ما هو برنامج إدارة النصائح؟
يعمل برنامج إدارة النصائح تلقائيًا على كيفية تتبع المطاعم للنصائح وحسابها وتوزيعها. فهي تقوم بسحب البيانات من نقاط البيع وأنظمة الوقت، وتطبيق القواعد الخاصة بك، وإنشاء بيانات معلومات شفافة، وتصدير إجماليات نظيفة إلى كشوف المرتبات - مما يقلل النزاعات والعمل اليدوي ومخاطر الامتثال.
كيفية اختيار برنامج إدارة نصائح المطاعم
نظرة عامة
إذا كنت لا تزال تدير النصائح باستخدام جداول البيانات أو قسائم الدفع المكتوبة بخط اليد أو «سنصلحها في كشوف المرتبات»، فأنت تتحمل مخاطر أكثر مما تدرك. تقع الإكراميات عند تقاطع الدفع والثقة والامتثال - مما يعني أن الأخطاء الصغيرة تتحول إلى مشاكل كبيرة بسرعة. في الواقع، استعادت وزارة العمل الأمريكية أكثر من 274 مليون دولار من الأجور المتأخرة للعمال في السنة المالية 2023 - وتعد قضايا الأجور والساعات مثل حسابات الأجور وحفظ السجلات دافعًا شائعًا للتنفيذ.
يوجد برنامج إدارة النصائح لإزالة هذا الاحتكاك. تقوم أفضل الأنظمة بثلاثة أشياء باستمرار - تسجيل بيانات الإكراميات بدقة، وتطبيق القواعد تلقائيًا (التجميع، والمشاركة، والأدوار، والنقاط، والساعات، والمبيعات)، وإنتاج مسار تدقيق نظيف يمكن للمديرين وكشوف المرتبات والموظفين اتباعه جميعًا. وهذا يُترجم إلى عدد أقل من النزاعات عند الإغلاق، وعدد أقل من التصحيحات في الرواتب، وعدد أقل من المحادثات غير المريحة التي تبدأ بـ «أعتقد أن نصائحي كانت خاطئة الأسبوع الماضي».
ابدأ بنموذج النصيحة الخاص بك
قبل مقارنة المورّدين، تعرّف بوضوح على كيفية تدفق النصائح خلال عملياتك اليوم - وكيف تريد أن تتدفق هذه النصائح. برنامج إدارة النصائح ليس مقاسًا واحدًا يناسب الجميع. النظام «الأفضل» بالنسبة لك هو النظام الذي يمكنه عكس عمليتك في العالم الحقيقي بدون حلول بديلة أو جداول بيانات جانبية أو تعديلات يدوية مستمرة.
ابدأ بتوثيق مصدر النصائح
1. نصائح حول البطاقة - نصائح يتم الحصول عليها عند الدفع عند نقاط البيع أو على الأجهزة المحمولة أو الأكشاك أو الطلب عبر الإنترنت.
2. نصائح نقدية - نصائح تُترك على الطاولات أو في الجرار أو يتم جمعها في الكاونتر.
3. نصائح رقمية - مدفوعات QR ونصائح شركاء التوصيل ومصادر أخرى خارج نقاط البيع (إن وجدت).
بعد ذلك، حدد كيفية توزيع النصائح
1. نصائح مباشرة - يحتفظ الموظف بما يكسبه (شائع في الخدمة المضادة وبعض إعدادات FOH).
2. مشاركة النصائح - تحصل الأدوار المحددة على مشاركة محددة (على سبيل المثال، نصائح الخادم من النادل/العداء).
3. تجميع النصائح - يتم دمج النصائح وإعادة توزيعها استنادًا إلى صيغة (ساعات العمل أو النقاط أو الأدوار أو المبيعات).
احصل الآن على معلومات محددة حول الأدوار والتحولات. العديد من المطاعم لديها قواعد مختلفة حسب نمط اليوم أو جزء من الخدمة (الإفطار مقابل العشاء، الفناء مقابل البار، تناول الطعام في الداخل مقابل تناول الطعام في الخارج). إذا كان الموظف يعمل في أدوار متعددة في نوبة واحدة، فستحتاج إلى برنامج يدعم تتبع الوقت المستند إلى الأدوار أو رموز الوظائف، بحيث يظل التوزيع عادلاً وقابلاً للتفسير.
أخيرًا، ارسم خطًا مشرقًا بين الإكراميات مقابل رسوم الخدمة. غالبًا ما يتم التعامل مع هذه المشكلات بشكل مختلف في كشوف المرتبات وإعداد التقارير، ويعد الخلط بينها أحد أسرع الطرق لإحداث الارتباك (والنزاعات) لاحقًا. يجب أن يساعدك برنامج الإكراميات في تصنيف الأرباح بشكل صحيح والحفاظ على شفافية الرياضيات.
عندما تتمكن من وصف نموذج النصائح بلغة واضحة، فأنت على استعداد لتقييم الأدوات - لأنك ستعرف بالضبط ما يجب أن يتعامل معه النظام في اليوم الأول.
حدد النتائج التي يجب أن تحصل عليها
بمجرد تعيين نموذج النصائح الخاص بك، فإن الخطوة التالية هي تحديد شكل «النجاح» الفعلي لمطعمك. غالبًا ما يتسوق المالكون للحصول على برامج إدارة النصائح من خلال قوائم الميزات، ولكن النهج الأكثر ذكاءً هو البدء بالنتائج. الميزات مهمة فقط إذا كانت تحل مشكلة حقيقية في عمليتك - عمليات إغلاق أسرع، ونزاعات أقل، وكشوف رواتب أنظف، وضوابط أقوى، وشفافية أفضل للموظفين.
في ما يلي النتائج «الضرورية» الأكثر شيوعًا التي يجب على مالكي المطاعم تحديدها مقدمًا -
1) تقليل النزاعات على الإكراميات وتقليل الدراما - إذا كان فريقك يشكك باستمرار في النصائح أو الرياضيات المجمعة، فأنت بحاجة إلى برنامج ينتج بيانات إكرامية واضحة حسب المناوبة وفترة الدفع. ابحث عن رؤية الموظف (يساعد الوصول عبر الهاتف المحمول)، بالإضافة إلى تفصيل يوضح كيفية حساب النظام للمدفوعات/الأدوار والساعات والنقاط والمبيعات وأي تعديلات.
2) تقليل الوقت الذي يقضيه المدير في عمليات الإغلاق - إذا كان المديرون يقومون بحساب الإشعارات يدويًا أو التوفيق بين نصائح البطاقات وتقارير نقاط البيع، فقم بإعطاء الأولوية للتشغيل الآلي. يجب أن يقوم النظام بسحب بيانات الإكراميات من نقاط البيع (وبيانات الوقت من نظام ضبط الوقت عند الحاجة)، ثم حساب التوزيعات تلقائيًا. تقلل أفضل الأدوات العمل في نهاية المناوبة إلى (1) المراجعة (2) الموافقة (3) الوظيفة.
3) كشوف رواتب أنظف مع تصحيحات أقل - يجب ألا تعتمد عملية كشوف المرتبات على إعادة إدخال أرقام الإكراميات أو نسخ الإجماليات إلى جداول البيانات. حدد ما تريد تصديره- الإجماليات حسب الموظف ورموز الكسب وتعيينات الأقسام والإعلانات النقدية. إذا لم يتم تنظيم بيانات الإكراميات بشكل صحيح، فإن أخطاء الرواتب تتضاعف - وهذه الأخطاء مكلفة ومشتتة للانتباه.
4) المزيد من الإنصاف والاتساق - إذا قمت بتشغيل مجموعات النصائح، فستحتاج إلى بناء قواعد مرنة - حسب الدور أو المناوبة أو ساعات العمل أو النقاط المرجحة أو المبيعات. الاتساق مهم أكثر عبر مواقع متعددة - يتحدث الموظفون، وتصبح عبارة «المتجر أ يفعل ذلك بشكل مختلف» مشكلة ثقة بسرعة.
5) ضوابط أفضل وسجلات جاهزة للتدقيق - يجب أن تكون قادرًا على الإجابة على الأسئلة الأساسية على الفور- من قام بتغيير مبلغ الإكرامية؟ لماذا تم إجراء التعديل؟ من وافق عليها؟ تعمل ضوابط الأذونات القوية ومسار التدقيق على حماية كل من الشركة والموظف.
اكتب نتائجك ورتبها واستخدمها كمرشح. هذا يجعل عملية الشراء بسيطة - إذا لم تتمكن الأداة من تحقيق أفضل النتائج بشكل موثوق، فهي ليست مناسبة بغض النظر عن مدى روعة العرض التوضيحي.
قائمة التحقق من الميزات الأساسية
بمجرد أن تصبح نتائجك واضحة، يمكنك الحكم على أدوات إدارة النصائح من خلال ما تفعله فعليًا يومًا بعد يوم. الهدف ليس جمع معظم الميزات - بل اختيار نظام يمكنه تشغيل عملية التلميح بخطوات يدوية أقل واستثناءات أقل ولحظات «سنصلحها لاحقًا». استخدم قائمة التحقق أدناه كأساس.
1) قواعد التوزيع المرنة - على الأقل، يجب أن يدعم البرنامج الأساليب الشائعة مثل التجميع القائم على الساعات والنسب المئوية القائمة على الأدوار وأنظمة النقاط (حيث تكتسب الأدوار أوزانًا مختلفة). ومن الناحية المثالية، فإنه يتعامل أيضًا مع نوبات متعددة الأدوار - عندما يقوم أحد أعضاء الفريق بالعمل كصراف، ثم يعمل في المعرض، ثم يدير الطعام - دون تقسيم الأرقام يدويًا.
2) تسجيل الإكراميات بدقة والتسوية - يجب أن يفصل النظام بوضوح بين إكراميات البطاقات والإكراميات النقدية وأي مصادر إكرامية أخرى تستخدمها. تريد تسوية مضمنة لمقارنة ما سجلته نقاط البيع مقابل ما يتم توزيعه، حتى تتمكن من اكتشاف الثغرات مبكرًا (مثل النصائح المفقودة من التصدير، أو الدفع الذي تم إجراؤه تحت إشراف موظف خاطئ، أو تعديل غير عادي).
3) شفافية الموظف - تنخفض النزاعات عندما يتمكن الموظفون من رؤية الرياضيات. ابحث عن بيان نصيحة نظيف يوضح - الساعات/النقاط، والدور الذي تم عمله، وإجماليات المجموعة، ومنطق التلميح، والدفع النهائي. إذا لم يتمكن الموظفون من التحقق من نصائحهم بسهولة، فسينتهي الأمر بالمديرين بالتوسط في الحجج أسبوعيًا.
4) عناصر التحكم في التعديلات والاستثناءات والموافقات - الواقع فوضوي - الشيكات الملغاة وعمليات السحب والعناصر المركبة وأعضاء الفريق الذين يتبادلون الأدوار في منتصف المناوبة. يحتاج نظامك إلى طريقة منظمة للتعامل مع الاستثناءات باستخدام رموز الأسباب والملاحظات المطلوبة وعمليات سير عمل الموافقة. «يمكن لأي شخص تعديل أي شيء» يمثل مخاطرة.
5) مسار تدقيق حقيقي والاحتفاظ بالسجلات - يجب أن تكون قادرًا على سحب التقارير التاريخية التي توضح ما حدث في يوم معين، لموظف معين، وما تغير بعد ذلك. هذا يحميك إذا كان هناك سؤال حول الرواتب أو شكوى بشأن الإكرامية أو الحاجة إلى التحقق من صحة المدفوعات السابقة.
6) تعدد المواقع والأذونات حسب الدور - إذا كنت تدير متاجر متعددة، فستحتاج إلى سياسات موحدة تتسم بالمرونة المحلية، بالإضافة إلى الأذونات التي تفصل ما يمكن أن تفعله جنرال موتورز مقابل كشوف المرتبات مقابل المالك/المسؤول.
إذا لم يتمكن البائع من عرض هذه الأساسيات بوضوح في العرض التوضيحي - باستخدام نموذج الإكراميات الفعلي - فتابع. هذه الميزات هي أساس التعامل الدقيق والعادل والقابل للدفاع عن الأطراف.
نقاط البيع وكشوف المرتبات وضبط الوقت والجدولة
يعمل برنامج إدارة النصائح فقط بالإضافة إلى تغذية البيانات به. إذا لم يتمكن النظام من سحب معلومات دقيقة ومدخلات العمالة تلقائيًا، فسوف ينتهي بك الأمر إلى التنظيف اليدوي - وهو بالضبط ما كنت تحاول التخلص منه. عندما تقيّم المورّدين، تعامل مع عمليات الدمج على أنها فئة «ناجحة أو فاشلة»، وليست فئة جيدة.
1) تكامل نقاط البيع - عادةً ما تكون نقاط البيع الخاصة بك هي مصدر الحقيقة للحصول على نصائح حول البطاقات، والتحقق من الملكية، وإجماليات المبيعات، وأحيانًا التنبيهات. يجب أن يستورد البرنامج بيانات الإكرامية بالمستوى الصحيح من التفاصيل - حسب الموظف، عن طريق الشيك، عن طريق المحطة، حسب قناة الطلب (تناول الطعام، تناول الطعام بالخارج، الكشك)، وحسب اليوم إذا لزم الأمر. اسأل عما يحدث للحالات المتطورة في الحياة الواقعية- التحويلات بين الموظفين، والشيكات التي أعيد فتحها، والفراغات، والمبالغ المستردة، وبطاقات المدير. التكامل الجيد يعالج هذه الأمور دون كسر الرياضيات الخاصة بك.
2) تكامل ضبط الوقت - إذا قمت بتجميع النصائح حسب ساعات العمل أو حسب الدور، فإن نظام الوقت الخاص بك مهم تمامًا مثل نقاط البيع. ابحث عن الدعم لرموز الوظائف، وتغييرات الأدوار داخل المناوبة، والتخطيط الواضح بين أدوار العمل وقواعد الإكرامية. وبدون ذلك، ستكون عالقًا في تصحيح تعيينات الأدوار يدويًا - وسيشعر الموظفون بالظلم على الفور.
3) تكامل كشوف المرتبات - يجب أن يقوم نظام الإكراميات الخاص بك بتصدير الإكراميات بصيغة جاهزة للرواتب - لكل موظف، لكل فترة دفع، مع تعيينها وفقًا لرموز الكسب الصحيحة (الإكراميات النقدية، والإكراميات المشحونة، والإكراميات، وما إلى ذلك). أفضل الإعدادات تقضي على إعادة التسجيل. اسأل عما إذا كانت عمليات التصدير تتم تلقائيًا، وما إذا كانت تدعم التصحيحات، وكيف يمنع النظام عمليات الاستيراد المكررة.
4) جدولة الروابط - يمكن أن تساعد أدوات الجدولة في الحفاظ على اتساق تعيينات الأدوار (خاصة في البيئات متعددة الأدوار). إذا كان الجدول الزمني الخاص بك يشير إلى أن شخصًا ما يعمل نادلًا ولكنه يعمل كخادم، فأنت تريد الرؤية وعناصر التحكم لاكتشاف عدم التطابق هذا قبل الانتهاء من النصائح.
أسئلة لطرحها على البائعين أثناء العروض التوضيحية -
- «أرني كيف تتدفق النصائح من نقاط البيع إلى الدفع - أين يمكن كسرها؟»
- «ما هي طريقة التكامل (API، تصدير الملفات، البرامج الوسيطة)، ومن يحتفظ بها؟»
- «كيف تتعامل مع الاستثناءات مثل عمليات النقل والفراغات وتغييرات الأدوار في منتصف المناوبة؟»
إذا كانت عمليات الدمج ضعيفة، فسيصبح كل شيء آخر يدويًا - والدليل هو المكان الذي تعود فيه نزاعات الإكراميات ومخاطر الرواتب.
الامتثال والضوابط
التعامل مع النصائح ليس مجرد عملية تشغيلية - إنه مجال خطر. يجب أن يساعدك البرنامج المناسب على منع الأخطاء الشائعة (والنزاعات الشائعة) من خلال دمج عناصر التحكم والوثائق والحواجز التي تجعل عملية تقديم الإكراميات متسقة ويمكن الدفاع عنها.
1) تحديد الأشخاص الذين يمكنهم تغيير ماذا - على الأقل، تريد أذونات قائمة على الأدوار حتى لا يتمكن مدير المناوبة من تحرير مبالغ الإكراميات أو إعادة تعيين الشيكات أو تجاوز قواعد المجموعة بحرية دون رؤية. ابحث عن نظام يدعم فصل الواجبات (على سبيل المثال، مراجعة/موافقة المديرين، وضع اللمسات الأخيرة على كشوف المرتبات، تغييرات قواعد تحكم المالكين/المسؤولين). هذا يقلل من الأخطاء العرضية وإدراك المحسوبية.
2) اطلب رموز الأسباب والملاحظات - تحدث الاستثناءات - الفراغات، وعمليات السحب، والتراكيب، والشيكات التي أعيد فتحها، ومقايضات الأدوار، ومشكلات درج النقود. الفرق بين «النظيف» والفوضى هو ما إذا كان نظامك يفرض سير عمل منظمًا - التعديل + السبب + التعليق + الموافقة. إذا كانت الأداة تسمح بالتعديلات الصامتة، فستتعثر في النهاية في محاولة شرح رقم لا يمكنك إعادة إنشائه.
3) إنشاء مسار تدقيق - يمكن أن يعني «مسار التدقيق» أي شيء في عرض المبيعات التجريبي. تريد إثبات مسارات النظام - من أجرى التغيير، وما الذي تغير، ومتى تغير، وما هي القيمة قبل/بعد. وتريد أن يكون هذا السجل قابلاً للبحث حسب الموظف والتاريخ والمتجر ونوبة العمل. إذا كانت هناك شكوى أو مراجعة داخلية، فهذا هو ما يحميك.
4) حافظ على فصل الإكراميات ورسوم الخدمة - يؤدي التصنيف الخاطئ لرسوم الخدمة على أنها نصائح (أو مزجها في قواعد التوزيع) إلى حدوث ارتباك في الإبلاغ ومخاطر الرواتب. يجب أن يقوم النظام الخاص بك بتسمية أنواع الأرباح بوضوح، والحفاظ على الحسابات منفصلة، وتصديرها بشكل صحيح.
5) اجعل رؤية الموظف جزءًا من الامتثال - الشفافية هي عنصر تحكم. عندما يتمكن الموظفون من عرض كشوف الإكراميات حسب المناوبة وفترة الدفع - مع توضيح الرياضيات - تنخفض النزاعات وترتفع الثقة. عادةً ما يؤدي النظام الذي يخفي الحسابات إلى مزيد من التعارض وليس أقل.
خلاصة القول - أفضل برنامج للنصائح لا يقوم فقط «بالحسابات». فهو يقلل من فرص النتيجة السيئة - الارتباك والنزاعات والتعديلات التي يصعب تفسيرها - من خلال جعل معالجة النصائح منظمة ومتسقة ومسؤولة.
التكلفة والتدريب وإدارة التغيير
حتى أفضل برامج إدارة النصائح يمكن أن تفشل إذا تم تسريع التنفيذ أو التعامل معه على أنه «مجرد تطبيق آخر». عمليات تقديم الإكراميات عاطفية - يهتم الناس بشدة بالأجور - وهذا يعني أن الطرح يجب أن يكون نظيفًا وبسيطًا ويمكن التنبؤ به. هدفك هو تجنب دورة الرواتب الأولى الفوضوية، وتجنب الارتباك عند الإغلاق، وتجنب التصور بأن «النظام الجديد يأخذ نصائحي».
1) فهم التسعير - عادةً ما يتم تسعير برنامج Tip حسب الموقع أو لكل موظف أو تجميعه مع أدوات العمالة/الرواتب الأوسع نطاقًا. اطلب عرض التكلفة الإجمالية الذي يتضمن- التنفيذ/الإعداد، ورسوم التكامل (POS/كشوف الرواتب/ضبط الوقت)، والدعم المستمر، وأي رسوم للتقارير أو الوحدات الإضافية. ثم قارن هذه التكلفة بما تدفعه بالفعل في ساعات المدير وتصحيحات الرواتب والنزاعات.
2) التخطيط لأعمال الإعداد بشكل واقعي - التنفيذ هو في الغالب التكوين- تعيين الأدوار، وتحديد التجمعات/النصائح، وتحديد النقاط أو النسب المئوية، وربط رموز الوظائف بالقواعد، وتعيين الأذونات. الخطر الأكبر هو تعريفات القواعد غير الواضحة. إذا لم يتم تدوين سياسة الإكراميات الخاصة بك، فسوف تخترعها أثناء الطرح - وهذا يؤدي إلى عدم الاتساق من متجر إلى مخزن.
3) تدريب المديرين أولاً، ثم الموظفين - يحتاج المديرون إلى فهم «السبب» وسير العمل- كيفية الحصول على النصائح، وما يوافقون عليه، وكيفية التعامل مع الاستثناءات، والتقارير التي يجب استخدامها عند طرح الأسئلة. بعد ذلك، قم بتدريب الموظفين على أبسط قصة ممكنة - أين يمكنهم رؤية بيان النصائح الخاص بهم، وما الذي يؤثر على الرياضيات، وكيفية طرح سؤال. إذا كان الموظفون لا يعرفون أين يبحثون، فسيفترضون أن النظام خاطئ.
4) ابدأ بإطلاق متحكم فيه - النهج العملي هو تشغيل فترة موازية قصيرة - نصائح المعالجة بالطريقة العادية، ولكن أيضًا إنشاء بيانات نصيحة من النظام الجديد لمقارنة النتائج. يساعدك هذا في اكتشاف أخطاء التعيين (رموز الأدوار الخاطئة والنصائح المفقودة وإعدادات التجمع غير الصحيحة) قبل أن تعتمد المدفوعات الحقيقية عليها.
5) تحديد مقاييس النجاح - اختر بعض الأهداف الواضحة- عدد أقل من تعديلات الإكراميات، وعدد أقل من النزاعات بين الموظفين، وعمليات إغلاق أسرع، وتصحيحات أقل للرواتب، ومسارات تدقيق أنظف. إذا لم تتمكن من قياس التحسن، فسيبدو طرح المنتج وكأنه «تغيير من أجل التغيير».
التنفيذ ليس تقنيًا فقط - إنه إدارة الثقة. سيعمل البائع المناسب وخطة النشر الصحيحة على جعل عملية تقديم الإكراميات أكثر دقة وأسهل في الشرح.
قم بتحويل الطريقة التي تدير بها النصائح!
إدارة النصائح وتوزيعها بسلاسة باستخدام Altametrics
يجب أن يقرأ المحتوى
إدارة النصائح
ما هو مدير النصائح؟ دليل 2026 لأصحاب المطاعم
تجميع النصائح الآلي
شرح تجميع النصائح الآلي للفنادق
برنامج تجميع النصائح للمطاعم
برنامج تجميع النصائح للمطاعم
حسابات النصائح الآلية
لماذا يجب على المطاعم أتمتة حسابات النصائح
مشاركة النصائح
نصائح- قواعد مشاركة تحتاج المطاعم إلى معرفتها
أسئلة متكررة
ما الفرق بين تجميع النصائح ومشاركة النصائح؟
يجمع تجميع النصائح بين النصائح في مجموعة واحدة ويعيد توزيعها استنادًا إلى صيغة (الساعات والنقاط والأدوار وما إلى ذلك). عادةً ما تعني مشاركة النصائح نصائح مباشرة مع نصائح منظمة لدعم الأدوار (عداء، نادل، إلخ).
كيف يقلل برنامج إدارة النصائح من النزاعات؟
من خلال إعطاء الموظفين بيانًا شفافًا يوضح مدخلات الحساب (الساعات/النقاط/الأدوار/المبيعات) وعن طريق تأمين التعديلات باستخدام رموز الأسباب والموافقات.
ما هي عمليات الدمج الضرورية لتتبع النصائح بدقة؟
يعتمد التتبع الدقيق للإكراميات على ثلاث عمليات تكامل أساسية - نقاط البيع الخاصة بك لالتقاط إكراميات البطاقات والمبيعات، ونظام ضبط الوقت الخاص بك للساعات والأدوار، ونظام الرواتب الخاص بك للصادرات النظيفة. تؤدي عمليات الدمج الضعيفة إلى إنشاء عمل يدوي وأخطاء ونزاعات.
ما هي عناصر التحكم التي يجب أن تتضمنها برامج النصائح؟
الأذونات القائمة على الأدوار والموافقات على التعديلات والملاحظات المطلوبة/رموز الأسباب ومسار التدقيق القوي الذي يوضح من قام بتغيير ماذا ومتى.
