuevos empleados aprenden mas rapido cuando se fijan objetivos diarios en lugar de una meta grande y vaga, como mejorar en el trabajo. Las pequenas ganancias se acumulan. Si no puedes medir el progreso, no puedes entrenarlo, asi que haz un seguimiento de cosas simples como la preparacion de la estacion, la precision de los puntos de venta, la uniformidad en las porciones o los pasos que dan los invitados.
Por ultimo, guarda todas las herramientas de incorporacion en un solo lugar. Ya sea que se trate de una carpeta en la oficina o de un centro digital, tus procedimientos operativos estandar, recetas, videos, cuestionarios y listas de verificacion deberian ser faciles de encontrar. Cuando los materiales de formacion estan dispersos, la incorporacion se ralentiza y la calidad disminuye.
Optimice la incorporacion con Altametrics
Si desea que la incorporacion se desarrolle sin problemas en todos los turnos y ubicaciones, Altametrics puede ayudarlo a convertir este manual de estrategias en un sistema vivo. Su plataforma ayuda a los operadores de restaurantes a proporcionarles herramientas para la programacion del personal, el control del tiempo, el inventario, las listas de verificacion y la elaboracion de informes operativos, de modo que los gerentes no tienen que reconstruir desde cero la incorporacion de cada empleado.
Especificamente para la incorporacion, Altametrics proporciona recursos de incorporacion y listas de verificacion y te permite asignar tareas o pasos de capacitacion, automatizar los recordatorios y hacer un seguimiento de la finalizacion, lo que facilita la confirmacion de que cada nuevo empleado cumple con los mismos estandares. Y dado que Altametrics vincula las herramientas laborales (como la programacion y la comunicacion movil por turnos) con las operaciones diarias, los nuevos empleados pueden ponerse al dia mas rapido mientras mantienes la mano de obra controlada y los equipos alineados.
Si estas preparado para reducir la rotacion temprana, formarte mas rapido sin tomar atajos y mantener una incorporacion uniforme incluso a medida que vas escalando, haz clic en Solicitar una demostracion que aparece a continuacion.
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Contenido de lectura obligada
Lista de verificación para la incorporación de nuevos empleados
Lista de verificacion para la incorporacion de nuevos empleados para hoteles
Lista de verificación de orientación para nuevos empleados
Lista de verificacion de orientacion para nuevos empleados para restaurantes
Plan de incorporación
El mejor plan de incorporacion de servidores para restaurantes
Orientación para empleados
Orientacion de empleados para el personal de cocina
Manual del empleado
Como crear un manual para empleados de un restaurante
Preguntas frecuentes
Como se si la incorporacion esta funcionando?
Realice un seguimiento de indicadores simples- rotacion temprana, horas de capacitacion por empleado, errores comunes (pedidos incorrectos, rebajas, desperdicio), mejora de la velocidad, asistencia y tiempo de entrenamiento de los gerentes.
Como puedo embarcarme rapidamente sin bajar los estandares?
Preparate antes del primer dia, ensena en un orden claro, usa un sistema de companeros de entrenamiento y establece metas diarias. La velocidad proviene de la estructura, no de las prisas.
Que debe incluirse en la lista de verificacion para la incorporacion de un restaurante?
Una lista de verificacion solida incluye la configuracion previa al embarque, la orientacion desde el primer dia, la capacitacion en seguridad/cumplimiento, la capacitacion en sistemas (POS, flujo de estacion, comunicacion), las habilidades especificas para cada funcion para FOH/BOH y los puntos de control de desempeno programados.
Cuanto tiempo debe tardar la incorporacion de un nuevo empleado de un restaurante?
La mayoria de los roles necesitan una primera semana estructurada para aprender los conceptos basicos y luego de 2 a 4 semanas para alcanzar un desempeno estable. La incorporacion no deberia ser de un solo dia, es un proceso gradual con registros a los 3, 7, 14 y 30 dias.
