ما الأدوات التي أحتاجها لإجراء جرد دقيق للشريط؟
لإجراء جرد شريطي دقيق، ستحتاج إلى أوراق العد أو برنامج المخزون، ومقياس رقمي، ومصباح يدوي، وآلة حاسبة، وقلم أو جهاز لوحي، وتنظيم متسق للعناصر. تساعد أدوات البرامج في أتمتة العمليات الحسابية وتتبع الأجزاء وإنشاء التقارير للأغراض المحاسبية.
قائمة مراجعة جرد المخزون للأشرطة
كل ما تحتاج إلى تتبعه
إذا كنت تدير بارًا، فمن المحتمل أن تظل مشغولًا بأشياء مثل خدمة العملاء وإدارة الموظفين والحفاظ على سير كل شيء بسلاسة. ولكن هناك مهمة واحدة مهمة لا ينبغي تخطيها - إجراء الجرد. إن معرفة ما هو موجود بالضبط على أرففك يساعدك على تتبع كمية المنتج لديك، والمبلغ الذي استخدمته، ومقدار الأموال التي تجنيها بالفعل.
عندما لا يتم إجراء عمليات جرد المخزون بشكل متكرر أو بشكل صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل كبيرة. قد تطلب الكثير من الأشياء التي لديك بالفعل أو تنفد العناصر التي تحتاجها بالفعل. كما أنه يجعل من الصعب معرفة ما إذا كانت المنتجات مفقودة أو يتم صبها بشكل مفرط أو ستضيع.
يعد إجراء جرد منتظم للأشرطة أحد أفضل الطرق للتحكم في التكاليف والحفاظ على دقة أرقامك. لا يجب أن يكون الأمر معقدًا. باستخدام قائمة مرجعية بسيطة والأدوات المناسبة، يمكنك جعل العملية سريعة ومتسقة وموثوقة.
كم مرة يجب أن تقوم بحساب مخزون البار؟
واحدة من أهم الخطوات في إدارة مخزون البار الخاص بك هي اختيار عدد مرات حسابه. لا توجد قاعدة واحدة تناسب كل شريط، ولكن المفتاح هو اختيار جدول والالتزام به. تقوم بعض الحانات بالجرد كل أسبوع، بينما يقوم البعض الآخر بذلك كل أسبوعين أو شهريًا. يعتمد الاختيار الصحيح على مدى ازدحام البار الخاص بك، وعدد المرات التي تحصل فيها على خدمات التوصيل، ومدى رغبتك في مراقبة تكاليفك عن كثب.
بالنسبة لمعظم الحانات، يعمل الجرد الأسبوعي بشكل جيد. إنه متكرر بما يكفي لاكتشاف المشاكل مبكرًا، مثل الزجاجات المفقودة أو التغييرات المفاجئة في الاستخدام. كما أنه يساعدك على اتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر بإعادة الترتيب والتسعير. إذا كان الشريط الخاص بك أبطأ أو يحتوي على مخزون أصغر، فقد يكون الجدول نصف الأسبوعي أو الشهري كافيًا.
مهما كان الجدول الزمني الذي تختاره، فإن الاتساق هو المفتاح. حاول حساب المخزون في نفس الوقت واليوم من كل أسبوع - ويفضل أن يكون ذلك قبل وصول التسليم وبعد ليلة كاملة من الخدمة. يمنحك هذا الصورة الأكثر دقة لما تم استخدامه بالفعل.
تعد عمليات الجرد المنتظمة أيضًا جزءًا كبيرًا من مراقبة المخزون. إنها تساعدك على معرفة ما سيأتي وما يتم استخدامه وما يجب إعادة ترتيبه. بهذه الطريقة، يمكنك تجنب نفاد العناصر الشائعة أو تقييد النقود في المخزون الذي لا يتحرك.
إن روتين العد القوي لا يساعد فقط في المحاسبة والترتيب - بل يحافظ على عمل شريطك بسلاسة ونزاهة أرقامك.
الأدوات التي ستحتاجها قبل البدء في العد
يبدأ الاستعداد لجرد المخزون باستخدام الأدوات المناسبة. الاستعداد يساعدك على التحرك بشكل أسرع والبقاء منظمًا وتجنب الأخطاء. سواء كنت تقوم بالعد بنفسك أو تقوم بتسليمه إلى أحد أعضاء الفريق، فإن إعداد الأمور بالطريقة الصحيحة يحدث فرقًا كبيرًا.
ابدأ بطريقة واضحة لتسجيل أعدادك. يمكنك استخدام أوراق الجرد المطبوعة أو الكمبيوتر اللوحي مع قائمة مرجعية. تعد الآلة الحاسبة مفيدة لإجراء العمليات الحسابية السريعة، ويساعدك المصباح عند العمل في مناطق تخزين داكنة. الميزان الرقمي مفيد أيضًا لقياس الزجاجات الجزئية أو البراميل - أفضل بكثير من مجرد التخمين.
لكن أحد أهم الأدوات اليوم هو برنامج المخزون. بينما يمكنك تتبع كل شيء يدويًا، فإن البرنامج يجعل العملية أسرع بكثير وأكثر دقة بكثير. يتيح لك إنشاء قائمة كاملة بالعناصر الخاصة بك، وتتبع الأجزاء، وحساب الإجماليات تلقائيًا، وحتى إنشاء تقارير يمكنك استخدامها للمحاسبة. حتى أن بعض الأنظمة تتيح لك مسح الباركود أو إدخال الأعداد مباشرة في التطبيق، مما يقلل من الأعمال الورقية والإدخال اليدوي.
استخدام البرامج ليس مجرد وسيلة راحة - إنه استثمار ذكي في عمليات البار. إنه يقلل الخطأ البشري ويوفر الوقت ويمنحك تحكمًا أفضل في المخزون الخاص بك. إذا كنت تحاول تحسين التحكم في المخزون والحفاظ على نظافة أرقامك، فإن البرنامج هو أحد أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها.
قائمة التحقق من عدد قوائم الجرد الخاصة بك
قبل البدء، اجعل أدواتك جاهزة - قلم وورقة أو جهاز لوحي، وقائمة المخزون الخاصة بك، ومقياس الأجزاء، وآلة حاسبة. إذا كنت تستخدم برنامج المخزون، فاجعله مفتوحًا وجاهزًا لإدخال البيانات.
اتبع قائمة التحقق من المخزون هذه
انتقل إلى الشريط الخاص بك قسمًا واحدًا في كل مرة باستخدام القائمة أدناه. كن ثابتًا في كل مرة تقوم فيها بالعد.
1. زجاجات الخمور
- سجل العلامة التجارية وحجم كل زجاجة.
- بالنسبة للزجاجات المفتوحة، قم بتقدير الكمية المتبقية بالأعشار أو استخدم مقياسًا رقميًا.
- تشمل جميع المشروبات الروحية الرئيسية- الفودكا، والجن، والروم، والتكيلا، والويسكي، والمشروبات الكحولية، والكورديال، والمواد المتخصصة.
2. البيرة (الزجاجات والعلب والبراميل)
- عد أنواع البيرة المعبأة والمعلبة حسب العلامة التجارية وحجم العبوة (عبوات فردية، 6 عبوات، علب).
- أحجام البراميل القياسية (نصف برميل، ربع برميل، إلخ).
- قم بتقدير مدى امتلاء كل برميل أو وزنه لمزيد من الدقة.
3. النبيذ
- قائمة حسب الزجاجة والفئة- النبيذ الأحمر أو الأبيض أو الفوار أو الوردي أو النبيذ المتخصص.
- تتبع الزجاجات المفتوحة، خاصة إذا كنت تقدم النبيذ بالكأس.
4. العصائر والخلاطات
- تشمل جميع شراب الكوكتيل والعصائر والخلطات الحامضة والمحليات.
- تحقق من الحاويات الممتلئة والمفتوحة.
5. المشروبات غير الكحولية
- المشروبات الغازية والمقويات والعصائر ومشروبات الطاقة.
- على الرغم من أنها سلع منخفضة التكلفة، إلا أنها يمكن أن تؤثر على مستويات المخزون عند استخدامها كثيرًا.
6. مواد الزينة والمواد القابلة للتلف
- عد الليمون والليمون والزيتون والكرز والأعشاب وأي مكونات طازجة.
- لاحظ تواريخ انتهاء الصلاحية وقم بتدوير المخزون حسب الحاجة.
7. السلع الجافة ومستلزمات البار
- تتبع المناديل والقش والوقايات وعصي التحريك وغيرها من المواد الصغيرة التي يمكن التخلص منها.
- هذه العناصر هي جزء من النفقات العامة للبار الخاص بك ويجب مراقبتها بانتظام.
يجب أن تصبح قائمة التحقق هذه جزءًا من روتينك المعتاد. اطبعها أو انسخها إلى برنامج المخزون الخاص بك أو قم بتصفيح نسخة ليستخدمها فريقك أسبوعيًا. إن الحفاظ على اتساقها يعني تقليل الأخطاء ورؤى أفضل للطلب والمحاسبة.
كيفية تتبع الزجاجات والبراميل الجزئية بدقة
يمكن أن يكون تتبع الزجاجات والبراميل الجزئية أحد أكثر الأجزاء تحديًا في مخزون البار - ولكنه أيضًا أحد أهم الأجزاء. إذا كنت تخمينًا خاطئًا، فقد يؤدي ذلك إلى التخلص من تقارير التكلفة الخاصة بك ويجعل من الصعب معرفة ما إذا كانت المنتجات يتم صبها بشكل مفرط أو إهدارها أو فقدها.
بالنسبة لزجاجات الخمور، تتمثل الطريقة الشائعة في استخدام نظام الأعشار. يمكنك تقدير مدى امتلاء الزجاجة بالأعشار - على سبيل المثال، سيتم تسجيل نصف الزجاجة الممتلئة على أنها 0.5. على الرغم من أن هذا يعمل مع عمليات الجرد السريعة، إلا أنه ليس دائمًا الأكثر دقة، خاصة عندما يقوم العديد من الأشخاص بإجراء الجرد. لتحسين الدقة، تستخدم العديد من الأشرطة مقياسًا رقميًا. يساعدك وزن الزجاجات المفتوحة ومقارنتها بوزن الزجاجة الكامل في الحصول على رقم أكثر دقة.
البراميل أكثر تعقيدًا لأنها كبيرة وثقيلة. تستخدم بعض الحانات عصي غمس البراميل أو مقاييس الضغط لتقدير كمية البيرة المتبقية، ولكن هذه الطرق قد تكون غير متسقة. الحل الأفضل هو استخدام مقياس مصمم خصيصًا للبراميل. من خلال وزن البرميل وطرح الوزن الفارغ (المعروف أيضًا بالوزن الفارغ)، يمكنك معرفة كمية البيرة المتبقية بالداخل.
هذا هو المكان الذي تصبح فيه البرامج مفيدة بشكل خاص. تسمح لك العديد من أنظمة المخزون الشريطي بإدخال كميات جزئية وستقوم بالحسابات نيابة عنك - تحويل الوزن إلى أوقية أو نسب مئوية وحساب القيمة تلقائيًا. إنه يقلل الخطأ البشري ويبقي الجميع على نفس الصفحة.
إن الدقة مع الأجزاء الجزئية لا تعني الكمال - إنها تتعلق بالاتساق. اختر طريقة، ودرب فريقك على كيفية استخدامها، والتزم بها. كلما كانت أعدادك أكثر اتساقًا، زادت فائدة بيانات المخزون للتحكم في التكاليف واتخاذ قرارات تجارية ذكية.
تنظيم بيانات المخزون الشريطي للتقييم
بمجرد الانتهاء من حساب المخزون الخاص بك، فإن الخطوة التالية هي تنظيم تلك البيانات بحيث تكون مفيدة للمحاسبة واتخاذ القرار. تساعدك ورقة المخزون جيدة التنظيم على فهم قيمة المخزون الحالي وتتبع التغييرات بمرور الوقت وحساب تكلفة البضائع المباعة (COGS) بشكل أكثر دقة.
ابدأ بإدراج كل عنصر بوضوح. يتضمن التنسيق الجيد اسم العنصر وحجم الوحدة والكمية المتوفرة وتكلفة الوحدة والقيمة الإجمالية. على سبيل المثال، إذا كان لديك ثلاث زجاجات كاملة من التكيلا تكلف كل منها 25 دولارًا، فستكون القيمة الإجمالية لهذا العنصر 75 دولارًا. إذا كنت تحسب زجاجة جزئية، فيمكنك تسجيلها ككسر - مثل 0.6 زجاجة - وضربها في تكلفة الوحدة للحصول على قيمة تقديرية.
يتيح لك هذا النوع من الهياكل حساب مقدار الأموال التي قيدتها في المخزون بسرعة. كما أنه يساعدك على تحديد الاتجاهات - مثل ما إذا كان منتج معين يتم استخدامه بسرعة كبيرة جدًا، أو إذا كنت جالسًا في المخزون الذي لا يتحرك.
برنامج الجرد يجعل هذه الخطوة أسهل بكثير. باستخدام النظام الصحيح، يمكنك إدخال الأعداد وتتبع الأجزاء وحساب القيم الإجمالية تلقائيًا لكل عنصر. حتى أن بعض الأدوات تنشئ تقارير يمكنك تسليمها إلى محاسبك أو توصيلها ببرنامج مسك الدفاتر. هذا يوفر الوقت ويقلل من مخاطر الأخطاء اليدوية. كلما
كانت بيانات المخزون أكثر تنظيمًا، زادت قدرتك على التحكم في الصحة المالية لنقابتك. عند القيام به بشكل صحيح، لا يساعد تقييم المخزون في المحاسبة الدقيقة فحسب، بل يمنحك أيضًا رؤى حول كيفية تشغيل شريطك بشكل أكثر كفاءة.
نصائح لجعل حساب المخزون أسرع وأكثر دقة
يمكن أن تبدو عمليات جرد المخزون وكأنها عمل روتيني يستغرق وقتًا طويلاً، ولكن مع وجود النظام المناسب، يمكن أن تصبح روتينًا سريعًا وموثوقًا. فيما يلي بعض النصائح العملية لجعل العملية أكثر كفاءة مع تحسين الدقة.
ابدأ بتنظيم تخطيط الشريط الخاص بك. قم بتجميع العناصر المتشابهة معًا - الفودكا مع الفودكا والخلاطات مع الخلاطات وما إلى ذلك. قم بتسمية الأرفف ومناطق التخزين لتسهيل تحديد المنتجات بسرعة. يوفر هذا الإعداد الوقت ويقلل من فرصة فقدان العناصر أثناء العد.
بعد ذلك، استخدم ترتيبًا ثابتًا في كل مرة تقوم فيها بالجرد. ابدأ في نفس الموقع - مثل الشريط الخلفي - ثم انتقل إلى غرف التخزين والثلاجات وما إلى ذلك. يساعد اتباع نفس المسار في كل مرة على تجنب تخطي الأقسام وإنشاء تدفق طبيعي لعمليتك.
قم بتعيين واجبات المخزون لواحد أو اثنين من أعضاء الفريق الموثوق بهم. عندما يقوم نفس الأشخاص بإجراء الجرد بانتظام، فإنهم يصبحون أسرع وأكثر دقة. قم بتدوير المهام من وقت لآخر للحفاظ على صدق الأمور والتحقق الفوري من النتائج للحصول على موثوقية إضافية.
استخدم برنامج المخزون كلما أمكن ذلك. يعمل على تسريع العملية من خلال التخلص من النماذج الورقية وإجراء العمليات الحسابية نيابة عنك وحفظ بياناتك في الوقت الفعلي. تقوم العديد من الأنظمة أيضًا بتتبع الاتجاهات والإبلاغ عن المخالفات - حتى تتمكن من إصلاح المشكلات الصغيرة قبل أن تتحول إلى مشاكل كبيرة.
حاول أيضًا حساب المخزون خلال ساعات الهدوء - بعد الإغلاق أو قبل الفتح. تجنب العد عند وصول عمليات التسليم أو أثناء تغيير المناوبة. كلما قل عدد الانقطاعات، زادت سلاسة العملية.
أخيرًا، تحقق جيدًا من الأعداد الجزئية والإدخالات. غالبًا ما تحدث الأخطاء مع الزجاجات المفتوحة أو تقدير الكميات. يمكن أن يؤدي التباطؤ قليلاً من أجل الدقة إلى توفير الكثير من الوقت والارتباك لاحقًا.
تحويل قائمة التحقق الخاصة بك إلى رؤى قابلة للتنفيذ
لا يقتصر إجراء جرد البار على تحديد المربعات أو عد الزجاجات فحسب، بل يتعلق بفهم كيفية أداء البار الخاص بك وأين تذهب أموالك. بمجرد أن يكون لديك نظام ثابت، تصبح بيانات المخزون أداة قوية يمكنك استخدامها لتحسين العمليات اليومية والتخطيط طويل الأجل.
ابدأ بتخصيص وقت بعد كل حساب لمراجعة النتائج. انظر إلى العناصر الأكثر استخدامًا وتلك الموجودة على الرف. هل تفرط في تخزين المنتجات بطيئة الحركة؟ هل تختفي بعض العناصر عالية التكلفة بشكل أسرع مما ينبغي؟ يمكن أن تساعدك أنماط مثل هذه على تعديل الشراء وتحديد المناطق التي قد يحدث فيها الانكماش أو الهدر.
إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المخزون، فيمكن إنشاء العديد من هذه الأفكار تلقائيًا. يمكنك رؤية اتجاهات الاستخدام وتعيين التنبيهات للمخزون المنخفض ومقارنة قيم المخزون بمرور الوقت. يساعد ذلك في تقديم طلبات أكثر ذكاءً وتسعير أفضل وتحكم أكثر إحكامًا في التكلفة - دون الحاجة إلى فرز أكوام الورق أو جداول البيانات.
من المفيد أيضًا ربط بيانات المخزون بنظام المحاسبة الخاص بك. يتيح لك ذلك حساب تكلفة السلع المباعة (COGS) بدقة، والاستعداد لموسم الضرائب، واتخاذ قرارات مالية واثقة. حتى إذا كنت تعمل مع محاسب أو محاسب، فإن الحصول على تقارير جرد نظيفة ومنظمة يجعل عملهم أسهل - وكتبك أكثر دقة.
الأهم من ذلك، لا تهدف إلى الكمال. لا يجب أن تكون أعداد المخزون خالية من العيوب لتكون مفيدة. أكثر ما يهم هو أن تكون متسقًا وصادقًا مع عمليتك. بمرور الوقت، تصبح هذه العادة طبيعية - ويصبح البار الخاص بك أسهل في الإدارة وأكثر ربحية وأكثر استعدادًا للنمو.
يجب أن يقرأ المحتوى
فحص المخزون
كيفية إجراء فحص المخزون في مطعمك
إدارة المخزون البسيطة
إدارة المخزون البسيطة للحانات
دليل لإدارة المخزون
دليل مالك المطعم لإدارة المخزون
أسئلة متكررة
كم مرة يجب أن أحسب المخزون الشريطي؟
تقوم معظم الحانات بالجرد أسبوعيًا أو كل أسبوعين. يساعد الجدول الزمني المتسق - بشكل مثالي قبل عمليات التسليم وبعد الليالي المزدحمة - في الحفاظ على دقة السجلات.
كيف يمكنني تتبع الزجاجات والبراميل الجزئية؟
استخدم نظام الأعشار للتقديرات المرئية السريعة أو المقياس الرقمي للحصول على دقة أفضل. بالنسبة للبراميل، قم بوزنها واطرح الوزن الفارغ.
هل يمكن أن يساعد برنامج المخزون في تعداد المخزون الشريطي؟
نعم. يعمل برنامج إدارة المخزون على تبسيط إدخال البيانات وتتبع الأجزاء وحساب القيم وإنشاء التقارير، مما يجعل العملية أسرع وأكثر دقة.
ما الفرق بين جرد المخزون وتقييم المخزون؟
جرد المخزون هو عملية قياس المخزون ماديًا. يقوم تقييم المخزون بتعيين مبلغ بالدولار لهذا المخزون بناءً على التكلفة، والذي يتم استخدامه للمحاسبة.
