Que es un software de gestion de la fuerza laboral?
El software de administracion de la fuerza laboral ayuda a los restaurantes a pronosticar la demanda, crear horarios, realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia, controlar los costos laborales y respaldar el cumplimiento. Centraliza la dotacion de personal, las aprobaciones y los informes laborales para que los gerentes puedan evitar las horas extras, reducir los errores de cronometraje y contratar personal de manera eficiente.
Guia para la gestion de la fuerza laboral para restaurantes
Vision general
La administracion de la fuerza laboral en un restaurante es el sistema que se usa para planificar, programar, rastrear y optimizar la mano de obra, de modo que pueda realizar grandes turnos sin que aumente la nomina o disminuya el servicio. No se trata simplemente de hacer el cronograma. Incluye pronosticar la demanda, asignar las funciones correctas, gestionar el cronometraje, cumplir con las normas laborales y orientar el desempeno para que la operacion mejore semana tras semana.
Esta es la forma mas sencilla de pensarlo- la gestion de la fuerza laboral conecta las decisiones laborales con los resultados empresariales reales. Cuando esta funcionando, se obtiene una cobertura constante durante las prisas, menos llamadas de ayuda freneticas, menos horas extras, menos sorpresas en las tarjetas horarias y un equipo que sabe que esperar. Cuando no funciona, los sintomas aparecen rapidamente- los horarios son lentos, el personal esta estresado, la experiencia de los huespedes es inconsistente, la rotacion es alta y los costos laborales aumentan al azar.
La razon por la que la gestion del personal es tan importante en los restaurantes es que la mano de obra es tanto el mayor coste controlable como el motor de la experiencia de los huespedes. La calidad de la comida puede ser excelente, pero si tienes poco personal en las horas punta, los huespedes aun se van descontentos. Por otro lado, el exceso de personal por si acaso parece seguro en ese momento, pero con el tiempo destruye silenciosamente los margenes.
Un buen enfoque de gestion de la fuerza laboral le brinda claridad y control en tres areas-
1. Control de costos- el personal se basa en un plan, no en funcion de la ansiedad.
2. Coherencia operativa- cada parte del dia tiene las funciones y la cobertura que necesita.
3. Sostenibilidad de las personas- los horarios son justos, predecibles y realistas, por lo que sus mejores empleados se quedan.
Los 6 bloques de construccion
Si la gestion de la fuerza laboral resulta abrumadora, por lo general ayuda dividirla en una pila- seis componentes basicos que funcionan en conjunto. Cuando un bloque es debil, todo el sistema se tambalea. Cuando estan alineados, la programacion es mas facil, los costos laborales se estabilizan y los turnos parecen mas predecibles.
1) Prevision de la demanda- todo comienza con una pregunta sencilla- que tan ocupados estaremos? La prevision de la demanda no tiene por que ser sofisticada. Incluso una estimacion aproximada basada en las ventas recientes, los proximos eventos, la estacionalidad y los patrones del dia de la semana es mejor que una suposicion. La prevision te da un objetivo de cuantas horas de trabajo puedes permitirte y cuantas personas necesitaras por jornada.
2) Modelo de personal- este es tu plan de cobertura- que puestos son necesarios, cuantas personas por puesto y cual es la cobertura minima. Piense en ello como las reglas que le impiden tener que ir a comer sin una persona que lo prepare, o programar demasiadas reuniones cuando los negocios van despacio.
3) Proceso de programacion- la programacion es donde el plan se hace realidad- disponibilidad de los empleados, habilidades, rotacion justa y objetivos laborales. Un proceso solido utiliza plantillas, reglas claras (sin cierre, maximo de horas, descansos) y una cadencia de publicacion uniforme para que tu equipo pueda planificar sus vidas.
4) Controles de tiempo y asistencia- asi es como proteges el calendario por el que te has esforzado tanto. El cronometraje garantiza que los empleados marquen las entradas y salidas correctamente, que se registren los descansos, que se documenten las modificaciones y que las horas extras no pasen desapercibidas. Sin este bloqueo, tu agenda puede tener un aspecto fantastico, pero la nomina sigue aumentando.
5) Cumplimiento laboral- los restaurantes se enfrentan a un mayor riesgo de cumplimiento debido a las horas extras, los menores, los descansos, las normas sobre propinas y los requisitos de mantenimiento de registros. El cumplimiento no consiste solo en evitar demandas, sino tambien en evitar costosas sanciones y evitar que los malos habitos se conviertan en algo normal.
6) Gestion del desempeno laboral- el bloque final es la medicion y la mejora. Tendencias porcentuales de mano de obra, ventas por hora laboral, dotacion de personal frente a la prevision, conductores de horas extras y oportunidades de entrenamiento. La gestion del rendimiento convierte la gestion de la fuerza laboral en un circuito de retroalimentacion, por lo que no se resuelven los mismos problemas todas las semanas.
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Prevea la demanda antes de programar
La prevision no necesita hojas de calculo, modelos complicados ni un analista de datos. Solo necesita una cosa- una forma repetible de predecir que tan ocupada estara cada parte del dia para que su agenda se base en la realidad, no en el instinto. Cuando haces pronosticos por primera vez, dejas de oscilar entre el exceso de personal, por motivos de seguridad, y la falta de personal porque la nomina es ajustada. Programas con intencion.
Empieza con la senal mas fiable que ya tienes- las ventas. Fijate en el mismo dia de la semana de las ultimas 4 a 8 semanas (y del ano pasado si lo tienes). Si es posible, separalos por partes del dia (desayuno, comida, cena o hasta altas horas de la noche), ya que la demanda suele cambiar mas segun la zona del dia que segun el dia en si. Luego, agrega las variables conocidas- dias festivos, eventos locales, horarios escolares, patrones climaticos en tu area, promociones, pedidos de catering y restricciones de personal (como la ausencia de una persona clave).
A continuacion, convierte la prevision en un objetivo de personal. Un metodo sencillo consiste en establecer una meta de ventas por hora laboral (SPLH) o porcentaje de mano de obra y utilizarla como medida de proteccion. Por ejemplo, si se preve que el precio del almuerzo sea de 3000 USD y su operacion normalmente funciona bien con 150 USD por hora, su objetivo es trabajar unas 20 horas de trabajo para esa parte del dia. Puedes dividir esas horas por funcion en funcion de las necesidades de tu restaurante (cajero, exposicion, preparacion, fila, corredor, etc.).
Evita las trampas habituales de los pronosticos
- reaccionar exageradamente ante un dia extrano. Una tormenta o un gran pedido de catering pueden cambiar tu forma de pensar durante semanas.
- Predecir solo el total de un dia. Te perderas el verdadero problema. Las prisas no tienen suficiente personal, mientras que las horas lentas aumentan.
- Haciendo caso omiso de los eventos y las promociones. Si tienes un descuento o apareces en la pagina de un evento local, la demanda puede aumentar rapidamente.
- No se ajusta despues de los hechos. La prevision mejora cuando comparas las previsiones con las reales y haces pequenos ajustes semanalmente.
Una vez que tienes una prevision y un objetivo en una hora, la programacion se vuelve mucho mas sencilla- no te estas preguntando- A quien puedo contratar? Te preguntas- Como puedo integrar el personal del plan con el equipo que tengo?
Cree un plan de personal practico
Un plan de personal es el puente entre creemos que estaremos ocupados y asi es como cubriremos el turno. Sin un plan, la programacion se convierte en un proceso de prueba y error- se anaden personas cuando las cosas parecen caoticas y se recortan cuando la nomina da miedo. Un plan de personal practico te ofrece una base de referencia uniforme para cada jornada, de modo que no tendras que reinventar la rutina cada semana.
Empieza por hacer una lista de tus funciones principales por estacion y por dia. Un restaurante de servicio rapido puede separar funciones como cajero, servicio de autoservicio, corredor, preparador, cocinero/cola, jefe de turno y lavaplatos. Un restaurante de servicio completo puede incluir el anfitrion, las secciones de meseros, el camarero, la exposicion, el corredor gastronomico, los cocineros de linea, la preparacion y el plato. La clave es identificar que funciones no son negociables para que el servicio funcione.
A continuacion, defina dos niveles de cobertura- 1. Cobertura minima- este es el equipo mas pequeno que puede trabajar durante todo el dia sin infringir los estandares de servicio. Debe proteger la experiencia de los huespedes, la seguridad alimentaria y el rendimiento basico. La cobertura minima evita la peligrosa falta de personal, como correr sin un gerente, saltarse los preparativos o dejar que una persona se encargue de dos estaciones criticas.
2. Cobertura contra sobretensiones- esto es lo que se agrega cuando la demanda aumenta. La cobertura contra sobretensiones puede consistir en un cocinero adicional, un empleado flotante, un cajero adicional o un corredor dedicado durante un periodo de 90 minutos. En lugar de anadir un turno extra completo, anades una cobertura especifica cuando las prisas son mas dificiles.
Luego, crea una capa basada en las habilidades. No todos los empleados pueden dirigir todas las estaciones, e ignorarlo es una de las maneras mas rapidas de crear un turno con todo el personal que, aun asi, rinda mal. Crea una matriz de habilidades simple (aunque solo sea una lista de verificacion)- quien puede ocupar puestos vacantes, quien puede cerrar, quien puede gestionar puestos urgentes, quien recibe capacitacion complementaria y quien necesita apoyo.
Por ultimo, disene pensando en la flexibilidad sin caer en el caos
- utilice ventanas superpuestas (de 15 a 30 minutos) para los traspasos durante las transiciones de mayor intensidad.
- Siempre que sea posible, manten un rol de apoyo flotante durante las prisas predecibles.
- Equilibre el personal a tiempo completo y parcial para tener opciones de estabilidad y cobertura.
- Planifica para la vida real- las pausas, las llamadas a domicilio, las entregas y la limpieza no ocurren cuando las cosas van despacio.
Cuando tu plan de personal esta claro, la programacion deja de ser una suposicion. Se convierte en un ejercicio de coincidencia. (1) Predecir (2) Tu objetivo (3) roles (4) personas especificas.
Programacion que realmente funciona
Un buen cronograma no es solo aquel que alcanza una meta laboral. Es algo a lo que tu equipo puede acudir de manera realista, que tus gerentes puedan trabajar sin tener que trabajar con retazos constantes y que tus huespedes disfruten de un servicio uniforme. El objetivo es la previsibilidad y la equidad, porque el agotamiento, las llamadas y la rotacion suelen ser problemas de programacion disfrazados.
Comience con reglas de programacion claras que los gerentes sigan todas las semanas. Estas reglas protegen tanto a las operaciones como a las personas
- - Evite cerrar (cerrar y luego abrir) a menos que un empleado lo solicite especificamente.
- Establezca turnos de trabajo razonables segun el puesto (p. ej., mas cortos para los puestos de alta intensidad durante las horas punta).
- Limite los dias consecutivos trabajados para evitar la fatiga.
- Incluya la cobertura de los descansos en el cronograma mismo, no como una idea de ultimo momento.
-Utilice una cadencia de publicacion constante (el mismo dia, a la misma hora cada semana), para que los empleados puedan planificar sus vidas.
A continuacion, trate la disponibilidad como un documento vivo. Muchos restaurantes solo actualizan la disponibilidad cuando estalla un conflicto. En su lugar, establece una rutina simple- los cambios de disponibilidad deben presentarse antes de una fecha limite cada semana (o dentro de dos semanas), deben ser aprobados por un gerente y documentados. Cuando la disponibilidad es desordenada, los gerentes terminan programando en funcion de quien menos se queja, lo que genera resentimiento y abandono.
Luego, planifique teniendo en cuenta las habilidades y la fuerza de la estacion, no solo en funcion del numero de empleados. Dos empleados inexpertos que trabajan en la misma estacion durante un apuro pueden obtener peores resultados que un empleado fuerte con el apoyo adecuado. Utilice su matriz de habilidades para asegurarse de que cada turno tenga-
-Un sistema fiable de apertura/cierre
- Al menos un empleado con un buen desempeno en cada puesto critico
- Cobertura para los cuellos de botella predecibles (exposicion, carrera, preparacion, plato, etc.)
Por ultimo, establezca una politica sencilla de permutas y coberturas que reduzca el caos-
- Los empleados pueden solicitar las permutas por adelantado, pero las permutas deben aprobarse.
- Los swaps deben mantener las habilidades requeridas (no se puede cambiar un cerramiento con formacion por otro sin formacion).
- Los tiempos limite evitan sorpresas de ultima hora (por ejemplo, no se pueden canjear el mismo dia sin la aprobacion del entrenador).
Un cronograma tambien es una herramienta de comunicacion. Cuando lo publiques, incluye notas breves sobre los periodos de mayor actividad esperados, cualquier promocion o evento y recordatorios sobre los descansos o las prioridades laborales paralelas. Ese pequeno contexto ayuda al equipo a prepararse.
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Cronometraje y nomina
Puedes crear una buena prevision, un plan de personal limpio y un cronograma justo, y aun asi quedarte sin dinero en la nomina si no tienes tiempo. La perdida de mano de obra ocurre cuando el cronograma y el reloj no coinciden. Los pequenos problemas se acumulan- unas cuantas entradas anticipadas, unas cuantas salidas tardias, ausencias en los descansos y ediciones indocumentadas pueden hacer que una semana apretada se convierta en una semana cara.
Empieza por observar los cinco puntos de filtracion mas comunes- 1. Llegadas tempranas y salidas tardias- si los empleados pueden llegar de 10 a 15 minutos antes en cada turno, estan anadiendo discretamente horas que no tenian planificadas. La solucion es simple- establece una regla clara (por ejemplo, no llegar mas de X minutos antes sin la aprobacion del gerente) y aplicala de manera coherente.
2. Descansos incumplidos o tardios- el incumplimiento es tanto una cuestion de costes (primas o penalizaciones en algunos lugares) como una cuestion de moral. Planifica los descansos como una cobertura real, no como un ya lo resolveremos. Los gerentes deben confirmar que los descansos son tomados y registrados, no solo asumidos.
3. Ediciones de tarjetas horarias sin documentacion- las modificaciones se producen- los empleados se olvidan de cerrar el reloj, los dispositivos fallan y las funciones cambian a mitad del turno. El riesgo se presenta cuando las modificaciones son frecuentes, no estan documentadas o las realiza la misma persona sin supervision. Quieres un flujo de trabajo facil de auditar- quien edito, por que, cuando y que cambio.
4. El redondeo y las deducciones por comidas se gestionan de manera inconsistente- si su enfoque para redondear o deducir comidas varia segun el gerente, la nomina se vuelve impredecible y los empleados pierden la confianza. Sea cual sea el metodo que utilice, debe ser coherente y transparente.
5. Incremento de horas extras- las horas extras rara vez aparecen de la nada. Por lo general, se debe a unos pocos patrones que se repiten- cubrir las convocatorias, cerrar largas horas, planificar mal los preparativos o acumular horas con las personas con mejor desempeno. Realiza un seguimiento semanal de las horas extras por empleado y por motivo para poder corregir la causa principal en lugar de reaccionar cuando llegue la nomina.
Un proceso estricto de cronometraje se reduce a una revision diaria y una rendicion de cuentas semanal. Diariamente- los gerentes revisan las excepciones (los golpes fallidos, los intentos tempranos/tardios, sin descansos) mientras el turno aun esta fresco. Semanalmente- se aprueban las tarjetas horarias con una lista de verificacion antes de que se cierre la nomina, para que no surjan sorpresas a posteriori.
Otro cambio de mentalidad- el cronometraje no consiste en atrapar a los empleados. Se trata de llevar a cabo una operacion consistente. Cuando las expectativas son claras y las aprobaciones llegan a tiempo, los empleados sienten que se les trata de manera justa y su plan laboral permanece intacto.
Cumplimiento laboral para propietarios de restaurantes
El cumplimiento laboral puede parecer un objetivo movil porque las reglas varian segun el lugar y pueden cambiar con el tiempo. Sin embargo, para los propietarios de restaurantes, el riesgo diario suele provenir de un punado de areas repetitivas- descansos, horas extras, menores de edad, precision salarial, propinas y mantenimiento de registros. El objetivo de la gestion de la fuerza laboral no es convertirte en abogado, sino crear habitos y documentacion sencillos que reduzcan el riesgo y eviten sorpresas costosas.
Comience por romper el cumplimiento. Si su area requiere pausas para comer o descansar, el error operativo es considerar que las pausas son opcionales durante las prisas. Los problemas de descanso suelen deberse a una mala planificacion de la cobertura, no a malas intenciones. Incluya los descansos en el plan de turnos, asigne la responsabilidad a un gerente para que los supervise y utilice un proceso uniforme para documentar cuando se toman o se pierden los descansos.
El siguiente paso es la exposicion al pago de primas y horas extras. Las horas extras suelen provenir de los mismos patrones- cierres prolongados, muy pocos cierres, llamadas o acumulacion de horas para trabajar con un grupo pequeno de empleados fuertes. Su defensa es una revision semanal en la que se senale a cualquier persona que se le ocurra trabajar horas extras, ademas de un plan de cobertura que no se base en quedarse mas tiempo.
Si contratas a menores, el cumplimiento es aun mas especifico- las horas permitidas, las tareas restringidas y los descansos obligatorios pueden ser mas estrictos que en el caso de los adultos. La gestion de la fuerza laboral ayuda en este sentido, ya que separa las funciones propias de los menores, establece horarios que respeten los limites de horas y mantiene archivados los documentos acreditativos de la edad y de la documentacion requerida. Incluso si rara vez programas a menores, tener barandas evita que se cometan infracciones accidentales durante las temporadas de mayor actividad.
Luego esta el mantenimiento de registros, que con frecuencia es el mas facil de mejorar y el que mas se pasa por alto. Mantenga un registro coherente de los cronogramas, los registros de horas, las modificaciones, las aprobaciones y cualquier confirmacion de las politicas. En caso de que surja una disputa, la mejor proteccion es contar con un registro de auditoria limpio que muestre lo que se programo, lo que funciono, lo que se pago y quien aprobo los cambios.
Por ultimo, haz que el cumplimiento sea una rutina en lugar de que cunda el panico. Una simple autoauditoria mensual puede detectar los problemas a tiempo
- Se toman descansos y se registran de manera consistente?
- Se documentan y aprueban las modificaciones de las tarjetas horarias?
- Quien conduce horas extras y por que?
- Los menores viajan dentro de los limites permitidos?
- Se comunican claramente las propinas y las politicas salariales?
La gestion de la fuerza laboral funciona mejor cuando el cumplimiento esta integrado en el sistema y no se anade al final.
Tecnologia de gestion de la fuerza laboral
Llega un momento en el que resulta dificil gestionar la fuerza laboral con notas adhesivas, hojas de calculo y textos de ultima hora, especialmente si tienes que hacer malabares con varios gerentes, varias ubicaciones o cambios constantes de personal. La tecnologia adecuada no reemplaza los buenos habitos, pero si hace que sea mas facil seguirlos de manera constante. Cuando evalue las herramientas de gestion de la fuerza laboral, centrese en las funciones que reducen el trabajo manual, refuerzan el control y mejoran la visibilidad en todas sus operaciones.
Estas son las funciones que mas importan a los propietarios de restaurantes-
1) Programar de forma que se adapte a la demanda real- buscar los insumos de prevision (como las ventas en puntos de venta), programar plantillas por dias y herramientas que ayuden al personal directivo a alcanzar un objetivo laboral. La programacion basada en habilidades ofrece puntos extra para no acumular accidentalmente una cobertura debil en un apuro.
2) Controles de tiempo y asistencia que evitan la perdida de mano de obra- esto incluye hacer cumplir las normas, alertas de excepciones (llegadas anticipadas o tardias, falta de descansos), aprobaciones de los gerentes y un registro de auditoria claro para las modificaciones. La herramienta deberia facilitar la deteccion diaria de los problemas, antes de que lleguen a la nomina.
3) Analisis de mano de obra que los gerentes puedan utilizar realmente- lo ideal es disponer de paneles que muestren rapidamente las senales mas importantes- el porcentaje de mano de obra, el riesgo de horas extras, la relacion entre la plantilla y la prevision y las variaciones laborales por tienda o por dia. Si el informe es demasiado complejo, no se utilizara.
4) Visibilidad y coherencia en varias ubicaciones- para las operaciones con varias unidades, la herramienta deberia estandarizar las reglas de programacion, facilitar la comparacion de las ubicaciones y respaldar las aprobaciones y la supervision sin microgestionar cada turno.
5) Integraciones que reducen la duplicacion del trabajo- las integraciones solidas (especialmente las relacionadas con el punto de venta y la nomina) ayudan a evitar tener que volver a introducir datos, reducir los errores y generar informes mas limpios.
Tome el control de la mano de obra sin convertirlo en un trabajo de tiempo completo
Si esta preparado para ajustar la programacion, reducir los problemas de cronometraje y aumentar la uniformidad de la mano de obra en su restaurante (o en varias ubicaciones), Altametrics puede ayudarlo. Altametrics ofrece herramientas de gestion de la fuerza laboral disenadas para las operaciones reales de los restaurantes, de modo que puedas hacer previsiones de forma mas inteligente, programar con mayor rapidez y proteger la nomina con una mejor visibilidad y controles.
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Tiempo de empleado del restaurante
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Seguimiento de la asistencia de los empleados
7 politicas imprescindibles para el seguimiento de la asistencia de los empleados en los restaurantes
Herramientas de gestión de empleados
Herramientas de gestion de empleados para restaurantes
Preguntas frecuentes
Que es la gestion de la fuerza laboral en un restaurante?
La administracion de la fuerza laboral es el sistema que utiliza para pronosticar la demanda, crear cronogramas, realizar un seguimiento del tiempo, administrar los costos laborales y cumplir con las normas, de modo que tiene el personal adecuado en el momento adecuado sin gastar de mas.
Cuales son las partes principales de la gestion de la fuerza laboral?
Los componentes principales son la prevision de la demanda, la creacion de un modelo de personal, la creacion de cronogramas, la gestion del tiempo y la asistencia, el mantenimiento del cumplimiento laboral y el seguimiento del desempeno laboral para mejorar con el tiempo.
Como puedo reducir las horas extras sin perjudicar el servicio?
Realice un seguimiento semanal de las horas extras por empleado y por causa (llamadas, cierres prolongados, brechas de preparacion). Utilice una cobertura de emergencia especifica durante las prisas, mejore los traspasos y distribuya las horas entre el personal capacitado en lugar de confiar en unos pocos de los mejores.
Con que frecuencia deben los gerentes revisar las tarjetas horarias?
Lo ideal es hacerlo a diario en caso de excepciones (problemas de descanso, intentos anticipados o tardios) y semanalmente para la aprobacion final antes del cierre de la nomina. Solucionar los problemas cuando estan nuevos evita sorpresas en la nomina.
