Que aprenderas
Comprenda como administrar adecuadamente el credito de propinas y las horas extras en la nomina de los restaurantes. Esta guia lo guia a traves de los calculos, los obstaculos legales, las diferencias entre las leyes estatales y las herramientas para simplificar el proceso y evitar errores costosos.
Como se gestionan las horas extras y el credito de propinas en la nomina de los restaurantes?
Horas extras y credito de propinas en la industria de restaurantes
Si eres dueno de un restaurante, ya sabes lo dificil que puede ser la nomina. Entre hacer un seguimiento de las horas, las propinas y las diferentes tasas salariales, es facil cometer errores, especialmente cuando se trata de horas extras y el credito de propinas. Pero equivocarse en estos errores puede costarle caro. De hecho, los restaurantes representan casi el 60% de todas las infracciones salariales y horarias que investiga el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos cada ano. Esa es una cifra grande y un gran riesgo.
Muchos propietarios ni siquiera se dan cuenta de que estan infringiendo las reglas hasta que es demasiado tarde. Tal vez no calcularon correctamente las horas extras o se olvidaron de seguir los pasos correctos al usar el credito de propinas. El resultado? Multas, pagos atrasados y posiblemente incluso demandas.
Mantener su nomina limpia no se trata solo de seguir las reglas. Tambien se trata de tratar a tu equipo de manera justa y de proteger el negocio por el que te has esforzado tanto.
Comprension de las reglas federales de horas extras para restaurantes
Empecemos por lo basico- el pago de horas extras. Segun la ley federal, especificamente la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), a la mayoria de los empleados de restaurantes se les debe pagar tiempo y medio por cualquier hora trabajada durante mas de 40 horas en una sola semana laboral. Esto significa que si su empleado gana 10 dolares por hora, debe recibir 15 dolares por hora por cualquier tiempo que trabaje mas de 40 horas esa semana.
Esta regla se aplica a los empleados no exentos, que suelen incluir meseros, cocineros de linea, camareros, lavaplatos y la mayoria del resto del personal de restaurantes que trabaja por hora. Los trabajadores asalariados pueden recibir un trato diferente, pero a menos que cumplan con los criterios de exencion especificos (algo que la mayoria de los trabajadores de restaurantes no cumplen), se les seguiran adeudando horas extras si trabajan mas de 40 horas.
Es importante tener en cuenta que las horas extras se basan en el tiempo trabajado en una semana, no a diario, al menos a nivel federal. Por lo tanto, si alguien trabaja 12 horas un dia, pero solo 28 horas en total durante la semana, las horas extras no se aplican. Sin embargo, algunos estados tienen reglas mas estrictas. Por ejemplo, en California, las horas extras comienzan despues de 8 horas en un solo dia.
No pagar incluso las horas extras mas pequenas puede ocasionar grandes problemas. Las auditorias federales y las reclamaciones salariales pueden tener una antigueedad de dos anos, o incluso de tres anos si la infraccion se considera deliberada. Esto se acumula rapidamente, especialmente si varios empleados se ven afectados.
Para cumplir con las normas, haz un seguimiento cuidadoso de todas las horas, establece practicas de programacion claras y asegurate de que tus gerentes entiendan como funcionan las horas extras. Un buen sistema de cronometraje puede ahorrarle mucho estres en el futuro.
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Que es exactamente el credito de propinas?
En el mundo de los restaurantes, el credito de propinas es una de las partes mas confusas de la nomina, pero tambien es una de las mas importantes de hacer bien. En pocas palabras, el credito de propinas le permite a usted, el empleador, contar una parte de las propinas de sus empleados para cumplir con el salario minimo federal.
Asi es como funciona- el salario minimo federal es de 7,25$ por hora, pero si un empleado gana habitualmente mas de 30$ al mes en propinas, puedes pagarle tan solo 2,13$ por hora en concepto de salario directo. Los 5,12$ restantes se pueden compensar con propinas. Estos 5,12$ son lo que se denomina credito de propinas.
Pero hay un inconveniente- varios, de hecho. En primer lugar, debe informar a sus empleados por escrito que esta utilizando el credito de propinas. Si no lo hace, el credito de propinas no se aplica y es posible que adeude pagos atrasados.
En segundo lugar, eres responsable de asegurarte de que las propinas realmente eleven la tarifa total por hora del empleado a al menos 7,25$. Si sus propinas son insuficientes en algun periodo de pago, debes compensar la diferencia. No puedes dejar que el empleado lo averiguee.
Ademas, no todos los estados siguen las normas federales. Algunos estados establecen un salario minimo mas alto o no permiten en absoluto el credito de propinas. Esto significa que es posible que tengas que pagar a los empleados que reciben propinas mas de 2,13 USD/hora, segun donde este ubicado tu restaurante.
En resumen, usar el credito de propinas puede ahorrar en la nomina, pero solo si sigues las reglas al pie de la letra. Un error puede costar mas de lo que ahorras.
Como calcular las horas extras de los empleados que reciben propinas
Calcular el pago de las horas extras ya es complicado, pero se vuelve aun mas confuso cuando se trata de empleados que reciben propinas. Muchos propietarios de restaurantes asumen que las horas extras se basan en el salario de 2,13 dolares de propina, pero eso no es correcto. Las horas extras deben calcularse utilizando el salario minimo federal completo, incluso si se toma un credito por propina.
Vamos a desglosarlo con un ejemplo sencillo-
el salario minimo federal es de 7,25 dolares/hora. La tasa de horas extras es 1,5 veces mayor, lo que equivale a 10,88$ por hora.
Ahora, si utilizas el credito de propinas (que te permite pagar 2,13 USD/hora en efectivo), estas tomando un credito de 5,12 dolares/hora para pagar el salario minimo. Ese mismo credito se aplica durante las horas extras, pero se debe restar de la tasa de horas extra mas alta.
Esto es lo que debes-
- Tasa de horas extras- 7,25$ x 1,5 = 10,88 $- credito de propina. -5,12 $ - Le debes al empleado.
5,76 dolares/hora (mas propinas) por horas extras.
Aqui es donde muchos restaurantes cometen errores, especialmente si la nomina se realiza manualmente. Si calculas las horas extras basandote en el salario de 2,13$ en lugar de 7,25$, estas pagando menos a tus empleados y podrias exponerte a multas, auditorias o demandas.
El enfoque mas seguro es usar un software de nomina o un sistema de seguimiento del tiempo que calcule automaticamente las horas extras en funcion de las tarifas correctas. Ademas, verifique siempre que los empleados ganen al menos el salario minimo completo (o la tarifa de su estado) despues de las propinas, especialmente cuando trabajan muchas horas.
Dificultades de cumplimiento comunes que se deben evitar
Manejar correctamente las horas extras y el credito de propinas significa mas que solo hacer los calculos. Hay varias trampas de cumplimiento en las que suelen caer los propietarios de restaurantes, muchas de ellas sin darse cuenta. Estos pequenos descuidos pueden dar lugar a multas o demandas costosas, especialmente durante una auditoria del Departamento de Trabajo.
Estos son los errores mas comunes a los que hay que prestar atencion- 1
. Esta
legalmente obligado a informar a los empleados, por escrito, de que esta utilizando un credito de propinas. Esto no es opcional. Si no avisa con la debida antelacion, perdera el derecho a solicitar el credito y tendra que pagar el salario minimo completo.
2. Pago de horas extras en funcion del salario con propina
Muchos propietarios de restaurantes calculan erroneamente el tiempo y medio utilizando 2,13 dolares por hora en lugar de 7,25 dolares/hora. Esto lleva a un pago insuficiente. Siempre base las horas extras en el salario minimo completo antes de restar el credito de propina.
3. Permitir que los gerentes reciban propinas
Solo se puede incluir a ciertos miembros del personal de recepcion en un grupo de propinas valido. Incluir a gerentes, supervisores o trabajadores secundarios, como cocineros y lavaplatos, es una infraccion.
4. No realizar un seguimiento preciso de todas las horas
Si los empleados llegan temprano, trabajan durante los descansos o se quedan hasta tarde, esos minutos adicionales se acumulan. Si presionan al empleado durante mas de 40 horas, se aplica el pago de horas extras, incluso si no se aprobo.
5. Suponiendo que las reglas estatales y federales son las mismas
Muchos estados tienen reglas mas estrictas que el gobierno federal. Algunos no permiten en absoluto el credito de propinas. Consulta siempre las leyes estatales y locales.
Evitar estos errores no consiste solo en cumplir con la ley, sino tambien en generar confianza y proteger tu empresa a largo plazo.
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Variaciones estado por estado
En lo que respecta a la nomina de los restaurantes, no todos los estados siguen las normas federales, y ahi es donde muchos propietarios se meten en problemas. Es posible que estes siguiendo la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) a la perfeccion, pero si tu estado o ciudad tiene leyes mas estrictas, esas son prioritarias.
Las normas sobre el credito de propinas varian mucho.
Algunos estados, como California, Oregon y Washington, no permiten en absoluto el credito de propinas. Esto significa que debe pagar a los empleados que reciben propinas el salario minimo estatal completo antes de recibir propinas. Por lo tanto, si pagas 2,13 USD/hora en un estado, pero abres una segunda sucursal en California y haces lo mismo, estas infringiendo la ley estatal.
Otros estados permiten el credito de propinas, pero con un salario base mas alto que el salario federal de 2,13 dolares/hora. Por ejemplo-
- Nueva York tiene diferentes salarios con propina segun la region y el tipo de trabajo.
- Colorado exige que los empleadores paguen a los trabajadores que reciben propinas al menos 10,63 dolares/hora (a partir de 2025), mas propinas.
Las leyes sobre horas extras tambien pueden ser mas estrictas Algunos estados calculan las horas extras a diario,
no solo semanalmente. En California, por ejemplo, a un empleado que trabaje mas de 8 horas en un solo dia se le deben pagar horas extras, incluso si no trabaja mas de 40 horas esa semana.
Que debe hacer
- consulte con regularidad el sitio web del Departamento de Trabajo de su estado.
- Comprenda las normas estatales y locales- algunas ciudades (como Seattle o San Francisco) tienen sus propias leyes salariales.
- Capacite a sus gerentes y al personal de nomina sobre estas diferencias. El
incumplimiento de las leyes estatales puede conllevar multas, pagos atrasados y danar la reputacion de su empresa. En caso de duda, vaya a lo seguro y verifique.
Herramientas y sistemas que pueden ayudar
Hacer un seguimiento de las horas extras, el credito de propinas y los cambios en las leyes salariales puede resultar abrumador, especialmente cuando ya tienes que lidiar con los horarios del personal, los costos de los alimentos y el servicio al cliente. Ahi es donde las herramientas adecuadas pueden marcar una gran diferencia.
Por que la nomina manual no es suficiente
Si sigues usando hojas de calculo o tarjetas de tiempo escritas a mano, es facil cometer errores. Calcular mal las horas extras, olvidar las notificaciones de credito de propinas o redondear los tiempos de entrega pueden ocasionar graves problemas de cumplimiento. Ademas, los sistemas manuales llevan mas tiempo y, a menudo, carecen del registro de auditoria que necesitaria si alguna vez se revisara su nomina.
Que buscar en las herramientas de nomina
Un buen sistema de nomina para restaurantes deberia hacer mas que simplemente emitir cheques. Deberia-
1. Realice un seguimiento preciso de las horas, incluidos los descansos, los turnos dobles y las horas extras.
2. Calcule el credito de propinas correctamente, segun las leyes de su estado.
3. Aplica la tasa de horas extra correcta, incluso cuando diferentes empleados tengan diferentes tasas de pago base.
4. Mantenga un registro de las declaraciones de propinas y los avisos salariales.
5. Integralo con tu sistema de programacion o POS para reducir los errores.
Algunas plataformas de nomina incluso incluyen actualizaciones automaticas de cumplimiento, de modo que cuando cambien las leyes, tus calculos se mantengan actualizados sin esfuerzo adicional.
Muchos sistemas de nomina modernos ahorran tiempo y facilitan el trabajo del personal tambien incluyen funciones de autoservicio para los empleados, como ver los talones de pago, comprobar las horas trabajadas o informar sobre las propinas que faltan. Esto no solo le ahorra tiempo, sino que tambien genera confianza en su equipo al darles un acceso claro a sus ganancias.
Invertir en un sistema adecuado ahora puede evitar problemas costosos en el futuro y darte la tranquilidad de saber que la nomina se gestiona de la manera correcta.
Reflexiones finales
La nomina de los restaurantes no tiene por que ser una fuente de estres, pero a menudo se convierte en una fuente cuando los propietarios esperan a que surjan problemas antes de tomar medidas. Las normas sobre horas extras y las leyes sobre el credito de propinas pueden parecer letra pequena, pero ignorarlas puede tener grandes consecuencias- auditorias gubernamentales, demandas de pago atrasado, multas e incluso demandas.
La clave es anticiparse a los problemas, no esforzarse por solucionarlos despues de los hechos.
Empieza por asegurarte de entender completamente los aspectos basicos- como calcular las horas extras de los empleados que reciben propinas, cuando se aplica el credito de propinas y que exigen las leyes estatales. No se trata de cosas que puedas dejar al azar ni basarte en conjeturas.
Luego, tomese un tiempo para capacitar a sus gerentes y al personal de nomina. Estan en la primera linea del seguimiento del tiempo, la acumulacion de propinas y la aplicacion de las politicas de cronograma. Si no entienden las reglas, tu empresa queda expuesta.
Por ultimo, revisa tus procesos de nomina con regularidad. Audite los registros de horas, verifique los informes salariales y asegurese de que sus sistemas detecten los problemas antes de que se vuelvan costosos. Configure recordatorios para revisar las leyes laborales locales al menos dos veces al ano.
Ser proactivo tambien significa hacer preguntas. Si algo no esta claro, comunicate con un asesor en derecho laboral o un experto en nomina. Siempre es mas barato pedir ayuda que corregir una infraccion a posteriori.
Conseguir una nomina adecuada no consiste solo en evitar penalizaciones, sino tambien en gestionar un lugar de trabajo justo y demostrar a tu equipo que valoras su tiempo y su confianza. Asi es como se construye un negocio de restaurantes solido y duradero.
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Preguntas frecuentes
Que herramientas pueden ayudarme a gestionar mejor la nomina?
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Que es el credito de propinas en la nomina de restaurantes?
El credito de propinas permite a los propietarios de restaurantes contar una parte de las propinas de un empleado para cumplir con los requisitos de salario minimo. Por ejemplo, segun la ley federal, puedes pagarle a un empleado que recibe propinas 2,13 USD/hora en salario directo y usar hasta 5,12 dolares/hora en propinas para cumplir con el salario minimo de 7,25 dolares/hora.
Puedo incluir a los administradores internos o a los gerentes en la mancomunacion de propinas?
No. Solo se puede incluir a los empleados que reciben propinas con regularidad (como camareros y camareros). Los gerentes, supervisores y personal de cocina no pueden quedarse legalmente con una parte del fondo de propinas.
Como puedo gestionar varios puestos con propinas con diferentes tasas salariales?
Si un empleado tiene diferentes trabajos con tarifas diferentes (por ejemplo, mesero y camarero), debe calcular las horas extras en funcion del promedio ponderado de esas tarifas. Aqui es donde los sistemas automatizados son especialmente utiles.
