كيف يمكن لبرنامج الجدولة المساعدة في تقليل الوقت الإضافي؟
ويعرض ساعات العمل في الوقت الفعلي، وينبه المديرين قبل ساعات العمل الإضافي، ويساعد في بناء جداول زمنية حول الطلب، ويسهل ملء الفجوات مع الشخص المناسب بدلاً من تمديد نوبات العمل.
كيفية تقليل ساعات العمل الإضافية في المطاعم
لماذا يحدث العمل الإضافي
عندما يقول أصحاب المطاعم أنهم يريدون «خفض الوقت الإضافي»، فإنهم عادة ما يقصدون شيئًا واحدًا- التوقف عن دفع تكاليف العمالة الإضافية التي لا تؤدي فعليًا إلى تحسين تجربة الضيف. غالبًا ما يظهر العمل الإضافي كمشاكل صغيرة ومتكررة - التأخر 20 دقيقة لإنهاء التنظيف، أو القدوم مبكرًا للمضي قدمًا، أو تمديد المناوبة لأنه لا يمكن لأي شخص آخر تغطية ذلك. مع مرور الوقت، تتحول تلك الدقائق إلى أموال حقيقية. إن
خفض العمل الإضافي لا يعني خفض العمالة بعمق بحيث تعاني الخدمة. إذا قمت بإجراء تخفيضات عنيفة للغاية، فسيتعرض أفضل الأشخاص لديك للإرهاق، ويندفع فريقك، وتزداد الأخطاء، ويلاحظ الضيوف ذلك. الهدف هو تقليل الوقت الإضافي الذي يمكن تجنبه - الساعات التي تحدث بسبب سوء التخطيط أو عمليات التسليم الفوضوية أو القواعد غير الواضحة أو فجوات الجدولة.
من المفيد أيضًا أن تتذكر أن العمل الإضافي ليس دائمًا «سيئًا». في بعض الأحيان تكون هذه هي المكالمة الصحيحة - مثل عندما يكون لديك اندفاع غير متوقع، أو استدعاء خلال فترة الذروة، أو مهمة مدير مهمة لا يمكن الانتظار فيها. ولكن حتى مع ذلك، يجب أن يكون العمل الإضافي اختيارًا وليس مفاجأة تحدث كل أسبوع.
طريقة بسيطة للتفكير في الأمر هي- تقليل الوقت الإضافي يعني بناء عملية مطعم حيث يمكن أن تبدأ المناوبة في الوقت المحدد، وتعمل بسلاسة، وتنتهي بشكل نظيف - دون الحاجة إلى أن يظل الناس متأخرًا باستمرار للحاق بالركب.
ابدأ بفحص سريع للوقت الإضافي
قبل محاولة إصلاح الوقت الإضافي، تحتاج إلى معرفة سبب حدوث ذلك. لا تواجه معظم المطاعم «مشكلة» العمل الإضافي في جميع أنحاء النشاط التجاري - فلديها بعض أنماط التكرار التي تستمر في الظهور. يساعدك الفحص السريع للوقت الإضافي في العثور على هذه الأنماط حتى تتمكن من حل المشكلة الحقيقية بدلاً من التخمين.
ابدأ بسحب آخر 4-8 أسابيع من البطاقات الزمنية وتقارير الرواتب. ابحث عن ساعات العمل الإضافي حسب الموظف والأسبوع. ثم خذ خطوة أخرى إلى الأمام واسأل - متى يحدث العمل الإضافي؟ قسّمها حسب اليوم من الأسبوع (الجمعة والسبت والأحد شائعة)، وجزء اليوم (مفتوح، والغداء، والعشاء، والإغلاق)، والدور (الطباخ المباشر، وغسالة الصحون، ومدير الإغلاق، والخادم، وما إلى ذلك). هذا وحده عادة ما يجعل الأسباب واضحة.
بعد ذلك، قم بفرز الوقت الإضافي إلى مجموعات بسيطة -
1. التغطية بمرور الوقت - يبقى شخص ما متأخرًا لأن النوبة التالية تعاني من نقص الموظفين
2. الإغلاق الإضافي - يتم إغلاق المطعم في وقت متأخر عن المتوقع، أو تستغرق مهام الإغلاق وقتًا طويلاً جدًا
3. العمل الإضافي للتحضير - يتأخر الإعداد، أو ينفد المطبخ في منتصف المناوبة ويضطر إلى تعويض ما فات
4. وقت الاستدعاء الإضافي - شخص ما مريض وتملأ الفراغ بتمديد المناوبة
5. التحكم في الوقت الإضافي - عمليات تسجيل الدخول المبكرة أو فترات الراحة الطويلة أو «بضع دقائق أخرى فقط» التي تتراكم.
أخيرًا، اكتب أفضل السائقين في العمل الإضافي. يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل - أفضل 5 موظفين يعملون ساعات إضافية، وأفضل 3 نوبات حيث يحدث ذلك، والسبب الأكثر شيوعًا. الهدف ليس إلقاء اللوم على أي شخص. إنه للعثور على حالات التكرار التي تخلق وقتًا إضافيًا حتى تتمكن من منعها بجدولة أفضل وقواعد أوضح وعمليات أكثر سلاسة.
أصلح الجدول أولاً
إذا كنت ترغب في خفض الوقت الإضافي، فعادةً ما يكون الجدول الزمني هو أكبر رافعة يمكنك سحبها. لا ينجم معظم العمل الإضافي عن خطأ كبير واحد - بل بسبب جدول زمني لا يتطابق مع أنماط الأعمال الحقيقية. عندما يكون التوظيف خفيفًا جدًا خلال ساعات العمل المزدحمة، يظل الأشخاص متأخرين لتعويض ما فات. عندما يكون التوظيف كثيفًا جدًا في وقت مبكر من اليوم، يتم «إنفاق» العمالة قبل الاندفاع ويشعر المديرون بأنهم مجبرون على تمديد نوبات العمل لاحقًا.
ابدأ بجدولة ساعات العمل المزدحمة، وليس النموذج الأسبوعي «الافتراضي». انظر إلى المبيعات بالساعة واسأل- متى نحتاج بالفعل إلى أكبر قدر من العمل اليدوي على سطح السفينة؟ ثم قم ببناء تغطية حول تلك القمم. حتى التغيير البسيط - إضافة شخص إضافي أثناء الاندفاع الحقيقي وتقليص الوقت البطيء - يمكن أن يقلل الوقت الإضافي في نهاية المناوبة لأن الفريق لا يتأخر باستمرار.
بعد ذلك، استخدم نوبات قصيرة عن قصد. بدلاً من تمديد نوبة العمل لمدة 8 ساعات إلى العمل الإضافي، أضف «نوبة سريعة» مدتها 3-4 ساعات تغطي الارتفاع ثم تنتهي. هذه النوبات الصغيرة هي واحدة من أنظف الطرق لتقليل العمل الإضافي لأنها تملأ الفجوات دون الضغط على أي شخص خلال ساعات العمل الأسبوعية.
شاهد أيضًا نوبات العمل الطويلة المكدسة. غالبًا ما يحدث العمل الإضافي عندما تتم جدولة نفس الأشخاص الموثوق بهم بشكل مكثف كل أسبوع، خاصة خلال عمليات الإغلاق والفتح المزدوجة أو المتتالية. إذا كان شخص ما يقترب بالفعل من الحد المسموح به، فقد تؤدي مكالمة هاتفية واحدة أو ليلة واحدة مزدحمة إلى دفعه إلى العمل الإضافي بسرعة. وزّع الساعات بشكل متساوٍ عندما يكون ذلك ممكنًا، وقم ببناء مجموعة صغيرة من النسخ الاحتياطية المدربة.
أخيرًا، خطط للإغلاق كما هو مهم - لأنه كذلك. إذا افترض الجدول الزمني أن الإغلاق سينتهي في غضون 30 دقيقة ولكن الأمر يستغرق في الواقع 60 دقيقة، فسيحدث الوقت الإضافي بغض النظر عن مدى صعوبة محاولة المدير الفني. قم بجدولة تغطية إغلاق واقعية، وقم بترتيب من سيبقى متأخرًا، وتجنب عادة الاحتفاظ بعدد كبير جدًا من الأشخاص «تحسبًا لذلك». الجدول الزمني الذي يطابق الواقع هو الأساس لخفض الوقت الإضافي.
ضع قواعد واضحة لللكمات الزمنية
حتى مع وجود جدول زمني أفضل، لا يزال من الممكن أن يتسلل الوقت الإضافي إذا كانت اللكمات الزمنية تضيع. تفقد العديد من المطاعم التحكم في العمل الإضافي بطرق صغيرة تشعر بأنها غير مؤذية في الوقت الحالي - يقوم شخص ما بالحضور مبكرًا بـ 10 دقائق، أو يتأخر 15 دقيقة، أو يأخذ استراحة أطول مما هو مخطط له، ثم يحتاج إلى وقت إضافي للانتهاء. عندما يحدث هذا عبر عدة موظفين وعدة أيام، فإنه يتراكم بسرعة.
ابدأ بقاعدة واحدة بسيطة - يجب أن تكون عمليات تسجيل الدخول المبكرة هي الاستثناء وليس الافتراضي. إذا احتاج شخص ما إلى الحضور مبكرًا، فيجب أن تتم الموافقة عليه من قبل المدير وربطه بحاجة حقيقية (الاستعداد، والتسليم المبكر، والاستدعاء غير المتوقع). وبخلاف ذلك، تصبح عمليات تسجيل الدخول المبكرة عادة، ويصبح الوقت الإضافي «طبيعيًا».
بعد ذلك، انتبه إلى إضافات التحول. عبارة «هل يمكنك البقاء لفترة أطول قليلاً؟» هو أحد أكبر السائقين الإضافيين في المطاعم - لأنه نادرًا ما يبقى قليلاً. ضع معيارًا واضحًا للوقت الذي يمكن فيه للمدير تمديد المناوبة، ومتى يجب عليه استخدام خيار آخر بدلاً من ذلك (استدعاء نوبة عمل قصيرة أو إعادة تعيين المهام أو قطع العمل غير العاجل). الهدف هو تجنب تمديد ساعات العمل عندما تكون المشكلة الحقيقية هي التخطيط السيئ أو سير العمل غير الفعال.
كما أنه يساعد على ضبط نقاط تحذير العمل الإضافي. يشاهد العديد من المشغلين الإجماليات الأسبوعية مثل 30 أو 35 أو 38 ساعة (أو أي شيء منطقي لنشاطك التجاري). عندما يصل شخص ما إلى هذه النقطة، يجب أن يفكر المدير بالفعل - «إذا قمنا بتمديد هذا الشخص مرة أخرى، فسندفع أجرًا إضافيًا». هذا يخلق عادة اتخاذ القرارات في وقت مبكر - قبل أن يصبح العمل الإضافي أمرًا لا مفر منه.
أخيرًا، الاتساق مهم. إذا قام أحد المديرين بفرض قواعد ضبط الوقت ولم يقم مدير آخر بذلك، فسيستمر العمل الإضافي. اتفق على القواعد، وقم بتدوينها، وقم بتدريب المديرين على اتباع نفس النهج في كل نوبة. يتطلب القطع بمرور الوقت التحكم، واللكمات الزمنية هي المكان الذي يبدأ فيه التحكم.
قم بتشديد عملية الإغلاق
إذا استمر العمل الإضافي في الظهور ليلاً، فعادةً ما يكون الإغلاق هو السبب. ليس لأن فريقك «بطيء»، ولكن لأن العمل الختامي لم يتم التخطيط له أو البدء فيه مبكرًا بما فيه الكفاية أو لم يتم تعيينه بشكل واضح.
مشاكل الإغلاق الثلاث التي تؤدي إلى الوقت الإضافي
1) يبدأ الإغلاق بعد فوات الأوان - تنتظر معظم الفرق حتى مغادرة الجدول الأخير للبدء. هذا يحول كل اقتراب إلى صراع.
2) لا أحد يملك العمل - عندما تكون الخطة هي «مساعدة الجميع»، يتم تفويت المهام ويبقى المدير متأخرًا حتى النهاية.
3) تحدث التخفيضات ببطء شديد - إذا لم تقطع في الوقت المناسب، فأنت إما تدفع للناس للوقوف - أو تبقي الأشخاص الخطأ لفترة طويلة جدًا ولا تزال تعاني.
استخدم هذا الهيكل كل ليلة -
الخطوة 1. حدد خطة التخفيض قبل انتهاء فترة الذروة في تناول العشاء
حدد من سيتم الاستغناء عنه أولاً وثانيًا وثالثًا بناءً على المبيعات وتوقعات الحجوزات/الطلبات عبر الإنترنت.
الخطوة 2.
ابدأ «الإغلاق المسبق» خلال دقائق أبطأ
اختر المهام التي لا تضر بالخدمة -
- أعد تخزين الصلصات والورق ومستلزمات السفر
- امسح المحطات غير المستخدمة واكتسح المناطق ذات الازدحام الشديد
- قم بتقسيم قسم واحد في كل مرة (وليس كلها مرة واحدة)
- ادفع الأطباق بثبات بدلاً من حفظها للنهاية الخطوة 3. تعيين قوائم الإغلاق حسب الدور
- قائمة FOH. العمل الجانبي، خطوات السحب النقدي، إعادة ضبط غرفة الطعام
- قائمة BOH. تفصيل الخط، ووضع العلامات، والقمامة، ومسح المعدات
- قائمة الأطباق. أمر الدفع النهائي+روتين الإغلاق
- قائمة المديرين. عمليات العد والودائع والشيكات النهائية والإرشادات التفصيلية
تتبع وقت الانتهاء عن قرب كل ليلة (حتى في دفتر ملاحظات). إذا رأيت الليالي نفسها تتأخر، فستجد النمط سريعًا - التوظيف أو الحجم أو مهمة واحدة تستمر دائمًا. أصلح هذا الشيء، وسيسقط الوقت الإضافي دون إجهاد الفريق.
قلل من مشاكل البقاء في وقت متأخر في المطبخ
لا يحدث العمل الإضافي في المطبخ عادةً لأن نوبة واحدة استغرقت وقتًا طويلاً بعض الشيء. يحدث ذلك لأن BOH يتخلف عن الركب، والطريقة الوحيدة للحاق بالركب هي البقاء متأخرًا. يمكن التنبؤ بالمحفزات الأكثر شيوعًا - لم يكن الإعداد كافيًا، أو نفد الخط من العناصر الرئيسية أثناء الذروة، أو تم نسخ الأطباق احتياطيًا، أو لم يكن إعداد المحطة جاهزًا عندما وصلت التذاكر. عندما يقضي المطبخ نوبة العمل بأكملها في الاستجابة، يصبح الإغلاق نوبة ثانية.
ابدأ بتحديد أهم أسباب «البقاء متأخرًا». اطرح سؤالاً بسيطًا - ما الذي يبقينا في المبنى بعد آخر تذكرة؟ في العديد من المطاعم، لا يتعلق الأمر بالطهي - إنه تنظيف المطبخ وطهيه وإعادة ضبطه للغد. إذا كانت حفرة الأطباق ممتلئة، فسيتعثر الجميع في الانتظار. إذا كان روتين القمامة والأعطال غير واضح، فإن آخر 30 دقيقة تتحول إلى فوضى.
بعد ذلك، قم بتشديد قوائم الإعداد والمستويات المتساوية. إذا كانت باراتبك منخفضة جدًا، فسينفد الفريق في منتصف المناوبة ويضطر إلى القيام بالإعداد للطوارئ، الأمر الذي يسرق الوقت من الخدمة ويؤجل المهام لاحقًا. إذا كانت قائمة الإعداد الخاصة بك غامضة للغاية، فسيتم تفويت العناصر ويتسارع الخط. قم بإنشاء قائمة إعدادية يومية تجيب على- ما الذي يجب أن يكون جاهزًا عند فتحه، وما يجب أن يكون جاهزًا قبل العشاء، ومن يملك كل عنصر.
بعد ذلك، قم ببناء عادة الفحص في منتصف المناوبة. قبل الإغلاق بحوالي 60-90 دقيقة (أو بعد الاندفاع الرئيسي)، تحقق من ثلاثة أشياء - 1) ما الذي ينفد منك، 2) ما هي مهام التنظيف التي يمكن أن تبدأ الآن، و 3) ما إذا كان الطبق قد انتهى. هذا يمنع اكتشافنا للمشكلة في سيناريو النهاية.
أخيرًا، تدرب معًا لمواجهة أكبر عقبة لديك. إذا كان الطبق دائمًا هو المحدد، فقم بتدريب عضو أو اثنين من أعضاء الفريق على القفز لمدة 20 دقيقة أثناء ذروة حجم الصوت. إذا كانت المقلاة أو الإعداد هي نقطة الاختناق، فقم بتدريب شخص احتياطي يمكنه التدخل دون إبطاء الخط. الهدف بسيط- منع مشاكل المطبخ من التراكم حتى يتمكن الفريق من إنهاء المناوبة في الوقت المحدد، وليس في الوقت الإضافي.
استخدم التوظيف المرن
تحدث معظم ساعات العمل الإضافية في المطاعم عندما تكون المناوبة مشغولة، أو عندما ينقطع شيء ما، أو يتصل شخص ما، والحل الوحيد هو الاحتفاظ بنفس الأشخاص لفترة أطول. يمنحك التوظيف المرن المزيد من الخيارات، حتى تتمكن من تغطية الاحتياجات الحقيقية دون دفع ساعات إلى العمل الإضافي.
1) قم ببناء مقعد مرن صغير (خطة التغطية الاحتياطية الخاصة بك)
اختر 2-4 موظفين (عبر FOH و BOH) الذين يمكنهم المشاركة في أكثر من دور واحد. هذا لا يعني أن الجميع بحاجة إلى القيام بكل شيء. هذا يعني أن لديك عددًا قليلاً من الأشخاص الموثوق بهم الذين يمكنهم تغطية الفجوات الأكثر شيوعًا - مثل الطبق أو المساعدة في الإعداد أو دعم المعرض أو العداء أو المضيف. عند الاندفاع، يمكنك نقل الأشخاص بدلاً من تمديد نوبات العمل.
2) استخدم «نوبات الذروة» القصيرة بدلاً من الامتدادات الطويلة
تعد نوبات العمل القصيرة واحدة من أنظف الطرق لخفض الوقت الإضافي لأنها تغطي الزيادات المفاجئة دون دفع الإجماليات الأسبوعية إلى ما هو أبعد من ذلك.
أمثلة -
- أضف مناوبة دعم الخط من 4 إلى 8 مساءً لدفعة العشاء
- أضف مناوبة دعم الأطباق من 6 إلى 10 مساءً في أكثر الليالي ازدحامًا
- أضف مناوبة إعادة ضبط FOH من 2 إلى 5 مساءً لإعداد الفريق لتناول العشاء.
هذه النوبات أسهل في التعبئة وأرخص من ساعات العمل الإضافي.
3) فصل العمل الماهر عن أعمال الدعم من
الفخ الشائع للعمل الإضافي وجود موظفين ذوي رواتب أعلى أو موظفين رئيسيين يقومون بمهام يمكن التعامل معها من خلال دور الدعم.
أمثلة -
- الطهاة المباشرون يقومون بجميع عمليات إعادة التخزين والتنظيف في وقت متأخر من الليل
- بقاء الخوادم حتى وقت متأخر لإعادة ضبط غرفة الطعام بأكملها
- المدراء يقومون بالأعمال الجانبية الأساسية بدلاً من إدارة الإغلاق
عندما تقوم بتقسيم المهام بوضوح، فإنك تحمي أدوارك الماهرة وتقصر الإغلاق. إذا كان الشخص نفسه يغلق دائمًا أبوابه، أو يغطي دائمًا المكالمات، أو يظل دائمًا متأخرًا، فسوف يصل إلى الوقت الإضافي كثيرًا. قم بدمج التناوب في الجدول الزمني الخاص بك حتى يتم تقاسم عبء العمل الإضافي. هذا يساعد الروح المعنوية ويقلل من عادة الاعتماد على شخص أو شخصين لإنقاذ كل نوبة.
كيف تساعد برامج الجدولة في خفض الوقت الإضافي
يصبح تقليص الوقت الإضافي أسهل بكثير عندما تتمكن من رؤية ساعات العمل تتراكم في الوقت الفعلي وإجراء تغييرات قبل أن يتجاوز شخص ما الحد. هذا هو المكان الذي يمكن أن تُحدث فيه برامج الجدولة فرقًا حقيقيًا - لأنها تساعدك على منع العمل الإضافي بدلاً من الرد عليه بعد تشغيل كشوف المرتبات.
1) تتبع الساعات في الوقت الفعلي - بدلاً من الانتظار حتى نهاية الأسبوع، تعرض أدوات الجدولة الساعات الإجمالية لكل موظف أثناء إنشاء الجدول وتعديله. وهذا يعني أنه يمكنك اكتشاف المخاطر مبكرًا - مثل الموظف الذي يتجه نحو العمل الإضافي لأنه بدأ في نوبات العمل، أو بقي متأخرًا، أو غطى المكالمة.
2) تنبيهات العمل الإضافي ورؤية المدير - يمكن لأنظمة الجدولة الجيدة إرسال تنبيهات عندما يقترب شخص ما من حد العمل الإضافي. يساعد ذلك المديرين على اتخاذ القرار قبل فوات الأوان - تبديل التغطية أو تقصير المناوبة أو إضافة نوبة سريعة صغيرة أو نقل المهام إلى دور مختلف.
3) جدولة أكثر ذكاءً بناءً على الطلب - عندما يتم إنشاء الجداول الزمنية حول أنماط الأعمال الحقيقية، ينخفض الوقت الإضافي. يمكن أن تساعدك برامج الجدولة في التخطيط للمبيعات المتوقعة وساعات العمل وأهداف التوظيف حتى لا تعاني من نقص مستمر في فترات الذروة وزيادة عدد الموظفين خلال الفترات البطيئة (كلاهما يؤدي إلى العمل الإضافي بطرق مختلفة).
4) تغطية أنظف للنوبات - عندما تظهر فجوة، يقوم العديد من المديرين بتمديد أي شخص موجود بالفعل. تسهل أدوات الجدولة العثور على الشخص المناسب لملء المناوبة - بناءً على التوافر والمهارات والساعات الحالية - حتى لا تدفع شخصًا عن طريق الخطأ إلى العمل الإضافي.
5) إعداد تقارير أفضل لإصلاح السبب الجذري - تساعدك تقارير العمل الإضافي على رؤية أنماط التكرار - الأيام الساخنة، والأدوار التي تنتهي باستمرار، وما إذا كان الوقت الإضافي مرتبطًا بعادات الإغلاق أو الاستدعاءات أو الإعداد أو الوقت. هذا يجعل من السهل إصلاح المشكلة التشغيلية الحقيقية بدلاً من التخمين.
خفض الوقت الإضافي باستخدام Altametrics
إذا كنت تريد طريقة أبسط للتحكم في الوقت الإضافي دون الإضرار بالخدمة، فيمكن أن تساعدك Altametrics في الجدولة بمزيد من الرؤية وتقليل التخمين. من خلال الأدوات المصممة لإدارة العمالة في المطاعم - مثل تتبع ساعات العمل والتنبيهات وضوابط الجدولة - يمكنك اكتشاف مخاطر العمل الإضافي مبكرًا وتشديد التغطية والحفاظ على إمكانية التنبؤ بتكاليف العمالة.
هل تريد أن ترى كيف ستعمل لمواقعك؟ تعرف على المزيد من خلال النقر على «حجز عرض توضيحي» أدناه.