ما سجلات الرواتب التي يجب أن أحتفظ بها لمطعمي؟
احتفظ بالجداول الزمنية وقسائم الدفع والنماذج الضريبية وسجلات المدفوعات لمدة ثلاث إلى أربع سنوات على الأقل للبقاء متوافقًا مع لوائح العمل والضرائب.
كيف أقوم بكشوف المرتبات الخاصة بي كمالك مطعم
فهم مسؤوليات الرواتب الخاصة بك كمالك مطعم
قبل أن تتمكن من البدء في دفع الرواتب بنفسك، من المهم أن تعرف ما أنت مسؤول عنه. لا يقتصر كشف الرواتب على دفع رواتب موظفيك فحسب، بل يشمل أيضًا تتبع ساعات عملهم، والتعامل مع النصائح، والحصول على الضرائب الصحيحة، والاحتفاظ بسجلات دقيقة.
بصفتك مالكًا لمطعم، يتعين عليك اتباع قوانين العمل الفيدرالية والولائية وأحيانًا المحلية. واحدة من أهم القواعد هي التأكد من أن موظفيك يحصلون على الحد الأدنى للأجور على الأقل. إذا حصل موظفوك على إكراميات، فقد يُسمح لك بحساب بعض هذه الإكراميات مقابل أجرهم بالساعة - وهذا ما يسمى ائتمان الإكرامية. ولكن إذا لم تصل الإكراميات إلى الحد الأدنى للأجور، فأنت بحاجة إلى تعويض الفرق.
يجب عليك أيضًا تحصيل ضرائب معينة من راتب كل موظف. وتشمل هذه ضريبة الدخل الفيدرالية والضمان الاجتماعي والرعاية الطبية. في بعض الولايات، ستحتاج أيضًا إلى حجب ضرائب الدخل الحكومية أو المحلية. بصفتك صاحب العمل، يتعين عليك أيضًا دفع حصتك من ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية، إلى جانب ضرائب البطالة.
إن مهمتك هي تتبع كل هذه المعلومات وإرسال النماذج الصحيحة إلى مصلحة الضرائب ووكالة الضرائب الحكومية. تحتاج أيضًا إلى تزويد الموظفين بأوامر الدفع ونماذج الضرائب في نهاية العام مثل W-2.
قد يبدو فهم هذه القواعد كثيرًا في البداية، ولكن بمجرد أن تتعلم الأساسيات، فإنها تصبح جزءًا من روتينك. إن تخصيص بعض الوقت للتعلم الآن يمكن أن ينقذك من الغرامات أو العقوبات أو الموظفين غير السعداء في المستقبل.
جمع ساعات عمل الموظفين وبيانات الإكرامية
لتشغيل كشوف المرتبات بشكل صحيح، فإن أول شيء تحتاجه هو معلومات دقيقة حول عدد ساعات عمل كل موظف ومقدار ما كسبه من الإكراميات. هذا مهم بشكل خاص في المطعم، حيث يعمل الموظفون غالبًا في نوبات مختلفة، ويغطون بعضهم البعض، ويكسبون أجورًا وإكراميات بالساعة.
ابدأ بتتبع وقت الموظف - وهذا يعني عندما يبدأ كل عضو في الفريق وينهي نوبته. يمكنك استخدام ساعة زمنية بسيطة أو ورقة تسجيل دخول أو تطبيق رقمي لتتبع الوقت. مهما كانت الطريقة التي تختارها، تأكد من أنها متسقة وسهلة الاستخدام لموظفيك. ستحتاج إلى جمع هذه المعلومات يوميًا والتحقق مرة أخرى من أي لكمات مفقودة أو ساعات عمل إضافية أو إدخالات غير صحيحة.
بالإضافة إلى ساعات العمل، تحتاج أيضًا إلى تتبع النصائح. في حالة تلقي الخوادم أو السقاة إكراميات نقدية، يُطلب منهم إبلاغك بالمبلغ الإجمالي، عادةً في نهاية كل نوبة. إذا كانت الإكراميات تأتي من خلال مدفوعات بطاقات الائتمان، فقد يقوم نظامك بالفعل بتتبع هذه الإكراميات نيابة عنك. ستحتاج إلى تضمين كل من الإكراميات النقدية وبطاقات الائتمان في سجلات الرواتب الخاصة بك لأن الإكراميات تعتبر دخلًا خاضعًا للضريبة.
حافظ على جميع السجلات منظمة ويسهل الوصول إليها. إن وجود نظام أسبوعي أو نصف شهري لمراجعة بيانات الوقت والإكرامية قبل معالجة كشوف المرتبات سيساعدك على تجنب الأخطاء. من الجيد أيضًا أن يقوم الموظفون بمراجعة وتأكيد ساعات عملهم ومبالغ الإكرامية قبل يوم الدفع.
جمع البيانات الصحيحة هو أساس كشوف المرتبات. عندما يكون لديك سجلات دقيقة لوقت الموظفين والإكراميات، يصبح كل شيء آخر - مثل حساب الأجور والضرائب - أسهل بكثير.
جرب معالجة كشوف المرتبات الخالية من المتاعب
قم بتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك مع Altametrics
احسب الأجر الإجمالي والعمل الإضافي والنصائح
بمجرد جمع ساعات العمل ومعلومات الإكرامية، فإن الخطوة التالية هي حساب المبلغ الذي كسبه كل موظف خلال فترة الدفع. يتضمن ذلك رواتبهم العادية بالساعة وأي عمل إضافي ونصائحهم المبلغ عنها.
ابدأ بالأجر الإجمالي، وهو المبلغ الإجمالي الذي يكسبه الموظف قبل الضرائب والخصومات. لمعرفة ذلك، اضرب عدد ساعات العمل العادية بأجر الموظف بالساعة. على سبيل المثال، إذا عمل شخص ما 40 ساعة بسعر 15 دولارًا في الساعة، فإن أجره الإجمالي هو 600 دولار.
إذا كان الموظف يعمل أكثر من 40 ساعة في الأسبوع، فستحتاج إلى حساب أجر العمل الإضافي. ينص القانون الفيدرالي على أنه يجب دفع العمل الإضافي في وقت ونصف. لذلك إذا كان هذا الموظف نفسه يعمل 45 ساعة، فستدفع 15 دولارًا في الساعة لأول 40 ساعة و 22.50 دولارًا في الساعة لساعات العمل الإضافية الخمس. وبذلك يصل إجمالي رواتبهم إلى 712.50 دولارًا.
بعد ذلك، قم بتضمين النصائح. إذا تم الإبلاغ عن الإكراميات بشكل منفصل (مثل الإكراميات النقدية)، فيجب إضافتها إلى إجمالي أرباح الموظف لأغراض ضريبية. إذا كنت تستخدم ائتمان الإكرامية، فستحتاج إلى التأكد من أن الأجر الإجمالي للساعة والإكراميات يفي أو يتجاوز الحد الأدنى للأجور في ولايتك. إذا لم يكن الأمر كذلك، يجب عليك تعويض الفرق.
تذكر أيضًا تضمين أي أرباح إضافية، مثل المكافآت أو فروق المناوبة، إذا كانت تنطبق. تحقق جيدًا من جميع الحسابات الخاصة بك واحتفظ بسجل للأجور الإجمالية وساعات العمل والإكراميات لكل موظف.
بمجرد حساب الأجر الإجمالي لكل موظف، تكون جاهزًا للخطوة التالية - الاقتطاعات الضريبية والخصومات.
تحديد واستقطاع ضرائب الرواتب الصحيحة
بعد حساب الأجر الإجمالي لكل موظف، فإن الخطوة التالية هي معرفة المبلغ الذي تحتاج إلى اقتطاعه من ضرائب الرواتب. هذا الجزء مهم لأن كل من الموظف وصاحب العمل يتحملان مسؤوليات ضريبية، وفقدان شيء ما يمكن أن يؤدي إلى عقوبات مكلفة.
بصفتك مالكًا لمطعم، يتعين عليك اقتطاع ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة الضمان الاجتماعي وضريبة الرعاية الطبية من رواتب موظفيك. يعتمد مبلغ ضريبة الدخل الفيدرالية على نموذج W-4 الخاص بالموظف، والذي يخبرك بالمبلغ الذي يجب اقتطاعه بناءً على حالة التسجيل والبدلات الخاصة به. يمكنك استخدام جداول ضرائب IRS أو حاسبة الرواتب عبر الإنترنت لمعرفة ذلك.
بالنسبة للضمان الاجتماعي والرعاية الطبية، فإن المعدلات ثابتة. يجب عليك اقتطاع 6.2٪ من أجور الموظف للضمان الاجتماعي و 1.45٪ للرعاية الطبية. أنت، بصفتك صاحب العمل، مطالب أيضًا بمطابقة هذه المبالغ. وهذا يعني أنه مقابل كل 100 دولار من الأجور، تدفع 7.65 دولارًا وتحجب 7.65 دولارًا من الموظف.
إذا كانت ولايتك تفرض ضريبة دخل حكومية، فستحتاج إلى حجب ذلك أيضًا. تفرض بعض المدن والمقاطعات أيضًا ضرائب الرواتب المحلية. تأكد من مراجعة وكالة الضرائب في ولايتك حتى تقوم باقتطاع المبالغ الصحيحة.
تحتاج النصائح أيضًا إلى فرض ضرائب. حتى إذا كان موظفوك يتلقون معظم دخلهم من الإكراميات، فإن هذه الإكراميات لا تزال تخضع لنفس قواعد ضريبة الرواتب. يتضمن ذلك الإكراميات النقدية والإكراميات المدفوعة من خلال بطاقات الائتمان.
بمجرد حساب الضرائب الصحيحة وخصمها، فأنت على بعد خطوة واحدة من تشغيل كشوف المرتبات بشكل صحيح والبقاء في حالة امتثال.
حساب الخصومات وصافي الدفع النهائي
بعد معرفة المبلغ الذي يجب اقتطاعه من ضرائب الرواتب، فإن الخطوة التالية هي حساب صافي الأجر لكل موظف - وهذا هو المبلغ الفعلي الذي سيأخذونه إلى المنزل في يوم الدفع.
ابدأ بطرح جميع الاقتطاعات الضريبية المطلوبة من الأجر الإجمالي للموظف. يشمل ذلك ضريبة الدخل الفيدرالية والضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وأي ضرائب حكومية أو محلية. إذا أبلغ الموظف عن الإكراميات، فيجب أيضًا تضمينها في دخله الخاضع للضريبة، مما قد يؤثر على المبلغ الذي تحتاج إلى اقتطاعه.
بالإضافة إلى الضرائب، قد تضطر إلى إجراء خصومات أخرى. يمكن أن يشمل ذلك أشياء مثل أقساط التأمين الصحي أو مساهمات التقاعد أو خصومات الوجبات إذا كان مطعمك لديه سياسة لوجبات الموظفين. تأكد من توثيق هذه الخصومات بشكل صحيح وأن الموظفين قد وافقوا عليها كتابيًا.
بمجرد خصم جميع الاستقطاعات والخصومات من الأجر الإجمالي، فإن ما تبقى هو صافي الأجر. على سبيل المثال، إذا كان الموظف يكسب 700 دولار من إجمالي الأجر وقمت بطرح 100 دولار من الضرائب و 50 دولارًا في شكل خصومات أخرى، فسيكون صافي راتبه 550 دولارًا.
من المهم تزويد الموظفين بكتاب الراتب الذي يوضح بوضوح الأجر الإجمالي وجميع الاستقطاعات والخصومات والمبلغ الصافي النهائي. يساعد ذلك موظفيك على فهم كيفية حساب رواتبهم والحفاظ على شفافية كل شيء.
تحقق جيدًا من جميع الرياضيات الخاصة بك قبل إصدار المدفوعات. يمكن أن يؤدي الخطأ الصغير في الخصومات أو الاستقطاع إلى الارتباك أو الإحباط أو حتى المشكلات القانونية. إن تخصيص بعض الوقت للحصول على صافي الأجر الصحيح يضمن دفع رواتب موظفيك بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
إصدار مدفوعات للموظفين
الآن بعد أن قمت بحساب صافي الأجر لكل موظف، حان الوقت لدفعه فعليًا. بصفتك مالكًا لمطعم، لديك عدة طرق مختلفة للقيام بذلك، ومن المهم اختيار طريقة بسيطة وموثوقة وقانونية في ولايتك. أكثر
الطرق شيوعًا لإصدار كشوف المرتبات هي الشيكات الورقية والإيداع المباشر وبطاقات الدفع. يبدأ العديد من مالكي المطاعم الصغيرة بالشيكات الورقية لأنها سهلة الكتابة ولا تتطلب الكثير من الإعداد. ما عليك سوى التأكد من أنك تستخدم صيغة شيك تتضمن تفاصيل مهمة مثل فترة الدفع والمبلغ والخصومات.
الإيداع المباشر هو خيار أكثر ملاءمة لك ولموظفيك. إنه يوفر الوقت ويقلل الورق ويحصل الموظفين على أموالهم بشكل أسرع. تقدم معظم البنوك والاتحادات الائتمانية خدمات الإيداع المباشر، بل إن بعضها يسمح للشركات الصغيرة باستخدامها دون الحاجة إلى برامج الرواتب الكاملة.
تعد بطاقات الدفع خيارًا آخر - وهي بطاقات قابلة لإعادة التحميل حيث يمكن تحميل الأجور إلكترونيًا. يفضل بعض الموظفين هذا الخيار إذا لم يكن لديهم حساب مصرفي. فقط تأكد من اتباع قواعد ولايتك، حيث لا تسمح جميع الولايات ببطاقات الدفع دون موافقة الموظف.
بغض النظر عن الطريقة التي تدفع بها لموظفيك، تأكد دائمًا من سداد المدفوعات في الوقت المحدد. اختر جدولًا منتظمًا - مثل أسبوعي أو نصف شهري - والتزم به. يمكن أن تؤدي الرواتب المتأخرة إلى موظفين غير سعداء ومشكلات قانونية محتملة.
احتفظ بسجل لجميع المدفوعات التي تصدرها، بما في ذلك الطريقة والمبلغ والتاريخ. هذا يساعدك على البقاء منظمًا ويجعل الإيداع الضريبي أسهل لاحقًا.
قم بتقديم نماذج ضريبة الرواتب وإجراء الودائع المطلوبة
بمجرد أن تدفع لموظفيك وتحجز الضرائب المناسبة، فإن وظيفتك لم تنته بعد. بصفتك مالكًا لمطعم يقوم بكشوف الرواتب الخاصة بك، فأنت مسؤول أيضًا عن تقديم نماذج الضرائب وإيداع الضرائب التي جمعتها إلى الوكالات الحكومية المناسبة.
أولاً، دعونا نتحدث عن إيداع الضرائب. يجب إرسال الأموال التي اقتطعتها من موظفيك - مثل ضريبة الدخل الفيدرالية والضمان الاجتماعي والرعاية الطبية - إلى مصلحة الضرائب وفقًا لجدول زمني منتظم. يُطلب من معظم الشركات الصغيرة إيداع هذه الضرائب إما شهريًا أو نصف أسبوعيًا، اعتمادًا على مقدار الضريبة المستحقة عليك. ستحتاج أيضًا إلى إيداع حصتك من ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية، بالإضافة إلى أي ضرائب بطالة فيدرالية وحكومية تدين بها كصاحب عمل.
بعد ذلك، يجب عليك تقديم نماذج ضريبة الرواتب. النموذج الأكثر شيوعًا هو النموذج 941، والذي يحين موعد استحقاقه كل ثلاثة أشهر ويبلغ عن الضرائب التي اقتطعتها ودفعتها. مرة واحدة في السنة، ستقدم أيضًا النموذج 940 لضريبة البطالة الفيدرالية. في نهاية العام، يجب عليك إعداد نماذج W-2 لكل موظف ونموذج W-3 لتلخيص جميع نماذج W-2 الخاصة بك.
إذا كانت ولايتك تفرض ضريبة دخل، فمن المحتمل أن تضطر إلى تقديم نماذج ضريبة الرواتب الحكومية أيضًا. تختلف هذه باختلاف الولاية، لذا تأكد من التحقق من متطلباتك المحلية.
يمكن أن يؤدي عدم وجود إيداع ضريبي أو موعد نهائي للتقديم إلى غرامات، لذلك من الجيد تحديد جميع تواريخ الاستحقاق في التقويم أو استخدام التذكيرات. يساعدك البقاء على رأس هذه المهام على تجنب العقوبات والحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة.
احتفظ بسجلات الرواتب الدقيقة وابقَ متوافقًا
بمجرد الانتهاء من كشوف المرتبات الخاصة بك وتقديم النماذج الضريبية الخاصة بك، فإن الخطوة الأخيرة - ولكن بنفس الأهمية - هي البقاء منظمًا مع حفظ السجلات بشكل جيد. بصفتك مالكًا لمطعم يقوم بكشوف الرواتب الخاصة بك، فإن الاحتفاظ بسجلات مفصلة ودقيقة يحمي عملك في حالة التدقيق أو نزاع الموظفين أو التحقق من الامتثال.
كحد أدنى، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات لوقت عمل الموظف، والأجور المدفوعة، والاقتطاعات الضريبية، والخصومات، وتقارير الإكراميات، وقسائم الرواتب، والإيداعات الضريبية. يتضمن ذلك الملفات الورقية والرقمية. يجب عليك أيضًا حفظ نسخ من نماذج W-2s و 941 وتأكيدات الإيداع. ستساعدك هذه المستندات على التحقق من أنك دفعت لموظفيك بشكل صحيح وأرسلت كل شيء في الوقت المحدد.
يتطلب القانون الفيدرالي الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل، ولكن قد تتطلب بعض الولايات وقتًا أطول. يجب الاحتفاظ بالبطاقات الزمنية والجداول الزمنية وسجلات الإكراميات لمدة عامين على الأقل. إن الوصول إلى هذه السجلات بسهولة يمكن أن يوفر لك الكثير من المتاعب إذا ظهرت أسئلة في أي وقت.
تساعدك المراجعة المنتظمة لسجلاتك أيضًا على اكتشاف المشكلات مبكرًا - مثل الساعات المفقودة أو النصائح غير المبلغ عنها أو الأخطاء الضريبية. من الجيد التحقق من ملخصات الرواتب بعد كل فترة دفع وتصحيح أي أخطاء على الفور.
لا تحتاج إلى برامج فاخرة للاحتفاظ بسجلات جيدة. يمكن أن يعمل نظام الملفات البسيط أو جداول البيانات أو التخزين السحابي بشكل جيد طالما تم تنظيم مستنداتك ونسخها احتياطيًا.
لا يجب أن يكون الالتزام بقوانين الرواتب أمرًا مربكًا. من خلال حفظ السجلات المستمر والاهتمام بالتفاصيل، يمكنك إدارة كشوف المرتبات بثقة بنفسك والحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة.
يجب أن يقرأ المحتوى
تكلفة العمالة
كيفية حساب تكلفة العمالة في مطعم
احسب ساعات العمل
5 أخطاء يجب تجنبها عند حساب ساعات العمل
حساب تكلفة العمالة
كيفية حساب تكلفة العمالة في صناعة الضيافة
كيفية حساب تكلفة العمالة
كيفية حساب تكلفة العمالة في مطعم الخدمة السريعة الخاص بك
تكلفة العمالة في المطعم
7 طرق لتقليل تكلفة العمالة في المطاعم دون الإضرار بالخدمة
أسئلة متكررة
كم من الوقت يجب أن أحتفظ بسجلات الرواتب؟
احتفظ بجميع سجلات الرواتب، بما في ذلك البطاقات الزمنية وقسائم الدفع والنماذج الضريبية، لمدة ثلاث سنوات على الأقل - أو أكثر، وفقًا لمتطلبات ولايتك.
كيف يمكنني الإبلاغ عن دخل الإكرامية إلى مصلحة الضرائب؟
يجب الإبلاغ عن دخل الإكرامية في النموذج 941 كل ثلاثة أشهر وإدراجه في W-2 لكل موظف في نهاية العام.
ما هو ائتمان الإكرامية وكيف يؤثر على الرواتب؟
يسمح لك رصيد الإكرامية بحساب جزء من الإكراميات المبلغ عنها لتلبية متطلبات الحد الأدنى للأجور، إذا كان ذلك مسموحًا به في ولايتك.
كيف يمكنني تتبع ساعات الموظفين والنصائح؟
استخدم نظام الساعة الزمنية أو تطبيق تتبع الوقت أو الجداول الزمنية اليدوية. يجب تسجيل النصائح يوميًا، وخاصة الإكراميات النقدية التي يبلغ عنها الموظفون.
