كيف يساعد تكامل POS على خفض تكاليف العمالة؟
إنه يساعد موظفيك على تلبية الطلب الحقيقي (المبيعات وحجم الطلبات بالساعة/اليوم/الجزء)، وتقليل العمالة الزائدة، واكتشاف مخاطر العمل الإضافي وتسرب الوقت في وقت مبكر.
لماذا تحتاج المطاعم إلى تكامل نقاط البيع لتكاليف العمالة والجدولة
ماذا يعني تكامل POS
يعني تكامل نقاط البيع (POS) أن نظام نقاط البيع (POS) الخاص بك «يتحدث إلى» أدوات العمل الخاصة بك تلقائيًا - بدلاً من قيام مديريك بنسخ الأرقام من مكان إلى آخر.
تستخدم معظم المطاعم أكثر من نظام لتشغيل العمالة. على سبيل المثال
- - برنامج الجدولة (نوبات البناء وخطط التوظيف)
- ضبط الوقت (ساعات العمل والفواصل والتعديلات والموافقات)
- كشوف المرتبات (معدلات الأجور والعمل الإضافي والإكراميات وقواعد الدفع)
- تقارير العمل (نسبة العمالة ولوحات الأداء)
عندما لا يتم دمج هذه الأنظمة، يتعين على فريقك عادةً القيام بعمل إضافي مثل تصدير الملفات أو إعادة كتابة الأرقام أو تسوية التقارير غير المتطابقة. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه المشاكل - لأن قرارات العمل تعتمد على بيانات المبيعات والعمالة الدقيقة.
مع تكامل نقاط البيع، تنتقل البيانات الرئيسية تلقائيًا بين الأنظمة، مثل -
- بيانات المبيعات (إجمالي المبيعات والمبيعات بالساعة وجزء اليوم والقناة)
- المعاملات وعدد الطلبات (حتى تتمكن من تعيين الموظفين لحركة الزوار الحقيقية، وليس التخمينات)
- ساعات العمل واللكمات (بحيث تعكس تقارير العمل ما حدث بالفعل)
- الأدوار أو رموز الوظائف (حتى تتمكن من رؤية تكلفة العمالة حسب المنصب، وليس فقط إجمالي الساعات)
عندما تظل بيانات المبيعات والعمالة متصلة، يمكنك الحساب تكلفة العمالة بشكل صحيح، اكتشف المشكلات بشكل أسرع، وقم بإنشاء جداول تتناسب مع الطلب.
المشكلة الأساسية التي تحلها
لا تبدأ معظم مشاكل العمل بمدير سيء. تبدأ بمدخلات سيئة. إذا كانت تقارير الجدولة والعمل الخاصة بك غير مرتبطة ببيانات مبيعات نقاط البيع الخاصة بك، فإن فريقك يتخذ قرارات التوظيف بناءً على معلومات غير كاملة أو متأخرة.
إليك ما يبدو عليه ذلك في الحياة الواقعية. يقوم المدير بإنشاء جدول الأسبوع المقبل باستخدام الذاكرة («أيام الاثنين عادة ما تكون بطيئة») أو نظرة سريعة على إجماليات الأسبوع الماضي. لكن إجمالي المبيعات لا يفسر متى يحدث النشاط التجاري. قد يكون يومك بطيئًا بشكل عام مع اندفاع شديد للغداء، أو يومًا قويًا حيث تتوزع المبيعات ويسهل على الموظفين. من دون الحصول على تفاصيل كل ساعة أو يوم/جزء من نقاط البيع، سيكون من السهل زيادة عدد الموظفين في الساعات الخاطئة وتقليل عدد الموظفين في اللحظات المهمة.
تظهر نفس المشكلة بعد انتهاء الأسبوع. تحاول مراجعة أداء العمل، لكن الأرقام لا تتوافق. تعرض نقطة البيع الخاصة بك إجمالي مبيعات، ويعرض نظام العمل الخاص بك إجماليًا آخر، وتتغير نسبة العمالة لديك اعتمادًا على التقرير الذي تفتحه. يحدث ذلك عادةً لأن الأنظمة تتعقب أشياء مختلفة - مثل صافي المبيعات مقابل إجمالي المبيعات، أو فترات التوقف اليومية المختلفة، أو قنوات المبيعات المفقودة مثل التسليم من طرف ثالث.
عندما لا تكون بيانات المبيعات والعمالة متصلة، ستفقد أيضًا الرؤية في الدوافع الرئيسية لتكاليف العمالة، مثل -
- حجم الطلبات مقابل دولارات المبيعات (يمكن أن تتطلب الكثير من التذاكر الصغيرة عمالة أكثر من عدد أقل من التذاكر الكبيرة)
- مزيج القنوات (يمكن للتسليم والاستلام تحويل عبء العمل التحضيري دون إضافة عمل غرفة الطعام)
- أنماط العمل اليومي (أعباء العمل المفتوحة والعاجلة والمغلقة ليست هي نفسها)
يعمل تكامل POS على إصلاح المشكلة الأساسية من خلال إنشاء رابط نظيف بين الطلب الحقيقي و قرارات التوظيف. عندما يتم إنشاء الجدول الزمني الخاص بك باستخدام اتجاهات نقاط البيع الدقيقة - بالساعة وجزء اليوم والقناة - تتوقف عن التخمين. يمكنك تعيين موظفين للعمل الذي لديك بالفعل، وليس العمل الذي تعتقد أنك تملكه.
تتبع أفضل لتكاليف العمالة
إذا كنت تحاول التحكم في المخاض، فأنت بحاجة إلى أرقام يمكنك الوثوق بها. تكمن المشكلة في أن تكلفة العمالة تبدو مختلفة اعتمادًا على المكان الذي تسحب منه البيانات. قد تعرض نقطة البيع الخاصة بك رقم مبيعات واحدًا، وقد تعرض أداة العمل الخاصة بك رقمًا آخر، وقد يعرض تقرير المحاسبة شيئًا آخر. عندما لا يتطابق جانب المبيعات وجانب العمل، تصبح نسبة العمالة هدفًا متحركًا.
يساعد تكامل POS من خلال التأكد من حساب المبيعات والعمالة من نفس مصدر الحقيقة، باستخدام نفس القواعد والنوافذ الزمنية. هذا مهم لأن الاختلافات الصغيرة تخلق ارتباكًا كبيرًا، مثل
- - إجمالي المبيعات مقابل صافي المبيعات (الخصومات والعروض الترويجية والمبالغ المستردة)
- قنوات المبيعات المضمنة أو المفقودة (داخل المتجر مقابل الإنترنت مقابل التسليم)
- توقيت إغلاق اليوم (المبيعات بعد منتصف الليل، نوبات العمل في وقت متأخر من الليل)
- الإكراميات ورسوم الخدمة (أين تظهر وكيف يتم حسابها)
بمجرد موافقة الأنظمة، يمكنك تتبع العمالة بطريقة تساعدك فعليًا على إدارة الأعمال. بدلاً من رؤية رقم واحد فقط لنسبة العمالة الأسبوعية، يمكنك تقسيمه إلى وجهات نظر تشرح سبب ارتفاع العمالة أو انخفاضها.
باستخدام بيانات نقاط البيع المتكاملة، يمكن للمالكين تتبع
- - نسبة العمالة حسب اليوم (الإفطار والغداء والعشاء وفي وقت متأخر من الليل). يوضح هذا المكان الذي تعاني فيه من زيادة عدد الموظفين أو المكان الذي لا يتم فيه تغطية الاندفاع.
- العمل بالدولار والساعات حسب الدور (صراف، طباخ، إعدادي، مدير). يساعدك هذا في معرفة المواقف التي تؤدي إلى العمالة، وليس فقط إجمالي الساعات.
- المبيعات لكل ساعة عمل (SPLH) ودولارات العمالة في الساعة. هذه تربط مستويات التوظيف بالمخرجات، وهو أكثر فائدة من نسبة العمالة وحدها.
نسبة العمالة حسب الموقع (لمشغلي الوحدات المتعددة). لذلك يمكنك مقارنة المتاجر بشكل عادل باستخدام قواعد مبيعات متسقة.
الهدف هو الحصول على إجابات سريعة - أي جزء من اليوم ينزف فيه المخاض؟ ما الدور الذي تمت جدولته بشكل مبالغ فيه؟ أي موقع خارج الخط - وهل هو مزيج المبيعات أم التوظيف؟
جدولة أكثر ذكاءً
الجدولة هي المكان الذي يتم فيه تحديد تكاليف العمالة. بمجرد بدء الأسبوع، يمكنك فقط «إدارة» العمل كثيرًا. الجدول الزمني الذي تنشره هو العامل الأكبر في ما إذا كنت قد حققت هدف العمل الخاص بك أو لم تفوته.
بدون تكامل POS، غالبًا ما تصبح الجدولة مجرد تخمين. يعتمد المديرون على الذاكرة، أو إجماليات الأسبوع الماضي، أو فكرة تقريبية عن وقت الاندفاع. يمكن أن يؤدي ذلك إلى مشكلتين مكلفتين في نفس الوقت - زيادة عدد الموظفين لساعات بطيئة ونقص الموظفين في الساعات المشغولة. يؤدي التوظيف الزائد إلى ارتفاع نسبة العمالة. يؤدي نقص الموظفين إلى الإضرار بالسرعة والخدمة ومعنويات الفريق - ثم يتفاعل المديرون عن طريق استدعاء أشخاص إضافيين أو إبقاء الموظفين متأخرين أو الموافقة على العمل الإضافي.
يعمل تكامل POS على جعل الجدولة أكثر ذكاءً لأنه يجلب بيانات الطلب إلى عملية التخطيط. بدلاً من النظر فقط إلى إجمالي المبيعات اليومية، يمكنك الجدولة باستخدام أنماط مثل -
- المبيعات بالساعة (عندما يحدث النشاط التجاري فعليًا)
- عدد الطلبات (عدد المعاملات التي تحتاج إلى معالجتها)
- اتجاهات اليوم (أعباء العمل المفتوحة والمستعجلة والمغلقة)
- مزيج القنوات (تناول الطعام مقابل الاستلام مقابل التسليم)
يتيح لك ذلك إنشاء جداول زمنية حول احتياجات التغطية الحقيقية. على سبيل المثال، يمكنك زيادة عدد الموظفين خلال ساعات الذروة الحقيقية وتقليل العمالة حيث تنخفض المبيعات باستمرار. يمكنك أيضًا التخطيط لوقت الإعداد والإعداد بدقة أكبر، حتى لا تدفع مقابل ساعات إضافية لا تتناسب مع الطلب.
فائدة كبيرة هي الاتساق. باستخدام التوقعات
المستندة إلى نقاط البيع، يمكن للمديرين إنشاء - - قوالب نوبات العمل القائمة على أساس اليوم (أنماط التوظيف القياسية التي تطابق منحنى المبيعات الخاص بك)
- أهداف ساعات العمل حسب اليوم (عدد الساعات الإجمالية التي يمكنك قضاءها للبقاء في حدود الميزانية)
- خطط التغطية القائمة على الأدوار (عدد الطهاة والصرافين والقادة الذين تحتاجهم في الساعة)
هذا لا يزيل حكم المدير - إنه يحسنه. لا يزال المديرون يمثلون الأحداث المحلية أو العروض الترويجية أو الجداول المدرسية أو الطقس. لكنهم الآن يتكيفون من خط أساس قوي بدلاً من البدء من الصفر.
منع مشاكل العمل الإضافي واللكمة
عادةً لا تظهر مشاكل العمل الإضافي وضبط الوقت دفعة واحدة. يتم بناؤها بهدوء خلال الأسبوع - ثم ترى الضرر عند استحقاق الرواتب. عند هذه النقطة، تكون خياراتك محدودة. إما أن تدفع التكلفة الإضافية، أو تقضي ساعات في البحث في اللكمات والتعديلات لمعرفة ما حدث.
يساعد تكامل POS لأنه يمنحك رؤية أسرع وأوضح للعمالة الجارية. عندما يتم ربط بيانات المبيعات والعمالة، يمكن للمديرين رؤية أداء العمالة مقابل الطلب الحقيقي أثناء حدوث التحولات - وليس بعد أيام.
هذا مهم بالنسبة لبعض تسربات العمل الشائعة -
1. تسجيل الدخول المبكر - يعمل شخص واحد في وقت مبكر من 10 إلى 15 دقيقة في كل نوبة. اضرب ذلك في أسبوع وطاقم عمل كامل، وستتراكم بسرعة.
2. عمليات الإغلاق المتأخرة - تظل عمليات الإغلاق متأخرة لأن الجدول السابق لم يتطابق مع عبء العمل، أو لأن العمل الجانبي غير مخطط له.
3. فترات الراحة الفائتة أو فترات الراحة الطويلة - يمكن أن تؤدي مشكلات الامتثال إلى فرض عقوبات في بعض المناطق، ويمكن أن تؤدي فترات الراحة الطويلة إلى حدوث فجوات في التغطية تتسبب في الوقت الإضافي لاحقًا.
4. قرارات «ساعة واحدة فقط» - يحتفظ المديرون بشخص ما لأنه يشعر بالأمان، دون أن يروا إلى أي مدى يدفع المتجر إلى الهدف. من
خلال التكامل، يمكن للمديرين مراقبة الإشارات الرئيسية خلال فترة الدفع
- - اتجاه ساعات البيع بالساعة أو اليوم (هل نحن نواجه طلبًا كبيرًا اليوم؟)
- مخاطر العمل الإضافي من قبل الموظف (من يقترب من الحدود الأسبوعية؟)
- استثناءات اللكمات (مشكلات استراحة الوجبات، نوبات العمل الطويلة، اللكمات الفائتة)
- الجدول الزمني مقابل الفعلي (من جاء مبكرًا، ومن بقي متأخرًا، ولماذا)
الهدف ليس الإدارة الدقيقة. الهدف هو اكتشاف المشكلات مبكرًا، بينما لا تزال التعديلات الصغيرة تعمل. ربما يمكنك اختصار نوبة عمل واحدة لمدة 30 دقيقة، أو إرسال شخص ما إلى المنزل بعد الاندفاع، أو الانتقال إلى العمل الجانبي مبكرًا. هذه القرارات أسهل بكثير في منتصف الأسبوع مما كانت عليه بعد إغلاق كشوف المرتبات.
هذا يحمي أيضًا مديريك. عندما تكون بيانات العمل واضحة ومحدثة، لا يتعين عليهم «الشعور» بطريقتهم خلال اليوم. يمكنهم اتخاذ القرارات بثقة وتوثيق سبب إجراء التغييرات.
توزيع العمالة عبر الأدوار والمهام
حتى عندما تبدو ساعات العمل الإجمالية «جيدة»، فلا يزال بإمكانك الإفراط في الإنفاق في الأماكن الخاطئة. هذا لأن العمل ليس دلوًا واحدًا. ساعة الطهي ليست مثل ساعة الصراف. المدير الذي يغطي المحطة ليس مثل المدير الذي يقود التحول. إذا كانت أنظمتك غير متصلة ولم يتم تتبع أدوارك بشكل نظيف، فسينتهي بك الأمر بتقارير عمل عامة جدًا بحيث لا يمكن العمل عليها.
يساعدك تكامل نقاط البيع على تخصيص العمالة بشكل أكثر دقة من خلال ربط نشاط المبيعات بالعمالة التي دعمته - خاصة عندما يستخدم نظام ضبط الوقت والجدولة رموز أو أدوار وظيفية واضحة.
هذا هو سبب أهمية ذلك -
- يطفو الناس بين المحطات. في معظم المطاعم، ينتقل الموظفون عند الحاجة. يبدأ شخص ما بالتسجيل، ثم يساعد في الإعداد، ثم يدير المعرض. إذا لم يتمكن نظامك من تسجيل ذلك الوقت حسب الدور، فأنت لا تعرف إلى أين ذهب العمل حقًا.
- غالبًا ما يقوم المديرون «بسد الثقوب». إذا كان المدير يقضي ساعتين على الإنترنت، فهذا ليس وقت القيادة. قد يكون ذلك ضروريًا، ولكن يجب أن يظهر بوضوح في التقارير حتى تتمكن من إصلاح خطة التوظيف.
- لا ترتبط جميع الأعمال بذروة المبيعات. يعد الإعداد والإعداد والتنظيف من العوامل المحركة الحقيقية للعمالة. إذا لم تتم جدولة هذه المهام عن قصد، فسيتم إنجازها في الوقت الخطأ - غالبًا أثناء الاندفاع أو بعد الإغلاق - مما يزيد من تكلفة العمالة.
عندما يتم تتبع الأدوار والوقت بشكل صحيح، تصبح تقارير العمل الخاصة بك أكثر فائدة. بدلاً من رؤية «إجمالي الساعات» فقط، يمكنك الإجابة على أسئلة مثل -
- هل نقوم بجدولة عدد كبير جدًا من ساعات الصراف لعدد المعاملات التي نقوم بها؟
- هل ترتفع ساعات المطبخ بسبب عدم التخطيط للإعداد، أو بسبب ارتفاع حجم التذاكر؟
- هل تتأخر أجهزة الإغلاق باستمرار لأن العمل الجانبي ثقيل جدًا بالنسبة لتصميم المناوبة؟
- هل يقضي المديرون الكثير من الوقت في الإنتاج لأن التغطية ضعيفة؟
هذا هو المكان الذي يدعم فيه تكامل POS جدولة أفضل. بمجرد أن تتمكن من رؤية العمالة حسب الدور بجانب أنماط الطلب الحقيقية (المبيعات والطلبات وأجزاء اليوم)، يمكنك إعادة تصميم نوبات العمل حسب الغرض - نقل ساعات العمل إلى الأدوار التي تحتاج إليها وتقليص الساعات التي لا تؤدي إلى زيادة الإنتاج.
رواتب أنظف ونزاعات أقل
نادرًا ما تكون مشاكل الرواتب «أخطاء كبيرة». عادة ما تكون كومة من المشكلات الصغيرة - اللكمات المفقودة، والأدوار الخاطئة، والتعديلات غير الواضحة، وإجماليات النصائح غير المتطابقة، أو الساعات التي لا ترتبط بما حدث بالفعل. عندما لا تكون أنظمة نقاط البيع والجدولة وضبط الوقت متصلة، يصعب اكتشاف هذه المشكلات الصغيرة ويسهل تكرارها.
يعمل تكامل POS على تحسين دقة كشوف المرتبات لأنه يقلل من عمليات التسليم اليدوية ويحافظ على تدفق نفس البيانات عبر سلسلة العمل بأكملها، (1) الجدول (2) اللكمات (3) مراجعة الرواتب (4) إعداد التقارير. عندما تشارك الأنظمة معلومات متسقة، فإنك تقضي وقتًا أقل في التسوية ووقتًا أطول في الموافقة بثقة.
فيما يلي نقاط الضعف الشائعة في كشوف المرتبات التي تزداد سوءًا دون تكامل نظيف -
- اللكمات المفقودة أو غير الصحيحة التي تتطلب تعديلات المدير
- رموز الوظائف أو الأدوار الخاطئة التي تغير معدلات الأجور أو تقارير العمل
- الارتباك بشأن الإكراميات ورسوم الخدمة، خاصة عند استخدام قنوات مختلفة
- خلافات العمل الإضافي عندما لا يتم تتبع ساعات العمل باستمرار
- أسئلة الامتثال الخاصة بفترات الراحة (متى تم أخذ فترات الراحة، وكم كانت، وما إذا كان قد تم تسجيلها) بشكل صحيح)
حتى لو كان نظام الرواتب الخاص بك دقيقًا من الناحية الفنية، تحدث النزاعات عندما لا يثق الموظفون في العملية. يساعد التكامل هنا أيضًا لأنه يدعم مسار تدقيق أفضل. مسار التدقيق الجيد يجيب على الأسئلة الأساسية بسرعة
- - ما هو وقت التشغيل الأصلي؟
- ما الذي تم تحريره؟
- من قام بتحريره، ومتى؟
- هل تمت الموافقة على التغيير؟
عندما يكون من السهل العثور على هذه الإجابات، تكون محادثات الموظفين أقصر وأقل عاطفية. لا يتعين على المديرين «إعادة إنشاء» الأسبوع من الذاكرة، ولا تتحول كشوف المرتبات إلى وظيفة بوليسية.
تساعد البيانات النظيفة أيضًا المالكين أثناء مراجعة الرواتب. بدلاً من التحقق من كل شيء يدويًا، يمكنك التركيز على الاستثناءات - مثل العمل الإضافي غير المعتاد أو عمليات إيقاف التشغيل المتأخرة المتكررة أو أنماط فترات الراحة الفائتة. وهذا يجعل كشوف المرتبات أسرع ويقلل من فرصة تسرب الأخطاء.