Que es el seguimiento de la asistencia de los empleados en un restaurante?
El seguimiento de la asistencia de los empleados es el proceso de registrar si los empleados se presentan a los turnos programados, marcan las entradas y salidas correctamente y cumplen con las expectativas del horario (incluidas las tardanzas, las llamadas, los intercambios y las ausencias).
7 politicas imprescindibles para el seguimiento de la asistencia de los empleados en los restaurantes
Vision general
El seguimiento de la asistencia de los empleados parece sencillo- las personas se presentan, marcan la hora de entrada, la hora de salida y se van a casa. Sin embargo, en un restaurante, los problemas de asistencia rara vez son pequenos. Un cocinero tardio puede hacer perder los horarios de las entradas debido a las prisas. La ausencia de un servidor puede obligar a los directivos a hacer horas extras de ultima hora, reducir los descansos y frustrar al equipo. Y cuando las politicas son imprecisas (basta con enviar un mensaje de texto a alguien), se termina con una aplicacion incoherente, modificaciones complicadas de las tarjetas horarias y problemas de nomina evitables.
Por eso, el objetivo no es solo hacer un seguimiento de los incidentes, sino establecer normas claras y escritas que hagan que el seguimiento de la asistencia de los empleados sea coherente, justo y facil de gestionar. Cuando todo el mundo conoce las normas (que es lo que se considera tarde, como funcionan las convocatorias, como se arreglan las tareas que no se cumplen), los gerentes dedican menos tiempo a discutir, los empleados sienten que se les trata de manera mas uniforme y los horarios dejan de fracasar en los peores momentos posibles.
Politica 1. Defina la asistencia y establezca estandares claros
El seguimiento de la asistencia de los empleados parece sencillo- las personas se presentan, marcan la hora de entrada, la hora de salida y se van a casa. Sin embargo, en un restaurante, los problemas de asistencia rara vez son pequenos. Un cocinero tardio puede hacer perder los horarios de las entradas debido a las prisas. La ausencia de un servidor puede obligar a los directivos a hacer horas extras de ultima hora, reducir los descansos y frustrar al equipo. Y cuando las politicas son imprecisas (basta con enviar un mensaje de texto a alguien), se termina con una aplicacion incoherente, modificaciones complicadas de las tarjetas horarias y problemas de nomina evitables. Por eso, el objetivo no es solo hacer un seguimiento de los incidentes, sino establecer normas claras y escritas que hagan que el seguimiento de la asistencia de los empleados sea coherente, justo y facil de gestionar. Cuando todo el mundo conoce las normas (que es lo que se considera tarde, como funcionan las convocatorias, como se arreglan las tareas que no se cumplen), los gerentes dedican menos tiempo a discutir, los empleados sienten que se les trata de manera mas uniforme y los horarios dejan de fracasar en los peores momentos posibles.
Empieza por separar la asistencia de la puntualidad. Respuestas de asistencia- El empleado se presento al turno para el que estaba programado? Respuestas puntuales- Llegaron y llegaron a la hora prevista? Luego, defina el cumplimiento del cronograma, lo que incluye permanecer durante todo el turno, regresar puntualmente de los descansos y no salir temprano sin aprobacion. Por ultimo, incluya la precision en el cronometraje (el aspecto practico del seguimiento de la asistencia), ya que algunos de los puntos criticos mas comunes son los errores que se saltan los golpes y los problemas de me he quedado con el trabajo equivocado.
A continuacion, defina los terminos clave en un lenguaje sencillo- 1. Tarde- se basa en la hora de inicio programada o en la hora de llegada? Si un empleado esta en el edificio pero no ha llegado, se considera que llega tarde?
2. Llegada temprana- Cuantos minutos antes de un turno son aceptables sin la aprobacion del gerente?
3. Sin llamada o sin presentacion- en que momento es oficial? 15 minutos despues de la hora de inicio, 30 minutos, una hora?
4. Ponche omitido- que es lo que califica (si se olvida entrar o salir, un ponche durante la pausa para comer, un ponche transferido) y lo que el empleado debe hacer de inmediato.
Tambien decida si las reglas varian segun el puesto. Por ejemplo, es posible que el personal de la FOH necesite estar listo para trabajar al comenzar su turno, mientras que el BOH puede necesitar estar en la linea telefonica en un momento preciso. Las funciones de entrega pueden requerir horarios basados en la ubicacion. Tu objetivo no es ser estricto por el simple hecho de hacerlo, sino ser coherente. Cuando los empleados sepan exactamente que es lo que se considera una infraccion (y los gerentes lo rastrean siempre de la misma manera), habra menos disputas, nominas mas limpias y menos problemas de cobertura de ultima hora.
Captura cada golpe con precisión
Mejore sus operaciones hoteleras con Altametrics
Politica 2. Reglas de entrada y salida
Si quieres que el seguimiento de la asistencia de los empleados sea preciso (y defendible), necesitas una politica clara de entradas y salidas que se adapte al funcionamiento real de tu restaurante. Sin ella, los problemas se repiten una y otra vez- los empleados llegan demasiado pronto para empezar con ventaja, se olvidan de marchar mientras trabajan, se quedan despues de su turno y crean accidentalmente horas extras, o llegan tarde pero dicen que ya estaban aqui. Una politica escrita convierte esas situaciones en un simple si/no- se permiten, no se permiten o requieren la aprobacion del gerente.
Comience con una ventana de registro especifica. Muchos restaurantes utilizan una regla como los empleados no pueden entrar mas de X minutos antes de la hora de inicio programada, y la misma regla para salir despues de la finalizacion programada. Tu decides el numero exacto, pero la clave es que este escrito y se aplique de forma coherente. Esto reduce la demora en el parto, evita que se acumulen las tareas antes de tiempo y mantiene los cronogramas alineados con su plan de trabajo.
A continuacion, defina reglas para los trabajos tardios. Si alguien llega despues de la hora de inicio programada, que ocurre? Notifican inmediatamente a un gerente? Se sigue esperando que esten listos para la estacion a la hora de inicio? Deje en claro que el registro no es opcional y que la hora de inicio programada es la estandar, no la hora a la que llegan.
Luego cubre los primeros golpes. Las inscripciones anticipadas deberian requerir la aprobacion del gerente, especialmente si el empleado no esta programado. De lo contrario, corre el riesgo de tener costos laborales inesperados y problemas de cumplimiento. Lo mismo ocurre con quedarse hasta tarde- si el trabajo paralelo hace que las personas pasen del final de un turno, se trata de un problema de programacion que debe solucionar, no de una expectativa informal.
Por ultimo, incluye una afirmacion sencilla pero importante- no se permite trabajar fuera del horario laboral. Los empleados nunca deben trabajar antes de entrar o despues de salir. Si son necesarios, deben estar trabajando de forma ininterrumpida. Esto protege su restaurante y mantiene el seguimiento de la asistencia de los empleados alineado con las horas reales trabajadas.
Politica 3. Punches perdidos y proceso de edicion de tarjetas horarias
Los golpes perdidos son una de las formas mas rapidas en que el seguimiento de la asistencia de los empleados se convierte en un quebradero de cabeza para los gerentes. Un simple mensaje de se me olvido cerrar el horario puede generar errores en la nomina, aumentar los costos laborales y abrir la puerta a disputas mas adelante (No es el momento en el que me fui). La solucion no consiste solo en pedir a las personas que tengan mas cuidado, sino en crear un proceso de correccion simple y repetible que proteja tanto al empleado como a la empresa.
Empieza por hacer que el empleado sea responsable de denunciar el problema. Tu politica deberia decir que si un empleado pierde un golpe (hora de entrada, hora de salida o cualquier otro descanso obligatorio), debe avisar al gerente tan pronto como se de cuenta, idealmente el mismo dia. Si esperan hasta el dia de pago, se convierten en conjeturas y discusiones. Tambien aclare el metodo aprobado- notificacion en persona, un formulario especifico o un mensaje a traves de un canal oficial. Evita decirselo a otro empleado o los mensajes directos aleatorios, ya que estos mensajes no crean un registro.
A continuacion, solicite detalles especificos para cualquier solicitud de correccion- -
Fecha del turno
- El tipo de perforado que falta (entrada/salida)
- La hora correcta (mejor estimacion) - El
puesto o el codigo de trabajo funciono (si procede) -
El motivo por el que no se perforo - El
gerente de turno (si corresponde). A
continuacion, defina las reglas de edicion de su tarjeta horaria. Las modificaciones solo deben realizarlas los administradores autorizados, y cada edicion debe incluir una nota en la que se explique que ha cambiado y por que. Esto crea un registro de auditoria y desalienta las correcciones incorrectas. Si su sistema permite que los empleados atestigueen o confirmen algo, incorporelo al proceso- el empleado revisara la correccion y confirmara que es correcta.
Por ultimo, establece una fecha limite. Por ejemplo, Todas las correcciones omitidas deben enviarse antes del final del siguiente turno programado o en un plazo de 24 horas. El momento exacto puede variar, pero el concepto es importante- la presentacion rapida de informes equivale a registros precisos. Con esta politica, los intentos fallidos dejan de ser un misterio recurrente y se convierten en una solucion rutinaria- limpia, documentada y coherente.
Politica 4. Tardanza y periodo de gracia
La tardanza parece un problema menor- hasta que ocurre durante las horas punta para comer, el primer partido llega tarde o tres personas llegan con unos minutos de retraso y todo el turno comienza con retraso. El objetivo de esta politica no es castigar a las personas por el trafico, sino establecer un estandar justo que proteja la cobertura y haga que el seguimiento de la asistencia de los empleados sea uniforme en todos los gerentes y en todos los turnos.
Primero, decide si tendras o no un periodo de gracia. Algunos restaurantes optan por no tener periodo de gracia para mantener las expectativas limpias y evitar un debate constante. Otros permiten un periodo breve (por ejemplo, unos minutos) para tener en cuenta la variabilidad en el mundo real. Cualquiera de los dos enfoques puede funcionar, pero solo si esta escrito con claridad y se aplica de manera coherente. Si permites un periodo de gracia, explica exactamente como funciona- se basa en la hora de inicio programada o en la hora de entrada? El empleado todavia tiene que estar preparado para trabajar a la hora de inicio? Se aplica un periodo de gracia a todos los turnos o solo a ciertas funciones?
A continuacion, defina que se considera un incidente de retraso en el seguimiento de la asistencia de sus empleados. Por ejemplo-
- Llegar tarde mas alla del periodo de gracia
- No estar preparado para trabajar al empezar el turno (aunque sea con horario fijo)
- Un patron repetido de apenas llegar a tiempo que interrumpe los traspasos o las vacantes
Luego cree una estructura de responsabilidad simple y progresiva que sea facil de aplicar para los gerentes. No tienes que publicar las medidas disciplinarias exactas si tu manual es flexible, pero debes describir la progresion general- conversacion con el entrenador, advertencia por escrito, advertencia final y medidas adicionales si el patron continua. El punto es la coherencia- los empleados no deberian obtener resultados diferentes segun el gerente que este en funciones.
Por ultimo, aborde las excepciones sin crear favoritismos. Puede dejar a los gerentes la discrecion de los gerentes en caso de emergencias genuinas, pero exija la documentacion en las notas del gerente (que sucedio, que se decidio y por que). Esto hace que la politica sea humana y, al mismo tiempo, protege la integridad de su sistema de seguimiento de la asistencia.
Programe sin esfuerzo, administre sin problemas
Programe como un profesional con Altametrics
Politica 5. Requisitos de notificacion por telefono, licencia por enfermedad y licencia
En las llamadas telefonicas, el seguimiento de la asistencia de los empleados se mantiene profesional o se convierte en un caos. El problema mas comun no es que la gente se enferme, sino que el restaurante no tiene un proceso uniforme. Un empleado envia un mensaje de texto a un companero de trabajo. Otro envia un mensaje a un gerente en las redes sociales. Alguien intento llamar pero no dejo un mensaje de voz. Luego, el turno comienza con poco personal, y te quedas con la duda de que paso y como documentarlo.
Tu politica debe comenzar con una regla clara- los empleados deben ponerse en contacto directamente con un gerente si no pueden trabajar en un turno programado. Define exactamente quien cuenta como gerente (gerente general, junta general, jefe de turno) y proporciona un pedido alternativo si la primera persona no responde. Luego, defina como deben llamar la atencion. Elige unicamente los canales aprobados (llamadas telefonicas, numeros de texto especificos o mensajes de una aplicacion de programacion) e indica que los mensajes no oficiales (mensajes directos, mensajes a un companero de trabajo o publicaciones en un chat grupal) no cuentan como aviso adecuado.
A continuacion, defina las expectativas de tiempo. No puedes controlar las emergencias, pero puedes controlar los estandares. Muchos restaurantes exigen avisar con la mayor antelacion posible, con un limite minimo cuando es posible (por ejemplo, varias horas antes del inicio del turno) y el requisito de llamar en cuanto sepan que no pueden asistir. Aclare tambien la diferencia entre
- - Tiempo libre planificado (solicitado y aprobado con antelacion),
llamadas no planificadas (enfermedad, emergencia),
llamadas de ultima hora (cerca del inicio del turno), que pueden rastrearse por separado.
Si su operacion ofrece tiempo por enfermedad o tiene requisitos locales o estatales, su poliza debe explicar el proceso sin complicarlo demasiado- en el que los empleados comprueban los saldos, como solicitan usarlo y que informacion se espera que proporcionen. Tenga cuidado con la documentacion- si necesita una nota del medico, defina cuando es necesaria (por ejemplo, despues de varios dias consecutivos) y mantengala razonable.
Por ultimo, incluye una regla de seguimiento sencilla- cada llamada telefonica debe registrarse con la fecha, la hora de la notificacion, el metodo, la categoria del motivo y quien recibio la notificacion. Este paso hace visibles los patrones de asistencia y elimina mas adelante la frase el dijo/ella dijo.
Politica 6. Reglas de cobertura, permuta y reemplazo de turnos
Los cambios de turno pueden salvar vidas en los restaurantes, hasta que se vuelven informales, indocumentados e imposibles de gestionar. Si el seguimiento de la asistencia de tus empleados se basa en el cronograma publicado, entonces tu poliza de cobertura debe ser muy clara- quien es responsable de encontrar un sustituto, cual es el aspecto de la cobertura aprobada y que sucede cuando alguien cambia sin permiso.
Empieza por decidir cual es la regla basica- es el empleado el responsable de encontrar la cobertura o es la direccion? Los diferentes restaurantes eligen diferentes modelos, pero la peor opcion es la indefinida. Si espera que los empleados encuentren cobertura, digalo y, aun asi, deje en claro que la cobertura no es oficial hasta que un gerente la apruebe. Si la gerencia se encarga de la cobertura, la responsabilidad del empleado es avisar con anticipacion y seguir el proceso de solicitud. De cualquier manera, el cronograma debe seguir siendo la fuente de la verdad.
A continuacion, defina que se considera una permuta valida. Por ejemplo-
- El empleado sustituto debe estar cualificado para el puesto (cocinero frente a preparador, camarero frente a mesero, etc.)
- El sustituto debe cumplir con todos los requisitos de edad o aptitud para ocupar el turno (trabajar
hasta altas horas de la noche, servicio de bebidas alcoholicas, uso del equipo). El canje no debe generar horas extras ni infringir los limites internos de horas sin su aprobacion. A continuacion, fije los pasos de aprobacion y documentacion. Los empleados deben solicitar el intercambio mediante un metodo aprobado (aplicacion de programacion, solicitud por escrito o registro del gerente) y un gerente debe confirmarlo antes del turno. Los chats grupales y los mensajes con el mensaje hemos acordado no te protegen si el sustituto no se presenta. Tu politica debe establecer que, si el cambio no se aprueba en el cronograma o el sistema, el empleado programado originalmente seguira siendo responsable del turno.
Por ultimo, cubre las realidades de ultima hora. Si una solicitud de intercambio se acerca al inicio del turno, establece una hora limite para garantizar la revision. Si el restaurante no puede confirmar la cobertura, el empleado debe presentarse segun lo programado o seguir la politica de llamadas telefonicas. Esto reduce el caos de los intercambios, mejora la precision de los horarios y hace que el seguimiento de la asistencia de los empleados refleje lo que realmente ocurrio, no lo que la gente afirma que se arreglo.
Politica 7. Ausencia de llamadas o ausencias y abandono del trabajo
La falta de llamadas o la falta de presentacion es uno de los problemas de asistencia mas molestos en un restaurante porque no te da tiempo para adaptarte. De repente, te falta un cocinero en fila, un cerrador o una persona que abra las llaves, y el resto del equipo paga por ello con el estres, la preparacion apresurada y las horas extras. Por eso, tu politica de seguimiento de la asistencia de tus empleados necesita una definicion muy especifica y un plan de respuesta coherente. Si la regla es vaga, los gerentes la manejaran de manera diferente cada vez, y los empleados asumiran que es negociable.
Empieza por definir la opcion no llamar/no presentarse de forma que sea mensurable. Por ejemplo- Se considera que un empleado no llama ni se presenta si no se presenta a un turno programado y no se pone en contacto con un gerente [X] minutos despues de la hora de inicio programada. Tu decides el limite de tiempo exacto, pero elige uno y anotalo. Tambien aclare que enviar mensajes a un companero de trabajo no cuenta como ponerse en contacto con la gerencia.
A continuacion, describa los pasos del gerente inmediatamente despues de una sospecha de que no llama o no se presenta
- Intente contactar con el numero de telefono que figura en la lista del empleado (llamada o mensaje de texto, si esta permitido)
- Compruebe los canales de comunicacion aprobados (programacion de mensajes de la aplicacion, correo de voz)
- Documente los intentos (hora, metodo, resultado)
- Inicie las acciones de cobertura (haga copias de seguridad de las llamadas, ajuste las estaciones, acorte el menu si
es necesario) Y luego defina las consecuencias de manera que se mantenga la coherencia. No es necesario que redactes una politica excesivamente legal o punitiva, pero debes indicar que el hecho de no llamar o no presentarse es un incidente de asistencia grave y dara lugar a la adopcion de medidas correctivas. Incluye tambien una directriz sobre como gestionar el hecho de que varias personas no llamen o no se presenten, ya que las reiteradas incidencias suelen indicar que el problema es mayor.
Por ultimo, defina claramente el abandono laboral. Muchos restaurantes utilizan una regla como dos veces consecutivas sin llamar/no presentarse o un numero definido de turnos perdidos sin contacto para definir el abandono laboral. Una vez mas, la clave es la claridad. Cuando los empleados conocen el estandar exacto, se evitan confusiones y se reduce el riesgo de una manipulacion incoherente. Con esta politica en vigor, el seguimiento de la asistencia se convierte en una herramienta operativa fiable, y no en un debate a posteriori.
Hazte cargo de tu agenda
Programación más inteligente simplificada con Altametrics
Contenido de lectura obligada
Seguimiento del tiempo para restaurantes
Guia para principiantes sobre el seguimiento del tiempo para propietarios de restaurantes
Guía para la gestión de la fuerza laboral
Guia para la gestion de la fuerza laboral para restaurantes
Horas de los empleados
Como pronosticar las horas de los empleados en un hotel
Tiempo de empleado del restaurante
El seguimiento del tiempo de los empleados de restaurantes es sencillo
Herramientas de gestión de empleados
Herramientas de gestion de empleados para restaurantes
Preguntas frecuentes
Que metricas de asistencia debe rastrear un restaurante semanalmente?
Los mas comunes incluyen- tardanzas, llamadas, falta de llamadas o no se presenta, errores, ediciones de tarjetas horarias, entradas anticipadas, salidas anticipadas y horas extras provocadas por brechas de cobertura.
Con que frecuencia deben los gerentes revisar los registros de asistencia?
Al menos una vez por semana. Una revision semanal rapida detecta los problemas de forma temprana y permite que el seguimiento de la asistencia de los empleados sea preciso y coherente.
Que es el abandono laboral en un restaurante?
Por lo general, el abandono laboral se define como la falta de varios turnos sin contacto (a menudo sin llamadas ni presentaciones consecutivas). Su politica debe definir el umbral exacto y los intentos de contacto con el administrador de documentos.
Como evito que los empleados lleguen demasiado pronto?
Utilice una ventana de registro escrita (por ejemplo, no mas de X minutos antes) y solicite la aprobacion del gerente para las excepciones. Reafirma que no esta permitido dar punetazos anticipados sin aprobacion.
