Que es el software de gestion de propinas?
El software de gestion de propinas automatiza la forma en que los restaurantes rastrean, calculan y distribuyen las propinas. Extrae el total de las propinas del punto de venta y las horas de los horarios, aplica reglas de acumulacion de propinas o propinas, genera registros de auditoria, mejora la transparencia para los empleados y crea informes listos para la nomina.
Conceptos basicos de gestion de propinas para propietarios de restaurantes
Vision general
En los restaurantes, justo no siempre significa que todos reciben la misma cantidad. La mayoria de los conflictos de propinas comienzan porque diferentes personas definen la equidad de manera diferente. Una persona piensa que la equidad significa dividirse en partes iguales porque todos somos un equipo. Otra persona piensa que la equidad significa que el pago debe coincidir con la dificultad de la seccion, el ritmo del turno o la cantidad de interaccion de los huespedes. Ambos puntos de vista son comprensibles, y si no defines que significa equidad en tu restaurante, tu equipo lo definira por ti (y no todos estaran de acuerdo).
Una definicion practica de propinas justas es- un metodo uniforme que premia las contribuciones reales, es facil de seguir y se aplica de la misma manera en todos los turnos. La coherencia es tan importante como la formula. Un sistema perfecto que cambie segun quien lo administre pronto se sentira injusto.
Estas son las razones mas comunes por las que los equipos discuten sobre las propinas-
1. Desequilibrio de turnos- los servidores de los viernes por la noche sienten que se llevan la semana, mientras que los turnos mas lentos se sienten castigados.
2. Trabajos paralelos y tareas de cierre- las personas que enrollan cubiertos, limpian, almacenan y cierran sienten que hacen mas que las que se van temprano.
3. Diferencias de funciones- los servidores suelen pensar que las propinas se ganan en la mesa, mientras que el personal de soporte cree que permiten ofrecer un servicio rapido y de calidad.
4. Asignaciones por secciones- mejores secciones pueden significar mas propinas, lo que puede parecer favoritismo si las tareas no se rotan.
5. Propinas en efectivo o con tarjeta- si las propinas en efectivo no se rastrean de manera consistente, se crean sospechas, incluso si nadie esta haciendo nada malo.
Tu objetivo como propietario no es crear un sistema que a todos les encante en cada turno. Se trata de crear un sistema que tu equipo considere predecible, explicable y no sesgado. Cuando los empleados pueden mirar las reglas y decir- Puede que no me guste mi parte de esta noche, pero entiendo como la hemos conseguido, ya estan ganando.
Conozca sus tipos de propinas
Antes de poder distribuir las propinas de manera justa, debes tener claro que dinero se trata realmente como propina en tu restaurante. La mayoria de las propinas comienzan con una confusion a este nivel, especialmente cuando se trata de una combinacion de dinero en efectivo, propinas de tarjetas de credito, propinas automaticas y comisiones que los huespedes consideran que son propinas. La gestion de las propinas resulta mucho mas sencilla si defines las categorias y gestionas cada una de ellas de forma coherente.
Empieza con los dos grandes grupos-
1) Las propinas en efectivo- las propinas en efectivo son las mas dificiles de controlar porque se pueden recaudar y guardar en el bolsillo al instante. Eso no significa que debas considerar que las propinas en efectivo son imposibles de rastrear. Un sistema de propinas equitativas suele incluir una expectativa simple- las propinas en efectivo se declaran al final del turno y se incluyen en las mismas reglas de distribucion que las propinas de las tarjetas (si se juntan). Si no mancomunas las propinas, igual necesitaras una regla clara para declarar las propinas en efectivo a efectos de nomina o impuestos. La clave es la coherencia- el mismo proceso, cada turno.
2) Consejos sobre tarjetas de credito- los consejos sobre tarjetas son mas faciles porque el POS los registra. Pero introducen una cuestion de equidad diferente- la puntualidad. Si un turno se paga todas las noches y otro espera hasta que se pague la nomina, la gente lo percibira como injusto, incluso si los totales son correctos. Debes decidir como se gestionan las propinas de las tarjetas (al final del turno, a diario o a traves de la nomina) y luego documentarlo.
A continuacion, debes entender las categorias que crean confusion. La
propina automatica es un porcentaje fijo que se anade al cheque de un huesped (con frecuencia en grupos numerosos). Los huespedes suelen considerarlo como una propina, pero tu politica debe definir como se distribuye.
Cargos o tarifas por servicio- pueden etiquetarse como tarifa de servicio, tarifa de entrega, tarifa de cocina, tarifa de bienestar, etc. Los huespedes suelen dar por sentado que es el personal quien la recibe. Si tu restaurante cobra comisiones, debes tener muy claro a nivel interno (e idealmente a nivel externo) lo que se distribuye y lo que no se distribuye entre los empleados.
Por ultimo, considera como las propinas afectan a la equidad. El servicio de mostrador, los quioscos y los pedidos con codigo QR pueden generar propinas mas basadas en el equipo que en el servidor. En esas configuraciones, la agrupacion suele resultar mas natural porque los multiples roles contribuyen a la experiencia de los huespedes.
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Elija un modelo de distribucion de propinas
No hay una mejor manera de distribuir las propinas, hay una mejor manera para el estilo de servicio, la configuracion del personal y la experiencia de los huespedes. La forma mas rapida de crear conflictos es copiar un modelo de propinas de otro restaurante sin adaptarlo a la forma en que se trabaja realmente en el comedor. La gestion de las propinas debe reflejar quien influye en la experiencia del huesped, en que medida el equipo comparte la carga de trabajo y que tan coherente es la estructura de turnos.
Estos son los modelos mas comunes que utilizan los propietarios de restaurantes-
1) Propinas directas- esta es la configuracion clasica de servicio completo- los meseros se quedan con las propinas que reciben, normalmente de las mesas que tienen asignadas. Puede parecer justo porque el vinculo entre esfuerzo y ganancias es claro. La desventaja es que puede crear una politica de seccion (todo el mundo quiere las mejores mesas) y puede subestimar las funciones de apoyo que mejoran la velocidad del servicio y la satisfaccion de los huespedes, pero no recaudan propinas directamente.
2) Modelo de dar propinas- en esta configuracion, los camareros se quedan con las propinas, pero dan propinas a los camareros, corredores, bares u otro personal de apoyo siguiendo una regla (por ejemplo, un porcentaje de propinas o ventas). Esto puede funcionar bien cuando los servidores se benefician claramente de las funciones de soporte y se quiere recompensar el trabajo en equipo sin tener que trabajar en equipo por completo. El riesgo es la confusion- si las reglas para dar consejos son vagas o inconsistentes, se convierten en un argumento diario.
3) Recoleccion de propinas- la agrupacion de propinas recopila las propinas en un grupo compartido y las distribuye mediante una formula (horas, puntos, ponderacion de los roles, etc.). Las piscinas suelen parecer mas justas en los restaurantes donde hay mucho trabajo en equipo- secciones compartidas, puestos de comida, servicio de mostrador o cambios frecuentes de turno. Las agrupaciones tambien pueden reducir las diferencias de suerte entre las secciones. El desafio es que la puesta en comun requiere reglas y un seguimiento solidos. Si los empleados no entienden las matematicas, pueden suponer que son injustas.
Como elegir el modelo correcto
Una forma sencilla de decidir es preguntar- la experiencia del huesped es propiedad principalmente de una persona o de un equipo?
- Si se trata principalmente de un servidor por mesa y las secciones son estables, a menudo caben consejos directos y consejos estructurados.
- Si el servicio se comparte y las funciones se superponen en gran medida, la agrupacion suele adaptarse mejor a la realidad.
- Si te dedicas al servicio de mostrador, a los quioscos o a los que te dedicas de forma rapida e informal, compartir las propinas es algo natural, ya que las propinas se ganan de forma colectiva.
Sea cual sea el modelo que elija, la equidad proviene de la alineacion- el sistema de propinas debe coincidir con la forma en que se hace realmente el trabajo. Si no es asi, los empleados sentiran que el sistema esta manipulado, incluso cuando sus intenciones sean buenas.
Las formulas de reparto equitativo mas comunes
Una vez que haya elegido un modelo de distribucion de propinas, el siguiente paso en la administracion de propinas es elegir los calculos matematicos. La formula mas justa es la que iguala la contribucion y es lo suficientemente simple como para ejecutar cada turno sin confusion. Si se necesitan 30 minutos de calculo manual (o si solo lo entiende un gerente), acabaras cometiendo errores, retrasos y desconfianza.
Estas son las formulas de reparto equitativo mas comunes que utilizan los propietarios de restaurantes-
1) Dividir las horas trabajadas- esta es la formula mas facil de combinar todas las propinas y luego dividirlas por el total de horas trabajadas por los empleados elegibles.
Ejemplo- 600$ en propinas/60 horas en total aptas = 10$ por hora.
Si un empleado trabajo 6 horas, recibira 60 $.
Ideal para- servicio de mostrador, equipos mas pequenos, funciones consistentes.
Tenga cuidado con los roles con responsabilidades muy diferentes (un sistema ponderado puede parecer mas justo).
2) Division por funcion basada en puntos- asigna puntos por hora por puesto en funcion de la responsabilidad y el impacto de los huespedes.
Ejemplos de puntos- servidor = 1,0, camarero = 1,0, corredor = 0,8, Busser = 0,7, anfitrion = 0,5.
Multiplique las horas por puntos para obtener las horas ponderadas y, a continuacion, divida la cantidad de propinas por el total de horas ponderadas.
Ideal para- equipos de servicio completo en los que intervienen multiples funciones.
3) Dar propinas como porcentaje de las propinas- los camareros se quedan con las propinas, pero dan propinas a los de apoyo basandose en las que han recibido.
Ejemplo- las propinas de los servidores equivalen a 200 dolares; la regla de dar propinas equivale a un 20% en total (10% de bar mas un 10% de apoyo).
El servidor se queda con 160 $ y deja una propina de 40 $.
Ideal para- modelos tradicionales basados en servidores.
Tenga cuidado- los servidores se sienten castigados si las propinas no reflejan el apoyo real.
4) Las propinas como porcentaje de las ventas- las propinas se basan en las ventas y no en el total de propinas, lo que hace que los ingresos del personal de soporte sean mas estables.
Ejemplo- el 2% de las ventas de comida a los autobuses y el 1% de las ventas de alcohol a los bares.
Ideal para- restaurantes en los que el porcentaje de propinas varia segun el turno.
5) Enfoque hibrido- muchos restaurantes optan por una combinacion de opciones- una cantidad acumulada para determinadas propinas y una propina para funciones especificas, o bien, la reparte dentro de los limites de la ley del bar, pero con reglas de bar diferentes. Los hibridos pueden ser justos, basta con documentarlos con claridad.
Independientemente de lo que elija, el factor de equidad mas importante no es la formula, sino la coherencia y la claridad. Si los empleados pueden predecir sus pagos y entender el por que, tu sistema de gestion de propinas parecera justo incluso en noches imperfectas.
Establezca reglas claras
Incluso la mejor formula de consejos fallara si tus reglas son confusas. La gestion de las propinas se desglosa en los casos extremos, es decir, las situaciones que ocurren constantemente en los restaurantes de verdad- a alguien lo despiden pronto, alguien llega tarde, un aprendiz pasa un turno de trabajo o un cerrador dedica una hora mas a hacer un trabajo paralelo. Si no defines como afectan estas situaciones al reparto de propinas, tus directivos tomaran decisiones sobre la marcha y tu equipo asumira el favoritismo.
Empieza con la elegibilidad. Decide exactamente quien participa en las propinas (o en la bolsa de propinas) y anotalo por puesto. No confies en que todo el mundo sabe porque los equipos cambian y las expectativas cambian. Defina tambien si algunos roles son aptos solo cuando estan programados para ese rol (por ejemplo, un anfitrion que prepara la comida durante dos horas, gana puntos de anfitrion o puntos de corredor durante ese tiempo?).
A continuacion, defina las reglas para el trabajo paralelo y las tareas de cierre. Este es uno de los principales factores desencadenantes de la equidad. Si las personas que cierran existencias, barren, restablecen y se encargan de las tareas del final de la noche, sentiran resentimiento si se ganan la misma cantidad de propina que alguien que se va a las 8.30. Tienes varias opciones-
- Pagar las propinas estrictamente por horas (por lo que las personas que cierran, naturalmente, ganan mas porque trabajan mas tiempo).
- Utilice un sistema basado en puntos en el que las tareas de cierre tengan mas peso.
- Anada una pequena regla de prima de cierre (por ejemplo, medio punto extra por la ultima hora) si se ajusta a sus operaciones y cumple con las normas.
Luego cubre los descansos. Decide si calculas el reparto de propinas en funcion de las horas pagadas, el tiempo registrado o el tiempo de trabajo, excluyendo los descansos. Elijas lo que elijas, aplicalo de forma coherente. La clave es alinear tu politica de propinas con tus registros de cronometraje para no hacer ajustes manuales que generen errores.
Por ultimo, aborde los cambios de turno y los turnos parciales-
1. Llegadas tardias- se unen a la piscina inmediatamente o despues de un tiempo minimo trabajado?
2. Recortes anticipados- Siguen ganando propinas hasta que se agoten o hasta que los eliminen del suelo?
3. Intercambios de turno- como se gestionan los traspasos de seccion para que la primera y la segunda mitad de la mesa no generen conflictos?
4. Turnos de entrenamiento- se incluye a los alumnos en practicas en la piscina? En caso afirmativo, a que precio (puntos totales, puntos reducidos o excluidos)?
Un sistema de propinas justas por turno no depende de que todos esten de buen humor. Depende de las reglas que eliminen los juicios. Cuando su politica de administracion de propinas responde por adelantado a estas situaciones comunes, reduce las discusiones, protege a los gerentes y hace que los pagos parezcan confiables.
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Desarrolle el proceso de gestion de propinas
Un sistema de propinas justas no es solo una formula, es un proceso repetible. Si tu proceso de administracion de propinas cambia en funcion de quien cierra, acabaras encontrando dinero perdido, pagos incorrectos o quejas dificiles de probar o refutar. El objetivo es un flujo de trabajo sencillo de (1) cierre turno (2) calculo (3) documento (4) pago que cualquier persona capacitada pueda seguir.
Este es un practico proceso paso a paso con el que puedes ejecutar cada turno-
paso 1. Cierre las ventas y cierre los numeros
Al cerrar el turno, asegurese de que los totales del punto de venta esten finalizados- ventas, propinas totales, compensaciones, anulaciones, descuentos y reembolsos. La distribucion de las propinas debe basarse en cifras confirmadas, no en estimaciones a mitad de cierre. Si permites las modificaciones posteriores al cierre, define quien puede hacerlas y como se documentan.
Paso 2. Confirma el total de las propinas por tipo
Separa las propinas en categorias claras
- - Propinas de tarjetas de credito (extraidas del informe de punto de venta)
- Propinas en efectivo (cantidad declarada, si las mantienes acumuladas o las rastreas)
- Propinas automaticas (si las hay y se consideran ingresos por propinas en tu poliza)
Tambien es donde tu decides si hay comisiones o cargos por servicio como parte de la distribucion de las propinas (solo si asi lo indica tu poliza). No mezcle categorias sin definirlas- nada genera desconfianza mas rapido que los totales poco claros.
Paso 3.
Confirma los empleados que cumplen los requisitos y las horas/puntos
Extrae una lista del personal que reune los requisitos para ese turno y los datos correctos sobre el tiempo
- Horas trabajadas (segun el reloj)
- Puntos o ponderaciones de los roles (si utilizas una base de puntos)
- Cualquier funcion cambia durante el turno (por ejemplo, anfitrion o corredor durante dos horas) La clave es la precision. Si las horas son incorrectas, el reparto de propinas sera incorrecto, incluso si la formula es perfecta.
Paso 4. Realice el calculo de la distribucion de propinas.
Utilice el metodo que haya elegido (horas, puntos,% de propinas,% de ventas o hibrido). Manten la coherencia. Si hay algun ajuste manual, documenta el motivo.
Paso 5. Documente la distribucion (su registro de auditoria)
Guarde un registro sencillo de cada turno-
- Total de propinas por tipo
- Lista de empleados mas horas o puntos
- Importe de las propinas finales pagadas
- Aprobacion del gerente (firma o aprobacion digital)
- Notas sobre cualquier excepcion (ejemplo).
John se fue temprano debido a una enfermedad, sale a las 20-10) Paso 6. Pague las propinas segun un cronograma definido
Elija una cadencia de pago y sigala -
- Pagos al final del turno (rapidos, pero requieren controles estrictos)
- Pagos diarios - Pagos de
nomina (contabilidad limpia, pero mas lenta para el personal)
Un proceso de gestion de propinas limpio evita las disputas de el dijo o ella dijo porque las cifras son visibles, repetibles y estan respaldadas por documentacion. Cuando tu equipo sabe que hay un sistema (y el sistema no cambia), la equidad se convierte en la opcion predeterminada.
Mantengase en conformidad
Un sistema de propinas puede parecer justo y aun asi generar un riesgo legal si no esta estructurado correctamente. La gestion de las propinas no es solo una cuestion operativa, sino tambien una cuestion de cumplimiento, y hay mucho en juego porque las propinas se cruzan con los salarios, los registros de nomina y quien puede participar. No es necesario ser abogado para funcionar tan bien, pero si se necesitan algunas medidas de proteccion que no sean negociables.
En primer lugar, trate las propinas como dinero de los empleados. En la mayoria de los casos, las propinas se consideran propiedad de los empleados, no del restaurante. Su trabajo consiste en rastrearlas y distribuirlas de acuerdo con una politica clara y las leyes aplicables. Esto significa que nunca debes pedir prestado propinas para cubrir la escasez, los errores, los platos rotos o las huelgas, a menos que sigas un proceso que cumpla con las normas legales (y aun asi, a menudo es una senal de alerta).
En segundo lugar, ten cuidado con quien puede recibir propinas. Uno de los mayores escollos en materia de cumplimiento es incluir puestos no aptos. En muchas jurisdicciones, los propietarios, gerentes y supervisores no deben participar en las bolsas de propinas. Incluso cuando un gerente ayude en la sala, la participacion en las propinas puede crear una exposicion legal. Cree su politica de manera que no sea ambigua- excluya la administracion, punto. Esa claridad tambien reduce el resentimiento del equipo.
En tercer lugar, comprenda las reglas sobre el credito de propinas (si se aplican en el lugar en el que opera) .b Algunos estados permiten el credito de propinas para cubrir el salario minimo, mientras que otros lo restringen o prohiben. Si aceptas un credito por propina, debes seguir estrictamente las reglas, especialmente en lo que respecta a los salarios minimos, los requisitos de notificacion y el mantenimiento de registros. Si no aceptas un credito de propinas, igual debes asegurarte de que a los empleados se les pague al menos el salario minimo requerido y de que las propinas se registren correctamente.
En cuarto lugar, decide como administras las tarifas de procesamiento de las tarjetas de credito (y documentalo). Algunos restaurantes reducen las propinas de las tarjetas en una pequena cantidad para cubrir los costos de procesamiento. En algunos lugares, esto esta permitido con restricciones; en otros, puede estar regulado o ser riesgoso. La moraleja operativa- si lo hace, sea transparente, apliquelo de manera coherente y mantengalo dentro de los limites legales de su jurisdiccion.
En quinto lugar, mantenga registros limpios. La administracion de las propinas debe elaborar un registro de auditoria claro- el total de las propinas, el metodo de distribucion, las horas/puntos utilizados, los montos de pago y el momento en que se pagaron las propinas. Esto lo protege en caso de dudas sobre la nomina, las disputas entre empleados y cualquier escenario de auditoria.
Si quiere seguir una regla empirica simple- las sugerencias justas requieren calculos matematicos transparentes; los consejos que cumplen con las normas requieren calculos matematicos documentados. Cuando tu proceso es coherente y tu documentacion es solida, proteges la empresa y, al mismo tiempo, generas confianza en el equipo.
Utilice el software de gestion de propinas
Los calculos manuales de propinas funcionan, hasta que dejan de funcionar. Un registro incumplido, un cambio de rol que no se registra o una formula de hoja de calculo que no funciona pueden convertir las propinas justas en un quebradero de cabeza rapidamente. El software de gestion de propinas ayuda porque hace dos cosas que importan a los propietarios- reduce los errores humanos y crea transparencia. Cuando los numeros se extraen automaticamente del punto de venta y del sistema de cronometraje, y las reglas se aplican de la misma manera en cada turno, el pago de las propinas es mas uniforme y las quejas se resuelven mas facilmente con hechos.
Estas son las caracteristicas mas importantes que debe buscar en el software de gestion de
propinas- 1) Configuracion flexible de reglas- deberia poder crear su politica dentro del sistema- grupos, propinas, puntos por rol, divisiones basadas en horas, hibridos y excepciones, como los turnos de entrenamiento. Si no puedes adaptar el software a tu operacion real, se crearan soluciones alternativas, y las soluciones alternativas generaran errores.
2) Integraciones de POS + timeclock- esto es enorme. El software deberia extraer-
- Los totales de las propinas de las tarjetas de credito y los informes de ventas del punto de venta
- Horas trabajadas y funciones laborales a partir
del cronometraje Cuantos mas datos se automatizan, menos se basa en la introduccion manual (y menos argumentos tendra sobre lo que es correcto).
3) La ponderacion basada en los roles y la compatibilidad con los codigos de trabajo- si tiene una base de puntos o una tasa de propina diferente por funcion, el software necesita una logica solida de codigos de trabajo. Puntos extra si admite cambios de rol a mitad de turno (anfitrion corredor) sin tener que hacer modificaciones complicadas.
4) Controles de seguimiento y edicion- busca registros que muestren quien cambio que, cuando y por que. Quieres tener los permisos de administrador, las aprobaciones y los periodos bloqueados una vez que hayas finalizado las sugerencias. Esto lo protege tanto de los errores honestos como de las manipulaciones intencionadas.
5) Transparencia frente a los empleados- la confianza aumenta cuando los empleados ven un desglose claro- las propinas acumuladas, las horas y los puntos contados y el pago final. Los mejores sistemas permiten al personal ver los resumenes de las propinas sin exponer datos confidenciales.
6) Exportaciones e informes listos para la nomina- la gestion de las propinas no termina con el pago. Necesitas exportar la nomina de forma limpia, elaborar informes por dia o lugar y llevar registros que puedas conservar para garantizar el cumplimiento de las normas.
7) Opciones de pago que se adapten a tu proceso- algunos restaurantes quieren pagos al final del turno, otros prefieren pagos diarios o de nomina. Asegurate de que el software sea compatible con tu cadencia de pagos mediante controles (como los pasos de aprobacion) para que el flujo de caja y la supervision se mantengan limpios.
El software de gestion de propinas no solucionara una politica incumplida, pero ayudara a que una buena politica funcione sin problemas. Cuando el sistema esta automatizado, documentado y es transparente, el p0-p de dar consejos justos en cada turno se convierte en algo que puedes ofrecer de forma coherente, en lugar de en algo que estas defendiendo constantemente.
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Preguntas frecuentes
Debo usar la acumulacion de propinas o las propinas para dejar caer las propinas?
La agrupacion de propinas se adapta al servicio en equipo (carga de trabajo compartida, corredores, servicio de mostrador). Las sugerencias se incluyen en las secciones que pertenecen a los servidores, en las que las funciones de soporte ayudan, pero los servidores siguen siendo duenos de las sugerencias.
Como elijo la mejor formula para dividir propinas?
Elige una formula que se adapte a la forma en que trabaja tu equipo y que sea facil de usar todos los dias. Basarse en horas es lo mas simple; el metodo basado en puntos suele ser mas justo cuando los roles son diferentes.
Como manejo las propinas en efectivo de manera justa?
Establezca una regla clara- las propinas en efectivo se declaran al final del turno y se incluyen en el mismo metodo de distribucion que las propinas de las tarjetas (si se juntan). La coherencia evita la desconfianza.
Que debe incluir por escrito mi politica de propinas?
Elegibilidad, modelo de distribucion (grupo o propina), formula, como se calculan las horas y los puntos, gestion de los descansos o cambios de turno, calendario de pago y pasos para la disputa.
