Como puede el software de programacion ayudar a reducir las horas extras?
Muestra las horas en tiempo real, alerta a los gerentes antes de que lleguen las horas extras, ayuda a crear horarios en funcion de la demanda y facilita cubrir las brechas con la persona adecuada en lugar de extender los turnos.
Como reducir las horas extras en los restaurantes
Por que ocurren las horas extras
Cuando los propietarios de restaurantes dicen que quieren reducir las horas extras, por lo general quieren decir una cosa- dejar de pagar costos laborales adicionales que en realidad no mejoran la experiencia de los huespedes. Las horas extras suelen ser problemas pequenos y repetidos- quedarse 20 minutos hasta tarde para terminar de limpiar, llegar temprano para salir adelante o extender un turno porque nadie mas puede cubrirlo. Con el tiempo, esos minutos se convierten en dinero real.
Reducir las horas extras no significa reducir la mano de obra de manera tan profunda que el servicio se vea afectado. Si cortas de forma demasiado agresiva, tus mejores empleados se agotan, tu equipo se apresura, los errores aumentan y los huespedes se dan cuenta. El objetivo es reducir las horas extras evitables, es decir, las horas que se producen debido a una mala planificacion, a transferencias desordenadas, a reglas poco claras o a brechas en los horarios.
Tambien ayuda recordar que las horas extras no siempre son malas. A veces es la decision correcta, por ejemplo, cuando tienes un apuro inesperado, cuando tienes que pedir que te llamen durante un periodo de mucha actividad o cuando se trata de una tarea critica de gestion que no puede esperar. Pero aun asi, las horas extras deberian ser una opcion, no una sorpresa que ocurre todas las semanas.
Una forma sencilla de verlo es la siguiente- reducir las horas extras significa construir un restaurante en el que el turno pueda empezar a tiempo, funcionar sin problemas y terminar limpiamente, sin necesidad de que la gente se quede constantemente hasta tarde para ponerse al dia.
Comience con una verificacion rapida de horas extras
Antes de intentar arreglar las horas extras, debes saber por que ocurren. La mayoria de los restaurantes no tienen un problema de horas extras en toda la empresa, sino que tienen algunos patrones que se repiten una y otra vez. Una comprobacion rapida de las horas extras te ayuda a encontrar esos patrones para que puedas resolver el problema real en lugar de tener que hacer conjeturas.
Empieza por revisar los registros de horas y los informes de nomina de las ultimas 4 a 8 semanas. Busca horas extras por empleado y por semana. Luego, vaya un paso mas alla y preguntese- cuando se hacen las horas extras? Dividalo por dia de la semana (es comun que sean viernes, sabados y domingos), por dia (abierto, almuerzo, cena, cerrado) y funcion (cocinero de linea, lavaplatos, encargado de cierre, mesero, etc.). Esto por si solo suele hacer que las causas sean obvias.
A continuacion, clasifique las horas extras en grupos simples-
1.
Cobertura de horas extras- alguien se queda hasta tarde porque el siguiente turno tiene poco personal 2.
Horas extras de cierre- el restaurante cierra mas tarde de lo esperado o las tareas de cierre llevan demasiado tiempo 3. Horas extras de preparacion- la preparacion se retrasa o la cocina se acaba a mitad del turno y hay que ponerse al dia con las
4 personas.
Horas extras- alguien esta de baja por enfermedad y usted cubre el vacio extendiendo un turno de 5. Controla las horas extras- llegas temprano, descansos prolongados o solo unos minutos mas, lo que suma. Finalmente, anota cuales son tus principales causas de horas extras.
Esto puede ser tan simple como- cuales son los 5 empleados que mas horas hacen horas extras, los 3 turnos en los que mas horas trabajan y cual es el motivo mas comun. El objetivo no es culpar a nadie. Se trata de encontrar las situaciones repetitivas que generan horas extras para poder evitarlas con una mejor programacion, reglas mas claras y operaciones mas fluidas.
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Primero arregle el horario
Si quieres reducir las horas extras, el cronograma suele ser la mayor palanca que puedes utilizar. La mayoria de las horas extras no se deben a un gran error, sino a un horario que no se ajusta a los patrones empresariales reales. Cuando el personal es demasiado reducido durante las horas punta, las personas se quedan hasta tarde para ponerse al dia. Cuando hay demasiado personal a primera hora del dia, la mano de obra se agota antes de las prisas y los gerentes se ven obligados a extender los turnos mas adelante.
Empieza por programar en funcion de tus horas de mayor actividad, no con una plantilla semanal predeterminada. Analiza las ventas por hora y preguntate- cuando necesitamos mas manos a la obra? Luego, aumente la cobertura en torno a esos picos. Incluso un cambio sencillo (anadir a una persona mas cuando hay mucha prisa y reducir el tiempo de inactividad) puede reducir las horas extras al final del turno, ya que el equipo no esta constantemente atrasado.
Luego, usa turnos cortos a proposito. En lugar de extender un turno de 8 horas a horas extras, agrega un turno urgente de 3 a 4 horas para cubrir el pico y luego terminar. Estos turnos pequenos son una de las maneras mas limpias de reducir las horas extras, ya que cubren las brechas sin forzar a nadie a sobrepasar sus horas semanales.
Observe tambien los turnos largos acumulados. Las horas extras suelen ocurrir cuando las mismas personas confiables tienen que trabajar mucho cada semana, especialmente en dobles o cierres y aperturas consecutivos. Si alguien ya esta cerca de su limite, una llamada telefonica o una noche ajetreada pueden hacer que se dedique rapidamente a trabajar horas extras. Distribuya las horas de manera mas uniforme cuando sea posible y cree un pequeno banco de refuerzos capacitados.
Por ultimo, planifique el cierre como si fuera importante, porque asi es. Si el calendario da por sentado que el cierre terminara en 30 minutos, pero en realidad son 60, la prorroga se realizara sin importar cuanto se esfuerce el entrenador. Programe una cobertura de cierre realista, escalone quien se queda hasta tarde y evite el habito de tener a demasiadas personas por si acaso. Un cronograma que se ajuste a la realidad es la base para reducir las horas extras.
Establezca reglas claras para los golpes de tiempo
Incluso con un horario mejor, las horas extras pueden aumentar si se pierde el tiempo. Muchos restaurantes pierden el control de las horas extras de pequenas maneras que parecen inofensivas en el momento- alguien llega 10 minutos antes, se queda 15 minutos hasta tarde o se toma un descanso mas largo de lo planeado y luego necesita mas tiempo para terminar. Cuando esto ocurre con varios empleados y varios dias, se acumula rapidamente.
Empieza con una regla simple- las llegadas anticipadas deberian ser la excepcion, no la opcion predeterminada. Si alguien necesita llegar temprano, debe contar con la aprobacion de un gerente y estar vinculado a una necesidad real (preparacion previa, entrega anticipada, llamada inesperada). De lo contrario, las llegadas anticipadas se convierten en un habito y las horas extras pasan a ser normales.
A continuacion, preste atencion a las extensiones de turno. La frase Puedes quedarte un poco mas? es uno de los mayores impulsores de horas extras en los restaurantes, porque rara vez se quedan un poco. Establezca un estandar claro sobre cuando un gerente puede extender un turno y cuando debe usar otra opcion en su lugar (solicitar un turno corto, reasignar tareas o eliminar el trabajo que no sea urgente). El objetivo es evitar extender el horario cuando el verdadero problema es una mala planificacion o un flujo de trabajo ineficiente.
Tambien ayuda a establecer puntos de advertencia sobre las horas extras. Muchos operadores ven los totales semanales, como 30, 35 o 38 horas (o lo que tenga sentido para su empresa). Cuando alguien llega a ese punto, el gerente ya deberia estar pensando- Si volvemos a extender el contrato con esta persona, le pagaremos las horas extras. Esto crea el habito de tomar decisiones antes, antes de que las horas extras sean inevitables.
Por ultimo, la coherencia es importante. Si un gerente aplica las reglas de reduccion del tiempo y otro no, las horas extras seguiran ocurriendo. Ponte de acuerdo sobre las reglas, escribelas y entrena a los gerentes para que sigan el mismo enfoque en cada turno. Reducir las horas extras requiere control, y el control comienza con los golpes de tiempo.
Reforzar el proceso de cierre
Si las horas extras siguen apareciendo por la noche, el motivo suele ser el cierre. No porque tu equipo sea lento, sino porque el trabajo de cierre no esta planificado, no se inicia con suficiente antelacion o no se asigna con claridad.
Los 3 problemas de cierre que provocan la prorroga
1) El cierre comienza demasiado tarde- la mayoria de los equipos esperan a que salga la ultima mesa para empezar. Eso convierte cada cierre en un lio.
2) Nadie es dueno de la obra- cuando el plan es que todos ayuden, las tareas no se cumplen y el gerente se queda hasta tarde para terminar.
3) Los recortes se producen con demasiada lentitud- si no se recorta en el momento adecuado, o se paga a la gente para que se quede sin hacer nada, o se retiene a las personas equivocadas durante demasiado tiempo y aun asi se les sigue esforzando.
Usa esta estructura todas las noches.
Paso 1. Establezca un plan de recorte antes de que termine la hora punta de la cena.
Decida quien se queda primero, segundo y tercero en funcion de las ventas y las perspectivas de reservas/pedidos en linea.
Paso 2.
Empieza a cerrar antes de cerrar durante los minutos mas lentos
Elige tareas que no perjudiquen al servicio
- reabastece las salsas, el papel y los suministros para llevar
; limpia las estaciones sin usar y barre las areas con mucho trafico
; divide las secciones una por una (no todas a la vez)
; empuja los platos de manera constante en lugar de guardarlos para el final del paso 3.
Asigne listas de cierre por funcion- lista FOH. Trabajo paralelo, escalones para retirar efectivo, restablecer el comedor
- lista BOH.
Desglose de lineas, etiquetado, basura, limpieza del equipo- lista de platos.
Orden de envio final y rutina de cierre- lista de administradores. Recuentos, depositos, comprobaciones finales, tutorial- haga
un seguimiento de la hora de finalizacion del cierre todas las noches (incluso en un cuaderno). Si ves que las mismas noches se retrasan, encontraras el patron rapidamente- personal, volumen o una tarea que siempre se prolonga. Arregla esa unica cosa y las horas extras se reduciran sin estresar al equipo.
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Reduzca los problemas de quedarse hasta tarde en la cocina
Por lo general, las horas extras en la cocina no ocurren porque un turno duro un poco. Ocurre porque el BOH se atrasa y la unica forma de ponerse al dia es quedarse hasta tarde. Los factores desencadenantes mas comunes son los predecibles- la preparacion no era suficiente, la cola se quedo sin articulos clave durante las prisas, los platos se quedaron sin comida o la estacion no estaba lista cuando llegaron las entradas. Cuando la cocina pasa todo el turno reaccionando, el cierre se convierte en un segundo turno.
Empieza por identificar las principales razones por las que te quedas hasta tarde. Hazte una pregunta sencilla- que es lo que nos mantiene en el edificio despues de la ultima entrada? En muchos restaurantes, no se trata de cocinar, sino de limpiar, lavar los platos y reconfigurar la cocina para manana. Si el plato esta desbordado, todos los demas se quedan atrapados esperando. Si tu rutina de tirar basura y tirar basura no esta clara, los ultimos 30 minutos se convierten en un caos.
Luego, ajusta tus listas de preparacion y tus niveles normales. Si tus pares son demasiado bajos, el equipo se queda sin fuerzas a mitad del turno y tiene que prepararse para emergencias, lo que le quita tiempo al servicio tecnico y retrasa las tareas mas adelante. Si tu lista de preparacion es demasiado vaga, se pierden cosas y la fila se complica. Crea una lista de preparacion diaria que responda- lo que debe estar listo antes de que lo abran, lo que debe estar listo para la cena y quien es el propietario de cada articulo.
Luego, adquiera el habito de revisar a la mitad del turno. Unos 60 a 90 minutos antes de cerrar (o despues de la hora punta), comprueba tres cosas- 1) Que es lo que se te esta acabando, 2) que tareas de limpieza puedes empezar ahora mismo y 3) si el plato esta estropeado. Esto evita que descubramos el problema al final.
Por ultimo, haz un entrenamiento cruzado para encontrar tu mayor cuello de botella. Si el plato es siempre el limite, entrena a uno o dos miembros del equipo para que se dediquen a ello durante 20 minutos cuando el volumen sea maximo. Si la freidora o la preparacion son el punto de estrangulamiento, entrena a un suplente que pueda intervenir sin reducir la velocidad de la cola. El objetivo es simple- evitar que los problemas en la cocina se acumulen para que el equipo pueda terminar el turno a tiempo, no en horas extras.
Utilice personal flexible
La mayoria de las horas extras en los restaurantes ocurren cuando un turno esta ocupado, algo se interrumpe o alguien llama, y la unica solucion es mantener a las mismas personas por mas tiempo. La flexibilidad del personal le brinda mas opciones, de modo que puede cubrir las necesidades reales sin convertir las horas en horas extras.
1) Cree un banco flexible pequeno (su plan de cobertura de respaldo)
Elija de 2 a 4 empleados (de FOH y BOH) que puedan desempenar mas de un puesto. Esto no significa que todos tengan que hacer de todo. Significa que tienes unas cuantas personas confiables que pueden cubrir las brechas mas comunes, como el plato, la ayuda para la preparacion, el apoyo a la exposicion, el corredor o el anfitrion. Cuando hay mucha prisa, puedes trasladar a las personas de un lugar a otro en lugar de extender los turnos.
2) Usa turnos urgentes cortos en lugar de prolongaciones.
Los turnos cortos son una de las maneras mas limpias de reducir las horas extras, ya que cubren los picos sin hacer que los totales semanales se desborden.
Ejemplos-
- Agregue un turno de soporte de linea de 4 a 8 p.m., para cenar,
agregue un turno de soporte para el plato de 6 a 10 p.m., en las noches mas concurridas,
agregue un turno de reinicio FOH de 2 a 5 p.m., para preparar al equipo para cenar
Estos turnos son mas faciles de cubrir y mas economicos que las horas extras.
3) Separar el trabajo especializado del trabajo de apoyo
Una trampa comun para las horas extras es hacer que personal clave o con salarios mas altos realice tareas que podrian ser asumidas por un empleado de apoyo.
Ejemplos
- los cocineros de fila se encargan de reabastecer y limpiar hasta altas horas de la noche
; los camareros se quedan hasta tarde para restablecer todo el comedor
; los gerentes hacen las tareas secundarias basicas en lugar de gestionar el cierre
Cuando se dividen las tareas de forma clara, se protegen las funciones mas cualificadas y se acorta el cierre. Si la misma persona cierra siempre, cubre las llamadas telefonicas o siempre se queda hasta tarde, trabajara horas extras con mas frecuencia. Incluya la rotacion en su agenda para compartir la carga de las horas extras. Esto ayuda a mantener la moral y reduce el habito de depender de una o dos personas para ahorrar cada turno.
Como el software de programacion ayuda a reducir las horas extras
Reducir las horas extras es mucho mas facil cuando puedes ver las horas acumuladas en tiempo real y hacer cambios antes de que alguien cruce la linea. Ahi es donde el software de programacion puede marcar una verdadera diferencia, ya que te ayuda a evitar las horas extras en lugar de reaccionar ante ellas una vez agotada la nomina.
1) Seguimiento de las horas en tiempo real- en lugar de esperar hasta el final de la semana, las herramientas de programacion muestran el total de horas de cada empleado a medida que elaboras y ajustas el cronograma. Esto significa que puedes detectar los riesgos a tiempo, por ejemplo, si un empleado tiende a trabajar horas extras porque ha contratado su turno, se ha quedado hasta tarde o ha respondido a una llamada telefonica.
2) Alertas sobre horas extras y visibilidad del gerente- los buenos sistemas de programacion pueden enviar alertas cuando alguien se acerca al limite de horas extras. Esto ayuda a los gerentes a tomar una decision antes de que sea demasiado tarde- cambiar de cobertura, acortar un turno, anadir un pequeno turno urgente o trasladar las tareas a un puesto diferente.
3) Programacion mas inteligente basada en la demanda- cuando los cronogramas se basan en patrones empresariales reales, las horas extras disminuyen. El software de programacion puede ayudarte a planificar en funcion de las ventas previstas, las horas de mayor actividad y los objetivos de personal, de modo que no te quedes constantemente corto durante los picos de actividad y con exceso de personal durante los periodos de baja actividad (ambas cosas se traducen en horas extraordinarias de diferentes maneras).
4) Una cobertura de turnos mas limpia- cuando aparece una brecha, muchos gerentes contratan a quien ya esta alli. Las herramientas de programacion facilitan la busqueda de la persona adecuada para cubrir el turno, en funcion de la disponibilidad, las habilidades y el horario actual, de modo que no se obligue accidentalmente a alguien a trabajar horas extras.
5) Mejores informes para corregir la causa principal- los informes sobre horas extras te ayudan a ver los patrones que se repiten- que dias son mas calurosos, que funciones se terminan de manera constante y si las horas extras estan relacionadas con el cierre, las convocatorias, la preparacion o el exceso de tiempo. Esto hace que sea mas facil solucionar el problema operativo real en lugar de hacer conjeturas.
Reduzca las horas extras con Altametrics
Si desea una forma mas sencilla de controlar las horas extras sin perjudicar al servicio, Altametrics puede ayudarlo a programar con mas visibilidad y menos conjeturas. Gracias a las herramientas disenadas para gestionar la mano de obra de los restaurantes, como el seguimiento de las horas, las alertas y los controles de programacion, puedes detectar anticipadamente el riesgo de horas extras, reforzar la cobertura y hacer que los costos laborales sean predecibles.
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Preguntas frecuentes
Cuales son los conductores de horas extras mas comunes en los restaurantes?
Cierres tardios, llamadas, periodos punta con poco personal, cuellos de botella BOH (preparacion/plato) y reglas debiles (llegar temprano y quedarse unos minutos mas hasta tarde).
Como puedo reducir las horas extras de BOH especificamente?
Guarde las listas de preparacion y los niveles de par, compruebe a mitad del turno, arregle los cuellos de botella en los platos y soporte transversal para que la cocina no se quede atras y se ponga al dia una vez cerrada.
Como puedo detener las horas extras causadas por el cierre?
Utilice un plan de reduccion, comience antes las tareas previas al cierre, asigne listas de verificacion de cierre basadas en funciones y lleve un registro de los tiempos de finalizacion cercanos para poder corregir las noches lentas que se repiten.
Como puedo reducir las horas extras sin perjudicar el servicio?
No reduzcas las horas de forma generalizada. En vez de eso, cambia la mano de obra a las horas correctas (cobertura urgente), usa turnos cortos, acorta el cierre y entrena de forma transversal para que el equipo pueda hacer frente a los picos sin quedarse hasta tarde.
