Que es el seguimiento del tiempo de los empleados de restaurantes?
El seguimiento del tiempo de los empleados de los restaurantes es el proceso de registrar cuando los empleados comienzan y terminan su trabajo, se toman descansos y (a menudo) que funcion desempenaron, de modo que la nomina sea precisa y los informes laborales reflejen lo que realmente sucedio.
El seguimiento del tiempo de los empleados de restaurantes es sencillo
Vision general
En un restaurante, el seguimiento del tiempo no es solo el registro de entrada y salida. Es el sistema que se usa para documentar quien trabajo, cuando lo hizo, que funcion desempeno y si el turno siguio sus reglas (como los descansos y las aprobaciones). Esto suena sencillo hasta que se incluye el funcionamiento real de los restaurantes- los empleados cambian de puesto a mitad del turno, se cubren los unos a los otros, llegan temprano para prepararse, se quedan hasta tarde para trabajar de forma paralela e intercambian turnos sin previo aviso. Sin un enfoque claro, los datos sobre el tiempo rapidamente se vuelven confusos, y los datos horarios desordenados generan problemas en las nominas.
Tambien ayuda a separar tres cosas que los propietarios suelen juntar-
- La programacion es el plan (quien esperaba que trabajara y cuando).
- El seguimiento del tiempo es lo que realmente ocurrio (lo que se trabajo y lo que se registro).
- La nomina es el resultado (como esas horas registradas se traducen en salarios, horas extras y deducciones).
La brecha entre el horario y la tarjeta horaria es donde se encuentran la mayoria de los problemas. Si no puedes controlar tu tiempo, lo veras de varias maneras predecibles- horas extras inesperadas, porcentaje de mano de obra exagerado, cambios frecuentes por parte de los gerentes y conversaciones recurrentes de se me olvido cerrar el reloj. Peor aun, los registros inconsistentes del tiempo pueden generar riesgos cuando hay una disputa sobre el salario, los descansos o el trabajo fuera del horario laboral.
La razon por la que el registro del tiempo en los restaurantes es mas dificil de lo que parece es simple- el trabajo es dinamico, pero la nomina requiere precision. Tu trabajo como propietario no consiste en microgestionar cada esfuerzo, sino en crear un proceso que capte la realidad con precision y con la minima friccion. Cuando lo haces, el seguimiento del tiempo deja de ser una molestia diaria y se convierte en una herramienta operativa fiable que puedes gestionar de una semana a otra.
De que debe hacer un seguimiento en cada turno
Si quieres que el seguimiento del tiempo en los restaurantes sea sencillo, centrate en lo esencial. El objetivo no es recopilar mas datos. Se trata de recopilar los pocos detalles que hacen que sus registros horarios sean precisos, que su nomina este limpia y que sus informes laborales sean confiables. Cuando se hace un seguimiento constante de estos datos no negociables, la mayoria de los quebraderos de cabeza relacionados con el cronometraje disminuyen rapidamente.
1) Horarios de entrada y salida- cada turno necesita una hora clara de inicio y finalizacion, vinculada a la tienda o ubicacion correcta. Esto parece obvio, pero es ahi donde se acumulan los errores, especialmente cuando los empleados cambian de ubicacion o llegan desde un telefono sin barreras de seguridad. Si utilizas varias unidades, asegurate de que las entradas horarias muestren claramente donde se realizo el trabajo.
2) Funcion o codigo laboral para el turno- los restaurantes no son lugares de trabajo con un solo trabajo. Alguien puede empezar como cajero, luego dirigir una exposicion y terminar de preparar los platos. Si no captas el puesto (o permites un cambio de puesto a mitad del turno), pierdes la visibilidad de hacia donde van los trabajadores y tus informes laborales se vuelven enganosos. Incluso un enfoque simple (puesto principal por turno o cambios de puesto cuando se producen) es mejor que nada.
3) Descansos y periodos para comer- el seguimiento de los descansos no es opcional, aunque parezca un paso mas. Es necesario registrar cuando se toman descansos (y, a veces, si se han tomado o no) para fomentar el cumplimiento y reducir las disputas. Una buena regla general- si te basas en la memoria para confirmar los descansos al final de la semana, ya es demasiado tarde.
4) El administrador edita con un registro de auditoria- las modificaciones se producen- errores, codigos de trabajo incorrectos, registros anticipados accidentales. El problema no es que existan correcciones, sino que las correcciones no estan documentadas. Cada cambio debe mostrar quien lo hizo, cuando y por que. Esto lo protege y evita los ajustes silenciosos que generan desconfianza.
5) Aprobacion antes del cierre de la nomina- un registro horario no es definitivo hasta que se revisa y aprueba. Ese paso de aprobacion es la forma de detectar las horas extras acumuladas, los patrones extranos de trabajo y la falta de descansos antes de que la nomina resuelva el problema.
Si construyes tu proceso en torno a estos cinco elementos, dedicaras menos tiempo a buscar excepciones y mas tiempo a utilizar los datos laborales para gestionar la empresa.
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Problemas comunes de seguimiento del tiempo
La mayoria de los problemas de seguimiento del tiempo en los restaurantes se dividen en varios patrones. La buena noticia es que no necesitas una reforma complicada para solucionarlos, sino que necesitas reglas claras, reglas de seguridad sencillas y una rutina de gestion coherente.
1) Golpes incumplidos- los empleados se olvidan de marcar la hora de entrada, se olvidan de marcar la hora de salida o se pierden un descanso, especialmente durante las prisas. La solucion mas rapida es comprobar al final del turno, es decir, pedir al personal que confirme su trabajo antes de marcharse (o hacer que un gerente analice rapidamente las excepciones antes de cerrar). Combinelo con una regla simple- los golpes fallidos deben notificarse el mismo dia y corregirse con una breve nota (quien/que/cuando).
2) Punetazos entre amigos y PIN compartidos- si un empleado puede marcar el turno de otro, acabaras pagando por el tiempo que no trabajo. Reduce las oportunidades- usa credenciales unicas, desalienta el uso de dispositivos compartidos sin supervision y limita los ataques a distancia, a menos que sea realmente necesario. Si permites las perforaciones desde dispositivos moviles, agrega barreras, como las restricciones de ubicacion y la aprobacion del gerente para las perforaciones fuera de las instalaciones.
3) Las entradas anticipadas y las salidas tardias aumentan la cantidad de mano de obra (unos pocos minutos no parecen mucho) hasta que ocurre con varios empleados, varios dias, durante todo el ano. Solucionelo con intervalos de tiempo definidos (por ejemplo, no antes de X minutos antes del inicio del turno) y un habito de los gerentes- revisar diariamente las excepciones anticipadas o tardias. La mayoria de los equipos se adaptan rapidamente cuando las expectativas son claras.
4) Trabajan fuera del horario laboral y solo ayudan un segundo. - Esto suele deberse a buenas intenciones- ayudar con una entrega, terminar un trabajo paralelo, limpiar una estacion. Sin embargo, crea riesgos legales y conflictos salariales. La solucion es cultural y procedimental- no se puede trabajar sin estar cronometrado y los gerentes deben modelarla. Si alguien sigue trabajando, deberia seguir trabajando.
5) Los registros horarios manuales y el caos de las hojas de calculo- los sistemas manuales fallan cuando las cosas se ponen ajetreadas. Si estas constantemente reescribiendo las horas o adivinando las horas, estas aumentando el error y el agotamiento. Incluso un reloj digital basico puede reducir las modificaciones y acelerar el cierre de la nomina.
Comience por corregir los patrones que ocurren semanalmente. Cuando las mismas excepciones dejan de repetirse, el seguimiento del tiempo se vuelve predecible, y esa es la verdadera victoria.
La politica de cronometraje de su restaurante
No es necesario que una politica de cronometraje se lea como un documento legal. Debe ser breve, clara y repetible, algo que sus gerentes puedan hacer cumplir de la misma manera en todos los turnos, incluso los viernes por la noche, cuando todo es caotico. Cuando las politicas son imprecisas, acabaras con modificaciones incoherentes, empleados frustrados y registros de horarios en los que no puedes confiar plenamente.
Estas son las reglas basicas que deben cubrir todas las politicas de cronometraje de un restaurante-
1) Donde y como los empleados pueden marcar las entradas y salidas; definir los metodos aprobados (terminal de punto de venta, quiosco cronometro, aplicacion movil) y donde deben hacerlo. Si permites la publicidad movil, se explicito en cuanto a los limites (por ejemplo). Solo in situ, solo dentro de un area definida o solo con la aprobacion del gerente). El objetivo es eliminar la ambigueedad.
2) Cuando los empleados puedan entrar y salir- establezca un horario de entrada (por ejemplo, no mas de 5 a 10 minutos antes del inicio programado, a menos que un gerente lo apruebe). Defina tambien que significa fin de turno- algunos restaurantes quieren que el personal salga solo despues de haber completado y comprobado el trabajo paralelo, mientras que otros quieren que primero el gerente de su visto bueno. Elige un enfoque y apegate a el.
3) Rompe las expectativas y la documentacion- explica quien tiene descansos, cuando deben tomarse y como se registran. Tambien aclara que deben hacer los empleados si se pierden un descanso (denuncialo de inmediato, documentalo, el gerente hace un seguimiento). Esto protege tanto al empleado como a la empresa.
4) Ediciones y aprobaciones de tarjetas horarias- las modificaciones deben estar permitidas, pero controladas. Exija que las correcciones en la tarjeta horaria incluyan un motivo y que un gerente las apruebe. Y lo que es mas importante, los empleados no deberian editar sus propios registros de horas sin supervision, y los gerentes no deberian limpiar los registros de horas sin dejar un rastro.
5) Consecuencias coherentes- tu politica debe incluir una simple escalacion- (1) un recordatorio verbal (2) una advertencia por escrito (3) la adopcion de medidas adicionales si la situacion continua. El punto es la coherencia. Si una persona es sancionada por los golpes fallidos pero otra no, perderas la aceptacion rapidamente.
Una politica de cronometraje limpia tiene que ver con la equidad y la previsibilidad. Cuando todos conocen las reglas, pasas menos tiempo discutiendo sobre lo que deberia haber sucedido y mas tiempo dirigiendo el restaurante.
Elegir el metodo correcto de seguimiento del tiempo
El mejor metodo de seguimiento del tiempo es el que tu equipo utilizara correctamente todos los dias, sin generar trabajo adicional para los gerentes. Los propietarios de restaurantes a menudo se quedan atascados comparando las funciones en lugar de empezar con la verdadera pregunta- que problemas estamos intentando resolver? Si estas luchando contra los errores y las ediciones de tarjetas cronometradas, necesitas simplicidad y barreras. Si trabajas en varias ubicaciones, las integraciones y los controles son mas importantes.
Estas son las opciones mas comunes y a que hay que prestar atencion-
1) Reloj horario basado en el punto de venta (integrado en el punto de venta). Esto puede resultar practico porque el personal ya toca el punto de venta y es posible que se conecte a los informes de ventas. La desventaja es que no siempre esta disenado para controlar detalladamente la mano de obra, hacer un seguimiento de los descansos o obtener aprobaciones. Funciona mejor cuando necesitas perforaciones basicas y una configuracion minima.
2) Reloj independiente (quiosco o terminal)- una estacion de cronometraje dedicada puede reducir la confusion y mantener la coherencia en los golpes. Busca permisos claros (quien puede editar, quien puede aprobar) y un registro de auditoria. Esta configuracion suele ser la mejor para los restaurantes que quieren tener menos excusas para decir lo olvide.
3) Seguimiento del tiempo a traves de aplicaciones moviles- usar el movil es ideal para los puestos fuera de las instalaciones, para los servicios de catering o para los gerentes que se desplazan de una unidad a otra, pero tambien es un factor en el que pueden generalizarse los abusos. Si optas por la tecnologia movil, querras tener en cuenta medidas como la verificacion de la ubicacion, la aprobacion de las excepciones por parte de los gerentes y las restricciones claras para el personal que trabaja por hora.
4) Opciones de reconocimiento facial o biometrico- pueden reducir el numero de punetazos entre amigos, pero no siempre son necesarias en todos los restaurantes. Si estas pensando en utilizar la biometria, centrate en si el beneficio supera la complejidad y las preocupaciones de los empleados. Los mejores sistemas siguen necesitando politicas solidas- la tecnologia no reemplaza a la administracion.
Independientemente del metodo que elija, priorice estos elementos esenciales-
facilidad de uso- toques simples, indicaciones claras, pasos minimos
Permisos- acceso basado en funciones (empleado contra gerente contra administrador) Registro de
auditoria- se rastrea cada edicion (quien, cuando y por que)
Seguimiento de interrupciones- indicaciones integradas o confirmaciones requeridas
Integraciones- exportacion de nominas, conexion de programacion, soporte en multiples ubicaciones
Informes- alertas de horas extras, excepciones, programacion frente a actual
Una buena regla- elija el sistema que haga que el comportamiento correcto sea el comportamiento mas facil. Cuando registrarse correctamente es facil, el cumplimiento y la precision vienen de la mano.
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Gestion del flujo de trabajo
El seguimiento del tiempo se vuelve dificil cuando los gerentes solo miran los registros de horas el dia de la nomina. Para entonces, ya no queda mas que perseguir a los empleados por errores, intentar recordar lo que ocurrio hace tres dias y hacer modificaciones apresuradas que pueden generar disputas mas adelante. La solucion es seguir un ritmo sencillo- unos minutos al dia mas una revision semanal especifica. Si se hace de manera consistente, esto mantiene limpios los horarios y hace que la nomina se cierre rapidamente.
Diariamente (5 minutos, idealmente antes del cambio o cierre del turno)
1) Comprueba las excepciones, no todos los golpes- abre tu panel de control del horario y busca las senales de alerta habituales- trabajo perdido, turnos largos, ningun descanso registrado, llegadas inusualmente anticipadas o ediciones repetidas.
2) Resuelve los problemas mientras estan actualizados- si alguien ha olvidado cerrar el reloj, corrigelo el mismo dia mientras puedes confirmar la hora de finalizacion real. Exige una nota rapida (el empleado lo confirma, el gerente lo aprueba). Este tambien es el mejor momento para corregir los codigos de trabajo si alguien trabajaba en una estacion diferente.
3) Detecta pronto las horas extras- no esperes hasta el viernes para darte cuenta de que alguien ya tiene entre 38 y 39 horas. Si su sistema admite alertas, uselas. De lo contrario, basta con echar un vistazo rapido a las horas semanales en curso para evitar sorpresas.
Semanalmente (de 10 a 20 minutos, antes del cierre de la nomina)
1) Revise los registros horarios por lotes- comience con los mayores riesgos- los empleados se acercan a las horas extras, los empleados con multiples modificaciones y cualquier persona a la que le falten descansos o turnos inusualmente largos.
2) Compara el horario con el real- busca patrones- las personas llegan temprano de manera constante? Los cerradores se quedan entre 30 y 45 minutos hasta tarde todas las noches? Por lo general, esos patrones apuntan a brechas en la programacion, a problemas de trabajo secundarios o a reglas poco claras, no a empleados perezosos.
3) Aprobar las tarjetas horarias y bloquear las modificaciones - Establecer una fecha limite clara- Las tarjetas horarias deben estar finalizadas antes de ___. Una vez aprobados, los cambios deberian requerir una aprobacion de nivel superior para evitar el caos de ultima hora.
Lista de verificacion para cerrar la nomina (que sea simple) - Resueltos y documentados los errores omitidos - Revision de las excepciones de descanso - Confirmacion y explicacion de las horas extras - Se han eliminado los codigos de trabajo (al menos para las funciones clave) - Se completan las aprobaciones del gerente Este flujo de trabajo no consiste en realizar mas trabajo administrativo, sino en evitar
la repeticion del trabajo. Dedicar de 15 a 30 minutos disciplinados a la semana ahorrara horas de limpieza y reducira drasticamente las sorpresas en la nomina.
Uso de datos de tiempo para reducir el costo de mano de obra
Una vez que el registro del tiempo este limpio, el verdadero valor se pone de manifiesto- puedes utilizar los datos de perforacion para controlar la mano de obra sin tener que adivinar y sin perjudicar la experiencia de los huespedes. La clave es dejar de tratar las tarjetas horarias como un requisito de nomina y empezar a tratarlas como una senal operativa.
1) Compara el cronograma con el real- ver el dia completo puede ocultar problemas. Dividalo en partes del dia (abierto, almuerzo, cena, tarde por la noche) y preguntese- Donde estamos constantemente por encima o por debajo de las horas? el almuerzo siempre dura mas de horas, pero la cena siempre tiene poco personal, no tienes ningun problema laboral, tienes un problema de distribucion del personal.
2) Observa las horas extras como una tendencia, no como una sorpresa- las horas extras suelen provenir de patrones predecibles- un empleado fuerte cubre las llamadas, el cierre lleva demasiado tiempo o una lista de preparacion demasiado grande para las horas programadas. Usa las vistas semanales hasta la fecha para ponerte al dia con antelacion. Si alguien trabaja mas de 30 horas a mitad de semana, puedes adaptarte antes de que las horas extras se vuelvan inevitables.
3) Usa codigos de trabajo para ver lo que realmente paga la mano de obra. Si cada hora lleva la etiqueta Miembro del equipo, no sabras a que se destina el tiempo. Incluso los codigos laborales mas basicos (cajero, fila, preparador, camarero, gerente) pueden revelar cuales son los verdaderos impulsores de la mano de obra. Por ejemplo- la preparacion puede consistir en comer horas porque los niveles son bajos, o el plato puede durar mucho porque las tareas de cierre no estan bien secuenciadas.
4) Haz un seguimiento de algunas metricas sencillas que realmente marquen la diferencia- no necesitas un monton de KPI. Comience con-
- Horario en comparacion con las horas reales (%)
- Horas extras (semanales)
- Porcentaje de mano de obra por dia
- Ediciones de tarjetas horarias por empleado
- Salidas tardias para las personas que cierran (promedio de minutos) 5) Arregla el proceso, no las personas (la mayoria de las veces) - Cuando ves que se cierra
tarde repetidamente, la respuesta no suele ser trabaja mas rapido. A menudo se debe a que hay muy pocos cierres, trabajos paralelos poco realistas, restablecimientos deficientes de las estaciones o que los gerentes no cortan pronto cuando es lento.
Cuando los datos de tiempo son consistentes, el control de la mano de obra se vuelve mas tranquilo. Puede hacer cambios especificos (reforzar un dia, ajustar una funcion, fijar una rutina de cierre) y ver los resultados en una o dos semanas.
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Herramientas de gestion de empleados para restaurantes
Preguntas frecuentes
Que es un buen proceso de revision semanal de las tarjetas horarias para los gerentes?
Realice una comprobacion rapida de las excepciones diarias (5 minutos) y una revision semanal antes del cierre de la nomina (de 10 a 20 minutos)- riesgos de horas extras, descansos perdidos, modificaciones multiples y cronograma en comparacion con lo real.
Como ayuda el software de programacion a controlar el tiempo?
El software de programacion ayuda a alinear la mano de obra planificada con la demanda, reduce los cambios de ultima hora y facilita la comparacion entre el cronograma y el real para que los gerentes puedan corregir los problemas de personal antes de que los costos laborales se disparen.
Cual es la mejor configuracion de seguimiento del tiempo para varias ubicaciones?
Busque controles basados en la ubicacion, permisos de funciones, informes centralizados y exportaciones limpias a la nomina. La gran ventaja es poder comparar los horarios con los reales en todas las tiendas de manera uniforme.
Que debo registrar en cada turno de empleado?
Como minimo- hora de entrada, hora de cierre, ubicacion, codigo o funcion del puesto, periodos de descanso o comida, modificaciones de tarjetas horarias (con un registro de auditoria) y la aprobacion del gerente antes del cierre de la nomina.
