ما هي البيانات المالية الرئيسية التي يجب على أصحاب المطاعم تتبعها؟
يجب على مالكي المطاعم مراجعة بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي بانتظام لمراقبة الربحية والصحة المالية.
الدليل النهائي لمحاسبة المطاعم
نظرة عامة
إن امتلاك مطعم لا يقتصر فقط على طهي طعام رائع أو إبقاء العملاء سعداء - بل يعني أيضًا مراقبة أموالك عن كثب. بدون عادات محاسبية جيدة، حتى المطاعم الشعبية يمكن أن تخسر المال وتكافح من أجل البقاء مفتوحة. في الواقع، تشير الدراسات إلى أن ما يقرب من 60٪ من المطاعم تفشل خلال السنة الأولى، والإدارة المالية السيئة هي أحد الأسباب الرئيسية لذلك.
تساعدك محاسبة المطاعم على فهم مقدار الأموال التي تأتي من المبيعات بالضبط والمبلغ الذي يتم إنفاقه لأشياء مثل الطعام وأجور الموظفين والإيجار والإمدادات. عندما تعرف إلى أين تذهب أموالك، يمكنك اتخاذ خيارات أكثر ذكاءً - مثل تعديل أسعار قائمة الطعام أو إيجاد طرق لتقليل الهدر.
الجزء الصعب هو أن تمويل المطاعم يختلف عن الأعمال الأخرى. يجب عليك التعامل مع أشياء مثل تلف الطعام والإبلاغ عن الإكراميات والتكاليف المتقلبة من الموردين. هذا هو سبب أهمية تعلم أساسيات محاسبة المطاعم.
المبادئ الأساسية لمحاسبة المطاعم
قبل الغوص في المهام اليومية لإدارة الشؤون المالية لمطعمك، من المهم فهم المبادئ الأساسية التي تشكل أساس محاسبة المطاعم. تساعدك هذه المفاهيم على تتبع أموالك بشكل صحيح وتجنب الأخطاء واتخاذ قرارات تجارية أفضل.
أول شيء يجب معرفته هو أن محاسبة المطاعم تختلف عن محاسبة الأعمال العادية. لماذا؟ لأن المطاعم تتعامل مع مزيج سريع الحركة من المبيعات والمخزون وتكاليف العمالة والنصائح - غالبًا ما تتغير يوميًا. لذا فإن الحصول على صورة واضحة لأموالك يعني فهم بعض الأفكار الرئيسية.
النقد مقابل المحاسبة على أساس الاستحقاق
هناك طريقتان رئيسيتان لتتبع الإيرادات والمصروفات - المحاسبة النقدية والمحاسبة على أساس الاستحقاق.
- تسجل المحاسبة النقدية الأموال عندما تتحرك بالفعل - عندما تتلقى دفعة أو تدفع فاتورة.
- تسجل المحاسبة على أساس الاستحقاق الإيرادات والمصروفات عند حدوثها، حتى لو لم يتم تداول الأموال بعد.
تبدأ معظم المطاعم الصغيرة بالمحاسبة النقدية لأنها بسيطة. ولكن مع نمو نشاطك التجاري، يمكن أن تمنحك المحاسبة على أساس الاستحقاق صورة مالية أكثر دقة - خاصة عند التعامل مع ائتمان البائع أو التكاليف المدفوعة مسبقًا.
شروط مهمة يجب معرفتها
فيما يلي بعض المصطلحات المحاسبية الأساسية التي يجب على كل صاحب مطعم فهمها -
1. الإيرادات - كل الأموال التي يجلبها مطعمك من الأطعمة والمشروبات والمبيعات الأخرى.
2. تكلفة السلع المباعة (COGS) - ما يكلفك صنع العناصر التي تبيعها (مثل مكونات الوجبات).
3. إجمالي الربح - الإيرادات مطروحًا منها COGS. يوضح هذا مقدار الأموال التي تجنيها قبل النفقات الأخرى.
4. مصاريف التشغيل - أشياء مثل الإيجار والأجور والمرافق والتسويق.
5. صافي الربح - ما تبقى بعد خصم جميع النفقات من إيراداتك. هذا هو ربحك الحقيقي.
إن فهم هذه المبادئ الأساسية يجعل من السهل جدًا تتبع الأداء واكتشاف المشكلات مبكرًا وتنمية أعمالك بثقة. المحاسبة الجيدة لا تتعلق فقط بالأعمال الورقية - إنها أداة يومية لاتخاذ القرارات الذكية.
الخيار الأكثر ذكاءً لتعظيم إمكاناتك المالية
قم بتبسيط الشؤون المالية لمطعمك مع Altametrics!
البيانات المالية الأساسية
البيانات المالية هي بمثابة فحص صحي لمطعمك. إنها توضح لك أين تذهب أموالك، والمبلغ الذي تكسبه، وما إذا كان عملك يسير على المسار الصحيح أم لا. حتى لو لم تكن من محبي الأرقام، فإن تعلم كيفية قراءة هذه العبارات الأساسية الثلاثة يمكن أن يساعدك على اكتشاف المشكلات مبكرًا واتخاذ خيارات أفضل.
1. بيان الدخل (بيان الربح والخسارة)
هذا هو التقرير المالي الأكثر أهمية لأي مطعم. يُظهر مقدار الأموال التي حققتها (الإيرادات)، والمبلغ الذي أنفقته (النفقات)، وما تبقى (صافي الربح أو الخسارة) خلال فترة زمنية محددة - عادةً أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا.
فيما يلي تفصيل مبسط -
المبيعات - إجمالي الدخل من الأطعمة والمشروبات والخدمات الأخرى
COGS (تكلفة السلع المباعة) - تكلفة المكونات والعناصر الأخرى المباعة
إجمالي الربح - المبيعات مطروحًا منها
نفقات تشغيل COGS - الإيجار والمرافق والأجور وما إلى ذلك
صافي الربح/الخسارة - ما تبقى بعد كل النفقات
يخبرك هذا البيان ما إذا كان مطعمك يكسب المال أو يخسره ولماذا.
2. الميزانية العمومية
فكر في هذا على أنه لقطة للوضع المالي لمطعمك في وقت محدد. وهي تسرد -
الأصول - ما يمتلكه عملك (النقد والمعدات والمخزون)
الخصوم - ما تدين به (القروض والفواتير)
حقوق الملكية - قيمة ملكيتك في الأعمال التجارية
تعني الميزانية العمومية الصحية أن لديك أصولًا أكثر من الديون.
3. بيان التدفق النقدي
يوضح كيفية انتقال الأموال داخل وخارج عملك. فهي تساعدك على معرفة ما إذا كان لديك ما يكفي من النقد لدفع الفواتير أو تغطية الرواتب أو القيام باستثمارات جديدة - حتى لو كان بيان الدخل الخاص بك يبدو مربحًا.
تمنحك هذه البيانات معًا صورة كاملة عن الصحة المالية لمطعمك. يمكن أن تساعدك مراجعتها بانتظام - شهريًا على الأقل - على البقاء مسيطرًا وتجنب المفاجآت غير السارة.
إنشاء مخطط حسابات خاص بالمطعم
مخطط الحسابات (COA) هو قائمة بجميع الفئات المالية التي يستخدمها مطعمك لتنظيم الدخل والنفقات والأصول والخصوم. فكر في الأمر كنظام إيداع للأموال المالية لمطعمك. إذا تم إعداده بالطريقة الصحيحة منذ البداية، فإنه يجعل تتبع الأموال أسهل بكثير ويساعدك على البقاء منظمًا عندما يحين وقت مراجعة التقارير أو تقديم الضرائب.
لماذا يهم COA الخاص بالمطعم
تتمتع المطاعم باحتياجات فريدة مقارنة بالشركات الأخرى. أنت تتعامل مع مزيج من مبيعات الأطعمة والمشروبات وأنواع مختلفة من العمالة ومشتريات المخزون وتكاليف التشغيل التي يمكن أن تتغير من أسبوع لآخر. لن يمنحك مخطط الحسابات العام العرض التفصيلي الذي تحتاجه لإدارة التكاليف أو تحديد الاتجاهات.
ما يجب تضمينه في مخطط الحسابات الخاص بك
فيما يلي الأقسام الرئيسية التي يجب أن يحتوي عليها COA لكل مطعم، مع أمثلة -
1.
حسابات الإيرادات (الدخل)
- مبيعات المواد الغذائية (تناول الطعام، تناول الطعام بالخارج، التوصيل)
- مبيعات المشروبات (الكحول، المشروبات غير الكحولية)
- دخل تقديم الطعام - مبيعات
بطاقات الهدايا 2. تكلفة البضائع المباعة (COGS)
- المكونات الغذائية
- مخزون المشروبات
- لوازم التغليف
3.
تكاليف العمالة
- أجور المطبخ
- الأجور أمام المنزل -
ضرائب الرواتب -
مزايا الموظفين 4. مصاريف التشغيل
- الإيجار والمرافق
- التأمين
- إصلاح المعدات
- التسويق والإعلان
- التنظيف والصرف الصحي
- التراخيص والتصاريح
5. حسابات أخرى
- الأصول (مثل معدات المطبخ والنقد في متناول اليد)
- الالتزامات (مثل القروض والفواتير غير المسددة)
-
نصائح ملكية المالك لإعدادها
- استخدم أسماء واضحة ومتسقة حتى يسهل فهمها لاحقًا.
- لا تبالغ في تعقيد الأمر - ابدأ بالفئات الأساسية وأضف المزيد فقط إذا لزم الأمر.
- قم بمراجعتها مرة أو مرتين في السنة للتأكد من أنها لا تزال تناسب كيفية عمل عملك.
إن وجود مخطط حسابات منظم جيدًا يمنحك تقارير أنظف ويساعدك على معرفة أين تذهب أموالك بالضبط - حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع.
إدارة إيرادات ومصروفات المطاعم
أحد أهم أجزاء محاسبة المطاعم هو التتبع الدقيق لمقدار الأموال التي تجنيها - والمبلغ الذي تنفقه. تساعدك إدارة الإيرادات والنفقات بشكل صحيح على اكتشاف المشكلات مبكرًا وتجنب الهدر والحفاظ على ربحية مطعمك.
تتبع المبيعات اليومية
ابدأ بتسجيل جميع أنواع الدخل كل يوم. وهذا يشمل مبيعات المواد الغذائية ومبيعات المشروبات والمطاعم والتسليم وحتى شراء بطاقات الهدايا. قم بتقسيمها إلى فئات حتى تتمكن من معرفة مجالات عملك الأفضل أداءً. على سبيل المثال، قد تجد أن مبيعات الغداء قوية ولكن العشاء يحتاج إلى تحسين.
لا تنس أيضًا تتبع النصائح ورسوم الخدمة. يجب التعامل معها بعناية لأغراض الرواتب والضرائب. احتفظ بسجل واضح لكيفية توزيع النصائح بين الموظفين وكيفية الإبلاغ عنها.
إدارة النفقات
تتمتع المطاعم بمزيج من التكاليف الثابتة والمتغيرة.
- التكاليف الثابتة هي أشياء مثل الإيجار والتأمين والإنترنت - النفقات التي تبقى كما هي كل شهر.
- تتغير التكاليف المتغيرة بناءً على مدى انشغالك. وهذا يشمل الطعام والمشروبات والأجور بالساعة وفواتير الخدمات.
احتفظ بالإيصالات والفواتير والسجلات لكل عملية شراء، مهما كانت صغيرة. كل شيء يتراكم. قم بإنشاء فئات نفقات منفصلة حتى تتمكن من معرفة أين تذهب أموالك بالضبط - مثل المكونات الغذائية أو مواد التنظيف أو الإعلانات.
يعد التحكم في COGS COGS (تكلفة البضائع المباعة) أحد أكبر النفقات في أي مطعم. يمكنك التحكم فيه عن طريق -
- تتبع المخزون بانتظام
- تقليل الفاقد والتلف
- تدريب الموظفين على التحكم في الحصص
- مراقبة أسعار البائعين
حتى التغييرات الصغيرة، مثل تعديل أحجام الحصص أو تحسين عادات الطلب، يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في هوامش الربح الخاصة بك.
من خلال إدارة كل من الإيرادات والنفقات بعناية، ستحصل على رؤية أوضح بكثير للصحة المالية لمطعمك - والمزيد من التحكم في مستقبله.
تكاليف العمالة والرواتب والمسؤوليات الضريبية
غالبًا ما تكون العمالة هي أكبر تكلفة مستمرة للمطعم، حيث تشكل أحيانًا 30٪ إلى 35٪ من إجمالي المبيعات. إذا لم تتم إدارتها بعناية، فيمكن أن تستهلك أرباحك بسرعة. يعد فهم كيفية حساب تكاليف العمالة والتحكم فيها والإبلاغ عنها أمرًا ضروريًا للبقاء بصحة جيدة من الناحية المالية - ومتوافقًا مع القانون.
ما الذي يشكل تكاليف العمالة؟
تشمل تكاليف العمالة أكثر من مجرد أجور بالساعة. إليك ما يجب حسابه -
1.
الأجور والرواتب لجميع الموظفين (واجهة المنزل، المطبخ، المديرين) 2. أجر العمل الإضافي لساعات العمل خارج الحدود القياسية
3. ضرائب الرواتب التي يجب على صاحب العمل دفعها (الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وضرائب البطالة)
4. مزايا الموظفين، مثل الإجازة المدفوعة أو التأمين الصحي أو المكافآت
5. نصائح وإكراميات، إن وجدت،
تأكد من تتبع ساعات العمل الفعلية، وليس الساعات المجدولة فقط، وراقب كيفية مقارنة تكاليف العمالة بمبيعاتك اليومية والأسبوعية.
التعامل مع النصائح بشكل صحيح
يجب أن تتبع المطاعم التي تعتمد على النصائح قواعد صارمة بشأن إعداد التقارير وكشوف المرتبات.
- يجب الإبلاغ عن جميع الإكراميات التي حصل عليها الموظفون وإدراجها في سجلات الرواتب.
- يجب أن يتبع تجميع النصائح (في حالة استخدامه) الإرشادات القانونية.
- يجب على أصحاب العمل التأكد من أن العمال ذوي الإكراميات يكسبون الحد الأدنى للأجور على الأقل عند تضمين الإكراميات.
يمكن أن يؤدي الفشل في التعامل مع النصائح بشكل صحيح إلى عمليات تدقيق وعقوبات.
يجب أن تكون كشوف المرتبات والضرائب دقيقة وفي الوقت المناسب. تحتاج إلى -
- اقتطاع وتحويل الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية من رواتب الموظفين
- دفع جزء صاحب العمل من ضرائب الرواتب -
إصدار W-2 أو 1099s سنويًا للموظفين والمقاولين
- الاحتفاظ بسجلات مفصلة في حالة التدقيق الضريبي أو النزاعات العمالية.
ضع جدولًا ثابتًا لكشوف المرتبات (أسبوعيًا أو كل أسبوعين أمر شائع) وتحقق جيدًا من الامتثال لقوانين الأجور، بما في ذلك قواعد العمل الإضافي وأي متطلبات خاصة بالولاية.
باختصار، إن الحصول على العمالة وكشوف المرتبات بشكل صحيح هو أكثر من مجرد قطع الشيكات - إنه يتعلق بحماية عملك، والبقاء في إطار القانون، وإنشاء نظام عادل لموظفيك.
مهام المحاسبة في نهاية الشهر ونهاية العام
بينما تساعدك المحاسبة اليومية والأسبوعية على البقاء على المسار الصحيح، فإن مهام نهاية الشهر ونهاية العام ضرورية لمراجعة الأداء المالي العام لمطعمك. تساعد عمليات تسجيل الوصول المنتظمة هذه في اكتشاف الأخطاء وتتبع التقدم والاستعداد لموسم الضرائب.
مهام المحاسبة في نهاية الشهر
في نهاية كل شهر، خصص وقتًا لإغلاق دفاترك ومراجعة بياناتك المالية. إليك ما يتضمنه ذلك عادةً -
1. تسوية الحسابات المصرفية - قارن السجلات المالية لمطعمك مع البيانات المصرفية للتأكد من تطابق كل إيداع ودفع. ابحث عن أي اختلافات، مثل المعاملات المفقودة أو الرسوم المزدوجة.
2. مراجعة البيانات المالية - راجع بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي. اسأل نفسك -
- هل المبيعات تزيد أم تنخفض؟
- هل هناك أي نفقات أعلى من المعتاد؟
- هل تحقق الشركة ربحًا؟
3. عد المخزون - قم بإجراء جرد مادي للمخزون وقارنه بسجلاتك. يساعد ذلك في ضبط COGS والتقاط السرقة أو النفايات.
4. تحقق من تقارير العمل - راجع إجمالي ساعات العمل والعمل الإضافي وتكاليف الرواتب. ابحث عن أنماط مثل العمل الإضافي غير الضروري أو نقص الموظفين الذي قد يؤثر على الخدمة.
5. دفع الفواتير ومتابعة الفواتير - تأكد من دفع جميع فواتير البائع في الوقت المحدد. تحقق أيضًا مما إذا كانت أي فواتير غير مدفوعة للعملاء تحتاج إلى متابعة.
المهام المحاسبية لنهاية
العام في نهاية العام، يتحول تركيزك إلى التحضير للضرائب وإغلاق السنة المالية بشكل نظيف -
1. وضع اللمسات الأخيرة على جميع السجلات المالية - تأكد من إدخال جميع الإيرادات والنفقات وتصنيفها بشكل صحيح.
2. إصدار النماذج الضريبية - إعداد وإرسال W-2 إلى الموظفين و 1099 إلى المقاولين بحلول الموعد النهائي القانوني.
3. مراجعة الأداء السنوي - قارن البيانات المالية لهذا العام بالعام السابق. انظر إلى اتجاهات المبيعات والتكاليف والأرباح.
4. مقابلة محاسب أو متخصص ضرائب - يمكن أن تساعدك مراجعة نهاية العام في التخطيط لتحقيق وفورات ضريبية وتحديد الأهداف المالية للعام المقبل.
من خلال التعامل مع مهام نهاية الشهر ونهاية العام باستمرار، ستبقى منظمًا، وتتجنب ضغوط الوقت الضريبي، وتتخذ قرارات أكثر ذكاءً للمضي قدمًا.
البقاء على اطلاع على الصحة المالية لمطعمك
لا يجب أن تكون محاسبة المطاعم معقدة - ولكنها يجب أن تكون متسقة. عندما تأخذ الوقت الكافي لفهم كيفية تدفق الأموال داخل وخارج عملك، فإنك تكتسب المزيد من التحكم في قراراتك، من تحديد الأسعار إلى إدارة تكاليف العمالة والغذاء. لا يتعلق الأمر فقط بالبقاء منظمًا لموسم الضرائب - بل يتعلق بالحفاظ على مطعمك صحيًا ومربحًا طوال العام.
المفتاح هو بناء عادات جيدة. راقب مبيعاتك ونفقاتك بانتظام، وراجع التقارير المالية كل شهر، وابق على اطلاع على كشوف المرتبات والمخزون. عند القيام بذلك، ستكتشف الاتجاهات بشكل أسرع، وتصلح المشكلات في وقت أقرب، وستشعر بمزيد من الثقة في كل قرار مالي تتخذه.
ليس عليك القيام بكل ذلك يدويًا. في الواقع، يمكن أن يؤدي استخدام الأدوات المناسبة إلى جعل عملية المحاسبة بأكملها أسرع وأسهل وأكثر دقة.
هذا هو المكان الذي تأتي فيه Altametrics.
تقدم Altametrics حلاً كاملاً لمحاسبة المطاعم مصممًا خصيصًا لاحتياجات أصحاب المطاعم المشغولين. من إعداد التقارير في الوقت الفعلي وتتبع العمالة إلى المخزون المبسط والأدوات المالية الآلية، تساعدك Altametrics على توفير الوقت وتقليل الأخطاء والتركيز أكثر على إدارة عملك - وليس كتبك.
تحكم في الشؤون المالية لمطعمك اليوم - اكتشف كيف يمكن لـ Altametrics تبسيط المحاسبة ومساعدتك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً وأسرع.
قم بمعالجة الفواتير الخاصة بك وتسديد المدفوعات للبائعين
التشغيل الآلي والتكامل والسيطرة باستخدام Altametrics
أسئلة متكررة
ما هي البيانات المالية الأساسية التي أحتاج إلى معرفتها؟
الميزانية العمومية - لقطة من الأصول والخصوم وحقوق الملكية الخاصة بك في وقت محدد.
بيان التدفق النقدي - يتتبع الأموال الواردة والصادرة من عملك.