كيف يمكن لبرنامج الجدولة تقليل تكلفة العمالة؟
فهي تساعد موظفيك على الطلب باستخدام القوالب والتنبؤات ومتطلبات الدور، مع تتبع التوافر والمقايضات. وبالاقتران مع قواعد ضبط الوقت، فإنه يساعد على تقليل زحف الوقت الإضافي، وعمليات تسجيل الدخول المبكرة، والتعديلات المفرطة.
أدوات إدارة المطاعم التي يحتاجها كل مالك
نظرة عامة
إن إدارة مطعم ليس بالأمر الصعب لأن المالكين لا يعملون بجد - إنه أمر صعب لأن الكثير من القرارات اليومية تعتمد على أنظمة غير متصلة. الجداول تعيش في مكان واحد، والوقت يؤثر في مكان آخر. لا تتطابق تقارير المبيعات مع كشوف المرتبات. توجد عمليات جرد المخزون في جداول بيانات لا تتوافق تمامًا مع ما هو موجود على الرف. والنتيجة هي العمل اليدوي المستمر والمشكلات الفائتة والمفاجآت التي تظهر بعد حدوث الضرر بالفعل. والمخاطر عالية. عادةً ما تكون العمالة واحدة من أكبر التكاليف في المطعم - غالبًا ما تكون حوالي 30٪ من المبيعات (تختلف حسب المفهوم وأسلوب الخدمة)، مما يعني أنه حتى الأخطاء الصغيرة في ضبط الوقت أو زحف العمل الإضافي يمكن أن تتراكم بسرعة.
وهنا يأتي دور أدوات برامج إدارة المطاعم - ليس كإصلاحات فردية، ولكن كحزمة عمليات كاملة. عند الجدولة، تعمل أدوات POS و KDS وكشوف المرتبات والمخزون والمحاسبة معًا، فإنها تحول النشاط اليومي إلى بيانات قابلة للاستخدام. يقضي المديرون وقتًا أقل في إصلاح الأخطاء والمزيد من الوقت في تشغيل نوبات العمل. يكتسب المالكون رؤية واضحة للعمالة وتكلفة الطعام والأداء دون مطاردة التقارير أو التخمين المسبق للأرقام.
الجدولة وضبط الوقت
لا تنفجر تكاليف العمالة عادة بسبب خطأ كبير واحد. إنهم يتسللون من خلال قرارات صغيرة- ساعة مبكرة هنا، استراحة ضائعة هناك، أقرب يبقى متأخرًا 25 دقيقة، مبادلة نوبات لم يوثقها أحد، مدير «يصلحها لاحقًا» وينسى التفاصيل. يساعدك برنامج الجدولة وضبط الوقت على اكتشاف هذه المشكلات أثناء استمرار الأسبوع - قبل أن تتحول إلى مفاجآت في الرواتب.
1. يبني تغطية يمكنك تكرارها - تساعدك أفضل أدوات الجدولة على إنشاء قوالب حسب اليوم، وتعيين متطلبات الدور، وتتبع التوفر، والتعامل مع مقايضات المناوبات في مكان واحد. بدلاً من الرسائل النصية المستمرة والتبديل في اللحظة الأخيرة، تحصل على جدول منظم يتناسب مع الطلب. وتتمثل الفائدة في تقليل فجوات التغطية، وتقليل ساعات العمل الزائدة، وتقليل الوقت الذي يقضيه المدير في مطاردة التأكيدات.
2. Keep Punches Clean - تعمل أدوات الوقت بشكل أفضل عندما تتضمن عناصر تحكم عملية- تتبع الأعطال، وقواعد اللكمات المتأخرة/المبكرة، وإنفاذ رمز الوظيفة، وموافقات المدير، والقيود الاختيارية على الموقع/الجهاز. هذا يقلل من البطاقات الزمنية الفوضوية، وهو المكان الذي تأتي منه أخطاء الرواتب. وتتمثل الفائدة في عدد أقل من التصحيحات وعدد أقل من النزاعات وعملية دفع الرواتب بشكل أسرع لأن بياناتك أكثر نظافة من البداية.
3. رؤية العمل في الوقت الفعلي - عند ربط الجدولة وضبط الوقت، يمكنك رؤية أداء العمالة خلال الأسبوع - من يتجه نحو العمل الإضافي، والذي تستمر التحولات بشكل روتيني لفترة طويلة، وحيث تكون نسبة العمالة خارج الهدف. تتيح لك هذه الرؤية التصرف في وقت مبكر (تضييق أوقات القطع، وضبط الإعداد، ومهام المناوبة، والتدريب المتقاطع) بدلاً من الرد بعد انتهاء فترة الدفع.
الخلاصة الرئيسية - أدوات الجدولة وضبط الوقت لا تتعلق فقط بـ «نشر الجداول». إنها الطريقة التي يحافظ بها المالكون والمديرون على التحكم في العمالة والامتثال والتنبؤ بها - دون التضحية بالخدمة.
الخيار الأكثر ذكاءً لتعظيم إمكاناتك المالية
قم بتبسيط الشؤون المالية لمطعمك مع Altametrics!
برامج نقاط البيع
لا ينبغي التعامل مع نقاط البيع الخاصة بك كسجل نقدي. إنه النظام الذي يسجل ما قمت ببيعه، ومتى قمت ببيعه، ومن باعه، وكيف تم دفع ثمنه، وما الذي تم خصمه أو تعديله أو إبطاله. عندما يتم تكوينه جيدًا - ومتصلًا ببقية أدوات برامج إدارة المطاعم - يصبح مصدر الحقيقة الذي يساعد المالكين على إحكام السيطرة وإجراء نوبات أكثر سلاسة.
1. تسريع الخدمة وتقليل أخطاء الطلب - تساعد بنية القائمة النظيفة (الفئات المنطقية والمعدلات الواضحة ومنطق التجميع وقواعد رفع الرسوم) الموظفين على الاتصال بدقة وسرعة - خاصة أثناء الاندفاع. وتتمثل الفائدة في تقليل عمليات إعادة إطلاق النار، وعدد أقل من الصور «لتصحيح الأمر»، وتجربة أفضل للضيوف لأن المطبخ يحصل على تعليمات أكثر وضوحًا.
2. التحكم في الخصومات والمكافآت والفراغات - بدون حواجز الحماية، تتراكم الخسائر الصغيرة - الخصومات غير المصرح بها، والتراخيص المفرطة، والعادات الفارغة القذرة. تدعم أدوات POS القوية أذونات المدير والأسباب المطلوبة والعتبات وسجلات التدقيق. الفائدة هي المساءلة البسيطة - لا يزال بإمكان فريقك رعاية الضيوف، لكن النشاط التجاري لا ينزف هامشًا بهدوء.
3. الإبلاغ عن المبيعات اليومية - لا يحتاج المالكون إلى 40 تقريرًا. إنهم بحاجة إلى عدد قليل من المنتجات التي تؤدي فعليًا إلى اتخاذ إجراءات - المبيعات بالساعة، ومزيج المنتجات، وأفضل البائعين أو المنخفضين، واستخدام المُعدِلات، وتفاصيل الدفع. عندما تتمكن بسرعة من تحديد ما يتم بيعه، وما الذي يبطئ الخط، وأين يوجد الهامش، يمكنك إجراء مكالمات أفضل بشأن التوظيف والإعداد والتسعير والعروض الترويجية.
4. تكامل نقاط البيع - عندما تتدفق بيانات نقاط البيع إلى المخزون والعمالة وكشوف المرتبات والمحاسبة، فإنك تتوقف عن إعادة كتابة الأرقام وتبدأ في الوثوق بها. تتمثل الفائدة في تقليل مشاكل التسوية وإغلاق أسرع - لأن المبيعات والإكراميات والضرائب والودائع لا يتم تجميعها معًا يدويًا.
إن نقاط البيع القوية لا تقوم فقط «بتلقي الطلبات». إنه يخلق الدقة والتحكم والرؤية - بحيث يتم تشغيل كل شيء في المراحل النهائية (KDS، والمخزون، وكشوف المرتبات، والمحاسبة) بشكل أنظف.
أدوات الأطفال
يعد نظام عرض المطبخ (KDS) أحد أسرع الطرق لتقليل الفوضى خلال ساعات الذروة - لأنه يعمل على إصلاح التوزيع بين «ما تم طلبه» و «ما يتم صنعه». تضيع التذاكر الورقية، وتتعطل الطابعات، والكتابة اليدوية غير واضحة، وتتحول فترات الذروة إلى كومة من الزلات دون أولوية حقيقية. يستبدل نظام KDS الجيد ذلك بالرؤية والتوقيت والهيكل حتى يتمكن المطبخ من التحرك بشكل أسرع مع أخطاء أقل.
1. تحسين تدفق الطلبات وتحديد الأولويات - بدلاً من جدار من الورق، يرى المطبخ الطلبات في قائمة انتظار واضحة مع الطوابع الزمنية، وإطلاق الدورة، والتوجيه حسب المحطة (الشواية، القلي، السلطة، المعرض). تكمن الفائدة في تحسين السرعة- يمكن للمطبخ التركيز على الخطوة التالية وليس على الأعلى صوتًا.
2. تعليمات أكثر وضوحًا - يتم عرض المعدلات وملاحظات الحساسية والطلبات الخاصة والعناصر «المعلقة» باستمرار - بدون حبر ملطخ أو خطوط مفقودة أو اختصارات خاطئة. عندما تكون تفاصيل الطلب موثوقة، يمكن للمطبخ التنفيذ بثقة. الفائدة هي عدد أقل من عمليات إعادة التصنيع وعدد أقل من الصور المدفوعة بعبارة «لقد أخطأنا».
3. المساءلة الحقيقية مع مقاييس التوقيت - لم يعد وقت التذكرة مجرد «شعور» بعد الآن. يتتبع KDS المدة التي تستغرقها الطلبات في كل مرحلة، وأين تحدث الاختناقات، والأجزاء اليومية التي تتأخر باستمرار. تتمثل الفائدة في الإصلاحات المستهدفة - تغييرات التوظيف أو تعديلات إعداد المحطة أو استراتيجية الطهي الجماعي أو تغييرات القائمة بناءً على ما يؤدي إلى إبطاء الإنتاج.
4. يساعد FOH وBOH على الحفاظ على التوافق - عندما يتم رفع الطلبات أو تعليقها أو إعادة إطلاقها أو تسريعها، يرى الجميع نفس المعلومات. هذا يحسن التواصل دون الصراخ المستمر عبر الممر. وتتمثل الفائدة في عمليات تسليم أكثر سلاسة وتحكم أنظف في المعرض وتقليل عدد «أين الجدول 12؟» لحظات.
خلاصة القول - أدوات KDS لا تجعل المطبخ يبدو عصريًا فحسب - بل تساعدك على حماية سرعة الخدمة والدقة والاتساق عندما يكون المطعم تحت الضغط.
برنامج إدارة المخزون
المخزون هو المكان الذي تختفي فيه الأرباح بهدوء. القليل من الإفراط في الطلب يتحول إلى تلف. يتحول القليل من الطلب الناقص إلى 86 عنصرًا وضيوف غير سعداء. وعندما تكون تكاليف العد والطلب والاستلام والوصفات كلها في أماكن مختلفة، يصبح من الصعب الوثوق بالأرقام - لذلك يعود المديرون إلى «الشعور الغريزي». يستبدل برنامج إدارة المخزون هذا التخمين بنظام قابل للتكرار يشدد التحكم ويجعل إدارة تكلفة الطعام أسهل أسبوعًا بعد أسبوع.
1. عمليات عد أفضل وقرارات أفضل - تعمل أدوات المخزون القوية على توجيه عمليات الجرد حسب الموقع (غرفة الجلوس والفريزر والتخزين الجاف) ووحدات الدعم والتحويلات وتقليل أخطاء الإدخال. الفائدة هي الاتساق - تستغرق عمليات العد وقتًا أقل، والنتائج موثوقة بما يكفي للعمل عليها.
2. مستويات متساوية وترتيب أكثر ذكاءً - عندما تقوم بتعيين الأجزاء بناءً على الاستخدام والمهلة الزمنية وجداول التسليم، يصبح الطلب عملية بدلاً من التدافع. تدعم العديد من الأنظمة أيضًا كتالوجات البائعين وأوامر الشراء. تتمثل الفائدة في تقليل عمليات الطوارئ، وتقليل «نفاد الكمية»، وتقليل الأموال النقدية المربوطة بالمنتج الذي لن تستخدمه بسرعة.
3. تكلفة الوصفة - أدوات الجرد التي تدعم تكلفة الوصفة تساعدك على فهم الاستخدام النظري (ما كان يجب عليك استخدامه) مقابل الاستخدام الفعلي (ما استخدمته). الفائدة هي الوضوح - يمكنك اكتشاف زحف الأجزاء والهدر والسرقة والملفات غير المسجلة بشكل أسرع - قبل أن يصبح الأمر «طبيعيًا».
4. تتبع التباين - النقطة ليست مطاردة كل تباين صغير. إنه لتحديد أكبر السائقين. العناصر ذات الدولار المرتفع، ووحدات SKU ذات التباين الأعلى، والفئات التي تتأرجح (البروتينات والجبن والزيت). وتتمثل الفائدة في الإجراء المستهدف - ضبط الإعداد أو إحكام أدوات الحصص أو إعادة التدريب أو إصلاح الاستلام - دون الغرق في البيانات.
إذا تم القيام بذلك بشكل صحيح، فإن برنامج إدارة المخزون يجعل تكلفة الطعام أكثر قابلية للتنبؤ، والشراء أكثر تحكمًا، والعمليات أقل تفاعلًا. إنه يمنح المالكين مجال رؤية أنظف من ما يتم طلبه إلى ما يتم بيعه - وما تبقى بالفعل على الرف.
برنامج الرواتب وتجميع النصائح
يعد جدول الرواتب أحد أكثر الأجزاء إرهاقًا في إدارة المطعم لأنه ينطوي على مخاطر عالية وحساس للوقت. إذا كانت ساعات العمل خاطئة، أو كانت الأسعار خاطئة، أو تم التعامل مع النصائح بشكل غير متسق، فأنت لا تقوم فقط بإنشاء عمل إداري إضافي - بل تخلق الإحباط وعدم الثقة. يعمل برنامج الرواتب وتجميع الإكراميات المناسب على تبسيط العملية من خلال تحويل الوقت والأدوار وبيانات المبيعات إلى دفع دقيق بخطوات يدوية أقل.
1. بيانات نظيفة من ضبط الوقت - عندما يتم ربط ضبط الوقت وكشوف المرتبات، تتدفق اللكمات المعتمدة مباشرة إلى كشوف المرتبات بدلاً من إعادة إدخالها أو تجميعها معًا في جداول البيانات. الفائدة هي تقليل الأخطاء مثل اللكمات الفائتة، ورموز الوظائف الخاطئة، وحسابات العمل الإضافي غير الصحيحة، و «إصلاحات» اللحظة الأخيرة قبل تشغيل كشوف المرتبات مباشرة.
2. القواعد والأتمتة - تتسم كشوف رواتب المطاعم بالتعقيد - الأدوار المتعددة والأسعار المتعددة وقواعد العمل الإضافي والأقساط في بعض المواقع والتغييرات المتكررة. تدعم أدوات الرواتب الجيدة قواعد الدفع ومسارات التدقيق والموافقات الواضحة. الفائدة هي الاتساق - يقوم النظام بوضع علامة على الاستثناءات حتى تتمكن من التعامل مع المشكلات مبكرًا، بدلاً من إعادة إنشاء البطاقات الزمنية في نهاية الأسبوع.
3. برنامج تجميع النصائح - إذا كنت تدير مجموعة نصائح، فعادةً ما تكون أكبر مشكلة تشغيلية ليست الرياضيات - إنها الأسئلة - من حصل على ماذا؟ لماذا؟ هل كان ذلك عادلاً؟ تقوم أدوات تجميع النصائح بتطبيق القواعد الخاصة بك باستمرار (النقاط والنسب المئوية والتقسيمات القائمة على الأدوار وقواعد الأهلية)، والحفاظ على سجل تدقيق واضح، وتسهيل شرح التوزيع. الفائدة هي عدد أقل من النزاعات، وعدد أقل من الحسابات اليدوية، وتقليل الاحتكاك في نهاية الليل.
4. السجلات الصديقة للامتثال - تعمل أنظمة الرواتب والإكراميات التي تحافظ على الوثائق - التعديلات والموافقات وإعلانات الإكرامية والملخصات - على تسهيل الرد على الأسئلة والبقاء منظمًا. الفائدة هي تقليل المخاطر وتقليل التدافع عندما تحتاج إلى التحقق مما حدث.
خلاصة القول - أدوات الرواتب وتجميع النصائح ليست مجرد برامج إدارية. إنها تحمي الوقت وتقلل الأخطاء وتساعدك على الدفع لفريقك بدقة وثبات - أسبوعًا بعد أسبوع.
أدوات المحاسبة وإعداد التقارير
يمكن أن يكون المطعم مشغولاً ولا يزال أداؤه ضعيفًا. هذا هو سبب أهمية أدوات المحاسبة وإعداد التقارير - فهي تحول العمليات اليومية إلى أرقام يمكنك الوثوق بها. عندما تعيش المبيعات والعمالة والإكراميات والمخزون في أنظمة منفصلة، تصبح البيانات المالية مشروعًا شهريًا «لإعادة البناء» - يقوم شخص ما بتصدير التقارير وإعادة كتابة الإجماليات ومطاردة حالات عدم التطابق ويأمل أن تكون الأرباح والخسائر النهائية قريبة بما يكفي للعمل عليها. تعمل أدوات المحاسبة وإعداد التقارير الصحيحة على تقليل هذه الفوضى من خلال إنشاء مسار نظيف لما حدث اليوم إلى ما يظهر في كتبك.
1. تكامل المحاسبة - عندما تتدفق بيانات نقاط البيع إلى إعداد المحاسبة الخاص بك، يمكنك تعيين المبيعات والضرائب والرسوم والمناقصات إلى المجموعات الصحيحة تلقائيًا. قم بإقران ذلك بتكامل كشوف المرتبات للأجور والضرائب والمزايا، وستزيل جزءًا كبيرًا من النشر اليدوي. الفائدة هي السرعة والاتساق - تقليل الوقت في «كتابة الكتب»، وتقليل الأخطاء، وتقليل الليالي المتأخرة في نهاية الشهر.
2. تقارير أفضل - لا يحتاج المالكون إلى المزيد من لوحات المعلومات - فهم بحاجة إلى بعض الأرقام المحدثة والقابلة للتنفيذ - المبيعات مقابل الأسبوع الماضي، والعمالة مقابل المبيعات، واتجاه التكلفة الأولية، وحركة تكلفة الغذاء، والنقد الزائد/القصير. الفائدة هي التصحيحات السابقة- تغييرات التوظيف، أو الشراء الأكثر صرامة، أو تعديلات أسعار القائمة، أو إصلاح عادة الخصم قبل أن تصبح نمطًا.
3. أدوات التسوية - يمكن أن تصبح عمليات الإيداع والمدفوعات والمبالغ المستردة وإجماليات التسليم من طرف ثالث ورسوم البطاقة فوضوية بسرعة. تساعد الأنظمة الجيدة على مطابقة ما تقوله نقاط البيع أنه حدث مع ما أصاب البنك بالفعل. الفائدة هي عدد أقل من المفاجآت، وأقل «أين ذهبت الأموال؟» أسئلة وتقارير مالية أنظف.
4. فئة متسقة - إذا لم يتم محاذاة مخطط الحسابات وفئات نقاط البيع، فسيصبح مزيج تكلفة الطعام والمبيعات غير واضح. عندما يتم إعداد الفئات باستمرار (الأطعمة والمشروبات والمطاعم والتسليم والرسوم)، تصبح الاتجاهات واضحة. الفائدة هي الوضوح- يمكنك رؤية ما ينمو، وما الذي يتقلص، وأين يتم كسب الهامش أو خسارته.
أدوات المحاسبة وإعداد التقارير ليست فقط «للمحاسب». إنها تمنح أصحاب المطاعم الرؤية لتشغيل عمليات أكثر إحكامًا واتخاذ القرارات بثقة - دون العيش في جداول البيانات.
خطة اختيار بسيطة
الهدف ليس جمع البرامج. الهدف هو إنشاء مجموعة إدارة مطعم تقلل من عبء عمل المدير وتحسن الدقة وتمنحك تحكمًا واضحًا في العمالة والمبيعات والمخزون والامتثال. يمكنك القيام بذلك دون الإفراط في الشراء - إذا اخترت الأدوات بناءً على سير العمل وقمت بطرحها على مراحل.
1. ابدأ بسير العمل - ارسم خريطة «السلاسل» اليومية الأكثر أهمية، وقم بجدولة - اللكمة - الدفع، البيع - الصنع - الخدمة، والعد - الطلب - الاستلام. إذا كانت الأداة لا تدعم إحدى هذه السلاسل بشكل نظيف، فستقوم بإنشاء عمل بدلاً من إزالته.
2. تحديد أولويات عمليات التكامل - تأتي أكبر وفورات في الوقت من أنظمة مشاركة البيانات - ضبط الوقت المتدفق إلى كشوف المرتبات، وتدفق نقاط البيع إلى إعداد التقارير، والضوابط التي تقلل من التعديلات. إذا كنت تعيد كتابة ساعات العمل أو النصائح أو إجماليات المبيعات، فأنت تدفع مقابل البرامج وتستمر في القيام بالعمل اليدوي.
3. تعيين المالكين وتعيين القواعد - يفشل البرنامج عندما «يمتلكه الجميع»، مما يعني حقًا أنه لا أحد يمتلكه. حدد من يوافق على تعديلات الوقت، ومن يحتفظ برموز الوظائف، ومن يقوم بتحديث قوائم نقاط البيع، ومن يملك وصفات المخزون، ومن يراجع التقارير الرئيسية أسبوعيًا. قم أيضًا بتعيين عناصر التحكم الأساسية- الأذونات وخطوات الموافقة والأسباب المطلوبة للتركيبات/الفراغات.
4. بدء التشغيل على مراحل - اختر منطقة واحدة أولاً (عادة ما تكون العمالة)، وأغلق العملية، وقم بتدريب المديرين، ثم انتقل إلى المنطقة التالية. اجعل الأمر بسيطًا، وراجع ساعات العمل الإضافي، وتعديلات الوقت، وفترات الراحة الفائتة، وأوقات التذاكر، وتباين المخزون كل أسبوع. في حالة تحسن المقياس، احتفظ بالتغيير. إذا لم يحدث ذلك، فاضبط العملية - وليس الإعدادات فقط.
قم بتبسيط مطعمك باستخدام Altametrics
إذا كنت ترغب في تقليل مفاجآت العمل، وخفض وقت الإدارة، وتشغيل عملية أكثر إحكامًا مع رؤية أفضل، فيمكن أن تساعدك Altametrics. توفر Altametrics حلولًا تركز على المطاعم للجدولة وضبط الوقت وإدارة العمل والتحكم التشغيلي - مصممة لوتيرة وتعقيد التحولات الحقيقية. تعرف على المزيد حول Altametrics بالنقر فوق «جدولة عرض توضيحي» أدناه.