Que es el software de inventario?
El software de inventario es un sistema digital que rastrea los alimentos que tienes a mano, los que compras y los que utilizas. Ayuda a los restaurantes a contar el inventario, establecer niveles de rentabilidad, realizar pedidos, controlar los costos y detectar rapidamente los desperdicios o las variaciones.
Como el software de inventario de restaurantes ayuda a controlar los costos de los alimentos
Conceptos basicos de costos de alimentos
Cuando los propietarios de restaurantes dicen que quieren controlar los costos de los alimentos, por lo general no quieren decir que quieren los ingredientes mas baratos posibles. Quieren decir que quieren que los costos de los alimentos sean predecibles, explicables y estables, de modo que los margenes no varien demasiado de una semana a otra.
En esencia, controlar los costos de los alimentos consiste en reducir la brecha entre lo que deberian costar los alimentos (segun las ventas y las recetas) y lo que realmente cuestan (segun lo que has comprado y lo que falta en el inventario). Si el porcentaje de coste de los alimentos pasa del 28% al 34% sin ningun motivo evidente, no se trata simplemente de costes mas altos. Eso es falta de control. Y, con frecuencia, se debe a pequenas filtraciones que se acumulan- porciones excesivas, deterioro, preparacion inconsistente, pedidos incorrectos, falta de credito en las facturas o recuentos que no coinciden con la realidad.
El control de costos es un sistema. Es el proceso repetible que te ayuda a responder preguntas como
- - Pedimos demasiado o vendimos mas de lo esperado?
- Estamos perdiendo productos por desperdicios, compensaciones o errores?
- Cambiaron los precios de los proveedores o nos falto un credito?
- Se trata de un problema real o solo de conteo?
Aqui es donde el software de inventario adquiere valor, no porque reduzca magicamente los costos, sino porque le ayuda a medir de manera consistente, detectar excepciones rapidamente y tomar medidas con confianza. Sin un sistema, la mayoria de los restaurantes solo reciben comentarios sobre el costo de los alimentos cuando las perdidas y ganancias aparecen semanas despues. Para entonces, la oportunidad de solucionar el problema ya ha desaparecido. Controlar significa acortar ese ciclo de retroalimentacion, para que puedas detectar los problemas en dias, no en semanas.
Niveles de par y puntos de reordenamiento inteligentes
Una de las formas mas rapidas de controlar los costos de los alimentos es evitar el desperdicio invisible antes de que ocurra, y los pedidos en exceso son una de las principales fuentes. Cuando traes mas productos de los que tu restaurante puede vender o usar de manera realista antes de que caduquen, es casi seguro que perderas dinero si se estropea, los devuelven de calidad, las ofertas especiales apresuradas o las compensaciones innecesarias para mover el producto. El software de inventario ayuda a que los pedidos pasen de ser un habito instintivo a convertirse en un sistema uniforme que utiliza niveles de par y puntos de repedido.
Un nivel nominal es el importe objetivo que tienes disponible, es decir, lo que quieres tener despues de recibir un pedido. Piense en ello como el punto optimo entre quedarse sin existencias y quedarse sin existencias. Para establecer los parametros correctamente, se necesitan algunas realidades operativas- el uso promedio (basado en las ventas o el consumo anterior), los plazos de entrega de los proveedores, los plazos de entrega, la vida util y el espacio de almacenamiento disponible. Por ejemplo, si vendes 30 libras de pollo al dia y tu proveedor hace entregas cada dos dias, tu par tiene que cubrir la demanda entre entregas mas una reserva para los picos inesperados. Sin embargo, ese bufer debe ser intencional, no una manta que por si acaso genere desperdicios.
El software de inventario suele facilitar esta tarea porque puede calcular las cantidades sugeridas de los pedidos en funcion del uso actual disponible, de los objetivos nominales y, a veces, del uso historico. En lugar de pedir dos cajas porque parece seguro, pides lo que cierra la brecha. (par- disponible) = cantidad del pedido. Esta sencilla logica genera grandes beneficios rapidamente-
- Se reduce el dinero inmovilizado en el inventario depositado en las estanterias.
- Reduces el deterioro y los productos caducados.
- Estabilizas las compras de una semana a otra, lo que facilita la lectura de las tendencias de los costos de los alimentos.
La siguiente capa consiste en reordenar los puntos y los controles minimo/maximo. Un punto de reordenamiento es el disparador que te dice- Si caemos por debajo de este nivel, tenemos que reordenarlo. Los valores minimo/maximo ayudan a evitar cambios extremos- no querras volver a hacer un pedido tan tarde que se te acaben las existencias, y no quieres comprar tanto que no puedas rotar el producto correctamente.
La clave es tratar los pares como numeros vivos. Actualizalos cuando publiques promociones, cambies los horarios, modifiques la combinacion del menu, introduzcas una nueva temporada o veas como cambian los plazos de entrega de los proveedores. Con los pares y puntos de repedido precisos, no tendras que adivinar, sino controlar lo que entra en tu edificio, que es donde comienza el control de los costos de los alimentos.
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Uso teorico versus uso real
Si solo tomas un concepto del software de inventario, haz que sea el siguiente- uso teorico versus uso real. Es la forma mas sencilla de averiguar donde estan cayendo los precios de los alimentos, sin tener que confiar en presentimientos ni esperar a que la cuenta de perdidas y ganancias te diga que algo salio mal.
El uso teorico es el que deberias haber usado en funcion de lo que vendiste. Se calcula a partir de tu combinacion de ventas y tus recetas- si vendiste 100 hamburguesas y se supone que cada hamburguesa contiene 6 onzas de carne de res, tu consumo teorico de carne de res es de 600 oz (37,5 libras). Multiplica esa cantidad por cada elemento e ingrediente del menu y obtendras un numero de la semana que deberias haber usado.
El consumo real es lo que realmente utilizaste en funcion del movimiento del inventario-
inventario inicial + compras- inventario final = uso real
Esta formula es eficaz porque convierte el recuento de tu inventario en una metrica de rendimiento real. Si el sistema dice que usaste 50 libras de carne de vacuno, pero solo deberias haber usado 37,5 libras, tienes un vacio que explicar.
Esa diferencia no significa automaticamente un robo o un delito. En la practica, las grandes brechas teoricas frente a las reales suelen provenir de una breve lista de causas-
1. Difusion de porciones- las cucharas, los cucharones y el ojo se acumulan rapidamente, especialmente en el caso de las proteinas y los productos de alto costo.
2. Residuos sin seguimiento- articulos demasiado cocidos, estropeados, errores de preparacion y devoluciones que nunca se registran.
3. Errores de timbre- articulos no ingresados correctamente en el punto de venta, modificadores incorrectos o personal que llama a un articulo mientras sirve otro.
4. Imprecisiones en la receta o en el rendimiento- tu receta dice 6 onzas, pero tu composicion real se acerca a las 7 onzas; o no se tiene en cuenta la perdida de produccion.
5. Problemas con el recuento o la recepcion- los recuentos erroneos, las unidades incorrectas o las facturas recibidas de forma incorrecta pueden distorsionar el inventario final.
El software de inventario ayuda porque no solo te muestra un porcentaje mensual del costo de los alimentos, sino que tambien te muestra que ingredientes estan fuera de control y en que cantidad. Puedes concentrarte unicamente en los articulos con mayor varianza en lugar de perseguirlo todo. Por ejemplo, si cinco articulos representan el 70% del importe de la diferencia (algo habitual en muchos restaurantes), sabras exactamente donde investigar primero.
Seguimiento de varianzas
El seguimiento de las variaciones es el punto en el que muchos restaurantes se quedan atascados. Ven numeros que no coinciden y luego se encogen de hombros porque no saben que hacer a continuacion. El software de inventario se vuelve valioso cuando el seguimiento de las variaciones se trata como una herramienta de accion, no como un informe que se ve a simple vista. El objetivo es convertir la varianza en un proceso de investigacion repetible que senale la causa principal y en una solucion que puedas implementar antes del siguiente recuento.
En primer lugar, es util entender que es lo que realmente mide la varianza. La varianza es la brecha entre los resultados esperados y la realidad.
En el control de los costos de los alimentos, las variaciones mas utiles suelen clasificarse en unas pocas categorias- 1. Varianza de uso- la diferencia entre el uso teorico (lo que deberias haber usado) y el uso real (lo que el movimiento del inventario dice que usaste).
2. Varianza del recuento- diferencias causadas por errores de recuento, unidades incorrectas, areas de almacenamiento perdidas o metodos de recuento inconsistentes.
3. Variacion de compra (variacion de precio)- cuando el mismo articulo le cuesta mas a un vendedor semana tras semana, los costos cambian incluso si el uso se mantiene estable.
El software de inventario puede destacar las variaciones por articulo, categoria y el impacto economico, lo cual es clave, ya que no todas las variaciones importan por igual. Una variacion del 30% con respecto al perejil puede resultar molesta, pero no es ahi donde esta tu dinero. Una variacion del 5 al 10% respecto a las proteinas, el queso, los aceites o el alcohol (si corresponde) puede ser de miles de dolares al mes. El mejor enfoque es trabajar primero partiendo del mayor impacto en dolares.
Un flujo de trabajo de varianza simple tiene este aspecto-
1. Comience con los 5 a 10 articulos con mayor variacion en dolares.
2. Valida el recuento. Las unidades eran correctas? Lo has contado todo (sin cita previa, linea de preparacion, congelador, copias de seguridad)?
3. Compruebe la recepcion y las facturas. Recibiste la cantidad correcta? Alguna sustitucion, barcos cortos o creditos faltantes?
4. Revise los desperdicios y los ajustes. Alguien registro los errores de deterioro, composicion o preparacion, o no se registraron?
5. Receta de auditoria mas porciones. La receta es correcta? Las personas construyen de manera consistente? Los rendimientos son realistas?
La clave es establecer umbrales para que la varianza no se convierta en una madriguera sin fin. Por ejemplo, podrias investigar los articulos que superen un determinado importe en dolares, superen un porcentaje o aparezcan en tu lista de variantes principales durante dos semanas seguidas. Esto ayuda a concentrarse y evita que tu equipo pierda tiempo haciendo ruido.
Cuando el seguimiento de la varianza se realiza semanalmente, se convierte en un bucle de control, (1) mide (3) investiga (4) corrige (5) vuelve a medir. Con el tiempo, la varianza normal se reduce, los pedidos se vuelven mas estrictos y el costo de los alimentos se estabiliza lo suficiente como para gestionarlo de forma proactiva, no reactiva.
Recepcion, facturacion y supervision de precios
Incluso si su cocina funciona a la perfeccion, los costos de los alimentos pueden seguir aumentando silenciosamente debido a errores de recepcion, errores en las facturas y aumentos graduales de precios. Aqui es donde el software de inventario puede protegerlo, ya que crea un registro documental uniforme y hace visible el aumento de los costos antes de que aparezca en sus estados financieros mensuales.
Empieza por recibir. En muchos restaurantes, las entregas se comprueban rapidamente (o no se comprueban) durante un turno ajetreado, y la factura se archiva. El problema es que los pequenos problemas se acumulan- cantidades reducidas, tamanos de paquete incorrectos, sustituciones, productos danados y articulos faltantes que aun se facturan. El software de inventario ayuda a estandarizar el concepto de buena recepcion. En lugar de depender de la memoria, puedes comparar lo que se ha pedido con lo que se ha entregado, confirmar las cantidades en las mismas unidades en las que haces el seguimiento del inventario y registrar las excepciones de forma inmediata. Ese habito por si solo puede reducir el desperdicio y evitar que pagues por un producto que nunca recibiste.
El siguiente paso es capturar y comparar las facturas. Las facturas de los proveedores suelen incluir cambios de precio, precios incorrectos y creditos no abonados (devoluciones, problemas de calidad, descuentos negociados). Cuando las facturas se procesan manualmente, estos problemas pueden pasar desapercibidos, especialmente cuando hay que hacer malabares con varios proveedores y varias ubicaciones. El software de inventario normalmente te permite registrar los detalles de las facturas (cantidades y precios) de forma estructurada para que puedas detectar-
- Aumentos inesperados de precios en productos clave (proteinas, productos lacteos, aceites)
- Los cambios en el precio unitario se ocultan entre caratulas los cambios de precios
- Los cargos duplicados o los articulos facturados dos veces
- Creditos que nunca aparecieron despues de una devolucion o una queja
La parte mas eficaz es el control de los precios a lo largo del tiempo. Muchos restaurantes solo notan los aumentos de precios cuando el precio de los alimentos ya ha subido y los margenes ya se han reducido. Con un seguimiento adecuado, puedes ver las tendencias de los precios semana a semana y mes a mes, y luego responder con prontitud- renegociar, cambiar el tamano de los envases, cambiar las cantidades de las compras, ajustar las tarifas o actualizar los precios de los menus de forma estrategica. Esto es especialmente importante en el caso de los articulos que compras constantemente y que tienen un impacto desmesurado en tu gasto total.
Un enfoque practico consiste en crear una rutina sencilla- identificar los 10 ingredientes que mas te generan costes, hacer un seguimiento coherente de sus precios unitarios y establecer una regla interna para actuar (por ejemplo, investigar cualquier aumento de precio que supere un determinado porcentaje o importe en dolares). Esto convierte los precios de los proveedores en algo que puedes gestionar de forma proactiva, y no en algo que te sorprenda a posteriori.
Cuando los procesos de recepcion y facturacion son coherentes, los datos del inventario son mas precisos, los informes de uso son mas fiables y el control de los costes de los alimentos es mucho mas facil, ya que no se combaten los problemas de precios ocultos al mismo tiempo que los problemas operativos.
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Residuos, transferencias y registro de produccion
Si el uso teorico versus el uso real es la prueba de la verdad, entonces el despilfarro, las transferencias y la produccion son las razones por las que la verdad a menudo se ve fea. Estas son las areas en las que el precio de los alimentos se pierde en la vida real, no porque el restaurante sea descuidado, sino porque no se hace un seguimiento constante de la actividad. El software de inventario ayuda a controlar los costos de los alimentos al hacer que estos eventos intermedios sean visibles y medibles, en lugar de invisibles y supuestos.
Comience con los residuos. La mayoria de los restaurantes desperdician todos los dias- productos demasiado cocidos, sartenes que se han estropeado, errores de preparacion, productos caducados, devoluciones de clientes y productos compensados. El problema no es que se desperdicie, sino que los residuos suelen quedar sin registrar. Cuando no se graba, aparece mas tarde como una varianza inexplicable. El software de inventario contribuye al control de residuos, ya que permite registrar facilmente los residuos por articulo, motivo y cantidad, de forma que se convierte en una senal de gestion. Con el tiempo, aparecen patrones- el mismo turno se prepara en exceso, el mismo articulo se estropea o una estacion determinada falla constantemente. Eso es procesable.
Lo siguiente son las transferencias. Las transferencias pueden realizarse entre ubicaciones, entre areas de almacenamiento (sin cita previa) o entre departamentos (desde la cocina hasta el servicio de catering). Si no se hace un seguimiento correcto de las transferencias, veras uso misterioso en un lugar e inventario fantasma en otro. El software de inventario te ayuda al proporcionarte registros estructurados de las transferencias- que se movio, cuanto, cuando y adonde se fue. Esto es importante incluso en las operaciones en un solo lugar, ya que las transferencias precisas mantienen los conteos limpios y evitan que los equipos culpen a los numeros erroneos por el costo de los alimentos cuando el verdadero problema es la falta de seguimiento de los movimientos.
Luego estan la produccion y la preparacion de los lotes. Los lotes grandes (salsas, sopas, aderezos, proteinas cocidas) pueden distorsionar el inventario si solo se hace un seguimiento de las materias primas y nunca se registra lo que se ha producido. Por ejemplo, si utilizas 20 libras de tomates y una caja de aceite para hacer la salsa, tu inventario de materias primas cae inmediatamente, pero el valor no desaparece, sino que se convierte en un producto preparado. Si no registras la produccion, puede parecer que los ingredientes se usaron sin que las ventas lo justificaran, especialmente si el lote se vende durante varios dias. El seguimiento de la produccion crea un puente- las materias primas se convierten en un producto acabado o preparado con un rendimiento conocido.
La mejor parte es que la tala no tiene por que ser complicada. El objetivo es la coherencia, no la perfeccion. Un estandar simple funciona-
1.
Registra los residuos a diario (articulos principales y eventos con mucho dinero) 2.
Registre las transferencias cada vez que un producto cambie de propietario 3. Registra la produccion por lotes cuando se trata de un volumen significativo o de una receta de alto coste
Cuando se hace un seguimiento de estos factores ocultos, tus informes de varianza son mas claros, tu equipo tiene menos conversaciones misteriosas y el control del coste de los alimentos se convierte en un proceso que puedes gestionar semana tras semana.
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Preguntas frecuentes
Cuales son las razones mas comunes de la alta varianza?
Las causas mas comunes son- la division incoherente en las porciones, los residuos no registrados, los recuentos inexactos, los errores de recepcion o facturacion, los problemas con las recetas o el rendimiento y los errores de timbre o modificacion del punto de venta.
En que se diferencian los puntos de reordenacion de los pares?
Los pares son la cantidad objetivo que quieres tener a mano. Los puntos de repedido son el nivel que activa la reposicion de pedidos para que no te quedes sin puntos antes de la proxima entrega. El uso de ambos ayuda a evitar el exceso de pedidos y la falta de existencias.
Como se si la varianza es la division en porciones o el recuento?
Si se venden los mismos articulos todas las semanas y las ventas se mantienen estables, a menudo se trata de porciones, receta o rendimiento. Si la varianza aumenta de forma aleatoria y cambia los articulos con frecuencia, por lo general se trata de errores de conteo, recepcion o unidades.
Como ayuda el uso teorico frente al uso real a encontrar los problemas de costo de los alimentos?
El uso teorico estima lo que deberias haber usado en funcion de las ventas y las recetas. El uso real se basa en el movimiento del inventario. La diferencia entre ellos apunta a problemas como la desviacion de las porciones, el despilfarro, los errores de timbre, las hipotesis de rendimiento, los recuentos erroneos o los errores de recepcion.
