Cuales son las principales senales de que he superado mi nivel tecnologico?
Los principales signos son el trabajo manual repetido, los informes inconsistentes, la conciliacion frecuente de datos, las integraciones poco confiables, el estres laboral y de nomina y los problemas relacionados con los clientes, como la friccion con los pedidos o los pagos.
Como saber si su restaurante ha superado su oferta tecnologica
Vision general
En un restaurante, la tecnologia es el conjunto de herramientas que mantienen la empresa en funcionamiento dia a dia- el punto de venta, los pedidos en linea, los pagos, la programacion, el cronometraje, el inventario, las compras, la contabilidad, los informes y cualquier cosa que conecte (o no pueda conectar) esas piezas. Cuando esas herramientas ya no se ajustan a tu forma real de operar, a la rapidez con la que tienes que moverte y al numero de partes moviles que gestionas, te has quedado sin recursos tecnologicos.
Eso es diferente a simplemente querer funciones mas nuevas. Cuando el sistema crea trabajo en lugar de eliminarlo, se produce cuando el sistema deja de funcionar. Tu equipo dedica tiempo a realizar pasos manuales que deberian automatizarse- volver a introducir las ventas en hojas de calculo, exportar archivos para conciliar la mano de obra, actualizar los menus en varios lugares o buscar los datos que faltan porque los sistemas no se sincronizan correctamente. Cuando se te acaba la pila, la friccion se vuelve predecible- todas las semanas se producen las mismas soluciones alternativas y todo el mundo las acepta con normalidad.
Senales de advertencia de operaciones
La senal mas clara de que ha superado su capacidad tecnologica es cuando las operaciones diarias requieren un esfuerzo adicional solo para mantenerse a flote. No es un caos nocturno ajetreado (eso es normal), sino una friccion constante que hace que las tareas rutinarias parezcan mas pesadas de lo que deberian. Si sus gerentes y personal siguen diciendo- Asi es como lo hacemos nosotros, pero el proceso incluye varias soluciones alternativas, a menudo se trata de un problema tecnologico que se esconde a simple vista.
Una senal de advertencia comun es que el trabajo manual se esta apoderando de todo. Te encuentras volviendo a escribir la misma informacion en varios lugares- actualizando el menu en el punto de venta, de nuevo en los pedidos online y, por ultimo, de nuevo en los canales de entrega. O bien, los gerentes exportan los informes al final de cada dia para limpiarlos, ya que el sistema no presenta los numeros de forma que se puedan utilizar. Con el tiempo, estas pequenas tareas se convierten en un verdadero costo de mano de obra y en un riesgo de consistencia.
Otra senal de alerta es cuando las herramientas no funcionan correctamente en los momentos mas importantes- los periodos de mayor actividad y los cambios de turno. Si el flujo de pedidos se ralentiza, las solicitudes se acumulan, los dispositivos se retrasan o el personal evita determinadas funciones porque son confusas o poco fiables, tu tecnico ya no presta asistencia al servicio, sino que aumenta la presion de forma activa. Es posible que veas mas vacios, mas compensaciones, mas comentarios de lo arreglaremos mas tarde o mas retrasos en los clientes debido a que el flujo de trabajo no es fluido.
Presta atencion a que dedican tiempo los gerentes. Si sus lideres estan constantemente solucionando problemas, encontrando el informe correcto, persiguiendo los errores de menu o conciliando los depositos en lugar de asesorar, mejorar la velocidad y administrar la mano de obra, es una senal de que el sistema no se esta adaptando a sus operaciones. Cuanto mas crezca su restaurante (mas personal, mas SKU, mas canales), mas se multiplicaran esas ineficiencias.
Una prueba sencilla- si tus mejores gerentes no pueden gestionar un turno limpio sin depender de hojas de calculo, notas o memoria para cubrir las brechas del sistema, no estas ante un problema de formacion. Se trata de un conjunto tecnologico que se ha quedado obsoleto.
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Senales de alerta sobre datos e informes
Los restaurantes funcionan con margenes ajustados, por lo que cuando sus informes no son confiables (o tardan demasiado en producirse), no solo es un inconveniente. Estas tomando decisiones con vision borrosa. Una senal importante de que se te ha quedado sin recursos tecnologicos es cuando no puedes responder con confianza a preguntas basicas como- Que vendimos? Que desperdiciamos? Cuanto costo realmente la mano de obra? Alcanzamos nuestros objetivos? Y no deberias necesitar tres exportaciones, dos inicios de sesion y limpiar una hoja de calculo para lograrlo.
Una de las principales senales de alerta son los numeros contradictorios entre las distintas herramientas. Los totales de ventas en su punto de venta no coinciden con lo que aparece en la contabilidad. Las horas de trabajo programadas no coinciden con el cronometraje. Los descuentos totales, las propinas o los impuestos varian segun el informe que consultes. Cuando los sistemas no estan de acuerdo, los gerentes comienzan a elegir el informe en el que mas confian en lugar de confiar en una sola fuente veraz. Esto es riesgoso porque genera decisiones inconsistentes entre ubicaciones y turnos, y dificulta el diagnostico de problemas de rendimiento reales.
Otra senal es que la presentacion de informes se retrasa demasiado para ser util. Si solo revisas la mano de obra y las ventas una vez finalizada la semana (o despues de procesar la nomina), pierdes la oportunidad de corregir el rumbo en tiempo real. Lo mismo ocurre con el inventario- si la varianza se retrasa, ya ha pasado la oportunidad de detectar problemas de reparto, riesgos de robo, errores en las facturas o errores en las recetas. Una pila que respalde el crecimiento facilita la visualizacion rapida de los KPI clave, idealmente a diario y, a veces, cada hora.
Este atento tambien a la dependencia de las hojas de calculo. Las hojas de calculo no son el enemigo, pero si tu operacion requiere que realicen tareas basicas (como calcular el porcentaje de mano de obra, hacer un seguimiento de las compensaciones y los vacios, controlar la exposicion a las horas extras o entender el uso teorico frente al real), tus sistemas no estan haciendo lo suficiente. No solo estas exportando para analizarlas, sino porque tu capa de generacion de informes no puede mantener el ritmo.
Una regla practica- si no puede obtener informes limpios y coherentes sobre los principales factores de costo (ventas, mano de obra e inventario) con un minimo de trabajo manual, su tecnologia ya no esta a la altura de la empresa. Es entonces cuando una mejor integracion, unos informes mas solidos y una propiedad mas clara de los datos dejan de ser algo bueno y pasan a ser esenciales.
Desglose de integracion
La tecnologia de un restaurante puede parecer completa en el papel (punto de venta, pedidos en linea, integraciones de entrega, programacion, exportacion de nominas, inventario, contabilidad) y aun asi parecer quebrada dia a dia. Esto suele ocurrir cuando las herramientas no comparten los datos de forma fluida. Es probable que te hayas quedado sin recursos tecnologicos cuando tus operaciones se basan en lo que podriamos denominar integraciones humanas- personas que copian datos de un sistema a otro, corrigen errores de sincronizacion o reconstruyen la verdad en hojas de calculo.
La primera senal es el trabajo duplicado. Las categorias de ventas deben mapearse varias veces. Los elementos de menu y los modificadores existen en diferentes sistemas con nombres ligeramente diferentes. Los descuentos, los cargos por servicio y los tipos de ofertas no se transfieren de forma limpia. En lugar de que una actualizacion fluya por todas partes, cada cambio se convierte en un miniproyecto, y cuanto mas grande sea tu menu o cuantos mas canales anadas, peor sera la situacion. Esta es la razon por la que los restaurantes que se expanden suelen dar la impresion de que estan actualizando los menus constantemente, incluso cuando solo hacen cambios normales.
La segunda senal son los problemas de fiabilidad de la sincronizacion. Si las integraciones fallan silenciosamente, o te encuentras con frecuencia con alguna opcion que perder, dias de venta faltantes, transacciones duplicadas, mapeos fiscales incorrectos o menus en linea que no coinciden con el punto de venta de la tienda, estas pagando el costo dos veces- una vez en mano de obra para solucionarlo y otra vez corriendo el riesgo (precios incorrectos, informes incorrectos, quejas de clientes o errores de nomina). Una pila que se ha quedado pequena convierte las excepciones en algo rutinario.
Otra senal de alerta es cuando existen integraciones, pero son demasiado fragiles o limitadas. Tal vez los datos solo se sincronicen una vez al dia. Tal vez solo sincronice los totales, no los detalles. Tal vez no resuelva la forma en la que realmente operas, por ejemplo, el personal con formacion cruzada, varios centros de ingresos, los depositos de catering o la elaboracion de informes en varias ubicaciones. Esa brecha te obliga a evitar el sistema, lo que genera mas pasos manuales y mas probabilidades de que se cometan errores.
Si no esta seguro, pregunte a sus gerentes una pregunta sencilla- cuantas veces a la semana tenemos que conciliar, volver a introducir o solucionar problemas de datos entre sistemas? Si la respuesta es constantemente, el problema no solo es molesto, sino tambien estructural. En ese momento, mejorar las integraciones (o reducir la cantidad de herramientas desconectadas) no es un proyecto de TI. Es una actualizacion de las operaciones que protege las ganancias, el tiempo y la consistencia.
Desencadenantes del crecimiento y la complejidad
Muchos sistemas tecnologicos para restaurantes funcionan bien cuando tienes un solo lugar, un canal de ventas y un menu relativamente estable. Pero en el momento en que crezcas (aunque sea un poco), las mismas herramientas pueden empezar a parecer que estan luchando contra ti. Esto se debe a que el crecimiento anade complejidad y la complejidad expone los limites de los sistemas que nunca se disenaron para escalar.
Uno de los principales factores desencadenantes es anadir canales de ingresos. Si te dedicas a la entrega, el catering, los pedidos grandes, los pedidos mediante QR o varias plataformas de pedidos, tu tecnologia debe mantener los menus, los precios, los plazos, los horarios, la disponibilidad de los articulos y los informes alineados en todos los canales. Cuando no sea posible, apareceran los sintomas- clientes que piden productos a 86 grados, precios inconsistentes, falta de opciones de modificacion, instrucciones de recogida confusas o picos de volumen de pedidos que abruman la cocina. No se trata solo de problemas con los pedidos en linea, sino de senales de que tu tienda no esta disenada para gestionar las operaciones multicanal de forma limpia.
Otro factor desencadenante es la complejidad del menu y la frecuencia de los cambios. Cuantos mas modificadores, combinaciones, LTO y precios a intervalos de un dia utilices, mas necesitaran tus sistemas para ofrecer actualizaciones rapidas y precisas con controles solidos. Si un cambio simple requiere varias aprobaciones, varios inicios de sesion o un administrador con conocimientos especiales, estas creando un unico punto de error. El resultado es una innovacion mas lenta- dejas de probar nuevos articulos o promociones porque es demasiado dificil configurarlos correctamente.
El crecimiento tambien hace hincapie en las funciones, los permisos y la supervision. A medida que tu equipo crece, necesitas un control de acceso limpio- quien puede compensar, anular, descontar, editar los golpes, anular las pausas, cambiar las recetas o ajustar el recuento del inventario. Si tus herramientas no admiten permisos y registros de auditoria claros, puedes bloquear todo (ralentizar las operaciones) o dejarlo demasiado abierto (lo que aumenta el riesgo de reduccion y cumplimiento normativo). Ninguno de los dos se adapta bien.
Por ultimo, la administracion de multiples ubicaciones es una prueba de esfuerzo. Una vez que tiene mas de una tienda (o incluso una tienda con varios centros de distribucion, conceptos o ingresos), necesita informes estandarizados, configuraciones coherentes y despliegues mas sencillos. Si copiar la configuracion no es fiable, o si cada ubicacion se convierte en su propia version del sistema, se pierde la coherencia rapidamente.
Una forma practica de pensarlo- el crecimiento no deberia dificultar lo basico. Si la expansion hace que los menus sean mas lentos, que los informes sean menos precisos y que los controles sean mas debiles, no solo estas creciendo, sino que estas agotando tu arsenal tecnologico.
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Estres laboral y de cumplimiento
La mano de obra suele ser el mayor costo controlable en un restaurante, por lo que cuando las herramientas de mano de obra se sienten inestables, el estres se manifiesta rapidamente. Una senal clara de que se ha quedado sin recursos tecnologicos es cuando los procesos de programacion, control del tiempo y nomina parecen un simulacro de incendio semanal, especialmente cuando se trata de mantener la coherencia entre los gerentes, los puestos y las ubicaciones.
Una senal de alerta es la complejidad de los horarios, que su sistema no puede gestionar bien. Tal vez este haciendo malabares con empleados con formacion cruzada, turnos divididos, codigos de trabajo multiples, ubicaciones multiples o reglas variables segun el puesto (menores frente a adultos, que reciben propinas y no dan propinas). Si tu herramienta de programacion no puede reflejar la forma en que realmente dotas de personal al restaurante (o si produce horarios que se ven bien en el papel pero que, en realidad, se desmoronan), los gerentes comienzan a hacer cambios fuera del sistema. Esto lleva a un seguimiento incoherente de la mano de obra y hace que sea mas dificil saber cuales son los patrones de personal que realmente funcionan.
Otra senal es la falta de tiempo en las ediciones y aprobaciones. Si los gerentes suelen hacer ajustes sin codigos de razon claros, o si las aprobaciones se producen de forma tardia e incoherente, se pierde la auditabilidad. Con el tiempo, esto puede generar errores en la nomina, desconfianza entre los empleados (mis horarios vuelven a ser incorrectos) y sobrecargar la administracion. Una pila escalable facilita el seguimiento de lo que ha cambiado, quien lo ha cambiado y por que, sin ralentizar las operaciones.
La presion por el cumplimiento es otra senal importante, incluso si no la consideras un cumplimiento. Si tu equipo esta constantemente preocupado por la falta de descansos, la exposicion a las horas extras, las normas sobre propinas o las normativas laborales especificas de cada lugar, y tus herramientas no proporcionan alertas, barreras o informes claros, estas asumiendo un riesgo innecesario. Cuanto mas grande sea tu equipo, mas dificil sera gestionarlo manualmente con buenas intenciones y memoria.
Por ultimo, los flujos de trabajo relacionados con la remuneracion son un indicador. Si la distribucion de propinas, la exportacion de nominas y los calculos salariales requieren pasos manuales cada periodo (copiar y pegar, cambiar el formato de los archivos, corregir los codigos de trabajo que no coinciden o conciliar los datos laborales entre sistemas), esta dedicando mano de obra a procesar la mano de obra. Y en esos pasos manuales es exactamente donde suelen producirse errores costosos.
Si la forma de gestionar la mano de obra depende de unos pocos usuarios avanzados que conocen todas las soluciones, eso no es resiliencia, es fragilidad. En ese momento, es un indicador solido de que su restaurante ha superado su capacidad de tecnologia laboral y necesita una automatizacion mas limpia, controles mas estrictos e informes en los que pueda confiar.
Senales de experiencia del huesped
Incluso si considera que su sistema tecnologico es un back office, los huespedes lo notan en el momento en que sus sistemas dejan de ofrecer velocidad, precision y coherencia. Una de las senales mas reveladoras de que se ha quedado sin recursos tecnologicos es cuando los problemas tecnicos comienzan a convertirse en problemas que afectan a los huespedes, no de vez en cuando, sino con la suficiente frecuencia como para que el equipo tenga un guion para ello.
Una senal de alerta importante es la de ordenar la friccion. Pueden ser menus en linea que no coinciden con los precios de las tiendas, que faltan modificadores o son confusos, o flujos de pedidos que generan errores (los clientes eligen la talla equivocada, no pueden anadir instrucciones sencillas o no ven los complementos clave). En la tienda, esto puede resultar en pedidos mas lentos porque las pantallas de los puntos de venta estan desordenadas, son lentas o son inconsistentes, especialmente durante las horas punta. Cuando el personal tiene que trabajar sin parar para completar los pedidos habituales, la cola crece, la cocina se atasca y la precision disminuye.
Los pagos son otro ejemplo de la experiencia de los huespedes. Los huespedes notan que si el proceso de salida se retrasa, las tarjetas son rechazadas con mas frecuencia de lo que deberian, no puedes utilizar las opciones de pago modernas o los reembolsos o ajustes son complicados. Y si bien un error en el pago es perdonable, las fricciones repetidas crean la percepcion de que el restaurante esta desorganizado, incluso si la comida y el servicio son excelentes.
Luego estan la disponibilidad y la satisfaccion. Si tu sistema no es capaz de gestionar correctamente los articulos de 86 pulgadas en todos los canales, reducir los pedidos cuando la cocina esta sobrecargada o mantener unos tiempos de preparacion realistas, veras los efectos secundarios- pedidos atrasados, clientes de entrega enfadados y personal esforzandose por explicar lo que ha ocurrido. No se trata solo de problemas de entrega. Son problemas de pila causados por la desconexion de los pedidos, los flujos de trabajo de la cocina y la administracion de menus.
Por ultimo, la lealtad y la repeticion de los negocios pueden verse afectadas silenciosamente. Si no puedes identificar a los huespedes que repiten, hacer un seguimiento limpio de las promociones o segmentar a los clientes para llegar facilmente a ellos, es probable que dejes caer los ingresos sobre la mesa. Es posible que tu equipo este esforzandose por aumentar la frecuencia, pero tu cartera no te ayuda a crear un motor de clientes fiable.
Si estos problemas relacionados con los huespedes te resultan familiares, puede que sea el momento de simplificar y reforzar la forma en que se conectan los sistemas de tu restaurante, especialmente en lo que respecta a la mano de obra, las operaciones y la elaboracion de informes. Altametrics ayuda a los restaurantes a modernizar su tecnologia con herramientas disenadas para reducir el trabajo manual, mejorar la visibilidad y respaldar las operaciones consistentes a medida que crecen. Descubre como Altametrics puede adaptarse a tu oferta y ayudarte a crecer haciendo clic en la opcion Programar una demostracion que aparece a continuacion.
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Preguntas frecuentes
Por que son importantes las integraciones en un restaurante?
Porque los sistemas desconectados crean trabajo duplicado y numeros contradictorios. Cuando el punto de venta, la mano de obra, el inventario y la contabilidad no se sincronizan correctamente, los gerentes dedican tiempo a corregir los datos en lugar de a administrar la empresa.
Que problemas de presentacion de informes son senales de alerta?
Las senales de alerta incluyen cifras de ventas y mano de obra que no coinciden en todas las herramientas, retrasos en la presentacion de informes (solo semanalmente en lugar de diariamente), visibilidad limitada de los KPI y una fuerte dependencia de las exportaciones solo para entender el costo preferencial.
Como puede afectar mi tecnologia a la experiencia de los huespedes?
Los clientes sienten que los pedidos son lentos, se retrasan en la compra, los menus en linea son incorrectos, faltan modificadores, la falta de sincronizacion de la disponibilidad de los articulos (86 segundos), los pedidos se retrasan y las promociones son inconsistentes, a menudo debido a la falta de conexion de los sistemas y a la fragilidad de los flujos de trabajo.
Cuales son las senales de que mi POS ya no puede soportar mis operaciones?
Flujos de trabajo lentos en las horas punta, configuracion complicada de los modificadores, permisos y registros de auditoria limitados, mantenimiento dificil de los menus, informes poco fiables y soluciones frecuentes para tareas comunes.
