ما المقاييس الرئيسية التي يجب أن أتتبعها لقياس أداء المخزون؟
تشمل المقاييس المهمة تكلفة السلع المباعة (COGS) ومعدل دوران المخزون ونسبة التباين. تكشف هذه المؤشرات مدى كفاءة استخدام المكونات وتساعد في تحديد مشاكل النفايات أو السرقة أو الطلب.
كيفية بناء عملية إدارة مخزون المطاعم من الصفر
نظرة عامة
يعد فتح مطعم أمرًا مثيرًا، ولكن تتبع كل المكونات والإمدادات والتكلفة يمكن أن يكون سريعًا أمرًا مربكًا. عادةً ما تمثل تكاليف الطعام وحدها 28٪ إلى 35٪ من إجمالي المبيعات، مما يجعل المخزون أحد أكبر النفقات وأكثرها صعوبة في التنبؤ. بدون عملية واضحة، من السهل الإفراط في الطلب أو وضع العناصر في غير مكانها أو ترك المنتجات تفسد - كل خطأ يقلل الأرباح بهدوء.
تؤدي عملية إدارة المخزون جيدة التخطيط إلى تنظيم هذه الفوضى. يوفر نظامًا خطوة بخطوة لمعرفة ما لديك بالضبط، ومتى يجب إعادة الطلب، ومقدار الإنفاق. والنتيجة هي تقليل الفاقد والميزنة الأكثر دقة والعمليات اليومية الأكثر سلاسة. حتى إذا كنت تبدأ من الصفر دون خبرة سابقة، يمكنك إنشاء نظام يعمل. من خلال اتباع نهج منظم - تحديد الأهداف واختيار الأدوات المناسبة وتدريب فريقك - ستقوم بإنشاء مؤسسة تحافظ على التكاليف تحت السيطرة وتدعم الخدمة المتسقة.
حدد أهداف ومقاييس المخزون
قبل البدء في حساب المربعات أو إدخال الأرقام في جدول البيانات، من المهم معرفة شكل النجاح لإدارة المخزون في مطعمك. تمنحك الأهداف الواضحة والمقاييس القابلة للقياس خارطة طريق لاتخاذ القرار وتساعدك على تتبع التقدم بمرور الوقت. وبدونها، فأنت تعمل أساسًا في الظلام، وتتفاعل مع المشكلات بدلاً من منعها.
ابدأ بتحديد أهدافك الأساسية. بالنسبة لمعظم المطاعم، تتمثل الأولويات القصوى في التحكم في تكاليف الطعام وتقليل الفاقد والحفاظ على توافر المنتجات بشكل ثابت. كل هدف من هذه الأهداف يرتبط مباشرة بأرباحك النهائية. تمثل تكاليف الغذاء عادةً 2835٪ من المبيعات، لذلك حتى التخفيض الصغير بنسبة 2٪ في النفايات يمكن أن يترجم إلى توفير آلاف الدولارات كل عام. إذا كنت تدير بارًا أو برنامجًا للمشروبات، فيجب أن تكون نسب تكلفة المشروبات - غالبًا ما بين 18-24٪ - جزءًا من تركيزك أيضًا.
بمجرد تحديد أهدافك، اختر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس التقدم. تشمل المقاييس الشائعة -
1. تكلفة السلع المباعة (COGS) - يتتبع التكلفة الإجمالية للمكونات واللوازم المباعة خلال فترة.
2. معدل دوران المخزون - يشير إلى مدى سرعة استخدام المخزون واستبداله. غالبًا ما يعني ارتفاع معدل الدوران منتجات طازجة ونفايات أقل.
3. نسبة التباين - تقارن المخزون المسجل بالاستخدام الفعلي للكشف عن أخطاء الانكماش أو السرقة أو العد.
حدد أهدافًا معيارية لكل مؤشر أداء رئيسي بناءً على نوع مطعمك. على سبيل المثال، قد يهدف مطعم الخدمة السريعة إلى تحقيق معدل دوران للمخزون من 4 إلى 6 مرات شهريًا، بينما قد يعمل مكان تناول الطعام الفاخر من 2 إلى 4 مرات. يوفر تتبع هذه الأرقام أسبوعيًا أو شهريًا تحذيرات مبكرة من ارتفاع التكاليف أو المشكلات التشغيلية، مما يسمح لك بإجراء تعديلات في الوقت المناسب والحفاظ على عملية المخزون على المسار الصحيح.
التصنيف والتوحيد
مع وضع أهدافك ومقاييسك، فإن الخطوة التالية هي تنظيم المخزون الخاص بك بحيث يكون من السهل تتبعه وحسابه وإدارته. تعمل قائمة المخزون جيدة التنظيم على تقليل الارتباك وتسريع العد وضمان استخدام كل فرد في فريقك لنفس اللغة عند الإشارة إلى العناصر. من ناحية أخرى، يؤدي عدم التنظيم إلى تكرار الطلبات والمنتجات الفائتة والبيانات غير الدقيقة التي يمكن أن تؤدي إلى ارتفاع التكاليف.
ابدأ بتجميع العناصر في فئات منطقية. تستفيد معظم المطاعم من تقسيم المخزون إلى مجموعات رئيسية مثل الأطعمة والمشروبات والسلع الورقية ومستلزمات التنظيف والأدوات الصغيرة. ضمن هذه الفئات، يمكنك إنشاء فئات فرعية لمزيد من التفاصيل - مثل فصل البروتينات والمنتجات والسلع الجافة تحت الطعام. يساعد هذا الهيكل الموظفين على تحديد العناصر بسرعة ويضمن إجراء عمليات العد باستمرار عبر نوبات العمل.
بعد ذلك، قم بإنشاء اصطلاحات التسمية الموحدة ووحدات القياس. على سبيل المثال، قرر ما إذا كنت ستحسب الطماطم بالرطل أو العلبة أو القطعة الفردية - والتزم بها. يؤدي استخدام الوحدات المختلطة إلى حدوث ارتباك عند حساب الاستخدام أو تقديم الطلبات. يوفر تعيين أرقام SKU أو PLUS (رموز البحث عن الأسعار) لكل عنصر طبقة إضافية من الوضوح ويسهل التكامل مع POS أو برنامج المخزون.
حافظ على نظافة القائمة عن طريق تجنب الأسماء المكررة (مثل «الحليب كامل الدسم» مقابل «الحليب كامل الدسم»). وصف واحد دقيق يمنع حساب نفس العنصر مرتين. كخطوة أخيرة، قم بإنشاء ورقة جرد رئيسية تسرد كل فئة واسم العنصر ووحدة القياس والمورد. ستكون هذه الورقة بمثابة الأساس لعملية العد الخاصة بك ويمكن تحديثها مع تغير القائمة أو علاقات الموردين. من خلال تخصيص بعض الوقت للتصنيف والتوحيد الآن، ستوفر ساعات من الإحباط والأخطاء المكلفة لاحقًا.
اختر الأدوات والبرامج المناسبة
بمجرد تصنيف المخزون الخاص بك وتوحيده، حان الوقت لتحديد كيفية تتبع البيانات والحفاظ عليها. يمكن للأدوات التي تختارها أن تجعل أو تكسر كفاءة عملية إدارة المخزون. بينما تبدأ بعض المطاعم الصغيرة بسجلات ورقية أو جداول بيانات، يمكن أن تستغرق هذه الطرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء مع نمو عملياتك. يؤدي اختيار التكنولوجيا المناسبة مبكرًا إلى إعدادك للدقة والسرعة وقابلية التوسع.
ابدأ بموازنة إيجابيات وسلبيات التتبع اليدوي مقابل الأنظمة الرقمية. جداول البيانات غير مكلفة ومألوفة، ولكنها تتطلب تحديثات يدوية مستمرة وتترك مجالًا للأخطاء - خاصة عند مشاركة العديد من أعضاء الفريق. في المقابل، يمكن لبرامج إدارة المخزون المخصصة أو الأنظمة المتكاملة لنقاط البيع تحديث مستويات المخزون تلقائيًا عند حدوث المبيعات، مما يقلل من الحاجة إلى القيد المزدوج ويقلل من الخطأ البشري. وفقًا لاستطلاعات تقنية المطاعم الأخيرة، أفاد المشغلون الذين يستخدمون أدوات المخزون الرقمي بتوفير ساعتين إلى أربع ساعات أسبوعيًا في عمليات العد وترتيب المهام مقارنة بالطرق اليدوية.
عند تقييم البرنامج، ركز على الميزات التي تؤثر بشكل مباشر على الكفاءة. ابحث عن التتبع في الوقت الفعلي، وتوافق الأجهزة المحمولة مع الأعداد الفعلية، وتكامل الموردين للطلب المباشر، ولوحات معلومات التقارير التي تسلط الضوء على اتجاهات الاستخدام والتباينات. تعد المنصات المستندة إلى السحابة ذات قيمة خاصة لأنها تسمح بالوصول من أي مكان وتوفر نسخًا احتياطية تلقائية، مما يحمي بياناتك من الفقد العرضي.
تعتبر الميزانية اعتبارًا مهمًا، ولكن تجنب اختيار السعر فقط. يجب أن يتوافق النظام الصحيح مع حجم مطعمك وتعقيد القائمة وخطط النمو المستقبلية. لا تعمل الأداة الرقمية الموثوقة على تبسيط العمليات اليومية فحسب، بل توفر أيضًا البيانات الدقيقة التي تحتاجها لاتخاذ قرارات شراء أكثر ذكاءً والحفاظ على التحكم الصارم في التكاليف.
إنشاء جداول وإجراءات العد
مع وجود الأدوات الخاصة بك، فإن الخطوة الحاسمة التالية هي إنشاء جدول وطريقة متسقة لحساب المخزون. حتى أفضل البرامج لا يمكنها تقديم بيانات دقيقة إذا كانت الأرقام التي يتم إدخالها غير مكتملة أو قديمة. يحافظ الروتين المحدد جيدًا على سجلات المخزون الخاصة بك محدثة، ويكشف الاتجاهات مبكرًا، ويمنع المفاجآت المكلفة مثل نفاد المخزون غير المتوقع أو النفايات المخفية.
ابدأ بتعيين إيقاع عد منتظم يناسب حجم مطعمك وتعقيد القائمة. يقوم العديد من المشغلين بإجراء جرد كامل للمخزون مرة واحدة في الأسبوع، عادةً في نفس اليوم وفي نفس الوقت لضمان الاتساق. قد تتطلب العناصر عالية التكلفة أو سريعة الحركة - مثل البروتينات أو الكحول أو المكونات المتخصصة - المزيد من الفحوصات الموضعية المتكررة، وأحيانًا يوميًا. المفتاح هو الحفاظ على إيقاع يوازن الدقة مع عبء عمل الموظفين.
بعد ذلك، حدد إجراءً واضحًا خطوة بخطوة ليتبعه الموظفون خلال كل عملية عد. قم بتعيين أعضاء فريق محددين لمناطق محددة من المطعم (مثل المبرد، والتخزين الجاف، والبار) وتزويدهم بأحدث ورقة جرد رئيسية أو قائمة مرجعية رقمية. يجب دائمًا إجراء عمليات العد قبل وصول عمليات التسليم الجديدة وبعد ساعات الخدمة، عندما تكون الأرفف ممتلئة بالكامل ولكن ليس قيد الاستخدام بشكل نشط. هذا يزيل الارتباك حول العناصر التي تم بيعها أو استلامها أثناء العملية.
لتقليل الأخطاء، قم بتنفيذ ممارسات مثل التحقق المزدوج من العناصر عالية القيمة أو استخدام فرق مكونة من شخصين للفئات الحرجة. شجع الموظفين على تسجيل أي اختلافات على الفور وملاحظة البضائع التالفة أو منتهية الصلاحية بشكل منفصل. من خلال وضع جدول زمني موثوق به وإجراء موحد، ستقوم بإنشاء بيانات نظيفة ومتسقة - مما يمنحك البصيرة اللازمة للتنبؤ بالطلب وتقديم طلبات دقيقة والحفاظ على أرباح جيدة.
إنشاء جداول وإجراءات العد
يعد إنشاء روتين عد موثوق أمرًا ضروريًا للحفاظ على دقة المخزون الخاص بك وتكاليف الطعام تحت السيطرة. فيما يلي تفصيل رقمي للخطوات الرئيسية التي يجب اتباعها -
1. قم بتعيين جدول عد متسق
حدد عدد المرات التي يجب فيها إجراء عمليات الجرد الكاملة للمخزون. تختار العديد من المطاعم العد الأسبوعي، غالبًا بعد الإغلاق ليلة الأحد أو قبل الافتتاح صباح يوم الاثنين عندما تكون مستويات المخزون في أدنى مستوياتها. قد تحتاج المواد عالية القيمة أو القابلة للتلف مثل البروتينات ومنتجات الألبان والكحول إلى فحوصات فورية يومية لمنع الانكماش والتلف. يضمن الاتساق في التوقيت نتائج قابلة للمقارنة أسبوعًا بعد أسبوع.
2. تعيين أدوار ومسؤوليات واضحة قم
بتعيين أعضاء فريق محددين للتعامل مع عمليات العد والتأكد من أن كل شخص يفهم واجباته. من الناحية المثالية، يجب أن يعمل موظفان معًا - أحدهما لاستدعاء أسماء العناصر والكميات، والآخر لتسجيل الأرقام. تعمل هذه العملية المزدوجة على تقليل الأخطاء وتثبيط السرقة أو الإبلاغ الخاطئ.
3. قم بتوفير تعليمات العد التفصيلية
قم بإنشاء إجراءات مكتوبة تشرح كيفية قياس الحزم المفتوحة وحساب الحالات الجزئية والتعامل مع العناصر المخزنة في مواقع مختلفة. تأكد من أن الموظفين يستخدمون نفس وحدات القياس المدرجة في ورقة الجرد الرئيسية لتجنب أخطاء التحويل.
4. التحكم في بيئة العد قم
دائمًا بالعد قبل استلام عمليات التسليم الجديدة وتأكد من أن جميع العناصر في مناطق التخزين المناسبة لها. هذا يمنع الارتباك ويضمن التقاط المخزون الحالي فقط.
باتباع هذه الخطوات الأربع، ستحافظ على بيانات دقيقة، وتتخذ قرارات طلب أكثر ذكاءً، وتبني روتينًا يحافظ على سير عملية إدارة المخزون بسلاسة.
تنفيذ قواعد الطلب والتجديد
بمجرد وضع جدول العد الخاص بك، فإن الخطوة التالية هي إنشاء عملية ترتيب منهجية تحافظ على رفوفك مخزنة دون تقييد الأموال غير الضرورية. تساعدك القواعد الواضحة للتجديد على تجنب المشاكل المكلفة مثل نفاد المكونات الرئيسية أثناء تناول العشاء أو الإفراط في طلب العناصر التي ينتهي بها الأمر إلى التلف في التخزين.
1. Set
Par Levels المستوى المتساوي هو الحد الأدنى لمقدار كل عنصر تحتاجه في متناول اليد للعمل بسلاسة حتى التسليم التالي. لتحديد ذلك، راجع بيانات المبيعات التاريخية، ضع في اعتبارك المهل الزمنية للبائع، واأخذ في الاعتبار مخزون الأمان للزيادات غير المتوقعة في الطلب. على سبيل المثال، إذا كنت تبيع 40 رطلاً من الدجاج يوميًا، وتتلقى توصيلات كل ثلاثة أيام، وتحتفظ بمخزن مؤقت بنسبة 10٪، فقد يكون الحد الأقصى الخاص بك حوالي 132 رطلاً (40 × 3 × 1.1).
2. إنشاء نقاط إعادة الترتيب
تخبرك نقطة إعادة الترتيب عندما يحين وقت تقديم طلب جديد. عادة ما يكون هذا أعلى بقليل من المستوى الاسمية لمراعاة تأخيرات التسليم أو الزيادات المفاجئة في الطلب. يمكن أن يؤدي استخدام برنامج المخزون في الوقت الفعلي إلى تشغيل تنبيهات إعادة الطلب تلقائيًا، مما يضمن عدم تفويت أي عملية إعادة تخزين مهمة.
3. التنسيق مع الموردين
حافظ على التواصل المفتوح مع البائعين حول المهل الزمنية ونوافذ التسليم وتقلبات الأسعار الموسمية. تسمح لك علاقات الموردين الموثوقة بتعديل الطلبات بسرعة والتفاوض على شروط أفضل عند الحاجة.
4. قم بالمراقبة والتعديل بانتظام
قم بمراجعة المستويات الاسمية الخاصة بك وأعد ترتيب النقاط شهريًا لتعكس تغييرات القائمة أو الاتجاهات الموسمية أو التحولات في حركة العملاء. يضمن تحديث هذه الأرقام أن نظام التجديد الخاص بك يظل متوافقًا مع احتياجات العمل الفعلية.
من خلال تطبيق هذه القواعد، ستحقق التوازن الصحيح بين التوافر والتحكم في التكاليف، مع الحفاظ على مطبخك جاهزًا مع تجنب المخزون الزائد والدولارات الضائعة.
تدريب وتمكين فريقك
حتى عملية إدارة المخزون الأفضل تصميمًا ستفشل إذا لم يتم تدريب موظفيك بشكل صحيح لتنفيذها. يقع فريقك في الخط الأمامي للعد والترتيب والتتبع، لذا فإن منحهم المهارات والتحفيز المناسبين أمر بالغ الأهمية للنجاح على المدى الطويل. لا يؤدي التدريب المناسب إلى تحسين الدقة فحسب، بل يخلق أيضًا ثقافة المساءلة حيث يفهم كل موظف كيف تؤثر أفعاله على تكاليف الطعام والربحية.
ابدأ بتعليم أعضاء هيئة التدريس تقنيات العد الدقيقة. وضح لهم كيفية قياس الحزم المفتوحة ووزن العناصر عند الحاجة وتسجيل الأعداد باستخدام وحدات القياس المحددة في ورقة المخزون الرئيسية. الاتساق هو المفتاح - إذا قام شخص ما بحساب صدور الدجاج حسب الحالة بينما يحسب شخص آخر بالرطل، فلن تكون بياناتك موثوقة أبدًا.
بعد ذلك، قم بتدريب أعضاء الفريق على الأدوات والبرامج التي اخترتها. سواء كنت تستخدم جداول البيانات أو منصة المخزون القائمة على السحابة، يمكنك تقديم عروض توضيحية عملية حتى يشعر الموظفون بالراحة عند إدخال البيانات وتشغيل التقارير والتحقق مرة أخرى من عملهم. سيناريوهات لعب الأدوار الشائعة، مثل التعامل مع عمليات التسليم أو اكتشاف التناقضات، لبناء الثقة وتعزيز أفضل الممارسات.
أخيرًا، قم بتمكين فريقك من خلال شرح الصورة الأكبر. شارك كيف يقلل المخزون الدقيق من الهدر ويحافظ على استقرار أسعار القائمة ويحمي الوظائف من خلال الحفاظ على الربحية. إن إدراك العلاقة بين العد الدقيق ونجاح الأعمال يشجع الموظفين على تولي ملكية العملية والأداء بعناية أكبر.
هل أنت مستعد لتبسيط إدارة المخزون ومنح فريقك الأدوات التي يحتاجونها للنجاح؟ تقدم Altametrics برنامج مخزون سهل الاستخدام يعمل على تبسيط العد وأتمتة الطلب وتوفير رؤى في الوقت الفعلي لإبقاء التكاليف تحت السيطرة. استكشف Altametrics اليوم وابدأ في بناء عملية جرد للمطاعم أكثر ذكاءً وكفاءة من خلال النقر على «جدولة عرض توضيحي» أدناه.