كيف يمكنني تتبع نفايات الطعام في مطعمي؟
يمكنك تتبع نفايات الطعام عن طريق تسجيل النفايات يوميًا، وتصنيف الأسباب (التلف، والإفراط في الإعداد، وما إلى ذلك)، واستخدام التكنولوجيا مثل برامج إدارة المخزون لتحديد الأنماط ومراقبة الاستخدام وتعديل ممارسات الطلب أو الإعداد لتقليل النفايات المستقبلية وتحسين الربحية.
دليل مالك المطعم لإدارة المخزون
لماذا تعتبر إدارة المخزون أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المطعم
إذا سبق لك التخلص من الطعام الفاسد، أو نفدت المكونات الرئيسية في منتصف العمل، أو شعرت بعدم اليقين بشأن الكمية التي يمكنك طلبها، فأنت لست وحدك. تعد إدارة المخزون أحد أصعب أجزاء إدارة المطعم - ولكنها أيضًا واحدة من أهم الأجزاء.
المخزون ليس مجرد قائمة بما يوجد في الثلاجة أو المخزن. إنها أموالك التي تجلس على الرفوف. إذا كنت تفرط في الطلب، فأنت تهدر المال. إذا كنت تعاني من نقص في الطلب، فأنت تخاطر بعملاء غير سعداء. وإذا كنت لا تتعقب ما يتم استخدامه، فلن تتمكن من تحديد مكان انزلاق الأشياء من خلال الشقوق - سواء كان ذلك بسبب التلف أو التقسيم أو السرقة.
تساعدك عادات المخزون الجيدة على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً. عندما تعرف ما لديك، ومقدار ما تستخدمه، وما تحتاجه حقًا، يمكنك تقليل الفاقد وتحسين جودة الطعام وحماية أرباحك. لا يتطلب الأمر أدوات باهظة الثمن أو فريقًا كبيرًا - مجرد عملية بسيطة ومتسقة.
يشرح هذا الدليل الأساسيات خطوة بخطوة، حتى تتمكن من البدء في بناء نظام أفضل اليوم. سواء كنت جديدًا في المخزون أو تتطلع إلى تشديد الأمور، فقد تم تصميم هذه النصائح لجعل عملك أسهل ومطعمك أكثر كفاءة.
تعرف على ما لديك
يبدأ التحكم في المخزون الخاص بك بمعرفة ما لديك بالضبط. يؤجل العديد من مالكي المطاعم إجراء الجرد لأنه يبدو وكأنه عمل روتيني شاق، لكن تخطيه يؤدي إلى مفاجآت لا يريدها أحد - مثل نفاد المكونات الرئيسية أو اكتشاف عناصر فاسدة مختبئة في الجزء الخلفي من المبرد. والخبر السار هو أن روتين المخزون المنتظم لا يجب أن يستغرق ساعات، كما أنه يؤتي ثماره بسرعة في تقليل الهدر والتحكم بشكل أفضل في إنفاقك.
ابدأ بشكل بسيط
ابدأ بتحديد عدد المرات التي ستقوم فيها بإجراء الجرد. بالنسبة لمعظم المطاعم، يعمل العد الأسبوعي بشكل جيد. يفضل بعض المالكين الفحوصات اليومية للسلع عالية التكلفة مثل اللحوم والمأكولات البحرية، بينما يمكن حساب السلع الجافة والمنتجات الورقية بشكل أقل تكرارًا. الهدف هو العثور على إيقاع يناسب عمليتك دون إثقال كاهلك أو فريقك.
ابق منظمًا
قم بإنشاء ورقة جرد مكتوبة أو رقمية تسرد كل عنصر تستخدمه، مقسمًا حسب الفئة - فكر في المنتجات ومنتجات الألبان والسلع الجافة والأطعمة المجمدة والمشروبات. أدرج موقع التخزين لكل عنصر، حتى لا تضيع الوقت في البحث أثناء عمليات العد. قم دائمًا بحساب العناصر بنفس الترتيب، باتباع المسار عبر المطبخ أو غرف التخزين. يساعد ذلك على منع العناصر المفقودة ويحافظ على ثبات أعدادك بمرور الوقت.
أشرك فريقك
لا ينبغي أن يقع إجراء الجرد على عاتق شخص واحد فقط. قم بتعيين المهمة لعضو فريق موثوق به، أو قم بتدوير المسؤولية بين الموظفين الموثوق بهم. يمكن أن يؤدي إشراك شخصين - عداد ومسجل - إلى تسريع الأمور وتقليل الأخطاء. إنها أيضًا طريقة رائعة لإشراك الموظفين في فهم كمية المنتجات التي يستخدمها المطعم، والتي يمكن أن تساعد في تقليل النفايات.
كن دقيقًا - عند العد، لا تخمن
إذا كانت لديك حالات مفتوحة أو حاويات جزئية، فقم بتقديرها بأكبر قدر ممكن. على سبيل المثال، إذا كان الصندوق يحتوي على عشرة أكياس ولم يتبق منه سوى أربعة، فاكتب 4. إذا كان نصف جالون الزيت ممتلئًا، سجل 0.5. تتراكم الأخطاء الصغيرة بمرور الوقت، لذا خذ بضع ثوانٍ إضافية حتى تكون دقيقًا.
استخدم التكنولوجيا إن أمكن -
يمكن أن تساعدك تطبيقات إدارة المخزون أو حتى جداول البيانات البسيطة على تتبع ما لديك وتحديد الاتجاهات بمرور الوقت. تقدم بعض أنظمة POS للمطاعم أيضًا ميزات المخزون التي تجعل العملية أسرع وأسهل. حتى مع القلم والورق، يعد الاتساق والدقة أكثر أهمية من الأدوات الفاخرة.
عمليات فحص المخزون المنتظمة والدقيقة هي أساس الإدارة الجيدة للمطعم. فهي توفر لك البيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات أفضل وتجنب الأخطاء المكلفة والحفاظ على تشغيل مطبخك بسلاسة.
تعيين مستويات زوج
بمجرد تتبع ما لديك في المخزون باستمرار، فإن الخطوة التالية هي تحديد المستويات المتساوية - الكمية المثالية لكل عنصر يجب أن تحتفظ به في متناول اليد. تعمل مستويات Par كدليل حتى لا تخمن فقط عندما يحين وقت إعادة الترتيب. إنها تساعدك على تجنب مشكلتين شائعتين في المطاعم- الإفراط في الطلب (مما يؤدي إلى الهدر) ونقص التخزين (مما يؤدي إلى فقدان المبيعات والعملاء غير السعداء).
ما هو المستوى المتساوي؟
المستوى المتساوي هو الحد الأدنى لكمية المنتج الذي تريده دائمًا في مخزونك. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم حوالي 30 رأسًا من الخس الروماني كل أسبوع، فقد يكون المستوى المطلوب من الخس الروماني هو 35 لإعطائك القليل من المخزن المؤقت. عندما ينخفض مخزونك إلى أقل من هذا الرقم، فقد حان الوقت لإعادة الطلب.
كيفية تعيين مستويات Par الصحيحة
ابدأ بالنظر إلى الاستخدام السابق. اسحب بيانات المبيعات وسجلات المخزون للأسابيع أو الأشهر القليلة الماضية. احسب مقدار كل عنصر تستخدمه عادةً في يوم أو أسبوع. من هناك، أضف مخزنًا مؤقتًا صغيرًا للأيام المزدحمة أو تأخيرات التسليم أو الطلب غير المتوقع. الهدف هو الحفاظ على المخزون دون زيادة التحميل على الرفوف.
مثال-
إذا كنت تستخدم 10 علب من صدور الدجاج أسبوعيًا وتأتي عمليات التسليم مرة واحدة في الأسبوع، فاضبط المستوى المطلوب على 11 أو 12 حالة. بهذه الطريقة، ستتم تغطيتك إذا كانت هناك زيادة في الطلبات أو تأخير في التسليم.
لم يتم ضبط مستويات «الضبط بمرور الوقت» بشكل ثابت. يجب أن تتغير مع المواسم وتغييرات القائمة وحركة العملاء. إذا أصبح الطبق أكثر شيوعًا أو إذا كان العرض الخاص الجديد يتضمن مكونات مختلفة، فقم بتحديث المستويات المطلوبة وفقًا لذلك. وينطبق الشيء نفسه على الفترات البطيئة - ليست هناك حاجة للاحتفاظ بنفس القدر من المخزون إذا انخفضت المبيعات.
قم بتدريب فريقك
يجب أن يفهم مدير مطبخك أو أي شخص يتعامل مع الطلب كيفية استخدام المستويات المتساوية لتوجيه عمليات الشراء. إنه يمنع الشراء في حالة الضرورة ويعطي هيكلًا لعملية الطلب.
يؤدي تحديد المستويات المتساوية إلى تحقيق الاتساق في مطبخك، ويساعدك على التحكم في تكاليف الطعام، ويقلل من الضغط الناتج عن تشغيل المكونات في اللحظة الأخيرة. إنها واحدة من أبسط الطرق لتشغيل عملية أكثر قابلية للتنبؤ وربحية.
استخدم طريقة جرد FIFO
واحدة من أسهل الطرق للحد من هدر الطعام هي اتباع طريقة FIFO - أول دخول، أول خروج. إنها قاعدة بسيطة ولكنها قوية تساعد على التأكد من استخدام مخزونك القديم قبل العناصر الجديدة. عند القيام بذلك بشكل صحيح، يساعد FIFO في تقليل التلف، ويحافظ على جودة الطعام عالية، ويوفر لك المال.
كيف يعمل FIFO
لنفترض أنك تلقيت علبتين من الحليب يوم الاثنين واثنتين أخريين يوم الخميس. بدون FIFO، قد يحصل موظفوك على الحقيبة الجديدة أولاً، ويتم دفع الحقيبة القديمة إلى الجزء الخلفي من الثلاجة - حيث يتم نسيانها حتى تفسد. يعمل FIFO على إصلاح هذا عن طريق تدوير المخزون بحيث يتم دائمًا استخدام المخزون الأقدم أولاً.
كيفية تطبيق FIFO في مطبخك
ابدأ بوضع العلامات. يجب تسمية كل عنصر يأتي إلى مطبخك - سواء كان صندوقًا من المنتجات أو حوضًا من الصلصة أو كيسًا من الدقيق - بتاريخ التسليم. اجعل هذه العادة مع كل طلب يتم استلامه.
بعد ذلك، قم بتدريب الموظفين على تخزين العناصر الجديدة خلف العناصر القديمة. في كل ثلاجة وفريزر ورف تخزين جاف، يجب دائمًا دفع المنتجات القديمة إلى الأمام حتى يتم الإمساك بها أولاً. لا يستغرق هذا سوى بضع ثوانٍ إضافية أثناء إعادة التخزين ولكنه يحدث فرقًا كبيرًا بمرور الوقت.
تنظيم التخزين الخاص بك
يساعد الحفاظ على مناطق التخزين الخاصة بك نظيفة ومتسقة على تسهيل FIFO. قم بتجميع العناصر المتشابهة معًا، وتجنب التحميل الزائد على الأرفف، وتأكد من سهولة الوصول إلى المكونات المستخدمة بشكل متكرر ورؤيتها. تدعم الصناديق الشفافة والأرفف ذات العلامات والتصميمات المتسقة دورانًا أفضل.
لماذا تعتبر FIFO مهمة لأرباحك النهائية
تعتبر نفايات الطعام باهظة الثمن. إذا كنت تتخلص باستمرار من المنتجات الفاسدة أو منتجات الألبان منتهية الصلاحية، فإن هذه التكاليف تتراكم بسرعة. تقلل FIFO من هذه النفايات وتساعدك في الحصول على القيمة الكاملة من كل طلب. كما أنه يساعد في الحفاظ على سلامة الأغذية وجودتها، والتي تعتبر بالغة الأهمية لتجربة العملاء.
FIFO سهل الفهم ولا يتطلب أدوات خاصة - ولكنه يتطلب الاتساق. اجعلها جزءًا قياسيًا من عملية الجرد الخاصة بك، وستبدأ في رؤية خسائر أقل وعمليات مطبخ أكثر سلاسة.
مراقبة استخدام المخزون
حتى عند إجراء الجرد بانتظام ومتابعة FIFO، هناك طبقة مهمة أخرى يجب الانتباه إليها - استخدام المخزون. هذا هو المكان الذي تقارن فيه كمية المنتج التي يجب أن تستخدمها (بناءً على المبيعات) مقابل الكمية المستخدمة بالفعل. عندما لا تتطابق الأرقام، يسمى ذلك تباين المخزون، وهي علامة على وجود خطأ ما.
لماذا يهم التباين
يمكن أن يشير التباين إلى عدد من المشكلات - الإفراط في التقسيم أو ضعف المبيعات أو السرقة أو التلف أو الأخطاء البسيطة. إذا تركت دون رادع، فحتى الفروق الصغيرة يمكن أن تضيف ما يصل إلى آلاف الدولارات من الطعام المفقود والإيرادات بمرور الوقت. لهذا السبب من المهم التحقق بانتظام من الفجوات بين الاستخدام المتوقع والاستخدام الفعلي.
كيفية تتبع الاستخدام
ابدأ بتسجيل مخزون البداية الخاص بك في بداية الأسبوع. بعد ذلك، قم بتتبع جميع عمليات الشراء والتسليم. في نهاية الأسبوع، احسب ما تبقى. قم بطرح المخزون النهائي من المخزون الأولي الخاص بك، وأضف أي مشتريات، وسترى مقدار كل عنصر تم استخدامه. ثم قارن ذلك بما يقول نظام POS الخاص بك أنه تم بيعه.
على سبيل المثال،
إذا قمت ببيع 100 شطيرة دجاج واستخدم كل منها 5 أوقية من الدجاج، فيجب أن تكون قد استخدمت حوالي 500 أونصة (أو 31.25 رطلاً). إذا كان استخدامك في الواقع 40 رطلاً، فهناك تباين - وستحتاج إلى معرفة السبب.
اكتشاف الأنماط مبكرًا
لا تنتظر وجود فجوة كبيرة للعمل. حتى الفروق الصغيرة - مثل استخدام المزيد من الجبن لكل بيتزا أو عدم شرب الصودا - يمكن أن تؤدي إلى خسائر طويلة الأجل. يساعدك تتبع الاستخدام أسبوعيًا على اكتشاف المشكلات مبكرًا وإجراء تغييرات صغيرة تحمي هوامشك.
تدرب وتواصل
بمجرد أن تجد التباين، انضم إلى فريق المطبخ الخاص بك. في معظم الأحيان، لا يتعلق الأمر بالسرقة - إنه مجرد تناقض أو نقص في الوعي. يمكن أن يؤدي التجمع السريع للتحدث عن أحجام الحصص أو سجلات النفايات أو دقة العد إلى قطع شوط طويل.
من خلال مراقبة استخدام المخزون عن كثب، يمكنك البقاء في طليعة المشاكل والحفاظ على تكاليفك تحت السيطرة. لا يتعلق الأمر باللوم - بل بحماية عملك من الخسائر التي يمكن الوقاية منها.
إنشاء جدول المخزون
لإدارة المخزون بشكل جيد، يعد الاتساق أمرًا أساسيًا - وهذا يبدأ بجدول زمني قوي. يساعدك جدول المخزون على البقاء على اطلاع بمستويات المخزون الخاصة بك، ومنع المفاجآت، وتجنب التدافع في اللحظة الأخيرة لطلب المكونات المفقودة. ولكن ليس كل مطعم يحتاج إلى نفس الجدول الزمني. ما يصلح لمطعم البرجر كبير الحجم قد لا يصلح لبيسترو صغير. أفضل روتين للمخزون هو الذي يتناسب مع وتيرة مطعمك وموارده.
اختر التردد الصحيح -
هناك ثلاثة أنواع شائعة من المخزون - يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا.
- الأعداد اليومية هي الأفضل للعناصر عالية التكلفة أو سريعة الحركة مثل اللحوم أو المأكولات البحرية أو منتجات الألبان.
- المخزون الأسبوعي جيد لتتبع مستويات المخزون الأوسع وتعديل المستويات الاسمية.
- عادة ما يكون المخزون الشهري لإعداد التقارير المالية، مما يساعدك على حساب تكلفة الطعام وتحديد الاتجاهات.
تستفيد معظم المطاعم من مزيج من هذه المنتجات. على سبيل المثال، يمكنك حساب البروتين والكحول يوميًا، وإجراء جرد كامل للأغذية مرة واحدة في الأسبوع، وإجراء جرد كامل لجميع الفئات في نهاية الشهر.
كن متسقًا مع التوقيت
يجب أن يتم المخزون دائمًا في نفس الوقت من اليوم، ويفضل أن يتم ذلك خلال الساعات البطيئة أو قبل الافتتاح. يؤدي القيام بذلك خلال الفترات المزدحمة إلى الانحرافات والأخطاء. استهدف أيضًا نفس اليوم من كل أسبوع - مثل كل مساء أحد أو صباح الاثنين - حتى تتمكن من تضمينه في روتينك.
تعيين الأدوار بوضوح
لا تدع المخزون يكون فكرة لاحقة أو مهمة متروكة لمن لديه الوقت. عيّن شخصًا أساسيًا لقيادة العملية - غالبًا ما يكون مدير مطبخ أو قائد مناوبة - وفكر في شخص آخر للمساعدة أو التحقق مرة أخرى من العد. يساعد إشراك نفس الأشخاص في تقليل الأخطاء وتحسين المساءلة.
استخدم القوالب والأدوات
سواء كنت تستخدم القلم والورق أو جداول البيانات أو البرامج، التزم بالتنسيق المتسق. توفر ورقة الجرد المنظمة جيدًا الوقت وتضمن عدم تفويت أي عناصر. قم بتضمين أسماء العناصر والوحدات (الصناديق والأرطال والزجاجات) والمواقع للعد بشكل أسرع.
لا يقتصر جدول الجرد الجيد على تتبع الطعام فحسب - بل يتعلق ببناء العادات. بفضل الروتين الموثوق به، تصبح إدارة المخزون أسهل، وتصبح قراراتك أكثر اعتمادًا على البيانات وأقل تفاعلًا.
اطلب بذكاء
إحدى الطرق الأكثر شيوعًا التي تخسر بها المطاعم المال هي طلب مخزون كبير جدًا - أو قليل جدًا -. عندما لا تقوم بمواءمة طلباتك مع الطلب الفعلي، ينتهي بك الأمر بمكونات فاسدة أو عناصر قائمة مفقودة أو نقود مقيدة في المخزون لا تحتاج إليها. لا يتعلق الطلب الأكثر ذكاءً بالتخمين - بل يتعلق باستخدام بيانات المبيعات والمخزون لتوجيه قرارات أفضل.
ابدأ باتجاهات المبيعات الخاصة بك
انظر إلى ما قمت ببيعه خلال الأسبوع أو الشهر الماضي. ما هي الأطباق التي تتحرك بسرعة؟ هل هناك بائعون بطيئون لا تزال تطلب المكونات لهم؟ يمكن أن يمنحك نظام POS الخاص بك رؤية قيمة حول العناصر التي تستحق إعادة التخزين وتلك التي يجب تقليلها أو إزالتها من الطلبات المستقبلية.
تطابق الطلبات مع الاستخدام وليس الافتراضات
من السهل الوقوع في عادة الطلب تحسبًا لذلك. لكن هذا غالبًا ما يؤدي إلى الإفراط في التخزين والنفايات. بدلاً من ذلك، قارن مستويات الأسهم الحالية ومعدلات الاستخدام بالمستويات الاسمية الخاصة بك. إذا كنت قد استخدمت 15 رطلاً من الدجاج الأسبوع الماضي ولا يزال لديك 5 أرطال متبقية، فمن المحتمل أن تحتاج فقط إلى طلب 10 - وليس 20.
يجب أن يعكس حساب الموسمية وترتيب الأحداث أيضًا ما سيحدث في المستقبل. هل هي عطلة نهاية أسبوع؟ توقع مبيعات أعلى. هل منطقتك تدخل الموسم البطيء؟ تراجع. يمكن أن يساعدك إدراك الطقس أو الأحداث المحلية أو الجداول المدرسية على التنبؤ بالوقت الذي ستحتاج فيه إلى مخزون أكبر أو أقل.
مراجعة وتعديل الطلب بانتظام
ليس أمرًا ضروريًا ونسيانه. راجع سجل الطلبات بانتظام للعثور على الأنماط أو الأخطاء. ربما كنت قد طلبت عددًا كبيرًا جدًا من العناصر القابلة للتلف التي لا يتم بيعها، أو ربما تؤدي عملية الإعداد الخاصة بك إلى إهدار المزيد مما كنت تعتقد. يمكن أن تؤدي التعديلات الصغيرة بمرور الوقت إلى وفورات كبيرة.
اعمل مع الموردين وليس ضدهم
قم ببناء علاقة مع البائعين لديك. يرغب الكثيرون في مساعدتك في الطلبات ذات الحجم المناسب أو اقتراح أيام تسليم أفضل لتقليل التلف. يمكن أن تؤدي المحادثة السريعة إلى قرارات شراء أكثر ذكاءً وتقليل الهدر.
الطلب بذكاء لا يعني طلب كميات أقل - بل يعني الطلب بشكل أفضل. من خلال مواءمة عمليات الشراء مع الطلب الحقيقي، يمكنك تحرير النقود وتقليل النفايات والتأكد من أن مطبخك يحتوي دائمًا على ما يحتاجه لتحقيق النجاح.
اجعل إدارة المخزون عادة ثابتة
إدارة المخزون كمحترف لا تعني الكمال - إنها تتعلق بالاتساق. كلما قمت بتتبع ما يدخل ويخرج من مطبخك بانتظام، أصبح من السهل اكتشاف النفايات وتوفير المال والحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة.
إدارة المخزون ليست شيئًا تصلحه مرة واحدة وتنساه. إنها عادة. إنه جزء من الإيقاع اليومي والأسبوعي لمطعم جيد الإدارة. عندما تأخذ الوقت الكافي لتعيين المستويات الاسمية، ومتابعة FIFO، وتتبع الاستخدام، ومواءمة طلباتك مع الطلب الحقيقي، فإنك تقوم بإعداد عملك للتحكم بشكل أفضل وهوامش ربح أقوى.
ولا تحتاج إلى أدوات فاخرة للبدء. يمكن لجدول بيانات بسيط أو قائمة مرجعية مطبوعة أو ورقة جرد أساسية القيام بالمهمة إذا تم استخدامها باستمرار. المفتاح هو التمسك بنظامك وإشراك فريقك وإجراء تحسينات صغيرة أثناء التنقل.
الأهم من ذلك، لا تتعامل مع المخزون على أنه مجرد مهمة داخلية. إنه يؤثر بشكل مباشر على أسعار القائمة وتخطيط العمل وجودة الطعام والنتيجة النهائية. عندما تديرها بشكل جيد، فأنت لا تقلل من النفايات فحسب - بل تتخذ قرارات أكثر ذكاءً تفيد عملياتك بأكملها.
لذا اتخذ خطوة اليوم. ضع جدولًا زمنيًا. قم بتسمية المخزون الخاص بك. ابدأ صغيرًا وحافظ على ثباتك. مع مرور الوقت، ستساعدك هذه الإجراءات الصغيرة على التحكم وتقليل التوتر وجعل مطعمك أكثر كفاءة وربحية.