ما الأدوات التي يمكن أن تساعد أصحاب المطاعم على حساب ساعات العمل بدقة أكبر؟
يمكن لمالكي المطاعم استخدام أدوات تتبع الوقت الرقمية وأنظمة نقاط البيع المتكاملة وبرامج جدولة الموظفين لحساب ساعات العمل بشكل أكثر دقة. تعمل هذه الأدوات على أتمتة عمليات تسجيل الدخول وتتبع الفواصل والإبلاغ عن الوقت الإضافي وإنشاء التقارير وتقليل الأخطاء وتحسين إدارة تكلفة العمالة بشكل عام.
5 أخطاء يجب تجنبها عند حساب ساعات العمل
أهمية الحساب الدقيق لساعات العمل
تتمحور إدارة المطعم حول الحفاظ على توازن الأشياء - الطعام الجيد والعملاء السعداء والفريق القوي. ولكن هناك جزء آخر لا يقل أهمية- تتبع ساعات عمل موظفيك. إذا كنت لا تحسب ساعات العمل بشكل صحيح، فقد ينتهي بك الأمر إلى دفع الأشخاص مقابل الوقت الذي لم يعملوا فيه أو تفويت الدفع لهم مقابل الوقت الذي قضوه. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إزعاج الموظفين أو مشاكل الرواتب أو حتى غرامات لخرق قوانين العمل.
قد لا تبدو الأخطاء الصغيرة مثل نسيان حساب فترات الراحة أو سوء قراءة اللكمات الزمنية مشكلة كبيرة، لكنها تتراكم بسرعة. قد تجد تكاليف العمالة الخاصة بك أعلى من المتوقع أو أن جدولك الزمني لا يتطابق مع ما نجح فيه فريقك حقًا. هذا يجعل من الصعب التحكم في التكاليف والتخطيط للمستقبل.
والخبر السار هو أن معظم هذه الأخطاء يسهل إصلاحها بمجرد أن تعرف ما الذي تبحث عنه. يمكن أن يؤدي إصلاح هذه المشكلات إلى توفير المال ومساعدتك على البقاء على الجانب الأيمن من القانون وتسهيل الحياة لك ولموظفيك.
الخطأ 1. لا يتم احتساب فترات الراحة والوجبات
أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها أصحاب المطاعم عند حساب ساعات العمل هو نسيان حساب وجبات الموظفين واستراحات الراحة بشكل صحيح. قد يبدو الأمر وكأنه تفصيل صغير، ولكن إذا لم تكن حذرًا، فقد يؤدي ذلك إلى دفع مبالغ زائدة لساعات لا تعمل - أو الأسوأ من ذلك، دفع رواتب منخفضة لموظفيك.
تتطلب معظم الولايات أن يحصل الموظفون على عدد معين من فترات الراحة واستراحات الوجبات غير المدفوعة أثناء نوباتهم، خاصة إذا كانوا يعملون لساعات طويلة. على سبيل المثال، في العديد من الأماكن، يجب أن يحصل الموظف على استراحة غير مدفوعة الأجر لمدة 30 دقيقة إذا كان يعمل أكثر من خمس ساعات. إذا كانت هذه الاستراحة غير مدفوعة الأجر، فيجب خصمها من إجمالي ساعات العمل في تلك المناوبة. ولكن إذا نسيت القيام بذلك - أو إذا كان نظام ضبط الوقت الخاص بك لا يتعامل معه تلقائيًا - فقد تدفع مقابل عمالة أكثر مما تلقيته بالفعل.
من ناحية أخرى، إذا كان من المفترض أن يتم دفع فترة الراحة (مثل استراحة قصيرة مدتها 10 دقائق)، فيجب تضمين هذا الوقت في إجمالي ساعات العمل. قد يؤدي عدم الدفع مقابل فترات الراحة المدفوعة إلى مشاكل في الامتثال لقانون العمل ويؤدي إلى عقوبات أو إزعاج الموظفين.
أفضل طريقة لتجنب هذا الخطأ هي تحديد سياسات الاستراحة بوضوح والتأكد من فهم موظفيك لها. استخدم نظامًا موثوقًا لتتبع الوقت يسجل أوقات دخول الموظفين وخروجهم في فترات الراحة، أو على الأقل يمنحهم طريقة لتسجيل ذلك. راجع تقارير الوقت بانتظام لضمان التعامل مع فترات الراحة بشكل صحيح.
جرب معالجة كشوف المرتبات الخالية من المتاعب
قم بتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك مع Altametrics
الخطأ 2. سوء تصنيف ساعات العمل الإضافي
خطأ كبير آخر يرتكبه أصحاب المطاعم غالبًا هو التصنيف الخاطئ للوقت الإضافي. قد لا تبدو هذه مشكلة كبيرة، ولكنها قد تخلق مشاكل خطيرة فيما يتعلق بدقة الرواتب والامتثال لقانون العمل.
تختلف قواعد العمل الإضافي اعتمادًا على مكان وجود مطعمك، ولكن القاعدة العامة في العديد من الأماكن هي أن الموظفين غير المعفيين يجب أن يحصلوا على وقت ونصف عن أي ساعة عمل تتجاوز 40 ساعة في الأسبوع. في بعض الولايات، مثل كاليفورنيا، يجب أيضًا أن يتقاضى الموظفون أجرًا إضافيًا إذا كانوا يعملون أكثر من ثماني ساعات في يوم واحد. يمكن أن يؤدي عدم تطبيق هذه القواعد بشكل صحيح إلى دفع مبالغ منخفضة - وربما غرامات أو مشاكل قانونية إذا استمرت دون رادع.
أحد الأسباب الشائعة لهذا الخطأ هو عدم إيلاء اهتمام وثيق للإجماليات الأسبوعية أو نسيان الحدود اليومية. على سبيل المثال، إذا حصل شخص ما على بضع ساعات إضافية في نوبات مختلفة وتجاوز الحد الأسبوعي، فقد تفوتك حقيقة أن بعضًا منها يجب حسابه على أنه ساعات عمل إضافية. هناك مشكلة أخرى تتمثل في تصنيف العمال بشكل خاطئ على أنهم يتقاضون رواتب أو معفيين عندما يكونون في الواقع موظفين بالساعة مؤهلين للحصول على أجر العمل الإضافي.
لتجنب هذا الخطأ، تأكد من أنك تعرف قوانين العمل الإضافي في ولايتك. راجع بطاقات وقت الموظفين أسبوعيًا وابحث عن أي شخص يتجاوز الحد المعتاد. كما أنه يساعد على استخدام برنامج تتبع الوقت الذي يقوم بوضع علامة على الوقت الإضافي تلقائيًا. والأهم من ذلك، قم بتدريب مديريك على اكتشاف الوقت الذي يقترب فيه الموظف من الحد الأقصى حتى يتمكنوا من تعديل الجدول الزمني إذا لزم الأمر.
الخطأ 3. نسيان أوقات تسجيل الدخول والخروج المستديرة
قد يبدو تقريب اللكمات الزمنية بمثابة تفصيل صغير، لكن نسيان القيام بذلك - أو القيام بذلك بشكل غير متسق - يمكن أن يؤدي إلى التخلص من حسابات ساعات العمل الخاصة بك. في العديد من المطاعم، يقوم الموظفون بتسجيل الدخول مبكرًا أو متأخرًا ببضع دقائق. وبدون التقريب الصحيح، يمكن أن تتراكم تلك الدقائق الصغيرة بمرور الوقت، مما يؤدي إلى زيادة تكلفة العمالة أو حتى نزاعات الرواتب.
تسمح الإرشادات الفيدرالية للشركات بتقريب الوقت إلى أقرب 5 أو 10 أو 15 دقيقة، طالما يتم ذلك بشكل عادل ومتسق. على سبيل المثال، إذا قام أحد الموظفين بتسجيل الدخول في الساعة 9-07 صباحًا، وقمت بالتقريب إلى أقرب 15 دقيقة، فستقوم بالتقريب إلى الساعة 9-00 صباحًا. ولكن إذا قاموا بتسجيل الدخول في الساعة 9-08 صباحًا، فستصل إلى 9-15 صباحًا. المفتاح هو تطبيق نفس القواعد على الجميع وعدم التقريب دائمًا لصالح الشركة.
عند تخطي هذه الخطوة أو الجولة يدويًا بدون وجود نظام، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء. قد تقصر موظفًا عن طريق الخطأ ببضع دقائق كل يوم، وهو ما يزيد على مدار أسابيع وشهور. قد يؤدي ذلك إلى مشاكل قانونية أو عدم سعادة الموظفين بمجرد ملاحظة النمط.
لإصلاح ذلك، تأكد أولاً من فهم قواعد التقريب المسموح بها في منطقتك. ثم اختر طريقة تقريب متسقة والتزم بها. توفر معظم أنظمة تتبع الوقت الرقمية إعدادات التقريب التلقائي، والتي تساعد على ضمان الإنصاف والدقة دون الحاجة إلى عمليات تحرير يدوية.
التقريب بالطريقة الصحيحة يحافظ على نظافة سجلات العمل الخاصة بك، ويتجنب الارتباك، ويبني الثقة مع فريقك.
الخطأ 4. الاعتماد على التتبع اليدوي للوقت
قد يبدو استخدام الجداول الزمنية الورقية أو جداول البيانات لتسجيل ساعات عمل الموظفين حلاً بسيطًا، خاصة في مطعم صغير. لكن الاعتماد على التتبع اليدوي للوقت يمكن أن يؤدي بسرعة إلى مشاكل كبيرة. يمكن أن يؤدي الخطأ البشري، أو الكتابة اليدوية غير المقروءة، أو أوقات الضرب المنسية، أو السجلات في غير محلها إلى التخلص من حسابات ساعات العمل الخاصة بك.
عندما يكتب الموظفون ساعات عملهم الخاصة، هناك دائمًا فرصة للأخطاء - العرضية أو المتعمدة. قد ينسون متى بدأوا بالفعل نوبتهم أو يقربون الوقت الذي خرجوا فيه. يتعين على المديرين أيضًا قضاء وقت إضافي في مراجعة تلك البيانات وتصحيحها وإدخالها في نظام الرواتب، مما يخلق المزيد من فرص الأخطاء.
لا تقدم الأنظمة اليدوية أيضًا أي رؤى في الوقت الفعلي. لن تتمكن من معرفة من يعمل حاليًا، أو من نسي تسجيل الدخول، أو من يقترب من الوقت الإضافي. هذا يجعل من الصعب إدارة تكاليف العمالة على الفور ويمكن أن يؤدي إلى زيادة عدد الموظفين خلال الفترات البطيئة أو نقص الموظفين خلال أوقات الذروة.
لتحسين الدقة وتقليل عبء العمل عليك وعلى مديريك، من الأفضل التبديل إلى أدوات تتبع الوقت الرقمية. تسجل هذه الأنظمة تلقائيًا عندما يقوم الموظفون بتسجيل الدخول والخروج، وتتبع فترات الراحة، وحساب إجمالي ساعات العمل. حتى أن البعض يرسل تنبيهات عندما يقترب شخص ما من الوقت الإضافي أو إذا كانت هناك ضربة ضائعة.
يساعد استخدام طريقة موثوقة لتتبع الوقت على تجنب الأخطاء المكلفة وتوفير الوقت وضمان حصول موظفيك على رواتب عادلة. إنه تغيير بسيط يحدث فرقًا كبيرًا في كيفية إدارة ساعات العمل.
الخطأ 5. عدم تتبع ساعات العمل حسب الدور أو الإدارة
ليست كل الوظائف في مطعمك هي نفسها، ويجب أن يعكس تتبع ساعات العمل ذلك. أحد الأخطاء الأكثر تجاهلًا التي يرتكبها أصحاب المطاعم هو الفشل في فصل ساعات العمل حسب الدور أو القسم. إذا جمعت كل ساعات عمل موظفيك معًا دون معرفة من يعمل وأين، فستفوت فرصة رئيسية لفهم أين تتجه تكاليف العمالة حقًا.
فكر في الأمر - كل من موظفي المطبخ والخوادم والمضيفين والمنظفين لديهم واجبات وجداول ومعدلات دفع مختلفة. إذا لم تقم بتفصيل ساعات العمل حسب الدور، فسيصبح من المستحيل تقريبًا معرفة مقدار العمالة التي تنفقها على واجهة المنزل مقابل الجزء الخلفي من المنزل. لن تعرف أيضًا ما إذا كنت تعاني من زيادة عدد الموظفين في منطقة ما في حين أن منطقة أخرى تعاني من نقص في اليد.
يساعد التتبع حسب الدور أيضًا في الجدولة. على سبيل المثال، إذا أدركت أن الخوادم الخاصة بك تعمل لساعات أكثر من اللازم أثناء نوبات العمل البطيئة، فيمكنك تقليل وقتها وتحويل تلك الساعات إلى المطبخ إذا لزم الأمر. أو، إذا رأيت أن طهاة الإعداد يعملون دائمًا بمرور الوقت، فيمكنك ضبط إجراءات الإعداد أو تنظيم نوبات العمل بشكل أكثر فعالية.
طريقة بسيطة لحل هذه المشكلة هي تنظيم الجدول الزمني الخاص بك وضبط الوقت حسب المسمى الوظيفي أو المحطة. تسمح لك معظم أدوات الجدولة الرقمية وتتبع الوقت بتعيين الأدوار للموظفين حتى تتمكن من مراجعة بيانات العمل حسب القسم. تمنحك هذه الخطوة الإضافية رؤية وتحكمًا أفضل، مما يجعل من السهل ضبط عملياتك والبقاء في حدود الميزانية.
أفضل الممارسات لتجنب هذه الأخطاء
الآن بعد أن تعرفت على أخطاء ساعات العمل الأكثر شيوعًا، فإن الخطوة التالية هي التأكد من أنك لا تقع في نفس الفخاخ. من خلال بعض الممارسات البسيطة، يمكنك البقاء منظمًا وتقليل الأخطاء المكلفة والحفاظ على عمل فريقك بسلاسة.
أولاً، ضع قواعد واضحة لكيفية ومتى يجب على الموظفين تسجيل الدخول وأخذ فترات راحة وتسجيل الخروج. يجب أن يفهم كل فرد في فريقك - من الطهاة إلى الصرافين - توقعاتك. يمكنك نشر قواعد الاستراحة في مكان مرئي، وتدريب الموظفين الجدد أثناء عملية الإعداد حتى لا يكون هناك أي ارتباك.
ثانيًا، استخدم نظامًا موثوقًا لتتبع الوقت. سواء كان ذلك جزءًا من نقاط البيع الخاصة بك أو تطبيقًا منفصلاً، فإن الأنظمة الرقمية تزيل التخمين من عمليات تسجيل الدخول وتسجيل الخروج. يقومون تلقائيًا بتسجيل الوقت والدوران بشكل صحيح وتتبع فترات الراحة والعمل الإضافي. فقط تأكد من تكوين الإعدادات لتتناسب مع جدول المطعم وقوانين العمل المحلية.
ثالثًا، راجع سجلات الوقت بانتظام. لا تنتظر حتى يوم الرواتب لتكتشف أن شخصًا ما نسي الخروج. تحقق من التقارير يوميًا أو أسبوعيًا لاكتشاف الأخطاء مبكرًا وتصحيحها بينما لا تزال التفاصيل جديدة.
رابعًا، قم بتقسيم ساعات العمل حسب الدور أو القسم. يمنحك هذا رؤية أفضل لكيفية توزيع العمالة ويساعدك على اتخاذ قرارات جدولة أكثر ذكاءً.
أخيرًا، ابق على اطلاع بقوانين العمل المحلية. يمكن أن تختلف القواعد المتعلقة بالإجازات والعمل الإضافي وتقريب الوقت حسب الولاية أو المدينة. تساعدك معرفة هذه التفاصيل على البقاء متوافقًا وتجنب الغرامات أو المشكلات القانونية في المستقبل.
من خلال تطبيق أفضل الممارسات هذه، ستوفر المال وتتجنب الإجهاد وتنشئ نظامًا أكثر عدلاً للجميع في فريقك.
قم بحماية أرباحك النهائية من خلال الحصول على ساعات العمل الصحيحة
قد لا تكون مراقبة ساعات العمل عن كثب الجزء الأكثر إثارة في إدارة المطعم، ولكنها واحدة من أهم الأمور. عندما ترتكب أخطاء في حساب الوقت - سواء كان ذلك نسيان طرح الفواصل، أو سوء تصنيف الوقت الإضافي، أو عدم تقريب أوقات الساعة بشكل صحيح - فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل أكبر مما تتوقع. وبمرور الوقت، تزيد هذه الأخطاء من تكاليف العمالة، وتفسد كشوف المرتبات، بل وتعرضك لخطر انتهاك قوانين العمل.
والخبر السار هو أنه من السهل تجنب معظم هذه المشكلات بمجرد معرفة ما الذي تبحث عنه. من خلال إعداد سياسات واضحة، واستخدام أدوات دقيقة لتتبع الوقت، ومراجعة سجلاتك بانتظام، يمكنك البقاء على اطلاع دائم ببيانات العمل الخاصة بك واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً لعملك. يمنحك تتبع ساعات العمل حسب الدور، على وجه الخصوص، رؤية مفيدة حول أجزاء مطعمك التي تعاني من زيادة الموظفين أو نقص الموظفين - مما يساعدك على تحقيق التوازن بين فريقك بشكل أفضل وتجنب التكاليف غير الضرورية.
العمالة هي واحدة من أكبر نفقاتك، ولكنها أيضًا واحدة من أسهل النفقات التي يمكن التحكم فيها إذا كنت منتبهًا. إن تخصيص الوقت الكافي للحصول على ساعات العمل المناسبة يعني تقليل الصداع، وزيادة دقة الرواتب، والموظفين الأكثر سعادة، والحصول على نتيجة نهائية أكثر صحة.
ابدأ بالتحقق من العملية الحالية بحثًا عن أي من الأخطاء الخمسة التي تناولناها في هذه المقالة. أصلح ما يحتاج إلى إصلاح، والتزم بالممارسات المتسقة، وستكون في وضع أفضل بكثير لإدارة مطعم سلس وفعال من حيث التكلفة.
يجب أن يقرأ المحتوى
تكلفة العمالة
كيفية حساب تكلفة العمالة في مطعم
حساب تكلفة العمالة
كيفية حساب تكلفة العمالة في صناعة الضيافة
كيفية حساب تكلفة العمالة
كيفية حساب تكلفة العمالة في مطعم الخدمة السريعة الخاص بك
تكلفة العمالة في المطعم
7 طرق لتقليل تكلفة العمالة في المطاعم دون الإضرار بالخدمة
كيف أقوم بعمل كشوف المرتبات الخاصة بي
كيف أقوم بكشوف المرتبات الخاصة بي كمالك مطعم
أسئلة متكررة
ما هو الحد الأدنى لساعة العمل لدفع أجر العمل الإضافي؟
في العديد من الولايات، يبدأ العمل الإضافي بعد 40 ساعة في الأسبوع، لكن بعض المناطق تتطلب أيضًا وقتًا إضافيًا بعد 8 ساعات في يوم واحد. تحقق دائمًا من القوانين المحلية.
كيف أحسب إجمالي ساعات العمل الأسبوعية لفريقي؟
اجمع الساعات اليومية لكل موظف من بداية الأسبوع حتى النهاية. تأكد من طرح فترات الراحة غير المدفوعة وإدراج العمل الإضافي عند الاقتضاء.
ما فائدة حساب ساعات العمل في الوقت الفعلي؟
يساعدك تتبع العمالة في الوقت الفعلي على اكتشاف المشكلات أثناء المناوبة، مثل تسجيل الدخول المبكر أو العمل الإضافي غير المتوقع، حتى تتمكن من ضبط التوظيف بسرعة.
ما التقارير التي يجب أن أقوم بإنشائها للمساعدة في حساب ساعات العمل؟
ابحث عن ملخصات العمل الأسبوعية والسجلات اليومية والتفاصيل القائمة على الأدوار. هذه تعطيك صورة كاملة عن من عمل ومتى وإلى متى.
