ما نوع التقارير التي يجب أن ينشئها برنامج رواتب المطاعم؟
يجب أن يقوم برنامج كشوف رواتب المطاعم بإنشاء تقارير عن تكاليف العمالة والالتزامات الضريبية ومدفوعات الإكراميات وأرباح الموظفين من أجل رقابة مالية أفضل.
ما الذي تبحث عنه في شركات برامج الرواتب للمطاعم
أهمية الرواتب في عمليات المطاعم
إذا كنت تدير مطعمًا، فأنت تعرف بالفعل مدى أهمية الحفاظ على سير الأمور بسلاسة. واحدة من أكبر المهام هي التأكد من حصول فريقك على أموال بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. لا يقتصر جدول الرواتب على كتابة الشيكات فحسب، بل يشمل ساعات التتبع، والتعامل مع النصائح، ومواكبة القواعد الضريبية، والالتزام بقوانين العمل. وإذا كنت تفعل كل ذلك يدويًا، فقد يكون الأمر مرهقًا ويستغرق وقتًا طويلاً.
هذا هو المكان الذي يأتي فيه برنامج الرواتب. ولكن لا تفهم جميع شركات الرواتب طريقة عمل المطاعم. أنت بحاجة إلى نظام مصمم للعاملين بالساعة، وتغيير المناوبات، ودفع الإكراميات، وربما حتى مواقع متعددة. يمكن أن يؤدي اختيار البرنامج الخاطئ إلى الأخطاء وإحباط الموظفين وحتى الغرامات.
ستوجهك هذه المقالة إلى أهم الأشياء التي يجب البحث عنها عند اختيار شركة برامج الرواتب لمطعمك. سنتحدث عن ميزات مثل الإيداع الضريبي التلقائي وتتبع الساعات بدقة والتعامل مع النصائح والمزيد. إذا كنت ترغب في توفير الوقت وتجنب الصداع وتسهيل كشوف المرتبات، فسيساعدك هذا الدليل في العثور على ما يناسبك.
واجهة سهلة الاستخدام
إن مديري المطاعم لديهم بالفعل أيديهم للتحقق الكامل من الموظفين، وإدارة الطلبات، والتعامل مع مشكلات العملاء، والحفاظ على كل شيء في الموعد المحدد. آخر شيء يحتاجون إليه هو نظام الرواتب المربك أو الصعب الاستخدام. هذا هو السبب في أن وجود برنامج الرواتب بواجهة سهلة الاستخدام أمر مهم للغاية.
عند اختيار شركة برامج الرواتب، ابحث عن شركة تبقي الأمور بسيطة. يجب أن تكون لوحة القيادة سهلة التنقل، مع قوائم وخيارات واضحة لا تتطلب الكثير من التدريب. يجب أن يكون المديرون قادرين على تسجيل الدخول والعثور بسرعة على ما يحتاجون إليه - سواء كان ذلك تشغيل كشوف المرتبات أو مراجعة البطاقات الزمنية أو التحقق من التقارير الضريبية.
يوفر التصميم النظيف والمنظم الوقت ويقلل الأخطاء. إذا كان نظام الرواتب الخاص بك معقدًا للغاية، فقد تحدث أخطاء مثل المدفوعات الفائتة أو الخصومات غير الصحيحة. هذه الأنواع من المشاكل لا تخلق التوتر فحسب؛ بل يمكن أن تؤدي أيضًا إلى موظفين غير سعداء وحتى مشاكل قانونية.
كما أنه يساعد إذا كان النظام يعمل بشكل جيد على الأجهزة المحمولة. لا يجلس العديد من مديري المطاعم على مكتب طوال اليوم - فهم يتنقلون في المطبخ أو منطقة تناول الطعام. إن القدرة على الوصول إلى ميزات كشوف المرتبات من الهاتف أو الجهاز اللوحي تجعل من السهل الموافقة على ساعات العمل أو إجراء التحديثات أو التحقق من حالة كشوف المرتبات دون الابتعاد عن الأرض.
باختصار، نظام بسيط وسهل الاستخدام يجعل كشوف المرتبات أسرع وأكثر سلاسة وأقل إحباطًا. عند مقارنة شركات الرواتب، اطلب دائمًا عرضًا توضيحيًا وتأكد من أن البرنامج يشعر بالراحة في الاستخدام - حتى لو لم تكن خبيرًا في التكنولوجيا.
جرب معالجة كشوف المرتبات الخالية من المتاعب
قم بتبسيط عملية كشوف المرتبات الخاصة بك مع Altametrics
التتبع كل ساعة
تعتمد المطاعم بشكل كبير على العاملين بالساعة، مما يعني أن تتبع كل دقيقة من نوبتهم هو المفتاح لتشغيل كشوف المرتبات بدقة. إذا كانت ساعات العمل معطلة ولو قليلاً، فقد يؤدي ذلك إلى دفع مبالغ زائدة أو دفع رواتب منخفضة أو حتى مشكلات تتعلق بالامتثال. هذا هو السبب في أن التتبع بالساعة هو أحد أهم الميزات التي يجب البحث عنها عند اختيار شركة برامج الرواتب.
يجب أن يتيح لك نظام الرواتب الجيد التتبع بسهولة عندما يقوم الموظفون بتسجيل الدخول أو الخروج أو أخذ فترات راحة أو العمل الإضافي. ابحث عن البرامج التي تعمل مع الساعات الزمنية الرقمية أو ساعات الهاتف المحمول أو حتى تتكامل مع نظام الجدولة الخاص بك. تقلل هذه الأدوات من فرصة حدوث أخطاء من الإدخال اليدوي أو الضربات المنسية.
في بيئة المطاعم، غالبًا ما يتبادل الموظفون نوبات العمل أو يحصلون على ساعات إضافية أو يعملون في أدوار مختلفة. يجب أن يكون نظام الرواتب الخاص بك قادرًا على التعامل مع هذه المواقف دون تعقيد الأمور. يجب أن يتتبع معدلات الأجور المختلفة للوظائف المختلفة، ويحسب الوقت الإضافي تلقائيًا، ويحتفظ بسجل واضح لكل ساعة عمل.
كسر الامتثال هو أيضًا شيء يجب مراقبته. في العديد من الولايات، يجب على الموظفين أخذ فترات راحة أو وجبات بعد عدد معين من الساعات. يمكن للنظام الصحيح الإبلاغ عن فترات الراحة الفائتة ومساعدتك على البقاء متوافقًا مع قوانين العمل.
تؤدي الدقة في ساعات التتبع إلى تقليل أخطاء الرواتب وزيادة سعادة الموظفين. كما أنه يمنحك رؤية أفضل لتكاليف العمالة، مما يساعدك على تحديد الأنماط أو المجالات التي يمكنك التوفير فيها. عند مراجعة شركات برامج الرواتب، تأكد من أن أدوات التتبع بالساعة مصممة مع وضع المطاعم في الاعتبار - يجب أن تكون مرنة ومفصلة وسهلة الاستخدام.
الإيداع الضريبي التلقائي والاقتطاع
يعد التعامل مع ضرائب الرواتب أحد أكثر الأجزاء إرهاقًا في إدارة المطعم. هناك ضرائب فيدرالية وحكومية وأحيانًا محلية للتعامل معها - وكل منها يأتي مع مجموعة القواعد والمواعيد النهائية والأوراق الخاصة به. إذا تم تقديم شيء ما متأخرًا أو بشكل غير صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى غرامات أو عقوبات. هذا هو السبب في أن الإيداع الضريبي التلقائي هو ميزة لا بد منها عند اختيار شركة برامج الرواتب لمطعمك. من
خلال الإيداع الضريبي التلقائي، يحسب البرنامج المبلغ المناسب من الضرائب لكل موظف، بناءً على ساعات العمل ومعدل الدفع ومكان عمله. ثم تقوم بإيداع هذه الضرائب لدى الوكالات المناسبة نيابة عنك - دون الطباعة أو البريد أو محاولة تذكر المواعيد النهائية. يكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان مطعمك يضم موظفين يعملون في مدن أو ولايات مختلفة، أو إذا كنت تدير مواقع متعددة.
سيتعامل برنامج الرواتب الجيد أيضًا مع نماذج الضرائب مثل W-2 للموظفين و 1099s للمقاولين. يجب إنشاء هذه النماذج تلقائيًا وإتاحتها للتنزيل أو إرسالها بالبريد بحلول المواعيد النهائية المطلوبة. هذا يوفر لك الوقت ويمنعك من التدافع في نهاية العام.
ميزة أخرى مفيدة هي الحجب التلقائي. هذا يضمن خصم المبلغ الصحيح من الضرائب والضمان الاجتماعي والرعاية الطبية من كل راتب. إنها تحافظ على اتساق الأمور وتقلل من فرصة الأخطاء.
دعم إدارة النصائح وتجميع النصائح
تمثل الإكراميات جزءًا كبيرًا من هيكل الأجور في معظم المطاعم، خاصة لموظفي واجهة المنزل. لكن تتبع النصائح وإدارتها يدويًا يمكن أن يحدث فوضى سريعة - خاصة عندما يقوم الموظفون بتجميع الإكراميات أو تقسيمها بناءً على ساعات العمل أو تلقي الإكراميات من خلال الدفع النقدي والدفع بالبطاقات. لهذا السبب يجب أن تقدم أي شركة برامج الرواتب التي تختارها دعمًا قويًا لإدارة النصائح وتجميع الإكراميات.
يجب أن يتيح لك النظام الجيد إدخال النصائح وتتبعها بدقة لكل موظف. يجب أن يساعدك أيضًا على البقاء متوافقًا مع قواعد الإبلاغ عن الإكراميات، مثل تخصيص النصائح بشكل صحيح والتأكد من حصول الموظفين على الحد الأدنى للأجور على الأقل عند تضمين الإكراميات. حتى أن بعض الأنظمة تسمح للموظفين بتسجيل نصائحهم مباشرةً، مما يساعد على تقليل أخطاء الإبلاغ.
إذا كان مطعمك يستخدم مجموعة الإكراميات، حيث يتم جمع الإكراميات ثم تقسيمها بين الموظفين المؤهلين، فيجب أن يكون برنامج الرواتب قادرًا على أتمتة هذه العملية. على سبيل المثال، يمكن تقسيم النصائح بناءً على عدد ساعات العمل أو دور الموظف (الخوادم، الحافلات، طاقم المطبخ، إلخ). هذا يوفر الوقت ويقلل النزاعات ويضمن حصول الجميع على نصيبهم العادل.
جزء مهم آخر هو التأكد من اقتطاع الضرائب بشكل صحيح من النصائح المبلغ عنها. إذا كان برنامج الرواتب الخاص بك لا يتعامل مع هذا بشكل صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل لك ولموظفيك في وقت الضرائب.
في بيئة المطعم، لا تقل الإكراميات أهمية عن الأجور العادية. لذلك عند اختيار شركة برامج الرواتب، تأكد من أن نظامها مصمم للتعامل مع الإكراميات بسهولة ونزاهة وبطريقة تجعلك متوافقًا.
دعم متعدد المواقع ومتعدد الأدوار
يدير العديد من مالكي المطاعم أكثر من موقع واحد أو لديهم موظفين يعملون في أدوار وظيفية مختلفة. في هذه الحالات، تصبح إدارة الرواتب أكثر تعقيدًا. لهذا السبب من المهم اختيار شركة برامج الرواتب التي تقدم دعمًا قويًا متعدد المواقع ومتعدد الأدوار. من
خلال الدعم متعدد المواقع، يمكنك إدارة كشوف المرتبات لجميع المتاجر الخاصة بك في مكان واحد. هذا يعني أنك لست بحاجة إلى تسجيل الدخول إلى أنظمة منفصلة أو التوفيق بين حسابات مختلفة. سواء كان لديك مطعمان أو عشرين مطعمًا، سيتيح لك البرنامج المناسب تتبع ساعات العمل والأجور والضرائب لكل موقع مع الاستمرار في إعطائك عرضًا واضحًا وشاملًا لنشاطك التجاري بأكمله.
الدعم متعدد الأدوار لا يقل أهمية. في المطاعم، من الشائع أن يرتدي الموظفون قبعات متعددة مثل الخادم الذي يستضيف أحيانًا أو الطاهي الذي يعمل كطباخ جاهز. قد تأتي هذه الأدوار بمعدلات دفع مختلفة. يجب أن يكون نظام الرواتب الخاص بك قادرًا على تتبع ساعات العمل حسب الدور وتطبيق المعدل الصحيح تلقائيًا. وهذا يضمن حصول الموظفين على رواتب عادلة ودقيقة، بغض النظر عن الوظيفة التي يؤدونها.
كما أن الحصول على هذا المستوى من التفاصيل يساعد في إعداد التقارير. يمكنك فهم تكاليف العمالة بشكل أفضل حسب الموقع أو الدور، وهو أمر مفيد عند اتخاذ قرارات التوظيف أو الميزانية.
إذا كان مطعمك يضم موظفين يتنقلون بين المواقع أو الأدوار، فإن اختيار برنامج يمكنه التعامل مع هذه المواقف دون ارتباك سيحدث فرقًا كبيرًا. ستحافظ على دقة كشوف المرتبات الخاصة بك، وتقلل من العمل اليدوي، وتمنحك تحكمًا أفضل في نفقات العمالة.
إعداد تقارير الرواتب وتصدير البيانات
لا يقتصر تشغيل كشوف المرتبات على قطع الشيكات فحسب، بل يتعلق أيضًا بفهم أين تذهب أموالك. لهذا السبب يجب أن تقدم برامج الرواتب الجيدة أدوات إعداد تقارير قوية. تمنحك هذه الأدوات الأفكار التي تحتاجها للبقاء على اطلاع دائم بتكاليف العمالة وتحديد الاتجاهات واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً لمطعمك.
كحد أدنى، يجب أن يسمح لك البرنامج بتشغيل تقارير عن أجور الموظفين وساعات العمل والعمل الإضافي والضرائب والإكراميات. ولكن كلما كانت تقارير البيانات أكثر تفصيلاً، كان ذلك أفضل. على سبيل المثال، يمكن أن تساعدك القدرة على تقسيم الرواتب حسب الموقع أو الدور أو القسم في معرفة أين تقع أكبر نفقاتك بالضبط. يمكنك أيضًا تتبع تكلفة العمالة كنسبة مئوية من المبيعات، وهو رقم أساسي لربحية المطاعم.
ميزة أخرى مفيدة هي القدرة على تصدير هذه البيانات بسهولة. سواء كنت بحاجة إلى إرسال معلومات إلى محاسبك، أو مشاركة ملخص الرواتب مع شريك عملك، أو تحميل التفاصيل إلى برنامج محاسبة، فإن القدرة على تصدير التقارير بتنسيقات مثل Excel أو PDF تجعل كل شيء أكثر سلاسة.
التقارير القابلة للتخصيص مفيدة أيضًا. ربما ترغب في مقارنة تكاليف العمالة بين نوبات الغداء والعشاء أو معرفة مقدار العمل الإضافي الذي تم دفعه الشهر الماضي. تقدم أفضل شركات برامج الرواتب أدوات مرنة حتى تتمكن من تصفية البيانات وتنظيمها بالطريقة التي تريدها.
باختصار، تساعدك التقارير الواضحة والدقيقة على تتبع تكاليف الرواتب، واكتشاف الأخطاء مبكرًا، والتحكم في الشؤون المالية لشركتك. إنه يحول نظام الرواتب الخاص بك إلى أكثر من مجرد أداة دفع - يصبح أداة لصنع القرار أيضًا.
دعم العملاء والتحديثات المستمرة
حتى أفضل برامج الرواتب ليست مفيدة إذا لم تتمكن من الحصول على الدعم عندما يحدث خطأ ما. سواء كان الأمر يتعلق بدفعة فائتة أو مشكلة فنية أو مساعدة في إعداد حسابك، فإن الوصول إلى دعم العملاء المتجاوب والمطلع يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا - خاصة عندما تعمل على مدار الساعة في يوم الدفع.
غالبًا ما يعمل أصحاب المطاعم خارج ساعات العمل المعتادة، لذلك من المفيد أن يكون الدعم متاحًا خلال المساء أو عطلات نهاية الأسبوع. ابحث عن شركات الرواتب التي تقدم خيارات دعم متعددة مثل الدردشة الحية أو الهاتف أو البريد الإلكتروني. إن القدرة على الحصول على المساعدة بسرعة عندما تحتاج إليها يمكن أن توفر لك الوقت وتقلل من التوتر.
بالإضافة إلى الدعم القوي، فإن تحديثات البرامج العادية لا تقل أهمية. تتغير قوانين العمل والقواعد الضريبية كثيرًا، ويجب أن يظل نظام الرواتب محدثًا تلقائيًا. آخر شيء تريده هو أن تكتشف بعد فوات الأوان أن برنامجك لم يتكيف مع معدل الضريبة الجديد أو قاعدة العمل الإضافي.
التحديثات المستمرة تعني أيضًا ميزات أفضل بمرور الوقت. مع استمرار المطاعم في التحول نحو الأدوات الرقمية، ستحتاج إلى نظام الرواتب الذي يستمر في التحسن - سواء كان ذلك بإضافة وظائف الهاتف المحمول أو تحسين إعداد التقارير أو تعزيز تتبع النصائح.
عند تقييم شركات برامج الرواتب، اسأل عن عدد المرات التي يتم فيها تحديث النظام وما إذا كانت هذه التحديثات تحدث تلقائيًا. اسأل أيضًا عن نوع دعم الإعداد والتدريب الذي يتم تضمينه عند التسجيل. قد لا تبدو هذه التفاصيل عاجلة في البداية، لكنها ستكون مهمة كثيرًا عندما تكون في منتصف أسبوع عمل مزدحم وتحتاج إلى مساعدة موثوقة بسرعة.
يجب أن يقرأ المحتوى
وظائف الوجبات السريعة الأعلى أجراً
وظائف الوجبات السريعة الأعلى أجراً
الرواتب للشركات الصغيرة
كيفية تبسيط كشوف المرتبات للشركات الصغيرة في مجال الضيافة
الحد الأدنى للأجور لعمال الوجبات السريعة
الحد الأدنى للأجور لعمال الوجبات السريعة في كاليفورنيا
أفضل شركات الرواتب
أفضل شركات الرواتب للمطاعم
خدمات معالجة الرواتب
كيفية اختيار أفضل خدمات معالجة الرواتب لمطعمك
أسئلة متكررة
كيف يساعد برنامج الرواتب في تتبع ساعات عمل الموظفين؟
يتكامل برنامج الرواتب الجيد مع الساعات الزمنية وأدوات الجدولة لتتبع عمليات تسجيل الدخول والفواصل والعمل الإضافي مما يؤدي تلقائيًا إلى تقليل الأخطاء وتوفير الوقت.
ما هو الإيداع الضريبي التلقائي ولماذا هو مهم؟
الإيداع الضريبي التلقائي يعني أن البرنامج يقوم بحساب الضرائب وحجزها وتقديمها نيابةً عنك، مما يساعد على تجنب المدفوعات المتأخرة وتقليل مخاطر الامتثال.
كم مرة يجب أن أقوم بتشغيل كشوف المرتبات في مطعم؟
عادةً ما تقوم المطاعم بتشغيل كشوف المرتبات أسبوعيًا أو كل أسبوعين. يجب أن يكون برنامجك مرنًا بما يكفي لدعم أي جدول بناءً على تفضيلاتك.
هل يساعد برنامج الرواتب في ميزانية العمل؟
نعم، يوفر برنامج الرواتب أدوات التنبؤ وإعداد التقارير لمساعدتك على فهم تكاليف العمالة وتعديل الجداول الزمنية أو التوظيف للبقاء في حدود الميزانية.
