ما هي فوائد التشغيل الآلي لحسابات الإكراميات؟
تعمل حسابات الإكراميات الآلية على تحسين الدقة وتقصير التأخير في الدفع وزيادة الشفافية للموظفين. يحصل المالكون على مدخلات أنظف لكشوف المرتبات، ودورات تصحيح أقل، ومسار تدقيق أكثر وضوحًا عند طرح أسئلة حول مجموعات الإكراميات أو النصائح أو المبالغ المستردة أو تغيير الأدوار.
لماذا يجب على المطاعم أتمتة حسابات النصائح
فهم حسابات النصائح الآلية
إن التشغيل الآلي لحسابات الإكراميات يعني أخذ حسابات الإكراميات التي يقوم بها فريقك بالفعل - ثم وضعها في نظام قائم على القواعد يقوم بحساب النصائح وتتبعها وتوثيقها بنفس الطريقة في كل مرة. فبدلاً من قيام المدير بإضافة إكراميات بطاقات الائتمان يدويًا، وطرح الإكراميات، وتقسيم المجموعات، والتحقق من ساعات العمل في أماكن متعددة، تقوم الأتمتة بسحب المدخلات الصحيحة، وتطبيق القواعد التي اخترتها، وإنتاج تصنيف واضح لمن يحصل على أموال مقابل ماذا (ولماذا).
على المستوى الأساسي، يمكن للأتمتة التعامل مع التقسيمات البسيطة للنصائح (مثل تقسيم النصائح بين الموظفين في مناوبة العمل). وبشكل أكثر شيوعًا، تستخدمه المطاعم لتجميع الإكراميات والإكراميات، حيث يتم توزيع الأموال بناءً على الأدوار أو ساعات العمل أو النقاط أو النسب المئوية. على سبيل المثال، يمكنك تجميع كل النصائح المقدمة من المكتب لمناوبة ما وتخصيصها حسب ساعات العمل، أو تقديم إكرامية لأدوار الدعم باستخدام نسبة مئوية من المبيعات أو الإكراميات التي تم جمعها. تضمن الأتمتة اتساق هذه الصيغ عبر كل نوبة عمل ومدير وموقع.
عادة ما يتضمن ما يتم تشغيله تلقائيًا -
1. تسجيل الإكراميات وتصنيفها - فصل الإكراميات النقدية وإكراميات البطاقات وأحيانًا المصادر غير التقليدية (مثل الأكشاك أو البقشيش عبر الإنترنت).
2. تطبيق القواعد - تخصيص النصائح بناءً على الهيكل الخاص بك (المجموعة ومشاركة الإكرامية والإكرامية) ورموز الدور/الوظيفة.
3. الاستثناءات والفحوصات - الإبلاغ عن اللكمات المفقودة أو الأدوار غير الصحيحة أو التعديلات غير العادية التي يمكن أن تشوه المدفوعات.
4. سجل التقارير والتدقيق - يعرض المدخلات المستخدمة (المبيعات والنصائح والساعات) والقواعد المطبقة والتخصيصات النهائية - حتى يسهل حل النزاعات.
الهدف ليس «تغيير سياسة البقشيش الخاصة بك». الهدف هو جعل سياستك الحالية أسهل في التنفيذ، وأصعب في العبث بها، وأبسط شرحها لفريقك.
المشاكل المخفية مع نصيحة الرياضيات اليدوية
لا تفشل حسابات النصائح اليدوية عادةً لأن مديريك «لا يمكنهم إجراء العمليات الحسابية». إنها تفشل لأن المطاعم عبارة عن بيئات فوضوية سريعة الحركة - مليئة بالحالات المتطورة التي لا تتعامل معها جداول البيانات والملاحظات المكتوبة بخط اليد باستمرار. يمكن أن تؤدي نوبة واحدة مزدحمة مع عمليات رد الأموال أو بطاقات الائتمان أو المدفوعات المقسمة أو عمليات الإغلاق المتأخرة أو تغييرات الأدوار إلى حدوث أخطاء صغيرة تتفاقم إلى مشكلات مالية حقيقية بحلول نهاية الأسبوع.
واحدة من أكبر المشاكل الخفية هي عدم الاتساق. يلاحظ الموظفون أنه إذا قام اثنان من المديرين بحساب الإكراميات بشكل مختلف (حتى بشكل طفيف). بعض المديرين يجمعون، والبعض الآخر لا يفعل ذلك. يتضمن أحد المديرين شيكات معينة، بينما يستبعدها مدير آخر. يحسب شخص ما النصائح التي يمكن الذهاب إليها في حمام السباحة، بينما يتركها شخص آخر. النتيجة ليست مجرد مشكلة محاسبية - إنها تصبح مشكلة ثقة.
تؤدي العمليات اليدوية أيضًا إلى إنشاء تدفقات عمل هشة -
1. انحراف جدول البيانات - تتم الكتابة فوق الصيغ أو تكرار علامات التبويب أو يقوم شخص ما بتحرير الخلية الخاطئة. حتى الأوراق المقفلة يتم نسخها إلى إصدارات جديدة غير مقفلة.
2. البيانات المفقودة - ينسى الموظف تسجيل الخروج، أو رمز الوظيفة خاطئ، أو يتم دمج المناوبة بشكل غير صحيح. نصيحة- الرياضيات المبنية على اللكمات السيئة تنتج دفعات سيئة.
3. التبعية لشخص واحد - غالبًا ما يكون هناك «خبير واحد في جداول البيانات». عند إيقاف تشغيلها، تتباطأ العملية أو تتم بشكل مختلف.
4. لا يوجد مسار تدقيق نظيف - عندما يسأل أحد الموظفين، «لماذا ينخفض العائد الخاص بي؟» تجبرك الطرق اليدوية على إعادة بناء ما حدث - سحب تقارير POS وإعادة فحص البطاقات الزمنية وشرح المنطق من الذاكرة.
إن الاندفاع في نهاية المناوبة يزيد الأمر سوءًا. يحاول المديرون إغلاق ومعالجة مشكلات الضيوف والتنظيف وإخراج الفريق. تصبح رياضيات التلميح مهمة في اللحظة الأخيرة، مما يزيد من فرصة الأخطاء ويؤخر المدفوعات. حتى لو كانت الأخطاء نادرة، فإن الوقت المستغرق في منعها - التحقق المزدوج وإعادة تشغيل الأرقام والإجابة على الأسئلة - يزداد بسرعة.
تعمل الأتمتة على حل المشكلة اليدوية الأساسية - تصبح قواعد الإكرامية قابلة للتكرار والتتبع والدفاع عنها بدلاً من التدافع الأسبوعي.
أخطاء أقل ونزاعات أقل
نادرًا ما تبدأ نزاعات النصائح بخلية جدول بيانات. يبدأون بشعور - «هذا لا يبدو صحيحًا». وبمجرد ظهور هذا الشك، يضيع المديرون الوقت في سحب التقارير وإعادة التحقق من الرياضيات وشرح القرارات - غالبًا خلال ساعات الذروة عندما لا يستطيعون تحمل الإلهاء. تعمل أتمتة حسابات النصائح على تقليل النزاعات لأنها تقلل من المشغلات الأكثر شيوعًا - القواعد غير المتسقة والمدخلات المفقودة والأعطال غير الواضحة.
باستخدام الأتمتة، لا تعتمد على شخص ما لتذكر النسبة المئوية الصحيحة للمعلومات، أو الأدوار التي تشارك في المجموعة، أو كيفية التعامل مع الحالات المتطورة مثل المبالغ المستردة والتراكيب. يطبق النظام نفس المنطق في كل مرة. هذا الاتساق وحده يزيل جزءًا كبيرًا من «لماذا تغير؟» المحادثات، خاصة عندما يقوم العديد من المديرين بتشغيل نوبات العمل.
تساعد الأتمتة أيضًا في اكتشاف المشكلات قبل أن تتحول إلى دفعات -
1. يمكن أن تشير عمليات التحقق من الصحة إلى اللكمات المفقودة، أو نوبات العمل الطويلة بشكل غير عادي، أو الموظفين المعينين لرمز الوظيفة الخاطئ (مما قد يغير حصتهم بشكل غير صحيح).
2. يمكن أن تسلط تقارير الاستثناءات الضوء على التعديلات غير الطبيعية أو نشاط الفراغ/استرداد الأموال المرتفع أو النصائح التي لا تتوافق مع الإجماليات المتوقعة.
3. يمكن تطبيق قواعد التقريب الموحدة في جميع المجالات، لذلك لا يقارن الموظفون رياضيات مديرين مختلفين.
عندما تطرح الأسئلة - وستحدث - تصبح المحادثة أسرع وأكثر هدوءًا لأن لديك سجل تدقيق. بدلاً من مناقشة ما حدث، يمكنك عرض المدخلات (ساعات العمل، إجماليات الإكراميات، مبلغ المجموعة) والقاعدة المطبقة (حسب الدور أو النقاط أو النسب المئوية أو الساعات). يؤدي ذلك إلى تغيير الديناميكية من «أعتقد أن هذا خطأ» إلى «دعونا نراجع التفاصيل الدقيقة»، والتي تحمي كلاً من موظفيك وفريق الإدارة.
من وجهة نظر المالك، أكبر فوز هو الوقت. تميل النزاعات حول الإكراميات اليدوية إلى التزايد - يسأل شخص واحد، ثم يسأل الآخرون، وفجأة تقوم بإجراء خمس محادثات منفصلة حول نفس المناوبة. عندما تكون حسابات الإكراميات تلقائية وشفافة، تنخفض النزاعات - ويتم حل النزاعات التي تحصل عليها في دقائق وليس ساعات. وهذا يعني ضغطًا أقل، وتصحيحات أقل للرواتب، وضربات معنوية أقل مرتبطة بدقة الدفع.
دفعات أسرع دون اختصار النفقات
السرعة مهمة مع الإكراميات لأنها تمثل دخلاً فوريًا للعديد من الموظفين. كلما طالت المدفوعات، كلما شعرت أن هناك خطأ ما - حتى عندما لا يكون كذلك. ولكن في معظم المطاعم، السبب وراء بطء دفع الإكراميات ليس الكسل. إنها الخطوات اليدوية - سحب تقارير نقاط البيع، وتسوية الإجماليات، وتحديد اللكمات الزمنية، وتطبيق قواعد التلميح، ثم معرفة كيفية توزيع الأموال فعليًا. تعمل حسابات النصائح الآلية على إزالة الأجزاء الأبطأ من تلك السلسلة مع الحفاظ على الدقة.
عندما يتم حساب التلميحات تلقائيًا، يصبح إغلاق التحول سير عمل بدلاً من التدافع. يمكن للنظام سحب إجماليات الإكراميات مباشرة من نقاط البيع، ومطابقتها مع المناوبة والموظفين الذين عملوا بها، ثم تطبيق القواعد الخاصة بك لتجميع المعلومات ونصائحها في ثوانٍ. يركز المديرون على الاستثناءات (مجموعة العناصر التي تحتاج إلى الاهتمام)، وليس الحساب بأكمله. وهذا يجعل من الواقعي الدفع بسرعة - دون التسابق في الرياضيات أو النظر إلى رقم لمجرد إخراج الجميع من الباب.
تعمل الأتمتة أيضًا على تسهيل اختيار إيقاع الدفع الذي يناسب عمليتك -
1. يمكن أن تعمل المدفوعات في نفس اليوم أو في نهاية المناوبة عندما تكون بياناتك نظيفة والعملية متسقة.
2. يمكن أن تكون مدفوعات اليوم التالي مثالية إذا كنت تريد حاجزًا قصيرًا للموافقات والتصحيحات.
3. لا يزال من الممكن تشغيل دفعات دورة الرواتب تلقائيًا، ولكن مع تتبع أفضل وأخطاء أقل.
تظهر القيمة الحقيقية في الحالات المتطورة، لأن هذا هو المكان الذي تتباطأ فيه الأنظمة اليدوية أكثر من غيرها. يمكن للإعداد الآلي الجيد حساب الفراغات والمبالغ المستردة والتركيبات والمناقصات المقسمة وموافقات المدير دون كسر العملية. ويمكنه أيضًا التعامل مع أشياء مثل ساعات العمل المتأخرة، أو نوبات العمل المقسمة، أو تغيير الأدوار أثناء المناوبة، أو الموظف الذي ينسى الإعلان عن الإكراميات النقدية - عن طريق الإبلاغ عنها بوضوح حتى لا تدفع بناءً على معلومات غير كاملة.
والنتيجة هي دفعات أسرع وسجلات أنظف. أنت لا تتاجر بالدقة مقابل السرعة. تزداد السرعة لأن النظام يفرض الدقة ويسلط الضوء على المشكلات مبكرًا - لذلك لا يتعثر المديرون في القيام بأعمال المباحث بعد وقوعها.
فريق عمل أكثر سعادة من خلال الشفافية والثقة
تختلف الإكراميات عن الأجور العادية بطريقة رئيسية واحدة - يرى الموظفون أنها شخصية وفورية. إذا كانت الأرقام غير واضحة - أو إذا تغيرت المدفوعات من تحول إلى آخر دون سبب واضح - فإن الثقة تتآكل بسرعة. حتى عندما يقوم المطعم بكل شيء بشكل صحيح، يمكن أن تبدو العملية اليدوية مشبوهة ببساطة لأنه من الصعب شرحها. تساعد أتمتة حسابات النصائح على إنشاء ثقافة يكون فيها توزيع النصائح عادلاً ومتسقًا ويسهل التحقق منه.
الشفافية هي المحرك الأكبر هنا. عندما يتم حساب الإكراميات تلقائيًا، يمكنك عادةً عرض تفاصيل واضحة للموظفين - إجمالي الإكراميات التي تم جمعها، والحصة التي تم إدخالها في المجموعة، والنسبة المئوية أو النقاط التي تم استخدامها، والإكراميات التي تم تطبيقها، ومقدارها النهائي. تقلل هذه الرؤية من دراما النصائح لأن الرياضيات لم تعد مخفية خلف جدول بيانات المدير أو ملاحظة مكتوبة بخط اليد. تصبح مجموعة قواعد قابلة للتكرار، وليس دعوة للحكم. تعمل
الأتمتة أيضًا على تحسين الاتساق بين الأشخاص والتحولات. في البيئة اليدوية، يتعرف الموظفون أحيانًا على المديرين «الأفضل» أو «الأسوأ» في الرياضيات. هذا وضع رهيب للمعنويات لأنه يخلق انطباعًا بأن الدفع يعتمد على من يغلق. مع التشغيل الآلي، يتم تطبيق القواعد بنفس الطريقة بغض النظر عمن يدير المناوبة. هذا الاتساق مهم بشكل خاص إذا كان لديك -
- العديد من المديرين الذين يتناوبون على عمليات الإغلاق
- أجزاء يومية مختلفة مع مزيج مختلف من الموظفين
- معدل دوران مرتفع أو تغييرات متكررة في الأدوار
- مواقع متعددة ذات سياسات مماثلة
فائدة أخرى غالبًا ما يتم تجاهلها هي كيف تدعم الأتمتة التواصل الأفضل. بمجرد توحيد قواعد الإكراميات، يمكنك بالفعل التدرب عليها. يمكنك نشر السياسة وشرحها أثناء الإعداد والإجابة على الأسئلة بثقة لأن العملية مستقرة. لا يتعين على الموظفين «تخمين» كيفية عمل النصائح، ولا يشعر الموظفون الجدد بأنهم يدخلون في نظام لا يمكنهم فهمه.
فوائد الامتثال وإعداد التقارير
حتى إذا كان السبب الرئيسي لأتمتة حسابات الإكراميات هو السرعة والدقة، فإن جانب الامتثال هو المكان الذي تحميك فيه الأتمتة بهدوء. تتدفق النصائح عبر أنظمة متعددة - نقاط البيع، وضبط الوقت، وكشوف المرتبات - وعندما لا تتطابق هذه الأرقام، فإن الخطر لا يتمثل فقط في إحباط الموظفين. يمكن أن يعني أيضًا تصحيحات الرواتب ومشكلات إعداد التقارير الضريبية والوثائق الضعيفة عند طرح الأسئلة لاحقًا.
تساعد الأتمتة لأنها تنشئ سجلات منظمة وقابلة للتكرار. بدلاً من تقارير نقاط البيع المتفرقة وجدول البيانات الذي يتغير كل أسبوع، تحصل على سلسلة واضحة من البيانات - مقدار الإكرامية، ومتى تم كسبها، ومن شارك، والقواعد المطبقة، وما حصل عليه كل موظف في نهاية المطاف. هذا مهم لإدارة الرواتب الأساسية (وللإجابة «هل يمكنك أن توضح لي كيف تم حساب ذلك؟» دون قضاء ساعة في إعادة بناء المناوبة).
بعض مجالات الامتثال/الإبلاغ المحددة التي تؤتي فيها الأتمتة الدقيقة للنصائح ثمارها - 1. الإبلاغ عن الإكراميات ومعالجة كشوف المرتبات - تحتاج كشوف المرتبات إلى إجماليات إكراميات نظيفة لاقتطاع الضرائب والإبلاغ عنها بشكل صحيح. إذا تم تتبع النصائح بشكل غير متسق أو تم إدخالها في وقت متأخر، يمكنك إنشاء إعادة صياغة يمكن تجنبها وفجوات الإبلاغ المحتملة.
2. فصل أنواع الأجور - غالبًا ما تتعامل المطاعم مع فئات متعددة - الإكراميات ورسوم الخدمة والأجور العادية وأقساط العمل الإضافي وأحيانًا المكافآت والحوافز. تساعد الأتمتة على إبقاء هذه المجموعات منفصلة وقابلة للتتبع حتى يسهل الدفاع عن سجلات الرواتب الخاصة بك.
3. تفاعلات العمل الإضافي - في بعض الإعدادات، يمكن أن تؤثر البيانات المتعلقة بالإكراميات على الأرباح الفعلية للساعة والطريقة التي تقيم بها تكاليف العمالة حسب الدور أو المناوبة. عندما تكون سجلات الإكراميات الأساسية فوضوية، تفقد الثقة في تقارير العمل.
4. الاستعداد للتدقيق والاحتفاظ به - حتى إذا لم تتوقع تدقيقًا مطلقًا، فأنت تريد وثائق «جاهزة للتدقيق» - مما يعني أنه يمكنك بسرعة إنتاج سجلات توضح ما حدث لتاريخ معين أو نوبة عمل أو موظف دون التخمين.
المكسب العملي هو أن الأتمتة تقلل من عدد المرات التي يتعين عليك فيها «تصحيح» عملية كشوف المرتبات بعد وقوعها. بدلاً من اكتشاف المشكلات خلال أسبوع الرواتب، ستجد استثناءات أقرب إلى التحول عندما يكون إصلاحها أسهل. وإذا طرح سؤال بعد أشهر - دوران الموظفين، سؤال ضريبي، تصحيح الرواتب - فأنت لا تعتمد على ذاكرة شخص ما. لديك الرياضيات والمدخلات والنتيجة موثقة من البداية إلى النهاية.
ما الذي تبحث عنه في الأدوات التي تعمل تلقائيًا على حسابات النصائح
لم يتم تصميم جميع «أدوات النصائح» لعمليات المطاعم الحقيقية. يتتبع البعض نصائح بطاقات الائتمان فقط. يمكن للآخرين إجراء تقسيم بسيط ولكنهم ينفصلون عند تقديم مجموعات أو نصائح أو تغييرات أدوار أو مواقع متعددة. عندما تقوم بتقييم الأدوات لأتمتة حسابات النصائح، ركز بدرجة أقل على لوحات المعلومات البراقة والمزيد على ما إذا كان النظام يمكنه تشغيل قواعدك بدقة - في كل نوبة - دون التنظيف اليدوي المستمر.
ابدأ بالأشياء غير القابلة للتفاوض - 1. محرك القواعد القابل للتهيئة - يجب أن تكون قادرًا على تعيين مجموعات النصائح ومشاركات النصائح والتلميحات استنادًا إلى كيفية تشغيل الخدمة فعليًا - حسب الدور أو ساعات العمل أو النقاط أو النسب المئوية للنصائح أو النسب المئوية للمبيعات (اعتمادًا على سياستك). إذا لم يكن بالإمكان تصميم القواعد الخاصة بك بشكل نظيف، فسوف ينتهي بك الأمر إلى «إضفاء الطابع اليدوي» على النظام.
2. رموز الوظائف وتخطيط الأدوار - يعتمد توزيع النصائح على من قام بالعمل. يجب أن تحترم الأداة رموز الوظائف وتسمح للموظفين بتغيير الأدوار (الخادم إلى النادل، أو الدعم للصراف) دون كسر الحسابات.
3. الموافقات والضوابط - ابحث عن مراجعة المدير وعلامات الاستثناء والموافقات قبل الدفع أو تصدير كشوف المرتبات. أنت تريد عملية تكتشف المشكلات، وليس تلك التي تدفع بشكل أعمى مقابل البيانات السيئة.
4. سجل التدقيق وتغيير السجلات - إذا قام شخص ما بتحرير مناوبة أو تعديل نصائح أو تعديل قاعدة، فيجب تسجيلها. هذا يحميك أثناء النزاعات ويحافظ على إمكانية الدفاع عن عمليتك.
بعد ذلك، حدد أولويات عمليات الدمج - لأن التشغيل الآلي للنصائح لا يكون إلا بنفس دقة البيانات التي تتلقاها -
- تكامل نقاط البيع لالتقاط إجماليات الإكراميات والشيكات وعمليات الاسترداد/الفراغات وأنواع الدفع.
- تكامل ضبط الوقت بحيث تتدفق ساعات العمل والفواصل ورموز الوظائف بدقة.
- تكامل كشوف المرتبات (أو الصادرات النظيفة) بحيث تصل إجماليات الإكراميات والفئات إلى كشوف المرتبات بشكل صحيح دون إعادة كتابتها.
أخيرًا، ضع في اعتبارك الحجم وسهولة الاستخدام -
- دعم متعدد المواقع إذا كنت تدير أكثر من متجر واحد (القواعد القياسية مع استثناءات على مستوى الموقع).
- الأذونات حتى يتمكن الموظفون من عرض التفاصيل الخاصة بهم بينما يمكن للمديرين فقط الموافقة أو التعديل.
- تقارير الاستثناءات القابلة للتنفيذ (لكمة مفقودة، دور غير متطابق، تعديل غير عادي)، وليس مجرد «خطأ» عام.
اختبار بسيط - اطلب من البائع استعراض السيناريو الأكثر فوضوية - نوبات العمل المقسمة، واسترداد الأموال، وتغييرات الأدوار، وتسجيل الخروج المتأخر - وإظهار كيفية تعامل الأداة مع ذلك. إذا بقيت نظيفة هناك، فمن المحتمل أن تعمل في الحياة الواقعية.
قم بتحويل الطريقة التي تدير بها النصائح!
إدارة النصائح وتوزيعها بسلاسة باستخدام Altametrics