Como utilizar Excel para la gestion de inventario

how to use excel for inventory management

Excel es una opcion bien conocida para aquellos que buscan realizar un seguimiento preciso de sus datos de inventario. Aunque los usuarios avanzados pueden desear una comprension mas profunda de las diversas formulas y caracteristicas disponibles para ellos en Excel, la mayoria solo necesita una guia completa para categorizar y simplificar sus datos de inventario en una hoja de calculo.

Para las empresas mas grandes con varios almacenes, usar Excel ya no es una opcion. Incluso las pequenas empresas han descubierto que la introduccion de datos en una hoja de calculo requiere mucha mano de obra, con un alto potencial de error humano. La opcion preferida para estos usuarios es una solucion de software que automatiza muchas de las tareas necesarias para abordar las necesidades empresariales y realizar un seguimiento del inventario.

Ya sea que una empresa elija utilizar Excel o un sistema de software, es util conocer los metodos principales para administrar los datos de inventario. Estas son las practicas recomendadas para usar Excel para realizar un seguimiento de los datos de inventario y algunos consejos para aquellos que buscan una solucion de software optimizada.

Como encontrar el mejor software de gestion de inventario

how to find the best inventory management software 1603827215 8063

Si el uso de una hoja de calculo de Excel es demasiado meticuloso y requiere mucho tiempo, considere la posibilidad de comprar una solucion de software de inventario. Un sistema informatico mejorara la precision de los datos de inventario introducidos y automatizara muchas de las tareas que requieren mucha mano de obra. Estas son las mejores practicas para encontrar la solucion de alta direccion-

1. Crear un presupuesto
Tome lo siguiente en cuenta al elegir un sistema de software-

  • Investigue a los principales proveedores para encontrar un rango de precios adecuado.
  • Descomponga las oportunidades de ahorro de costos cambiando a una solucion de software.
  • Cree un limite en cuanto la empresa esta lista para gastar.
  • Encuentre 5-10 sistemas de gestion en ese rango de precios en particular.
2. Encuentre una solucion flexible

Elija una solucion especifica de la industria que incluya las funciones necesarias para realizar un seguimiento preciso de los datos de inventario. Recuerde lo siguiente al seleccionar un sistema-

  • Anote todos los problemas que la empresa tiene con su sistema de seguimiento de inventario actual y lo que necesita ser resuelto.
  • Pongase en contacto con uno de los proveedores de software seleccionados para programar una demostracion o solicitar mas informacion.
  • Pregunte al proveedor como su solucion ayudara a resolver los problemas basados en el inventario de la empresa.
  • Determine si el software del proveedor es capaz de acomodar varios almacenes, ubicaciones de tiendas o canales de venta, como el comercio electronico.
  • Investigue las limitaciones de los proveedores seleccionados y reduzca la eleccion a tres que mejor respondan a las necesidades de la empresa.
3. Elija un nivel de personalizacion

Algunas soluciones de inventario solo ofrecen un cierto numero de caracteristicas, mientras que otras son altamente personalizables segun las necesidades de sus clientes. Tome en consideracion los siguientes puntos-

  • Documente el numero de modulos y caracteristicas que viene con cada sistema de gestion de inventario seleccionado y si se puede agregar mas si es necesario.
  • Clasifique los tres proveedores seleccionados segun los cuales proporciona el nivel mas alto de personalizacion y flexibilidad.
  • Investigue si el software puede integrarse con telefonos moviles u otros dispositivos que la administracion utiliza con frecuencia en el trabajo.

Conclusion

Estas son las claves para recordar sobre el uso de un sistema de gestion de inventario para realizar un seguimiento de los datos-

  • Utilice una hoja de calculo de Excel para organizar los datos de inventario en tres categorias principales- Producto, Pedidos y Ventas.
  • La pestana de producto realiza un seguimiento de todos los productos actuales y descontinuados de la empresa, junto con otros datos relevantes necesarios para gestionar con precision el inventario.
  • La pestana de pedidos supervisa todos los aspectos de la cadena de suministro y garantiza que los pedidos se cumplan con prontitud.
  • La pestana de ventas gestiona los datos de ventas de la empresa, incluidos los numeros de seguimiento, la fecha de envio y mucho mas.
  • Las practicas recomendadas de Excel son simplificar, actualizar con frecuencia, almacenar en la nube, realizar una auditoria regular, integrarse con un escaner de codigos de barras y utilizar una plantilla personalizada.
  • Algunas empresas encuentran que una hoja de calculo de Excel es demasiado engorrosa y propensa a errores. Si es asi, puede ser preferible comprar una solucion de software de inventario.
  • Para elegir el sistema de software correcto, cree un presupuesto, busque soluciones personalizables y encuentre un proveedor que ofrezca las caracteristicas necesarias.