Que es una proyeccion financiera?
Una proyeccion financiera es una estimacion de los ingresos, gastos y flujo de caja futuros de una empresa basada en suposiciones. En el caso de los restaurantes, preve las ventas, el COGS, la mano de obra y las ganancias a lo largo del tiempo, lo que ayuda a los propietarios a planificar los presupuestos, la dotacion de personal, los precios y el flujo de caja.
Las 5 proyecciones financieras principales que todo restaurante nuevo necesita
Importancia de las proyecciones financieras
Abrir un nuevo restaurante implica tomar decisiones apresuradas- precios, tamano del menu, horarios, personal, equipo, marketing, pedidos de proveedores y efectivo necesario para sobrevivir los primeros meses. Las proyecciones financieras lo ayudan a tomar esas decisiones con estructura en lugar de conjeturas. No predicen el futuro a la perfeccion, pero si te obligan a traducir tu concepto en cifras que puedas gestionar, probar y mejorar.
La principal razon por la que las proyecciones son importantes es que los restaurantes pueden parecer ocupados y aun asi perder dinero. Es posible que este aumentando las ventas, pero si el costo de los alimentos es demasiado alto, la mano de obra es demasiado pesada o los gastos fijos estan subestimados, sentira una presion constante sobre el efectivo. Las proyecciones revelan esos riesgos de manera temprana. Muestran como deben aumentar las ventas, cuales deberian ser los costos en los diferentes niveles de volumen y que sucede si el mes de apertura es mas lento de lo esperado.
Tambien le ayudan a responder a las preguntas practicas que surgen todos los dias durante la planificacion
- Cuanto tengo que vender cada dia para alcanzar el punto de equilibrio?
- Que cantidad promedio de boletos y transacciones hacen que mi modelo funcione?
- Que niveles de personal puedo pagar antes de que las ventas se estabilicen?
- Cuanto efectivo necesito para pagar la nomina, el alquiler y las facturas de los vendedores?
Y lo que es mas importante, las proyecciones funcionan como un sistema conectado. Su prevision de ventas impulsa todo lo demas. A partir de las ventas, usted calcula el COGS (alimentos, bebidas, empaques) y la mano de obra (horas, salarios, impuestos), lo que arroja una proyeccion de perdidas y ganancias (rentabilidad). Sin embargo, la rentabilidad no es lo mismo que el efectivo, por lo que tambien necesitas una prevision del flujo de caja para planificar el momento en el que entra el dinero y cuando llegan las facturas. En conjunto, estas cinco proyecciones actuan como un tablero para tu plan de apertura- destacan lo que tiene que ser cierto para que tu restaurante tenga exito y te brindan una forma de corregir el rumbo rapidamente una vez que empiecen a llegar datos reales.
Reuna sus aportaciones y suposiciones
Antes de crear cualquier proyeccion financiera, necesita un conjunto limpio de insumos. La mayoria de los errores de proyeccion se producen porque las matematicas son incorrectas, pero tambien porque las suposiciones eran vagas, poco realistas o inconsistentes en todo el modelo. Piense en este paso como la construccion de su base de pronostico. Cuanto mas solidas sean tus aportaciones, mas util sera cada proyeccion.
Comience con el diseno operativo de su restaurante, ya que impulsa tanto la capacidad de ventas como las necesidades de mano de obra. Defina su concepto (QSR, servicio completo, cafeteria, bar, cocina fantasma), el horario de atencion, los dias de apertura de la semana y el estilo de servicio (servicio de mostrador, servicio de mesa, hibrido). A continuacion, indique los factores que influyen en la capacidad y el rendimiento- el numero de asientos (si corresponde), el tiempo medio de entrega de las mesas, los periodos pico esperados y si optara por cenar en un restaurante, comida para llevar, entrega a domicilio, servicio de catering o una combinacion de opciones.
A continuacion, establece tus supuestos de precios y demanda. Elige un boleto promedio esperado (o el valor promedio del pedido) y dividelo en categorias realistas si es necesario (comida frente a bebida, alcohol versus sin alcohol, comida en casa versus entrega a domicilio). No ignores los descuentos, las promociones, las bonificaciones y las tarifas de las plataformas de entrega, ya que pueden cambiar significativamente la cantidad que realmente te quedas. En cuanto a la demanda, decide si vas a pronosticar las transacciones por dia, los huespedes por hora o los ingresos por dia. Tu metodo puede ser descendente (basado en la capacidad) o ascendente (el promedio de las transacciones por ticket), pero elige uno y se coherente.
Ahora reuna sus hipotesis de costos. En el caso del COGS, calcule los porcentajes de costo objetivo de alimentos y bebidas en funcion del estilo de menu y las expectativas de raciones, y luego anada un margen para los desperdicios y variaciones de la fase inicial. En cuanto a la mano de obra, haz una lista de los puestos, el salario esperado por hora, los gerentes asalariados, los impuestos sobre la nomina, los beneficios y tus necesidades minimas de personal por turno. Por ultimo, planifique los gastos operativos fijos- alquiler, seguros, servicios publicos, limpieza, control de plagas, puntos de venta y software, licencias de musica, marketing, contabilidad, reparaciones y permisos, ademas de los pagos del prestamo.
Por ultimo, elabora tres versiones de tus suposiciones- conservadora, esperada y agresiva. No estas siendo negativo, estas haciendo pruebas de estres. Una proyeccion solida no es solo el mejor de los casos, sino una herramienta de planificacion que muestra lo que ocurre cuando las ventas aumentan mas lentamente, los costos aumentan o ambas cosas. Una vez que se establezcan estos datos, sus cinco proyecciones principales se elaboraran mas rapidamente y seran mucho mas creibles.
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Proyeccion 1. Prevision de ventas
Su prevision de ventas es la base de cualquier otra proyeccion. Si las hipotesis de ingresos son exageradas o no estan claras, su COGS, mano de obra, perdidas y ganancias y su flujo de caja pareceran mejores que la realidad, y tomara decisiones que consumiran efectivo rapidamente. Una prevision de ventas solida no tiene por que ser complicada, pero si debe estar estructurada, medible y estar vinculada a la forma en que funciona realmente tu restaurante.
Empieza por elegir tu cronograma de prevision. En el caso de un restaurante nuevo, es util elaborar proyecciones semanales para las primeras 812 semanas (porque la fase de crecimiento cambia rapidamente) y, a continuacion, proyecciones mensuales para el resto del primer ano. Si quieres una mayor precision, puedes hacer una prevision de las ventas diarias para el mes de apertura y, a continuacion, acumularlas para obtener los totales semanales.
A continuacion, elige un metodo para aumentar las ventas. Los dos mas comunes son-
1. De abajo hacia arriba (transacciones x billete promedio)- calcula cuantas transacciones llamaras por dia (o por parte del dia, como desayuno/almuerzo/cena) y, luego, multiplicalas por tu billete promedio esperado. Esto funciona bien con los pedidos de QSR, los que venden comida para llevar o cualquier restaurante que haga un seguimiento de pedidos.
2. De arriba hacia abajo (en funcion de la capacidad)- calcule su capacidad maxima (compruebelo el promedio de asientos) y, a continuacion, aplique una tasa de utilizacion realista (por ejemplo, del 30 al 60% desde el principio, aumentando con el tiempo). Esto funciona bien en comedores o bares con servicio completo en los que el volumen de asientos es limitado.
Luego, divide los ingresos en los canales que importan- restaurantes, comida para llevar, entrega a domicilio, servicio de catering y bar (si corresponde). Esto es importante porque los canales tienen diferentes estructuras de tarifas, tamanos de entradas e impactos en el personal. Por ejemplo, la entrega puede aumentar las ventas pero reducir el margen debido a las comisiones y al embalaje.
Por ultimo, incorpore la realidad de una nueva apertura- una curva ascendente. La mayoria de los restaurantes no alcanzan las ventas estables en la primera semana. Es posible que experimentes un repunte durante las aperturas, seguido de una caida y, luego, un aumento gradual a medida que las operaciones se estabilicen y los clientes que repiten aumenten. Anada la estacionalidad si su mercado presenta oscilaciones evidentes (turismo de verano, picos de vacaciones, lentitud en enero, etc.). El
resultado debe ser una tabla sencilla que muestre las ventas por semana o mes, las ventas por canal y los principales factores impulsores utilizados (transacciones, promedio de entradas, rotacion de asientos o utilizacion). Esa transparencia es lo que hace que la prevision sea utilizable, no solo un numero en la parte inferior.
Proyeccion 2. Pronostico COGS
Una vez que haya establecido su pronostico de ventas, su proxima prioridad es COGS- Cost of Goods Sold. En el caso de los restaurantes, el COGS suele incluir alimentos, bebidas y suministros de papel y empaques relacionados directamente con lo que vendes. Esta proyeccion es importante porque incluso los pequenos errores (como un coste de los alimentos entre un 2 y un 3% mas alto de lo esperado) pueden acabar con las ganancias, especialmente en los primeros meses, cuando las ventas siguen aumentando.
Comience por configurar categorias COGS claras para poder pronosticarlas y gestionarlas por separado-
- Alimentos (ingredientes, proteinas, productos, despensa)
- Bebidas (alcohol, si corresponde, bebidas sin alcohol, cafe
o te) - Embalaje y papel (envases, bolsas, vasos, servilletas, utensilios para llevar)
- Opcional. Condimentos
o articulos de economato, si son grupos de coste significativos para tu concepto, ahora elige como vas a proyectar COGS. El enfoque mas simple y mas comun para un restaurante nuevo es el basado en porcentajes-
dolares COGS = ventas por categoria x% COGS objetivo. Por ejemplo, si proyecta vender 50 000$ en alimentos durante un mes y su coste objetivo es del 30%, el COGS
previsto para los alimentos seria de 15 000$. Hazlo para cada categoria (alimentos, bebidas, empaques) con objetivos realistas.
De donde provienen los objetivos? Lo ideal es utilizar una combinacion de-
- el coste de las recetas (tu mejor punto de referencia verdadero), los
rangos de precios de los proveedores (aunque no sean definitivos todavia),
las expectativas de la mezcla de menus (los menus con mas proteinas suelen costar mas) y
amortiguar las diferencias iniciales (porciones, desperdicios, composiciones). Este
ultimo punto es fundamental. Los restaurantes nuevos casi siempre tienen un COGS mas alto desde el principio debido a la capacitacion, los errores de preparacion, el deterioro, las porciones inconsistentes y los pedidos excesivos para evitar que se agoten las existencias. Anada un margen de variacion temporal (por ejemplo, entre un 1% y un 3% de las ventas) durante las primeras 4 a 8 semanas y, a continuacion, reduzcalo gradualmente a medida que las operaciones se estabilicen.
Planifique tambien los factores de COGS ocultos que obtienen resultados reales-
- Desperdicio o deterioro (especialmente de productos frescos)
- Comidas y compensaciones de los empleados
- Robo o uso no registrado
- Aumento de porciones (unas cuantas onzas adicionales por plato se acumulan rapidamente)
Su resultado final deberia mostrar los dolares COGS mensuales y el% COGS, vinculado directamente a la prevision de ventas. El objetivo no es la perfeccion, sino el control. Cuando abras, compararas semanalmente el COGS real con el COGS proyectado, identificaras que es lo que esta mal (cambios en los precios, desperdicios, porciones) y ajustaras tus procesos de compra y preparacion antes de que la brecha pase a ser permanente.
Proyeccion 3. Prevision laboral
La mano de obra suele ser el mayor costo controlable en un restaurante y tambien es el lugar mas facil para que las proyecciones salgan mal, porque la mano de obra no es solo un porcentaje. Es cobertura. Incluso si las ventas son lentas, todavia se necesitan suficientes personas en la planta y en la cocina para abrir las puertas, atender a los huespedes y cumplir con las normas. Una buena prevision laboral equilibra ambas realidades- los requisitos minimos de personal y la mano de obra expresada en% de las ventas.
Empiece por dividir la mano de obra en grupos claros para poder modelar cada uno de ellos con precision-
- Tiempo libre por hora (cajeros, camareros, camareros, anfitriones, corredores) - BOH
por hora (cocineros de linea, preparadores de platos) -
Gerencial/asalariado (gerente general, jefe de cocina, jefes de turno) - Opcional. Personal de apoyo (personal
de limpieza, seguridad, repartidores). A continuacion, cree un modelo de personal sencillo basado en su plan operativo.
Para cada parte del dia (desayuno/almuerzo/cena/hasta altas horas de la noche), indique- 1.
Funciones necesarias- 2. Numero de personas por rol
3. Horas por turno
4. Dias por semana
Esto le proporciona un horario semanal en horas, su aporte mas importante. Una vez que tenga horas, conviertalas en dolares de mano de
obra- dolares laborales = (horas programadas x salario por hora) mas impuestos sobre la nomina + beneficios.
No olvide la carga de la nomina. Incluso si inicialmente no ofreces beneficios, seguiras teniendo que pagar impuestos por parte del empleador (y, posiblemente, la compensacion laboral y otros costos, segun tu configuracion). Una forma habitual de incluir esto en las proyecciones es anadir un porcentaje de carga salarial ademas de los salarios.
Ahora anada la visualizacion porcentual para que la mano de obra se mantenga alineada con las ventas-
% de mano de obra = total de dolares de mano de obra /ventas totales.
Aqui es donde se crean barreras. Por ejemplo, puedes establecer un rango objetivo de mano de obra (por ejemplo, intenta alcanzar un porcentaje del X al Y% una vez que se mantenga estable), pero las primeras semanas pueden ser mas altas porque te estas capacitando, avanzando mas despacio y aumentando el ritmo. Eso es normal, siempre y cuando lo planifiques.
La clave es crear su pronostico con dos capas-
1. Cobertura laboral de referencia (la cantidad minima que necesita para funcionar)
2. Mano de obra escalable (se anaden horas adicionales cuando aumenta el volumen)
De este modo, se evita el error clasico de proyectar la mano de obra unicamente como un porcentaje de las ventas y, accidentalmente, presupuestar demasiado bajo para operar. El resultado debe incluir un resumen semanal de las horas de trabajo y una prevision laboral mensual que muestre los salarios, la carga, el total de mano de obra y el porcentaje de mano de obra. Una vez abierto, se convierte en una de tus mejores herramientas de control semanal- compara las horas de trabajo reales y el dinero invertido en mano de obra con el plan, y luego ajusta los cronogramas segun los patrones de ventas, no segun tus instintos.
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Proyeccion 4. Prevision de perdidas y ganancias
Su estado de perdidas y ganancias proyectado es donde se combinan sus pronosticos de ventas, COGS y mano de obra para mostrar si el restaurante realmente puede ganar dinero. Piense en ello como su marcador de rentabilidad. No sera perfecto antes de abrir, pero revelara rapidamente si tus precios, la combinacion de menus, el plan de personal o los gastos generales no estan alineados.
Comience por utilizar una estructura limpia de perdidas y ganancias al estilo de un restaurante- 1. Ventas (ingresos)- utiliza los totales de tu prevision de ventas, idealmente desglosados por categorias principales (comida, bebida, entrega a domicilio o catering) para ver que es lo que impulsa el rendimiento.
2. COGS (costo de los productos vendidos)- obtenga su pronostico del COGS (alimentos, bebidas, empaques).
Reste el COGS de las ventas para calcular-
beneficio bruto = ventas;% de margen bruto del COGS
= beneficio bruto/ventas 3. Mano de obra- anada su prevision laboral (por hora mas salario mas carga salarial). Reste la mano de obra de la ganancia bruta para realizar el calculo-
costo preferencial = COGS mas mano de obra
El costo preferencial es una metrica basica de los restaurantes porque muestra los dos principales costos que mas se mueven de una semana a otra.
4. Gastos operativos (gastos generales)- son los costos que mantienen el negocio en funcionamiento, pero no estan directamente relacionados con cada articulo vendido. Las categorias mas comunes incluyen
- - Costos de alquiler, CAM o propiedad
- Servicios publicos (gas, electricidad, agua)
- Reparaciones y mantenimiento
- Suministros (limpieza, articulos pequenos)
- Marketing y promociones
- Seguros
- Suscripciones a puntos de venta o software
- Contabilidad/legal
- Licencias, tasas y cargos bancarios
Algunos de estos son en su mayoria fijos (alquiler), mientras que otros varian con las ventas (comisiones de tarjetas de credito, algunos suministros). Separar lo fijo de lo variable es util porque muestra como cambian las ganancias en los diferentes niveles de ventas.
5. Beneficio operativo (o estimacion del EBITDA)- despues de restar los gastos operativos, vera su beneficio operativo proyectado. Este es el numero que te indica si el modelo funciona al nivel de ventas esperado y que tan sensible es si los ingresos son mas bajos.
Para que esta proyeccion sea util, incluya dos elementos adicionales-
- Un punto de venta que alcance el punto de equilibrio (el nivel de ventas mensual necesario para cubrir el costo preferencial y los gastos generales)
; una vision de escenario (conservadora/esperada/agresiva) para que pueda ver la rapidez con la que la rentabilidad cambia con el volumen.
Su resultado final deberia ser una perdida y ganancia proyectada a 12 meses con margenes clave (margen bruto,% de coste preferencial,% de mano de obra, beneficio operativo). Una vez abierto, las perdidas y ganancias proyectadas se convierten en su punto de referencia para las comparaciones mensuales, de modo que puede detectar las tendencias con anticipacion y ajustar los precios, las compras y la programacion antes de que los pequenos problemas se conviertan en perdidas permanentes.
Proyeccion 5. Prevision de flujo de caja
El flujo de caja es la proyeccion que mantiene vivos a los nuevos restaurantes. Sus perdidas y ganancias pueden mostrar ganancias en papel mientras su cuenta bancaria esta cayendo, porque el efectivo se mueve segun un cronograma. La nomina se paga en fechas especificas, el alquiler se paga independientemente de si las ventas son altas o debiles, los vendedores pueden exigir el pago mas rapido de lo que se cobra en efectivo y las compras de la fase inicial pueden ser irregulares. La prevision del flujo de caja permite ver los plazos para que no te sorprendas.
Empieza por entender la brecha- las ganancias no son dinero en efectivo. Sus perdidas y ganancias miden los ingresos y los gastos en un periodo, pero el flujo de caja registra el momento en que el dinero entra y sale de su cuenta. Incluso un mes rentable puede provocar una crisis de tesoreria si (1) tenias un gran pedido de inventario, (2) la nomina era elevada debido a la formacion o (3) tenias gastos iniciales como reparaciones, equipos, depositos o permisos.
Para un restaurante nuevo, cree un flujo de caja en dos niveles-
- Flujo de caja semanal durante las primeras 8 a 12 semanas (aqui es donde el riesgo temporal es mayor)
- Flujo de caja mensual durante el resto del ano
Su modelo de flujo de caja debe incluir estas secciones-
1. Saldo de caja inicial- la cantidad de efectivo con la que comienzas cada semana o mes (incluidos los fondos del prestamo que vayas a retirar).
2. Entradas de efectivo
- ventas en efectivo y con tarjeta (ten en cuenta el momento de los
depositos para los pagos con tarjeta) - Depositos de catering o pagos de eventos
- inyecciones o retiros de prestamos por parte del propietario
Si la entrega es un canal importante, recuerda que las plataformas pueden pagar segun sus propios plazos y las comisiones reducen lo que realmente recibes.
3. Salidas de efectivo
- nomina (con su ciclo salarial real, semanal o quincenal),
calendario de impuestos y beneficios sobre la nomina,
pagos a proveedores (segun las condiciones). COD, net 7, net 15, net 30)
- Alquiler/camara (normalmente mensual, fecha fija)
- Servicios publicos (a menudo retrasados)
- Seguros, suscripciones, marketing, limpieza, reparaciones
- Servicio de la deuda (pagos de prestamos, intereses)
- Costos de apertura unicos (construccion final, articulos pequenos, senalizacion, equipo de ultima hora)
4. Saldo de caja final- te indica tu pista de aterrizaje. Haz un seguimiento del punto mas bajo (punto minimo de liquidez) durante los primeros 60 a 90 dias. Ese punto debil suele ser el verdadero requisito de financiacion, no solo el presupuesto de una startup. El
resultado debe identificar-
- El saldo de caja proyectado mas bajo
- La semana o el mes en que se produce
- El deficit de financiacion (si el saldo final sale negativo)
- Una breve lista de palancas (reducir las horas de trabajo, retrasar las compras no esenciales, renegociar las condiciones de los proveedores, ajustar los horarios, impulsar las partidas con margenes mas altos)
Si solo elaboras una proyeccion en detalle antes de abrirla, haz que sea flujo de caja. Es la herramienta mas practica para evitar el fracaso mas comun en los restaurantes nuevos- quedarse sin efectivo antes de que la empresa tenga tiempo de estabilizarse.
Como usar las 5 proyecciones juntas
El valor real de las proyecciones financieras no es tener cinco hojas de calculo separadas, sino utilizarlas como un sistema de decision conectado. Cuando se combinan las proyecciones, se puede ver rapidamente la causa y el efecto- un cambio en el volumen de ventas repercute en el COGS y en la mano de obra, lo que cambia tus perdidas y ganancias, lo que cambia tu flujo de caja. Esa conexion es lo que hace que las proyecciones pasen de ser un documento que hiciste una vez a una herramienta que puedes usar todas las semanas.
Empieza con un sencillo proceso de cierre. Su prevision de ventas deberia repercutir directamente en-
- COGS (por categoria de ventas x% COGS)
- Mano de obra (cobertura minima + horas escalables vinculadas al volumen).
Luego, esas tres se acumulan en sus perdidas y ganancias, donde usted confirma sus margenes clave-
- Margen bruto (ventas- COGS)
- Coste principal (COGS + mano de obra)
- Beneficio operativo despues de gastos generales
Por ultimo, su prevision de flujo de caja utiliza los mismos costos, pero aplica el tiempo. Aqui es donde muchos operadores se sorprenden- las perdidas y ganancias pueden parecer buenas, pero el flujo de caja muestra una caida porque las nominas y las facturas de los proveedores llegan antes de que los depositos de venta se liquiden por completo, o porque se ha acumulado inventario antes de un fin de semana ajetreado.
A continuacion, ponga a prueba su modelo para que sea util en condiciones reales.
Dos pruebas rapidas- 1. Las ventas cayeron un 10-15%. El restaurante aun sobrevive? Si no es asi, que mecanismos protegen el efectivo (horarios, precios de los menus, condiciones de los vendedores, horarios de funcionamiento)?
2. COGS o mano de obra subieron de 2 a 3 puntos. Puedes asimilarlo o necesitas cambiar los precios o la combinacion de precios?
Luego, coloque las proyecciones en una cadencia que realmente pueda ejecutar
- semanalmente, compare las ventas reales, el COGS, las horas laborales y el dinero laboral para planificar; actualice las proximas 2 a 4 semanas
mensualmente- actualice la proyeccion de perdidas y ganancias con los resultados reales y vuelva a pronosticar los meses restantes
trimestralmente- revise las suposiciones (precios, tasas salariales, aumentos de alquileres, estacionalidad, plan de marketing)
Lista de verificacion rapida (usela antes de decir que sus proyecciones estan hechas)
- La prevision de ventas incluye un aumento, estacionalidad y divisiones de canales
- La prevision del COGS incluye el embalaje y un amortiguador de desperdicio/varianza en la fase inicial
- La prevision laboral incluye la carga salarial y el personal de cobertura minima
- Las perdidas y ganancias separan los gastos generales fijos de los variables y muestran claramente los costos principales
- El flujo de caja se crea semanalmente para las primeras semanas y muestra el punto de caja mas bajo
- Existen escenarios conservadores/esperados/agresivos con la misma estructura
- Las suposiciones estan anotadas para que pueda explicarlas y actualizarlas rapidamente
Si ejecuta estas cinco proyecciones como sistema, haras tomar decisiones de apertura mas inteligentes, detectar los problemas antes y construir un restaurante disenado para permanecer abierto, no solo abierto.
Su receta para el éxito financiero
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