Cual es la diferencia entre el costo teorico y el real de los alimentos?
El costo teorico de los alimentos es lo que debe gastar en funcion de las ventas y las porciones de las recetas. El costo real de los alimentos es lo que realmente uso segun el inventario y las compras.
6 metricas de inventario de comida rapida que mantienen el costo de los alimentos bajo control
Que hacen estas metricas de inventario
Las metricas del inventario de comida rapida te ayudan a controlar el costo de los alimentos al mostrar donde se pierde dinero. Convierten el inventario de una tarea de contar y ordenar en un simple conjunto de senales- que debes usar, que has usado realmente y donde esta el deficit.
Si haces un seguimiento de los numeros correctos cada semana, puedes detectar los problemas con antelacion, antes de que se conviertan en un mal mes en tus perdidas y ganancias.
Estas metricas tienen tres funciones principales- 1. Muestran si tu tienda esta usando el producto de la manera que deberia. Si tus recetas, porciones y ventas son consistentes, el uso del inventario debe coincidir con tus ventas. Algunas metricas, como el coste teorico de los alimentos y el uso de los productos clave, te indican como deberia ser normal. Cuando las cifras varian, es una senal de que algo ha cambiado en las operaciones.
2. Separan los problemas de pedido de los problemas de uso. Muchos propietarios intentan arreglar el costo de los alimentos pidiendo menos. Eso puede provocar desabastecimientos y compras apresuradas, lo que puede empeorar las cosas. Cifras como la rotacion del inventario y los dias disponibles te indican si tienes demasiado o muy poco. Metricas como la varianza y el desperdicio te indican si estas perdiendo un producto cuando este llega.
3. Te indican una breve lista de acciones. No es necesario revisar todos los elementos todos los dias. Estas metricas te ayudan a concentrarte en los pocos articulos y procesos que generan la mayor parte de tus costos, por lo general las proteinas, el queso, el aceite y algunos ingredientes de gran volumen.
Si solo puedes hacer una cosa para empezar, haz lo siguiente- elige un dia de revision semanal y consulta las mismas metricas en el mismo orden cada vez. La coherencia es lo que hace que los numeros sean utiles.
Metrico 1. Porcentaje teorico del costo de los alimentos
El costo teorico de los alimentos es lo que deberia costar si cada articulo se divide en porciones correctas, cada venta se realiza correctamente y no se desperdicia ni falta nada. Es un punto de referencia. No te dice lo que paso en la cocina. Le indica que aspecto debe tener la palabra normal en funcion de sus ventas y sus estandares.
Que necesita para calcularlo
Para obtener el costo teorico de los alimentos, necesita tres cosas-
1. Ventas por articulo (desde su punto de venta)
2.
Estandares de recetas y fabricacion para cada articulo (que cantidad de cada ingrediente se usa) 3. Costos de los ingredientes (el costo actual del articulo segun las facturas o el archivo del articulo) El
sistema usa esa informacion para estimar el uso esperado. Por ejemplo- si vendiste 300 hamburguesas y cada hamburguesa debe usar 1 hamburguesa, se espera que se usen 300 hamburguesas. Si cada hamburguesa cuesta 1,10 dolares, se espera que cueste 330 dolares para esa mezcla de hamburguesas vendidas.
El costo teorico de los alimentos es importante porque restringe dos areas que generalmente provocan un aumento gradual del costo de los alimentos- 1. Precision de las recetas y porciones. Si en la tabla de fabricacion aparece 1 onza de queso, pero la linea usa 1.3 onzas, el costo real aumentara. El costo teorico te brinda un objetivo con el que comparar para que puedas ver el impacto de la desviacion de las porciones.
2. Cambios en la mezcla de menus. Si los huespedes comienzan a pedir articulos de mayor costo con mas frecuencia, el costo teorico de los alimentos aumentara incluso si las operaciones son perfectas. Eso no es un problema, pero tienes que verlo para poder ajustar los precios, las promociones o los objetivos laborales.
Que aspecto tiene un problema El
costo teorico de los alimentos resulta util cuando cambia de una manera que no se puede explicar. Senales comunes-
- El coste teorico de los alimentos aumenta semana tras semana sin que cambien los precios
- Su coste teorico es constantemente superior al objetivo, incluso en las semanas buenas
- Una categoria (proteinas, queso, aceite) se encarece sin que usted se de cuenta
Que hacer si el coste teorico es elevado
Empiece por las comprobaciones mas sencillas-
1. Confirma que los costes de tus articulos estan al dia (los costes antiguos pueden ocultar los aumentos de precio)
2.
Comprueba que las recetas y los disenos se ajusten a la realidad (reparte herramientas, tablas de creacion, formacion) 3. Revisa la combinacion de tu menu (si se venden mas articulos premium, el% teorico aumentara).
El argumento del coste teorico de los alimentos es simple- te da una cifra aproximada. Una vez que lo tengas, las siguientes metricas te diran si tu tienda realmente esta cumpliendo con esas expectativas.
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Metrico 2. Porcentaje real del costo de los alimentos
El costo real de los alimentos es lo que realmente uso durante un periodo. Incluye todo lo que afecta al uso real de tu inventario- el exceso de porciones, el desperdicio, el robo, los errores de recuento, las transferencias incumplidas y los errores en las facturas. Este es el numero que aparece en tus datos financieros, por lo que, en ultima instancia, es el que debes controlar.
La formula simple La mayoria de los restaurantes de comida rapida calculan el costo
real de la comida de esta manera- Costo real de la comida $ = Inventario inicial + Compras - Inventario final
Luego, para obtener el porcentaje -
Costo real de la comida% = Costo real de la comida $/Ventas de comida $
Ejemplo (simple)-
Inventario inicial
. 12 000$ Compras. 28 000
$ Inventario final. 10 000
$ Ventas de
comida. 80 000$ Costo real de la comida $ = 12 000 - 10 000 $ = 30 000$ % de costo de los alimentos = 30 000/ 80 000 = 37,5%
El costo real de los alimentos es una combinacion de dos cosas-
1.
Uso normal basado en las ventas (lo que deberias haber usado) 2. Todo lo que salio mal o cambio (lo que usaste pero no vendiste)
Es por eso que el costo real de los alimentos por si solo no indica la causa. Es una metrica de resultados. Sigue siendo util, pero necesitas la siguiente metrica (varianza) para diagnosticar los problemas mas rapido.
Los motivos mas comunes por los que el costo real de los alimentos es inexacto
Si el costo real de los alimentos parece bajo, a menudo se debe a que los insumos son desordenados. Estas son las causas habituales-
1.
Los recuentos de inventario son inconsistentes
- Los recuentos se realizan en dias u horas diferentes en cada periodo
- No hay areas de almacenamiento (sin cita previa, refrigerador de preparacion, congelador, almacenamiento en seco, fila)
- Las unidades no son consistentes (cajas frente a cada una, libras frente a onzas) 2.
Las facturas no coinciden con lo que se recibio
- Los cambios de precio no se actualizaron - No se
detectaron los envios cortos - Los
creditos no se ingresaron o no se aplicaron 3. Las transferencias y los desperdicios no se registran
- Los productos se trasladan de una tienda a otra sin documentacion
- Los residuos se registran en un cuaderno pero no se anotan en ninguna parte
- Las comidas y las compensaciones de los empleados no se registran de
forma coherente Con que frecuencia se calcula el coste real de los alimentos
- Lo mejor para controlar los problemas es mas facil encontrar los problemas cuando aun no ha pasado la semana.
- El cierre del periodo sigue siendo importante para la contabilidad, pero es mas lento y dificil solucionar los problemas que ya se han producido.
Si solo calcula el costo real de los alimentos al final del mes, vera los problemas mas adelante. Si lo haces semanalmente, puedes corregir el pedido, la preparacion y las porciones antes de que se convierta en una gran perdida.
Metrico 3. Varianza del costo de los alimentos (teorica frente a real)
La variacion del costo de los alimentos es la diferencia entre lo que deberia haber gastado (teorico) y lo que gasto (real). Esta es la metrica que te indica si tu tienda pierde productos, los usa en exceso o los rastrea de forma incorrecta.
Si solo haces un seguimiento de una cosa por semana, haz un seguimiento de la varianza. Convierte el costo de los alimentos es alto en una pregunta clara- de donde proviene el costo adicional?
Como calcular la varianza
Puedes hacer un seguimiento de la varianza en dolares y en porcentajes.
Varianza $ = Costo real de los alimentos $ - Costo teorico de los alimentos $
% de variacion (de ventas) = Varianza $/Ventas de alimentos $
Ejemplo-
- Costo teorico de los alimentos. 28 500$
- Costo real de los
alimentos. 30 000$- Ventas de alimentos. 80 000
$ Varianza $ = 30 000 - 28 500 = 1500 $
Varianza% = 1500/80 000 = 1,9%
Un numero positivo significa que ha utilizado mas producto del esperado (o sus datos no son correctos). Tambien puede ocurrir un numero negativo, pero a menudo indica problemas de recuento, facturas faltantes o recetas que no estan configuradas correctamente.
Que causa la varianza en la comida rapida La
varianza generalmente proviene de un pequeno conjunto de causas fundamentales.
Comience con estas categorias- 1.
Cambios en las porciones y en la preparacion
- Salsas para servir gratis
- Queso pesado para manos - Porciones
mas grandes de proteinas -
Cucharas con tamanos incorrectos o no se utilizan herramientas para hacer porciones 2.
Desperdicios y
reelaboraciones- preparacion excesiva y almacenamiento caducado- pedidos incorrectos que se vuelven a hacer,
rechazos por calidad durante las prisas, errores de preparacion que obligan a volver a trabajar 3.
Llamadas y compensaciones
- Articulos hechos pero no sonados - Se
usaron botones incorrectos (peldano mas pequeno, porcion mas grande) -
Las comidas de los empleados no se registraron correctamente - Las promociones no se configuraron correctamente 4.
Problemas con la recepcion y la facturacion
- No se detectaron envios cortos
- Precios incorrectos o falta de creditos -
Ingresaron facturas duplicadas -
Sustituciones de proveedores a un costo mayor 5. Errores de recuento y unidades
- Recuento de unidades incorrectas (caja o cada una)
- Faltan ubicaciones de almacenamiento
- Metodo de recuento incoherente de una semana a otra
. Robos o transferencias sin seguimiento
- Producto que sale de la tienda sin registro
- Transferencias entre tiendas no documentadas
Una forma sencilla de investigar una diferencia No
intentes investigar todos los articulos.
Usa un proceso corto- 1. Comience con los articulos de mayor costo. Elige entre 5 y 10 articulos que aumenten el costo de los alimentos (por ejemplo, pollo, empanadas de ternera, queso, aceite para freir).
2. Compruebe primero si hay problemas con los datos. Busque errores obvios- facturas faltantes, unidades incorrectas, ubicaciones perdidas, creditos faltantes.
3. A continuacion, compruebe las operaciones. Si los datos parecen limpios, concentrese en dividirlos, desperdiciarlos y resumirlos. Siga la linea, observe como se fabrican los articulos y comparelos con sus estandares.
4. Convierte lo que has descubierto en una sola accion
Ejemplos -
- Vuelve a entrenar las herramientas para repartir porciones en una estacion
- Ajusta el plan de preparacion para un dia especifico
- Arregla los botones del punto de venta o la configuracion de las promociones
- Cambia la lista de verificacion de recepcion para detectar la escasez La
varianza es la metrica que convierte tu sistema de inventario en un sistema de control. Una vez que sepas cual es tu varianza y que es lo que la impulsa, podras evitar que el precio de los alimentos varie mes tras mes.
Metrico 4. Rotacion de inventario
La rotacion de inventario te indica la rapidez con la que utilizas lo que compras. En el caso de la comida rapida, esto es importante porque la lentitud del inventario crea tres problemas- el deterioro, el desperdicio y la acumulacion de dinero en las estanterias. Incluso si el porcentaje del costo de los alimentos parece correcto, una baja rotacion puede reducir silenciosamente los margenes.
Puedes hacer un seguimiento de esto como facturacion o como dias disponibles. Los dias disponibles son mas faciles de usar para la mayoria de los operadores.
Days on Hand responde a una pregunta
- Si dejo de hacer pedidos hoy, cuantos dias me quedan?
Si el numero es alto, es probable que estes haciendo un pedido excesivo o que lleves demasiado inventario por si acaso. Si el numero es demasiado bajo, corre el riesgo de que se agoten las existencias y de que se hagan compras de emergencia (que suelen costar mas).
Como calcularlo (version sencilla)
Hay varias formas de calcular los dias disponibles. He aqui un enfoque sencillo-
1. Encuentre el uso diario promedio de una categoria o un articulo clave
. Ejemplo.
Consumo semanal de pollo = 2.800$ Consumo
medio diario = 2.800/ 7 = 400 dolares/dia 2. Divida el valor de su inventario disponible entre el consumo diario promedio
Inventario de pollo disponible = 1600$ Dias
disponibles = 1600/400 = 4 dias.
Puede hacerlo por categoria (proteinas, productos frescos, congelados, productos secos) o para productos de alto coste.
Los objetivos dependen del volumen, el calendario de entrega y la vida util. Sin embargo, estas pautas son comunes-
1.
Productos frescos- hay menos dias disponibles (para reducir el deterioro) 2.
Proteinas de alto costo- dias disponibles controlados (para proteger el dinero y reducir el riesgo) 3. Productos congelados y secos- pueden ser mas altos, pero aun asi deben ajustarse a la cadencia de pedidos.
Una regla practica- los dias que tenga disponibles deben coincidir con su calendario de entrega, mas un pequeno margen. Si recibes entregas dos veces por semana, normalmente no necesitaras dos semanas de inventario.
Por que los problemas de rotacion aumentan el costo de los alimentos Los
altos dias disponibles aumentan el costo de los alimentos de manera indirecta-
1. Mas caducidad y deterioro. Mas producto permanece mas tiempo y parte de el se desecha.
2. Mas errores de recuento y producto perdido. Un inventario grande es mas dificil de controlar. Los errores se esconden en el ruido.
3. Mas uso sin seguimiento. Cuando el inventario esta en todas partes, es mas dificil detectar el uso anormal o la falta de articulos.
4. Mas dinero inmovilizado. Puede ser rentable sobre el papel, pero aun asi tener poco efectivo.
Que hacer cuando los dias disponibles son demasiado largos Use una
lista de verificacion simple-
1. Comprueba tus habitos de compra
- estas haciendo tus pedidos para llenar las estanterias en lugar de hacerlo a la par?
- Los gerentes hacen sus pedidos sin mirar lo que tienen a mano?
2.
Establezca los niveles de par por categoria
- Defina el minimo y el maximo para cada grupo principal
- Ajuste los niveles de par para los fines de semana y las promociones 3.
Reduzca el almacenamiento duplicado
- el exceso de casos abiertos en varias areas genera desperdicios e incumplimientos 4. Revisa los productos que se mueven con lentitud
- si un articulo no se mueve, reduce los pedidos o eliminalo de los pedidos rutinarios. La
facturacion y los dias disponibles te permiten controlar la cantidad de inventario que tienes. A continuacion, debes controlar la cantidad de inventario que pierdes. Ahi es donde entra en juego el seguimiento de residuos.
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Metrico 5. Porcentaje de residuos por motivo
Los residuos son productos por los que pagaste pero no vendiste. En la comida rapida, el desperdicio es una de las formas mas rapidas en que el costo de los alimentos se sale de control, ya que a menudo ocurre en pequenas cantidades, durante todo el dia, todos los dias. Hacer un seguimiento sencillo de los residuos te ayuda a reducir las perdidas sin tener que hacer conjeturas.
Debes hacer un seguimiento de los residuos en dolares y como porcentaje de las ventas, y siempre debes hacer un seguimiento del motivo.
Como minimo, rastrea estos campos- -
Fecha -
Articulo -
Cantidad -
Motivo -
Valor en dolares (o costo estimado)
Motivos de desperdicio comunes que funcionan bien en la comida rapida -
- Preparacion excesiva o tiempo de espera caducado
- Rechazo de calidad (quemado, poco cocido, temperatura incorrecta)
- Pedido o remake incorrecto
- Danado en el almacenamiento/caido
- Recibido estropeado /problema del proveedor
- Formacion /errores de nuevos empleados
No utilices otros para todo. Si su registro es principalmente otro, no le servira de nada.
Como calcular los residuos
Puedes hacerlo semanalmente-
Residuos $ = Suma del coste de los articulos de desecho de la semana
% de residuos = residuos $ /ventas de alimentos $
Ejemplo de
residuos semanales. 420$
Ventas de alimentos. 80 000$
% de residuos = 420/80 000 = 0,53%
Puede parecer poco, pero en los margenes de la comida rapida, medio punto porcentual puede marcar la diferencia entre un mes fuerte y uno debil.
Que residuos te dicen que los recuentos de inventario no
los recuentos de inventario y la varianza indican que hay un problema. Los residuos te indican que tipo de problema hay.
- El exceso de residuos por una preparacion excesiva suele significar que no se ha cumplido con el plan de preparacion o las previsiones
- El alto contenido de residuos en los remakes suele significar que la velocidad y la precision se pelean entre si
- El alto nivel de residuos derivados de los rechazos de calidad puede indicar problemas con el equipo, los tiempos de coccion o la formacion
- El alto contenido de residuos derivados de los danos en el almacenamiento puede indicar problemas de organizacion y de FIFO
Como utilizar el seguimiento de residuos sin esfuerzo adicional
Haga que sea una rutina breve- 1. Realice un seguimiento de los residuos en el momento en que se producen. Si se registra mas tarde, no sera exacto.
2. Concentrese en los principales articulos de desecho. Cada semana, analice los 5 articulos que mas dinero desperdician. Ahi es donde estan tus ahorros.
3.
Sigue el patron-
- El mismo objeto se desperdicia en el mismo dia
- El desperdicio aumenta en ciertos dias
- El desperdicio aumenta con ciertos turnos o nuevas contrataciones 4. Conectelo a una solucion
Ejemplos-
- Ajuste los niveles de preparacion por dia
- Acorte los tiempos de espera o cambie el tamano de los lotes
- Anada un segundo paso de verificacion para garantizar la precision de los pedidos
- Vuelva a capacitar a una estacion en herramientas
de fabricacion y reparto En lugar de perseguir cero residuos, utilice objetivos
- Establezca un objetivo de desperdicio semanal como porcentaje de las ventas
- Establezca objetivos a nivel de articulo para las categorias de alto costo
- Este atento a los cambios repentinos, no solo al
seguimiento de residuos promedio, que funciona mejor cuando es uniforme y facil. Una vez que sepa lo que esta desperdiciando, el siguiente paso es controlar los articulos que generan la mayor parte del costo de los alimentos. Para eso sirve la diferencia entre productos clave.
Metrico 6. Varianza del elemento clave
La varianza de articulos clave es una forma especifica de controlar el costo de los alimentos mediante el seguimiento de los pocos articulos que generan la mayor parte del dinero de tu inventario. En el sector de la comida rapida, no es necesario analizar cada SKU para detectar problemas. Si controlas tus productos principales, controlaras la mayor parte del costo de los alimentos.
Los productos clave suelen ser-
- Proteinas (pollo, empanadas de ternera, tocino),
queso,
aceite para freir,
salsas de gran volumen y
ingredientes de primera calidad
Elige entre 5 y 10 productos que constituyan una gran parte del costo de los alimentos. Manten la lista uniforme para poder compararla de una semana a otra.
Que mides
Para cada elemento clave, comparas el uso esperado con el uso real.
- El uso esperado proviene de los estandares de ventas y construccion (cuanto deberias haber usado en funcion de lo que vendiste).
- El uso real proviene del movimiento del inventario (principio mas final de recepcion, ajustado para tener en cuenta las transferencias si haces un seguimiento de las mismas).
La diferencia es la diferencia entre los articulos clave. La
variacion de los articulos clave te ayuda a encontrar problemas mas rapido porque reduce la busqueda. Si la varianza entre los pollos es alta, no perdera tiempo revisando articulos de papel o articulos de bajo costo. Te concentras en la estacion, las porciones y la manipulacion de ese producto.
Causas comunes de las diferencias entre productos clave-
1.
Derivacion de porciones (manos pesadas, cuchara equivocada, no hay bascula) 2.
Residuos no registrados (residuos abandonados, producto demasiado cocido, explotacion caducada) 3.
Errores de timbre (vender una porcion mas grande pero hacer sonar una mas pequena) 4.
Errores de recepcion (envios cortos, falta de creditos, unidades incorrectas) 5. Errores de recuento (casos comparados con cada uno, areas de almacenamiento no utilizadas)
6. Transferencias o robos sin seguimiento
Como usarlo cada semana
- cuente los elementos clave el mismo dia y a la misma hora cada semana.
- Compara el uso esperado con el real.
- Marca cualquier cosa que este fuera de tu rango normal.
- Elige el articulo con la mayor diferencia y aplica una solucion (herramientas para repartir porciones, tamano del lote de preparacion, boton POS, lista de verificacion de recepcion o metodo de recuento).
De este modo, la revision es breve y hace que la metrica sea procesable.
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Preguntas frecuentes
Que debo incluir en un registro de residuos?
Realice un seguimiento de la fecha, el articulo, la cantidad, el motivo y el valor de costo. Los motivos deben ser especificos (exceso de preparacion, reelaboracion, almacenamiento caducado, rechazo por calidad, danado, problema con el proveedor).
Cual es el mejor dia para hacer recuentos de inventario?
Elige un horario constante de baja actividad cada semana (por lo general, temprano en la manana). La constancia importa mas que el dia especifico.
Por que la variacion del costo de los alimentos es la metrica mas importante?
La varianza muestra la brecha entre el uso esperado y el real. Le ayuda a detectar perdidas por desperdicios, problemas con la distribucion de porciones, errores de llamada o errores de inventario.
Que causa el alto costo real de la comida en la comida rapida?
Las causas mas comunes incluyen el reparto excesivo de porciones, el desperdicio, las reversiones, el robo, la falta de facturas/creditos, la mala recepcion y los recuentos de inventario inexactos.
