ما هو برنامج المخزون؟
برنامج الجرد هو نظام رقمي يتتبع الطعام الموجود لديك وما تشتريه وما تستخدمه. فهي تساعد المطاعم على حساب المخزون وتحديد المستويات الاسمية وتقديم الطلبات ومراقبة التكاليف وتحديد الهدر أو التباين بسرعة.
كيف يساعد برنامج جرد المطاعم في التحكم في تكاليف الطعام
أساسيات تكلفة الغذاء
عندما يقول أصحاب المطاعم أنهم يريدون «التحكم في تكاليف الطعام»، فإنهم عادة لا يقصدون أنهم يريدون أرخص المكونات الممكنة. إنهم يقصدون أنهم يريدون أن تكون تكاليف الطعام متوقعة وقابلة للتفسير ومستقرة - حتى لا تتأرجح الهوامش بشكل كبير من أسبوع لآخر.
يتمثل التحكم في تكاليف الطعام في جوهره في تقليل الفجوة بين تكلفة طعامك (بناءً على المبيعات والوصفات) والتكلفة الفعلية (بناءً على ما اشتريته وما هو مفقود من المخزون). إذا قفزت النسبة المئوية لتكلفة الطعام من 28٪ إلى 34٪ دون سبب واضح، فهذا ليس مجرد «تكاليف أعلى». هذا هو عدم السيطرة. وغالبًا ما يحدث ذلك بسبب التسربات الصغيرة التي تتفاقم - الإفراط في التقسيم، أو التلف، أو الإعداد غير المتسق، أو الطلب غير الدقيق، أو أرصدة الفواتير الفائتة، أو الأعداد التي لا تتطابق مع الواقع.
التحكم في التكاليف هو نظام. إنها العملية القابلة للتكرار التي تساعدك على الإجابة على أسئلة مثل -
- هل طلبنا أكثر من اللازم، أم أننا قمنا ببيع أكثر من المتوقع؟
- هل نفقد المنتج من خلال الهدر أو الصور أو الأخطاء؟
- هل تغير سعر البائع، أم أننا فقدنا رصيدًا؟
- هل هذه مشكلة حقيقية - أم مجرد مشكلة في العد؟
هذا هو المكان الذي تصبح فيه برامج المخزون ذات قيمة - ليس لأنها تخفض التكاليف بطريقة سحرية، ولكن لأنها تساعدك على القياس باستمرار وتحديد الاستثناءات بسرعة واتخاذ الإجراءات بثقة. بدون نظام، تحصل معظم المطاعم على «تعليقات حول تكلفة الطعام» فقط عندما تظهر الأرباح والخسائر بعد أسابيع. بحلول ذلك الوقت، اختفت فرصة إصلاح المشكلة بالفعل. يعني التحكم اختصار حلقة التعليقات هذه - حتى تتمكن من اكتشاف المشكلات في أيام وليس أسابيع.
مستويات PAR ونقاط إعادة الترتيب الذكية
تتمثل إحدى أسرع الطرق للتحكم في تكاليف الطعام في منع «الهدر غير المرئي» قبل حدوثه - والإفراط في الطلب هو أحد أكبر المصادر. عندما تجلب منتجًا أكثر مما يمكن لمطعمك بيعه أو استخدامه بشكل واقعي قبل انتهاء صلاحيته، فمن المؤكد أنك ستخسر المال بسبب التلف أو انخفاض الجودة أو العروض الخاصة المتسرعة أو الصور غير الضرورية لنقل المنتج. يساعد برنامج الجرد من خلال تحويل الطلب من عادة الشعور الغريزي إلى نظام ثابت باستخدام المستويات المتساوية ونقاط إعادة الترتيب.
المستوى المتساوي هو المبلغ المستهدف في متناول اليد - ما تريده بعد استلام الطلب. فكر في الأمر على أنه المكان المناسب بين النفاد والإفراط في التخزين. لتعيين الأجزاء بشكل صحيح، تحتاج إلى بعض الحقائق التشغيلية- متوسط الاستخدام (استنادًا إلى المبيعات أو الاستهلاك السابق)، والمهلة الزمنية للبائع، وجداول التسليم، ومدة الصلاحية، ومساحة التخزين المتاحة. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع 30 رطلاً من الدجاج يوميًا وكان البائع يقوم بالتوصيل كل يومين، فيجب أن يغطي حصتك الطلب بين عمليات التسليم بالإضافة إلى حاجز احتياطي للطفرات غير المتوقعة. لكن هذا الحاجز يجب أن يكون مقصودًا - وليس غطاءً «تحسبًا» يؤدي إلى الهدر.
عادةً ما يجعل برنامج المخزون هذا الأمر أسهل لأنه يمكنه حساب كميات الطلبات المقترحة استنادًا إلى الأهداف الحالية المتاحة، والأهداف الاسمية، وأحيانًا الاستخدام التاريخي. بدلاً من طلب «حالتين لأن ذلك يبدو آمنًا»، يمكنك طلب ما يسد الفجوة. (قدم المساواة - في متناول اليد) = كمية الطلب. هذا المنطق البسيط يخلق فوائد كبيرة بسرعة -
- يمكنك تقليل النقد المقيد في المخزون الموجود على الرفوف.
- يمكنك تقليل التلف والمنتج منتهي الصلاحية.
- يمكنك تحقيق الاستقرار في الشراء من أسبوع إلى أسبوع، مما يجعل اتجاهات تكلفة الطعام أسهل في القراءة.
الطبقة التالية هي نقاط إعادة الترتيب وعناصر التحكم الأدنى/الحد الأقصى. نقطة إعادة الترتيب هي المشغل الذي يخبرك، «إذا انخفضنا إلى ما دون هذا المستوى، فنحن بحاجة إلى إعادة الترتيب». يساعد الحد الأدنى/الحد الأقصى على منع التقلبات الشديدة - فأنت لا تريد إعادة الطلب في وقت متأخر جدًا حتى نفاد المخزون، ولا ترغب في شراء الكثير بحيث لا يمكنك تدوير المنتج بشكل صحيح.
المفتاح هو التعامل مع pars كأرقام حية. قم بتحديثها عند تشغيل العروض الترويجية أو تغيير ساعات العمل أو ضبط مزيج القوائم أو الدخول في موسم جديد أو مراجعة تغيير المهلة الزمنية للموردين. بفضل الأجزاء الدقيقة ونقاط إعادة الترتيب، لا يمكنك التخمين - فأنت تتحكم في ما يدخل المبنى الخاص بك، وهو المكان الذي يبدأ فيه التحكم في تكلفة الطعام.
الاستخدام النظري مقابل الاستخدام الفعلي
إذا كنت تأخذ مفهومًا واحدًا فقط من برنامج المخزون، فاجعله كما يلي- الاستخدام النظري مقابل الاستخدام الفعلي. إنها أبسط طريقة لمعرفة أين تتسرب تكلفة الطعام - دون الاعتماد على الحدس أو انتظار P&L لإخبارك بحدوث خطأ ما.
الاستخدام النظري هو ما كان يجب عليك استخدامه بناءً على ما قمت ببيعه. يتم حسابه من مزيج المبيعات الخاص بك ووصفاتك - إذا قمت ببيع 100 برجر وكان من المفترض أن يستخدم كل برجر 6 أوقية من اللحم البقري، فإن استخدامك النظري للحوم البقر هو 600 أونصة (37.5 رطلاً). ضاعف ذلك في كل عنصر من عناصر القائمة والمكونات، وستحصل على رقم «كان يجب استخدامه» لهذا الأسبوع.
الاستخدام الفعلي هو ما استخدمته بالفعل بناءً على حركة المخزون -
بدء المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون = الاستخدام الفعلي
هذه الصيغة قوية لأنها تحول عدد المخزون الخاص بك إلى مقياس أداء حقيقي. إذا قال النظام أنك استخدمت 50 رطلاً من اللحم البقري ولكن «كان يجب» عليك فقط استخدام 37.5 رطلاً، فلديك فجوة للشرح.
هذه الفجوة لا تعني تلقائيًا السرقة أو الخطأ. من الناحية العملية، عادةً ما تأتي الفجوات النظرية الكبيرة مقابل الفجوات الفعلية من قائمة قصيرة من الأسباب -
1. انحراف التقسيم - تتراكم المجارف والمغارف و «جذب العين» بسرعة - خاصة على البروتينات والمواد عالية التكلفة.
2. النفايات غير المتعقبة - العناصر المطبوخة بشكل مفرط، والتلف، وأخطاء الإعداد، والمرتجعات التي لا يتم تسجيلها أبدًا.
3. أخطاء الرنين - العناصر التي لم يتم إدخالها بشكل صحيح في نقطة البيع أو المعدلات الخاطئة أو رنين الموظفين لعنصر أثناء تقديم عنصر آخر.
4. عدم دقة الوصفة أو المحصول - وصفتك تقول 6 أوقيات، لكن تركيبتك الحقيقية أقرب إلى 7 أوقيات؛ أو لا يتم احتساب خسارة العائد.
5. مشاكل العد/الاستلام - يمكن أن تؤدي الأخطاء في الحساب أو الوحدات الخاطئة أو الفواتير المستلمة بشكل غير صحيح إلى تشويه المخزون النهائي.
يساعد برنامج الجرد لأنه لا يعرض لك فقط النسبة المئوية لتكلفة الطعام الشهرية - إنه يوضح لك المكونات الخارجة عن السيطرة ومقدارها. يمكنك تضييق نطاق تركيزك على «العناصر ذات التباين الأعلى» بدلاً من مطاردة كل شيء. على سبيل المثال، إذا كانت خمسة عناصر تمثل 70٪ من دولارات التباين (الشائعة في العديد من المطاعم)، فأنت تعرف بالضبط مكان البحث أولاً.
تتبع التباين
تتبع التباين هو المكان الذي تتعثر فيه العديد من المطاعم. يرون أرقامًا غير متطابقة - ثم يتجاهلون لأنهم لا يعرفون ماذا يفعلون بعد ذلك. تصبح برامج الجرد ذات قيمة عندما يتم التعامل مع تتبع التباين كأداة عمل، وليس «تقرير تنظر إليه». الهدف هو تحويل التباين إلى عملية تحقيق قابلة للتكرار تشير إلى السبب الجذري والإصلاح الذي يمكنك تنفيذه قبل العد التالي.
أولاً، يساعد ذلك على فهم ما يقيسه «التباين» حقًا. التباين هو الفجوة بين النتائج المتوقعة والواقع. في التحكم في تكلفة الغذاء، تنقسم الفروق الأكثر فائدة عادةً إلى فئات قليلة -
1. تباين الاستخدام - الفرق بين الاستخدام النظري (ما كان يجب عليك استخدامه) والاستخدام الفعلي (حركة المخزون التي تقول أنك استخدمتها).
2. تباين العد - الاختلافات الناتجة عن أخطاء العد أو الوحدات الخاطئة أو مناطق التخزين المفقودة أو طرق العد غير المتسقة.
3. فرق الشراء (فرق السعر) - عندما يكلف نفس العنصر أكثر من البائع أسبوعًا بعد أسبوع، قم بتغيير التكاليف حتى إذا ظل الاستخدام ثابتًا.
يمكن لبرنامج المخزون تسليط الضوء على التباين حسب العنصر والفئة وتأثير الدولار، وهو أمر أساسي - لأنه ليس كل التباين مهمًا على قدم المساواة. قد يكون التباين بنسبة 30٪ في البقدونس مزعجًا، لكنه ليس مكان أموالك. يمكن أن يصل التباين بنسبة 5-10٪ في البروتينات أو الجبن أو الزيوت أو الكحول (إن أمكن) إلى آلاف الدولارات شهريًا. أفضل نهج هو العمل من خلال التأثير الأكبر على الدولار أولاً.
يبدو سير عمل التباين البسيط كما يلي -
1. ابدأ بأفضل 5-10 عناصر حسب فرق الدولار.
2. تحقق من صحة العد. هل كانت الوحدات صحيحة؟ هل قمت بحساب كل شيء (غرفة الجلوس، خط الإعداد، الفريزر، النسخ الاحتياطية)؟
3. تحقق من الاستلام والفواتير. هل حصلت على الكمية الصحيحة؟ أي بدائل أو سفن قصيرة أو أرصدة مفقودة؟
4. راجع النفايات والتعديلات. هل قام شخص ما بتسجيل التلف أو الصور أو أخطاء الإعداد - أو هل لم يتم تعقبها؟
5. وصفة التدقيق + التقسيم. هل الوصفة دقيقة؟ هل يبني الناس باستمرار؟ هل العوائد واقعية؟
المفتاح هو تعيين عتبات حتى لا يصبح التباين حفرة أرنب لا نهاية لها. على سبيل المثال، يمكنك التحقق من العناصر التي تتجاوز مبلغًا معينًا بالدولار، أو تتجاوز النسبة المئوية، أو تظهر في قائمة الفروق الأعلى لمدة أسبوعين متتاليين. يؤدي ذلك إلى التركيز ويمنع فريقك من إضاعة الوقت بسبب الضوضاء.
عندما يتم تتبع التباين أسبوعيًا، فإنه يصبح حلقة تحكم، (1) القياس (3) التحقيق (4) الصحيح (5) إعادة القياس. بمرور الوقت، يتقلص التباين «الطبيعي»، ويصبح الطلب أكثر إحكامًا، وتصبح تكلفة الطعام مستقرة بما يكفي لإدارتها بشكل استباقي - وليس بشكل تفاعلي.
الاستلام والفواتير ومراقبة الأسعار
حتى لو كان مطبخك يعمل بشكل مثالي، فلا يزال من الممكن أن ترتفع تكاليف الطعام بهدوء من خلال تلقي الأخطاء وأخطاء الفواتير والزيادات التدريجية في الأسعار. هذا هو المكان الذي يمكن أن يحميك فيه برنامج المخزون - لأنه ينشئ مسارًا ورقيًا ثابتًا ويجعل «زحف التكلفة» مرئيًا قبل ظهوره في بياناتك المالية الشهرية.
ابدأ بالاستلام. في العديد من المطاعم، يتم فحص عمليات التسليم بسرعة (أو عدم فحصها على الإطلاق) خلال نوبة عمل مزدحمة، ويتم تقديم الفاتورة. تكمن المشكلة في تراكم المشكلات الصغيرة- الكميات المختصرة، وأحجام العبوات الخاطئة، والبدائل، والمنتج التالف، والعناصر المفقودة التي لا تزال تتم محاسبتها. يساعد برنامج المخزون من خلال توحيد شكل «الاستلام الجيد». بدلاً من الاعتماد على الذاكرة، يمكنك مقارنة ما تم طلبه مقابل التسليم، وتأكيد الكميات في نفس الوحدات التي تتعقب المخزون فيها، وتسجيل الاستثناءات على الفور. هذه العادة وحدها يمكن أن تقلل من الهدر وتمنعك من الدفع مقابل المنتج الذي لم تتلقاه من قبل.
التالي هو التقاط الفواتير ومطابقتها. غالبًا ما تتضمن فواتير المورد تغييرات الأسعار والتسعير غير الصحيح والائتمانات الفائتة (العوائد ومشكلات الجودة والخصومات المتفاوض عليها). عندما تتم معالجة الفواتير يدويًا، يمكن أن تمر هذه المشكلات - خاصة عندما تتعامل مع العديد من البائعين والمواقع المتعددة. يتيح لك برنامج المخزون عادةً تسجيل تفاصيل الفواتير (الكميات والأسعار) بطريقة منظمة حتى تتمكن من تحديد -
- الزيادات غير المتوقعة في أسعار العناصر الرئيسية (البروتينات ومنتجات الألبان والزيوت)
- تغييرات سعر الوحدة المخفية داخل تغييرات أسعار الحالات
- الرسوم المكررة أو العناصر التي تمت محاسبتها مرتين
- الائتمانات التي لم تظهر أبدًا بعد الإرجاع أو الشكوى
الجزء الأقوى هو مراقبة الأسعار بمرور الوقت. لا تلاحظ العديد من المطاعم زيادات الأسعار إلا بعد ارتفاع تكلفة الطعام بالفعل وتضرر الهوامش بالفعل. من خلال التتبع الصحيح، يمكنك رؤية اتجاهات الأسعار من أسبوع لآخر ومن شهر لآخر، ثم الاستجابة مبكرًا- إعادة التفاوض أو تبديل أحجام الحزم أو تغيير كميات الشراء أو تعديل الأجزاء أو تحديث أسعار القائمة بشكل استراتيجي. هذا مهم بشكل خاص لـ «سائقي السلة» - العناصر التي تشتريها باستمرار والتي لها تأثير كبير على إنفاقك الإجمالي.
تتمثل الطريقة العملية في بناء روتين بسيط - تحديد أفضل 10 مكونات تؤدي إلى زيادة التكلفة، وتتبع أسعار وحداتها باستمرار، ووضع قاعدة داخلية للعمل (على سبيل المثال، التحقيق في أي زيادة في الأسعار تزيد عن نسبة مئوية معينة أو مبلغ بالدولار). يؤدي ذلك إلى تحويل تسعير البائع إلى شيء تديره بشكل استباقي - وليس شيئًا يفاجئك بعد حدوثه.
عندما تكون عمليات الاستلام والفواتير متسقة، تصبح بيانات المخزون أكثر دقة، وتصبح تقارير الاستخدام أكثر موثوقية، ويصبح التحكم في تكلفة الطعام أسهل بكثير - لأنك لا تحارب مشاكل التسعير المخفية في نفس الوقت مع المشاكل التشغيلية.
تسجيل النفايات وعمليات النقل والإنتاج
إذا كان الاستخدام النظري مقابل الاستخدام الفعلي هو «اختبار الحقيقة»، فإن الهدر والنقل والإنتاج هي الأسباب التي تجعل الحقيقة تبدو قبيحة في كثير من الأحيان. هذه هي المجالات التي تضيع فيها تكلفة الطعام في الحياة الواقعية - ليس لأن المطعم مهمل، ولكن لأن النشاط لا يتم تتبعه باستمرار. تساعد برامج الجرد في التحكم في تكاليف الطعام من خلال جعل هذه الأحداث «البينية» مرئية وقابلة للقياس بدلاً من أن تكون غير مرئية ومفترضة.
ابدأ بالنفايات. تتعرض معظم المطاعم للنفايات كل يوم - الأطعمة المطبوخة أكثر من اللازم، والمقالي المتساقطة، والتلف، وأخطاء الإعداد، والمنتج منتهي الصلاحية، وإرجاع العملاء، والتراكيب. لا تكمن المشكلة في حدوث النفايات - إنها أن النفايات غالبًا ما يتم تفريغها. عندما لا يتم تسجيله، يظهر لاحقًا كتباين غير مفسر. يدعم برنامج المخزون التحكم في النفايات من خلال منحك مكانًا سهلاً لتسجيل النفايات حسب العنصر والسبب والكمية، بحيث تصبح إشارة إدارية. بمرور الوقت، تظهر الأنماط - نفس التحول يفرط في التحضير، أو يفسد العنصر نفسه، أو تتعطل محطة معينة باستمرار. هذا قابل للتنفيذ.
التالي هو التحويلات. يمكن أن تتم عمليات النقل بين المواقع، أو بين مناطق التخزين (بدون حجز مسبق)، أو بين الأقسام (من المطبخ إلى المطاعم). إذا لم يتم تتبع عمليات النقل بشكل صحيح، فسترى «الاستخدام الغامض» في مكان واحد و «المخزون الوهمي» في مكان آخر. يساعدك برنامج الجرد من خلال تزويدك بسجلات نقل منظمة - ما تم نقله وكميته ومتى وأين ذهب. هذا مهم حتى في عمليات الموقع الواحد، لأن عمليات النقل الدقيقة تحافظ على نظافة الأعداد وتمنع الفرق من إلقاء اللوم على تكلفة الطعام على الأرقام السيئة عندما تكون المشكلة الحقيقية هي تتبع الحركة.
ثم هناك الإنتاج وإعداد الدفعات. يمكن أن تؤدي الكميات الكبيرة (الصلصات والحساء والتتبيلات والبروتينات المطبوخة) إلى تشويه المخزون إذا قمت بتتبع المكونات الخام فقط ولم تسجل أبدًا ما تم إنتاجه. على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم 20 رطلاً من الطماطم وعلبة زيت لصنع الصلصة، فإن مخزونك الخام ينخفض على الفور، لكن القيمة لم تختف - فقد تحولت إلى عنصر جاهز. بدون تسجيل الإنتاج، يمكن أن يبدو أن مكوناتك قد «استخدمت» بدون مبيعات لتبريرها، خاصة إذا تم بيع الدفعة على مدار عدة أيام. يؤدي تتبع الإنتاج إلى إنشاء جسر - يتم تحويل المكونات الخام إلى عنصر منتهي/مُجهز بعائد معروف.
أفضل جزء هو أن التسجيل لا يجب أن يكون معقدًا. الهدف هو الاتساق وليس الكمال. يعمل المعيار البسيط -
1. سجل النفايات يوميًا (أهم العناصر + الأحداث ذات الدولار الكبير)
2. سجل عمليات النقل كلما تغير المنتج «الملكية»
3. سجل إنتاج الدفعات عندما يكون حجمه مفيدًا أو وصفة عالية التكلفة
عندما يتم تعقب برامج التشغيل المخفية هذه، تصبح تقارير التباين أكثر وضوحًا، ويكون لدى فريقك عدد أقل من المحادثات «الغامضة»، ويصبح التحكم في تكلفة الطعام عملية يمكنك إدارتها أسبوعًا بعد أسبوع.