Como puedo reducir las entradas y salidas incumplidas?
Coloque el reloj donde entra y sale el personal, incorpore el cronometraje a las rutinas previas al turno y capacite a los gerentes para que comprueben quien entra a diario. Usa aplicaciones sencillas de cronometraje con recordatorios o alertas para avisar al personal cuando lo olvidan.
Como hacer un seguimiento preciso del tiempo del personal de un restaurante que trabaja por hora
Vision general
Gestionar la nomina del personal de un restaurante por hora ya es mucho trabajo. Estas haciendo malabares con los horarios, las horas punta, las ausencias y los cambios de turno. Ademas de eso, cuando el seguimiento del tiempo no es preciso, la nomina se convierte en una tarea lenta y estresante. Los
pequenos errores de tiempo se acumulan rapidamente. Si solo 10 empleados entran o salen 10 minutos fuera de cada turno, son mas de 16 horas extra pagadas en una semana. Es como pagar dos turnos adicionales completos sin ventas adicionales. La falta de descansos, los horarios incorrectos para trabajar o los momentos en los que se me olvido salir provocan correcciones manuales, generan tension con el personal y corren el riesgo de que se presenten quejas salariales.
Muchos restaurantes aun utilizan hojas de horas en papel o notas manuscritas. Estas se pierden, son dificiles de leer y obligan a alguien a volver a escribir cada hora en la nomina. Aqui es donde ocurren la mayoria de los errores. La buena noticia es que no necesita un sistema sofisticado para solucionar este problema. Un simple reloj de POS o una aplicacion de seguimiento del tiempo, conectada a la nomina, puede eliminar la mayoria de los errores y conjeturas.
Problemas con las hojas de horas en papel
Las hojas de horas en papel parecen sencillas, pero en un restaurante concurrido provocan errores, costes laborales adicionales y mas trabajo para los gerentes.
Estos son los principales problemas- 1. Escritura confusa o confusa- durante las prisas, el personal escribe rapidamente. La escritura a mano es dificil de leer y, con frecuencia, los tiempos son redondeados o faltan. Un 5" puede significar 5/00, 5/10 o 5/15. Cuando lo compruebes mas tarde, terminas adivinando. Adivinar generalmente lleva a pagar mas tiempo del que realmente se trabajo.
2. Buddy Punching y Extra Minutes- con papel, es facil que una persona anote la hora de un amigo que llega tarde o que aun no ha llegado. Esta practica de dar punetazos a un amigo proporciona al personal minutos extra pagados que no han trabajado. Si 10 empleados ganan solo 5 minutos adicionales por turno, son mas de 4 horas extra pagadas en una semana. Durante un mes, es como pagar varios turnos adicionales.
3. Entrada manual de datos y errores- alguien tiene que recopilar todas las hojas y escribir cada entrada en la nomina. Esto requiere tiempo y concentracion. Es facil introducir la hora equivocada, la fecha equivocada o incluso el empleado equivocado. Cada error puede provocar un pago incorrecto, molestar al personal y mas soluciones en el futuro.
4. Hojas de registro perdidas o danadas- en un restaurante, el papel se moja, ensucia o se pierde. Una bebida derramada, un fin de semana ajetreado o un portapapeles mal colocado pueden borrar todo un dia de registros. Luego, estas reconstruyendo horas a partir de la memoria, las imagenes de la camara o las conjeturas del personal. Esto es estresante y rara vez es preciso.
5. Prueba debil en caso de disputa- si un miembro del personal cuestiona su salario o si una agencia laboral solicita registros, las hojas de horas en papel no son una prueba muy solida. La tinta manchada, los tiempos tachados y las notas poco claras dificultan demostrar que el pago fue correcto.
Debido a estos problemas, las hojas de horas impresas aumentan el costo de mano de obra, anaden trabajo administrativo adicional y crean riesgos para su restaurante.
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Lo que realmente necesita de un sistema de seguimiento del tiempo
Antes de elegir una herramienta, es util tener claro lo que realmente necesitas. Un buen sistema de seguimiento del tiempo para el personal de un restaurante que trabaja por horas debe ser simple, preciso y estar disenado para los turnos ocupados. No necesitas todas las funciones del mercado, pero si necesitas algunas funciones basicas bien hechas.
1. Horas exactas de entrada y salida- el sistema debe registrar la hora real en que las personas comienzan y terminan el trabajo, no las horas redondeadas. Tambien deberia registrar las pausas. Esto es clave para un salario justo y para cumplir con las leyes laborales. Cuando los tiempos son exactos, puede ver el costo real de la mano de obra y evitar pagar por los minutos adicionales que se acumulan a hurtadillas.
2. Facil de usar para el personal- si el registro tarda mas de unos pocos toques o clics, la gente lo olvidara o lo evitara. La pantalla o la aplicacion deben ser nitidas, rapidas y estar ubicadas donde el personal pase normalmente al principio y al final de los turnos. Cuanto mas facil sea de usar, menos golpes omitidos veras.
3. Revision y aprobacion sencillas para los gerentes- los gerentes deberian poder ver rapidamente quien esta registrado, quien ha fallado un golpe y que turnos parecen extranos. El tiempo de aprobacion deberia tardar minutos, no horas. Una revision diaria ayuda a detectar los problemas a tiempo, en lugar de hacerlo el dia de la nomina, cuando es mas dificil de solucionar.
4. Exportacion limpia a la nomina- el sistema deberia enviar los datos a la nomina sin que alguien los vuelva a escribir cada hora. Esto reduce los errores y ahorra tiempo en cada periodo de pago. Lo que quieres es que las horas, las horas extras y cualquier tarifa salarial especial fluyan correctamente la primera vez.
5. Soporte para horas extras, descansos y funciones multiples- muchos miembros del personal tienen diferentes trabajos en el mismo restaurante (por ejemplo, camarero y jefe de turno). Su sistema debe gestionar diferentes tasas salariales y hacer un seguimiento correcto de las horas extras y los descansos. Esto le permite cumplir con las normas y evitar costos de mano de obra inesperados.
Cuando se cumplen estos requisitos basicos, se obtiene un sistema que realmente ayuda a controlar la mano de obra, en lugar de limitarse a registrarla.
Como pasar de los relojes de papel a los relojes de punto de venta
Cambiar de hojas de horas en papel a relojes de POS no tiene por que ser un gran proyecto. Si lo divide en pasos sencillos, puede mejorar la precision en una o dos semanas sin abrumar a su equipo.
1. Active las funciones del reloj en su punto de venta- la mayoria de los sistemas de punto de venta modernos ya incluyen un reloj de tiempo incorporado. Comience por verificar la configuracion de su POS o hablar con su proveedor. Asegurate de que el reloj este activado y de que los empleados puedan usar su PIN o su tarjeta para marcar la entrada y la salida.
2. Configure los perfiles del personal, las funciones y la informacion salarial- cree o actualice cada empleado en el POS. Agregue su nombre, puesto laboral (mesero, cocinero, lavaplatos, etc.) y, si es posible, su tasa de pago o codigo de pago. Si el personal desempena mas de una funcion, defina tambien esas funciones. Esto le ayuda a hacer un seguimiento de la mano de obra por puesto y a evitar confusiones mas adelante.
3. Coloque el reloj en el lugar correcto- coloque la pantalla del reloj en un lugar por el que el personal ya pase al principio y al final de sus turnos, por ejemplo, cerca de la puerta de la cocina o de la entrada del personal. Cuantos menos pasos adicionales tengan que dar, mas probabilidades hay de que lleguen y salgan puntualmente.
4. Establezca reglas claras, no mas papel- digales a su equipo que ahora debe registrarse todo el tiempo a traves del POS. Se acabaron los tiempos de escritura en notas adhesivas o mensajes de texto. Explique que esto los protege tanto a ellos como al restaurante al asegurarse de que sus horarios y salarios sean correctos.
5. Capacite a los gerentes sobre la revision diaria- muestre a los gerentes como ver quien esta registrado, corregir los errores perdidos y aprobar las horas al final de cada dia. Una revision diaria rapida es mucho mas facil que solucionar los problemas al final del periodo de pago.
6. Utilice un periodo de transicion breve- durante una semana, puede utilizar ambos sistemas- el personal registra el punto de venta y usted guarda el papel como respaldo. Compare los dos para que todos puedan ver cuanto mas limpios y exactos son los registros del punto de venta. Despues de esa semana, deja el papel y confia plenamente en el POS.
Al seguir estos pasos, pasara de las conjeturas sobre el papel a un seguimiento preciso y en tiempo real del tiempo que hace que la nomina sea mas facil y confiable.
Uso de aplicaciones moviles para trabajos flexibles y fuera de las instalaciones
No todo el trabajo en un restaurante ocurre dentro de tus cuatro paredes. Es posible que tengas personal trabajando en eventos de catering, camiones de comida, entregas, tiendas emergentes o promociones especiales. Si sigues pidiendoles que escriban horas en papel o que te envien mensajes como Trabaje de 3 a 9, tu seguimiento del tiempo nunca sera exacto.
A continuacion te explicamos como pueden ayudarte las aplicaciones moviles de seguimiento del tiempo y que debes buscar-
1. Deje que el personal registre el registro desde el lugar correcto, no desde cualquier lugar- una buena aplicacion movil permite al personal registrar el registro desde sus telefonos, pero solo desde ubicaciones aprobadas. Esto se hace con frecuencia con GPS o geofencing. Tu estableces una ubicacion, como el lugar del evento o la cocina del economato. El personal debe estar dentro de esa area para comenzar o terminar su turno. Esto evita que las personas lleguen desde su casa o desde el automovil.
2. Mantenga el control sobre las ediciones y los cambios- el personal no deberia poder cambiar sus propios horarios una vez que haya cerrado el horario. La aplicacion deberia bloquear sus posibilidades y solo permitir a los gerentes corregir los errores. Cuando un gerente edita una hora, el sistema debe registrar quien lo hizo y por que. Esto crea un camino limpio en caso de que surjan dudas mas adelante.
3. Sincronice todo el tiempo con un solo sistema principal- el tiempo de los turnos moviles deberia fluir al mismo lugar que los relojes de punto de venta de la tienda. Quieres un registro combinado de horas para cada empleado, no listas separadas. Esto facilita el seguimiento de las horas extras, el total de horas semanales y el pago del personal que trabaja tanto en la tienda como fuera de ella.
4. Simplifique su uso sobre el terreno- el personal deberia poder abrir la aplicacion, tocar un boton para iniciar sesion y ponerse a trabajar. La aplicacion debe funcionar bien incluso cuando el servicio celular es debil. Algunos sistemas guardan la informacion y la sincronizan mas tarde cuando vuelve la senal.
5. Establezca reglas claras para los turnos moviles- digales al personal donde pueden llegar, cuando deben empezar y terminar y que hacer si algo sale mal (por ejemplo, si la aplicacion no se abre). Una guia breve escrita y una formacion de 5 minutos pueden evitar muchos problemas.
Con la configuracion movil adecuada, puedes hacer un seguimiento de las horas fuera de las instalaciones con la misma precision que los turnos en la tienda y mantener una nomina limpia y justa para todos.
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Conectar relojes de tiempo directamente a la nomina
Una vez que tengas un buen seguimiento del tiempo, el siguiente paso es conectarlo directamente a la nomina. Aqui es donde ahorras mas tiempo y reduces muchos de los errores que se producen al volver a escribir las horas.
Aqui se explica como configurar esto de una manera simple y clara-
1. Comprueba las opciones de integracion- empieza por preguntar a tu proveedor de nomina y a tu aplicacion POS o Time que conexiones ya admiten. Muchos sistemas tienen integraciones integradas o plantillas de exportacion/importacion. Utilizalas en lugar de crear algo desde cero. Tu objetivo es pasar horas con unos pocos clics, no con un proyecto tecnologico completo.
2. Haga coincidir los empleados con los codigos de pago- asegurese de que cada empleado de su sistema horario coincida con la misma persona en nomina. Los nombres y las identificaciones deben estar alineados. A continuacion, relaciona los puestos de trabajo con los codigos de pago correctos (por ejemplo, Servidor, Cocinero, Jefe de turno). Esto ayuda al sistema a obtener la tarifa correcta y a hacer un seguimiento de la mano de obra por puesto.
3. Establezca las reglas del periodo de pago una vez- configure los ajustes de su periodo de pago (semanal, quincenal, etc.) en el sistema horario para que sepa cuando comenzar y terminar cada ciclo. Hagalo una vez y guarde la plantilla. De esta forma, cuando ejecutas la nomina, el sistema ya sabe que dias incluir.
4. Utilice los informes previos a la nomina para detectar problemas- antes de dedicar horas a la nomina, elabore un informe resumido.
Busque-
- Faltan horarios de cierre,
turnos que son mucho mas largos o mas cortos de lo habitual,
horas extraordinarias inesperadas,
personal que no tiene ninguna hora pero cumple con el cronograma 5. Solucione primero estos problemas en el sistema horario- es mas rapido y limpio que solucionarlos una vez agotada la nomina.
6. Haz una prueba la primera vez- para los primeros uno o dos periodos de pago, compara las horas integradas con las que habrias introducido manualmente. Comprueba los totales por persona, por trabajo y por horas extras. Cuando veas que coinciden, puedes confiar en la integracion y dejar de hacer el doble trabajo.
Al conectar los relojes horarios directamente a la nomina, un largo proceso manual se convierte en un simple paso de revision y aprobacion. Ahorra horas en cada periodo de pago y reduce en gran medida la posibilidad de pagar una cantidad incorrecta.
Establecer reglas claras y capacitar al personal del restaurante por hora
Incluso el mejor sistema horario fallara si la gente lo usa de diferentes maneras. Las reglas claras y la capacitacion sencilla garantizan que el personal de su restaurante que trabaja por horas sepa exactamente que hacer en cada turno. Esto mantiene sus registros limpios y protege tanto a la empresa como al equipo. A
continuacion se explica como configurar esto-
1. Explique cuando y donde marcar la entrada y la salida- digales al personal exactamente que se considera tiempo de trabajo. Por ejemplo- Llegue solo cuando lleve puesto el uniforme y este listo para trabajar y Salga despues de terminar el trabajo paralelo. Muestreles la pantalla, la tableta o el dispositivo exactos que deben usar. Elimine todos los relojes adicionales o las hojas de inicio de sesion antiguas que puedan confundir a las personas.
2. Establezca una regla firme- no trabajar fuera del horario laboral- deje en claro que nadie puede trabajar antes de entrar o despues de salir. Esto incluye la instalacion de las estaciones, la limpieza o la comprobacion de los trabajos secundarios. Trabajar fuera del horario laboral crea un riesgo legal y conduce a una remuneracion injusta. Digale al personal que se lo diga a un gerente si se le pide que lo haga.
3. Ensene a manejar los golpes perdidos- la gente a veces se olvida de marcar la entrada o la salida. En lugar de dejar que adivinen sus horas mas tarde, dedicales un proceso sencillo- denunciarlo a un gerente el mismo dia, escribir la hora correcta y firmarlo. Luego, los gerentes arreglan el problema en el sistema y dejan una nota. Esto deja en claro el registro si surgen preguntas.
4. Capacite a los jefes de turno y a los gerentes en materia de aprobaciones- los gerentes deben saber como ver quien esta registrado, como corregir los errores obvios y como aprobar el tiempo cada dia. Entrenelos para que comprueben si hay pausas prolongadas, turnos dobles o horarios impares. Una revision de cinco minutos al final de cada turno puede evitar muchos problemas de nomina.
5. Publica las reglas por escrito- coloca una lista simple de una pagina con las reglas horarias en el area de descanso, cerca del reloj o en tu manual de personal. Usa un lenguaje claro y frases cortas. Cuando los nuevos empleados comiencen a trabajar, revise esta pagina con ellos y pidales que hagan senas para demostrar que entienden.
Cuando todos siguen las mismas reglas, sus registros de tiempo son mas precisos, la nomina se gestiona con mayor fluidez y el personal confia en que sus horas y salarios se gestionan de manera justa.
Revision de informes y solucion de problemas de seguimiento del tiempo
Una vez que los relojes y las reglas esten establecidos, el verdadero valor proviene de revisar los informes con frecuencia. Unos pocos minutos cada dia y cada semana pueden evitar errores en la nomina y controlar el costo de la mano de obra antes de que se nos vaya de las manos.
Comience con las comprobaciones diarias. Al final de cada dia, pidele a un gerente que revise-
- Quien sigue trabajando - Si no ha llegado o ha cerrado
el horario - Los turnos que parecen demasiado largos o
demasiado cortos - El personal que
trabajo pero no cumplia con el cronograma Soluciona estos problemas de inmediato mientras la gente
aun recuerda lo que paso. Esperar hasta el dia de la nomina hace que todo sea mas dificil de corregir.
Cada semana, consulte los informes resumidos para-
- Total de horas por persona
- Horas extraordinarias y quien las recibe
- Porcentaje de mano de obra sobre las ventas diarias
- Diferencia entre las horas programadas y las horas reales
Si observa que las horas extras se acumulan para los mismos empleados, ajuste el horario o distribuya las horas de manera mas uniforme. Si el porcentaje de mano de obra es alto en determinados dias o turnos, revisa los niveles de personal o los horarios de las boletas para ver si puedes ajustar el cronograma.
Ademas, comprueba si cumplen con las pausas y las comidas. Los informes que muestran que no se han tomado descansos o estan atrasados lo ayudan a evitar reclamaciones salariales y multas. Si el mismo turno siempre pierde los descansos, es posible que deba ajustar la dotacion de personal o cambiar la forma en que se asigna el trabajo.
Lleva un registro sencillo de los problemas que se repiten, como llegas tarde los dias laborables o te pierdes los descansos los viernes por la noche, y escribe lo que has cambiado. Con el tiempo, este registro se convierte en una guia para tomar mejores decisiones sobre la programacion y la dotacion de personal.
Si quieres una forma mas sencilla de hacer un seguimiento del tiempo, el porcentaje de mano de obra y el cumplimiento en un solo lugar, herramientas como Altametrics pueden ayudarte. Altametrics conecta los datos de programacion, seguimiento del tiempo y nomina para que puedas detectar los problemas con antelacion, solucionarlos rapidamente y pagar al personal del restaurante por hora de forma precisa y con menos trabajo manual. Para obtener mas informacion sobre Altametrics, haga clic en Programar una demostracion que aparece a continuacion.
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Preguntas frecuentes
Como dejo de dar punetazos a un amigo?
Exija a cada empleado que registre su propio PIN, tarjeta o inicio de sesion en un dispositivo que usted controle (punto de venta o quiosco). Evita compartir hojas de inicio de sesion. Revisa los informes diarios para ver si hay patrones extranos, por ejemplo, si alguien ha llegado pero no esta en la agenda.
Como ayuda un reloj de POS a controlar el tiempo?
Un reloj de POS registra las horas exactas a medida que el personal entra y sale con un PIN, una tarjeta o un codigo. Almacena todas las anotaciones en un solo lugar, facilita que los gerentes las revisen a diario y, a menudo, exporta las horas directamente a la nomina sin necesidad de ingresarlas manualmente.
Que reglas debo establecer para el personal por hora en cuanto al seguimiento del tiempo?
Mantengalo simple-
- Lleve el reloj solo cuando este listo para trabajar.
- Termine el reloj una vez que haya terminado todo el trabajo adicional.
- No se trabaja fuera del horario laboral.
- Denuncie los golpes perdidos a un gerente el mismo dia.
Publica estas reglas por escrito y revisalas durante la incorporacion.
- Lleve el reloj solo cuando este listo para trabajar.
- Termine el reloj una vez que haya terminado todo el trabajo adicional.
- No se trabaja fuera del horario laboral.
- Denuncie los golpes perdidos a un gerente el mismo dia.
Publica estas reglas por escrito y revisalas durante la incorporacion.
Como uso los datos de tiempo para mejorar mis horarios?
Compara las horas programadas con las horas reales de cada semana. Ten en cuenta donde siempre pasas mas o menos. Mira el porcentaje de ventas y mano de obra por dia y turno. Utilice este historial para ajustar los cronogramas futuros de modo que tenga suficiente personal sin agregar costos laborales adicionales.
