ما الميزات التي يجب أن أبحث عنها في برنامج تتبع الوقت؟
خيارات Kiosk+ للهاتف المحمول، وتتبع الأعطال، والأذونات، وموافقات المديرين، وتحرير سجلات التدقيق، وتنبيهات العمل الإضافي، ورموز الوظائف/مجموعات العمل، وتكامل كشوف الرواتب/الجدولة.
دليل المبتدئين لتتبع الوقت لأصحاب المطاعم
ماذا يعني تتبع الوقت في المطعم
في المطعم، تتبع الوقت هو ببساطة عملية التسجيل عندما يبدأ الموظفون العمل، ويأخذون فترات راحة، ويبدلون الأدوار (إذا لزم الأمر)، وينهون العمل - ثم تحويل تلك المعلومات إلى ساعات دفع رواتب دقيقة. يبدو هذا أمرًا أساسيًا، لكن التفاصيل مهمة لأن المطاعم تعمل في نوبات سريعة التغير، وأدوار وظيفية متعددة، وتعديلات مستمرة. قد يبدأ الخادم كمضيف، وينتقل إلى الطابق، ثم يساعد في العمل الجانبي. قد يأتي الطباخ الخطي مبكرًا للإعداد، أو يظل متأخرًا للتسرع، أو يغطي محطة مختلفة في منتصف المناوبة. تتبع الوقت هو كيف يصبح كل ذلك واضحًا ومتسقًا ويمكن الدفاع عنه على بطاقة زمنية.
كما أنه يساعد على فصل ثلاثة أشياء غالبًا ما يخلطها المالكون معًا -
1. الجدول الزمني - ما خططت له للموظفين (أوقات البدء/النهاية المتوقعة والأدوار وخطط الاستراحة).
2. اللكمات - ما حدث بالفعل (ساعات العمل الحقيقية، ساعات الخروج، فترات الراحة).
3. ساعات الرواتب - ما تدفعه (الساعات المعتمدة والمصححة والموثقة بعد المراجعة).
عندما يكون تتبع الوقت قذرًا، عادة ما تشعر به في ثلاثة أماكن. أولاً، ترتفع تكاليف العمالة - مبكرًا ببضع دقائق هنا، وساعة متأخرة هناك، وفجأة تدفع ساعات إضافية كل أسبوع دون أن تلاحظ ذلك. ثانيًا، تصبح الرواتب فوضوية - اللكمات الفائتة والتعديلات اليدوية وأسئلة اللحظة الأخيرة من الموظفين («لماذا تنقصني ساعة؟»). ثالثًا، يمكنك زيادة مخاطر الامتثال والنزاعات - خاصة حول فترات الراحة والعمل خارج الساعة وتعديلات المدير غير الواضحة.
يؤدي التتبع الجيد للوقت إلى إنشاء نظام بسيط يمكن للجميع اتباعه. يعرف الموظفون ما هو متوقع. يعرف المديرون ما يجب مراجعته. يحصل المالكون على كشوف رواتب يمكنهم الوثوق بها وبيانات يمكنهم استخدامها - دون قضاء ليلة الأحد في محاولة لإعادة بناء الأسبوع من النصوص والذاكرة والملاحظات المكتوبة.
ما يجب عليك تتبعه
إذا كنت جديدًا في مجال تتبع الوقت، فإن الهدف ليس تتبع «كل شيء». الهدف هو تتبع الأشياء الصحيحة باستمرار حتى تكون كشوف المرتبات دقيقة وسجلاتك نظيفة إذا ظهرت الأسئلة لاحقًا. فكر في هذا على أنه الحد الأدنى من المعلومات التي تحول البطاقات الزمنية إلى شيء يمكنك الوثوق به.
1) هوية الموظف ودوره - في كل مرة يجب أن يرتبط الإدخال بوضوح بموظف واحد (لا توجد عمليات تسجيل دخول مشتركة) وأن يعكس الدور الوظيفي الذي يعمل فيه. في المطاعم، يكون الدور مهمًا لأن معدلات الأجور وأنماط العمل الإضافي وأهداف العمل غالبًا ما تختلف بين FOH و BOH. إذا كان شخص ما يعمل في أدوار متعددة، فستحتاج إلى طريقة لتحديد ذلك (المزيد عن رموز الوظائف أدناه).
2) أوقات تسجيل الدخول والخروج - هذا هو الجوهر. أنت بحاجة إلى أوقات البدء والانتهاء الفعلية لكل نوبة. إذا سمحت للموظفين بتسجيل الدخول مبكرًا أو البقاء متأخرًا، فحدد القواعد وتأكد من تطابق اللكمات مع ما حدث. إذا كنت تقوم بإدخال الأوقات يدويًا، فأنت تزيد من فرصة الأخطاء والنزاعات.
3) الفواصل - يعد تتبع الأعطال نقطة ضعف شائعة. على الأقل، يجب تسجيل بداية الاستراحة ونهايتها، أو مدة استراحة واضحة مرتبطة بالنوبة - اعتمادًا على العملية والمتطلبات المحلية. المفتاح هو الاتساق- إذا كانت الفواصل متوقعة، فيجب أن تكون مرئية على البطاقة الزمنية. في حالة تفويت فترة الراحة، يجب أن يكون هناك سبب موثق وموافقة.
4) تعديلات Timecard + رموز السبب - تحدث التعديلات في كل مطعم - اللكمات الفائتة، واختيار الوظيفة الخاطئ، ونسي شخص ما تسجيل الخروج. الجزء المهم هو عدم التظاهر بأن التعديلات لن تحدث؛ بل جعلها خاضعة للتحكم والتتبع. المسار -
- ما
الذي تم تغييره - من قام
بتغييره - متى تم تغييره
- لماذا تم تغييره (ملاحظة سبب قصير)
يحميك «مسار التدقيق» هذا ويمنع المديرين من تحويل كشوف المرتبات إلى لعبة تخمين.
5) مراجعة المدير وموافقته - لا يكتمل تتبع الوقت حتى يراجع المدير الاستثناءات (اللكمات الفائتة، العمل الإضافي غير المعتاد، نوبات العمل الطويلة، مشكلات الاستراحة) ويوافق على البطاقة الزمنية. الموافقة هي ما يحول اللكمات إلى ساعات الرواتب. بدون هذه الخطوة، فأنت تدفع أساسًا من البيانات الأولية - والبيانات الأولية فوضوية.
حتى كمبتدئ، ستستفيد من فئات بسيطة مثل FOH، BOH، Prep، Line، غسالة الأطباق، التوصيل، تقديم الطعام. يتيح لك ذلك تحديد أين تمضي ساعات العمل ويمنع الإبلاغ عن العمالة «مجموعة واحدة» التي تخفي المشاكل.
تطبيق الورق أو جدول البيانات أو نقاط البيع أو الساعة الزمنية
بصفتك مالك مطعم، عادة ما يكون لديك أربع طرق واقعية لتتبع الوقت. الخيار «الأفضل» ليس الأكثر روعة - إنه الخيار الذي يطابق عمليتك ويقلل الأخطاء ولا يخلق عملاً إضافيًا كل أسبوع.
1) الجداول الزمنية الورقية - الورق بسيط، يكتب الموظفون أوقات البدء/النهاية وساعات المديرين الإجمالية. الجانب السلبي هو الاتساق والدقة. يسهّل الورق الدوران في رأسك أو نسيان الفواصل أو فقدان السجلات. كما أنه يخلق عملاً إضافيًا في وقت كشوف المرتبات لأنه يتعين على شخص ما حساب كل شيء يدويًا. إذا كنت تستخدم الورق، فيجب أن يكون حلاً قصير الأجل - وستحتاج إلى مراجعة صارمة من المدير لتجنب النزاعات حول الرواتب.
2) جداول البيانات - تعد جداول البيانات خطوة للأمام من الورق لأنها أسهل في التخزين والحساب - إذا تم إعدادها بشكل صحيح. لكن المشكلة الرئيسية لا تزال - فأنت لا تزال تعتمد على الإدخال اليدوي. وهذا يعني أن اللكمات الفائتة تصبح «أفضل التخمينات»، ومن الصعب توثيق تعديلات الوقت بشكل نظيف. يمكن أن تعمل جداول البيانات في عمليات صغيرة جدًا، ولكنها غالبًا ما تتعطل عندما يكون لديك أدوار متعددة، أو مقايضات مناوبات متكررة، أو أكثر من مدير واحد يلمس كشوف المرتبات.
3) ساعة توقيت POS - بعض المطاعم تتعقب الوقت داخل POS. الميزة هي الراحة - الموظفون يستخدمونها بالفعل، وقد يتمكن المديرون بالفعل من الوصول إليها. المقايضة هي أن وظائف وقت POS يمكن أن تختلف على نطاق واسع. تقوم بعض الأنظمة بعمل لائق مع اللكمات، ولكنها قد تكون محدودة في تتبع الأعطال أو الأذونات أو الموافقات أو الإبلاغ. إذا لم يتمكن تتبع وقت نقاط البيع من توفير مسار تدقيق واضح أو مساعدتك في إدارة الوقت الإضافي والاستثناءات، فستشعر بالفجوات بسرعة.
4) تطبيق مخصص للساعة/تتبع الوقت - عادةً ما يكون النظام المخصص (كشك الكمبيوتر اللوحي أو تطبيق الهاتف المحمول أو كليهما) هو الخيار الأكثر موثوقية على المدى الطويل. يمكنك تعيين القواعد (مثل حدود تسجيل الدخول المبكر)، والمطالبة بتتبع فترات الراحة، والتحكم في من يمكنه تحرير بطاقات الوقت، وتشغيل التقارير دون إعادة إنشاء الأسبوع يدويًا. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان لديك مواقع متعددة أو كنت تحاول تشديد تكلفة العمالة.
كيفية الاختيار بسرعة (قاعدة أساسية صديقة للمالك)
موقع واحد+فريق صغير+نوبات مستقرة - يمكن أن يعمل جدول البيانات مؤقتًا في
نوبات سريعة الوتيرة وتغييرات متكررة وأدوار متعددة - انتصارات تتبع الوقت المخصص
مواقع متعددة أو تعقيد كبير في كشوف المرتبات - النظام المخصص دائمًا يستحق ذلك.
أكبر علامة على أنك تجاوزت التتبع اليدوي بسيطة- إذا انتهى أسبوع الرواتب بالتوتر والتصحيحات والحجج، فإن نظامك يكلفك أكثر مما يوفر.
قم ببناء سياسة بسيطة لتتبع الوقت
يصبح تتبع الوقت فوضويًا عندما تعيش القواعد في رؤوس الناس. إن السياسة المكتوبة البسيطة (حتى صفحة واحدة) تمنع الارتباك وتحمي دقة كشوف المرتبات وتحافظ على اتساق المديرين. المفتاح هو جعل الأمر واضحًا وعادلًا وسهل المتابعة - وليس صارمًا بشكل مفرط أو مليئًا باللغة القانونية.
قواعد تسجيل الدخول وتسجيل الخروج
ابدأ بتحديد ما هو مسموح به -
- إلى أي مدى يمكن لشخص ما تسجيل الدخول مبكرًا؟ (مثال - لا تزيد عن 5 دقائق قبل المناوبة ما لم يوافق المدير.)
- ماذا يحدث إذا تأخر شخص ما؟ (قم بتسجيل الدخول على الفور، وأبلغ المدير، ولا يوجد وقت «تعديل» ليتوافق مع الجدول الزمني.)
- توقعات الخروج. يخرج الموظفون عند توقفهم عن العمل - بعد العمل الجانبي، وبعد إغلاق المهام، وليس عندما «تشعر غرفة الطعام بالبطء».
تعمل هذه القواعد على إيقاف «زحف العمل» البطيء، حيث تصبح الدقائق الإضافية ساعات إضافية كل أسبوع.
كسر القواعد (اجعلها قابلة للتتبع)
تتبع الكسر هو المكان الذي تتعرض فيه المطاعم غالبًا. يجب أن تنص سياستك على ما يلي
- - عندما تكون فترات الراحة متوقعة (حسب طول المناوبة أو الدور أو الجدول الزمني)
- كيف يسجل الموظفون الفواصل (لكمات البدء/النهاية أو زر الاستراحة)
- ماذا تفعل إذا فاتتك استراحة (أخبر المدير، وثق السبب)
حتى إذا كان مطعمك يدير نوبات عمل محمومة، يجب أن تظل القاعدة كما يلي- يتم تسجيل الفواصل بدقة، ويتم توثيق الاستثناءات - بدون تخمين.
اللكمات والتصحيحات الفائتة (بدون دراما، مجرد عملية)
سينسى الناس اللكمات. يجب أن تحدد سياستك -
- من يقوم الموظفون بإخطاره (قائد المناوبة أو المدير أو المدير العام)
- الموعد النهائي للإبلاغ عن الضربة الفائتة (نفس اليوم أو في غضون 24 ساعة)
- ما هي المعلومات المطلوبة (الوقت التقريبي + السبب)
- كيف يتم تصحيحها (يقوم المدير بالتعديلات مع ملاحظة)
وهذا يقلل من «مفاجآت نهاية الأسبوع» التي تتحول إلى نزاعات.
تعديلات البطاقة الزمنية (التحكم + مسار التدقيق)
يجب السماح بالتعديلات، ولكن ليس بشكل عرضي. حدد -
- من يحق له تعديل الوقت
- عندما يُسمح بإجراء التعديلات (يفضل أن يكون ذلك يوميًا، وليس فقط عند إغلاق كشوف المرتبات)
- ملاحظات السبب المطلوب لكل تعديل
- لا يوجد تحرير «لمطابقة الجدول» - يجب أن تعكس البطاقات الزمنية العمل الحقيقي المنجز على
مدار الساعة (ارسم خطًا مشرقًا) كن مباشرًا - يجب ألا يعمل الموظفون أبدًا قبل تسجيل الدخول أو بعد تسجيل الخروج أو أثناء فترات الراحة غير
المدفوعة. إذا كان العمل مطلوبًا، فسيقومون بتسجيل الدخول. هذا يحمي الموظف ويحميك.
اجعلها تلتزم بعادتين بسيطتين
1. راجع البطاقات الزمنية يوميًا للحصول على استثناءات (اللكمات المتأخرة، الفواصل الفائتة، التعديلات الفردية).
2. اطلب من الموظفين تأكيد بطاقاتهم الزمنية قبل إغلاق كشوف المرتبات، حتى يتم اكتشاف المشكلات مبكرًا.
السياسة الواضحة لا تخلق التوتر - إنها تزيله. الجميع يعرف القواعد، وتصبح كشوف المرتبات روتينية بدلاً من الجدل الأسبوعي.
سير العمل الأسبوعي
يصبح تتبع الوقت «مشكلة» فقط عندما يتم التعامل معه مرة واحدة في الأسبوع، دفعة واحدة، تحت الضغط. أسهل طريقة لجعلها غير مؤلمة هي التعامل معها على أنها سير عمل بسيط - شيكات يومية + موافقة أسبوعية + تسليم نظيف للرواتب. إليك روتين مناسب للمبتدئين يعمل في معظم المطاعم.
يوميًا (5-10 دقائق). اكتشف المشكلات عندما تكون
صغيرة اطلب من المدير إجراء فحص سريع في نهاية كل نوبة أو يوم. أنت تبحث عن استثناءات، وليس الكمال -
- اللكمات الفائتة (بدون تسجيل الخروج، ساعات متكررة، فجوات غريبة)
- مشكلات الاستراحة (لكمات الاستراحة المفقودة، فترات الراحة الطويلة بشكل غير عادي، عدم تسجيل أي فاصل)
- اللكمات المبكرة/المتأخرة التي لا تتطابق مع ما كان متوقعًا - أخطاء رمز الدور/الوظيفة
(شخص ما عمل BOH لكنه بقي في دور FOH)
إصلاح هذه الأشياء في نفس اليوم أسهل لأن الناس يتذكرون ما حدث. كما أنه يمنع التراكم عند إغلاق كشوف المرتبات.
منتصف الأسبوع (10-15 دقيقة). شاهد الوقت الإضافي قبل حدوثه.
مفاجآت الوقت الإضافي باهظة الثمن ويمكن تجنبها. في منتصف الأسبوع، تحقق من
- - من يتجه نحو العمل الإضافي
- أي نوبات العمل تستغرق وقتًا طويلاً
- حيث تفرض فجوات التغطية ساعات طويلة.
يمنحك هذا وقتًا للتكيف - قم بتبديل نوبات العمل، أو قلل قليلاً في الفترات البطيئة، أو احضر التغطية قبل أن يتراكم شخص واحد ساعات طويلة جدًا.
نهاية الأسبوع (30-60 دقيقة).
مراجعة بطاقة الوقت + الموافقات
قبل معالجة كشوف المرتبات، يجب على المديرين إجراء مراجعة منظمة -
- التأكد من أن جميع الموظفين لديهم اللكمات الكاملة
- التحقق من تسجيل الفواصل (أو توثيق الاستثناءات)
- مراجعة أي تعديلات وملاحظات على البطاقة الزمنية - التحقق من
رموز الوظيفة/مجموعات العمل إذا كنت تستخدمها - التحقق من العمل
الإضافي ونوبات العمل الطويلة مرة أخيرة
- الموافقة على البطاقات الزمنية بحلول موعد نهائي محدد نصيحة احترافية. حدد حدًا ثابتًا مثل «يجب تقديم البطاقات الزمنية بحلول يوم الاثنين 10 صباحًا» (أو أي شيء يناسب جدول الرواتب الخاص بك). الجزء المهم هو الاتساق.
تسليم كشوف المرتبات - التصدير والتسوية والتوثيق بمجرد الموافقة على البطاقات الزمنية،
قم بتصدير/إرسال ساعات إلى كشوف المرتبات. ثم قم بإجراء تسوية سريعة -
- إجمالي ساعات العمل مقابل مستويات التوظيف المتوقعة
- ساعات العمل الإضافي مقابل ما خططت له
- أي زيادات غير عادية (العطلات والاستدعاءات والإغلاق المتأخر)
احتفظ بسجل للموافقات والتعديلات. إذا اعترض شخص ما على الراتب لاحقًا، فسيكون لديك مسار نظيف يوضح ما تم تقديمه ولماذا.
إذا كانت عمليتك تتطلب من المديرين «تذكر» من غادر مبكرًا أو من نسي اللكمة، فسوف تفشل. يستخدم سير العمل الجيد نظام تتبع الوقت (أو قائمة مرجعية بسيطة) لاكتشاف المشكلات يوميًا - لذا فإن أسبوع الرواتب ممل وليس مرهقًا.
سرقة الوقت، ولكم الأصدقاء، وزحف العمل الإضافي
لا تخسر معظم المطاعم المال بسبب مشكلة كبيرة في ضبط الوقت - فهي تخسرها بسبب مشاكل صغيرة تحدث كل أسبوع. الأخبار الجيدة - يمكنك منع معظمها من خلال القواعد الواضحة وعناصر التحكم الخفيفة والمتابعة المتسقة للمدير. لا تحتاج إلى معاملة فريقك مثل المشتبه بهم. تحتاج فقط إلى نظام يصعب إساءة استخدامه ويسهل التحقق منه.
سرقة الوقت (كما تبدو عادة)
في المطاعم، نادرًا ما تكون «سرقة الوقت» مثيرة. عادة ما يكون الأمر
- - تسجيل الدخول مبكرًا وعدم بدء العمل على الفور
- تسجيل الخروج متأخرًا أثناء الدردشة أو القيام بمهام ذات أولوية منخفضة
- فترات تمدد تتجاوز ما
هو مسموح به - البقاء على مدار الساعة أثناء انتظار الرحلة أو إنهاء العمل. الوقاية تتعلق في الغالب بالحواجز الوقائية- الحد من عمليات تسجيل الدخول المبكرة، والمطالبة بموافقة المدير للعمل الإضافي، ومراجعة الاستثناءات يوميًا حتى لا تتراكم الأنماط.
ضرب الأصدقاء (يقوم شخص ما بالبحث عن شخص آخر)
هذا أمر شائع عندما يعتمد تتبع الوقت على أرقام التعريف الشخصية المشتركة أو عمليات تسجيل الدخول المشتركة أو السجل الذي يمكن للجميع الوصول إليه. إنها أيضًا واحدة من أسهل المشكلات التي يمكن منعها دون اللجوء إلى القوة -
- استخدام عمليات تسجيل دخول فريدة للموظفين (بدون حسابات مشتركة)
- تتطلب خطوة تحقق بسيطة (رقم التعريف الشخصي+صورة أو فحص الكشك أو تأكيد المدير)
- ضع الساعة الزمنية في منطقة مرئية، وليس مخفية
- اجعل الأمر واضحًا في السياسة. لا يُسمح بتسجيل الدخول لشخص آخر
إذا استخدم فريقك اللكمات المحمولة، يمكن أن تساعد قواعد السياج الجغرافي والموقع في التأكد من حدوث اللكمات في مكان العمل.
زحف العمل الإضافي (قاتل الميزانية الصامت)
غالبًا ما يظهر العمل الإضافي عندما
- - تستغرق نوبات العمل وقتًا طويلاً بسبب الإعداد المتأخر أو الإغلاق المتأخر أو الاستدعاءات
- يوافق المديرون على ذلك مرة واحدة فقط لساعات إضافية دون التحقق من الإجماليات الأسبوعية
- الجداول لا تتطابق مع الطلب الحقيقي، لذلك تبقى الفرق متأخرة لتعويض ما فات.
الإصلاح بسيط - لا تنتظر حتى نهاية الأسبوع. تحقق من العمل الإضافي في منتصف الأسبوع وحدد قاعدة مثل- يجب الموافقة على العمل الإضافي قبل العمل لساعات إضافية. هذا لا يعني خفض العمالة بشكل أعمى، بل يعني التخطيط للتغطية حتى لا تدفع وقتًا ونصف عن طريق الصدفة.
التدريب أولاً، الانضباط ثانياً
عندما ترى مشاكل الوقت، ابدأ بالوضوح -
- «ها هي القاعدة».
- «هذا ما حدث على البطاقة الزمنية.»
- «هذا ما نحتاجه للمضي قدمًا.»
العديد من المشاكل هي مشاكل التدريب، وليس النوايا السيئة - خاصة مع التعيينات الجديدة. ولكن إذا تكرر نفس السلوك بعد التدريب، فيجب أن يدعم نظامك التصعيد (تحذير مكتوب، أو ضوابط أكثر صرامة، أو تغييرات الجدول الزمني).
تمنع عملية تتبع الوقت القوية المشاكل بدون دراما - مفاجآت أقل، ونزاعات أقل، وميزانية عمل يمكنك التحكم فيها فعليًا.
يجب على مالكي التقارير الخمسة التحقق منها
تتبع الوقت ليس فقط لكشوف المرتبات. بمجرد أن تصبح اللكمات دقيقة وتتم الموافقة عليها باستمرار، فإنها تصبح واحدة من أفضل مصادر البصيرة التشغيلية. تكمن الحيلة في التركيز على مجموعة صغيرة من التقارير التي تساعدك فعليًا على التحكم في العمل - وليس لوحة معلومات تحتوي على 40 مخططًا لن تفتحها أبدًا. فيما يلي خمسة تقارير (أو مشاهدات) تقدم أكبر قيمة لأصحاب المطاعم.
1) الساعات مقابل الجدول الزمني (تقرير التباين)
يوضح هذا الفرق بين ما خططت له وما دفعته. إنها تساعد في الإجابة
- - هل نركض باستمرار في نوبات معينة؟
- ما هي الأجزاء النهارية التي من المرجح أن تتأخر؟
- هل يقوم المديرون بإرسال الأشخاص إلى منازلهم عندما يكون الوضع بطيئًا أم يحتفظون بتغطية إضافية؟
حتى التباين الصغير كل يوم يتراكم بسرعة على مدار الأسبوع.
2) تقرير العمل الإضافي (من ومتى ولماذا)
العمل الإضافي ليس دائمًا «سيئًا»، ولكن لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أبدًا. يساعدك هذا التقرير في التعرف على -
- الموظفين الذين يتجهون نحو العمل الإضافي في منتصف الأسبوع
- الأيام المحددة التي تتطلب العمل الإضافي (الإغلاق المتأخر، الاندفاع في عطلة نهاية الأسبوع)
- الأدوار التي لا تحظى بتغطية كافية (إجبار نفس الأشخاص على البقاء في وقت متأخر)
استخدمه لتعديل الجداول قبل ساعات العمل الإضافية، وليس بعدها.
3) العمل حسب الدور/مجموعة العمل (FOH مقابل BOH، الإعداد مقابل الخط)
هذا هو المكان الذي يصبح فيه تتبع الوقت أداة إدارية. إذا قمت بوضع علامة على الساعات حسب الدور أو مجموعة العمل، يمكنك أن ترى -
- إلى أين تذهب ساعات العمل الخاصة بك
- الأدوار التي تعاني من زيادة الموظفين باستمرار
- ما إذا كانت ساعات الإعداد تتطابق مع حجم المبيعات وتعقيد القائمة
غالبًا ما يعتقد المالكون أن «العمالة مرتفعة»، لكن هذا التقرير يخبرك بأي جزء من العمالة مرتفع.
4) تقرير الاستثناءات (اللكمات الفائتة والفواصل المفقودة والتعديلات)
إذا كنت تريد تتبعًا أكثر إحكامًا للوقت دون إدارة التفاصيل الدقيقة، شاهد الاستثناءات. تحتوي عملية ضبط الوقت النظيفة على عدد أقل -
- اللكمات الفائتة
- التعديلات غير المعتمدة
- مشكلات الاستراحة
- نوبات العمل أو الفجوات الطويلة بشكل غريب
الاستثناءات هي نظام الإنذار المبكر بأن شيئًا ما معطلاً - التدريب أو العملية أو متابعة المدير.
5) أنماط اللكمات المتأخرة/المبكرة (تقرير العادة)
يسلط هذا الضوء على السلوكيات المتكررة مثل -
- الزيارات المبكرة المتكررة - ساعات المغادرة
المتأخرة المنتظمة -
الوصول المتأخر المزمن - أنماط فترات الراحة
الطويلة أكثر من أيام العمل لمرة واحدة. إذا كنت ترى نفس السلوك كل أسبوع، فهذه فرصة للسياسة والتدريب - وليست مفاجأة لكشوف الرواتب.
كم مرة يجب عليك التحقق من هذه؟
يوميًا - استثناءات + تباين الجدول الزمني (مسح سريع)
منتصف الأسبوع - اتجاهات العمل الإضافي
أسبوعيًا - العمالة حسب الدور + أنماط اللكمة
لا تحتاج إلى أن تكون شخص بيانات لاستخدام هذه. الهدف بسيط - استخدم تتبع الوقت لاكتشاف التسريبات مبكرًا وإجراء تعديلات صغيرة والحفاظ على العمالة وكشوف المرتبات تحت السيطرة.
اختيار برنامج تتبع الوقت
إذا كنت تتخطى الورق أو جداول البيانات أو اللكمات الأساسية في نقاط البيع، فإن برنامج تتبع الوقت المناسب يجب أن يقوم بشيئين جيدًا- منع الأخطاء الشائعة قبل أن تصل إلى كشوف المرتبات وإعطائك رؤية واضحة للعمالة دون إضافة عمل إداري إضافي. فيما يلي قائمة مرجعية عملية لمساعدتك في اختيار نظام يناسب واقع المطاعم.
الميزات التي يجب اقتناؤها (غير قابلة للتفاوض بالنسبة لمعظم المطاعم)
1. سهولة تسجيل الدخول (الكشك + خيارات الهاتف المحمول) - تحتاج العديد من المطاعم إلى كشك مشترك (جهاز لوحي) لتسجيل الدخول بشكل موثوق، بينما يستفيد البعض الآخر من الهاتف المحمول للمديرين أو لأدوار معينة. غالبًا ما يدعم الإعداد الأفضل كليهما حتى لا تفرض طريقة واحدة على كل وظيفة.
2. تتبع الانقطاع+معالجة الاستثناءات الواضحة - لا ينبغي أن تكون الفواصل لعبة تخمين. ابحث عن نظام يجعل من السهل تسجيل الفواصل ووضع علامات على الفواصل المفقودة أو الأنماط غير العادية حتى يتمكن المديرون من حلها بسرعة.
3. موافقات المدير - الأذونات
تريد تحكمًا واضحًا في من يمكنه-
- الموافقة على بطاقات الوقت
- تعديل اللكمات
- تجاوز القواعد
- عرض التقارير
الأذونات القوية تحمي سلامة الرواتب وتقلل من عدد كبير جدًا من بطاقات الوقت المتغيرة.
4. سجل تدقيق تحرير Timecard (من قام بتغيير ماذا ومتى ولماذا) - هذا أمر ضخم بالنسبة للنزاعات. في حالة حدوث عمليات تحرير (وستحدث)، فأنت تريد سجلًا واضحًا يعرض الإدخال الأصلي والتغيير والمحرر وملاحظة السبب.
5. ضوابط العمل الإضافي والتنبيهات - تساعدك أفضل الأنظمة على اكتشاف العمل الإضافي في منتصف الأسبوع ومنع العمل الإضافي العرضي من خلال التنبيهات أو القواعد أو الموافقات - حتى لا تكتشف ذلك بعد حدوثه.
ميزات عالية القيمة (مفيدة بشكل خاص أثناء النمو)
1. رموز الوظائف/مجموعات العمل - تساعدك ساعات التتبع حسب الدور (FOH/BOH، الإعداد/الخط، التسليم/تقديم الطعام) على إدارة العمالة فعليًا، وليس فقط دفعها.
2. توحيد المواقع المتعددة - إذا كان لديك أكثر من متجر واحد، فستحتاج إلى إعدادات مركزية تتسم بالمرونة على مستوى الموقع - حتى تكون عمليتك متسقة ولكنها ليست جامدة.
3. عمليات الدمج التي تقلل القيد المزدوج - يجب أن يرتبط تتبع الوقت بشكل نظيف بالجدولة وكشوف المرتبات حتى لا يقوم المديرون بإعادة كتابة الساعات أو تسوية الإجماليات يدويًا كل أسبوع.
حتى أفضل أداة تفشل إذا لم يستخدمها المديرون يوميًا. اختر نظامًا بسيطًا على الأرض وسريع موافقة المديرين وقويًا في إعداد التقارير - لأن هذا هو ما يحافظ على نظافة كشوف المرتبات على المدى الطويل.
اجعل تتبع الوقت والجدولة يعملان جنبًا إلى جنب مع Altametrics
إذا كنت تريد أن يساعدك تتبع الوقت فعليًا في التحكم في العمالة - وليس فقط حساب الرواتب - قم بإقرانه بالجدولة الذكية. تساعد جدولة القوى العاملة في Altametrics مشغلي المطاعم على إنشاء جداول زمنية بشكل أسرع، ومواءمة العمالة مع الطلب، وتقليل مفاجآت العمل الإضافي من خلال التخطيط والرؤية الأكثر اتساقًا.
عندما تعمل الجدولة وتتبع الوقت معًا، يمكنك -
- تحديد الجدول الزمني مقابل الفروق الفعلية مسبقًا
- منع العمل الإضافي قبل حدوثه -
تقليل فوضى التوظيف في اللحظة الأخيرة
- الحفاظ على اتساق المديرين عبر نوبات العمل والمواقع
استكشاف جدولة القوى العاملة في Altametrics بالنقر فوق «جدولة عرض توضيحي» أدناه.
يجب أن يقرأ المحتوى
دليل لإدارة القوى العاملة
دليل إدارة القوى العاملة للمطاعم
ساعات عمل الموظف
كيفية التنبؤ بساعات عمل الموظفين في الفندق
وقت موظفي المطعم
أصبح تتبع وقت موظفي المطعم أمرًا بسيطًا
تتبع حضور الموظفين
7 سياسات يجب اتباعها لتتبع حضور الموظفين في المطاعم
أدوات إدارة الموظفين
أدوات إدارة الموظفين للمطاعم
أسئلة متكررة
ما هو تتبع الوقت في المطعم؟
تتبع الوقت هو التسجيل عندما يقوم الموظفون بتسجيل الدخول وأخذ فترات راحة وتبديل الأدوار (إذا لزم الأمر) وتسجيل الخروج - ثم الموافقة على تلك الساعات لكشوف المرتبات.
كيف أمنع ضرب الأصدقاء؟
استخدم عمليات تسجيل الدخول/أرقام التعريف الشخصية الفريدة (لا توجد حسابات مشتركة)، وموقع الساعة الزمنية المرئي، وخيارات التحقق مثل الكشك، أو مطالبات الصور، أو قواعد الموقع لللكمات المحمولة.
كيف يمكن أن يساعد تتبع الوقت في تقليل الوقت الإضافي؟
فحوصات اتجاهات العمل الإضافي في منتصف الأسبوع + تنبيهات+تتطلب الموافقة قبل العمل الإضافي. كلما رأيت ذلك مبكرًا، كان من الأسهل منعه.
كم من الوقت يجب أن أحتفظ بسجلات تتبع الوقت؟
احتفظ بالسجلات لفترة كافية للتعامل مع أسئلة الرواتب والنزاعات المحتملة. يحتفظ بها العديد من المالكين لعدة سنوات، ولكن المتطلبات تختلف حسب الموقع.
