Que es un sistema de visualizacion de cocina (KDS)?
Un sistema de visualizacion de cocina (KDS) es una pantalla digital en la cocina que reemplaza las entradas impresas. Muestra los pedidos en tiempo real, envia los articulos a las estaciones, registra los tiempos, resalta los modificadores y ayuda a los equipos a priorizar las tareas para mejorar la velocidad y la precision.
Que tecnologia para restaurantes mejora la experiencia gastronomica?
Vision general
La experiencia gastronomica es todo lo que siente un huesped desde el momento en que decide comer contigo hasta el momento en que se va (y si regresa). No se trata solo de la calidad de los alimentos. Se trata de confianza, comodidad y fluidez- que tan facil es elegirte, que tan fluida es la visita y que tan consistentemente cumples tus expectativas.
Para la mayoria de los huespedes, una excelente experiencia gastronomica se reduce a unos pocos resultados simples-
1. Claridad- Se que pedir, cuanto cuesta y que esperar.
2. Velocidad (sin prisas)- Las cosas se mueven sin problemas y no voy a esperar para siempre.
3. Precision- Mi pedido es correcto, esta caliente y se entrego de la forma en que lo pedi.
4. Hospitalidad- Me siento atendido, no procesado.
5. Coherencia- Esta ubicacion y esta visita coinciden con lo que recuerdo (o con lo que vi en Internet).
Ahi es donde la tecnologia de los restaurantes puede ayudar, no reemplazando el servicio, sino eliminando las fricciones con las que los huespedes no deberian tener que lidiar. Una buena tecnologia deberia facilitar que tu equipo este presente, sea amable y rapido. La mala tecnologia hace lo contrario- distrae al personal, confunde a los huespedes y crea nuevos puntos de falla.
Tecnologia previa a la visita
Para muchos huespedes, la experiencia gastronomica comienza mucho antes de que crucen la puerta. Comienza en la pantalla del telefono- buscando tus horas, escaneando fotos, consultando el menu o haciendo un pedido. Si esa experiencia es confusa o poco fiable, los huespedes llegan ya frustrados o nunca llegan. La tecnologia adecuada mejora la experiencia gastronomica al hacer que la fase previa a la visita sea clara, precisa y sencilla.
Comience con lo basico- su presencia en linea. Tu sitio web y tus anuncios deben responder rapidamente a las preguntas para tomar decisiones- horarios, ubicacion, estacionamiento, opciones dieteticas, rango de precios y si ofreces comida en el restaurante, comida para llevar, en la acera o entrega a domicilio. Las herramientas que te ayudan a mantener la coherencia de la informacion en todos los canales (sitio web, Google, mapas y perfiles sociales) reducen los inconvenientes mas comunes entre los huespedes- llegar a un restaurante cerrado o ver un menu anticuado.
Ademas, tu experiencia con el menu digital es mas importante de lo que la mayoria de los propietarios creen. Un menu que es dificil de leer en un dispositivo movil, que no incluye detalles sobre los modificadores o que los precios no son claros genera dudas y retrasa los pedidos, tanto en linea como en persona. Las herramientas de administracion de menus pueden ayudarte a actualizar los platos rapidamente, estandarizar las descripciones y resaltar los alergenos o las notas dieteticas de manera uniforme.
Si ofreces pedidos en linea, el flujo de pedidos es una extension directa de tu hospitalidad. La excelente tecnologia de pedidos hace bien algunas cosas especificas- facilita los modificadores, establece expectativas claras sobre el tiempo de preparacion, confirma los pedidos al instante y proporciona actualizaciones de estado sin que los huespedes tengan que llamar. Tambien deberia evitar errores comunes, como permitir pedidos de articulos de mas de 86 anos o aceptar pedidos que superen la capacidad de la cocina.
Por ultimo, unas herramientas de comunicacion sencillas pueden mejorar discretamente la experiencia previa a la visita. Las confirmaciones automatizadas, los recordatorios de reserva y las instrucciones de recogida reducen la ansiedad y reducen las llamadas telefonicas evitables. El objetivo no es enviar spam a los huespedes, sino eliminar la incertidumbre. Cuando los huespedes saben que esperar, llegan mas relajados, el personal comienza la interaccion con una nota positiva y toda la experiencia gastronomica comienza con confianza en lugar de confusion.
Tecnologia de llegadas y asientos
En el momento en que un huesped entra, comienza a formarse una opinion rapidamente- Somos bienvenidos? Saben que estamos aqui? Cuanto tiempo va a llevar esto? Incluso si la comida es excelente, una llegada desordenada (sin saludos, tiempos de espera poco claros, entrada llena de gente) puede hacer que la experiencia culinaria sea estresante incluso antes de que comience. La tecnologia adecuada mejora esta fase al hacer que las esperas sean mas predecibles, transparentes y rapidas.
Para los restaurantes de servicio completo, las herramientas de reservaciones y listas de espera suelen ser la mayor mejora de la experiencia gastronomica. Un buen sistema te ayuda a controlar el flujo de huespedes en lugar de dejar que te controle a ti. Las reservas reducen la incertidumbre de los huespedes, mientras que las listas de espera digitales permiten cotizar con precision y actualizarlos por mensaje de texto. La actualizacion por mensaje de texto es mas importante de lo que piensas- a los huespedes no les importa tanto esperar cuando conocen el plan y no se sienten olvidados. Tambien reduce la presion de los anfitriones, ya que cada cinco minutos son menos los huespedes que se quedan esperando y pidiendoles informacion actualizada.
En el stand del anfitrion, las funciones de gestion de mesas pueden mejorar el ritmo y evitar que el servidor tenga dos asientos, sentar a los invitados en mesas sucias o perder la nocion de que mesas estan a punto de irse. Las herramientas que controlan el estado de la mesa (asientos, pedidos, platos principales cocidos, cheques caidos) ayudan al equipo a sentarse de forma mas estrategica. Incluso un plano visual simple con secciones para servidores puede reducir la cobertura desigual, lo que provoca que los saludos y los pedidos de bebidas se retrasen.
La tecnologia tambien puede ayudar a resolver las cuestiones especiales que preocupan a los huespedes- sillas altas, necesidades de accesibilidad, cumpleanos, asientos preferentes o problemas de alergia. Cuando esas notas se capturan y se ven, la experiencia es personal, aunque utilices software en segundo plano.
La mayor advertencia- la tecnologia debe apoyar la hospitalidad, no reemplazarla. Una tableta o una pantalla no hacen que los huespedes se sientan bienvenidos, tu gente si. Pero cuando el tecnico se encarga de la logistica (tiempos de espera precisos, ritmo, preparacion de la mesa), tu equipo tiene mas espacio para saludar calurosamente, comunicarse con claridad y empezar la experiencia gastronomica con el pie derecho.
Tecnologia de pedidos
Hacer un pedido es cuando la experiencia gastronomica comienza a resultar sencilla o comienza a desmoronarse. Aqui los huespedes se preocupan por dos cosas- ser entendidos y obtener lo que piden. La tecnologia adecuada mejora los pedidos al reducir los errores, acelerar la comunicacion con la cocina y dar al personal mas tiempo para centrarse en la hospitalidad en lugar de en volver a trabajar.
En el centro de todo esto esta el flujo de trabajo de pedidos en el punto de venta. Un punto de venta bien disenado ayuda al personal a tomar los pedidos de forma rapida y uniforme, ya que se adapta a la realidad habitual de los restaurantes- modificadores, sustituciones, notas de alergia y numeros de asientos. Incluso las herramientas mas pequenas, como forzar las elecciones obligatorias (seleccionar el lado del plato, la temperatura de coccion) o etiquetar claramente los recargos, pueden evitar sorpresas incomodas y reducir el numero de pedidos mas adelante. Para disfrutar de un servicio completo, funciones como la preparacion de platos (las apps primero, los platos principales despues) y la coccion desde los asientos ayudan a la cocina a mantener el ritmo de la comida para que los huespedes no tengan que esperar demasiado o recibir los platos en el momento equivocado.
Muchos restaurantes tambien se benefician de la posibilidad de pedir en la mesa con dispositivos portatiles. Si se hacen correctamente, los dispositivos portatiles acortan el tiempo que transcurre entre la decision del huesped y el momento en el que los cocinan, lo que reduce el tiempo muerto que sienten los huespedes. Tambien contribuyen a la precision, ya que el personal puede confirmar los modificadores en el momento en lugar de intentar recordarlos mas tarde. La clave esta en la implementacion- los dispositivos portatiles deberian simplificar el servicio, no convertir a los servidores en encargados de hacer pedidos centrados en la pantalla. La formacion es importante- el contacto visual primero, el dispositivo despues.
Los pedidos por QR pueden funcionar bien en situaciones especificas- tiendas con mucho volumen, comidas rapidas e informales, bares, patios o lugares en los que los huespedes prefieren el servicio de autoservicio. Pero tambien puede parecer impersonal si es la unica opcion. El mejor enfoque suele ser la eleccion del huesped- los pedidos mediante QR estan disponibles para mayor comodidad, y el personal esta siempre listo para guiar, recomendar y responder a las preguntas.
Por ultimo, la tecnologia de pedidos deberia adaptarse a la realidad de los menus en tiempo real. Si tu sistema permite enviar articulos de 86 pulgadas, actualizar ofertas especiales o comunicar retrasos en el tiempo de preparacion, los huespedes se llevan menos decepciones. No hay nada que perjudique mas a la experiencia gastronomica que pedir algo con confianza y, cinco minutos despues, que te digan que no esta disponible.
Tecnologia clandestina
Es posible que los huespedes nunca vean tu cocina, pero la sienten en la experiencia gastronomica a traves de una cosa- el tiempo. Las largas esperas, los recorridos desiguales, los articulos faltantes y los remakes generan frustracion y destruyen la confianza. La tecnologia interna mejora la experiencia gastronomica al hacer que la produccion sea mas visible, mas coordinada y mas facil de ejecutar bajo presion, especialmente durante las horas punta.
Una de las mejoras mas importantes para muchos restaurantes es el sistema de visualizacion de la cocina (KDS). En comparacion con las entradas impresas, las pantallas del KDS pueden mejorar la velocidad y la precision al organizar los pedidos con claridad, enviar los articulos a la estacion correcta y registrar el tiempo de preparacion en tiempo real. Cuando la cocina puede ver lo que viene, lo que llega tarde y lo que ha pasado, reduce la cantidad de preguntas como Donde esta esa multa? caos que lleva a errores. Muchos sistemas tambien permiten que los modificadores y las notas sobre alergias destaquen para que sea mas dificil pasarlos por alto. El
KDS es aun mas potente cuando se combina con una vista de exposicion o un unico punto de control para disparar y cronometrar. Esto ayuda a mantener el ritmo- puede evitar que se le caigan ensaladas y aplicaciones al mismo tiempo que los platos principales, y puede organizar grandes grupos para que la comida llegue a todos lados. Desde el punto de vista de los huespedes, los cursos coordinados son sinonimo de profesionalismo, aunque no sepan por que les hace sentir mejor.
La tecnologia interna tambien puede contribuir a la preparacion y la preparacion. Las listas de preparacion digitales, las directrices a nivel de paridad y las listas de verificacion de las estaciones reducen las probabilidades de que te quedes con 86 articulos a mitad de servicio. Nada interrumpe la experiencia gastronomica como que te digan- Lo siento, no tenemos comida, especialmente cuando se trata de platos exclusivos. Las herramientas de inventario y preparacion no eliminaran por completo la escasez, pero pueden reducir las sorpresas al senalar antes las existencias agotadas y estandarizar los habitos de preparacion en todos los turnos.
Por ultimo, los sistemas solidos mejoran la comunicacion entre la parte delantera y trasera de la casa. Las notas de pedido limpias, los modificadores faciles de leer y el claro tiempo de espera o disparo reducen los remakes y las caras que faltan. Algunas cocinas tambien registran las razones por las que se hacen los remakes (temperatura incorrecta, falta alguna modificacion, se quema tarde), lo que ayuda a identificar las verdaderas causas- carencias de entrenamiento, complejidad del menu, sobrecarga de la estacion o botones de punto de venta poco claros.
Tecnologia de pagos
Muchos restaurantes pierden puntos en los ultimos cinco minutos. La comida es excelente, el servicio es excelente, por lo que el huesped se queda atrapado esperando el cheque, esperando que le saquen una tarjeta o teniendo dificultades para fraccionar el pago. Ese final es importante porque es lo ultimo que el huesped recuerda. La tecnologia de pago adecuada mejora la experiencia gastronomica al hacer que el proceso de pago sea rapido, flexible y sin complicaciones, sin que los huespedes se sientan apurados.
Las mejoras significativas en la experiencia gastronomica suelen provenir de las opciones de pago en la mesa. Esto puede incluir lectores de tarjetas portatiles, dispositivos POS de mesa o enlaces de pago basados en QR conectados a una mesa. La ventaja es simple- elimina las idas y venidas de (1) Puedo obtener el cheque? (2) Regresare enseguida (3) Dejeme revisar esto (4) Aqui esta el recibo. Los huespedes que esten listos para partir pueden hacerlo cuando lo deseen, lo que resulta especialmente util a la hora del almuerzo, durante los eventos o para las familias. Tambien ayuda al personal durante las horas punta, ya que se dedican menos minutos a las gestiones puramente transaccionales. La
tecnologia de pagos tambien mejora la experiencia al gestionar mejor los cheques divididos. La division por asiento, articulo o porcentaje es una fuente comun de estres tanto para los huespedes como para los camareros. Los sistemas que admiten los numeros de asientos desde el principio del pedido facilitan la division al final. Esto reduce los momentos incomodos y las demoras, y ayuda al personal a mantener la calma y la cordialidad cuando el comedor esta lleno de gente.
Otra area que se pasa por alto son los recibos digitales y las tarjetas de regalo. Los recibos digitales reducen la friccion del papel y pueden ayudar a los huespedes a gastar las comidas rapidamente. Las tarjetas de regalo tambien forman parte de la experiencia de los huespedes- si canjearlas es torpe, lento o confuso, se crea una impresion final negativa. El procesamiento fluido de las tarjetas de regalo (y las comprobaciones de saldo claras) evitan que esto suceda.
Una advertencia- la velocidad nunca debe sentirse como presion. La tecnologia de pago es mejor cuando ofrece opciones. A algunos huespedes les encanta el pago con QR, mientras que otros prefieren un sistema tradicional de presentacion de cheques. El objetivo es hacer que la experiencia de salida sea facil y respetuosa.
Cuando la tecnologia de pago funciona, los huespedes no piensan en ello, simplemente sienten que el restaurante fue organizado, moderno y considerado con su tiempo. Y ese final suave aumenta las probabilidades de que regresen.
Tecnologia posterior a la visita
La experiencia gastronomica no termina cuando un huesped sale por la puerta. Lo que suceda despues (ya sea que dejen una opinion, se lo digan a un amigo, vuelvan la semana que viene o no vuelvan nunca) depende en gran medida de la forma en que te mantengas conectado y de la rapidez con la que resuelvas los problemas. La tecnologia posterior a la visita mejora la experiencia gastronomica, ya que te ayuda a resolver los problemas a tiempo, a saber que piensan realmente los huespedes y a darles a los huespedes satisfechos un motivo para volver.
Empieza con las herramientas de comentarios de los huespedes. Los comentarios mas valiosos suelen ser los comentarios que no has recibido, ya que los huespedes insatisfechos con frecuencia no te lo dicen y pasan directamente a opinar publicamente. Las sencillas encuestas posteriores a la visita (que se envian por correo electronico o mensaje de texto cuando un huesped se suscribe) pueden detectar problemas mientras aun se pueden solucionar. La clave esta en el enrutamiento- los comentarios deben llegar rapidamente al administrador adecuado, con el contexto suficiente para actuar (fecha/hora, ubicacion, detalles del pedido, si estan disponibles). Un flujo de trabajo solido convierte el mensaje Hemos tenido una mala experiencia en un Gracias por permitirnos solucionar este problema, lo que protege tu reputacion y aumenta las visitas recurrentes.
A continuacion, revise los asuntos relacionados con la supervision y la gestion de las respuestas. No es necesario que respondas a todo al instante, pero si que necesitas coherencia. Gracias a las herramientas que consolidan Google y otras plataformas de resenas en una sola vista, es mas facil detectar patrones- servicio lento los fines de semana, comida fria durante la entrega, falta alguna variante o esperas prolongadas a la hora del almuerzo. Las tendencias son mucho mas utiles que las quejas puntuales porque apuntan a soluciones operativas que mejoran la experiencia gastronomica para todos.
Luego estan la lealtad y el CRM. Los mejores programas de fidelizacion no se basan en descuentos constantes, sino en reconocimiento. La tecnologia puede hacer un seguimiento de las visitas, los articulos favoritos y las interacciones para que puedas ofrecer beneficios sencillos que se ajusten a tu marca- un regalo de cumpleanos, acceso anticipado a ofertas especiales o puntos para acumular puntos para obtener un articulo gratis. Las herramientas de CRM tambien admiten la mensajeria inteligente, es decir, recordatorios que hacen que los huespedes regresen sin enviarles spam. Una pequena oferta en la que se diga te echamos de menos a los huespedes que han caducado puede superar a las promociones generales, ademas de proteger el margen.
Por ultimo, la tecnologia posterior a la visita te ayuda a cerrar el circulo internamente. Si los huespedes mencionan el mismo problema repetidamente, puedes relacionarlo con la capacitacion, la cobertura del personal, la complejidad del menu o el ritmo de la cocina. Ahi es donde las mejoras en la experiencia gastronomica se vuelven sostenibles- no solo se solucionan las quejas individuales, sino que se evitan que las quejas se repitan.
Como elegir el paquete tecnologico adecuado
La forma mas rapida de gastar dinero en tecnologia para restaurantes es comprar herramientas porque son populares, en lugar de porque solucionan un problema especifico de experiencia gastronomica en su operacion. Un paquete tecnologico mejor no es el que tiene mas funciones. Es el que elimina la mayor cantidad de problemas para los huespedes y el personal, con la menor complejidad. El objetivo es simple- elegir la tecnologia que mejore de manera constante la experiencia gastronomica que actualmente te cuesta ofrecer.
Paso 1. Comience con el cuello de botella de su experiencia gastronomica
Elija los 1 o 2 problemas principales que los huespedes sienten con mas frecuencia
- - Largas esperas para sentarse o tiempos cotizados inexactos
- Saludos lentos, entrega de bebidas lentas o cobertura de servicio desigual
- Pedidos incorrectos, falta de modificadores, confusion por alergias
- Tiempos de venta prolongados o mal ritmo entre platos
- Proceso de pago lento, divisiones confusas o retrasos en los pagos
- Los huespedes no regresan (seguimiento debil, sin conexion de fidelizacion) Haga
coincidir las herramientas con el cuello de botella. Por ejemplo, las largas esperas y el caos en la puerta suelen apuntar a la gestion de reservas/listas de espera y mesas. La precision de los pedidos depende del flujo de trabajo del punto de venta, de los dispositivos portatiles y de unos modificadores mas claros. Los problemas con la hora de venta de entradas suelen deberse a los controles de KDS, enrutamiento y exposicion.
Paso 2. Utilice una lista de verificacion simple e imprescindible
Antes de comprometerse con cualquier cosa, confirme lo basico-
facilidad de uso- puede un nuevo empleado aprender rapidamente el proceso basico?
Fiabilidad- que ocurre cuando la red Wi-Fi deja de funcionar o el hardware falla?
Soporte (tiempos de respuesta, recursos de formacion y elaboracion de
informes sobre la ruta de escalamiento)- puedes medir las mejoras (tiempos de venta de entradas, remakes, anulaciones, resenas)?
Integraciones- se conecta perfectamente con los puntos de venta, los pagos, los pedidos en linea, la fidelizacion y el KDS?
Impacto en los huespedes- reduce los tramites para los huespedes o los anade?
Paso 3. Implementacion en 30 dias (sin interrumpir el servicio)
Un practico plan de implementacion mantiene estable la experiencia de los huespedes mientras cambias los flujos de trabajo (primera
semana). Version piloto- habilite la nueva herramienta en un area (un turno, una estacion o un dia aparte).
Semana 2. Entrena- entrena en sesiones cortas con escenarios reales (modificaciones, alergias, cheques divididos, manejo apresurado).
Semana 3. Medicion- haz un seguimiento de 2 a 3 metricas relacionadas con el problema (comparandolas con los tiempos de espera reales, los tiempos de venta de las entradas, los remakes y el tiempo de finalizacion de la compra).
Semana 4. Ajuste- simplifique las pantallas, refuerce los flujos de trabajo y documente el nuevo estandar.
Paso 4. Mide lo que realmente sienten los huespedes
No te limites a hacer un seguimiento de las ventas. Haz un seguimiento de las senales de la experiencia
- Precision del tiempo de espera
- Precision de los pedidos, remakes o compensaciones
- Tiempo de venta de entradas por partes del dia
- Tiempo de pago y fricciones entre cheques divididos
- Tendencias de comentarios de los huespedes y temas de resenas
- Visitas repetidas (especialmente de miembros leales)
Cuando eliges la tecnologia de esta manera, el punto debil primero, la implementacion en segundo lugar, evitas la sobrecarga de herramientas
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Preguntas frecuentes
Que tecnologia de pago mejora la experiencia gastronomica?
Dispositivos de pago de mesa, pagos sin contacto y sistemas que gestionan cheques divididos sin problemas. El objetivo es permitir que los huespedes paguen cuando esten listos sin tener que repetir idas y venidas.
Cual es la diferencia entre los pedidos portatiles y los pedidos con QR?
Los dispositivos portatiles mantienen al personal de servicio involucrado y, al mismo tiempo, aceleran la entrada de pedidos y mejoran la precision. Los pedidos mediante QR transfieren el control al huesped para mayor comodidad. Los dispositivos portatiles suelen ser mejores para un servicio completo; el QR puede ser mejor para situaciones rapidas, ocasionales o de servicio limitado.
Como puede la tecnologia reducir los errores en los pedidos?
Busque las funciones del punto de venta, como los modificadores obligatorios, las senales de alergia, los numeros de asiento, una visibilidad clara de los recargos y un formato limpio de las entradas de cocina. Combinar esto con KDS y la formacion reduce los remakes.
Que tecnologia ayuda a mejorar la coherencia entre los turnos y los gerentes?
Botones/modificadores de punto de venta estandarizados, reglas de enrutamiento de KDS, listas de verificacion de preparacion digital y paneles de informes. La coherencia mejora cuando el proceso es el mismo en cada turno.
