Cual es la diferencia entre agrupar y compartir propinas?
La acumulacion de propinas es un sistema estructurado (funciones, formula, calendario). Las propinas se comparten con frecuencia de manera informal o voluntaria. El riesgo es mayor cuando no es coherente o no esta documentado.
Ley de propinas de California- reglas para compartir propinas para restaurantes
Vision general
Si tienes un restaurante en California, las propinas no son dinero extra que la casa pueda administrar. Segun el Codigo Laboral S 351 de California, las propinas son propiedad exclusiva de los empleados por los que se quedan, y los empleadores (y sus agentes) no pueden cogerlas, deducirlas ni utilizarlas para compensar los salarios.
Es por eso que las politicas de propinas tienden a crear problemas cuando son informales, inconsistentes o se manejan de la manera en que siempre lo hemos hecho. Una situacion que parece normal (por ejemplo, pedir al personal que comparta propinas, organizar una bolsa de propinas, pagar las propinas con tarjetas de credito mas adelante o anadir un cargo por servicio para fiestas grandes) puede resultar arriesgada si se saltan los limites de California.
Estas son algunas de esas lineas, en terminos sencillos-
- Los depositos de propinas pueden ser obligatorios en California, pero deben ser justos y razonables y no pueden usarse para pagar al propietario, los gerentes o los supervisores (incluso si a veces ayudan en el piso).
- Las propinas de las tarjetas de credito deben pagarse en su totalidad; por lo general, no puedes deducir los gastos de tramitacion de las propinas de los empleados.
- Los cargos por servicio no se convierten automaticamente en propinas. En California, el hecho de que un cargo por servicio deba considerarse como una propina depende de los hechos (incluida la forma en que los huespedes lo perciban).
- Las tarifas y recargos obligatorios tambien estan relacionados con las normas de transparencia de precios. La SB 478 de California (y las directrices relacionadas) se centra en garantizar que las tarifas requeridas se reflejen claramente en los precios anunciados o cotizados.
En las siguientes secciones, analizaremos las cuentas acumuladas de propinas y las compartiremos, quienes pueden y quien no pueden participar, como gestionar los cargos por servicio de manera limpia y los registros y rutinas sencillos que permiten cumplir con las normas sin convertir cada turno en papeleo.
Consejos 101- segun la ley de propinas de California
Antes de establecer un fondo comun de propinas o decidir como gestionar los cargos por servicio, necesita una definicion clara de lo que es una propina en California, ya que las propinas se tratan de manera diferente a los salarios y de manera diferente a las tarifas obligatorias. La
propina (tambien llamada propina) es el dinero que un huesped decide dejar para un empleado, ademas de la cantidad adeudada en concepto de comida, bebida o servicio. La palabra clave es elegir. Si el huesped puede decidir el importe (o decide no dejar nada), normalmente se trata de una propina. Si el cobro es obligatorio, por lo general deja de ser una propina y empieza a parecerse mas a una comision que controla la empresa.
Esto es lo que normalmente se considera propina en las operaciones de los restaurantes-
- Las propinas en efectivo que se dejan en la mesa, se entregan a un empleado o se dejan en un tarro de
propinas - Propinas de tarjetas de credito (la linea de propina del recibo)
- Propinas digitales dejadas a traves de una caja en linea, un pago con codigo QR, un quiosco o
una plataforma de entrega y comida para llevar (cuando el huesped las agrega voluntariamente) Esto es lo que normalmente no se considera propina -
Cargos por servicio obligatorios (incluidas muchas propinas automaticas) ciudades agregado a fiestas grandes)
- Recargos o tarifas requeridos (por ejemplo, tarifa de operacion, tarifa de bienestar, tarifa de cocina)
Por que es importante esto? Porque segun la ley de propinas de California, las propinas generalmente se consideran propiedad del empleado, no como una fuente de ingresos que la casa pueda reasignar. Esto tambien significa que los restaurantes de California generalmente no pueden usar las propinas para pagar el salario minimo como lo hacen otros estados. Primero pagas el salario minimo requerido y, ademas, las propinas.
Dos reglas practicas para llegar temprano-
1. Las propinas de las tarjetas de credito deben pagarse en su totalidad. No reduzca las propinas de los empleados para cubrir los costos de procesamiento de las tarjetas.
2. Tenga un cronograma de pago claro. En la practica, muchos restaurantes pagan las propinas con tarjeta en el proximo cheque de pago (o antes), pero sea cual sea el metodo que utilices, haz que sea coherente y rastreable.
Una vez que sepas que es una propina frente a un cargo, las propinas acumuladas y el reparto de propinas se vuelven mucho mas faciles, ya que no estas acumulando accidentalmente algo que no deberia tratarse como propinas desde el principio.
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Tip Pooling en California
La mancomunacion de propinas es legal en California y, para muchos restaurantes, es la forma mas sencilla de compartir propinas entre las funciones que hacen que el servicio sea una realidad. La clave es que una cantidad acumulada de propinas no puede convertirse en un fondo inmobiliario. El fondo comun de propinas debe basarse en la idea de que las propinas pertenecen a los empleados, y el fondo comun no es mas que una forma estructurada de distribuir las propinas de los empleados entre los miembros del equipo que cumplan los requisitos.
Que es un fondo de propinas (y por que los propietarios lo utilizan)
Un fondo de propinas es una politica que exige (o permite) que los empleados que reciben propinas aporten algunas o todas las propinas a un fondo comun y, a continuacion, redistribuye esas propinas mediante un metodo claro (puntos, porcentajes o divisiones por clase laboral). Los restaurantes utilizan las reservas de propinas para
- reducir los turnos de ganadores y
perdedores (secciones concurridas frente a secciones lentas), apoyar las funciones que ayudan directamente a la experiencia de los huespedes (camareros, corredores, camareros) y
crear un proceso de pago mas predecible para las propinas con tarjetas de credito y las propinas digitales.
En California, las propinas acumuladas suelen estar limitadas a los empleados que prestan un servicio directo a los huespedes o forman parte de la cadena de servicio. Esto suele incluir camareros, camareros, camareros, vendedores de comida y anfitriones, segun el funcionamiento de la operacion y la forma en que se entregue la experiencia de los huespedes. Una prueba practica- si el servicio del huesped se veria afectado sin la contribucion de ese puesto, es posible que forme parte de la cadena de servicio.
Un factor de riesgo importante es incluir a cualquier persona que actue como agente del empleador, como propietarios, gerentes y supervisores. Incluso si de vez en cuando un gerente vende comida o cubre la mesa, las directrices de California advierten que no se les permita recibir dinero de la bolsa de propinas. Si alguien tiene autoridad real (como contratar, despedir, sancionar o controlar los horarios), mantengalo alejado de la piscina.
Haz que sea justo, coherente y facil de explicar
- Justo y razonable no es una moda, es algo que puedes mostrar en papel,
elige un metodo (puntos o porcentajes),
define los puestos elegibles y cuando son elegibles (por turno o por horas),
explica como gestionas el tiempo
fuera de servicio (reuniones, trabajo paralelo), establece una cadencia de pago (retiro diario, dia siguiente o cheque de pago).
Si tu equipo no puede explicarte rapidamente el monto de las propinas, es probable que sea demasiado complicado, y es en los sistemas desordenados donde comienzan las disputas.
Compartir propinas versus agrupar propinas
Compartir propinas y acumular propinas suenan similares, pero causan problemas diferentes cuando no estan claramente definidos. La
acumulacion de propinas es un sistema estructurado. Por lo general, significa que tienes una politica escrita que dice- que puestos participan, que propinas se van a dar, como se calcula la division (puntos, porcentajes o categorias de trabajo) y cuando se hacen los pagos. Es posible que se exija un fondo comun de propinas como condicion para el puesto, siempre y cuando se establezca de manera que se respeten las normas de California (especialmente en lo que respecta a quien puede recibir el dinero y como se administra el fondo comun).
Compartir las propinas suele ser mas flexible. En la practica, puede parecerse a dar propinas al final de un turno (el mesero da propina al bar, al camarero, al corredor) o a compartir voluntariamente entre los empleados. El riesgo de compartir las propinas de manera informal es la falta de coherencia- un turno lo hace, otro no; un gerente lo hace, otro lo ignora; un empleado se siente presionado y otro no. Ahi es donde comienzan las discusiones, porque el proceso parece personal, no basado en politicas.
Este es el concepto mas importante para ambos sistemas- la intencion del cliente. Si un huesped deja claramente una propina para un empleado especifico (por ejemplo, si entrega dinero directamente a un mesero con un mensaje de esto es para ti), tratar ese dinero como si fuera una propina a domicilio puede crear conflictos. El enfoque mas seguro es definir, por escrito, lo que ocurre con-
- propinas directas para una persona
- las propinas dejadas en un tarro de propinas comun
- las propinas anadidas en una tarjeta o en una caja digital
- consejos sobre comida para llevar o cenar en
casa Una forma sencilla de mantener esto limpio es responder a estas preguntas en su poliza (en lenguaje sencillo) -
1. Que propinas se deben acumular (y cuales no)?
2. Que funciones son elegibles y por que?
3. Que formula se usa (y pueden verla los empleados)?
4. Cuando y como se pagan las propinas?
5. Quien revisa las matematicas y como se gestionan las correcciones?
Cuando tu equipo puede predecir el resultado antes de que termine el turno, el proceso de entrega de propinas suele ser seguro- menos sorpresas, menos disputas y mucho menos riesgo de que una practica normal de dar propinas se convierta en un problema de cumplimiento.
Gerentes, supervisores y propietarios
Aqui es donde la mayoria de las politicas de propinas se vuelven riesgosas- dejar que el papel incorrecto afecte al dinero de las propinas, incluso por accidente.
En California, la idea basica es simple- los propietarios y los agentes del empleador no deben aceptar propinas. La parte dificil es que los restaurantes usan los titulos de manera diferente. El jefe de turno de un lugar es basicamente un cajero senior; el jefe de turno de otro es el encargado de dirigir la sala, redactar los horarios, aprobar las compensaciones y enviar a la gente a casa temprano. Mismo titulo, riesgo muy diferente.
Que funciones suelen ser un problema
Tenga cuidado con cualquiera que pueda hacer cosas como
- contratar, despedir, disciplinar o evaluar a los empleados,
controlar los horarios, aprobar los horarios o decidir quien es reducido,
dirigir el turno como la persona a cargo,
representar a la empresa de una manera que le de una verdadera autoridad sobre el personal
Incluso si esa persona tambien administra la comida o ayuda en la linea, su autoridad es lo que crea el problema, no si a veces hace el mismo trabajo que personal por hora.
La trampa del gerente que trabaja
Muchos restaurantes tienen un gerente que interviene para cubrir las brechas. El enfoque mas seguro es que un gerente puede ayudar, pero no le pagan con propinas. Si quieres recompensar a ese gerente por intervenir, hazlo con sueldos, bonificaciones o un incentivo independiente que no se financie con propinas.
Como tratar a los lideres de turno y a los supervisores
Si utilizas a los lideres de turno, decides que son realmente y anotalo -
- Si son lideres en activo (la mayoria de las veces hace el mismo trabajo que el equipo, con funciones de direccion limitadas), aun asi debes ser cauteloso y coherente.
- Si en la practica son supervisores o gerentes (dirigen el turno, toman decisiones sobre el personal, imponen medidas disciplinarias), tratelos como la gerencia y mantengalos alejados de la distribucion de propinas.
Medidas practicas para evitar errores 1.
Cree codigos de trabajo claros en su punto de venta o nomina- servidor, camarero, corredor, jefe de turno, gerente.
2. Enumere los puestos elegibles para recibir propinas por codigo de trabajo, no por nombre.
3. Use una regla escrita para las excepciones, por ejemplo- los gerentes no son elegibles para recibir propinas, incluso cuando trabajan en un puesto de servicio.
4. Pagos semanales de propinas de auditoria- si alguien con funciones de gerente recibe dinero mancomunado, corrijalo de inmediato y documente la correccion.
Si se hace bien, esta seccion es aburrida, y aburrida es buena. Cuando todo el mundo sabe quien es elegible y por que, se evita el camino mas rapido hacia las quejas- la gerencia siguio nuestros consejos.
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Cargos por servicio y propina automatica
Esta es la zona en la que mas tropiezan los restaurantes, ya que los huespedes y el personal suelen tratar un cargo por servicio como una propina, incluso cuando la ley no lo hace. Las
propinas y los cargos por servicio (la diferencia practica)
- la propina es opcional. El huesped decide si lo deja y cuanto.
- Se requiere un cargo por servicio. La empresa lo agrega automaticamente (por ejemplo, un cargo por servicio de 18 anos, un cargo por fiesta grande, una tarifa por banquetes, una tarifa por bienestar o un recargo por la cocina).
Esa diferencia es importante porque un cargo obligatorio puede generar dos riesgos distintos- 1. Riesgo de expectativas de los huespedes- si el menu, los recibos o el lenguaje del personal hacen que los huespedes crean que los empleados cobran un cargo obligatorio en concepto de propina, puedes acabar teniendo una disputa (y, potencialmente, quedar en evidencia legal) sobre si ese dinero deberia haberse pagado al personal.
2. Riesgo de gestion fiscal y de nomina- los cargos por servicio se suelen tratar primero como ingresos empresariales, y luego como salarios si se transfieren a los empleados. Por lo general, esto implica un proceso de nomina diferente al de las propinas.
Muchos restaurantes utilizan un porcentaje automatico para fiestas numerosas porque asi se protege al personal cuando hay mucho trabajo. La clave esta en como lo etiquetas y lo explicas.
- Si lo consideras propina, los huespedes asumiran razonablemente que es una propina para el equipo de servicio.
- Si lo llamas cargo por servicio, los huespedes pueden seguir asumiendo que es para el personal, a menos que les expliques claramente de que se trata.
Un enfoque sencillo y seguro consiste en utilizar un lenguaje sencillo en todas partes (menu, recibo o sitio web) y mantener la coherencia- - Como se
llama el cargo -
Cuando se aplica
- Si se distribuye entre los empleados (y, en caso afirmativo, como) La
transparencia de los precios tambien es importante. Ademas
de las normas sobre propinas, California ha endurecido las expectativas en torno a las tasas obligatorias y la transparencia de los precios. Si anades las tarifas obligatorias, debes prestar mucha atencion a como se muestran y comunican los precios para que los huespedes no se sorprendan al finalizar la compra.
Si utilizas los cargos por servicio, tratalos como un sistema, no como una partida que estableces y olvidas. Anotelo, capacite a los gerentes para que lo expliquen y lleve a cabo una auditoria mensual rapida de los menus, los recibos y las pantallas de pedidos en linea para asegurarse de que el idioma coincide con lo que realmente utiliza.
Consejos sobre tarjetas de credito, tiempos de entrega de propinas y mantenimiento de registros
La mayoria de los problemas con las propinas no comienzan con malas intenciones. Empiezan con rutinas complicadas- una liquidacion apresurada, una cantidad de propinas que se calcula de tres maneras diferentes o una propina con tarjeta de credito que se paga cuando tenemos tiempo. La buena noticia es que puedes prevenir la mayoria de los problemas con unos cuantos habitos sencillos y repetibles.
Propinas con tarjetas de credito- paguelas en su totalidad y hagalas puntualmente
Cuando un huesped deje una propina con una tarjeta de credito, considerela como si fuera dinero del empleado, no como una forma de recuperar los gastos. No reduzcas el pago de propinas para cubrir los gastos de procesamiento de las tarjetas de credito. Ademas, establece una regla cronologica clara para pagar esas propinas (por ejemplo, pagarlas el siguiente dia de pago normal). Lo mas importante es que su consultorio sea coherente, rastreable y este alineado con los requisitos de California.
Cronograma del pool de propinas- elige una cadencia y apegate a ella
Si pagas propinas todos los dias, asegurate de documentar los calculos de cada dia. Si pagas las propinas con cheques de pago, asegurate de que los empleados aun puedan ver los detalles justificativos (horas, puntos, funciones y totales) de cada periodo de pago. Cuando los empleados no entienden el calculo, asumen que es incorrecto, incluso cuando no lo es.
Los registros que lo mantienen seguro (y mantienen limpia la nomina)
No necesita hojas de calculo complejas, pero si pruebas. Como minimo, mantenga-
- Informes diarios de liquidacion de POS que muestren el total de propinas recaudadas (efectivo, tarjeta o digital)
- Hoja de trabajo o informe del fondo de propinas que muestre el metodo de distribucion (puntos/porcentajes), las funciones elegibles y los montos de pago
- Registros de tiempo que coincidan con la logica del fondo acumulado (horas trabajadas por codigo de trabajo, no solo por numero total de horas)
- El gerente revisa la aprobacion (incluso una simple casilla de verificacion o iniciales)
para que alguien sea dueno del proceso Gestionar los reembolsos, anulaciones y cargos establece una regla escrita sobre lo que ocurre cuando la propina de una tarjeta de credito se anula despues desembolso. Muchos restaurantes lo tratan como cualquier otra conciliacion- documentan el ajuste y gestionan la nomina con notas claras. El objetivo es la transparencia y dejar constancia documental, no sorpresas.
Un proceso de propinas que sea claro, repetible y documentado es mas facil de ejecutar, mas facil de explicar al personal y mucho mas dificil de desafiar.
Una lista practica de verificacion de cumplimiento
Utilice esta lista de verificacion para comprobar la presion de su configuracion actual de propinas y cargos por servicio. Si no puedes responder a una pregunta en una oracion, esa suele ser tu primera solucion.
1) Define que se considera una propina en tu restaurante
- haz una lista de todos los lugares en los que aparecen las propinas- dinero en efectivo, tarro de propinas, lineas de propinas con tarjetas de credito, pedidos en linea, consejos de quiosco/QR, plataformas de entrega.
- Decide que pasa con cada tipo de letra (guardada por el empleado, acumulada o compartida) y ponlo por escrito.
- Asegurese de que los gerentes usen la misma redaccion cuando se lo expliquen al personal.
2) Determine quien es elegible para recibir propinas (por codigo de trabajo, no por nombre)
- cree una lista corta de los puestos elegibles (por ejemplo, camareros, camareros, camareros, corredores, anfitriones).
- Clasifique a los propietarios, gerentes o supervisores en la categoria de no aptos, incluso si a veces ayudan en la sala.
- No confies unicamente en los titulos. Si alguien tiene autoridad real sobre la contratacion, el despido, la disciplina o los horarios, tratelo como la gerencia a los fines de dar propinas.
3) Elija un metodo de distribucion y mantengalo uniforme
- elija puntos, porcentajes o divisiones basadas en horas.
- Escribe la formula y muestra un ejemplo sencillo de pago.
- Decide como gestionar el trabajo paralelo, las reuniones o los turnos parciales para que no haya sorpresas.
4) Establezca una regla de tiempo clara para los pagos
- decida si las propinas se pagan a diario o se pagan en nomina.
- Si pagas en nomina, asegurate de que los empleados aun puedan ver los detalles detras de las cifras.
- En cuanto a las sugerencias sobre tarjetas de credito, no restes las comisiones de procesamiento y no dejes que los plazos de pago varien.
5) Cargos por servicio y propinas automaticas- haz que el idioma coincida con la realidad- revisa
cada menu, recibo, sitio web y pantalla de pago en linea para ver como se describen los cargos.
- Usa un lenguaje sencillo que diga si el cobro es obligatorio y si una parte del importe va a parar a los empleados.
- Observe las normas de transparencia de precios si anade tasas obligatorias.
6) Mantenga un registro simple que demuestre los calculos
- totales diarios de propinas en el punto de venta + informe de liquidacion - Informe/hoja de trabajo de calculo del fondo de propinas - Horas trabajadas por codigo de trabajo - Proceso de aprobacion del gerente y proceso de correccion (se producen errores, documente la solucion)
Facilite el cumplimiento de las propinas con Altametrics
Si desea politicas de propinas que sean mas faciles de ejecutar (y mas faciles de defender), reduzca el flujo de trabajo en torno a la programacion, los plazos, las liquidaciones y la transferencia de nominas. Altametrics ayuda a los restaurantes a simplificar la programacion de la fuerza laboral y el tiempo y la asistencia para que pueda estandarizar las rutinas diarias, reducir los errores de nomina y mantenerse alineado con las reglas salariales y de programacion. Para obtener mas informacion sobre Altametrics, haga clic en Solicitar una demostracion que aparece a continuacion.
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Preguntas frecuentes
Que registros debo mantener para las propinas y los fondos acumulados de propinas?
Como minimo- el total de las propinas de cierre del punto de venta, el calculo del fondo acumulado (puntos/porcentajes u horas), las horas por codigo de trabajo, los totales de los pagos y un registro de aprobacion o revision por parte del gerente.
Cual es la diferencia entre una propina y un cargo por servicio?
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A quien se puede incluir en una bolsa de propinas?
Por lo general, desempenan funciones en la cadena de servicio, como camareros, camareros, camareros, corredores y, a veces, anfitriones, segun la forma en que apoyen directamente el servicio al cliente en su operacion.
Cuando tengo que pagar las propinas? Diariamente o el dia de pago?
Muchos restaurantes pagan las propinas todos los dias o en el proximo cheque de pago. Lo que importa es el pago puntual y constante con registros que coincidan con su poliza.
