كيفية عمل جدول عمل
أهمية جداول الموظفين
يجب على المديرين وإدارات الموارد البشرية معرفة كيفية وضع جدول عمل يفيد الموظفين الأفراد وموظفي الإدارة وأعمالهم بالكامل. تعمل أفضل ممارسات جدولة الموظفين على تعزيز ربحية الأعمال وإنتاجية الموظفين.
يحتاج الموظفون إلى جدول عمل مستقر حتى يكونوا متاحين ومستعدين جيدًا لنوباتهم المجدولة القادمة. أظهرت الدراسات أن الجدولة المستقرة تزيد من إنتاجية العمل بنسبة 5٪ مع زيادة متوسط المبيعات بنسبة 7٪.
تذكر أن موظفيك هم أعظم أصول عملك وأهم استثمار. جدولة التحول الذكي تستحق الجهد، مما ينتج عائدًا مرتفعًا على الاستثمار إلى الحد الأدنى لعملك.
تتضمن أفضل ممارسات جدولة الموظفين تقديم جداول العمل للموظفين مع إشعار مسبق لمدة أسبوعين على الأقل, تحسين ليس فقط تجربة الموظف ولكن أيضًا لصالح موظفي الإدارة لديك. يقضي المديرون وقتًا أقل في جدولة الموظفين ويتجنبون جدولة المناوبات في اللحظة الأخيرة عند تنفيذ أفضل الممارسات.
يتم أيضًا تقليل تكاليف العمالة عند استخدام أفضل ممارسات جدولة الموظفين. تعد جدولة الموظفين بناءً على مهاراتهم الفريدة وتوافقهم أكثر فعالية من حيث التكلفة من اللجوء إلى جدولة اللحظة الأخيرة لأعضاء الفريق بناءً على توفرهم بشكل صارم.
مع جدولة العمل غير الصحيحة التي تم الاستشهاد بها كسبب رئيسي لترك الموظفين دورهم طواعية في الشركة, تنخفض معدلات دوران الموظفين بشكل ملحوظ عند تحسين جدولة الموظفين. بالإضافة إلى ذلك، فإن جدولة الموظفين بشكل صحيح تقلل من تكاليف العمالة الباهظة ومقدار كبير من الوقت اللازم لتوظيف الموظفين الجدد وإعدادهم.
يتمتع المديرون وأعضاء فريق الموارد البشرية بفوائد إدارة الموظفين الذين لديهم معنويات أعلى ومستويات التزام تنظيمية. إن انخفاض الحاجة إلى المحادثات والإجراءات التأديبية يفيد بيئة العمل بأكملها في عملك.
المزيد من الموظفين الراضين والسعادة هم إضافة لا تقدر بثمن لثقافة شركتك، مما يجذب كبار الموظفين الموهوبين للتقدم إلى عملك. تؤدي جدولة الموظفين الفعالة إلى تحسين تجارب العملاء والعملاء في عملك، مما يؤكد لعملائك أنه سيتم الترحيب بهم دائمًا من قبل موظفين على دراية ومثالية.
يشعر كل من يشارك في عملك بالتأثير الهزيل لنظام جدول عمل الموظف الرائع. لهذه الأسباب، يجب أن تظل جدولة الموظفين دائمًا أولوية قصوى للأعمال.
5 خطوات لعمل جدول عمل بشكل صحيح
يجب على المديرين وإدارات الموارد البشرية التأكد من أن جداول عمل موظفيهم مثالية قدر الإمكان. خمس خطوات لإنشاء جدول عمل رائع هي-
- وضع السياسة- يحتاج الموظفون إلى سياسات لاتباعها بما في ذلك بروتوكول تتبع الوقت, آداب تبديل التحول, وعمليات طلب إجازة الموظف. يجب تقديم تعليمات واضحة للموظفين عند تعيينهم في الموظفين وإدراجها أيضًا في دليل الموظف الخاص بك لسهولة الرجوع إليها.
تأكد من أن الموظفين يفهمون عواقب عدم الامتثال للسياسات المعمول بها. فعلى سبيل المثال، قد يتطلب التأخير المتكرر اتخاذ تدابير تأديبية أو عقد اجتماع مع الموارد البشرية. - التخطيط- عندما يتم تزويد الموظف بجدول نوبته في وقت مبكر، فمن غير المرجح أن يحتاج إلى مبادلة أو تفويت نوبة. سواء كان أعضاء فريقك موظفين بدوام كامل أو بدوام جزئي, أو مزيج من أنواع جدولة المناوبات المختلفة, من المحتمل أن يكون لديهم التزامات أخرى للتخطيط لها حول جداول عملهم.
على سبيل المثال، يذهب العديد من الموظفين بدوام جزئي إلى الجامعة أو لديهم وظيفة أخرى يعملون فيها عندما لا يتم جدولتهم في عملك. قد يضطر بعض أعضاء الفريق المتفرغين إلى ترتيب رحلات إلى مكان عملك أو العثور على رعاية أطفال.
- التعيين- توظف بعض الشركات مجموعة متنوعة من أعضاء الفريق ذوي الخبرات والمهارات المختلفة. قبل إنشاء جداول العمل، حدد الأدوار والمهارات اللازمة لكل نوبة.
إحدى أدوات الجدولة المفيدة لتخطيط نوبات الموظفين هي قالب جدول يأخذ في الاعتبار مهارات الموظفين ومستويات خبرتهم.
يقلل قالب الجدول الزمني من مقدار وقت الموظف وتكاليف العمالة التي يتم إنفاقها على إنشاء جدول عملك الأسبوعي مع التأكد من استخدام أعضاء الفريق بشكل أفضل وفقًا لقدراتهم الفريدة. - البرنامج- يتضمن برنامج جدولة الموظفين مجموعة متنوعة من أدوات الجدولة لكل خطوة من عملية جدولة العمل. من أدوات تتبع الوقت إلى استخدام قالب جدول العمل، يوفر برنامج الجدولة أموال الشركات في تكاليف العمالة وساعات متعددة من وقت الموظف كل أسبوع.
هناك العديد من برامج الجدولة المختلفة للشركات للاختيار من بينها، اعتمادًا على احتياجات العمل المحددة. يعد طلب تجربة مجانية لبرنامج جدولة العمل طريقة رائعة لمعرفة أدوات الجدولة والبرامج الأنسب لعملك. - المرونة- موظفوك هم بشر سيكون لديهم بالضرورة أحداث حياة غير متوقعة تظهر من وقت لآخر، بما في ذلك الأمراض وحالات الطوارئ العائلية.
عندما تظهر مشكلة غير متوقعة لموظفيك، من المهم أن تكون مرنًا ومريحًا. تعمل جدولة الموظفين المتعاطفة على تعزيز رفاهية الموظفين وتعزيز علاقات العمل الصحية.