Que es el KPI?
El KPI (indicador clave de rendimiento) es un numero simple que muestra el desempeno de su restaurante, como las ventas, el% de mano de obra o el% del costo de los alimentos. Te ayuda a ver si una ubicacion va por buen camino o si necesita atencion.
KPI simples para multiples ubicaciones de restaurantes
Vision general
Dirigir un restaurante es dificil. Dirigir mas de un restaurante puede resultar desordenado y confuso. Cada ubicacion tiene personal, trafico y problemas diferentes. Si no los comparas de manera clara, puedes pasar por alto donde se pierde dinero.
La mayoria de los propietarios ya tienen muchos datos del POS y otras herramientas. El problema es que estos informes suelen ser largos y complicados. No necesitas 20 graficos diferentes. Necesitas unos pocos numeros simples que muestren rapidamente que ubicaciones funcionan bien y cuales requieren atencion.
Este articulo te mostrara una breve lista de KPI basicos para varias ubicaciones de restaurantes. Nos centraremos en tres numeros principales- ventas,% de mano de obra y% de costo de los alimentos.
Como configurar un seguimiento sencillo de los KPI en todas las tiendas
Antes de poder comparar el rendimiento entre ubicaciones, necesita un sistema basico para rastrear los mismos numeros de la misma manera. Si los informes de cada tienda son diferentes, las comparaciones seran incorrectas o confusas.
En primer lugar, usa el mismo formato de informe para cada sucursal. Decide que quieres ver en una pagina (ventas, porcentaje de mano de obra,% de coste de los alimentos, numero de huespedes) y conviertelo en el estandar. Todos los gerentes deben completar los mismos informes diarios y semanales. Puede ser una hoja de calculo simple, un PDF o un informe de tu punto de venta, siempre que tenga el mismo aspecto en cada tienda.
En segundo lugar, asegurate de que todos usen las mismas definiciones. Por ejemplo
, Ventas debe referirse a ventas brutas o ventas netas, no a una combinacion.
- El % de mano de obra siempre debe calcularse como el coste laboral total y las ventas totales.
- El % del costo de los alimentos siempre debe ser el costo de los alimentos utilizados.
Escriba estas definiciones y compartalas con todos los gerentes para que no haya conjeturas.
En tercer lugar, elige un ritmo de revision claro. Por ejemplo-
1. Diariamente- verificacion rapida de las ventas, el porcentaje de mano de obra y cualquier problema importante.
2. Semanal- analisis mas profundo de las tendencias y comparacion en paralelo de todas las ubicaciones.
3. Mensual- revision y planificacion mas amplias.
Por ultimo, haz que el proceso sea sencillo. Una pagina por ubicacion y una pagina de resumen que muestre todas las tiendas juntas suelen ser suficientes. Cuando la configuracion es clara y sencilla, es mas probable que los gerentes envien los informes a tiempo y es mas probable que utilices los numeros para tomar decisiones.
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Ventas totales y ventas por huesped
El primer y mas simple KPI para varias ubicaciones de restaurantes son las ventas. Empieza con las ventas totales por dia y por semana de cada tienda. Esto le indica que ubicaciones generan la mayor cantidad de dinero en general. Sin embargo, las ventas totales por si solas pueden ser enganosas. Una tienda de un centro comercial con mucho trafico peatonal casi siempre vendera mas que una pequena tienda de barrio. Por eso tambien necesitas ventas por huesped.
Las ventas por huesped (a menudo denominadas cheque promedio) muestran cuanto gasta, en promedio, cada huesped.
La formula simple es-
Ventas por huesped = Ventas totales/numero de huespedes.
Por ejemplo, si una sucursal vendio 4.000$ con 200 huespedes, las ventas por huesped son de 20$. Si otro gano 3000$ con 120 huespedes, las ventas por huesped son de 25$. La segunda tienda tiene menos clientes, pero cada cliente gasta mas.
Usa estos dos numeros juntos-
- Las ventas totales muestran que tienda genera mas ingresos.
- Las ventas por huesped muestran que tienda vende mejor a cada persona que entra.
Cuando compares ubicaciones, busca patrones como-
- Ventas totales altas pero ventas bajas por huesped (esta ocupado pero no vende complementos ni articulos con margenes mas altos).
- Ventas totales mas bajas, pero mas ventas por huesped (buenas ventas adicionales, quizas necesites mas trafico).
Puedes revisar estas cifras a diario y semanalmente. Haga preguntas sencillas-
- Las ventas disminuyeron o aumentaron en comparacion con la semana pasada?
- Cambiaron las ventas por huesped despues de una actualizacion del menu o una promocion?
Al hacer un seguimiento paralelo de las ventas totales y de las ventas por huesped, obtendras una vision clara y rapida del rendimiento real de cada local.
de coste laboral
La mano de obra es uno de los mayores costos en cualquier restaurante, por lo que es necesario rastrearla de cerca en todas las ubicaciones. La mejor manera de comparar la mano de obra entre las tiendas es con un numero simple-% del costo laboral.
La formula basica es-
% del costo laboral = costo total de la mano de obra /ventas totales x 100 El costo
total de la mano de obra debe incluir los salarios por hora, los salarios, las horas extras y los impuestos sobre la nomina. Algunos propietarios tambien incluyen beneficios. La clave es que sea igual para cada ubicacion, de modo que puedas comparar de manera justa.
Por ejemplo, si una tienda vende 3000$ y cuesta mano de obra 900$, el% de coste laboral es del 30%. Si otra tienda tiene 3000$ en ventas y 1200$ en costes de mano de obra, el% de coste laboral es del 40%. Ambas tiendas vendieron lo mismo, pero en una se empleo mucha mas mano de obra.
Cuando compare el porcentaje de costos laborales en distintas ubicaciones, observe-
1. Por dia- los fines de semana o ciertos dias de la semana son siempre altos en una tienda?
2. Por turno- el turno de almuerzo tiene exceso de personal? La cena tiene poco personal?
3. Con el tiempo- el porcentaje de mano de obra tiene una tendencia al alza o a la baja en cada ubicacion?
No necesita herramientas complejas para empezar. Basta con un informe simple con las ventas, el costo de la mano de obra y el% de mano de obra por dia. Tambien puedes desglosar la mano de obra domestica y la trasera si deseas obtener mas informacion, siempre y cuando utilices el mismo metodo para todas las tiendas.
Cuando veas un lugar con un porcentaje de mano de obra mucho mayor que en los demas, es una senal de que tienes que buscar mas. Tal vez el horario atraiga a demasiadas personas en dias con poco trabajo. Tal vez haya demasiadas horas extras. Tal vez las ventas cayeron, pero el personal se mantuvo igual. El porcentaje de costo laboral le ayuda a detectar estos problemas a tiempo para que pueda ajustar los horarios, capacitar al personal de forma interdisciplinaria y proteger sus margenes.
de costo de los alimentos y seguimiento basico de residuos
El costo de los alimentos es el otro gran costo que debe comparar entre las ubicaciones. Una pequena diferencia en el porcentaje del costo de los alimentos puede marcar una gran diferencia en las ganancias, especialmente cuando tienes mas de una tienda.
La formula basica es-
% del coste de los alimentos = coste de los alimentos consumidos/ventas de los alimentos x 100 Por
coste de los alimentos utilizados se entiende el valor de los alimentos que realmente salieron del almacen y se utilizaron durante un periodo determinado. Una forma sencilla de obtenerlo durante una semana es-
Comenzar el inventario + Comprar y finalizar el inventario y
luego dividir ese numero entre las ventas de alimentos de la misma semana.
Por ejemplo, si una tienda uso 7 000$ en alimentos y vendio 20 000$, el% de coste de los alimentos es del 35%. Si otra tienda uso 8 000$ en alimentos por los mismos 20 000$ en ventas, el% del coste de los alimentos es del 40%. Esa segunda tienda gasta mas para obtener los mismos ingresos.
Para entender por que el costo de los alimentos es tan alto, anada el seguimiento basico de los residuos-
registre los articulos que se desechan (productos en mal estado, alimentos quemados, pedidos incorrectos).
- Realiza un seguimiento de los vacios y las composiciones relacionadas con errores en la cocina.
- Tenga en cuenta los problemas de exceso de porciones (platos que salen a medio comer, porciones demasiado grandes).
No necesita un sistema complejo para empezar. Una simple hoja de basura o un registro es suficiente, siempre y cuando los cocineros y los gerentes realmente lo usen. Revise este registro de residuos junto con el% del costo de los alimentos cada semana.
Cuando compare las ubicaciones, busque-
- Un porcentaje del precio de los alimentos es mas alto que en otras tiendas
- Se desperdician con frecuencia por los mismos motivos (demasiado cocidos, producto incorrecto, estropeado) El
alto porcentaje de costo de los alimentos y la gran cantidad de residuos en el registro suelen indicar problemas con el control de las porciones, los niveles de preparacion o la capacitacion. Hacer un seguimiento conjunto del porcentaje del coste de los alimentos y del desperdicio te ayuda a detectar estos puntos debiles y a solucionarlos antes de que se vuelvan normales.
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Un cuadro de mando sencillo
Una vez que haya realizado un seguimiento de las ventas, el% de mano de obra y el% de costo de los alimentos por ubicacion, el siguiente paso es ponerlos todos en un cuadro de mando simple. El objetivo es ver el rendimiento de cada tienda de un vistazo, sin tener que consultar muchos informes.
Empieza con un diseno basico. En la parte superior, haz una lista de tus ubicaciones- Tienda A, Tienda B, Tienda C, etc. En la parte izquierda, indica tus numeros clave- -
Ventas semanales totales -
Ventas por huesped -% de
coste de mano de obra
-% de coste de la comida.
Tambien puedes anadir el numero de huespedes si lo rastreas. Esto te da una cuadricula limpia en la que cada tienda tiene el mismo conjunto de numeros.
Luego, agrega banderas de colores simples para que la tarjeta de puntuacion sea facil de leer. Por ejemplo-
- Verde = dentro del objetivo
- Amarillo = un poco fuera del objetivo
- Rojo = necesita atencion
Puedes establecer rangos de objetivos basicos, como el porcentaje de costo laboral entre el 25 y el 32% o el% de costo de los alimentos entre el 28 y el 35%, segun tu concepto. Cualquier numero que este fuera del rango objetivo recibira una marca amarilla o roja.
Cuando mires la tarjeta de puntuacion, tu ojo debe ir directamente a las manchas rojas o amarillas. Tal vez una tienda tenga buenas ventas pero un alto porcentaje de mano de obra. Otra tiene un porcentaje de mano de obra aceptable pero un% de costo de comida muy alto. Esta vista le ayuda a decidir en que concentrar su tiempo.
Puede mantener una tarjeta de puntuacion por semana y compararla semana a semana. Con el tiempo, veras que ubicaciones son estables y cuales oscilan hacia arriba y hacia abajo. La tarjeta de puntuacion no tiene por que ser sofisticada. Incluso una simple hoja de calculo funciona. Lo que importa es que se actualice con regularidad, que sea facil de leer y que se utilice en tu revision semanal para que puedas tomar decisiones claras.
Con que frecuencia revisar y que preguntar
Los KPI solo ayudan si los miras con regularidad. Muchos propietarios recopilan numeros pero no los revisan de manera constante. Establecer una rutina de revision sencilla facilita la deteccion temprana de los problemas y el seguimiento de cada ubicacion.
Un ritmo basico podria ser el siguiente-
Todos los dias (de 10 a 15 minutos por tienda)
- comprueba las ventas totales y las ventas por cliente.
- Fijate en el porcentaje de costes laborales de cada turno, si es posible.
- Busque cualquier cambio importante con respecto al mismo dia de la semana anterior.
Preguntas que hacer
- Las ventas cayeron o aumentaron por alguna razon clara (clima, evento, promocion)?
- El porcentaje de mano de obra es mucho mas alto de lo esperado en un dia lento?
- Se informo de algun despilfarro o error importante?
Semanalmente (de 30 a 60 minutos para todas las ubicaciones)
Aqui es donde la tarjeta de puntuacion es mas util.
- Revisa las ventas, las ventas por huesped, el porcentaje de mano de obra y el% de costo de los alimentos una al lado de la otra.
- Busca tiendas que esten desactualizadas en comparacion con otras o que cumplan con tus objetivos.
Preguntas para los gerentes
- Por que su porcentaje de mano de obra es mas alto que en otras ubicaciones esta semana?
- Que ha cambiado en su personal, su menu o su trafico?
- Por que se disparo el% del costo de los alimentos? Algun problema con el desperdicio o el tamano de las porciones?
- Que es lo que cambiaras la semana que viene?
Mensual (panorama mas amplio)
- observa las tendencias a lo largo de 48 semanas en lugar de solo una semana.
- Vea que ubicaciones estan mejorando y cuales estan estancadas.
Preguntas que debes hacerte
- Que tienda necesita asesoramiento o apoyo?
- Necesitamos ajustar los objetivos o los planes de personal?
Mantenga la revision sencilla y repita los mismos pasos cada vez. Cuando todo el mundo sabe que analizara estos KPI segun un cronograma, los gerentes prestaran mas atencion a las cifras y se haran responsables de sus resultados.
Convertir los conocimientos de los KPI en acciones
Analizar los KPI solo es util si haces algo con ellos. Una vez que veas el rendimiento de cada ubicacion en cuanto a ventas, porcentaje de mano de obra y porcentaje de coste de los alimentos, el siguiente paso es convertir esos numeros en acciones claras.
Empieza por establecer objetivos sencillos para cada tienda. Por ejemplo-
1. Costo laboral% - 25 - 32%
2. Porcentaje de costo de los alimentos- 28 a 35%
3. Ventas por huesped- un objetivo claro en terminos economicos para tu idea
Comparte estos objetivos con tus gerentes para que sepan que significa bueno.
A continuacion, cuando una ubicacion este fuera del objetivo, elige una o dos acciones, no diez. Por ejemplo-
1. Alto porcentaje de mano de obra- reduzca el cronograma en los dias de menos trabajo, reduzca la superposicion y capacite al personal de forma cruzada.
2. Porcentaje de coste elevado de los alimentos- compruebe el tamano de las porciones, revise los registros de residuos y fije los niveles de preparacion.
3. Bajas ventas por huesped- entrena a los meseros en cuanto a complementos y ventas adicionales, revisa el diseno del menu.
Utiliza la evaluacion semanal de tu puntuacion para acordar un pequeno cambio por tienda para la semana que viene. Anotalo y vuelve a comprobar los numeros la semana que viene para ver si te ha ayudado. Si lo hizo, guardelo. Si no, intenta un movimiento diferente.
Ademas, usa tus ubicaciones mas fuertes como punto de referencia. Si una tienda tiene un porcentaje de costo de comida mas bajo con el mismo menu, preguntale que hacen de manera diferente en cuanto a la preparacion, el almacenamiento o la capacitacion. Convierte esos buenos habitos en normas sencillas para cada tienda.
Con el tiempo, este ciclo (revisar, decidir, actuar y volver a revisar) hara que tus multiples restaurantes sean mas consistentes y faciles de administrar.
Facilite el seguimiento de los KPI con Altametrics
Si desea una forma mas sencilla de realizar un seguimiento de estos KPI en todas sus ubicaciones sin tener que utilizar hojas de calculo, herramientas como Altametrics pueden ayudarle. Altametrics extrae los datos de sus sistemas y le brinda una vision clara de los costos de ventas, mano de obra y alimentos en un solo lugar, para que pueda comparar las tiendas rapidamente y actuar con mayor rapidez.
Para obtener mas informacion, haga clic en Solicitar una demostracion que aparece a continuacion.
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Preguntas frecuentes
Con que frecuencia debo revisar mis KPI?
Un ritmo simple-
1. Diariamente- analisis rapido de las ventas, las ventas por huesped y el%
2 de mano de obra.
Semanal- revision completa de la puntuacion de todas las ubicaciones 3. Mensual- revision y planificacion mas amplias de las tendencias
La revision regular es mas importante que los informes perfectos.
1. Diariamente- analisis rapido de las ventas, las ventas por huesped y el%
2 de mano de obra.
Semanal- revision completa de la puntuacion de todas las ubicaciones 3. Mensual- revision y planificacion mas amplias de las tendencias
La revision regular es mas importante que los informes perfectos.
Cuales son los KPI mas importantes de los que hay que hacer un seguimiento en todas las ubicaciones?
Para la mayoria de los restaurantes, tres KPI simples son suficientes para empezar-
- Ventas totales y ventas por huesped
-% de coste laboral
-% de coste de la comida
Estos indicadores cubren los ingresos y los mayores costes.
- Ventas totales y ventas por huesped
-% de coste laboral
-% de coste de la comida
Estos indicadores cubren los ingresos y los mayores costes.
Como calculo el% del coste laboral?
Usa esta formula-
% de costo laboral = costo total de mano de obra /ventas totales x 100 El
costo total de mano de obra debe incluir salarios, horas extras e impuestos sobre la nomina (y beneficios si lo deseas), de la misma manera para cada tienda.
% de costo laboral = costo total de mano de obra /ventas totales x 100 El
costo total de mano de obra debe incluir salarios, horas extras e impuestos sobre la nomina (y beneficios si lo deseas), de la misma manera para cada tienda.
Que es un cuadro de mando?
Un cuadro de mando es una vista sencilla de una pagina que muestra los KPI clave de todas las ubicaciones uno al lado del otro. Permite detectar facilmente un porcentaje elevado de mano de obra, un porcentaje elevado de costos de los alimentos o ventas debiles sin tener que revisar muchos informes.
