ما الأدوات التي تجعل عمليات فحص المخزون أسرع؟
تتم عمليات فحص المخزون بشكل أسرع باستخدام الأدوات الرقمية مثل تطبيقات إدارة المخزون وماسحات الباركود وتكامل نقاط البيع. تعمل هذه الأدوات على تبسيط إدخال البيانات وتقليل الأخطاء البشرية وتوفير التتبع في الوقت الفعلي - مما يوفر الوقت ويحسن الدقة مقارنة بالطرق اليدوية.
كيفية إجراء فحص المخزون في مطعمك
لماذا تعتبر عمليات فحص المخزون الفعالة مهمة
إذا كنت تدير مطعمًا، فأنت تعرف بالفعل مدى ازدحام الأشياء. بين رعاية العملاء وإدارة الموظفين والتأكد من تشغيل المطبخ بسلاسة، قد تشعر أنه لا يوجد وقت مناسب للتوقف والتحقق من المخزون الخاص بك. ولكن بدون عمليات فحص المخزون المنتظمة، قد ينتهي بك الأمر إلى طلب الكثير أو نفاد المكونات الرئيسية أو خسارة المال دون أن تدرك ذلك.
المشكلة هي أن العديد من أصحاب المطاعم يتجنبون فحص المخزون لأنهم يعتقدون أن الأمر سيستغرق الكثير من الوقت أو يعيق العمليات اليومية. الخبر السار هو أنه لا يجب أن يكون الأمر على هذا النحو. من خلال بعض التغييرات البسيطة، يمكنك دمج عمليات فحص المخزون في روتينك دون إبطاء الأمور أو الضغط على فريقك.
في هذا الدليل، سنوضح لك كيفية القيام بذلك. ستتعرف على وقت التحقق من المخزون حتى لا يتداخل مع الخدمة، وكيفية استخدام قوائم المراجعة لتسريع الأمور، وكيف يمكن للتكنولوجيا أن تجعل العملية بأكملها أسهل. هذه الخطوات ليست معقدة - لكنها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في كيفية تشغيل مطعمك ومقدار الأموال التي توفرها. دعونا نكسرها ونجعل المخزون يعمل من أجلك وليس ضدك.
تحديد الوقت المناسب لإجراء فحوصات المخزون
التوقيت هو كل شيء عندما يتعلق الأمر بإجراء فحص المخزون في مطعمك. إذا حاولت القيام بذلك أثناء اندفاع الغداء أو عندما يركز موظفوك على التحضير لخدمة العشاء، فستزداد الأمور فوضوية بسرعة. من المحتمل أن تفوتك العناصر أو ترتكب أخطاء أو تبطئ الفريق. لهذا السبب من المهم جدولة عمليات فحص المخزون خلال ساعات حركة المرور المنخفضة - الأوقات التي يكون فيها المطبخ هادئًا وتكون عوامل التشتيت ضئيلة.
عادةً ما تكون أفضل الأوقات في الصباح الباكر قبل افتتاح المطعم، أو بعد الظهر بعد انتهاء جمهور الغداء، أو في وقت متأخر من الليل بعد الإغلاق. تسمح ساعات العمل خارج ساعات العمل هذه لفريقك بالتنقل في مناطق التخزين والمبردات والمطبخ دون تجاوز بعضهم البعض أو مقاطعة الخدمة. إذا كنت تدير مكانًا يعمل على مدار 24 ساعة أو في وقت متأخر من الليل، ففكر في الصباح الباكر عندما ينتهي الموظفون الليليون.
كما أنه يساعد في الحفاظ على اتساق عمليات فحص المخزون. يؤدي القيام بها في نفس الوقت كل أسبوع إلى بناء عادة والحفاظ على تكاليف طعامك تحت السيطرة. على سبيل المثال، تختار العديد من المطاعم إجراء جرد كامل مرة واحدة في الأسبوع، وإجراء فحوصات فورية سريعة على العناصر الرئيسية - مثل اللحوم ومنتجات الألبان والمنتجات - كل يوم.
لا تحتاج إلى حساب كل شيء طوال الوقت. إذا لم تتحرك بعض العناصر بسرعة، فقد تحتاج فقط إلى فحص مرة أو مرتين في الشهر. ركز جهودك في المكان الأكثر أهمية - على المكونات الأكثر استخدامًا أو الأكثر تكلفة. بهذه الطريقة، تحصل على أكبر عائد على وقتك دون مقاطعة عملياتك اليومية.
حدد أولويات ما يجب حسابه وعدد المرات
لا يلزم حساب جميع عناصر المخزون كل يوم. قد تكون محاولة فحص كل شيء دفعة واحدة أمرًا شاقًا ومستهلكًا للوقت، خاصة عندما تحاول الحفاظ على تشغيل مطبخك بسلاسة. هذا هو السبب في أنه يساعد على تفصيل الأشياء وتحديد ما يجب حسابه يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا بناءً على عدد مرات استخدامه ومقدار تكلفته.
ابدأ بتجميع مخزونك في ثلاث فئات رئيسية - المواد سريعة التلف عالية الاستخدام والسلع الجافة والإمدادات غير الغذائية. يجب فحص المواد سريعة التلف مثل المنتجات ومنتجات الألبان واللحوم والمأكولات البحرية يوميًا أو على الأقل عدة مرات في الأسبوع. تفسد هذه العناصر بسرعة، وتستخدم بكميات كبيرة، ويمكن أن تؤثر على تكلفة طعامك في حالة تلفها أو نفادها بشكل غير متوقع.
يمكن فحص السلع الجافة مثل المعكرونة والدقيق والسلع المعلبة والتوابل أسبوعيًا. عادةً ما تتمتع هذه المنتجات بفترة صلاحية أطول ولا تحتاج إلى عناية يومية. يمكن مراجعة المواد غير الغذائية مثل لوازم التنظيف والمنتجات الورقية والحاويات الجاهزة كل أسبوعين إلى أربعة أسابيع اعتمادًا على مدى سرعة المرور بها.
لتسهيل ذلك، استخدم قائمة مرجعية يومية لتتبع أهم العناصر القابلة للتلف. بهذه الطريقة، يمكنك البقاء في مواجهة النقص دون إجراء إحصاء كامل كل يوم. اجعل قائمة التحقق قصيرة - فقط أفضل 10 إلى 20 عنصرًا تعتمد عليها كثيرًا.
من خلال تحديد أولويات ما يجب حسابه وعدد المرات، ستبقى أكثر تنظيمًا وتقلل من خطر نفاد المكونات الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك، لن يشعر موظفوك بأنهم غارقون في الأعمال الورقية أو عالقون في القيام بإعدادات طويلة خلال ساعات العمل المزدحمة.
تعيين الأدوار وتوحيد العملية
تتمثل إحدى أسهل الطرق لإجراء عمليات فحص المخزون بسلاسة في تعيين أدوار واضحة واتباع نفس العملية في كل مرة. عندما لا يعرف أحد من المفترض أن يحسب ماذا - أو كيفية حسابه - تصبح الأمور فوضوية بسرعة. ينتهي بك الأمر بأرقام غير متسقة وعناصر مفقودة وضغوط إضافية لفريقك.
ابدأ بتحديد من سيكون مسؤولاً عن عمليات فحص المخزون. من الأفضل تعيين هذه المهمة لواحد أو اثنين من أعضاء الفريق الموثوق بهم الذين يفهمون تخطيط تخزين الطعام وكيفية العد بدقة. إن قيام نفس الأشخاص بذلك بانتظام يبني الاتساق ويقلل من وقت التدريب.
بعد ذلك، قم بتقسيم المخزون إلى مناطق - المبرد، والفريزر، والتخزين الجاف، والبار، ومحطات الإعداد - وتخصيص أقسام محددة لكل شخص. هذا يجعل المهمة أكثر قابلية للإدارة ويساعد على تجنب التداخل أو المناطق المفقودة. إذا كان ذلك ممكنًا، قم بإقران أعضاء الفريق بحيث يقوم شخص واحد بالعد ويقوم الآخر بالتحقق من السجلات. هذه الطريقة المكونة من شخصين تقلل الأخطاء بشكل كبير.
استخدم نفس الطريقة ووحدة القياس في كل مرة. إذا كنت تحسب الجبن بالجنيه في أسبوع والأكياس في الأسبوع التالي، فلن تكون بياناتك منطقية. حافظ على اتساق وحداتك وسهولة فهمها لفريقك.
أخيرًا، قم بإنشاء روتين بسيط للمتابعة - في نفس الوقت من اليوم، نفس الأشخاص، نفس الأدوات. هذا النهج القياسي يحول المخزون من الصداع إلى عادة. عندما يعرف فريقك ما يمكن توقعه وكيفية القيام به، تصبح العملية أسرع وأكثر دقة وأقل إزعاجًا لتدفق مطعمك اليومي.
استخدم قوائم المراجعة لتسريع العملية
تعد قوائم المراجعة واحدة من أبسط الأدوات وأكثرها فعالية لتسريع عمليات فحص المخزون. وبدونها، من السهل تفويت العناصر أو عد الأشياء مرتين أو إضاعة الوقت في محاولة تذكر ما يجب تضمينه. قائمة مرجعية جيدة الإعداد تحافظ على تنظيم فريقك وتركيزه واتساقه - في كل مرة.
ابدأ بإنشاء قائمة مرجعية بناءً على مناطق التخزين الخاصة بك. قم بتجميع العناصر حسب الموقع - المبرد والفريزر والتخزين الجاف والبار ومحطات الإعداد. بهذه الطريقة، يمكن لفريقك التنقل عبر المطعم في مسار منظم بدلاً من القفز ذهابًا وإيابًا. كما أنه يساعد على إدراج العناصر بالترتيب الذي تظهر به على الرف، وبالتالي تصبح العملية ذاكرة عضلية بمرور الوقت.
يجب أن تتضمن كل قائمة مرجعية اسم العنصر ووحدة القياس (مثل الجنيهات أو الصناديق أو الجالونات أو العناصر الفردية) ومساحة لكتابة العدد. تأكد من أنها سهلة القراءة ولا ترهق فريقك بالتفاصيل غير الضرورية. يمكنك استخدام قوائم المراجعة المطبوعة على الحافظة أو التحول الرقمي إذا كان فريقك يفضل استخدام الأجهزة اللوحية أو الهواتف الذكية.
إذا كانت هناك حاجة إلى حساب بعض العناصر بشكل متكرر - مثل المنتجات الطازجة أو اللحوم عالية التكلفة - يمكنك إنشاء قوائم مرجعية يومية أو أسبوعية منفصلة لها. يتيح لك ذلك البقاء على اطلاع بالمخزون المهم دون إجراء إحصاء كامل في كل مرة.
قائمة التحقق الجيدة ليست مجرد توفير للوقت - إنها تبني أيضًا عادة. عندما يستخدم فريقك نفس القائمة في كل مرة، فمن المرجح أن يكتشفوا الأخطاء ويلاحظون الأنماط وينهون المهمة بسرعة. إنها أداة صغيرة يمكن أن يكون لها تأثير كبير على تكلفة الطعام ودقة المخزون.
تجنب الاضطرابات من خلال الاستعداد مسبقًا
واحدة من أفضل الطرق لمنع عمليات فحص المخزون من التدخل في التدفق اليومي لمطعمك هي تجهيز كل شيء مسبقًا. القليل من التحضير يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في توفير الوقت وتجنب الارتباك والتأكد من أن المهمة لا تبطئ فريقك أو خدمتك.
أولاً، حدد متى ستقوم بإجراء الفحص وقم بإبلاغه إلى فريقك مسبقًا. تساعد التنبيهات السريعة أثناء اجتماع الموظفين أو ملاحظة على لوحة الإعداد الجميع على البقاء على اطلاع دائم. بهذه الطريقة، لن يتفاجأ الموظفون عندما يبدأ شخص ما في حساب العناصر أثناء فترة الهدوء في الخدمة.
قبل البدء، تأكد من أن جميع الأدوات التي تحتاجها جاهزة - الحافظات والأقلام والمقاييس ومقاييس الحرارة (إذا لزم الأمر) والمصابيح الكهربائية لمناطق التخزين المعتمة وأي قوائم مرجعية مطبوعة أو رقمية. وجود كل شيء في متناول اليد يمنع التأخير ويساعد فريقك على الاستمرار في التركيز.
أيضًا، خصص بضع دقائق لتنظيم مناطق التخزين الخاصة بك. قم بإزالة أي فوضى من الأرفف، وقم بتسمية العناصر التي يصعب تحديدها، وتأكد من إغلاق العبوة أو تكديسها بشكل صحيح. مساحة مرتبة تجعل من السهل العد بسرعة وبدقة.
إذا كنت تستخدم نظامًا رقميًا، فتحقق من شحن الجهاز اللوحي أو الجهاز وتسجيل الدخول. بالنسبة لقوائم المراجعة المطبوعة، قم بإرفاقها بالحافظات وقم بتسميتها حسب القسم.
أخيرًا، قلل من الانحرافات. حدد موعدًا للفحص في وقت هادئ من اليوم وتأكد من أن الشخص الذي يقوم بالعد لن يتم جذبه إلى مهام أخرى. مع القليل من التحضير، يمكن أن يتم فحص المخزون بسلاسة - دون إبطاء مطبخك أو إزعاج موظفيك.
استخدم التكنولوجيا للتخلص من الأخطاء اليدوية
يمكن للتكنولوجيا أن تجعل عمليات فحص المخزون أسرع وأكثر دقة وأقل إرهاقًا لجميع المعنيين. إذا كنت لا تزال تستخدم الورق والأقلام لتتبع كل شيء يدويًا، فأنت لا تقضي وقتًا إضافيًا فحسب - بل تزيد أيضًا من فرص الخطأ البشري. يمكن أن تؤدي أخطاء العد الصغيرة أو العناصر المنسية أو الكتابة اليدوية غير المقروءة إلى بيانات غير دقيقة، مما يؤثر على الطلب وتكاليف الطعام والهدر.
يمكن لأدوات الجرد الرقمي أن تزيل الكثير من هذا الضغط عن موظفيك. تسمح لك العديد من هذه الأدوات بتسجيل الأعداد على الهاتف أو الجهاز اللوحي، وحساب الإجماليات تلقائيًا، وتنبيهك عند انخفاض العناصر. حتى أن بعض الأنظمة تتيح لك التقاط صور للمخزون الخاص بك بحيث يكون لديك مرجع مرئي لعمليات الفحص المستقبلية.
إحدى الطرق القوية لتبسيط عمليتك هي من خلال تكامل POS. عندما يتصل نظام المخزون الخاص بك مباشرة بنظام نقاط البيع (POS) الخاص بك، يمكنه تلقائيًا طرح العناصر من مخزونك في الوقت الفعلي عند بيعها. يمنحك هذا صورة أوضح بكثير لما تم استخدامه وما لا يزال يتعين حسابه. كما أنه يساعد على اكتشاف التناقضات بشكل أسرع - حتى تتمكن من معرفة ما إذا كان هناك شيء يتم الإفراط في استخدامه أو فقده أو إهداره.
تشمل الميزات التقنية الأخرى التي يجب البحث عنها المزامنة السحابية (للوصول عبر المواقع) ومسح الباركود والقدرة على إنشاء التقارير دون الحاجة إلى جداول البيانات. في حين أن التحول إلى التكنولوجيا الرقمية قد يبدو وكأنه خطوة كبيرة في البداية، إلا أنه يؤتي ثماره بسرعة في توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتحسين التحكم في المخزون. الأدوات المناسبة لا تجعل عملية العد أسهل فحسب - بل تساعدك على إدارة مطعمك بذكاء.
تتبع التقدم واجعله عادة
بمجرد أن يكون لديك نظام لإجراء فحوصات المخزون، فإن الخطوة التالية هي الاستمرار في العمل. إنها ليست مهمة لمرة واحدة - إنها شيء يجب أن يصبح جزءًا منتظمًا من روتين مطعمك. كلما كنت أكثر اتساقًا، أصبح الأمر أسهل، وأصبحت بياناتك أكثر فائدة.
ابدأ بوضع جدول زمني والالتزام به. على سبيل المثال، قم بإجراء فحص كامل للمخزون كل صباح يوم اثنين، وفحوصات فورية للعناصر الرئيسية كل يوم، ومراجعة عناصر التخزين الجاف مرة واحدة في الشهر. بمجرد أن يعتاد فريقك على الروتين، سيكون قادرًا على المضي فيه بشكل أسرع وبأخطاء أقل.
تتبع بيانات المخزون بمرور الوقت. ابحث عن الاتجاهات - هل تنفد بعض العناصر باستمرار قبل وصول الطلب التالي؟ هل تجاوزت طلب المنتجات التي ينتهي بها الأمر إلى التخلص منها؟ استخدم البيانات من فحوصات المخزون لتوجيه قرارات الشراء وتعديل أحجام الحصص إذا لزم الأمر.
كما أنه يساعد على الاحتفاظ بسجل أو مجلد (رقمي أو ورقي) مع قوائم المراجعة المكتملة. يمنحك هذا سجلاً واضحًا لما تم حسابه ومتى وبواسطة من. إذا حدث خطأ ما، يمكنك العودة ومعرفة أين بدأت المشكلة.
الأهم من ذلك، اجعل المخزون عادة جماعية. تحدث إلى موظفيك حول سبب أهمية ذلك وكيف يساعد الأعمال. عندما يدرك فريقك أن المخزون الدقيق يؤدي إلى ترتيب أفضل وتقليل الهدر وعمليات أكثر سلاسة، سيأخذون الأمر على محمل الجد. على المدى الطويل، الاتساق هو ما يحول المهمة إلى أداة تحقق نتائج حقيقية.
يجب أن يقرأ المحتوى
إدارة المخزون البسيطة
إدارة المخزون البسيطة للحانات
دليل لإدارة المخزون
دليل مالك المطعم لإدارة المخزون
عدد المخزون
قائمة مراجعة جرد المخزون للأشرطة
أسئلة متكررة
ما هو أفضل وقت لإجراء فحص المخزون في المطعم؟
تعتبر ساعات الصباح الباكر أو منتصف فترة ما بعد الظهر أو بعد الإغلاق أوقاتًا مثالية - تعمل هذه الساعات الهادئة على تقليل الاضطرابات وتساعد على ضمان العد الدقيق.
ما الذي يجب تضمينه في قائمة التحقق من المخزون؟
قم بتضمين أسماء العناصر ووحدات القياس (مثل الجنيهات أو الصناديق أو القطع) والمساحة لتسجيل الأعداد. قم بتجميع العناصر حسب منطقة التخزين لتتبع أسرع.
كيف يمكنني تقليل الأخطاء أثناء عمليات فحص المخزون؟
التزم بوحدات القياس المتسقة، واستخدم قوائم المراجعة، وقم بتعيين مناطق محددة، وقم بإقران أعضاء الفريق للتحقق من أعداد بعضهم البعض.
ما الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها أثناء عمليات فحص المخزون؟
تجنب التسرع أو العد خلال ساعات الذروة أو استخدام وحدات غير متناسقة أو تخطي العناصر أو عدم تنظيم مناطق التخزين قبل البدء.
