Como ayuda la integracion de POS a reducir los costos laborales?
Ayuda a su personal a satisfacer la demanda real (volumen de ventas y pedidos por hora/dia), reducir el exceso de personal y detectar antes el riesgo de horas extras y perdidas de tiempo.
Por que los restaurantes necesitan la integracion de POS para los costos laborales y la programacion
Que significa la integracion de POS
La integracion del punto de venta (POS) significa que su sistema de punto de venta (POS) habla con sus herramientas laborales automaticamente, en lugar de que sus gerentes copien los numeros de un lugar a otro.
La mayoria de los restaurantes utilizan mas de un sistema para gestionar la mano de obra. Por ejemplo-
- Software de programacion (creacion de turnos y planes de personal)
- Control del tiempo (registros, descansos, modificaciones, aprobaciones)
- Nominas (tasas salariales, horas extras, propinas, reglas salariales)
- Informes laborales (paneles de porcentaje de
mano de obra y rendimiento) Cuando estos sistemas no estan integrados, el equipo suele tener que realizar tareas adicionales, como exportar archivos, volver a escribir numeros o conciliar informes que no coinciden. Ahi es donde comienzan los problemas, porque las decisiones laborales dependen de datos precisos sobre ventas y mano de obra.
Con la integracion del punto de
venta, los datos clave se transfieren automaticamente entre los sistemas, como- - Los datos de ventas (ventas totales, ventas por hora, dia y canal)
- Las transacciones y el recuento de pedidos (para que pueda asignar personal al trafico real de huespedes, no a conjeturas)
- Horas de trabajo y golpes (para que los informes laborales reflejen lo que realmente ocurrio)
- Funciones o codigos de trabajo (para que pueda ver el costo laboral por puesto, no solo el total de horas)
Cuando los datos de ventas y mano de obra permanecen conectados, puede calcular correctamente el costo laboral, detecte los problemas mas rapido y cree cronogramas que se ajusten a la demanda.
El problema central que resuelve
La mayoria de los problemas laborales no comienzan con un mal gerente. Empiezan con malas aportaciones. Si tus informes de planificacion y mano de obra no estan vinculados a los datos de ventas de tu punto de venta, tu equipo esta tomando decisiones de personal basandose en informacion incompleta o retrasada.
Asi es como se ve en la vida real. Un gerente crea el calendario de la semana que viene usando la memoria (los lunes suelen ser lentos) o echando un vistazo rapido a los totales de la semana pasada. Sin embargo, las ventas totales no explican el momento en que se desarrolla el negocio. Es posible que tengas un dia lento en general, con una hora punta para comer, o un dia fuerte en el que las ventas esten distribuidas y sea mas facil contratar personal. Sin que el punto de venta se ocupe por horas o dias separados, es facil tener mas personal en las horas equivocadas y no tener suficiente personal en los momentos mas importantes.
El mismo problema se presenta cuando termina la semana. Intentas revisar el desempeno laboral, pero las cifras no coinciden. Tu POS muestra un total de ventas, tu sistema laboral muestra otro y tu porcentaje de mano de obra cambia segun el informe que abras. Esto suele ocurrir porque los sistemas rastrean cosas diferentes, como las ventas netas frente a las brutas, los limites de diferentes dias o la falta de canales de venta, como la entrega a terceros.
Cuando los datos de ventas y mano de obra no estan conectados, tambien se pierde la visibilidad de los principales factores que impulsan los costos laborales, como
- - El volumen de pedidos frente al dinero en ventas (muchos billetes pequenos pueden requerir mas mano de obra que menos billetes grandes)
- La combinacion de canales (la entrega y la recogida pueden cambiar la carga de trabajo de preparacion sin anadir trabajo de comedor)
- Los patrones diurnos (las cargas de trabajo de abrir, apresurar y cerrar no son lo mismo) La
integracion del punto de venta soluciona el problema principal al crear un vinculo claro entre la demanda real y decisiones de personal. Cuando su agenda se basa en tendencias precisas de punto de venta (por hora, dia y canal), deja de hacer conjeturas. Puedes contratar personal para la empresa que realmente tienes, no para la empresa que crees que tienes.
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Mejor seguimiento de los costos laborales
Si esta intentando controlar el trabajo de parto, necesita numeros en los que pueda confiar. El problema es que el costo de la mano de obra es diferente segun el lugar de donde se extraigan los datos. Su POS puede mostrar un numero de ventas, su herramienta de mano de obra puede mostrar otro y su informe contable puede mostrar algo diferente. Cuando las ventas y la mano de obra no coinciden, tu porcentaje de mano de obra se convierte en un objetivo movil.
La integracion del punto de venta ayuda a garantizar que las ventas y la mano de obra se calculen a partir de la misma fuente veraz, utilizando las mismas reglas y plazos. Esto es importante porque las pequenas diferencias crean una gran confusion, como
- - Ventas brutas frente a ventas netas (descuentos, promociones, reembolsos)
- Canales de venta incluidos o ausentes (en la tienda, en linea o entrega)
- Fecha de cierre del dia (ventas despues de medianoche, turnos nocturnos)
- Propinas y cargos por servicio (donde aparecen y como se cuentan)
Una vez que los sistemas esten de acuerdo, puede hacer un seguimiento de la mano de obra de una manera que realmente le ayude a administrar la empresa. En lugar de ver solo un porcentaje de mano de obra semanal, puedes desglosarlo en puntos de vista que expliquen por que la mano de obra es alta o baja.
Con los datos de punto de venta integrados, los propietarios pueden registrar el
porcentaje de mano de obra por dia (desayuno, comida, cena, tarde por la noche). Esto muestra donde tienes exceso de personal o donde no hay tanta prisa.
- Mano de obra y horas por puesto (cajero, cocinero, preparador, gerente). Esto le ayuda a ver que puestos impulsan la mano de obra, no solo el total de horas.
- Ventas por hora de trabajo (SPLH) y dolares de mano de obra por hora. Esto conecta los niveles de personal con la produccion, lo que resulta mas util que el porcentaje de mano de obra por si solo.
Porcentaje de mano de obra por ubicacion (para operadores de varias unidades). De este modo, puede comparar las tiendas de forma justa utilizando reglas de venta coherentes.
El objetivo es obtener respuestas rapidas- que parte del dia es un parto desangrado? Que funcion esta sobreprogramada? Que ubicacion esta fuera de lugar? Se trata de la combinacion de ventas o de la dotacion de personal?
Programacion mas inteligente
La programacion es donde se deciden los costos de mano de obra. Una vez que comienza la semana, no puedes gestionar la mano de obra hasta cierto punto. El cronograma que publiques es el factor mas importante para que alcances tu objetivo laboral o no lo logres.
Sin la integracion del punto de venta, la programacion a menudo se convierte en conjeturas. Los gerentes confian en la memoria, en los totales de la semana pasada o en una idea aproximada de cuando llega la hora punta. Esto puede llevar a dos problemas costosos al mismo tiempo- un exceso de personal en las horas lentas y una falta de personal en las ajetreadas. El exceso de personal aumenta el porcentaje de mano de obra. La falta de personal perjudica la velocidad, el servicio y la moral del equipo; luego, los gerentes reaccionan llamando a mas personas, manteniendo al personal hasta tarde o aprobando las horas extras.
La integracion del punto de venta hace que la programacion sea mas inteligente porque incorpora los datos de demanda al proceso de planificacion. En lugar de tener en cuenta unicamente el total de ventas diarias, puede programarlas utilizando patrones como-
- Ventas por horas (cuando la empresa realmente
funciona), recuento de pedidos (numero de transacciones que hay que gestionar),
tendencias diurnas (cargas de trabajo abiertas, urgentes y cerradas)
- Combinacion de canales (comer en casa, recoger o entregar).
Esto le permite crear cronogramas en funcion de las necesidades reales de cobertura. Por ejemplo, puede contratar mas personal durante las horas de mayor demanda y reducir la mano de obra cuando las ventas bajan constantemente. Tambien puedes planificar el tiempo de preparacion y preparacion con mayor precision, de modo que no tendras que pagar horas extras que no se ajusten a la demanda.
Una gran ventaja es la coherencia. Gracias a los pronosticos basados en el punto de venta, los gerentes pueden crear
- - plantillas de turnos por dia (patrones de personal estandar que se adaptan a la curva de ventas)
- objetivos de horas de trabajo por dia (cuantas horas en total puede dedicar para mantenerse dentro del presupuesto)
- Planes de cobertura basados en funciones (cuantos cocineros, cajeros y lideres se necesitan por hora).
Esto no elimina el juicio de los gerentes, sino que lo mejora. Los gerentes siguen teniendo en cuenta los eventos, los ascensos, los horarios escolares o el clima locales. Pero ahora se estan ajustando a partir de una base solida en lugar de empezar desde cero.
Evite las horas extras y los problemas de punetazos
Por lo general, los problemas de horas extras y de cronometraje no aparecen todos a la vez. Se acumulan silenciosamente durante la semana, y luego se ven los danos cuando vence la nomina. En ese momento, sus opciones son limitadas. O pagas el costo adicional o pasas horas buscando entre varios detalles y modificaciones para averiguar que paso.
La integracion del punto de venta ayuda porque le brinda una visibilidad mas rapida y clara de la mano de obra en curso. Cuando los datos de ventas y mano de obra estan conectados, los gerentes pueden comparar el desempeno laboral con la demanda real mientras se producen los turnos, no dias despues.
Esto es importante en el caso de algunas filtraciones laborales comunes-
1. Ingreso temprano- una persona llega de 10 a 15 minutos antes en cada turno. Multiplique eso por una semana y una plantilla completa, y se acumulara rapidamente.
2. Salidas tardias- las personas que cierran se quedan hasta tarde porque el horario anterior no coincidia con la carga de trabajo o porque no estan planificadas las tareas paralelas.
3. Descansos perdidos o descansos prolongados- los problemas de cumplimiento de las pausas pueden dar lugar a sanciones en algunas areas, y los descansos prolongados pueden crear brechas de cobertura que provoquen horas extras mas adelante.
4. Decisiones de solo una hora mas- los gerentes retienen a alguien porque se siente mas seguro, sin ver hasta que punto empuja a la tienda por encima del objetivo.
Gracias a la integracion, los gerentes pueden monitorear las senales clave durante el periodo de pago
- la tendencia de las horas de venta por hora o por dia (estamos teniendo mucha demanda en la actualidad?)
- Riesgo de horas extras por empleado (quien se acerca a los umbrales semanales?)
- Excepciones a los ponches (problemas con las pausas para comer, turnos largos, ponches
omitidos) - El horario frente a lo real (quien llego temprano, quien se quedo hasta tarde y por que),
no se trata de microgestionar. Se trata de detectar los problemas a tiempo, sin dejar de hacer pequenos ajustes. Tal vez reduzcas un turno en 30 minutos, envies a alguien a casa despues de las prisas o cambies de trabajo secundario antes. Esas decisiones son mucho mas faciles a mitad de semana que despues del cierre de la nomina.
Esto tambien protege a sus gerentes. Cuando los datos laborales son claros y estan actualizados, no tienen que sentirse comodos durante el dia. Pueden tomar decisiones con confianza y documentar por que se hicieron los cambios.
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Asignacion de mano de obra entre roles y tareas
Incluso cuando el total de horas de trabajo parezca bueno, es posible que este gastando de mas en los lugares equivocados. Esto se debe a que la mano de obra no es un solo esfuerzo. Una hora de cocinero no es lo mismo que una hora de cajero. Un gerente que cubre una estacion no es lo mismo que un gerente que dirige el turno. Si sus sistemas no estan conectados y sus funciones no se controlan correctamente, terminara recibiendo informes laborales demasiado genericos como para tomar medidas al respecto.
La integracion del punto de venta le ayuda a asignar la mano de obra con mayor precision al vincular la actividad de ventas con la mano de obra que la apoyo, especialmente cuando su sistema de cronometraje y programacion utiliza codigos de trabajo o funciones claros.
He aqui por que es importante
- las personas flotan entre las estaciones. En la mayoria de los restaurantes, el personal interviene cuando es necesario. Alguien comienza a registrarse, luego ayuda con la preparacion y luego dirige la exposicion. Si su sistema no puede capturar ese tiempo por funcion, no sabe a donde se destino realmente la mano de obra.
- Los gerentes suelen tapar agujeros. Si un gerente pasa dos horas en la linea telefonica, no es tiempo de liderazgo. Puede que sea necesario, pero deberia aparecer claramente en los informes para que puedas fijar el plan de personal.
- No todo el trabajo esta vinculado a los picos de ventas. La preparacion, la configuracion y la limpieza son verdaderos motores de mano de obra. Si esas tareas no se programan intencionalmente, se realizan en el momento equivocado, a menudo durante las prisas o despues del cierre, lo que aumenta el costo de mano de obra.
Cuando se hace un seguimiento adecuado de las funciones y el tiempo, los informes laborales se vuelven mas utiles. En lugar de ver unicamente el total de horas, puedes responder a preguntas como
- - Estamos programando demasiadas horas de caja para la cantidad de transacciones que realizamos?
- Aumentan las horas de cocina porque no esta planificada la preparacion o porque ha aumentado el volumen de las entradas?
- Los cerradores se quedan siempre hasta tarde porque el trabajo paralelo es demasiado pesado para el diseno de los turnos?
- Los gerentes dedican demasiado tiempo a la produccion porque la cobertura es escasa?
Aqui es donde la integracion del punto de venta permite una mejor programacion. Una vez que puedas ver la mano de obra por funcion y ver los patrones reales de demanda (ventas, pedidos, dias parciales), puedes redisenar los turnos con un proposito- pasar las horas a las funciones que las necesitan y reducir las horas que no impulsan la produccion.
Nomina mas limpia y menos disputas
Los problemas de nomina rara vez son grandes errores. Por lo general, se trata de un cumulo de pequenos problemas- errores, errores en los roles, modificaciones poco claras, propinas totales que no coinciden u horas que no tienen nada que ver con lo que realmente ocurrio. Cuando tus sistemas de punto de venta, programacion y cronometraje no estan conectados, esos pequenos problemas son mas dificiles de detectar y mas faciles de repetir.
La integracion del punto de venta mejora la precision de la nomina porque reduce las transferencias manuales y permite que los mismos datos fluyan a lo largo de toda la cadena laboral. (1) El cronograma (2) mejora (3) la revision de la nomina (4) la elaboracion de informes. Cuando los sistemas comparten informacion coherente, se dedica menos tiempo a conciliar y mas a aprobar con confianza.
Estos son los puntos debiles comunes de la nomina que empeoran sin una integracion limpia
- - Problemas faltantes o incorrectos que requieren modificaciones por parte del gerente
- Codigos de trabajo o funciones incorrectos que cambian las tasas salariales o los informes laborales
- Confusion entre propinas y cargos por servicio, especialmente cuando se trata de diferentes canales
- Desacuerdos sobre horas extras cuando las horas no se registran de manera consistente
- Preguntas sobre incumplimiento (cuando se tomaron descansos, cuanto duraron y si se registraron) correctamente)
Incluso si su sistema de nomina es tecnicamente preciso, las disputas se producen cuando los empleados no confian en el proceso. La integracion tambien ayuda en este caso porque permite una mejor pista de auditoria. Un buen registro de auditoria responde rapidamente a las preguntas basicas-
- Cual fue el tiempo de perforacion original?
- Que se edito?
- Quien lo edito y cuando?
- Se aprobo el cambio?
Cuando esas respuestas son faciles de encontrar, las conversaciones de los empleados son mas cortas y menos emocionales. Los gerentes no tienen que recrear la semana de memoria, y la nomina no se convierte en un trabajo de detective.
Los datos mas limpios tambien ayudan a los propietarios a revisar la nomina. En lugar de revisar todo de forma manual, puedes concentrarte en las excepciones, como las horas extraordinarias inusuales, los horarios atrasados repetidos o los patrones de falta de descanso. Esto agiliza la nomina y reduce la posibilidad de que se cometan errores.
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Preguntas frecuentes
Como reduce la integracion del punto de venta el robo de tiempo?
Hace que las entradas anticipadas, las salidas tardias, los descansos prolongados y las modificaciones frecuentes sean mas faciles de detectar, de modo que los gerentes puedan corregir los patrones rapidamente.
Cual es una forma sencilla de saber si necesito la integracion de POS?
Si exporta hojas de calculo, vuelve a escribir las ventas en cronogramas, debate que informe es correcto o se sorprende con frecuencia por el porcentaje de mano de obra, es probable que se beneficie.
Como ayuda la integracion a los restaurantes con multiples ubicaciones?
Estandariza las metricas de ventas y mano de obra en todas las tiendas para que puedas comparar las ubicaciones de manera justa y detectar los valores atipicos mas rapido.
Que metricas laborales mejoran mas con la integracion de POS?
La precision del% de mano de obra, las ventas por hora de trabajo (SPLH), el dinero en mano de obra por hora, el horario en comparacion con las horas reales y la mano de obra por dia o funcion suelen ser las principales ventajas.
