ما هو استبيان مشاركة الموظفين؟
استبيان مشاركة الموظفين عبارة عن مجموعة قصيرة ومنظمة من الأسئلة التي يجيب عليها الموظفون حول العمل اليومي، مما يساعد أصحاب المطاعم على قياس الروح المعنوية، والعثور على المشكلات المتكررة، وفهم نقاط الدعم أو التوتر، وتحديد التغييرات العملية الحقيقية التي تعمل على تحسين التحولات واستقرار الفريق.
استبيانات مشاركة الموظفين للمطاعم
نظرة عامة
لا تستقيل معظم فرق المطاعم بسبب الطعام أو الضيوف. لقد استقالوا بسبب شعور العمل كل يوم. إذا كانت نوبات العمل تبدو غير عادلة، أو إذا لم يستمع أحد، أو إذا لم يتم إصلاح المشكلات مطلقًا، يبدأ الناس في البحث عن المخرج.
تتمحور مشاركة الموظفين حول مدى اهتمام فريقك بالقيام بعمل جيد، وليس مجرد الحضور. يمكنك أن ترى ذلك في أشياء صغيرة - من يتدخل في عجلة من أمره، ومن يراجع الطلبات مرتين، ومن يرحب بالموظفين الجدد دون أن يُطلب منك ذلك.
استبيان مشاركة الموظفين هو طريقة بسيطة لسؤال موظفيك، «كيف تسير الأمور هنا، حقًا؟» بدلاً من الشكاوى العشوائية، تحصل على إجابات واضحة لنفس الأسئلة من الجميع. يمنحك ذلك أنماطًا يمكنك العمل وفقًا لها.
يمكن أن يساعدك استطلاع بسيط -
1. اكتشف علامات الإنذار المبكر - الإحباط من الجداول الزمنية أو التدريب أو نوبات معينة قبل أن يستقيل الناس.
2. ابحث عن المشكلات المخفية - المعدات المعطلة أو التوقعات غير الواضحة أو ضعف التواصل بين FOH و BOH.
3. حماية تجربة الضيوف - عندما يشعر الموظفون بأنهم مسموعون ومدعومون، فإنهم يكونون أكثر صبرًا وودًا مع الضيوف.
4. التحكم في التكاليف - انخفاض معدل الدوران يعني عددًا أقل من إعلانات التوظيف ووقت تدريب أقل وفريق أكثر اتساقًا على الأرض.
لهذا السبب تستحق استطلاعات المشاركة وقتك، حتى في مطعم مزدحم. إنهم يحولون الشكاوى اليومية والمشكلات الصغيرة إلى بيانات واضحة يمكنك التعامل معها بالفعل.
فهم استطلاعات مشاركة الموظفين
يعد استبيان مشاركة الموظفين أداة بسيطة لمساعدتك على فهم شعور فريقك حقًا بالعمل في مطعمك. إنها مجموعة من الأسئلة التي يجيب عليها الجميع بنفس الطريقة، عادةً بشكل مجهول، حتى تتمكن من رؤية الأنماط بدلاً من الشكاوى العشوائية.
فكر في الأمر على أنه «فحص منظم لدرجة الحرارة» لموظفيك. بدلاً من سماع أجزاء صغيرة عابرة - خادم واحد مستاء من الجدول الزمني، وطباخ واحد منزعج من المعدات - تحصل على إجابات واضحة من فريقك بأكمله حول نفس الموضوعات- الاحترام والتدريب والإنصاف والسلامة والتواصل والدعم من المديرين.
عادةً ما يحتوي استطلاع المشاركة الأساسي على -
1. أسئلة التقييم القصير (على سبيل المثال، 1-5 من «لا أوافق بشدة» إلى «أوافق بشدة»).
2. بعض الأسئلة المفتوحة حيث يمكن للأشخاص كتابة ما يعمل وما لا يصلح.
3. موعد نهائي واضح حتى يعرف الجميع متى يجب إكماله.
4. إخفاء الهوية حتى يكون الناس صادقين دون القلق بشأن الاسترداد.
هذا يختلف عن مربع الاقتراحات أو التعليقات غير الرسمية. غالبًا ما يمنحك مربع الاقتراحات تعليقات لمرة واحدة. يطرح الاستطلاع نفس الأسئلة على الجميع، حتى تتمكن من معرفة ما إذا كانت المشكلة صغيرة أو واسعة الانتشار. على سبيل المثال، إذا قال 80٪ من الموظفين أن الجداول الزمنية ليست عادلة، فهذا يعني أن الأمر أكثر من مجرد شخص واحد يشكو.
لا تحتاج إلى برنامج خاص لإجراء استبيان المشاركة. يمكنك استخدام النماذج الورقية أو النموذج البسيط عبر الإنترنت أو الكمبيوتر اللوحي في المكتب. الجزء الأكثر أهمية هو هذا - تخطط لاستخدام الإجابات فعليًا. الهدف ليس جمع التعليقات ونسيانها. الهدف هو فهم ما يحتاجه فريقك حتى تتمكن من إجراء بعض التغييرات المركزة التي تعمل على تحسين العمل اليومي للجميع.
قبل أن تبدأ
قبل توزيع استطلاع واحد، من المفيد معرفة سبب قيامك بذلك. إذا كان الهدف غامضًا، فستكون الأسئلة غامضة، ولن تساعد الإجابات كثيرًا. يمكن أن توفر لك بضع دقائق من التخطيط الكثير من الوقت لاحقًا.
ابدأ بسؤال نفسك -
- ما الذي يقلقني أكثر الآن؟
- أين أشعر بأكبر قدر من الألم - الدوران أو التدريب أو العمل الجماعي أو تجربة الضيف؟
- ما الذي أتمنى أن أفهمه بشكل أفضل عن فريقي؟
قد تكون الأهداف المشتركة للاستطلاع الأول -
- فهم سبب مغادرة الأشخاص خلال أول 90 يومًا.
- تعرف على شعور الموظفين تجاه الجداول الزمنية وعدالة التحول.
- اكتشف ما إذا كان التدريب كافيًا للموظفين الجدد وعناصر القائمة الجديدة.
- تحقق مما إذا كان الناس يشعرون بالأمان والاحترام والاستماع إليهم.
بمجرد اختيار هدفك الرئيسي، اختر 2-3 مقاييس بسيطة لمشاهدتها بمرور الوقت. على سبيل المثال -
1. معدل الدوران - عدد الأشخاص الذين يغادرون كل شهر أو ربع.
2. حالات الغياب والاستدعاء - هل ترتفع أم تنخفض بعد التغييرات؟
3. متوسط المدة - المدة التي يقضيها الأشخاص قبل الإقلاع عن التدخين.
4. شكاوى الضيوف - خاصة فيما يتعلق بالخدمة أو السرعة أو الموقف.
اكتب هذه. بعد تشغيل الاستطلاع وإجراء بعض التغييرات، ستعود إلى هذه الأرقام. في حالة انخفاض المبيعات أو انخفاض المكالمات، فهذه علامة على نجاح جهودك.
أيضًا، حدد التوقعات مع مديريك ونفسك - فأنت لا تحاول إصلاح كل شيء دفعة واحدة. الهدف هو معرفة الأمور الأكثر أهمية لفريقك في الوقت الحالي، ثم اختيار بعض التغييرات التي يمكنك تقديمها فعليًا في غضون 30-60 يومًا. هذا التركيز هو ما يجعل الاستطلاع يستحق القيام به.
إلى متى وما هي الصيغة ومن يجب أن يجيب
يتناسب الاستطلاع الجيد مع حياة المطاعم الحقيقية. وهذا يعني أنه يجب أن يكون قصيرًا وواضحًا وسهل الإكمال بين نوبات العمل أو بعد تسجيل الخروج مباشرة.
اجعل الأمر قصيرًا
بالنسبة لمعظم المطاعم، يكفي 10-12 سؤالًا للتقييم و2-4 أسئلة مفتوحة. يستغرق إكماله حوالي 5-10 دقائق. إذا بدا الاستطلاع طويلاً أو مربكًا، فسوف يندفع الأشخاص من خلاله أو يتخطونه تمامًا. تعمل الاستطلاعات القصيرة أيضًا على تسهيل مراجعة الإجابات والتصرف بناءً عليها.
حدد من يجب أن يجيب
هدفك هو الاستماع إلى العملية بأكملها، وليس مجرد بعض الأصوات العالية. تشمل -
1. واجهة المنزل - الخوادم والسقاة والمضيفين والحافلات.
2. الجزء الخلفي من المنزل - الطهاة، الإعدادية، غسالات الصحون.
3. تغيير العملاء المحتملين والمشرفين والمديرين.
ترى كل مجموعة مشكلات مختلفة. قد تتحدث FOH عن الضيوف والنصائح. قد يتحدث BOH عن المعدات وتدفق التذاكر. قد يتحدث المديرون عن التوظيف والتواصل. تريد كل ذلك.
اختر تنسيقًا بسيطًا
لا تحتاج إلى برنامج خاص. ثلاثة خيارات سهلة -
1. الاستطلاعات الورقية - النماذج المطبوعة التي يملأها فريقك ويسقطها في صندوق مغلق.
2. رمز QR إلى نموذج عبر الإنترنت - يقوم الموظفون بالمسح باستخدام هواتفهم والرد في نموذج بسيط.
3. جهاز لوحي مشترك - جهاز في المكتب أو منطقة الاستراحة حيث يكمل كل شخص الاستبيان.
اختر الخيار الذي من المرجح أن يستخدمه فريقك. في مطعم صغير مكون من وحدة واحدة، قد يعمل الورق بشكل أفضل. في فريق أصغر سنًا يتمتع بالراحة التقنية، تكون رموز QR والنماذج عبر الإنترنت سهلة.
مهما كان التنسيق الذي تختاره، ذكّر الجميع بأن الاستطلاع مجهول وأنك ستشارك ما تعلمته. سوف يمنحك الاستطلاع القصير المصمم جيدًا والذي يمكن للجميع الوصول إليه بيانات أفضل وصورة أوضح لما يشعر به فريقك بالفعل.
عينة من أسئلة استبيان مشاركة الموظفين
الآن دعونا نتحدث عما يجب طرحه بالفعل. الأسئلة الجيدة واضحة وقصيرة وتركز على العمل اليومي. يجب أن يساعدوك في معرفة أين تسير الأمور بشكل جيد وأين يعاني فريقك.
هيكل بسيط لاستبيانك الأول -
1. 10-12 سؤال تصنيف (مقياس 1-5. لا أوافق بشدة على الموافقة بشدة)
2. 2-4 أسئلة مفتوحة للإجابات المكتوبة
أسئلة التصنيف المقترحة (مقياس 1-5) -
1. أشعر بالاحترام من قبل المشرفين.
2. أشعر بالاحترام من قبل زملائي في العمل.
3. الجداول عادلة ويتم نشرها بإشعار كافٍ.
4. لدي الأدوات والمعدات التي أحتاجها للقيام بعملي بشكل جيد.
5. لقد تلقيت تدريبًا كافيًا لأشعر بالثقة في وظيفتي.
6. عندما أرتكب خطأ، يتم تدريبي بدلاً من إلقاء اللوم فقط.
7. إذا كان لدي قلق، فأنا أعرف مع من أتحدث.
8. تستمع الإدارة إلى تعليقات الموظفين.
9. يتم ملاحظة العمل الجيد وتقديره هنا.
10. أشعر بالأمان في بيئة عملي.
11. التواصل بين الجزء الأمامي من المنزل والجزء الخلفي من المنزل واضح.
12. بشكل عام، أوصي بهذا المطعم كمكان للعمل.
تتطرق هذه الأسئلة إلى المجالات الرئيسية- الاحترام والجدولة والأدوات والتدريب والسلامة والتواصل. عندما تنظر إلى متوسط الدرجات لاحقًا، ستشير الأرقام المنخفضة إلى أكبر مناطق المشكلات لديك.
أسئلة مفتوحة مقترحة -
1. ما هو الشيء الوحيد الذي يمكننا تغييره والذي من شأنه أن يجعل نوباتك أفضل؟
2. ما الذي يعجبك أكثر في العمل هنا؟
3. ما الذي يجعل عملك أصعب مما يجب أن يكون؟
4. هل هناك أي شيء آخر تريد أن تعرفه الملكية أو الإدارة؟
تعطي هذه الإجابات المكتوبة السياق وراء الدرجات. قد ترى نفس المشكلات تتكرر عبر العديد من الاستطلاعات. هذا يخبرك من أين تبدأ.
احتفظ بأسئلة حول الأنظمة والسلوكيات، وليس حول أشخاص محددين بالاسم. هذا يجعل الاستطلاع أكثر أمانًا وأكثر فائدة. من خلال قائمة قصيرة من الأسئلة الواضحة مثل هذه، ستمنحك استطلاعات مشاركة الموظفين رؤية حقيقية يمكنك التصرف بناءً عليها، وليس فقط الشكاوى العشوائية.
حقق المزيد بأقل قدر من المتاعب!
دمج النتائج وإدارتها وقيادتها باستخدام Altametrics
اختيار قناة الاستطلاع الصحيحة
لا تحتاج إلى برامج خيالية لإجراء استطلاع جيد. تحتاج فقط إلى وسيلة للناس للإجابة على الأسئلة بسرعة وأمانة. أفضل قناة هي تلك التي سيستخدمها فريقك بالفعل.
الخيار 1. الاستطلاعات الورقية
اطبع أسئلتك على صفحة واحدة. قم بتسليمها أثناء فترة ما قبل المناوبة أو في نهاية المناوبة. اطلب من الناس تعبئتها وإسقاطها في صندوق مغلق أو ظرف.
مناسب للمطاعم الصغيرة والفرق التي لا تشعر بالراحة مع الهواتف في العمل.
احترس من - الكتابة اليدوية التي يمكن أن تكشف من كتب ماذا. امزج الاستطلاعات من نوبات مختلفة معًا قبل القراءة.
الخيار 2. رموز QR إلى نموذج عبر الإنترنت
قم بإنشاء نموذج بسيط عبر الإنترنت (على سبيل المثال، في نماذج Google). حوّل الرابط إلى رمز QR وانشره في المكتب أو منطقة الاستراحة. يقوم الموظفون بالمسح باستخدام هواتفهم والرد هناك.
جيد للفرق الأصغر سنًا والموظفين الذين يتمتعون بالراحة التقنية والأماكن التي تنتشر فيها الهواتف.
احترس من. تكاليف البيانات أو الهواتف القديمة. امنح الناس دقيقة هادئة لملئها، وليس أثناء الاندفاع.
الخيار 3. جهاز لوحي
مشترك احتفظ بجهاز لوحي في المكتب أو منطقة المدير. اسحب الاستبيان واسمح للموظفين بإكماله واحدًا تلو الآخر.
مناسب للأماكن ذات الحجم الكبير حيث لا يمتلك الجميع هاتفًا ذكيًا أو يريدون استخدامه.
احترس من - الخصوصية. تأكد من أن لا أحد ينظر فوق الكتفين.
أيًا كانت القناة التي تختارها، احتفظ بهذه القواعد
- اجعلها مجهولة (بدون أسماء ولا رسائل بريد إلكتروني).
- اجعلها سريعة (5-10 دقائق).
- اجعل الوصول إليها سهلاً (تعليمات واضحة وتذكيرات مرئية). إن
الإعداد البسيط منخفض التكلفة الذي يثق به فريقك سيعطيك إجابات أفضل من أي أداة باهظة الثمن.
تحويل الملاحظات إلى خطة عمل بسيطة
بمجرد دخول الاستطلاعات، يبدأ العمل الحقيقي. هدفك ليس قراءة كل تعليق مرة واحدة والمضي قدمًا. هدفك هو تحديد الأنماط واختيار بعض الإجراءات الواضحة.
الخطوة 1. انظر إلى الدرجات أولاً
اكتب كل سؤال تصنيف على ورقة أو في جدول بيانات بسيط. لكل سؤال، احسب متوسط الدرجات (1-5). لا تحتاج إلى أن تكون مثاليًا - فقط قريبًا.
- الدرجات 4-5. الأشياء تعمل في الغالب.
- الدرجات 3-3.5. علامات تحذيرية، مجال للتحسين.
- الدرجات 1-2.5. مجالات المشاكل التي تحتاج إلى الاهتمام.
ضع دائرة حول الأسئلة الثلاثة الأقل نقاطًا. هذه هي أكبر مشكلاتك من وجهة نظر فريقك.
الخطوة 2. اقرأ التعليقات حسب الموضوع
التالي، اقرأ الإجابات المفتوحة. لا تتفاعل مع كل واحدة بمفردها. بدلاً من ذلك، ابحث عن الموضوعات المتكررة
-
- الجداول الزمنية والإنصاف - التدريب والدعم للموظفين الجدد
- التواصل من المديرين
- الأدوات والمعدات
- السلامة والاحترام
إذا ذكر العديد من الأشخاص نفس المشكلة، تعامل معها على أنها إشارة وليس ضوضاء.
الخطوة 3. اختر 2-3 إجراءات، وليس 20
لا يمكنك إصلاح كل شيء دفعة واحدة. اختر 2-3 تغييرات يمكنك إجراؤها بشكل واقعي في 30-60 يومًا القادمة. على سبيل المثال -
- نشر الجداول في وقت سابق من كل أسبوع.
- إضافة قائمة تدريب قصيرة للموظفين الجدد.
- عقد اجتماع سريع قبل المناوبة لمشاركة التحديثات.
تأكد من أن كل إجراء واضح وبسيط ومرئي لفريقك.
الخطوة 4. اتصل
بأرقامك راقب مقاييسك الرئيسية على مدار الأشهر القليلة المقبلة- معدل الدوران، والاستدعاءات، وشكاوى الضيوف، وحتى ضغوط المدير. إذا تحسنت هذه الأرقام، فستعمل التغييرات التي أجريتها. إذا لم يكن الأمر كذلك، فأنت تعلم أنك بحاجة إلى التكيف.
عندما تتعامل مع الاستطلاع مثل البيانات وليس الدراما، فإنه يصبح أداة مفيدة. إنها تساعدك على تركيز وقتك وجهدك حيث ستجعل الحياة أفضل لفريقك وضيوفك.
إغلاق الحلقة
جمع الاستطلاعات هو نصف المهمة فقط. الجزء الذي يشاهده فريقك حقًا هو ما تفعله بعد ذلك. إذا استغرقوا وقتًا للإجابة ولم يتغير شيء، فسيتوقفون عن أخذ الاستطلاعات المستقبلية على محمل الجد.
الخطوة 1. شارك ما سمعته
في غضون أسبوع أو أسبوعين، تحدث إلى فريقك حول النتائج. يمكنك القيام بذلك في اجتماع ما قبل المناوبة أو اجتماع قصير للموظفين أو ملخص مطبوع بسيط في الخلف. اجعل الأمر واضحًا وصادقًا -
- ما الذي حصل على درجات عالية (ما الذي ينجح)
- ما الذي حصل على نقاط منخفضة (ما يحتاج إلى العمل)
- بعض التعليقات التي تعكس الموضوعات المشتركة، دون تسمية أي شخص
هذا يدل على أنك كنت تستمع وليس مجرد جمع الأوراق.
الخطوة 2. اشرح ما ستقوم بتغييره
بعد ذلك، شارك الإجراءات 2-3 التي قررتها. على سبيل المثال -
- «سمعنا أن الجداول تبدو في اللحظة الأخيرة. بدءًا من الشهر المقبل، سيتم نشر الجداول بحلول يوم الأربعاء الساعة 3 مساءً.»
- «سمعنا أن التدريب يشعر بالتسرع. نحن بصدد إضافة تغيير الظل الثاني للموظفين الجدد.»
كن محددًا بشأن ما سيتغير ومتى. هذا يبني الثقة.
الخطوة 3. كن صادقًا بشأن ما لا يمكنك إصلاحه حتى الآن
قد تكون بعض المشكلات حقيقية ولكن يصعب إصلاحها على الفور، مثل مستويات الأجور أو عمليات إعادة التصميم الرئيسية. لا تتجاهلهم. قل، «لقد سمعنا هذا، ولكن هذا هو السبب في أننا لا نستطيع حلها الآن.» يحترم الناس الإجابات الواضحة أكثر من الصمت.
الخطوة 4. خطط لتسجيل الوصول التالي
حدد متى ستجري استطلاعًا آخر أو إصدارًا قصيرًا «نبضًا» - ربما في غضون 6-12 شهرًا. أخبر فريقك أنك تخطط لطرح الأسئلة مرة أخرى ومقارنة النتائج.
عندما تسأل وتتصرف ثم تسأل مرة أخرى، تصبح استطلاعات المشاركة جزءًا من كيفية إدارة المطعم - وليس مشروعًا لمرة واحدة. مع مرور الوقت، يمكن أن تمنحك هذه العادة البسيطة فريقًا أكثر استقرارًا، ومفاجآت أقل، ومكانًا أفضل للعمل وتناول الطعام.
يجب أن يقرأ المحتوى
مكان عمل الموظف
كيفية بناء مكان عمل إيجابي للموظفين في المطاعم
مكافآت الموظفين
دليل عملي لمكافآت الموظفين في المطاعم
كيفية تحسين مشاركة الموظفين
كيفية تحسين مشاركة الموظفين في المطاعم
أفكار التعرف على الموظفين
أفكار بسيطة للتعرف على الموظفين لموظفي الفندق
كيفية قياس مشاركة الموظفين
كيفية قياس مشاركة الموظفين في مطعمك
أسئلة متكررة
ما الأدوات التي أحتاجها لإجراء استبيان حول مشاركة الموظفين؟
يمكنك استخدام النماذج المطبوعة أو رمز QR لنموذج بسيط عبر الإنترنت أو جهاز لوحي مشترك في المكتب. اختر الخيار الذي يمكن لفريقك استخدامه بالفعل بسهولة. هذه العملية مهمة أكثر من الأداة.
كيف أعرف ما إذا كان الاستبيان الخاص بي ناجحًا؟
انظر إلى ثلاثة أشياء -
- عدد الأشخاص الذين استجابوا (المشاركة).
- مدى وضوح المشاكل الرئيسية بعد قراءة النتائج.
- ما إذا كان بإمكانك اختيار 23 إجراءً واقعيًا من التعليقات.
إذا حصلت على ردود كافية وقمت بتوضيح الخطوات التالية، فقد قام الاستطلاع بعمله.
- عدد الأشخاص الذين استجابوا (المشاركة).
- مدى وضوح المشاكل الرئيسية بعد قراءة النتائج.
- ما إذا كان بإمكانك اختيار 23 إجراءً واقعيًا من التعليقات.
إذا حصلت على ردود كافية وقمت بتوضيح الخطوات التالية، فقد قام الاستطلاع بعمله.
ما المدة التي يجب أن يستغرقها استبيان موظفي المطعم؟
استهدف 10-12 سؤال تقييم و2-4 أسئلة مفتوحة. يستغرق إكماله حوالي 5-10 دقائق. تبدو الاستطلاعات الأطول ثقيلة وسيقوم الموظفون بالإسراع فيها أو تخطيها. يمنحك القصير والمركّز إجابات أفضل.
من الذي يجب تضمينه في استبيان مشاركة الموظفين؟
قم بتضمين كل من يعمل في المطعم- الخوادم، والسقاة، والمضيفون، والناقلون، والطهاة، والإعدادون، وغسالات الصحون، وقادة المناوبات، والمديرون. يرى كل دور مشاكل وفرصًا مختلفة. يعمل الاستطلاع بشكل أفضل عندما تسمع من الفريق بأكمله، وليس من مجموعة واحدة فقط.
