ما الأدوات التي يمكنها أتمتة تقارير المخزون؟
يمكن أتمتة تقارير المخزون باستخدام برامج إدارة المطاعم وتكامل نقاط البيع وأنظمة تتبع المخزون التي تقوم بمزامنة عمليات الشراء والاستخدام والمبيعات في الوقت الفعلي - مما يؤدي إلى التخلص من الإدخال اليدوي وتقليل الأخطاء وتوفير بيانات دقيقة للطلب والتكلفة والتحكم في النفايات بشكل أكثر ذكاءً.
الأنواع الستة لتقارير إدارة المخزون للمطاعم
نظرة عامة
إن تشغيل مطعم يعني تتبع مئات الأجزاء المتحركة، والمخزون الخاص بك هو أحد أهم الأجزاء. يؤثر كل مكون وزجاجة وعنصر إمداد على تكلفة الطعام والأرباح والعمليات اليومية. بدون طريقة واضحة لتتبع ما يدخل ويخرج، من السهل خسارة المال من خلال الهدر أو الطلب الزائد أو العناصر المفقودة.
تساعدك تقارير إدارة المخزون على البقاء على اطلاع بهذه التفاصيل. إنهم يحولون الأرقام الأولية إلى معلومات مفيدة، ويظهرون لك ما تستخدمه بالفعل، وما يتم إهداره، ومقدار قيمة الأسهم الخاصة بك. باستخدام التقارير الصحيحة، يمكنك رؤية الأنماط واتخاذ قرارات شراء أكثر ذكاءً والتحكم في التكاليف قبل أن تخرج عن نطاق السيطرة.
تقرير الاستخدام
يعد تقرير الاستخدام أحد أهم الأدوات لفهم كيفية استخدام المخزون الخاص بك حقًا. يُظهر مقدار كل مكون يتم استهلاكه خلال فترة زمنية محددة - عادةً أسبوع أو شهر. الصيغة الأساسية بسيطة -
بدء المخزون + المشتريات - إنهاء المخزون = الاستخدام.
يمنحك هذا التقرير صورة واضحة لما يترك أرففك ويتحول إلى عناصر قائمة. على سبيل المثال، إذا بدأت الأسبوع بـ 50 رطلاً من الدجاج، واشتريت 30 رطلاً آخر، وانتهيت بـ 20 رطلاً، فسيكون استخدامك 60 رطلاً. يخبرك هذا الرقم بالضبط بكمية المنتج التي تم استخدامها خلال هذا الإطار الزمني.
يساعد استخدام التتبع في تحديد المشكلات مبكرًا. إذا كان الاستخدام أعلى من المتوقع، فقد يشير ذلك إلى أخطاء التقسيم أو الإفراط في الإعداد أو حتى السرقة. من ناحية أخرى، إذا كان الاستخدام أقل، فقد تفرط في التخزين أو لا تبيع بالقدر المخطط له. يمكن أن تضر كلتا الحالتين بهوامش الربح الخاصة بك.
تساعد مراجعة تقارير الاستخدام بانتظام أيضًا في الطلب. عندما تعرف مقدار كل عنصر تستخدمه عادةً، يكون من الأسهل تعيين مستويات متساوية دقيقة وتجنب نفاد المكونات الرئيسية أثناء نوبات العمل المزدحمة.
تقرير التباين
يساعدك تقرير التباين على رؤية الفجوة بين ما كان يجب استخدامه وما تم استخدامه بالفعل. إنها واحدة من أوضح الطرق لقياس مدى كفاءة تشغيل مطعمك. يتم حساب الاستخدام «المثالي» بناءً على الوصفات وبيانات المبيعات - بشكل أساسي ما تتوقع استخدامه إذا تم تقسيم كل شيء بشكل صحيح. يأتي الاستخدام الفعلي من تقرير الاستخدام الخاص بك، والذي يعرض الكمية الحقيقية التي تركت أرففك. الفرق بين الاثنين هو التباين الخاص بك.
على سبيل المثال، إذا كانت وصفاتك ومبيعاتك تشير إلى أنه كان يجب عليك استخدام 40 رطلاً من الجبن، لكن مخزونك يظهر أنك استخدمت 50 رطلاً، فلديك فرق قدره 10 جنيهات. تمثل هذه الفجوة الربح المفقود. يمكن أن يأتي ذلك من الإفراط في التقسيم أو إدخالات الوصفات غير الصحيحة أو عدم تسجيل النفايات أو حتى السرقة.
تساعد مراقبة التباين في تحديد مكان حدوث الخسائر. إذا كنت ترى باستمرار استخدامًا أعلى من المتوقع لعناصر معينة، فيمكنك التحقق من أحجام الحصص أو تدريب الموظفين أو إجراءات الإعداد. وبالمثل، قد يعني التباين الإيجابي - باستخدام أقل من المتوقع - أن أحجام الأجزاء صغيرة جدًا أو لا يتم إعداد العناصر كما هو مخطط لها.
من الممارسات الجيدة تتبع التباين أسبوعيًا والتركيز على أغلى 10 مكونات لديك. يمكن للتغييرات الصغيرة في النسبة المئوية في هذه العناصر أن تحدث فرقًا كبيرًا في النتيجة النهائية.
من خلال فهم تقارير التباين والعمل بناءً عليها، يمكن لمالكي المطاعم تحسين التحكم وتقليل الفاقد وحماية الأرباح - كل ذلك مع الحفاظ على جودة الطعام المتسقة في كل طبق يتم تقديمه.
تقرير COGS
يوضح تقرير تكلفة السلع المباعة (COGS) مقدار الأموال التي ينفقها مطعمك على المكونات مقارنة بالإيرادات التي تحققها هذه المكونات. إنها واحدة من أهم التقارير لفهم الربحية. بعبارات بسيطة، يجيب على هذا السؤال-كم يكلف إنتاج الطعام الذي تبيعه؟
الصيغة الأساسية لـ COGS هي -
بدء المخزون + المشتريات إنهاء المخزون = COGS.
يمثل هذا الرقم التكلفة الإجمالية للمكونات المستخدمة خلال فترة زمنية معينة، عادةً أسبوع أو شهر. عندما تقسم COGS الخاص بك على إجمالي مبيعات المواد الغذائية وتضرب في 100، تحصل على النسبة المئوية لتكلفة الطعام. على سبيل المثال، إذا كان COGS الخاص بك للأسبوع هو 5,000 دولار ومبيعات المواد الغذائية الخاصة بك 20,000 دولار، فإن نسبة تكلفة الطعام لديك هي 25٪. تهدف معظم المطاعم إلى إبقاء هذا الرقم بين 25٪ و 35٪، اعتمادًا على المفهوم والقائمة.
يساعدك تقرير COGS على تحديد تقلبات التكلفة وتحديد المكونات باهظة الثمن وتقييم أداء المورد. إذا ارتفع COGS الخاص بك فجأة، فقد يعني ذلك زيادة أسعار المواد الغذائية، أو زيادة الحصص، أو التخلص من النفايات. تساعد مراجعة هذا التقرير بانتظام في الحفاظ على توافق النفقات مع أهداف المبيعات الخاصة بك.
إنها أيضًا أداة تخطيط قيمة. يتيح لك تتبع اتجاهات COGS بمرور الوقت ضبط أسعار القائمة أو أحجام الأجزاء أو عقود الموردين لحماية الهوامش. باختصار، لا يُظهر تقرير COGS ما أنفقته فحسب - بل يكشف مدى كفاءة تحويل المخزون إلى ربح.
تقرير مستوى الجزء
يساعد تقرير المستوى المتساوي أصحاب المطاعم على الاحتفاظ بالكمية المناسبة من المخزون في متناول اليد - بما يكفي لتلبية الطلب دون الإفراط في الطلب. مستوى Par يعني ببساطة الكمية المثالية لكل مكون أو مصدر يجب أن يكون لديك دائمًا في المخزون. إنه هدف يحافظ على تشغيل مطبخك بسلاسة ويمنع النقص والهدر.
لتحديد المستويات المتساوية، ابدأ بالنظر في مقدار كل عنصر تستخدمه عادةً خلال الأسبوع الأكثر ازدحامًا. ثم ضع في اعتبارك جدول تسليم المورد الخاص بك. على سبيل المثال، إذا كنت تتلقى توصيلات المنتجات مرتين في الأسبوع وعادة ما تستخدم 30 رطلاً من الطماطم، فقد يكون مستواك الاسمي 15 رطلاً لكل عملية تسليم. هذا يضمن حصولك على ما تحتاجه حتى وصول الشاحنة التالية.
يسرد تقرير المستوى المتساوي كل عنصر ومخزونه الحالي وما إذا كنت بحاجة إلى إعادة الترتيب. إذا انخفض المخزون الخاص بك إلى ما دون المستوى القياسي، فهذا يشير إلى أن الوقت قد حان لإعادة التخزين. إذا كان الأمر أعلاه، فقد تفرط في الطلب أو لا تستخدم المكونات بالسرعة المتوقعة.
تتجاوز الفوائد تجنب لحظات «خرجنا من ذلك». يساعدك الحفاظ على مستويات PAR الدقيقة على التحكم في تكاليف الطعام وتقليل التلف وإخلاء مساحة التخزين. كما أنه يحسن التدفق النقدي نظرًا لأنك لا تقيد الأموال في المخزون الزائد.
عند دمجها مع بيانات الاستخدام وبيانات COGS، تمنحك تقارير المستوى الأدنى دليلًا موثوقًا لقرارات الشراء. إنها تخلق إيقاعًا ثابتًا في عملية الطلب الخاصة بك، مما يحافظ على أرفف التخزين الخاصة بك بشكل صحيح - وكفاءة مطبخك.
تقرير التقييم
يساعد تقرير التقييم أصحاب المطاعم على فهم القيمة الإجمالية لجميع العناصر الموجودة حاليًا في المخزون. إنها لمحة سريعة عن مقدار الأموال المربوطة بالمكونات والمشروبات والإمدادات في أي وقت. غالبًا ما يُستخدم هذا التقرير للتخطيط المالي والمحاسبة وإعداد تقارير نهاية الشهر، ولكنه يوفر أيضًا نظرة ثاقبة حول مدى كفاءة إدارة المخزون.
يقوم تقرير التقييم بضرب الكمية الموجودة في تكلفة الوحدة لكل عنصر لحساب قيمته الإجمالية. عند تلخيصها، فإنها تعرض إجمالي قيمة المخزون. على سبيل المثال، إذا كان لديك 50 رطلاً من اللحم البقري بسعر 6 دولارات للرطل، فإن هذا العنصر وحده يمثل 300 دولار في المخزون. يساعدك القيام بذلك لكل منتج في مطبخك على معرفة أين تذهب معظم دولارات المخزون.
تساعد معرفة القيمة الإجمالية للمخزون في التحكم في التكلفة. إذا كان تقييمك مرتفعًا جدًا، فقد يعني ذلك أنك تبالغ في الطلب أو تحتفظ بالكثير في متناول اليد، مما قد يؤدي إلى التلف. يمكن أن يشير التقييم المنخفض إلى نقص المخزون الذي يخاطر بتعطيل الخدمة.
تساعد المراجعة المنتظمة لتقارير التقييم أيضًا في تحديد العناصر البطيئة الحركة أو التي عفا عليها الزمن - المنتجات التي تبقى على الرفوف لفترة طويلة جدًا وتقيد النقود. من خلال تتبع اتجاهات التقييم بمرور الوقت، يمكن لمالكي المطاعم موازنة الشراء وتحسين التدفق النقدي وتخطيط المخزون بشكل أكثر فعالية.
تقرير النفايات
يتتبع تقرير النفايات كل شيء يتم التخلص منه أو تلفه أو فقده أثناء إعداد الطعام وخدمته. على الرغم من أن الأمر قد يبدو وكأنه تفصيل صغير، إلا أن النفايات تتراكم بسرعة - وتؤثر بشكل مباشر على أرباحك. من خلال تسجيل النفايات بانتظام، يمكن لأصحاب المطاعم معرفة مكان حدوث الخسائر بالضبط واتخاذ خطوات لتقليلها.
يتضمن تقرير النفايات الجيدة اسم العنصر والكمية التي تم التخلص منها وسبب الهدر والتاريخ. قد تشمل الأسباب الإفراط في الطهي أو التلف أو الانسكابات أو المنتجات منتهية الصلاحية أو التحضير غير الصحيح. على سبيل المثال، إذا كان مطبخك يتخلص باستمرار من الدجاج المطبوخ أكثر من اللازم أو الخس الفاسد، فإن تقرير النفايات الخاص بك سيجعل ذلك مرئيًا. يساعدك هذا النوع من التتبع على فهم ما إذا كانت المشكلة ناتجة عن التخزين أو التقسيم أو تدريب الموظفين.
تكمن القوة الحقيقية لتقرير النفايات في اكتشاف الأنماط. إذا ظهرت بعض العناصر بشكل متكرر، فهذه علامة على إجراء تغيير - تعديل كميات الإعداد أو تعديل الوصفات أو مراجعة كيفية تدوير المخزون. حتى التحسينات الصغيرة في تقليل النفايات يمكن أن تحدث فرقًا ملحوظًا في نسبة تكلفة الطعام.
كما تعزز تقارير النفايات المساءلة. عندما يعلم الموظفون أنه يتم تسجيل النفايات ومراجعتها، فمن المرجح أن يتعاملوا مع المكونات بعناية ويتبعون معايير الحصص. مع مرور الوقت، يخلق هذا ثقافة الوعي والمسؤولية في المطبخ.
تحويل التقارير إلى قرارات أكثر ذكاءً
يلعب كل نوع من تقارير المخزون دورًا فريدًا في مساعدة أصحاب المطاعم على التحكم في عملياتهم. يعرض تقرير الاستخدام ما يتم استهلاكه، ويعرض تقرير التباين الفجوات بين الأداء المثالي والأداء الفعلي، ويكشف تقرير COGS عن تكاليف الغذاء الحقيقية. وفي الوقت نفسه، تحافظ تقارير المستوى الاسمية على توازن المخزون، وتظهر تقارير التقييم إجمالي قيمة المخزون، وتكشف تقارير النفايات عن الخسائر الخفية التي تستهلك الأرباح.
عندما تعمل هذه التقارير معًا، فإنها تخلق صورة كاملة لأداء مطعمك - من الرف إلى سجل المبيعات. ستعرف بالضبط أين يتم جني الأموال أو فقدانها، مما يسمح لك باتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن الطلب والتسعير والتوظيف والتحكم في النفايات. إن
تشغيل هذه التقارير بانتظام لا يحمي الهوامش فحسب - بل يعزز الاتساق ويقلل المفاجآت ويدعم النمو على المدى الطويل. باستخدام الأدوات المناسبة، تصبح إدارة مخزون المطاعم أقل ارتباطًا بالتخمين وأكثر بالدقة والكفاءة والربح.
تحكم في مخزون المطعم الخاص بك باستخدام Altametrics يمكن أن تستغرق
إدارة التقارير المتعددة يدويًا وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ. تعمل Altametrics على تبسيط العملية بأكملها من خلال التتبع الآلي للمخزون وحساب COGS وإعداد التقارير في الوقت الفعلي، كل ذلك في منصة واحدة. احصل على رؤى فورية حول الاستخدام والهدر والربحية - حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أفضل بشكل أسرع.
قم بتبسيط مخزونك اليوم بالنقر فوق «جدولة عرض توضيحي» أدناه.