ما هي أكبر العلامات على أنني تجاوزت مجموعة التكنولوجيا الخاصة بي؟
أكبر العلامات هي العمل اليدوي المتكرر، والتقارير غير المتسقة، وتسوية البيانات المتكررة، وعمليات الدمج غير الموثوقة، وضغوط العمالة/الرواتب، والمشاكل التي تواجه الضيوف مثل الطلب أو احتكاك الدفع.
كيف تعرف ما إذا كان مطعمك قد تجاوز مجموعته التقنية
نظرة عامة
في المطعم، مكدس التكنولوجيا الخاص بك عبارة عن مجموعة من الأدوات التي تحافظ على سير الأعمال يومًا بعد يوم - نقاط البيع الخاصة بك، والطلب عبر الإنترنت، والمدفوعات، والجدولة، وضبط الوقت، والمخزون، والشراء، والمحاسبة، وإعداد التقارير، وأي شيء يربط (أو يفشل في الاتصال) هذه القطع. لقد تجاوزت مجموعتك التقنية عندما لم تعد هذه الأدوات تتطابق مع حقيقة كيفية عملك، ومدى السرعة التي تحتاجها للتحرك، وعدد الأجزاء المتحركة التي تديرها.
هذا يختلف عن مجرد «الرغبة في ميزات أحدث». يظهر تجاوز حجم المكدس الخاص بك عندما يقوم النظام بإنشاء العمل بدلاً من إزالته. يقضي فريقك وقتًا في تنفيذ الخطوات اليدوية التي يجب أن تكون مؤتمتة - إعادة إدخال المبيعات في جداول البيانات، أو تصدير الملفات للتوفيق بين العمالة، أو تحديث القوائم في أماكن متعددة، أو مطاردة البيانات المفقودة لأن الأنظمة لا تتزامن بشكل نظيف. عندما تتخطى مجموعتك، يصبح الاحتكاك متوقعًا- تحدث نفس الحلول كل أسبوع، ويقبلها الجميع كالمعتاد.
علامات تحذير العمليات
أوضح علامة على أنك تجاوزت مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك هي عندما تتطلب العمليات اليومية جهدًا إضافيًا لمجرد البقاء واقفة على قدميها. ليست «فوضى الليل المزدحمة» (وهذا أمر طبيعي)، ولكن الاحتكاك المستمر الذي يجعل المهام الروتينية تبدو أثقل مما ينبغي. إذا استمر المديرون والموظفون في القول، «هذه هي الطريقة التي نقوم بها»، ومع ذلك تتضمن العملية العديد من الحلول، فغالبًا ما تكون هذه مشكلة مكدس تقني مختبئة على مرأى من الجميع.
إحدى علامات التحذير الشائعة هي العمل اليدوي الذي يتسلل إلى كل شيء. تجد نفسك تعيد كتابة نفس المعلومات في أماكن متعددة - تحديث القائمة في نقاط البيع، ثم مرة أخرى في الطلب عبر الإنترنت، ثم مرة أخرى في قنوات التسليم. أو يقوم المديرون بتصدير التقارير في نهاية كل يوم لتنظيفها، لأن النظام لا يقدم الأرقام بطريقة قابلة للاستخدام. مع مرور الوقت، تصبح هذه «المهام الصغيرة» تكلفة العمالة الحقيقية ومخاطر الاتساق.
علامة حمراء أخرى هي عندما تعاني أدواتك خلال اللحظات الأكثر أهمية - فترات الذروة وتغييرات المناوبة. في حالة تباطؤ تدفق الطلبات، أو نسخ التذاكر احتياطيًا، أو تأخر الأجهزة، أو تجنب الموظفون وظائف معينة لأنها مربكة أو غير موثوقة، فإن تقنيتك لم تعد تدعم الخدمة - إنها تزيد الضغط بشكل فعال. قد ترى المزيد من الفراغات أو المزيد من التركيبات أو المزيد من سلوك «سنقوم بإصلاحه لاحقًا» أو المزيد من التأخيرات التي تواجه الضيوف لأن سير العمل ليس سلسًا.
انتبه إلى ما يقضي المديرون وقتًا فيه. إذا كان قادتك يقومون باستكشاف الأخطاء وإصلاحها باستمرار، أو «العثور على التقرير الصحيح»، أو مطاردة اللكمات المفقودة، أو إصلاح أخطاء القائمة، أو تسوية الودائع بدلاً من التدريب، وتحسين السرعة، وإدارة العمالة، فهذه علامة على أن النظام لا يتناسب مع عملياتك. كلما زاد نمو مطعمك - المزيد من الموظفين، والمزيد من وحدات SKU، والمزيد من القنوات - كلما تضاعفت أوجه القصور هذه.
اختبار بسيط - إذا لم يتمكن أفضل المديرين لديك من إدارة نوبة عمل نظيفة دون الاعتماد على جداول البيانات أو الملاحظات أو الذاكرة لسد الثغرات في النظام، فأنت لا تتعامل مع مشكلة تدريبية. أنت تتعامل مع مجموعة تقنية تم تجاوزها.
العلامات الحمراء للبيانات وإعداد التقارير
تعمل المطاعم بهوامش ضيقة، لذلك عندما تشعر أن تقاريرك غير موثوقة - أو يستغرق إنتاجها وقتًا طويلاً - فأنت لست منزعجًا فقط. أنت تتخذ قرارات مع عدم وضوح الرؤية. إحدى العلامات الرئيسية على أنك تجاوزت مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك هي عندما لا يمكنك الإجابة بثقة على أسئلة أساسية مثل - ماذا قمنا بالبيع؟ ماذا ضيعنا؟ ما هي تكلفة العمالة حقًا؟ هل حققنا أهدافنا؟ ولن تحتاج إلى ثلاث عمليات تصدير وتسجيلين وتنظيف جداول البيانات للوصول إلى هناك.
واحدة من أكبر العلامات الحمراء هي الأرقام المتضاربة عبر الأدوات. إجماليات المبيعات في نقاط البيع الخاصة بك لا تتطابق مع ما يظهر في المحاسبة. ساعات العمل في الجدولة لا تتطابق مع ضبط الوقت. تختلف إجماليات الخصومات أو الإكراميات أو الضرائب اعتمادًا على التقرير الذي تسحبه. عندما تختلف الأنظمة، يبدأ المديرون في اختيار التقرير الذي يثقون به كثيرًا بدلاً من الاعتماد على مصدر واحد للحقيقة. هذا أمر محفوف بالمخاطر لأنه يخلق قرارات غير متسقة عبر المواقع والتحولات - ويجعل من الصعب تشخيص مشكلات الأداء الحقيقية.
علامة أخرى هي عندما يتأخر إعداد التقارير بحيث لا يكون مفيدًا. إذا قمت بمراجعة العمالة والمبيعات فقط بعد انتهاء الأسبوع (أو بعد معالجة كشوف المرتبات)، فستفقد فرصة تصحيح الدورة التدريبية في الوقت الفعلي. الأمر نفسه ينطبق على المخزون- إذا ظهر التباين متأخرًا، فإن فرصة اكتشاف مشكلات التقسيم أو مخاطر السرقة أو أخطاء الفواتير أو انحراف الوصفة قد انقضت بالفعل. إن المجموعة التي تدعم النمو تجعل من السهل رؤية مؤشرات الأداء الرئيسية بسرعة - بشكل مثالي يوميًا، وأحيانًا كل ساعة.
راقب «الاعتماد على جداول البيانات» أيضًا. جداول البيانات ليست العدو، ولكن إذا كانت عمليتك تتطلب منها القيام بالمهام الأساسية - مثل حساب نسبة العمالة، أو تتبع البطاقات/الفراغات، أو مراقبة التعرض للوقت الإضافي، أو فهم الاستخدام النظري مقابل الاستخدام الفعلي - فإن أنظمتك لا تقوم بما يكفي. أنت لا تقوم بالتصدير للتحليل فقط؛ بل تقوم بالتصدير لأن طبقة التقارير الخاصة بك لا يمكنها المواكبة.
قاعدة عملية - إذا لم تتمكن من الحصول على تقارير نظيفة ومتسقة عن دوافع التكلفة الأساسية (المبيعات والعمالة والمخزون) مع الحد الأدنى من العمل اليدوي، فإن مجموعتك التقنية لم تعد تواكب الأعمال. هذا هو الوقت الذي يتوقف فيه التكامل الأفضل وإعداد التقارير الأقوى والملكية الواضحة للبيانات عن كونها «أمرًا رائعًا» وتصبح ضرورية.
تفاصيل الاندماج
يمكن أن تبدو مجموعة تقنيات المطاعم «كاملة» على الورق - نقاط البيع، والطلب عبر الإنترنت، وتكامل التسليم، والجدولة، وصادرات الرواتب، والمخزون، والمحاسبة - ومع ذلك لا تزال تشعر بالانهيار يومًا بعد يوم. يحدث ذلك عادةً عندما لا تشارك الأدوات البيانات بسلاسة. من المحتمل أنك تجاوزت مجموعتك التقنية عندما تعتمد عمليتك على ما يمكن تسميته بالتكامل البشري - الأشخاص الذين ينسخون البيانات من نظام إلى آخر، أو يصلحون أخطاء المزامنة، أو يعيدون بناء الحقيقة في جداول البيانات.
العلامة الأولى هي العمل المكرر. يجب تعيين فئات المبيعات عدة مرات. توجد عناصر القائمة والمعدلات في أنظمة مختلفة بأسماء مختلفة قليلاً. لا يتم نقل الخصومات ورسوم الخدمة وأنواع المناقصات بشكل نظيف. بدلاً من تحديث واحد يتدفق في كل مكان، يصبح كل تغيير مشروعًا صغيرًا - وكلما كبرت قائمتك أو زاد عدد القنوات التي تضيفها، كلما ازداد الأمر سوءًا. هذا هو السبب في أن توسيع نطاق المطاعم غالبًا ما يشعر وكأنه «يقوم بتحديث القوائم باستمرار» حتى عندما تقوم بإجراء تغييرات عادية فقط.
العلامة الثانية هي مشكلات موثوقية المزامنة. إذا فشلت عمليات الدمج بهدوء، أو كنت ترى بانتظام اللكمات المفقودة، أو أيام المبيعات المفقودة، أو المعاملات المكررة، أو التخطيط الضريبي غير الصحيح، أو القوائم عبر الإنترنت التي لا تتطابق مع نقاط البيع داخل المتجر، فأنت تدفع التكلفة مرتين- مرة واحدة في العمل لإصلاحها، ومرة أخرى في خطر (التسعير الخاطئ، الإبلاغ الخاطئ، شكاوى الضيوف، أو أخطاء الرواتب). المكدس الذي تم تجاوزه يحول الاستثناءات إلى روتين.
علامة حمراء أخرى هي عندما تكون عمليات الدمج موجودة، ولكنها هشة جدًا أو محدودة جدًا. ربما تتم مزامنة البيانات مرة واحدة فقط يوميًا. ربما يقوم فقط بمزامنة الإجماليات وليس التفاصيل. ربما لن تتعامل مع الطريقة التي تعمل بها فعليًا - مثل الموظفين المدربين تدريباً متقاطعًا، أو مراكز الإيرادات المتعددة، أو ودائع تقديم الطعام، أو إعداد التقارير متعددة المواقع. تجبرك هذه الفجوة على «التغلب على النظام»، مما يخلق المزيد من الخطوات اليدوية والمزيد من فرص الأخطاء.
إذا لم تكن متأكدًا، فاسأل مديريك سؤالًا بسيطًا - كم مرة في الأسبوع يتعين علينا التوفيق بين البيانات أو إعادة إدخالها أو استكشاف الأخطاء وإصلاحها بين الأنظمة؟ إذا كانت الإجابة «باستمرار»، فإن المشكلة ليست مزعجة فحسب - إنها هيكلية. في هذه المرحلة، لا يعد تحسين عمليات الدمج (أو تقليل عدد الأدوات غير المتصلة) مشروعًا لتكنولوجيا المعلومات. إنها ترقية للعمليات تحمي الربح والوقت والاتساق.
محفزات النمو والتعقيد
تعمل الكثير من مجموعات تقنيات المطاعم «بشكل جيد» عندما تكون في موقع واحد وقناة مبيعات واحدة وقائمة مستقرة نسبيًا. ولكن في اللحظة التي تنمو فيها - ولو قليلاً - يمكن أن تبدأ نفس الأدوات في الشعور وكأنها تحاربك. ذلك لأن النمو يضيف التعقيد، والتعقيد يكشف حدود الأنظمة التي لم يتم بناؤها أبدًا على نطاق واسع.
أحد العوامل الرئيسية هو إضافة قنوات الإيرادات. إذا توسّعت في التوصيل، أو تقديم الطعام، أو الطلبات الكبيرة، أو طلب QR، أو منصات الطلبات المتعددة، فيجب أن تحافظ مجموعتك التقنية على مواءمة القوائم والتسعير والاختناق وساعات العمل وتوافر العناصر وإعداد التقارير عبر كل قناة. عندما لا يكون ذلك ممكنًا، سترى الأعراض - الضيوف الذين يطلبون سلعًا بقيمة 86 دولارًا، أو التسعير غير المتسق، أو خيارات التعديل المفقودة، أو تعليمات الاستلام المربكة، أو ارتفاع حجم الطلبات التي تطغى على المطبخ. هذه ليست مجرد «مشكلات في الطلب عبر الإنترنت» - إنها علامات على أن مجموعتك ليست مصممة للتعامل مع العمليات متعددة القنوات بشكل نظيف.
الزناد الآخر هو تعقيد القائمة وتكرار التغيير. كلما زاد عدد المعدِّلات والمجموعات وLTO والتسعير اليومي الذي تستخدمه، زادت حاجة أنظمتك إلى دعم التحديثات السريعة والدقيقة باستخدام عناصر تحكم قوية. إذا كان التغيير البسيط يتطلب موافقات متعددة أو عمليات تسجيل دخول متعددة أو مديرًا يتمتع «بمعرفة خاصة»، فأنت بذلك تنشئ نقطة فشل واحدة. والنتيجة هي ابتكار أبطأ - تتوقف عن اختبار العناصر الجديدة أو العروض الترويجية لأنه من المؤلم جدًا إعدادها بشكل صحيح.
يركز النمو أيضًا على الأدوار والأذونات والإشراف. مع توسّع فريقك، ستحتاج إلى تحكم نظيف في الوصول - من يمكنه إجراء التعديلات أو الإبطال أو الخصم أو تعديل اللكمات أو تجاوز الفواصل أو تغيير الوصفات أو تعديل أعداد المخزون. إذا لم تتمكن أدواتك من دعم الأذونات الواضحة ومسارات التدقيق، فيمكنك إما قفل كل شيء (إبطاء العمليات) أو تركه مفتوحًا للغاية (زيادة مخاطر الانكماش والامتثال). لا يتدرج أي منهما جيدًا.
أخيرًا، تعد إدارة المواقع المتعددة بمثابة اختبار إجهاد. بمجرد أن يكون لديك أكثر من متجر واحد - أو حتى متجر واحد يحتوي على أجزاء يومية أو مفاهيم أو مراكز إيرادات متعددة - فأنت بحاجة إلى تقارير موحدة وتكوينات متسقة وعمليات نشر أسهل. إذا كانت «إعدادات النسخ» غير موثوقة، أو أصبح كل موقع هو الإصدار الخاص به من النظام، فستفقد الاتساق بسرعة.
طريقة عملية للتفكير في الأمر - يجب ألا يجعل النمو الأساسيات أكثر صعوبة. إذا كان التوسيع يجعل القوائم أبطأ، وإعداد التقارير أقل دقة، وعناصر التحكم أضعف، فأنت لا تنمو فقط - بل تتجاوز مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك.
ضغوط العمل والامتثال
عادة ما تكون العمالة هي أكبر تكلفة يمكن التحكم فيها في المطعم، لذلك عندما تشعر أدوات العمل الخاصة بك بالاهتزاز، يظهر الضغط بسرعة. من العلامات القوية على أنك تجاوزت مجموعتك التقنية عندما تبدو عمليات الجدولة وضبط الوقت وكشوف المرتبات وكأنها تمرين أسبوعي - خاصة عندما تحاول الحفاظ على الاتساق بين المديرين والأدوار والمواقع.
إحدى العلامات الحمراء هي تعقيد الجدول الذي لا يستطيع نظامك التعامل معه جيدًا. ربما تتلاعب بموظفين مدربين تدريبًا متنوعًا، أو نوبات عمل مقسمة، أو رموز وظيفية متعددة، أو مواقع متعددة، أو قواعد مختلفة حسب الدور (القصر مقابل البالغين، البقشيش مقابل غير المطلع). إذا كانت أداة الجدولة الخاصة بك لا تعكس الطريقة التي تعمل بها فعليًا في المطعم - أو إذا كانت تنتج جداول تبدو جيدة على الورق ولكنها تنهار في الواقع - يبدأ المديرون في إجراء التغييرات خارج النظام. يؤدي ذلك إلى تتبع العمالة غير المتسق ويجعل من الصعب معرفة أنماط التوظيف التي تعمل حقًا.
علامة أخرى هي التعديلات الزمنية الفوضوية والموافقات. إذا قام المديرون بتعديل اللكمات بشكل متكرر دون رموز سبب واضح، أو إذا حدثت الموافقات في وقت متأخر وغير متسق، فستفقد القدرة على التدقيق. وبمرور الوقت، يمكن أن يؤدي ذلك إلى حدوث أخطاء في الرواتب، وعدم ثقة الموظفين («ساعات عملي خاطئة مرة أخرى»)، والحمل الإداري الزائد. مجموعة كبيرة الحجم تجعل من السهل تتبع ما تغير، ومن قام بتغييره، ولماذا - دون إبطاء العمليات.
ضغط الامتثال هو إشارة كبيرة أخرى، حتى لو كنت لا تفكر فيه على أنه «امتثال». إذا كان فريقك قلقًا دائمًا بشأن فترات الراحة الفائتة أو التعرض للعمل الإضافي أو قواعد الإكرامية أو لوائح العمل الخاصة بالموقع - ولا توفر أدواتك تنبيهات واضحة أو حواجز حماية أو تقارير - فأنت تعمل بمخاطر غير ضرورية. كلما زاد حجم فريقك، أصبح من الصعب «إدارته يدويًا» بالنوايا الحسنة والذاكرة.
أخيرًا، تعتبر عمليات سير العمل المتعلقة بالدفع أمرًا بالغ الأهمية. إذا كان توزيع الإكراميات وتصدير الرواتب وحسابات الدفع تتطلب خطوات يدوية كل فترة - نسخ/لصق، أو إعادة تنسيق الملفات، أو تصحيح رموز الوظائف غير المتطابقة، أو التوفيق بين بيانات العمل عبر الأنظمة - فأنت تنفق العمالة لمعالجة العمالة. وهذه الخطوات اليدوية هي بالضبط المكان الذي تميل فيه الأخطاء الباهظة إلى الحدوث.
إذا كانت الطريقة التي تدير بها العمل تعتمد على عدد قليل من «المستخدمين المتميزين» الذين يعرفون جميع الحلول، فهذه ليست المرونة - إنها الهشاشة. في هذه المرحلة، يعد هذا مؤشرًا قويًا على أن مطعمك قد تجاوز مجموعة تقنيات العمل الخاصة به ويحتاج إلى أتمتة أنظف وضوابط أكثر صرامة وتقارير يمكنك الوثوق بها.
إشارات تجربة الضيف
حتى إذا كنت تفكر في مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك على أنها «مكتب خلفي»، فإن الضيوف يشعرون بها في اللحظة التي تتوقف فيها أنظمتك عن دعم السرعة والدقة والاتساق. واحدة من أكثر العلامات التي تدل على أنك تجاوزت مجموعتك التقنية هي عندما تبدأ المشكلات التقنية في الظهور كمشكلات تواجه الضيوف - ليس من حين لآخر، ولكن بشكل متكرر بما يكفي بحيث يكون لدى فريقك نص برمجي لها.
علامة تحذير كبيرة هي طلب الاحتكاك. يمكن أن يبدو ذلك مثل القوائم عبر الإنترنت التي لا تتطابق مع الأسعار داخل المتجر، أو المعدلات المفقودة أو المربكة، أو تدفقات الطلبات التي تخلق أخطاء (يختار الضيوف الحجم الخطأ، أو لا يمكنهم إضافة تعليمات بسيطة، أو لا يرون الإضافات الرئيسية). في المتجر، يمكن أن يظهر الطلب بشكل أبطأ لأن شاشات نقاط البيع مشوشة أو بطيئة أو غير متسقة - خاصة أثناء الذروة. عندما يضطر موظفوك إلى «النقر» لإكمال الطلبات الشائعة، ينمو الخط، ويتم انتقاد المطبخ، وتنخفض الدقة.
المدفوعات هي تجربة أخرى للضيف. يلاحظ الضيوف أنه إذا كان الدفع بطيئًا، أو حدث رفض البطاقة أكثر مما ينبغي، أو لا يمكنك دعم خيارات الدفع الحديثة، أو كانت عمليات الاسترداد/التعديلات مؤلمة. وعلى الرغم من أنه يمكن التغاضي عن خلل واحد في الدفع، فإن الاحتكاك المتكرر يخلق تصورًا بأن المطعم غير منظم - حتى لو كان طعامك وخدمتك ممتازين.
ثم هناك التوافر والوفاء. إذا لم يتمكن نظامك من إدارة 86 عنصرًا بشكل صحيح عبر القنوات، أو خنق الطلبات عندما يكون المطبخ محملاً بشكل زائد، أو الحفاظ على واقعية أوقات الإعداد، فسترى التأثيرات النهائية - الطلبات المتأخرة، وعملاء التسليم الغاضبين، والموظفين الذين يتدافعون لشرح ما حدث. هذه ليست مجرد «مشاكل التسليم». إنها مشكلات مكدسة ناتجة عن الطلب غير المتصل وسير عمل المطبخ وإدارة القائمة.
أخيرًا، يمكن أن يعاني الولاء وتكرار الأعمال بهدوء. إذا لم تتمكن من تحديد الضيوف المتكررين أو تتبع العروض الترويجية بشكل نظيف أو تقسيم العملاء للتواصل البسيط، فمن المحتمل أن تترك الأرباح على الطاولة. قد يعمل فريقك بجد لزيادة التردد، لكن مجموعتك لا تساعدك في بناء محرك عملاء موثوق.
إذا كانت هذه المشكلات التي تواجه الضيوف تبدو مألوفة، فقد يكون الوقت قد حان لتبسيط وتعزيز كيفية اتصال أنظمة المطعم - خاصة عبر العمالة والعمليات وإعداد التقارير. تساعد Altametrics المطاعم على تحديث مجموعة التقنيات الخاصة بها باستخدام أدوات مصممة لتقليل العمل اليدوي وتحسين الرؤية ودعم العمليات المتسقة أثناء نموك. اكتشف كيف يمكن لـ Altametrics أن تتناسب مع مجموعتك ومساعدتك على التوسع من خلال النقر على «جدولة عرض توضيحي» أدناه.