Que tecnologia ayuda a mejorar la productividad de los restaurantes?
Herramientas de programacion, controles de tiempo y asistencia, mejores practicas de POS/KDS y listas de verificacion/rutinas digitales, especialmente herramientas que reducen la confusion y ayudan a los gerentes a tomar decisiones mas rapidas.
Como aumentar la productividad de los empleados en su restaurante
Vision general
Dirigir un restaurante es una carrera contrarreloj constante. Los huespedes esperan un servicio rapido, pedidos precisos y un espacio limpio y acogedor, al tiempo que tu gestionas los costes laborales, las llamadas telefonicas, los problemas con los vendedores y una cocina que no deja de funcionar. Cuando la productividad de los empleados es alta, los turnos parecen estar controlados, las solicitudes fluyen, la preparacion se adelanta y los gerentes dedican menos tiempo a apagar incendios. Cuando es debil, todo se vuelve mas dificil- mas errores, esperas mas largas, personal estresado y horas extras que se llevan tus ganancias.
El objetivo de aumentar la productividad de los empleados no es obligar a las personas a trabajar mas hasta que se agoten. Se trata de eliminar las cosas que frenan a los buenos empleados- normas poco claras, traspasos complicados entre FOH y BOH, mala configuracion de las estaciones, horarios deficientes y herramientas que generan escalones adicionales. La mayoria de los problemas de productividad son ante todo problemas del sistema y, una vez que se arregla el sistema, el equipo se mueve naturalmente mas rapido y con menos estres.
Comience con estandares claros y expectativas simples
Si desea aumentar la productividad de los empleados, elimine primero la incertidumbre. La mayoria de los restaurantes no tienen un problema de a la gente no le importa, sino de la gente no esta segura. Cuando las normas son vagas, los empleados pierden tiempo haciendo preguntas, esperando instrucciones, corrigiendo errores evitables o realizando tareas en el orden incorrecto. Las expectativas claras aceleran todo porque el equipo no tiene que adivinar que significa bueno.
1. Defina estandares simples y basados en roles- explique que significa hecho bien para cada puesto. En el caso de los servidores, esto podria significar saludar dentro de un plazo determinado, seguir unos pasos claros de servicio y utilizar un proceso uniforme para procesar y eliminar las comprobaciones. En el caso de los cocineros de fila, puede tratarse de preparar las comidas, servir platos, vender boletos y mantener la estacion limpia entre cada vez que presionas. En el caso de los platos, se trata del flujo de articulos limpios de vuelta a la fila, de como se cargan las estanterias y de lo que significa ponerse al dia. Para los gerentes, incluye la planificacion previa al turno, la comunicacion y la forma de adaptarse cuando el volumen aumenta o alguien llama. Mantenga las normas breves, practicas y faciles de repetir.
2. Utilice listas de verificacion- la apertura, la mitad del turno y el cierre son los lugares donde se gana o se pierde la productividad. Las listas de verificacion evitan que los pasos omitidos generen caos mas adelante. Un cierre firme reduce las horas extras y las tareas de limpieza del dia siguiente. Una apertura fuerte evita que se revuelva durante la primera rafaga. Haz que los elementos de la lista sean especificos y medibles- reabastece las tazas a la par, prepara la salsa para que alcance 2 cuartos, desinfecta la linea, no lineas genericas como asegurate de que todo este listo.
Las personas siguen las reglas de manera mas consistente cuando entienden la razon detras de ellas. Vincula los estandares con los resultados- velocidad, seguridad alimentaria, experiencia de los huespedes y control de costos. Cuando el equipo entiende el proposito, es mas probable que repita los comportamientos correctos de forma automatica, lo que reduce las repeticiones y el tiempo que los gerentes dedican a corregir los mismos problemas.
Los estandares claros, las listas de verificacion repetibles y una formacion sencilla crean coherencia, y la coherencia es lo que hace que un restaurante sea mas rapido.
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Arregle el flujo de trabajo
Cuando la productividad es baja, es tentador centrarse en el desempeno individual- quien es lento, quien no es urgente y quien necesita asesoramiento. Sin embargo, en muchos restaurantes, el mayor problema es el flujo de trabajo. Si el sistema es desordenado, incluso tus mejores empleados tendran un aspecto mediocre. Arreglar el flujo de trabajo significa eliminar la friccion- menos pasos innecesarios, menos cuellos de botella y menos momentos en los que las personas se esperan unas a otras.
1. Encuentra los cuellos de botella- cada restaurante tiene unos cuantos puntos de estrangulamiento que controlan la velocidad de todos los demas. Los mas comunes son la exposicion, el pase, el puesto de anfitriones, la estacion de bebidas, la estacion de freidoras y el plato. Si se bloquea la exposicion, la comida muere en la ventana y los servidores se quedan paralizados. Si el plato se queda atras, la cocina se queda sin sartenes y platos, y toda la fila se ralentiza. Camine por el piso durante las horas punta y fijese si hay empleados que se quedan quietos, se forman filas o las estaciones se quedan sin productos basicos constantemente. Ahi es donde se pierde la productividad.
2. Mejore la configuracion de la estacion- una configuracion solida de la estacion es una productividad silenciosa. En BOH, asegurese de que la puesta en marcha este realmente preparada- herramientas al alcance de la mano, etiquetas transparentes, copias de seguridad faciles de coger y sartenes y utensilios estandarizados. En FOH, apriete la estacion de bebidas, el area de condimentos, la preparacion para llevar y la colocacion de forma paralela para que los meseros no tarden mas. Las pequenas soluciones son importantes- acercar los vasos a la maquina de refrescos, guardar las tapas y las bolsas juntas o mantener los articulos mas usados a la altura de los brazos en lugar de hacerlo hacia abajo.
3. Reduzca la repeticion del trabajo reforzando las transferencias- el trabajo que debe realizarse dos veces es un gran obstaculo para la productividad. Ejemplos- modificadores poco claros que provocan reformulaciones, notas de alergia que faltan, alimentos que se tiran a la mesa equivocada o preparados que no se ajustan a las necesidades reales de la linea. Crea reglas sencillas para las entregas- como se llaman las entradas, como se comunican los 86 articulos, quien confirma las solicitudes especiales y cuando los meseros deben revisar la ventana. Cuando las entregas son limpias, se reducen las compensaciones, se reduce el estres y se acelera el servicio automaticamente.
Arreglar el flujo de trabajo no requiere una remodelacion. Requiere prestar atencion a los aspectos en los que se pierde el tiempo y hacer cambios sencillos que ayuden a tu equipo a avanzar mas rapido sin esforzarse mas.
Programe de forma mas inteligente para adaptarse a la demanda real
La programacion es uno de los principales impulsores de la productividad de los empleados, pero a menudo se basa en el habito en lugar de en los datos. Cuando los cronogramas no coinciden con la demanda real, la productividad cae por ambos lados. Los turnos con exceso de personal generan tiempo de inactividad, el trabajo paralelo se prolonga y los costos laborales aumentan. Los turnos con poco personal generan estres, atajos, errores y agotamiento. La programacion inteligente no consiste en reducir las horas de trabajo, sino en colocar a las personas adecuadas en los puestos correctos en los momentos correctos.
1. Utilice patrones reales de ventas y trafico- observe las ventas por hora, el volumen de pedidos y la combinacion de entradas por dia. La mayoria de los restaurantes tienen picos predecibles- horas punta para comer, horas punta para cenar, repuntes de entrega, patrones de fin de semana. Crea horarios en torno a esas realidades en lugar de copiar la plantilla de la semana pasada. Por ejemplo, si tus ventas aumentan bruscamente entre las 18.00 y las 20.00 horas, ahi es donde necesitas tus cierres mas fuertes, mas apoyo para la exposicion o una inversion flotante. Si las noches se apagan constantemente, reduce esos horarios en lugar de mantener a toda la tripulacion hasta el cierre, por si acaso.
2. Funciones del personal, no solo numero de empleados- diez personas en la planta no ayudan si estan todas en los lugares equivocados. La productividad mejora cuando cada turno cubre las funciones fundamentales- exposicion, preparacion, corredor, plato, jefe de turno y un columpio o un flotador que puede cubrir las brechas. Un lavaplatos faltante o una exposicion deficiente pueden hacer que todo el mundo se quede sin trabajo, incluso si, sobre el papel, la mano de obra da la impresion de que todo el personal esta ocupado. Cuando planifique los horarios, preguntese- Quien es el propietario de cada evento durante las prisas? Quien las respalda si el volumen aumenta o si alguien se retrasa?
3. Entrena de forma cruzada para proteger la productividad- las llamadas ocurren. La productividad se reduce cuando solo una persona sabe como dirigir una estacion o gestionar una tarea clave. La formacion interdisciplinaria no significa que todo el mundo lo haga todo, sino que puede intervenir un numero suficiente de personas para mantener el servicio en marcha. Capacite a los camareros para que presten el soporte basico de la exposicion, a los cocineros en las estaciones adyacentes y a los lideres para que desempenen multiples funciones. Esa flexibilidad evita que el turno se desmorone y reduce las decisiones que generan panico, como hacer que los gerentes ocupen puestos por hora durante turnos enteros.
Una programacion mas inteligente reduce el estres, mejora el flujo y ayuda a tu equipo a mantenerse productivo sin sentirse agotado.
Mejore la comunicacion entre FOH y BOH
En la mayoria de los restaurantes, la productividad no se reduce porque la gente no este trabajando. Se estropea porque las personas no estan alineadas. FOH se esfuerza por mantener contentos a los huespedes, BOH trata de mantener las entradas en circulacion y los gerentes se esfuerzan por traducir entre ambas cosas. Cuando la comunicacion no es clara, hay remakes, comida muerta, largas esperas y un comedor tenso. La comunicacion estrecha genera velocidad porque evita los problemas que ralentizan a todos.
1. Organice reuniones breves antes del turno- una buena reunion no necesita discursos. Limitese a cinco minutos y aborde solo lo que afecte al turno- 86 temas, riesgos de preparacion, grandes reservas, promociones y una prioridad (por ejemplo). Esta noche nos centramos en los modificadores limpios y en la precision de los recorridos). Cuando FOH sabe lo que BOH necesita, y BOH sabe lo que FOH promete, las entradas fluyen con menos sorpresas.
2. Estandarice la forma en que se introducen los pedidos y los modificadores- muchos problemas de cocina lenta comienzan en el punto de venta. Las notas imprecisas, el uso incoherente de los modificadores y la falta de indicadores de alergia crean confusion y problemas de elaboracion. Establezca reglas sencillas- donde colocar las notas sobre alergias, cuando usarlas como acompanantes, como gestionar las sustituciones y que es lo que necesita la aprobacion del gerente. Entrena a los camareros para que lean el billete para si mismos antes de enviarlo. Esos cinco segundos adicionales pueden ahorrar cinco minutos de tiempo de remake mas adelante.
3. Utilice la exposicion como puente de comunicacion- la exposicion es el lugar donde la velocidad y la precision se encuentran. Si la exposicion es debil, FOH y BOH comienzan a gritar al otro lado del paso, la comida se queda y la cocina pierde el ritmo. Deje claras las responsabilidades de la exposicion- marcar el ritmo, denunciar los retrasos, comprobar los estandares de colocacion de placas, confirmar los modificadores y coordinar a los corredores. Incluso en los restaurantes mas pequenos, asignar un puesto en la exposicion durante las prisas (gerente, director o empleado mas fuerte) puede mejorar drasticamente el rendimiento.
4. Cree sistemas de senales sencillos para actualizaciones en tiempo real- no necesita herramientas sofisticadas para mejorar la comunicacion. Las pizarras blancas para 86 articulos, las notas de turno impresas, las listas de billetes organizadas por prioridad o una rutina rapida de 86 llamadas ayudan. Si tienes un KDS, usalo correctamente- manten tus golpes con disciplina, usa las funciones de espera y disparo si estan disponibles y asegurate de que FOH entiende lo que significa realmente el estado de la pantalla.
Una mejor comunicacion FOH/BOH no solo reduce los conflictos, sino que tambien reduce la repeticion del trabajo, que es una de las maneras mas rapidas de mejorar la productividad.
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Reduzca los errores con una mejor formacion
Una de las maneras mas rapidas de aumentar la productividad de los empleados es reducir los errores. Cada error genera trabajo adicional- remakes, compensaciones, largas conversaciones con los huespedes, tiempo dedicado a buscar los articulos que faltan y gerentes que intervienen para solucionar problemas evitables. Una mejor formacion y orientacion no significa manuales de formacion mas extensos. Significa ensenar los habitos correctos, reforzarlos de manera constante y corregir los problemas desde el principio, antes de que se conviertan en la forma en que hacemos las cosas aqui.
1. Desarrolle la capacitacion en torno a rutinas repetibles- los nuevos empleados no fallan porque no hayan leido lo suficiente. Fracasan porque no tienen una rutina clara para el turno. Trenes por estacion y por momento- configuracion de apertura, servicio pico y cierre. Usa ciclos cortos de mostrar, hacer, revisar. Por ejemplo, en lugar de explicar todo el proceso del punto de venta de una sola vez, ensenales cuales son los 20 patrones de pedido principales que van a introducir con mas frecuencia y, mas adelante, agrega casos extremos. En BOH, enseneles primero las normas de puesta en marcha y el reparto de porciones, ya que la coherencia evita que se produzcan demoras y problemas de calidad durante las prisas.
2. Utilice la microformacion- la productividad mejora cuando refuerza una pequena habilidad a la vez. Dedica de 3 a 5 minutos antes de un turno a un tema- como introducir correctamente los modificadores, como pedir ayuda en caso de apuro, como repartir correctamente las porciones, como abastecer una estacion a la par o como marcar el ritmo de una mesa. El microentrenamiento funciona porque es facil de repetir y no se parece a una clase. Durante un mes, esas pequenas lecciones se convierten en mejores habitos y menos errores evitables.
3. Entrenar en el momento- el entrenamiento no tiene por que ser duro, pero si directo. Cuando veas un problema, abordalo de forma rapida y especifica- que paso, cual es el estandar y que hacer la proxima vez. Ejemplo- Esa entrada necesitaba una bandera de alergia. La proxima vez, usa primero el boton de alergia y luego agrega notas. O Nos estamos retrasando porque no se estan repartiendo los platos. Cuando la comida cae por la ventana, los corredores se mueven primero y los que van de lado en segundo lugar. El objetivo es proteger el flujo del turno y, al mismo tiempo, ensenar el comportamiento que quieres que se repita.
4. Haz un seguimiento de los errores repetidos- si se repiten los mismos errores, normalmente se trata de una falta de entrenamiento o de un problema del sistema, no de una sola vez. Manten una lista sencilla durante una semana- los motivos principales por los que se anulan las reservas, los remakes mas habituales, las entradas tardias mas frecuentes, los problemas con las porciones y las quejas recurrentes de los huespedes. Luego, entrenate y entrena directamente contra esos problemas. La correccion de los tres errores mas repetidos a menudo mejora la productividad mas que la incorporacion de mas personal.
Cuando la formacion es sencilla, continua y uniforme, la productividad pasa a ser la prioridad por defecto, no es algo que haya que forzar en cada turno.
Mantenga al personal motivado con sistemas justos
La productividad cae rapidamente cuando los empleados consideran que el sistema es injusto. Si un camarero siempre se queda con la mejor seccion, si el mismo cocinero se queda haciendo la tarea mas dificil cada noche, o si el trabajo lateral es irregular y no se aplica correctamente, la gente deja de esforzarse. Es posible que sigan apareciendo, pero el esfuerzo se convierte en lo minimo. La buena noticia es que no se necesitan complicados programas culturales para solucionar este problema. Se necesitan sistemas justos que hagan que el trabajo duro valga la pena y que hagan que las expectativas de todos sean consistentes.
1. Haga que el trabajo parezca distribuido de manera uniforme- comience con lo basico- secciones justas, tareas de estacion justa y trabajo paralelo a la feria. Rote los puntos dificiles y distribuya los puntos problematicos (tareas de cierre, preparacion intensiva, soporte para platos). Cuando la carga de trabajo esta equilibrada, los empleados mas fuertes no son castigados por su capacidad, y los empleados mas nuevos aprenden que la norma se aplica a todos. La productividad mejora porque las personas dejan de gastar su energia mental en resentimiento y comienzan a centrarse en el turno.
2. Reconoce los comportamientos correctos- si solo elogias la velocidad, obtendras velocidad sin precision- pedidos incorrectos, falta de tiempo, falta de limpieza y quejas de los huespedes. Reconoce los comportamientos que protegen la operacion, la entrada limpia con modificaciones, el ritmo acelerado de las entradas, el reparto uniforme de las porciones, la preparacion de la comida sin que te lo pidan, el mantenimiento de las estaciones abastecidas y el hecho de que los platos se pongan al dia. Sea especifico y puntual- Gracias por denunciar esa alergia y confirmarlo en la exposicion, ya que evito que se hiciera una nueva version y nos mantuvo en marcha. Ese tipo de reconocimiento refuerza las acciones que realmente mejoran la productividad.
3. Use incentivos simples- los incentivos pueden funcionar, pero solo si parecen justos. Evita las recompensas que conviertan a tus companeros de trabajo en competidores o fomenten la toma de atajos. Los objetivos basados en el equipo suelen funcionar mejor- alcanzar el objetivo de venta de entradas y, al mismo tiempo, mantener la satisfaccion de los huespedes, reducir los remakes, mantener la mano de obra por buen camino sin escasez de personal o completar las tareas de cierre a tiempo con una inspeccion limpia. Las pequenas recompensas pueden resultar eficaces- elegir primero los turnos, mejorar la alimentacion del personal, tarjetas de regalo o el premio MVP rotativo. El punto es la consistencia, no el tamano.
4. Proteja la energia y reduzca el agotamiento- las personas se desempenan mejor cuando sus vidas no se ven interrumpidas constantemente. Demasiados cambios de horario de ultima hora, interrupciones o cobertura poco clara de los descansos matan la moral y ralentizan el turno. Haga todo lo posible por publicar los horarios a tiempo, limitar los cambios repentinos y asegurarse de que se asigne a alguien para cubrir los descansos. Cuando los empleados confian en el sistema, se concentran mas y, naturalmente, son mas productivos.
Los sistemas justos no solo hacen felices a las personas. Reducen la rotacion, estabilizan el rendimiento y hacen que la productividad sea sostenible.
Utilice la tecnologia para ayudar al personal a moverse mas rapido
La tecnologia no arreglara una operacion interrumpida por si sola, pero puede eliminar la friccion diaria que ralentiza a los buenos empleados. Las herramientas adecuadas hacen que las expectativas sean mas claras, que los cambios sean mas predecibles y que los gerentes tomen decisiones mas rapidamente en tiempo real. Esto se traduce en menos errores, menos reelaboracion y un servicio mas fluido.
Cuando los empleados pueden ver rapidamente sus horarios, actualizaciones y responsabilidades por turnos, se reducen las llegadas tardias, las ausencias y el constante a que hora tengo que trabajar? mensajes. La programacion digital tambien te ayuda a gestionar las solicitudes de intercambio, las solicitudes de tiempo libre y la cobertura sin tener que crear una cadena de texto desordenada. Menos confusion desde el principio significa menos caos durante el turno.
1. Utilice herramientas de tiempo y asistencia- los golpes fallidos, las llegadas anticipadas, los punetazos entre amigos y las horas extras no aprobadas aumentan silenciosamente los costos laborales. Las herramientas modernas ayudan a establecer reglas, a instar a los gerentes a que aprueben las excepciones y a mantener limpios los registros horarios. Cuando se controla la mano de obra, puede contratar personal con confianza y evitar recortes de ultima hora que perjudican el servicio y la productividad.
2. Reduzca los errores en los tickets POS + KDS- una gran ventaja para la productividad es simplemente hacer los pedidos correctamente a la primera. Los flujos de trabajo digitales, cuando se utilizan correctamente, permiten eliminar los modificadores, las senales de alergia, el recorrido y el ritmo. Las pantallas del KDS tambien pueden mejorar el flujo al mostrar lo que esta atrasado, lo que viene a continuacion y los puntos en los que se esta atascando la linea. Eso significa menos preguntas como Donde esta ese billete? momentos y menos incendios provocados por la falta de comunicacion.
3. Digitalice las rutinas diarias- abrir y cerrar listas de verificacion, registros temporales, verificaciones de filas y asignaciones de tareas pueden convertirse en rutinas rapidas y faciles de rastrear, en lugar de papel que se pierde o se omite. Cuando los gerentes no estan enterrados en los portapapeles, estan mas presentes en el piso, solucionando los cuellos de botella, capacitando en tiempo real y manteniendo el turno en marcha.
4. Utilice la visibilidad de la mano de obra y las ventas en tiempo real- cuando pueda ver la mano de obra frente a las ventas a medida que transcurre el dia, podra hacer llamadas mas inteligentes, anadir asistencia cuando sea necesario, reducir el numero de empleados en el momento adecuado o reasignar personal a la estacion que se esta quedando atras. El resultado es un turno mas equilibrado y un equipo que se siente apoyado, en lugar de tener que esforzarse constantemente.
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Preguntas frecuentes
Como puedo mejorar la comunicacion FOH y BOH?
Estandarice las reglas de modificacion de puntos de venta, utilice un metodo claro para comunicar 86 articulos y haga de la exposicion el puente durante las horas punta para que la linea y el piso permanezcan alineados.
Como puedo mejorar la productividad en FOH?
Simplifique los pasos del servicio, organice las estaciones secundarias, refuerce el apoyo a los corredores y las exposiciones y capacite a los servidores para que ingresen los pedidos de forma limpia. La productividad de la FOH mejora cuando el movimiento se planifica y no se hace de forma aleatoria.
Cuales son las principales causas de la baja productividad?
Expectativas poco claras, capacitacion deficiente, comunicacion FOH/BOH debil, mala programacion de la demanda, organizacion desordenada de las estaciones y errores repetidos que generan retrabajo.
Que papel desempena la formacion cruzada en la productividad?
El entrenamiento cruzado crea flexibilidad. Evita los cuellos de botella durante las llamadas y las prisas y permite redistribuir al personal alli donde la demanda es mayor sin que cunda el panico.
