Que es el presupuesto de un restaurante?
El presupuesto de un restaurante es un plan sencillo para tu dinero. Calcula cuanto ganaras en ventas y cuanto gastaras en comida, mano de obra, alquiler y otros gastos para que no tengas que hacer conjeturas mes a mes.
7 pasos sencillos para crear un presupuesto para un restaurante
Por que todos los restaurantes necesitan un presupuesto sencillo
El dinero se mueve rapido en un restaurante. Los pedidos de comida, la nomina, el alquiler, las aplicaciones de entrega, las reparaciones, los impuestos- todo depende de si las ventas son altas o lentas. Con tantas cosas que hacer, es facil perder la nocion. Muchos restaurantes operan con margenes de beneficio reducidos, a menudo alrededor del 3 al 5% de las ventas, por lo que incluso pequenos errores en los gastos pueden acabar con la mayor parte de sus ganancias.
El presupuesto de un restaurante es simplemente un plan para ahorrar dinero. Le ayuda a decidir, por adelantado, cuanto espera traer y cuanto puede gastar en comida, mano de obra, alquiler y todo lo que sea necesario para mantener las puertas abiertas. Piense en ello como una instantanea clara y organizada de sus numeros.
Paso 1. Reuna sus numeros antes de empezar
Antes de crear un presupuesto, necesita saber con que esta trabajando. Adivinar lleva a la frustracion mas adelante. El primer paso es simple- reuna sus numeros clave para que su presupuesto se base en la realidad, no en la esperanza.
Comience con las ventas. Obtenga al menos las ventas de los ultimos 3 a 6 meses de su punto de venta. Si su negocio es estacional, consiga un ano completo si puede. Fijate en las ventas totales, pero tambien presta atencion a los patrones- dias ajetreados, dias lentos, almuerzos o cenas, dias de semana frente a fines de semana. Estos patrones te ayudaran a establecer mejores objetivos mas adelante.
A continuacion, recoja sus costos fijos. Estas son las facturas que no cambian mucho de un mes a otro
- alquiler o hipoteca,
seguros,
Internet y telefono,
software y suscripciones (punto de venta, cronometraje, programacion, inventario, musica, etc.)
- Pagos de prestamos o arrendamientos de equipos
Luego, reuna sus costos variables, los que suben y bajan con las ventas - -
Facturas de alimentos y bebidas - Articulos de
papel y articulos desechables
- Mano de obra por hora para el cuidado y la parte trasera de la casa
- Comisiones y tarifas de la aplicacion de entrega Obtenga
esta informacion de las facturas, los informes de nomina, los estados de cuenta bancarios y su sistema de contabilidad o punto de venta. Si algunos numeros son confusos o estan incompletos, usa tu estimacion mas razonable y marcala para que puedas refinarla mas adelante.
Por ultimo, coloca todo en un solo lugar- una hoja de calculo sencilla, una libreta legal o un cuaderno. El formato no importa. Lo que importa es tener todos tus numeros visibles. Cuando la informacion esta recopilada y organizada, crear un presupuesto es mucho mas facil y rapido, y sus decisiones se basan mas en los hechos que en las intuiciones.
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Paso 2. Establezca objetivos de ventas realistas
Una vez que conozcas tus cifras anteriores, el siguiente paso es decidir cuales quieres que sean tus ventas. No se trata de sonar con un numero grande. Se trata de establecer un objetivo claro y realista que puedas usar para planificar la mano de obra, los pedidos de comida y los gastos.
Empieza con tu historial de ventas. Observe los ultimos 3 a 12 meses y encuentre el promedio de ventas mensuales. Luego, fijate en los patrones- hubo meses mas altos debido a las fiestas, a la temporada de patios o a eventos locales? Algunos meses fueron siempre mas lentos? Usa esto para establecer una linea base.
A partir de ahi, decida cuanto espera razonablemente que cambien las ventas. Por ejemplo-
- Si te mantienes estable pero no estas creciendo, podrias planear que las ventas se mantengan iguales.
- Si observas una mejora constante, tal vez planifique un pequeno aumento, como del 3 al 5%.
- Si estas atravesando un periodo dificil, tal vez sea mas seguro planificar ventas estables o ligeramente mas bajas.
Una vez que hayas elegido un objetivo de ventas mensual, dividelo
- Mensual, semanal (divide entre 4 o entre el numero real de semanas)
Semanal y diario (segun los dias en los que estas abierto y los dias mas ocupados o lentos).
Asi tendras algo que puedes utilizar en el mundo real. Por ejemplo, si tu objetivo semanal es de 28 000$ y sabes que los viernes y los sabados son tus dias mas importantes, puedes apuntar a conseguir 7 000$ para esos dias y alcanzar objetivos mas bajos los lunes y martes.
Los objetivos de ventas son importantes porque estan relacionados directamente con tu presupuesto. Las horas de trabajo, la preparacion de los alimentos e incluso los planes de marketing deben ajustarse a las ventas esperadas, no calcularlas semana tras semana. Con objetivos claros, puedes contratar personal, hacer pedidos y gastar con un plan en lugar de esperar a que funcione.
Paso 3. Calcule sus costos principales
Ahora que tiene sus objetivos de ventas, es hora de estimar cuanto costara alcanzar esos numeros. Este paso convierte Espero que ganemos dinero en Esto es lo que podemos permitirnos gastar. Te centraras en unos cuantos segmentos de costos principales- comida, mano de obra y gastos generales.
Comience con los costos de alimentos y bebidas (COGS). Revisa tus facturas anteriores y comparalas con las ventas del mismo periodo. Divida el costo total de alimentos y bebidas entre las ventas totales para obtener el porcentaje del costo de los alimentos. Por ejemplo, si gastaste 12 000$ en comida e hiciste 40 000$ en ventas, el coste de los alimentos es del 30%. Usa ese porcentaje como punto de partida. Si tu objetivo es mejorar, podrias tratar de reducirlo un poco en los proximos meses.
El siguiente es el parto. Incluye el personal que trabaja por hora, los gerentes asalariados (convertidos en numeros mensuales o semanales) y cualquier impuesto sobre la nomina o beneficios, si los llevas un registro. Divida el costo laboral total entre las ventas totales del mismo periodo para obtener su porcentaje de mano de obra. Muchos restaurantes buscan mano de obra dentro de un rango determinado, pero el objetivo exacto depende del concepto y del estilo de servicio. Usa primero tus numeros reales y luego decide que aspecto tiene la palabra mejor.
Luego, calcula tus gastos generales-
- Alquiler o hipoteca
- Servicios publicos (gas, electricidad, agua)
- Seguros
- Licencias y permisos
- Tecnologia y software
- Servicios de limpieza o ropa de cama
- Otros cargos recurrentes
La mayoria de estos cargos son fijos o casi fijos, por lo que puedes incluir los montos reales.
La idea clave es la siguiente- estas convirtiendo tu historial en un conjunto de objetivos. Si sabes que normalmente te quedas con un 30% de gastos de alimentacion, un 28% de mano de obra y un 20% de gastos generales, puedes utilizarlos como base de tu presupuesto. Mas adelante, convertiras estas estimaciones en limites de gastos claros que podras gestionar semana tras semana.
Paso 4. Establezca limites y objetivos de gasto
Con sus objetivos de ventas y estimaciones de costos establecidos, es hora de convertirlos en limites de gasto claros. Aqui es donde tu presupuesto empieza a parecer real. En lugar de pensar que el costo de nuestros alimentos deberia rondar el 30%, sabras que este mes podemos gastar hasta X dolares en alimentos.
Empieza con tu objetivo de ventas. Supongamos que tu objetivo de ventas mensual es de 80 000$. Si usas los porcentajes que estimaste anteriormente, puedes traducirlos en limites en dolares-
- Alimentos y bebidas (por ejemplo, el 30%). 24 000$
- mano de obra (por ejemplo, el 28%). 22 400$
- gastos generales (por ejemplo, el 20%). 16 000$
No tienes que usar estos numeros exactos, ya que deben reflejar tu propio restaurante, pero esta es la idea. Estos importes en dolares se convierten en tus gastos maximos planificados en cada categoria.
Luego, divide esos limites mensuales en objetivos semanales para que sea mas facil administrarlos dia a dia. Si planeas tener cuatro semanas al mes
- presupuesto para comida por semana. 24 000 dolares/4 = 6 000$
- presupuesto laboral por semana. 22 400 dolares/4 = 5.600$
Si tus ventas son desiguales entre semanas (por ejemplo, algunas semanas incluyen dias festivos o eventos), ajusta los limites semanales para que coincidan con las ventas esperadas.
Despues, se mas especifico-
- En el caso de los alimentos, piensa en objetivos de pedidos semanales en funcion de tu prevision de ventas.
- En cuanto a la mano de obra, piense en terminos del total de horas y dolares que puede programar para cada semana y para cada puesto (meseros, cocineros, anfitriones, camareros, etc.).
Reuna todo esto en una tabla presupuestaria sencilla con columnas para la
categoria - - (comida, mano de obra, alquiler, etc.)
- Presupuesto mensual
- Presupuesto semanal
- Gasto real (lo iras rellenando sobre la marcha)
Estos limites de gastos no estan ahi para castigarte ni a ti ni a tus directivos. Son barandas. Les dan a ti y a tu equipo una idea clara de lo que significa ajustarse al presupuesto, de modo que puedan tomar decisiones mas inteligentes sobre la programacion, los pedidos y las promociones antes de que se gaste el dinero, no despues de que se agote.
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Paso 5. Realice un seguimiento semanal para que no se sorprenda
Un presupuesto solo funciona si lo vigilas. Verificar los numeros una vez al mes suele ser demasiado tarde. Para entonces, el dinero ya esta gastado y solo estas explicando que salio mal. El seguimiento semanal te ayuda a detectar los problemas a tiempo, cuando los pequenos cambios aun pueden solucionarlos.
Empieza con una rutina semanal sencilla. Elige el mismo dia cada semana; muchos restaurantes lo usan los lunes o martes. Ese dia, calcula-
- Las ventas totales de la semana pasada en tu punto de venta
- Las compras de alimentos y bebidas a partir de las facturas
- El coste total de mano de obra segun tu sistema de cronometraje o nomina
- Cualquier otro gasto importante que se haya producido esa semana.
Luego, compara estas cifras con tus objetivos presupuestarios semanales. Por ejemplo-
- Si tu presupuesto semanal para comida es de 6 000$ y has gastado 6 800$, has superado los 800$.
- Si tu presupuesto laboral es de 5.600$ y has gastado 5.200$, estas 400$ por debajo.
No necesitas un informe extenso. Una tabla simple de presupuesto frente a lo real funciona-
1. Ventas- objetivo frente a ventas reales
2. Costo de los alimentos- objetivo frente a lo real
3. Costo laboral- objetivo frente a real
4. Gastos generales clave (si es que esa semana se ha producido algun problema importante)
Cuando veas una brecha, hazte algunas preguntas basicas-
- Las ventas cayeron por debajo del objetivo? Por que?
- Pedimos comida en exceso o vimos mas desperdicios?
- Programamos mas horas de las necesarias?
- Hubo algun gasto unico (reparaciones, equipos, etc.)?
El punto es entender la historia detras de las cifras mientras aun hay tiempo para reaccionar. Si notas que el costo de los alimentos aumenta dos semanas seguidas, puedes ajustar la preparacion, ajustar los niveles normales o revisar las porciones antes de que acabe el mes. Si el trabajo de parto es elevado en los dias en los que no hay mucho trabajo, puedes ajustar tus proximos horarios.
El seguimiento semanal convierte tu presupuesto de un documento que archivas en una herramienta que realmente utilizas. Te permite mantener el control y reducir los Por que estamos tan ocupados y aun nos falta efectivo? momentos.
Paso 6. Ajustese rapidamente cuando los numeros cambien
Incluso con un presupuesto solido, sus numeros variaran. Las ventas seran mas altas o mas bajas de lo esperado, los precios de los alimentos cambiaran y los horarios no siempre coincidiran con el plan. Eso es normal. Lo que importa es la rapidez con la que respondes cuando las cosas comienzan a desviarse.
Cuando revises tus cifras semanales, busca senales de alerta- -
Los alimentos cuestan mas que tu objetivo
- El porcentaje de mano de obra aumenta sigilosamente
- Las ventas estan por debajo de lo planeado durante mas de una semana
- Los gastos grandes e inesperados afectan tu flujo de caja
En lugar de entrar en panico, centrate en pequenos ajustes practicos.
Si el precio de los alimentos supera el presupuesto (
consulta los registros de residuos y las listas de preparacion), estas exagerando con ciertos articulos?
- Fijate en los tamanos de las porciones y en la composicion de los platos- son consistentes?
- Revisa la combinacion de tu menu- los huespedes piden mas productos de bajo margen de lo esperado?
- Hable con los vendedores sobre los cambios de precios o los productos alternativos.
Si la mano de obra es demasiado alta,
compare las horas programadas con las ventas reales, tiene exceso de personal en los turnos lentos?
- Ajusta los horarios futuros en funcion de los patrones que observas, no solo de los habitos.
- Reduce las entradas anticipadas y las salidas tardias.
- Busque formas de capacitar al personal de forma interdisciplinaria para que menos personas puedan realizar mas tareas durante los periodos mas lentos.
Si las ventas estan por debajo del objetivo-
- Cambie la mano de obra y los pedidos para que coincidan con el menor volumen.
- Considera promociones sencillas que no perjudiquen tus margenes (ventas adicionales, complementos, ofertas combinadas).
- Asegurate de que tus horarios y personal coincidan cuando lleguen los huespedes.
La clave es la velocidad. No espere hasta fin de mes para actuar. Si ves algun problema esta semana, haz un cambio la semana que viene. Incluso los movimientos mas pequenos (reducir un par de horas en dias lentos, hacer mas estrictos los preparativos o ajustar los pedidos) pueden proteger tus resultados.
Tu presupuesto no esta ahi para juzgarte. Esta ahi para proporcionarle un sistema de alerta temprana para que pueda retomar el rumbo de la empresa antes de que el dano este hecho.
Paso 7. Revise mensualmente y planifique el proximo mes
Los registros semanales lo mantienen alejado de problemas. Una revision mensual te ayuda a dar un paso atras y ver el panorama general. Aqui es donde te preguntas- Nuestro presupuesto sigue siendo realista? y Que necesitamos cambiar para el mes que viene?
Al final de cada mes, reuna-
- Las ventas totales del mes, el costo
total de alimentos y bebidas, el costo
total de mano de obra, los
principales gastos generales (alquiler, servicios publicos, tecnologia, reparaciones importantes) y, a
continuacion, compare el presupuesto con el real para cada categoria. Por ejemplo
- 1.
Ventas- 80 000$ planificadas/76 000$ reales 2.
Alimentos- presupuesto de 24 000 dolares/25 500 dolares reales 3.
Mano de obra- presupuesto de 22 400 dolares/precio real de 21 800 dolares
Busque patrones, no solo cuestiones puntuales- siempre exagera el costo de los alimentos?
- Hay semanas que siempre requieren mucha mano de obra?
- Los meses lentos estan perjudicando el dinero en efectivo mas de lo esperado?
A continuacion, anota de 2 a 3 acciones especificas para el proximo mes. Hazlo de manera simple y clara, por ejemplo
- Reduce el costo de los alimentos al reducir la preparacion en los dias de bajo volumen.
- Ajuste los horarios de los dias de semana reduciendo 10 horas de trabajo por semana.
- Revise los precios del menu de tres productos de bajo margen.
No es necesario revisar todo de una vez. Las mejoras pequenas y constantes son mas faciles de mantener y controlar.
Por ultimo, actualiza tu presupuesto si tu realidad ha cambiado. Si las ventas son constantemente mas altas o mas bajas de lo que habia planeado, ajuste sus objetivos y limites de gasto para que su presupuesto se adapte a lo que realmente esta sucediendo en su restaurante.
Si quieres que este proceso sea mas sencillo, considera la posibilidad de utilizar herramientas que recopilen los datos por ti, en lugar de recopilar informes de varios sistemas. Plataformas como Altametrics pueden ayudar a conectar el cronometraje, la programacion, las ventas y la mano de obra para que puedas ver tus numeros en un solo lugar, detectar problemas mas rapido y mantener tu presupuesto al dia sin perder horas en hojas de calculo. Para obtener mas informacion sobre Altametrics, haz clic en Programar una demostracion que aparece a continuacion.
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Preguntas frecuentes
Que numeros necesito para iniciar un presupuesto para restaurantes?
Necesitara-
- Ventas anteriores desde su punto de venta
- Facturas de alimentos y bebidas
- Informes de nomina o cronometraje
- Alquiler, servicios publicos, seguros, software y otras facturas regulares
Comience con lo que tiene. Puedes mejorar los detalles con el tiempo.
- Ventas anteriores desde su punto de venta
- Facturas de alimentos y bebidas
- Informes de nomina o cronometraje
- Alquiler, servicios publicos, seguros, software y otras facturas regulares
Comience con lo que tiene. Puedes mejorar los detalles con el tiempo.
Que porcentaje deberia incluir el costo de los alimentos en mi presupuesto?
Muchos restaurantes buscan que los alimentos cuesten entre el 28 y el 35% de las ventas, pero la cantidad correcta depende del concepto y del menu. Usa tu porcentaje actual como punto de partida y, si es necesario, establece una meta de mejora realista.
Con que frecuencia debo revisar el presupuesto de mi restaurante?
Comprueba tus numeros clave cada semana y haz una revision mas profunda una vez al mes. Las comprobaciones semanales te ayudan a detectar los problemas a tiempo; las revisiones mensuales te ayudan a ver los patrones y decidir que cambiar a continuacion.
Que porcentaje debe incluir la mano de obra en mi presupuesto?
Los objetivos laborales varian, pero muchos restaurantes de servicio completo intentan mantenerse en un rango determinado (a menudo en el area del 25 al 35%). Fijate primero en tus numeros reales y luego decide en que quieres trabajar, en lugar de forzar un numero que no se ajusta a tu concepto.
