ما الذي يجب تضمينه في قائمة جرد البار؟
يجب أن تتضمن قائمة جرد البار جميع المشروبات الكحولية والبيرة والنبيذ والخلاطات والزينة والمشروبات غير الكحولية. يجب أن يتتبع أسماء الأصناف والكميات (الكاملة والجزئية) وأحجام الوحدات والتكلفة لكل وحدة لضمان التقييم الدقيق ودعم العمليات المحاسبية.
إدارة المخزون البسيطة للحانات
دور المخزون في الربحية والمحاسبة
إذا كنت تدير مطعمًا به بار، فقد يبدو تتبع الخمور والبيرة والنبيذ عملاً روتينيًا. لكن إجراء جرد منتظم للشريط هو أحد أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها للبقاء على اطلاع بأرقامك. إنه يساعدك على معرفة ما لديك بالضبط في المخزون، والمبلغ الذي استخدمته، وقيمة كل شيء. وبدون ذلك، من السهل فقدان أثر الزجاجات أو المنتجات التي يتم طلبها أكثر من اللازم أو تفويت علامات الهدر أو السرقة.
يعد المخزون الشريطي أيضًا مفتاحًا عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة الخاصة بك. لمعرفة تكلفة البضائع المباعة (COGS)، تحتاج إلى معرفة قيمة المخزون الخاص بك في بداية ونهاية الفترة. في حالة إيقاف تشغيل الأرقام، سيتم إيقاف تشغيل تقاريرك المالية أيضًا. يمكن أن يؤثر ذلك على التسعير والتخطيط وحتى أرباحك.
الخبر السار هو أنك لست بحاجة إلى أن تكون خبيرًا أو تشتري برامج فاخرة للبدء. باستخدام بعض الأدوات الأساسية والروتين البسيط، يمكنك إجراء جرد شريطي بسرعة وبدقة. سيرشدك هذا الدليل خلال كل خطوة بطريقة واضحة وسهلة - حتى تتمكن من التحكم في البار الخاص بك دون ضغوط.
فهم الأساسيات
قبل أن تتمكن من إدارة مخزون البار الخاص بك، من المهم أن تعرف بالضبط ما يجب تضمينه. لا يقتصر مخزون البار على زجاجات الخمور فحسب - بل يشمل كل منتج يستخدم لصنع مشروب وخدمة العملاء. وهذا يعني تتبع المواد الكحولية وغير الكحولية، المفتوحة وغير المفتوحة، بحيث تكون لديك دائمًا صورة كاملة لما هو في متناول اليد.
ابدأ بالعناصر الأساسية - الخمور والبيرة والنبيذ. هذه هي المنتجات الأكثر وضوحًا والأعلى تكلفة في البار، لذا يجب حسابها بعناية. بالنسبة للمشروبات الكحولية، يشمل ذلك جميع المشروبات الروحية مثل الفودكا والجن والروم والويسكي والتكيلا والمشروبات الكحولية. تشمل البيرة الزجاجات والعلب والبراميل. يجب حساب النبيذ بالزجاجة، وفي حالة فتحه، حسب الكمية المتبقية.
بعد ذلك، قم بتضمين الخلاطات مثل المشروبات الغازية والعصائر والعصائر والمر. على الرغم من أن تكلفة هذه العناصر قد تكون أقل، إلا أنها تُستخدم بانتظام ويمكن أن تؤثر على تتبع الطلب والاستخدام. يجب أيضًا تضمين الزينة مثل الليمون والليمون والزيتون والكرز - قد تبدو صغيرة، لكنها تتراكم بمرور الوقت.
ستحتاج أيضًا إلى تضمين العناصر غير الكحولية المستخدمة في البار، مثل الماء المقوي والصودا والبيرة غير الكحولية أو النبيذ. إذا تم استخدامه في مشروب، فيجب حسابه.
تأكد من ملاحظة الكمية والحجم (مثل 750 مل أو لتر)، وما إذا كانت وحدة كاملة أو جزئية. تساعدك هذه المعلومات على حساب قيمة ما لديك، وهو أمر أساسي لإعداد التقارير الدقيقة. إن الحصول على قائمة كاملة مقدمًا سيجعل بقية عملية الجرد أسهل بكثير.
ضع روتينًا
يعد وضع روتين منتظم أحد أهم أجزاء إدارة مخزون البار. بدون الاتساق، ستكون أرقامك متوقفة دائمًا، ولن تتمكن من الوثوق بالبيانات عندما يحين وقت النظر في التكاليف أو تقديم طلبات جديدة. والخبر السار هو أنك لست بحاجة إلى إجراء جرد كل يوم - فقط في كثير من الأحيان بما يكفي لاكتشاف المشاكل مبكرًا والبقاء على المسار الصحيح.
بالنسبة لمعظم الحانات، يعمل الجرد مرة واحدة في الأسبوع بشكل جيد. يمنحك هذا إيقاعًا ثابتًا ويتيح لك تحديد الاتجاهات بسرعة - مثل ما إذا كانت زجاجة معينة تستخدم بسرعة كبيرة أو لا تستخدم على الإطلاق. قد تحتاج بعض المطاعم ذات البارات الصغيرة إلى العد كل أسبوعين فقط، بينما قد تفضل البارات ذات الحجم الكبير تسجيل الوصول في منتصف الأسبوع بالإضافة إلى العد الأسبوعي.
من المهم أيضًا اختيار الوقت المناسب من اليوم. من الأفضل عادةً إجراء الجرد في الصباح الباكر قبل فتح البار أو في وقت متأخر من الليل بعد الإغلاق. بهذه الطريقة، لا تتعامل مع الانقطاعات أو العناصر التي يتم نقلها أثناء الخدمة. حاول حساب المخزون في نفس الوقت واليوم كل أسبوع حتى تكون مقارناتك متسقة.
تجنب القيام بالمخزون مباشرة بعد استلام التسليم. يمكن أن تجعل أرقامك تبدو مبالغ فيها ويصعب مقارنتها. بدلاً من ذلك، قم بإجراء الجرد قبل ظهور المخزون الجديد، أو بعد وضعه على الرف ووضع العلامات عليه بوضوح.
من خلال تحويل المخزون إلى عادة عادية - وليس التدافع بين الحين والآخر - ستوفر الوقت وتكتشف المشكلات بشكل أسرع وتبني أساسًا قويًا لإدارة أفضل للبار.
قم بإعداد أدواتك
لجعل جرد الأشرطة أسهل وأكثر دقة، من المفيد جمع بعض الأدوات البسيطة قبل البدء. لا تحتاج إلى أي شيء باهظ الثمن أو عالي التقنية - فقط الإمدادات المناسبة للبقاء منظمًا وتوفير الوقت أثناء العملية.
ابدأ بالحافظة وورقة الجرد المطبوعة أو جدول البيانات الرقمي على جهاز لوحي أو هاتف. يجب أن تسرد الورقة جميع العناصر التي تخطط لحسابها، بالإضافة إلى أعمدة للكمية وحجم الزجاجة وأي ملاحظات. يساعد الحفاظ على اتساق قائمتك في كل مرة تقوم فيها بإجراء الجرد على تقليل الأخطاء وتسريع الأمور.
يعد الميزان مفيدًا لوزن زجاجات الخمور المفتوحة حتى تتمكن من الحصول على حساب أكثر دقة للكمية المتبقية. تستخدم بعض الأشرطة أيضًا عصي القياس أو تقارن الزجاجات المفتوحة بدليل مرئي يوضح الكمية المتبقية عند مستويات التعبئة المختلفة.
بالنسبة للأشرطة التي تحتوي على الكثير من المخزون، يمكن أن يساعد ماسح الباركود (حتى إصدار تطبيق الهاتف) في تحديد المنتجات بسرعة وتقليل أخطاء الكتابة. تأكد من تسمية كل زجاجة أو علبة وتخزينها في مكان ثابت - وهذا يجعل من السهل وضعها على الرف تلو الآخر دون التراجع.
يمكن أن تساعد قائمة المراجعة اليومية لموظفي البار أيضًا في الحفاظ على سير الأمور بسلاسة بين عمليات الجرد الكاملة. يمكن أن يشمل ذلك مهام مثل التحقق من مستويات المخزون قبل الخدمة، وإعادة تخزين البئر، والحفاظ على العناصر في المكان الصحيح.
من خلال تجهيز الأدوات المناسبة، يمكنك إعداد نفسك لعملية جرد أكثر سلاسة وسرعة. كما أنه يساعد على ضمان دقة أرقامك قدر الإمكان، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر بالطلب والتسعير والمحاسبة.
ابدأ العد
بمجرد أن تكون أدواتك جاهزة، فقد حان الوقت لحساب مخزون الشريط الخاص بك فعليًا. لا يجب أن يكون هذا الجزء مرهقًا - إذا اتبعت عملية واضحة خطوة بخطوة، فيمكن أن تتم بسلاسة وسرعة.
ابدأ بتنظيم منطقة البار الخاصة بك. تأكد من أن كل شيء في مكانه الصحيح - زجاجات الخمور على الرف، والبيرة في المبرد، والخلاطات معًا. عندما يتم ترتيب العناصر ووضعها بشكل ثابت، يكون من السهل الانتقال من قسم إلى آخر دون فقدان أي شيء.
بعد ذلك، ابدأ العد من أحد طرفي الشريط إلى الطرف الآخر. قم بالترتيب - من الرف العلوي إلى الرف السفلي، من اليسار إلى اليمين - حتى لا يتم تخطي أي شيء. بالنسبة للزجاجات الممتلئة، ما عليك سوى حساب العدد الذي لديك وملاحظة الحجم (على سبيل المثال، 750 مل، 1 لتر). بالنسبة للزجاجات المفتوحة، ستحتاج إلى تقدير أو قياس الكمية المتبقية. يمكنك القيام بذلك حسب الوزن (باستخدام الميزان)، أو باستخدام عصا القياس، أو النظر إلى السائل المتبقي باستخدام دليل (على سبيل المثال، 3/4 ممتلئ، ونصف ممتلئ، وما إلى ذلك).
انتقل إلى مبرد البيرة ومخزن النبيذ، مع احتساب كل زجاجة أو برميل. لا تنس تضمين المشروبات المعلبة والخلاطات والزينة إذا كنت تستخدمها بانتظام. إذا كان البار الخاص بك يستخدم منتجات معبأة أو معبأة في أكياس مثل العصائر أو العصائر، فتأكد من احتسابها أيضًا.
تأكد من التحقق مرة أخرى أثناء التنقل - يمكن أن تؤدي الأخطاء الصغيرة إلى تباينات كبيرة في المخزون. استخدم ورقة المخزون أو جدول البيانات لتسجيل كل عنصر أثناء التنقل.
بمجرد الانتهاء، راجع عمليات العد الخاصة بك للتأكد من ملء كل شيء. ستكون قائمة المخزون المكتملة هذه الأساس لحساب القيمة وتتبع اتجاهات الاستخدام.
حساب القيمة
بعد حساب كل شيء خلف الشريط، فإن الخطوة التالية هي معرفة قيمة مخزونك. هذا الجزء مهم بشكل خاص للمحاسبة وإعداد التقارير المالية لأنه يساعدك على تتبع تكلفة البضائع المباعة (COGS). إن معرفة قيمة المخزون الخاص بك تجعل من السهل أيضًا تحديد المناطق التي تخسر فيها الأموال - مثل الإفراط في الصب أو النفايات أو السرقة.
للبدء، خذ كل عنصر في قائمة المخزون وقم بتعيين تكلفة الوحدة له. يجب أن يكون هذا هو المبلغ الذي دفعته مقابل هذا العنصر، وليس ما تبيعه من أجله. على سبيل المثال، إذا دفعت 15 دولارًا مقابل زجاجة فودكا، فهذا هو الرقم الذي ستستخدمه في حساباتك. اضرب الكمية التي قمت بحسابها (بما في ذلك الزجاجات الجزئية) في تكلفة الوحدة للحصول على القيمة الإجمالية لهذا العنصر.
إذا كنت تقوم بتقدير الزجاجات المفتوحة، فاحسب القيمة المتبقية بناءً على مدى امتلاء الزجاجة. على سبيل المثال، ستبلغ قيمة الزجاجة نصف الممتلئة 20 دولارًا 10 دولارات.
بمجرد القيام بذلك لكل عنصر، أضف كل شيء. يمنحك الإجمالي قيمة المخزون في متناول اليد - الرقم الذي ستستخدمه للمقارنة مع عمليات العد والمبيعات السابقة. وبمرور الوقت، يتيح لك ذلك حساب COGS الخاص بك ومراقبة مدى كفاءة تشغيل الشريط. من
خلال الاستفادة من البيانات من عمليات فحص المخزون المنتظمة، يمكنك فهم العوامل التي تدفع تكاليفك بشكل أفضل واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً عند طلب الإمدادات أو تحديد أسعار المشروبات. إنها عملية بسيطة، ولكنها توفر رؤية قوية للصحة المالية لنقابة المحامين الخاصة بك.
اكتشف المشاكل مبكرًا
لا يقتصر الجرد على عد الزجاجات فحسب - بل يتعلق بما تكشفه الأرقام. عند القيام بذلك باستمرار، يمكن أن تساعدك بيانات المخزون الشريطي في اكتشاف المشكلات مبكرًا، قبل أن تتحول إلى مشكلات أكبر تستهلك أرباحك. يعد
الانكماش أحد أكبر الأشياء التي يمكن أن يظهرها لك المخزون. هذا هو الفرق بين ما يجب أن يكون لديك في متناول اليد بناءً على المبيعات والمشتريات، وما هو موجود بالفعل في البار الخاص بك. يمكن أن يحدث الانكماش بسبب الإفراط في سكب الزجاجات أو الزجاجات المكسورة أو المشروبات المجانية التي لم يتم تسجيلها أو حتى السرقة. إذا كان استخدامك يبدو مرتفعًا جدًا بالنسبة لعدد المشروبات المباعة، فهذه علامة حمراء تحتاج إلى الاهتمام.
يساعد المخزون أيضًا في التحكم في التكلفة. إذا كنت تحسب مخزونك بانتظام وتقارنه بما يتم بيعه، فيمكنك تحديد اتجاهات مثل المنتجات التي تتحرك بسرعة كبيرة جدًا أو بطيئة جدًا. ربما يتم إهدار زجاجة معينة أو إعادة تخزين عنصر نادرًا ما يتم طلبه. تساعدك هذه الأفكار على تعديل طلبك وتقليل الفاقد.
يعد تتبع الزجاجات الجزئية طريقة أخرى لتوضيح استخدامك الفعلي. إذا تم تسجيل الزجاجات المفتوحة بشكل غير متسق أو بدت فارغة أكثر من المتوقع، فيمكنك التعامل مع الأمر مع موظفيك من خلال التدريب أو التحكم بشكل أفضل في الحصص.
من خلال الاطلاع على بيانات المخزون الخاصة بك، يمكنك تعيين معايير لما يبدو عليه الوضع الطبيعي - ثم تحديد وقت حدوث خطأ ما بسرعة. يضعك هذا النوع من الوعي في وضع أفضل لإجراء تغييرات تحمي هوامشك وتحسن كيفية عمل البار الخاص بك.
اجعل الأمر بسيطًا
عندما يتعلق الأمر بمخزون البار، فإن مفتاح النجاح على المدى الطويل هو إبقاء الأمور بسيطة ومتسقة. لا تحتاج إلى تعقيد العملية باستخدام أنظمة معقدة أو برامج باهظة الثمن - ما يهم أكثر هو إنشاء طريقة تناسبك أنت وفريقك والالتزام بها.
ابدأ باستخدام نفس ورقة المخزون أو جدول البيانات في كل مرة. هذا يوفر الوقت ويساعد على منع الارتباك. اجعل التنسيق بسيطًا، مع أعمدة لاسم العنصر وحجم الزجاجة والكمية والملاحظات. إذا كنت تستخدم إصدارًا رقميًا، فتأكد من سهولة تحديثه ومشاركته مع موظفيك.
قم بتعيين مسؤوليات المخزون لعدد قليل من أعضاء الفريق الموثوق بهم. من المفيد أن يقوم نفس الأشخاص بإجراء الجرد كل أسبوع، حتى يتعرفوا على التخطيط والعناصر والروتين. هذا يقلل من الأخطاء ويجعل العملية أسرع. تأكد من أن جميع المعنيين يفهمون كيفية قياس الزجاجات الجزئية وتسجيل العناصر بشكل صحيح واتباع الجدول الزمني الخاص بك.
عادة أخرى مفيدة هي إنشاء أنظمة تصنيف وتخزين واضحة للبار الخاص بك. قم بتسمية الأرفف وتجميع العناصر المتشابهة معًا وتجنب تغيير مكان الاحتفاظ بالمنتجات. كلما كانت المساحة الخاصة بك أكثر تنظيمًا، أصبح من السهل حسابها بدقة.
لا تنس مراجعة تقارير المخزون الخاصة بك بانتظام. حتى التتبع البسيط يمكن أن يساعدك في ملاحظة الاتجاهات وتعديل استراتيجيات الطلب أو التسعير. وإذا قررت في أي وقت الانتقال إلى حل رقمي أو دمج المخزون مع نظام POS الخاص بك، فإن البدء بروتين يدوي قوي سيجعل الانتقال أكثر سلاسة.
إن إبقاء الأمور بسيطة لا يعني اختصار النفقات - بل يعني بناء عملية يمكنك الاعتماد عليها.
يجب أن يقرأ المحتوى
فحص المخزون
كيفية إجراء فحص المخزون في مطعمك
دليل لإدارة المخزون
دليل مالك المطعم لإدارة المخزون
عدد المخزون
قائمة مراجعة جرد المخزون للأشرطة
أسئلة متكررة
كيف يمكنني حساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) باستخدام مخزون البار؟
يتم حساب COGS عن طريق أخذ قيمة المخزون الأولي وإضافة المشتريات وطرح قيمة المخزون النهائي. يساعد هذا في تحديد كمية المنتج التي تم استخدامها خلال الفترة.
ما هو الانكماش في مخزون البار؟
يشير الانكماش إلى فقدان المنتج الذي لا يتم احتسابه في المبيعات، والذي يحدث غالبًا بسبب التدفق الزائد أو الانسكابات أو النفايات أو السرقة.
ما هي أسهل طريقة للبقاء منظمًا أثناء المخزون؟
استخدم الرفوف المصنفة، وقم بتجميع العناصر المتشابهة معًا، واتبع مسارًا محددًا في كل مرة، والتزم بنفس تنسيق المخزون أسبوعًا بعد أسبوع.
ما الفرق بين الجرد الكامل والجزئي؟
يشمل العدد الكامل كل عنصر خلف البار. قد يركز العد الجزئي فقط على العناصر عالية القيمة أو سريعة الحركة بين المخزونات الكاملة.
