ما الذي ستتعلمه
اكتشف كيف يمكن للجدولة الذكية أن تغير كفاءة مطعمك. تعرف على كيفية تقليل تكاليف العمالة، وتحسين رضا الموظفين، ومنع أخطاء الجدولة، والبقاء متوافقًا مع قوانين العمل، ومواءمة التوظيف مع طلب العملاء.
كيف يمكن للجدولة الذكية تحويل كفاءة مطعمك؟
نظرة عامة
إدارة المطعم تدور حول التوازن. أنت بحاجة إلى عدد كافٍ من الموظفين لخدمة الضيوف بسرعة، ولكن ليس كثيرًا بحيث تستهلك تكاليف العمالة الأرباح. غالبًا ما يعود هذا التوازن إلى الجدولة. يقضي العديد من المالكين ساعات كل أسبوع في بناء الجداول الزمنية، ومع ذلك لا يزالون يتعاملون مع عدم الحضور أو نوبات نقص الموظفين أو العمالة الضائعة. في الواقع، تشير جمعية المطاعم الوطنية إلى أن تكاليف العمالة تشكل حوالي 30-35٪ من إجمالي نفقات المطعم، مما يجعل الجدولة واحدة من أهم المهام التي يمكنك إدارتها.
يمكن أن تؤدي الجدولة السيئة إلى مشاكل حقيقية. عدد قليل جدًا من الموظفين خلال نوبة عمل مزدحمة يعني أوقات انتظار طويلة وموظفين متوترين وعملاء غير سعداء. يؤدي وجود عدد كبير جدًا من الأشخاص على مدار الساعة إلى تكاليف الرواتب غير الضرورية. وعندما تتغير الجداول باستمرار في اللحظة الأخيرة، يشعر الموظفون بالإحباط ويزداد معدل دوران الموظفين - وهي مشكلة مكلفة في صناعة تواجه بالفعل معدلات دوران عالية للموظفين.
توفر الجدولة الذكية طريقة أفضل. باستخدام أدوات بسيطة تتنبأ بأوقات الازدحام وتنظم نوبات العمل بشكل أكثر عدلاً، يمكن لمالكي المطاعم تجنب التخمين. الهدف ليس فقط توفير المال - إنه إنشاء عملية أكثر سلاسة حيث يعرف الموظفون ما يمكن توقعه ويحصل العملاء دائمًا على الخدمة التي يستحقونها.
مشكلة الجدولة التقليدية
لسنوات، اعتمد العديد من مالكي المطاعم على القلم والورق أو اللوحات البيضاء أو جداول البيانات الأساسية لإنشاء جداول أسبوعية. في البداية، قد يبدو هذا نهجًا مباشرًا، ولكن من الناحية العملية، غالبًا ما يؤدي إلى المزيد من الصداع أكثر من الحلول. يمكن للمديرين قضاء ساعات في محاولة تجميع نوبات العمل، فقط للتعامل مع التغييرات لحظة نشر الجدول. يتصل شخص ما بالمرض، أو يتبادل الموظف مناوبة العمل في اللحظة الأخيرة، أو لا تتطابق حركة مرور العملاء مع التوقعات - وفجأة لم يعد الجدول المخطط له بعناية يعمل.
واحدة من أكبر المشكلات في الجدولة التقليدية هي الافتقار إلى المرونة. لا يمكن التنبؤ بالمطاعم. يمكن أن يؤدي يوم ممطر إلى إبطاء الأعمال، بينما يمكن لحدث محلي أن يحزم غرفة الطعام فجأة. عندما يتم إنشاء الجداول يدويًا، يكون من الصعب تعديلها بسرعة دون التسبب في الارتباك أو زيادة عدد الموظفين. هذا يعني أن المالكين إما يخاطرون بوجود عدد قليل جدًا من العمال خلال أوقات الذروة أو دفع أجور إضافية عندما يكون العمل بطيئًا.
التحدي الآخر هو الإنصاف. غالبًا ما يشعر الموظفون أن الجدولة غير متسقة أو تفضل بعض العمال. يمكن أن يؤدي هذا إلى الإحباط وانخفاض الروح المعنوية وحتى ارتفاع معدل الدوران - وهو أمر لا تستطيع المطاعم تحمله عندما يكون حجم المبيعات في الصناعة بالفعل أعلى من 70٪ سنويًا.
أخيرًا، تستغرق الجدولة التقليدية وقتًا. قد يقضي المديرون عدة ساعات كل أسبوع فقط في بناء الجداول الزمنية وإصلاحها، وهو الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل على تدريب الموظفين أو تحسين الخدمة أو التركيز على العملاء.
ما هي الجدولة الذكية؟
الجدولة الذكية هي نهج حديث لإدارة نوبات الموظفين يتجاوز مجرد كتابة الأسماء في التقويم. في جوهرها، تستخدم التكنولوجيا للتخلص من التخمين في الجدولة من خلال الجمع بين الأتمتة والبيانات والتعديلات في الوقت الفعلي. بدلاً من قضاء ساعات في إنشاء جدول يدويًا، يمكن لأدوات الجدولة الذكية إنشاء جدول بسرعة يناسب احتياجات عملك وتفضيلات موظفيك.
إذن، ما الذي يجعلها «ذكية»؟ أولاً، يستخدم البيانات. على سبيل المثال، من خلال الاطلاع على سجل المبيعات وحركة العملاء والأنماط الموسمية، يمكن للنظام التنبؤ بالوقت الذي ستحتاج فيه إلى المزيد من الموظفين وعندما يكون عدد الأشخاص كافيًا. هذا يمنع الإفراط في التوظيف المكلف خلال ساعات العمل البطيئة ويتجنب فوضى نقص الموظفين عندما تكون غرفة الطعام ممتلئة.
ثانيًا، تعمل الجدولة الذكية على تحسين الاتصال. يمكن للموظفين الاطلاع على جداولهم عبر الإنترنت، أو تبديل نوبات العمل بالموافقة، أو الحصول على تذكيرات قبل نوباتهم. هذا يقلل من عدم الحضور والارتباك حول من يفترض أن يعمل.
ثالثًا، يساعد في الامتثال. تتعقب العديد من الأدوات تلقائيًا أشياء مثل العمل الإضافي، ونوبات العمل المقسمة، واستراحات الوجبات المطلوبة، مما يساعدك على تجنب انتهاكات قانون العمل العرضية التي يمكن أن تؤدي إلى غرامات.
أكبر ميزة هي الوقت. يمكن اختصار العملية التي كانت تستغرق ساعات كل أسبوع إلى دقائق، مما يتيح للمديرين التركيز على إدارة المطعم.
بعبارات بسيطة، تتعلق الجدولة الذكية بجعل الجدولة أكثر عدلاً وأسرع وأكثر دقة. إنه يسمح لأصحاب المطاعم بالحفاظ على تكاليف العمالة تحت السيطرة مع منح الموظفين الاتساق والمرونة التي يقدرونها.
مواءمة التوظيف مع الطلب
أحد أكبر التحديات في إدارة المطاعم هو معرفة عدد الموظفين الذين ستحتاجهم بالضبط في أي وقت. يعاني عدد قليل جدًا من العمال والعملاء من أوقات انتظار طويلة وخدمة أبطأ وموظفين محبطين. عدد كبير جدًا من العمال وأنت تدفع مقابل وقت الخمول الذي يقلل من الأرباح. تحقيق التوازن الصحيح هو المكان الذي تُحدث فيه الجدولة الذكية فرقًا حقيقيًا.
تستخدم أدوات الجدولة الذكية البيانات للتنبؤ بالفترات المزدحمة والبطيئة. من خلال تحليل سجل المبيعات وأنماط الطقس وحتى الأحداث المحلية، يمكن للنظام التنبؤ بالوقت الذي من المحتمل أن يشهد فيه المطعم مزيدًا من الزيارات. على سبيل المثال، قد تشير ليلة الجمعة خلال عطلة نهاية الأسبوع تلقائيًا إلى الحاجة إلى خوادم إضافية، بينما قد تشير فترة ما بعد الظهيرة الممطرة إلى طاقم أخف. بدلاً من التخمين، تتخذ قرارات التوظيف مدعومة بأرقام حقيقية.
هذا النهج يفيد كل من المالكين والموظفين. يتجنب المالكون الضربة المالية الناجمة عن زيادة عدد الموظفين، ولا يُترك الموظفون في حالة تأهب أثناء نوبات العمل التي تعاني من نقص الموظفين. يلاحظ العملاء أيضًا الفرق - الخدمة السلسة وأوقات الانتظار القصيرة تشجع الزيارات المتكررة، مما يؤثر بشكل مباشر على الإيرادات.
فائدة رئيسية أخرى هي القدرة على التكيف في الوقت الفعلي. إذا تغير الطلب فجأة، يمكن للمديرين إجراء تحديثات سريعة لإعلام الموظفين على الفور من خلال التطبيق، وتجنب الارتباك. إن
مواءمة التوظيف مع الطلب لا تعني اختصار النفقات - إنها تتعلق بخلق الكفاءة. من خلال تعيين الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب، يمكن لأصحاب المطاعم خفض تكاليف العمالة، وتعزيز معنويات الفريق، وتقديم خدمة عملاء أفضل باستمرار.
خفض تكاليف العمالة
يمكن أن تستهلك تكاليف العمالة 30-35٪ من نفقات تشغيل المطعم، مما يعني أنه حتى التحسينات الصغيرة في الجدولة يمكن أن يكون لها تأثير كبير على الربحية. لكن خفض تكاليف العمالة لا يعني خفض جودة الخدمة. من خلال الجدولة الذكية، يمكن للمالكين إيجاد التوازن الصحيح. فيما يلي الطرق الرئيسية التي تساعد بها -
1.
تستخدم الجدولة الذكية لـ Match Staffing to Real Demand بيانات المبيعات وحركة العملاء والأنماط للتنبؤ بالوقت الذي سيكون فيه المطعم مزدحمًا ومتى لن يكون مزدحمًا. بدلاً من التخمين، تقوم بجدولة الأشخاص الذين تحتاجهم بالفعل فقط. هذا يتجنب دفع أجور إضافية خلال الفترات البطيئة دون ترك الفريق قصير اليد خلال ساعات الذروة.
2. التحكم في
العمل الإضافي يزداد أجر العمل الإضافي بسرعة، وفي كثير من الحالات يحدث ذلك عن طريق الصدفة. تتعقب أنظمة الجدولة الذكية ساعات عمل الموظفين في الوقت الفعلي وتنبه المديرين عندما يقترب شخص ما من العمل الإضافي. يمنحك هذا الفرصة لتخصيص نوبات لأعضاء الفريق الآخرين بدلاً من ذلك.
3. تقليل حالات عدم الحضور وفجوات اللحظة الأخيرة
تساعد التذكيرات الآلية والوصول عبر الهاتف المحمول الموظفين على البقاء على اطلاع بجداولهم الزمنية. قلة نوبات العمل الفائتة تعني تقليل التدافع من أجل التغطية وتقليل تكاليف الرواتب غير الضرورية.
4. حافظ على قوة الخدمة مع توفير المال
الهدف ليس اختصار النفقات - بل أن تكون استراتيجيًا. من خلال جدولة أقل حجمًا خلال ساعات بطيئة وأقوى خلال الأوقات المزدحمة، يمكنك تقليل تكاليف العمالة مع ضمان حصول الضيوف دائمًا على خدمة عالية الجودة.
في النهاية، لا يعني خفض تكاليف العمالة اختصار النفقات. يتعلق الأمر بالعمل بذكاء - الحفاظ على مرونة الفريق عندما يكون ذلك ممكنًا، وقويًا عند الضرورة، ومتوافقًا دائمًا مع أهداف خدمة المطعم.
تحسين رضا الموظفين والاحتفاظ بهم
يعد معدل الدوران المرتفع أحد أكبر التحديات التي تواجهها المطاعم، حيث يغادر العديد من الموظفين خلال عامهم الأول. استبدال الموظفين أمر مكلف ويستغرق وقتًا طويلاً، ولكن الجدولة الذكية يمكن أن تساعد في تحسين رضا الموظفين والحفاظ على تماسك فريقك.
1. جدولة عادلة وشفافة
عندما يشعر الموظفون أن الجدول الزمني عادل، فمن المرجح أن يبقوا. قد تبدو الجدولة التقليدية في بعض الأحيان عشوائية، حيث يحصل بعض الموظفين على نوبات مفضلة بينما يجد البعض الآخر ساعات غير مرغوب فيها. تعمل أدوات الجدولة الذكية على جعل العملية شفافة من خلال السماح للموظفين برؤية من يعمل، وما هي نوبات العمل المتاحة، وكيفية تعيين نوبات العمل. هذا الإنصاف يبني الثقة ويقلل الإحباط.
2. المزيد من المرونة
يقدّر الموظفون المرونة، خاصة في المطاعم حيث يمكن أن يكون التوازن بين العمل والحياة أمرًا صعبًا. تتيح الجدولة الذكية للموظفين تبديل نوبات العمل أو طلب إجازة بسهولة، دون أن يضطر المديرون إلى تعديل الجداول يدويًا. لا تؤدي هذه المرونة إلى تحسين الروح المعنوية فحسب، بل تقلل أيضًا من التغيب والإلغاء في اللحظة الأخيرة.
3. القدرة على التنبؤ والاتساق
إن معرفة جداولهم مسبقًا تساعد الموظفين على التخطيط لحياتهم الشخصية. عندما تكون الجداول الزمنية متسقة ويمكن التنبؤ بها، يشعر الموظفون بمزيد من الأمان، مما قد يؤدي إلى أداء أفضل والتزام أقوى تجاه الفريق.
4.
الموظفون الذين يعانون من الإرهاق الأقل إرهاقًا هم أقل إنتاجية وأكثر عرضة للإقلاع عن التدخين. تضمن الجدولة الذكية موازنة أعباء العمل وعدم جدولة أي شخص بشكل متكرر في نوبات غير مرغوب فيها أو ساعات عمل مفرطة.
من خلال إنشاء جداول عادلة ومرنة ويمكن التنبؤ بها، يمكن لمالكي المطاعم إبقاء الموظفين سعداء ومتحمسين. يكون الفريق الراضي أكثر تفاعلًا، ويقدم خدمة أفضل، ويقل احتمال مغادرته، مما يساعد المطعم في النهاية على العمل بشكل أكثر سلاسة وربحية.
الامتثال وإدارة المخاطر
يعد اتباع قوانين ولوائح العمل أمرًا بالغ الأهمية لأي مطعم. يمكن أن تؤدي الأخطاء في الجدولة إلى انتهاكات أو غرامات أو حتى مشاكل قانونية. تساعد الجدولة الذكية مالكي المطاعم على الالتزام مع الحفاظ على كفاءة العمليات.
1. تتبع ساعات العمل والعمل الإضافي تلقائيًا
يجب أن تتبع المطاعم قواعد صارمة للعمل الإضافي وحدود الساعات اليومية والأسبوعية وتصنيف الموظفين. يمكن أن يكون تتبعها يدويًا أمرًا صعبًا، خاصة خلال الفترات المزدحمة. تقوم أدوات الجدولة الذكية تلقائيًا بتتبع ساعات العمل وتنبيه المديرين عندما يقترب الموظف من العمل الإضافي أو يتجاوز الحدود القانونية. هذا يمنع الانتهاكات العرضية وتكاليف الرواتب غير المتوقعة.
2. إدارة فترات استراحة الوجبات وفترات الراحة
تتطلب كاليفورنيا والولايات الأخرى وجبات محددة واستراحات راحة للموظفين. يمكن أن يؤدي عدم وجودها إلى عقوبات. يمكن للجدولة الذكية أن تأخذ في الاعتبار فترات الراحة تلقائيًا عند إنشاء الجداول الزمنية، مما يضمن حصول الموظفين على فترات الراحة المناسبة دون أن يضطر المديرون إلى التحقق مرة أخرى من كل نوبة.
3. التعامل مع نوبات الانقسام وقواعد المناوبات
تستخدم بعض المطاعم نوبات مقسمة أو لديها متطلبات جدولة فريدة. يمكن للأنظمة الذكية فرض قواعد للحد الأدنى من الساعات بين نوبات العمل والحد الأقصى لساعات العمل اليومية والإجازات المطلوبة. هذا يقلل من الخطأ البشري ويحافظ على مطعمك ضمن الإرشادات القانونية.
4. تقليل المخاطر القانونية
من خلال الالتزام، فإنك تقلل من مخاطر الغرامات أو الشكاوى أو الدعاوى القضائية. من غير المرجح أن يشعر الموظفون بمعاملة غير عادلة عندما تتبع الجداول القانون، والذي يحمي أيضًا سمعتك ويحافظ على الروح المعنوية مرتفعة.
5. تبسيط حفظ السجلات
تقوم العديد من أدوات الجدولة الذكية بتخزين الجداول الزمنية وساعات العمل وبيانات الرواتب في مكان واحد. هذا يجعل عمليات التدقيق أسهل ويضمن حصولك على سجلات دقيقة في حالة ظهور أي أسئلة حول الامتثال.
لا يؤدي استخدام الجدولة الذكية لإدارة الامتثال إلى منع الأخطاء المكلفة فحسب، بل يؤدي أيضًا إلى إنشاء مكان عمل عادل ومنظم حيث يستفيد كل من الموظفين والمالكين.
مستقبل جدولة المطاعم
جدولة المطاعم تتطور بسرعة. يتم استبدال الأساليب التقليدية بالتكنولوجيا التي تجمع بين الأتمتة والبيانات والرؤى في الوقت الفعلي. المستقبل هو أنظمة الجدولة الذكية التي لا تقوم فقط بتعيين نوبات العمل ولكن تتكامل أيضًا مع أنظمة الرواتب ونقاط البيع (POS) وإدارة المخزون. يتيح هذا التكامل لأصحاب المطاعم رؤية الصورة الكاملة - كيف يؤثر التوظيف على المبيعات وتكاليف العمالة والكفاءة العامة - دون قضاء ساعات في الحسابات اليدوية.
يلعب الذكاء الاصطناعي (AI) أيضًا دورًا متزايدًا. يمكن للأدوات التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي التنبؤ بالطلب بدقة متزايدة، والتنبؤ بالفترات المزدحمة، وحتى اقتراح مستويات التوظيف المثلى بناءً على الاتجاهات والطقس والأحداث المحلية. تعمل هذه الأدوات على تمكين المديرين من اتخاذ قرارات استباقية بدلاً من الرد على المشكلات عند ظهورها.
بالإضافة إلى ذلك، يؤكد المستقبل على المرونة وتمكين الموظفين. يمكن للموظفين الوصول إلى الجداول الزمنية ومبادلة المناوبات وطلب إجازة من خلال تطبيقات الأجهزة المحمولة، مما يحسن الرضا ويقلل من معدل الدوران. يمكن للمديرين التكيف في الوقت الفعلي مع التغييرات غير المتوقعة، مما يضمن بقاء الخدمة سلسة وبقاء العملاء سعداء.
لم يعد اعتماد الجدولة الذكية أمرًا اختياريًا - فقد أصبح ضروريًا لكفاءة المطاعم والربحية والاحتفاظ بالموظفين. من خلال تبني هذه الأدوات، يمكن للمالكين توفير الوقت وتقليل تكاليف العمالة وتوفير تجربة أفضل لكل من الموظفين والعملاء.
إذا كنت مستعدًا لنقل جدولة مطعمك إلى المستوى التالي، فإن Altametrics تقدم حلاً شاملاً لإدارة القوى العاملة يبسط الجدولة ويتتبع تكاليف العمالة ويحافظ على سعادة فريقك وإنتاجيته. تعرف على المزيد وشاهد كيف يمكن لـ Altametrics تحويل كفاءة مطعمك من خلال النقر على «طلب عرض توضيحي» أدناه.