كم مرة يجب على المطعم تتبع المخزون؟
يجب على المطاعم تتبع المخزون مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، ولكن قد تتطلب العناصر ذات الحجم الكبير فحوصات يومية. يساعد التتبع المتكرر على منع نفاد المخزون وتقليل الفاقد والحفاظ على التحكم الدقيق في تكلفة الطعام، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل وعمليات أكثر ربحية.
أهم الأخطاء التي يرتكبها أصحاب المطاعم عند تتبع المخزون
نظرة عامة
قد لا يكون تتبع مخزون مطعمك هو الجزء الأكثر إثارة في العمل، ولكنه أحد أهم الأمور. إذا كنت لا تفعل ذلك بالطريقة الصحيحة - أو لا تفعل ذلك كثيرًا - فقد تخسر المال دون أن تدرك ذلك. يمكن أن تحدث أشياء مثل نفايات الطعام أو نفاد المكونات الرئيسية أو الطلب الزائد أو حتى السرقة غير الملحوظة عندما لا يتم تتبع المخزون بشكل صحيح.
يرتكب العديد من مالكي المطاعم أخطاء صغيرة في المخزون تتحول إلى مشاكل أكبر بمرور الوقت. ربما تكون العملية غير واضحة، أو ربما لم يتم تدريب فريقك جيدًا، أو ربما تكون مشغولًا جدًا بحيث لا يمكنك الوصول إليها بانتظام. مهما كان السبب، فإن الخبر السار هو أن هذه الأخطاء قابلة للإصلاح.
ستوجهك هذه المقالة إلى أخطاء تتبع المخزون الأكثر شيوعًا وتوضح لك كيفية تجنبها. الهدف هو جعل حياتك أسهل ومساعدتك على توفير المال ومنحك المزيد من التحكم في ما يحدث في مطبخك. مع بعض التغييرات الصغيرة، يمكنك التحكم في مخزونك والحفاظ على تشغيل مطعمك بسلاسة.
الخطأ الأول - عدم وجود عملية جرد قياسية
أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها أصحاب المطاعم هو عدم وجود عملية واضحة خطوة بخطوة لتتبع المخزون. عندما يقوم كل فرد في فريقك بذلك بشكل مختلف - أو عندما يتم ذلك على الفور - يكاد يكون من المستحيل الحفاظ على دقة الأرقام. هذا يؤدي إلى الارتباك وقرارات الطلب السيئة وإهدار الطعام أو الإمدادات.
على سبيل المثال، قد يحسب أحد الموظفين العناصر حسب الحالة بينما يحسب موظف آخر حسب القطعة. أو قد يتخطى شخص ما فحص مناطق تخزين معينة لأنه في عجلة من أمره. بدون طريقة قياسية للقيام بالأشياء، تتراكم الأخطاء بسرعة، ولا يمكن الوثوق بالبيانات.
الإصلاح؟ قم بإنشاء عملية بسيطة ومتسقة يمكن لأي شخص في فريقك اتباعها. ابدأ بتحديد عدد المرات التي ستقوم فيها بالمخزون (يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا حسب احتياجاتك)، ومن المسؤول عن ذلك، والمجالات التي يجب حسابها. استخدم ورقة الجرد نفسها في كل مرة، وتأكد من أنها تشمل جميع المكونات والسلع الورقية وحتى العناصر مثل مواد التنظيف.
لا يجب أن تكون خيالية. يمكن لقائمة مرجعية واضحة وبعض التدريبات الأساسية أن تقطع شوطًا طويلاً. بمجرد أن يعتاد فريقك على اتباع نفس العملية في كل مرة، تصبح إدارة المخزون أسهل - وأكثر فائدة عندما يتعلق الأمر باتخاذ قرارات تجارية ذكية.
الخطأ الثاني - تتبع المخزون بشكل غير منتظم
خطأ شائع آخر يرتكبه أصحاب المطاعم هو عدم تتبع المخزون كثيرًا بما فيه الكفاية. من السهل تأجيلها، خاصة عندما تكون الأمور مشغولة. ولكن عندما تنتظر وقتًا طويلاً بين عمليات جرد المخزون، فمن المرجح أن تواجه مشكلات مثل النقص المفاجئ أو التلف غير الملحوظ أو الإنفاق الزائد على العناصر التي لم تكن بحاجة إليها بالفعل.
لا يقتصر تتبع المخزون على معرفة ما لديك فحسب - بل يتعلق باكتشاف المشكلات قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة. إذا كنت تقوم بفحص المخزون مرة واحدة فقط في الشهر، فهناك فرصة جيدة لتلف الطعام، أو فقدان العناصر، أو تقديم الطلبات بناءً على التخمين بدلاً من الحقائق.
إذن كم مرة يجب أن تتعقب المخزون؟ يعتمد ذلك على حجم ووتيرة مطعمك. بالنسبة للمواقع ذات الحجم الكبير، يمكن أن يكون إجراء جرد كامل للمخزون أسبوعيًا أو حتى عدة مرات في الأسبوع مفيدًا. بالنسبة للعمليات البطيئة، قد تكون مرة واحدة في الأسبوع كافية. قد تحتاج بعض العناصر - مثل المنتجات الطازجة أو اللحوم - إلى الفحص يوميًا.
المفتاح هو العثور على روتين مناسب لك والالتزام به. حدد جدولًا وعامله مثل أي مهمة أخرى يجب القيام بها. عندما تتعقب المخزون بانتظام، تحصل على بيانات أفضل، وتكتشف المشكلات مبكرًا، وتتخذ قرارات أكثر ذكاءً عندما يتعلق الأمر بطلب تكاليف الطعام وإدارتها.
الخطأ 3 - الفشل في تدريب الموظفين بشكل صحيح
يفترض العديد من مالكي المطاعم أن تتبع المخزون أمر بسيط، لذلك يقومون بتسليم المهمة إلى أي شخص متاح دون الكثير من التوجيه. ولكن بدون تعليمات مناسبة، لا بد أن تحدث الأخطاء - يتم تفويت العناصر، وتخلط الوحدات، ولا تتطابق الأرقام مع ما هو موجود بالفعل. مع مرور الوقت، يؤدي هذا إلى تقارير غير دقيقة وأخطاء مكلفة.
لا يقتصر المخزون على حساب ما يوجد في الثلاجة فقط. يتطلب الأمر معرفة مكان البحث وكيفية القياس وكيفية تسجيل كل شيء بالطريقة الصحيحة. بدون الاتساق بين أعضاء فريقك، تصبح العملية فوضوية وغير موثوقة.
هذا هو سبب أهمية تدريب الموظفين عندما يتعلق الأمر بالمخزون. يجب على جميع المشاركين في العملية أن يفهموا بالضبط كيفية القيام بذلك - من العناصر التي يجب حسابها، إلى الوحدات التي يجب استخدامها، وعدد مرات القيام بذلك. حتى شيء بسيط مثل حساب علبة الطماطم بشكل غير صحيح يمكن أن يؤدي إلى التخلص من تكاليف طعامك.
اجعل الأمر سهلاً من خلال إنشاء دليل تدريب سريع أو إرشادات تفصيلية. راجع العملية خطوة بخطوة وخصص وقتًا للأسئلة. أظهر للموظفين كيفية استخدام أوراق الجرد أو البرامج الخاصة بك، واشرح سبب أهمية الدقة.
عندما يكون فريقك مدربًا وواثقًا، تسير العملية بأكملها بشكل أكثر سلاسة. ستحصل على أرقام أفضل وتتخذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن الطلب وتقلل الفاقد في جميع المجالات.
الخطأ 4 - تجاهل تناسق الوحدة
أحد الأخطاء التي لا تزال بعيدة عن الأنظار في العديد من المطاعم هو الاستخدام غير المتسق لوحدات القياس أثناء تتبع المخزون. يحدث هذا عندما يقوم أعضاء الفريق المختلفون بحساب العناصر بطرق مختلفة - قد يقوم أحدهم بتسجيل المنتج حسب الحالة، والآخر بالجنيه، وشخص آخر حسب الوحدات الفردية. عندما يحين وقت مراجعة البيانات، لا يوجد شيء يصطف، ويصبح من المستحيل تقريبًا الحصول على قراءة دقيقة لما لديك بالفعل في المخزون.
يؤدي هذا النقص في الاتساق إلى حدوث ارتباك ليس فقط أثناء عمليات جرد المخزون، ولكن أيضًا عند طلب الإمدادات وحساب تكاليف الطعام ومراجعة التقارير. إنها تفاصيل صغيرة يمكن أن تؤدي إلى التخلص من العملية بأكملها إذا تركت دون تحديد.
الحل بسيط ولكنه مهم- قم بتوحيد الوحدات التي تستخدمها لكل عنصر. قرر ما إذا كان سيتم احتساب شيء ما دائمًا حسب العلبة أو الجنيه أو الجالون أو القطعة - وتأكد من التزام الجميع بهذا التنسيق. اكتبها بوضوح في ورقة المخزون الخاصة بك أو في نظام التتبع الخاص بك حتى لا يكون هناك أي تخمين.
من الجيد أيضًا مراجعة قائمة المخزون الخاصة بك من وقت لآخر والتأكد من أن الوحدات لا تزال دقيقة وذات صلة. مع تغير الموردين أو ظهور المنتجات بأحجام مختلفة، قد تحتاج اختيارات الوحدة الخاصة بك إلى التعديل.
إن الحفاظ على اتساق وحداتك يساعدك على تجنب الأخطاء المكلفة ويجعل إدارة المخزون أسهل بكثير. كما أنه يحسن دقة الطلب وإعداد التقارير والتحكم في التكاليف - كل الأشياء التي تؤثر بشكل مباشر على أرباحك النهائية.
الخطأ 5 - تخطي الفئات أو المواقع الرئيسية
عند تتبع المخزون، من السهل التركيز على المكونات الرئيسية وتجاهل المجالات المهمة الأخرى. ربما تحسب دائمًا مقصورة الثلاجة ولكن تنسى التخزين الجاف. أو ربما تتعقب الطعام ولكن تتخطى السلع الورقية أو مستلزمات التنظيف أو مخزون البار. يمكن أن تؤدي هذه الفجوات إلى عمليات عد غير دقيقة ونقص غير متوقع وتكاليف مبالغ فيها.
كل عنصر يستخدم في مطعمك - سواء كان علبة دجاج أو لفافة من المناشف الورقية - يؤثر على أرباحك النهائية. إذا كنت تتعقب جزءًا فقط من المخزون الخاص بك، فلن ترى سوى جزء من الصورة. هذا يعني أنك قد تكون قد تجاوزت طلب العناصر التي لديك بالفعل أو نفاد الأشياء التي كنت تعتقد أنها متوفرة في المخزون.
لإصلاح ذلك، ابدأ بوضع قائمة كاملة بجميع المناطق في مطعمك حيث يتم تخزين المخزون. يمكن أن يشمل ذلك المداخل والمجمدات والتخزين الجاف ومحطات الإعداد وخلف البار وحتى تنظيف الخزانات. ثم قم بإدراج كل نوع من العناصر التي يجب تتبعها في كل منطقة.
استخدم ورقة جرد رئيسية تتضمن كل هذه الفئات والمواقع حتى لا يفوتك أي شيء. لا يلزم أن يكون الأمر معقدًا - فقط واضح وكامل. تأكد من أن فريقك يعرف أنه مسؤول عن التحقق من كل عنصر مدرج، وليس فقط العناصر التي يسهل الوصول إليها.
تساعدك تغطية جميع القواعد الخاصة بك أثناء عمليات جرد المخزون على تجنب المفاجآت وتحسين دقة الطلبات وتمنحك معالجة أفضل بكثير للاحتياجات اليومية لمطعمك.
الخطأ 6 - عدم الاستفادة من الأدوات الرقمية
قد يبدو الاعتماد فقط على القلم والورق أو جداول البيانات الأساسية أبسط طريقة لتتبع المخزون، ولكن بمرور الوقت يمكن أن يجعل الأمور أكثر صعوبة. يتيح التتبع اليدوي مساحة أكبر للخطأ البشري - لا تتراكم الإجماليات دائمًا، ويتم قراءة الكتابة اليدوية بشكل خاطئ، وتضيع الأوراق أو يتم التخلص منها. بالإضافة إلى ذلك، يستغرق الأمر الكثير من الوقت، خاصة عندما يكون لديك قائمة كبيرة أو مناطق تخزين متعددة.
إذا كانت عملية الجرد الخاصة بك تبدو وكأنها عمل روتيني، فقد يكون الوقت قد حان للنظر في الخيارات الرقمية. يمكن أن يساعد استخدام برنامج المخزون في تبسيط العملية بأكملها، مما يجعلها أسرع وأكثر دقة وأسهل في الإدارة. تتيح لك معظم خيارات البرامج تتبع العناصر حسب الفئة وتعيين معايير الوحدة وحتى وضع علامة على العناصر التي تنفد.
باستخدام الأدوات الرقمية، يمكن لفريقك تسجيل عمليات الجرد باستخدام جهاز لوحي أو هاتف ذكي، مباشرة من غرفة الجلوس أو المخزن. تقوم العديد من الأنظمة أيضًا بتخزين البيانات التاريخية، حتى تتمكن من الرجوع إلى الأعداد السابقة وتحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات ترتيب أكثر ذكاءً.
لا تحتاج إلى الاستثمار في أي شيء معقد أو مكلف للغاية. حتى برامج المخزون الأساسية يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في توفير الوقت وتقليل الأخطاء.
إذا كنت لا تزال تتعقب المخزون يدويًا، فقد يبدو التحول إلى النظام الرقمي بمثابة تغيير كبير - ولكن بمجرد إعداده، يمكن أن يزيل الكثير من الضغط من العملية ويمنحك تحكمًا أفضل في لوازم مطعمك.
تحويل أخطاء المخزون إلى عادات ذكية
لا يقتصر إجراء الجرد على حساب ما هو موجود على الرفوف فحسب - بل يتعلق باستخدام هذه المعلومات لتحسين كيفية تشغيل مطعمك. أحد الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها المالكون هو مراجعة حركات تتبع المخزون ولكن دون مراجعة البيانات أو استخدامها لتوجيه قراراتهم. بدون النظر إلى الأرقام، تفوتك فرصًا قيّمة لتقليل الفاقد وخفض تكاليف الطعام والحفاظ على تشغيل مطبخك بكفاءة أكبر.
على سبيل المثال، إذا كنت تتخلص باستمرار من المنتجات الفاسدة، فقد تُظهر بياناتك أنك تطلب أكثر مما تحتاج إليه. أو إذا نفدت بعض العناصر بسرعة كبيرة، فقد يعني ذلك أن مستوياتك الاسمية منخفضة جدًا. ولكن لا يمكنك تحديد هذه الأنماط إلا إذا كنت تأخذ وقتًا لمراجعة سجلات المخزون بانتظام.
ابدأ ببساطة - بعد كل عملية جرد للمخزون، ابحث عن العناصر التي يتم تكديسها باستمرار أو التي تنفد دائمًا. قارن ما استخدمته مع ما قمت ببيعه. سيساعدك هذا على تعديل عادات الطلب وتقليل الإنفاق غير الضروري.
استخدم أيضًا البيانات للتواصل مع موظفي المطبخ وموظفي واجهة المنزل. إذا كان هناك فرق كبير بين ما يتم طلبه وما يتم استخدامه، فقد يشير ذلك إلى مشكلة في التدريب أو مشكلة في التحكم في الحصة أو حتى السرقة المحتملة.
يعد تتبع المخزون أكثر من مجرد قائمة مرجعية - إنه أداة قوية لإدارة مطعم أفضل. عندما تستخدم البيانات التي تجمعها فعليًا، فإنك تتخذ خيارات أكثر ذكاءً واستنارة تؤدي إلى نتائج أفضل.
يجب أن يقرأ المحتوى
فحص المخزون
كيفية إجراء فحص المخزون في مطعمك
إدارة المخزون البسيطة
إدارة المخزون البسيطة للحانات
دليل لإدارة المخزون
دليل مالك المطعم لإدارة المخزون
عدد المخزون
قائمة مراجعة جرد المخزون للأشرطة
أسئلة متكررة
ما هو FIFO ولماذا هو مهم في إدارة المخزون؟
FIFO يعني أول من يدخل ويخرج أولاً - استخدم المخزون القديم قبل المخزون الجديد لتقليل التلف والهدر.
ما الذي يجب تضمينه في قائمة تتبع المخزون الخاصة بي؟
قم بتضمين جميع الأطعمة والمشروبات والسلع الورقية ومستلزمات التنظيف وأي شيء آخر يستخدمه مطعمك بانتظام.
ما الوحدات التي يجب استخدامها عند تتبع المخزون؟
اختر وحدة واحدة متسقة لكل عنصر (على سبيل المثال، الجنيهات والحالات والجالونات) والتزم بها في جميع عمليات جرد المخزون.
ما الفرق بين المخزون الدائم والدوري؟
تحديثات المخزون الدائمة في الوقت الفعلي (غالبًا مع البرامج). يتم إجراء الجرد الدوري يدويًا على فترات زمنية محددة.
