ما هي أدوات إدارة الموظفين في المطعم؟
أدوات إدارة الموظفين هي أنظمة تساعد المديرين على جدولة الموظفين وتتبع الوقت والحضور وإبلاغ التحديثات وتعيين المهام ودعم التدريب - بحيث تعمل نوبات العمل باستمرار وتكون المساءلة واضحة.
أدوات إدارة الموظفين للمطاعم
نظرة عامة
أن تصبح مديرًا جديدًا لمطعم هو أحد أسرع الطرق للشعور وكأنك تقوم بعشر وظائف في وقت واحد. يُتوقع منك تغطية الجدول الزمني، والتأكد من حضور الجميع في الوقت المحدد، وإجراء عمليات تسليم نظيفة بين نوبات العمل، والتحكم في تكاليف العمالة، والاستمرار في تقديم تجارب رائعة للضيوف - كل ذلك أثناء الإجابة على الأسئلة المستمرة من الفريق. المشكلة ليست أنك لا تعمل بجد. إنه بدون نظام، ستضطر إلى إدارة كل شيء من خلال الذاكرة والملاحظات اللاصقة ونصوص اللحظة الأخيرة.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه أدوات إدارة الموظفين. في المطعم، تتضمن هذه الأدوات عادةً الجدولة والوقت والحضور والتواصل وقوائم مراجعة المهام والتدريب. إنها ليست «برامج إضافية» من أجل التكنولوجيا - إنها حواجز حماية. فهي تساعدك على توحيد كيفية تخصيص العمل وتتبعه وإيصاله حتى لا تعيد اختراع العجلة في كل نوبة. بدلاً من متابعة التحديثات، يمكنك رؤيتها. بدلاً من إصلاح مشكلات الرواتب بعد وقوعها، يمكنك منعها. بدلاً من الأمل في إنجاز العمل الجانبي، يمكنك تتبعه.
والأهم من ذلك، تساعد أدوات إدارة الموظفين المديرين الجدد على بناء الاتساق. عندما يعمل المطعم وفقًا لتوقعات واضحة وسير عمل قابل للتكرار، يشعر فريقك بمزيد من الثقة، وتتم نوبات العمل بشكل أكثر سلاسة، وتقضي وقتًا أقل في إخماد الحرائق.
أدوات الجدولة
إذا كنت مديرًا جديدًا لمطعم، فعادةً ما تكون الجدولة هي أول مكان تشعر فيه بالضغط. يلامس الجدول كل شيء - تجربة الضيف وتكلفة العمالة ومعنويات الفريق وسلامتك العقلية. هذا هو السبب في أن أدوات الجدولة غالبًا ما تكون «أدوات إدارة الموظفين» الأكثر قيمة التي يمكنك اعتمادها مبكرًا. أكبر فائدة هي تغطية أكثر موثوقية. بدلاً من تخمين عدد الأشخاص الذين تحتاجهم، يمكنك إنشاء جداول حول أنماط المبيعات والأجزاء اليومية ومتطلبات الأدوار (الخوادم والطهاة والإعداد والمعرض والصراف). عندما تقوم باستمرار بمطابقة التوظيف مع الطلب، فإنك تقلل أوقات التذاكر الطويلة والموظفين المجهدين وتدخلات المدير أثناء الاندفاع.
تؤدي أدوات الجدولة أيضًا إلى عدد أقل من وسائل الشرح ومفاجآت اللحظة الأخيرة. عندما يتمكن الموظفون من تقديم الإتاحة وطلب الإجازة ومبادلة نوبات العمل من خلال سير عمل منظم، ستحصل على عدد أقل من النصوص المحمومة وعدد أقل من مشكلات «اعتقدت أنني لا أعمل». تسمح العديد من الأدوات أيضًا بتأكيدات المناوبات والتذكيرات، مما يساعد المديرين الجدد على تقليل حالات عدم الحضور دون تشغيل بطاقة الهاتف.
فائدة رئيسية أخرى هي توفير الوقت والتكرار. تعني القوالب وجدولة إعادة توجيه النسخ والقواعد المستندة إلى الأدوار أنك لا تعيد إنشاء الجدول من البداية كل أسبوع. يمكنك البدء بإطار عمل مثبت، ثم تعديل الأحداث أو الموسمية أو تغييرات فريق العمل. أخيرًا، تدعم أدوات الجدولة التحكم بشكل أفضل في العمل. من خلال مقارنة الساعات المجدولة بالأهداف، يمكنك اكتشاف التوظيف الزائد قبل أن يصل إلى كشوف المرتبات - دون اختصار النفقات أو إرهاق أفضل موظفيك. مع مرور الوقت، يساعدك نظام الجدولة القوي على القيادة بشكل استباقي بدلاً من الاستجابة من التحول إلى التحول.
أدوات الوقت والحضور
الوقت والحضور هو المكان الذي تتحول فيه المشاكل الصغيرة إلى مشاكل كبيرة بسرعة. يمكن لبعض اللكمات الفائتة، أو حفنة من عمليات التسجيل المبكرة، أو التتبع غير المتسق للفواصل أن يتحول إلى تصحيحات في الرواتب، والموظفين المحبطين، ومخاطر الامتثال. بالنسبة لمديري المطاعم الجدد، تعد أدوات ضبط الوقت قيّمة لأنها تساعدك على منع المشكلات في الوقت الفعلي، وليس فقط اكتشافها بعد انتهاء الأسبوع.
الفائدة الأولى هي كشوف رواتب أنظف وأسرع. عندما يلتقط نظامك اللكمات الدقيقة ويحدد الاستثناءات (اللكمات الفائتة، وأوقات الخروج المتأخرة، وفترات الراحة الطويلة)، فإنك تقضي وقتًا أقل في إعادة بناء ما حدث. بدلاً من مطاردة الناس بـ «في أي وقت أتيت يوم الثلاثاء؟» ، تحصل على سجل واضح يمكن للموظفين مراجعته ويمكن للمديرين الموافقة عليه. وهذا يقلل من النزاعات ويبني الثقة - لأن العملية تبدو متسقة وعادلة.
توفر أدوات الوقت والحضور أيضًا مساءلة أقوى من خلال مسارات التدقيق. عندما يتم تحرير اللكمة، يُظهر النظام الجيد من قام بتغييرها، ومتى تم تغييرها، ولماذا. تحمي هذه الشفافية كلاً من الموظف والأعمال. أنت لا تعتمد على الذاكرة أو الملاحظات غير الرسمية؛ لديك وثائق.
فائدة رئيسية أخرى هي تقليل سرقة الوقت والانجراف في الجدول الزمني. تساعد ميزات مثل القيود المبكرة/المتأخرة، والسياج الجغرافي، والتقاط الصور، وموافقات المديرين، وقواعد استراحات الوجبات على منع العادات التي تؤدي إلى تضخم العمالة بهدوء - مثل تسجيل الوقت في بضع دقائق فقط مبكرًا في كل نوبة عمل أو فترات الراحة أثناء الفترات البطيئة. أخيرًا، تساعدك أدوات ضبط الوقت على اكتشاف الوقت الإضافي وكسر المخاطر مبكرًا. من خلال التنبيهات ولوحات المعلومات الصحيحة، يمكنك اكتشاف الاتجاهات قبل أن تصبح مفاجآت في الرواتب، ويمكنك تدريب الموظفين بينما لا تزال المشكلة قابلة للإصلاح. بالنسبة للمدير الجديد، فإن هذه الرؤية هي الفرق بين التحكم في العمل والاعتذار المستمر عن مشاكل الرواتب.
أدوات التواصل مع الفريق
في معظم المطاعم، لا تبدو مشاكل التواصل مثيرة في البداية - فهي تبدو وكأنها فجوات صغيرة تتراكم. لم ير شخص ما تحديث الجدول. ذكر أحد المديرين التغيير شفهيًا، لكن نصف الفريق لم يسمعه أبدًا. بدأ عرض ترويجي جديد، لكن الفريق لم يحصل على التفاصيل. ثم تحصل على التكلفة الحقيقية - التنفيذ غير المتسق، وشكاوى الضيوف، والمنتج الضائع، والمديرين الذين يقضون نوباتهم في تكرار أنفسهم. تعمل أدوات التواصل الجماعي على حل هذه المشكلة من خلال منحك مكانًا واحدًا واضحًا لمشاركة التحديثات وتأكيد مشاهدتها ومنع فقدان معلومات المناوبة في النصوص الشخصية.
أكبر فائدة هي مصدر واحد للحقيقة. عندما يتم نشر الإعلانات وتذكيرات السياسة وتحديثات المناوبات في نظام واحد، فأنت لا تعتمد على لقطات الشاشة أو النصوص الجماعية أو الكلام الشفهي. وهذا يقلل من عبارة «لم أكن أعرف» ويجعل من السهل مساءلة الأشخاص دون أن أبدو قاسيًا - لأن المعلومات مرئية ومتسقة. تتضمن العديد من الأدوات أيضًا إيصالات القراءة أو الإقرارات، وهي ميزة كبيرة للمديرين الجدد الذين يحتاجون إلى توضيح ما إذا كانت الرسالة قد وصلت بالفعل أم لا.
تعمل أدوات الاتصال أيضًا على إنشاء عمليات تسليم أفضل للنوبات. بدلاً من الملاحظات المكتوبة أو الملخص اللفظي المتسرع، يمكنك توثيق العناصر الرئيسية - منتجات 86، وتغييرات التوظيف، ومشكلات المعدات، وأولويات الإعداد، وحوادث الضيوف. وهذا يعني أن التحول التالي يبدأ بالسياق وليس الارتباك. فائدة أخرى هي تقليل الانقطاعات أثناء الخدمة. عندما يعرف الفريق مكان التحقق من التحديثات وكيفية طرح الأسئلة، فإنك تقضي وقتًا أقل في العمل في مكتب المساعدة البشرية والمزيد من الوقت في إدارة الطابق.
أخيرًا، تدعم هذه الأدوات الحدود الصحية. عندما تتدفق الاتصالات عبر منصة منظمة (بدلاً من الأرقام الشخصية)، يكون من الأسهل الحفاظ على الرسائل منظمة ومهنية وأقل تدخلاً بعد ساعات. بالنسبة للمديرين الجدد، تساعدك هذه البنية على القيادة بثقة - وتمنع المطعم من الوقوع في الفوضى والرسائل النصية المستمرة.
أدوات المهام وقائمة التحقق
في المطعم، لا يتعلق الاتساق بالجمود - بل بالتأكد من أن الأساسيات لا تنهار عندما تكون الأمور مشغولة. غالبًا ما يرث المديرون الجدد عملية «المعرفة القبلية» حيث يكون العمل الجانبي في رأس شخص ما، وتتغير الواجبات الافتتاحية اعتمادًا على من يعمل في المناوبة، وتتراجع معايير الإغلاق عندما يكون الفريق متعبًا. تعمل أدوات المهام وقائمة المراجعة على إصلاح ذلك من خلال تحويل التوقعات إلى شيء مرئي ومخصص وقابل للتكرار. أكبر فائدة هي المعايير الأقوى دون التذمر المستمر. عندما يتم سرد المهام بوضوح (مع تحديد أوقات الاستحقاق والمالكين)، يعرف فريقك تمامًا كيف تبدو كلمة «تم إنجازها»، ولن تضطر إلى تكرار ذلك 20 مرة في اليوم.
تعمل هذه الأدوات أيضًا على تقليل الأخطاء المكلفة التي تخلق مشاكل في المصب. فكر في الأعطال الشائعة- لم يتم الانتهاء من الإعداد قبل الاندفاع، أو عدم تغيير المطهر، أو عدم تخزين الخط، أو عدم فحص الحمامات، أو عدم وضع عمليات التسليم بشكل صحيح، أو تخطي عملية التنظيف. يساعدك نظام المهام على منع إعادة العمل من خلال اكتشاف الأخطاء الصغيرة مبكرًا - قبل أن تتحول إلى أوقات انتظار طويلة أو مشكلات تتعلق بالجودة أو نوبة افتتاحية فوضوية في اليوم التالي. هذا مهم جدًا للمديرين الجدد الذين ما زالوا يتعلمون ما يجب مشاهدته ومتى.
فائدة رئيسية أخرى هي المساءلة الواضحة مع قدر أقل من الدراما. بدلاً من تخمين من كان من المفترض أن يفعل ماذا، يمكنك رؤية تعيين المهمة وحالة الإكمال. هذا يجعل التدريب أسهل وأكثر عدلاً لأن التعليقات مرتبطة بالحقائق وليس المشاعر. تسمح العديد من أدوات قائمة التحقق أيضًا بالملاحظات أو التحقق من الصور للعناصر عالية التأثير (مثل نظافة خط الإغلاق أو درجات الحرارة الباردة)، مما يساعدك في الحفاظ على المعايير حتى عندما لا يمكنك فحص كل شيء شخصيًا.
أخيرًا، تساعد أدوات المهام المديرين على إدارة الوقت بشكل أفضل. عندما تتمكن من رؤية ما خلفك وما تم إنجازه وما لم يتم تعيينه بعد، يمكنك تغيير الأولويات بسرعة - خاصة خلال الفترات البطيئة - حتى يظل فريقك منتجًا دون الشعور بالإرهاق. بمرور الوقت، تعمل أدوات المهام وقائمة المراجعة على بناء ثقافة تكون فيها التوقعات واضحة، والروتينات متسقة، وتسير نوبات العمل مع عدد أقل من المفاجآت.
أدوات التدريب والإعداد
بالنسبة لمديري المطاعم الجدد، يعد التدريب من أصعب الأمور التي يجب القيام بها بشكل صحيح - لأنه ينافس كل شيء آخر. أنت تحاول إدارة المناوبة، وتغطية وسائل الشرح، والتعامل مع مشكلات الضيوف، والاستمرار في تسريع الموظفين الجدد. بدون نظام، يصبح التدريب غير متسق - يحصل شخص ما على جولة شاملة، وآخر يتعجل في التظليل، ويتعلم الجميع «الطريقة التي نقوم بها» بشكل مختلف قليلاً. تعمل أدوات التدريب والتأهيل على إصلاح ذلك من خلال إنشاء مسار قابل للتكرار من اليوم الأول إلى الكفاءة، وتظهر الفوائد بسرعة على الأرض.
الفائدة الرئيسية الأولى هي وقت المنحدر الأسرع. عندما يتم تقسيم التدريب إلى خطوات خاصة بالأدوار (أساسيات نقاط البيع، وإعداد المحطة، وسلامة الأغذية، وخطوات الخدمة، وإجراءات الإغلاق)، يتقدم الموظفون الجدد بأقل قدر من التخمين. إنهم لا ينتظرون أن يكون المدرب «المناسب» متاحًا - يمكنهم اتباع تسلسل واضح وبناء الثقة يومًا بعد يوم. هذا يقلل من الأخطاء المبكرة ويقلل من التوتر ويزيد من احتمالية بقائهم خلال الأسابيع القليلة الأولى الحرجة.
تعمل أدوات التدريب أيضًا على تحقيق الاتساق عبر نوبات العمل والمدربين. بدلاً من الاعتماد على أي شخص يعمل في ذلك اليوم لتذكر ما يجب تغطيته، يمكنك توحيد الوسائل المدربة لكل دور. وهذا مفيد بشكل خاص في المطاعم التي تضم العديد من المديرين أو العملاء المحتملين المتناوبين أو التوظيف المتكرر. فائدة رئيسية أخرى هي رؤية التدريب المتبادل. عندما تتمكن من تتبع الأشخاص المدربين على أي محطات (وعلى أي مستوى)، يمكنك جدولة المواعيد بشكل أكثر ذكاءً وتغطية الفجوات دون ذعر - لأنك تعرف من يمكنه المشاركة في الإعداد أو المعرض أو الصراف عند الحاجة.
تساعد أدوات الإعداد أيضًا في الامتثال والتوثيق. يمكن تتبع الشهادات (مثل تصاريح التعامل مع الطعام أو التدريب على خدمة الكحول) والإقرارات بالسياسة والدورات التدريبية المطلوبة في مكان واحد حتى لا تتصفح رسائل البريد الإلكتروني أو الملفات الورقية. أخيرًا، أدوات التدريب تجعل التدريب أسهل بمرور الوقت. في حالة تراجع الأداء، يمكنك تحديد ما إذا كانت هناك فجوة في المهارات أو خطوة تدريب ضائعة أو توقعات غير واضحة - والرد باستخدام منعشين مستهدفين بدلاً من إجراء محادثات غامضة بشكل أفضل. بالنسبة للمدير الجديد، يعد هذا الهيكل ميزة كبيرة.
أدوات الأداء والمشاركة
لا تفقد المطاعم الأشخاص فقط لأن العمل شاق - فهي تفقد الأشخاص لأن التوقعات تبدو غير واضحة، والتعليقات تبدو عشوائية، والجهد الجيد يمر دون أن يلاحظه أحد. بالنسبة للمديرين الجدد، يعد هذا فخًا شائعًا- فأنت تتحرك بسرعة، لذلك يحدث التدريب «في الوقت الحالي»، ويصبح الاعتراف غير متسق، ولا يحدث التوثيق إلا عندما يحدث خطأ ما. تساعدك أدوات الأداء والمشاركة على إنشاء إيقاع إداري أكثر ثباتًا وعدلاً - وتظهر الفوائد في كل من الروح المعنوية والاحتفاظ.
أكبر فائدة هي التوقعات الواضحة والمفاجآت الأقل. عندما يتم توثيق الأهداف والمعايير ومسؤوليات الأدوار، لا يتعين على الموظفين تخمين الشكل الجيد. وهذا يقلل من الإحباط ويمنع الدورة التي يشعر فيها الموظفون بأن القواعد تتغير اعتمادًا على من يدير. تدعم العديد من الأدوات أيضًا عمليات تسجيل الوصول السريعة أو التعليقات المنظمة، مما يساعدك على تصحيح المشكلات مبكرًا دون تحويل كل محادثة إلى كتابة رسمية.
فائدة رئيسية أخرى هي التدريب الأفضل مع عاطفة أقل. عندما يمكنك تسجيل ملاحظات حول الأداء أو أنماط الحضور أو إكمال التدريب أو ملاحظات العملاء، فلن تضطر إلى الاعتماد على الذاكرة في منتصف محادثة صعبة. وهذا أمر مهم للمديرين الجدد، لأن أسرع طريقة لفقدان الثقة هي التدريب بشكل غير متسق أو استدعاء الأشخاص فقط عندما تكون متوترًا. باستخدام النظام، يمكنك الإشارة إلى الأنماط والحقائق، وتصبح المحادثة حول التحسين - وليس الصراع الشخصي.
تساعدك أدوات المشاركة أيضًا على التعرف على الأداء الرائع باستمرار. يمكن لسير عمل «الصراخ» البسيط أو المعالم أو التعرف على الأقران أن يقطع شوطًا طويلاً في بيئة عالية الضغط. يبقى الناس لفترة أطول عندما يشعرون بأنهم مرئيون - وعندما يتم الاعتراف بالعمل القوي، لا يتم التعامل معهم على أنه خط الأساس.
أخيرًا، تدعم أدوات الأداء الإنصاف والحد من المخاطر. تساعد الوثائق المتسقة على حماية فريقك والأعمال من خلال ضمان أن تستند إجراءات التدريب والإجراءات التصحيحية إلى معايير متسقة. بمرور الوقت، يؤدي هذا الاتساق إلى بناء ثقافة صحية - يعرف الموظفون ما هو متوقع، ويدرب المديرون بنفس الطريقة عبر نوبات العمل، ويصبح معدل الدوران شيئًا يمكنك تقليله بنشاط بدلاً من استبداله باستمرار.
التقارير والرؤى
يقضي معظم مديري المطاعم الجدد الأشهر القليلة الأولى في رد فعلهم - إصلاح فجوات التغطية، ومطاردة اللكمات الفائتة، وإخماد حرائق الاتصالات، ومحاولة الحفاظ على استمرار التحول. تساعدك أدوات إعداد التقارير والرؤى على الانتقال من الإدارة التفاعلية إلى الإدارة الاستباقية من خلال عرض ما يحدث عبر الجدولة والحضور والعمالة وأداء الفريق في مكان واحد. أكبر فائدة هي الرؤية المبكرة. بدلاً من اكتشاف المشكلات في نهاية الأسبوع (أو بعد كشف الرواتب)، يمكنك تحديد الاتجاهات بينما لا يزال هناك وقت لتصحيحها - مثل الوصول المتأخر المتسق في يوم معين، أو زيادة مخاطر العمل الإضافي، أو الأقسام التي تعاني بانتظام من نقص الموظفين.
تؤدي هذه الأفكار أيضًا إلى قرارات عمل أفضل. عندما يمكنك مقارنة الساعات المجدولة مقابل الساعات الفعلية، ومعرفة العمالة مقابل المبيعات، وتتبع الإنتاجية حسب الدور أو المناوبة، فإنك تتوقف عن الاعتماد على الشعور الغريزي. هذا لا يعني تشغيل المطعم كجدول بيانات - بل يعني إجراء تعديلات أكثر ذكاءً تحمي تجربة الضيف والأرباح على حد سواء. على سبيل المثال، يمكنك تحديد الوقت الذي يتأخر فيه الفريق بشكل روتيني بسبب سوء توقيت الإعداد، أو عندما تكثر في عدد الموظفين لفترات بطيئة بسبب عدم تحديث نموذج الجدول.
فائدة رئيسية أخرى هي المساءلة المتسقة عبر التحولات. يسهّل إعداد التقارير تقييم الأداء بشكل عادل بين أجزاء اليوم والمديرين لأن الجميع يتم قياسهم وفقًا لنفس المعايير. كما أنه يدعم التدريب الأفضل - إذا كان الفريق يعاني، يمكنك تحديد السبب الجذري (فجوات التدريب وأنماط الجدولة ومشكلات الحضور) بدلاً من التخمين. أخيرًا، تدعم أدوات الإحصاءات التحسين المستمر. تساعدك المراجعة الأسبوعية البسيطة لأهم الاستثناءات والاتجاهات على ضبط العمليات بمرور الوقت، بحيث تتقلص المشكلات بدلاً من التكرار.
استخدم Altametrics كأداة شاملة لإدارة القوى العاملة
إذا كنت مديرًا جديدًا لمطعم، فإن أسرع طريقة لتقليل الفوضى اليومية هي تشغيل القوى العاملة لديك من نظام واحد متصل - وليس النصوص المتناثرة وجداول البيانات والتطبيقات غير المتصلة. Altametrics عبارة عن منصة شاملة لإدارة القوى العاملة مصممة للمطاعم، وتجمع الأدوات الرئيسية معًا في مكان واحد - الجدولة والوقت والحضور ورؤية العمالة والمساءلة على مستوى الفريق.
باستخدام Altametrics، يمكنك قضاء وقت أقل في البحث عن المعلومات والمزيد من الوقت في قيادة فريقك - لأن لديك الهيكل لبناء جداول زمنية متسقة وتتبع الوقت بدقة وإدارة العمل بشكل استباقي.