ما هي ميزانية المطعم؟
ميزانية المطعم هي خطة بسيطة لأموالك. إنه يقدر المبلغ الذي ستحققه في المبيعات والمبلغ الذي ستنفقه على الطعام والعمالة والإيجار والتكاليف الأخرى حتى لا تخمن شهرًا بعد شهر.
7 خطوات بسيطة لبناء ميزانية مطعم
لماذا يحتاج كل مطعم إلى ميزانية بسيطة
يتحرك المال بسرعة في المطعم. طلبات الطعام، وكشوف المرتبات، والإيجار، وتطبيقات التوصيل، والإصلاحات، والضرائب - كل ذلك يصل إلى حسابك سواء كانت المبيعات قوية أو بطيئة. مع حدوث الكثير، من السهل أن تفقد المسار. تعمل العديد من المطاعم بهوامش ربح ضئيلة، غالبًا ما تكون حوالي 3-5٪ من المبيعات، لذلك حتى الأخطاء الصغيرة في الإنفاق يمكن أن تمحو معظم أرباحك.
ميزانية المطعم هي مجرد خطة لأموالك. إنه يساعدك على أن تقرر مسبقًا المبلغ الذي تتوقع جلبه والمبلغ الذي يمكنك إنفاقه على الطعام والعمالة والإيجار وكل شيء آخر يتطلبه الأمر لإبقاء الأبواب مفتوحة. فكر في الأمر على أنه لقطة واضحة ومنظمة لأرقامك.
الخطوة 1. اجمع أرقامك قبل البدء
قبل إنشاء ميزانية، تحتاج إلى معرفة ما تعمل به. يؤدي التخمين إلى الإحباط لاحقًا. الخطوة الأولى بسيطة - اجمع أرقامك الرئيسية حتى تستند ميزانيتك إلى الواقع وليس الأمل.
ابدأ بالمبيعات. قم بسحب آخر 3-6 أشهر من المبيعات على الأقل من نقاط البيع الخاصة بك. إذا كان نشاطك التجاري موسميًا، فاحصل على عام كامل إذا استطعت. انظر إلى إجمالي المبيعات، ولكن لاحظ أيضًا الأنماط - الأيام المزدحمة، والأيام البطيئة، والغداء مقابل العشاء، وأيام الأسبوع مقابل عطلة نهاية الأسبوع. ستساعدك هذه الأنماط على تحديد أهداف أفضل لاحقًا.
بعد ذلك، اجمع التكاليف الثابتة. هذه هي الفواتير التي لا تتغير كثيرًا من شهر لآخر -
- الإيجار أو الرهن العقاري
- التأمين
- الإنترنت والهاتف
- البرامج والاشتراكات (نقاط البيع، ضبط الوقت، الجدولة، المخزون، الموسيقى، إلخ)
- مدفوعات القروض أو عقود إيجار المعدات
ثم اجمع تكاليفك المتغيرة، تلك التي تتحرك صعودًا وهبوطًا مع المبيعات
-
- فواتير الأطعمة والمشروبات - السلع الورقية والمواد الاستهلاكية
- العمل بالساعة أمام المنزل وخلفه
- عمولات ورسوم تطبيق التسليم
اسحب هذه المعلومات من الفواتير وتقارير الرواتب والبيانات المصرفية ونظام المحاسبة أو نقاط البيع. إذا كانت بعض الأرقام فوضوية أو غير كاملة، فاستخدم أفضل تقدير معقول وقم بتمييزه حتى تتمكن من تحسينه لاحقًا.
أخيرًا، ضع كل شيء في مكان واحد - جدول بيانات بسيط أو لوحة قانونية أو دفتر ملاحظات. لا يهم التنسيق. ما يهم هو جعل جميع أرقامك مرئية. عندما يتم جمع معلوماتك وتنظيمها، يصبح بناء الميزانية أسهل وأسرع بكثير، وتصبح قراراتك أكثر تماسكًا في الحقائق بدلاً من الشعور الغريزي.
الخيار الأكثر ذكاءً لتعظيم إمكاناتك المالية
قم بتبسيط الشؤون المالية لمطعمك مع Altametrics!
الخطوة 2. حدد أهداف مبيعات واقعية
بمجرد معرفة أرقامك السابقة، فإن الخطوة التالية هي تحديد ما تريد أن تكون عليه مبيعاتك. هذا لا يتعلق بالحلم برقم كبير. يتعلق الأمر بتحديد هدف واضح وواقعي يمكنك استخدامه لتخطيط العمالة وطلبات الطعام والإنفاق.
ابدأ بمبيعاتك التاريخية. انظر إلى آخر 3-12 شهرًا وابحث عن متوسط المبيعات الشهرية. ثم انظر إلى الأنماط - هل كانت أشهر معينة أعلى بسبب العطلات أو موسم الفناء أو الأحداث المحلية؟ هل كانت بعض الأشهر دائمًا أبطأ؟ استخدم هذا لتعيين خط أساسي.
من هناك، حدد المبلغ الذي تتوقع بشكل معقول أن تتغير المبيعات فيه. على سبيل المثال
- - إذا كنت مستقرًا ولكنك لا تنمو، فقد تخطط لبقاء المبيعات على حالها.
- إذا كنت ترى تحسنًا مطردًا، فربما تخطط لزيادة صغيرة، مثل 3-5٪.
- إذا كنت تمر بفترة صعبة، فقد يكون من الأكثر أمانًا التخطيط لمبيعات ثابتة أو أقل قليلاً.
بمجرد اختيار هدف مبيعات شهري، قم بتقسيمه -
شهريًا - أسبوعيًا (قسّمه على 4 أو على العدد الفعلي للأسابيع)
أسبوعيًا - يوميًا (استنادًا إلى الأيام التي تكون فيها مفتوحًا والأيام المشغولة/البطيئة المعتادة)
يمنحك هذا شيئًا يمكنك استخدامه في العالم الحقيقي. على سبيل المثال، إذا كان هدفك الأسبوعي هو 28,000 دولار وتعرف أن أيام الجمعة والسبت هي أيامك الكبيرة، فقد تستهدف 7,000 دولار في تلك الأيام وأهداف أقل يومي الاثنين والثلاثاء.
أهداف المبيعات مهمة لأنها ترتبط مباشرة بميزانيتك. يجب تحديد حجم ساعات العمل وإعداد الطعام وحتى خطط التسويق لتتناسب مع مبيعاتك المتوقعة - دون أن يتم تخمينها أسبوعًا بعد أسبوع. من خلال الأهداف الواضحة، يمكنك التوظيف والطلب والإنفاق بخطة بدلاً من الأمل في أن تنجح.
الخطوة 3. تقدير التكاليف الرئيسية الخاصة بك
الآن بعد أن أصبحت لديك أهداف المبيعات الخاصة بك، حان الوقت لتقدير تكلفة الوصول إلى هذه الأرقام. تعمل هذه الخطوة على تحويل عبارة «آمل أن نكسب المال» إلى «إليك ما يمكننا تحمل إنفاقه». سوف تركز على بعض مجموعات التكاليف الرئيسية - الطعام والعمالة والنفقات العامة.
ابدأ بتكاليف الأطعمة والمشروبات (COGS). انظر إلى فواتيرك السابقة وقارنها بمبيعاتك لنفس الفترة. قسّم التكلفة الإجمالية للأغذية والمشروبات على إجمالي المبيعات للحصول على نسبة تكلفة الطعام. على سبيل المثال، إذا أنفقت 12,000 دولار على الطعام وحققت 40,000 دولار في المبيعات، فإن تكلفة طعامك تبلغ 30٪. استخدم هذه النسبة كنقطة بداية. إذا كان هدفك هو التحسين، فقد تهدف إلى تقليصه قليلاً خلال الأشهر القليلة القادمة.
التالي هو العمل. قم بتضمين الموظفين العاملين بالساعة والمديرين الذين يتقاضون رواتب (يتم تحويلهم إلى رقم شهري أو أسبوعي) وأي مزايا أو ضرائب على الرواتب إذا قمت بتتبع ذلك. قسّم إجمالي تكلفة العمالة على إجمالي المبيعات لنفس الفترة للحصول على نسبة العمالة الخاصة بك. تهدف العديد من المطاعم إلى العمالة في نطاق معين، ولكن الهدف الدقيق يعتمد على مفهومك وأسلوب الخدمة. استخدم أرقامك الحقيقية أولاً، ثم حدد الشكل «الأفضل».
ثم قم بتقدير نفقاتك العامة -
- الإيجار أو الرهن العقاري
- المرافق (الغاز والكهرباء والمياه)
- التأمين
- التراخيص والتصاريح
- التكنولوجيا والبرامج - خدمات التنظيف أو البياضات
- الرسوم المتكررة الأخرى
معظمها ثابت أو قريب من الثابت، حتى تتمكن من دفع المبالغ الفعلية.
الفكرة الرئيسية هي- أنت تحول تاريخك إلى مجموعة من الأهداف. إذا كنت تعلم أنك عادة ما تتحمل 30٪ من تكلفة الطعام، و 28٪ من العمالة، و 20٪ من النفقات العامة، فيمكنك استخدامها كأساس لميزانيتك. وفي وقت لاحق، ستحول هذه التقديرات إلى حدود إنفاق واضحة يمكنك إدارتها أسبوعًا بعد أسبوع.
الخطوة 4. تعيين حدود وأهداف الإنفاق
مع وضع أهداف المبيعات وتقديرات التكلفة، حان الوقت لتحويلها إلى حدود إنفاق واضحة. هذا هو المكان الذي تبدأ فيه ميزانيتك في الشعور بأنها حقيقية. بدلاً من التفكير في أن «تكلفة طعامنا يجب أن تكون حوالي 30٪»، ستعرف، «هذا الشهر يمكننا إنفاق ما يصل إلى X دولار على الطعام».
ابدأ بهدف المبيعات الخاص بك. لنفترض أن هدف مبيعاتك الشهرية هو 80,000 دولار. باستخدام النسب المئوية التي قدرتها سابقًا، يمكنك ترجمة ذلك إلى حدود الدولار -
- الأطعمة والمشروبات (على سبيل المثال، 30٪). 24000 دولار
- العمالة (على سبيل المثال، 28٪). 22400 دولار
- النفقات العامة (على سبيل المثال، 20٪). 16000 دولار
ليس عليك استخدام هذه الأرقام الدقيقة - يجب أن تعكس مطعمك الخاص - ولكن هذه هي الفكرة. تصبح هذه المبالغ بالدولار الحد الأقصى للإنفاق المخطط له في كل فئة.
بعد ذلك، قسّم هذه الحدود الشهرية إلى أهداف أسبوعية حتى يسهل إدارتها يومًا بعد يوم. إذا كنت تخطط لأربعة أسابيع في الشهر -
- ميزانية الغذاء في الأسبوع. 24,000 دولار/4 = 6,000 دولار
- ميزانية العمل في الأسبوع. 22,400 دولار/4 = 5,600 دولار
إذا كانت مبيعاتك غير متساوية عبر الأسابيع (على سبيل المثال، تتضمن بعض الأسابيع عطلات أو أحداث)، فاضبط الحدود الأسبوعية لتتناسب مع مبيعاتك المتوقعة.
بعد ذلك، كن أكثر تحديدًا
- - بالنسبة للطعام، فكر في أهداف الطلبات الأسبوعية بناءً على توقعات المبيعات الخاصة بك.
- بالنسبة للعمالة، فكر في إجمالي الساعات والدولارات التي يمكنك جدولتها لكل أسبوع ولكل دور (الخوادم والطهاة والمضيفون والطبق وما إلى ذلك).
ضع كل هذا في جدول ميزانية بسيط مع أعمدة لـ -
- الفئة (الطعام، العمالة، الإيجار، إلخ)
- الميزانية الشهرية
- الميزانية الأسبوعية
- الإنفاق الفعلي (ستقوم بملء هذا المبلغ أثناء التنقل)
حدود الإنفاق هذه ليست موجودة لمعاقبتك أو معاقبة مديريك. إنها حواجز حماية. إنها توفر لك ولفريقك صورة واضحة لما تبدو عليه «الميزانية»، حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً بشأن الجدولة والترتيب والعروض الترويجية قبل إنفاق الأموال - وليس بعد نفادها.
الخطوة 5. تابع أسبوعيًا حتى لا تتفاجأ
لا تعمل الميزانية إلا إذا كنت تراقبها. عادة ما يكون التحقق من الأرقام مرة واحدة في الشهر متأخرًا جدًا. بحلول ذلك الوقت، تم إنفاق الأموال بالفعل وأنت تشرح فقط الخطأ الذي حدث. يساعدك التتبع الأسبوعي على اكتشاف المشكلات مبكرًا، عندما تظل التغييرات الصغيرة قادرة على إصلاحها.
ابدأ بروتين أسبوعي بسيط. اختر نفس اليوم من كل أسبوع - تستخدم العديد من المطاعم يوم الاثنين أو الثلاثاء. في ذلك اليوم، اجمع -
- إجمالي مبيعات الأسبوع الماضي من نقاط البيع الخاصة بك
- مشتريات الأطعمة والمشروبات من الفواتير
- إجمالي تكلفة العمالة من نظام ضبط الوقت أو نظام الرواتب
- أي نفقات كبيرة أخرى حدثت في ذلك الأسبوع
ثم قارن هذه الأرقام بأهداف ميزانيتك الأسبوعية. على سبيل المثال -
- إذا كانت ميزانية الطعام الأسبوعية الخاصة بك هي 6000 دولار وأنفقت 6800 دولار، فأنت تزيد عن 800 دولار.
- إذا كانت ميزانية العمل الخاصة بك هي 5600 دولار وأنفقت 5200 دولار، فأنت أقل من 400 دولار.
لا تحتاج إلى تقرير طويل. يعمل جدول «الميزانية مقابل الفعلي» البسيط -
1. المبيعات - الهدف مقابل الفعلي
2. تكلفة الغذاء - الهدف مقابل الفعلي
3. تكلفة العمالة - الهدف مقابل الفعلي
4. البنود العامة الرئيسية (في حالة حدوث أي منها كبيرة في ذلك الأسبوع)
عندما ترى فجوة، اطرح بعض الأسئلة الأساسية -
- هل انخفضت المبيعات إلى ما دون الهدف؟ لماذا؟
- هل طلبنا الطعام أكثر من اللازم أو رأينا المزيد من النفايات؟
- هل قمنا بجدولة ساعات أكثر من اللازم؟
- هل تم تكبد أي تكاليف لمرة واحدة (الإصلاحات والمعدات وما إلى ذلك)؟
الهدف هو فهم القصة وراء الأرقام بينما لا يزال هناك وقت للرد. إذا لاحظت زيادة تكلفة الطعام لمدة أسبوعين متتاليين، فيمكنك تشديد الإعداد أو ضبط المستويات المتساوية أو إعادة النظر في الحصص قبل نهاية الشهر. إذا كان المخاض مرتفعًا في الأيام البطيئة، يمكنك تعديل الجداول القادمة.
يعمل التتبع الأسبوعي على تحويل ميزانيتك من مستند تقوم بتقديمه إلى أداة تستخدمها بالفعل. إنه يبقيك متحكمًا ويقلل من «ما مدى انشغالنا وما زلنا نفتقر إلى المال؟» لحظات.
الخطوة 6. اضبط بسرعة عندما تنحرف الأرقام
حتى مع وجود ميزانية قوية، سوف تنحرف أرقامك. ستكون المبيعات أعلى أو أقل من المتوقع، وستتغير أسعار المواد الغذائية، ولن تتطابق الجداول دائمًا مع الخطة. هذا طبيعي. ما يهم هو مدى سرعة استجابتك عندما تبدأ الأمور في الخروج عن المسار الصحيح.
عند مراجعة أرقامك الأسبوعية، ابحث عن العلامات الحمراء - -
تكلفة الطعام أعلى من هدفك
- ارتفاع نسبة العمالة
- المبيعات التي تأتي في أقل من الخطة لأكثر من أسبوع
- النفقات الكبيرة وغير المتوقعة التي تؤثر على التدفق النقدي الخاص بك
بدلاً من الذعر، ركز على التعديلات الصغيرة والعملية.
إذا كانت تكلفة الطعام تزيد عن الميزانية
- - تحقق من سجلات النفايات وقوائم الإعداد - هل تصنع الكثير من عناصر معينة؟
- انظر إلى أحجام الحصص وتركيبات الألواح - هل هي متسقة؟
- راجع مزيج القائمة الخاص بك - هل يطلب الضيوف عناصر ذات هامش منخفض أكثر من المتوقع؟
- تحدث إلى البائعين حول تغيرات الأسعار أو المنتجات البديلة.
إذا كانت العمالة مرتفعة للغاية - -
قارن ساعات العمل المجدولة بالمبيعات الفعلية - هل تعاني من زيادة الموظفين في نوبات العمل البطيئة؟
- اضبط الجداول المستقبلية بناءً على الأنماط التي تراها، وليس فقط العادات.
- تقليل عمليات تسجيل الدخول المبكرة وعمليات الإغلاق المتأخرة.
- ابحث عن طرق لتدريب الموظفين بحيث يتمكن عدد أقل من الأشخاص من التعامل مع المزيد من المهام خلال الفترات البطيئة.
إذا كانت المبيعات أقل من الهدف
- - قم بتحويل العمالة والطلب لتتناسب مع الحجم المنخفض.
- ضع في اعتبارك العروض الترويجية البسيطة التي لا تضر بهوامشك (زيادة المبيعات والإضافات وعروض الكومبو).
- تأكد من تطابق ساعات العمل والموظفين عندما يأتي الضيوف بالفعل.
المفتاح هو السرعة. لا تنتظر حتى نهاية الشهر للتصرف. إذا واجهت مشكلة هذا الأسبوع، فقم بإجراء تغيير الأسبوع المقبل. حتى الحركات الصغيرة - قطع بضع ساعات في الأيام البطيئة أو تشديد الإعداد أو تعديل الطلبات - يمكن أن تحمي أرباحك النهائية.
ميزانيتك ليست موجودة للحكم عليك. إنه موجود لإعطائك نظام إنذار مبكر حتى تتمكن من إعادة العمل إلى المسار الصحيح قبل حدوث الضرر.
الخطوة 7. راجع شهريًا وخطط للشهر التالي
عمليات تسجيل الوصول الأسبوعية تبقيك بعيدًا عن المشاكل. تساعدك المراجعة الشهرية على التراجع ورؤية الصورة الأكبر. هذا هو المكان الذي تسأل فيه، «هل ميزانيتنا لا تزال واقعية؟» و «ما الذي نحتاج إلى تغييره للشهر المقبل؟»
في نهاية كل شهر، اجمع -
- إجمالي المبيعات لهذا الشهر
- إجمالي تكلفة الأغذية والمشروبات
- إجمالي تكلفة العمالة
- النفقات العامة الرئيسية (الإيجار والمرافق والتكنولوجيا والإصلاحات الرئيسية)
ثم قارن الميزانية مقابل التكلفة الفعلية لكل فئة. على سبيل المثال
1.
المبيعات - المخطط لها 80 ألف دولار/الفعلي 76 ألف دولار 2.
الغذاء - الميزانية 24000 دولار/الفعلي 25500 دولار 3. العمل - الميزانية 22,400 دولار/الفعلي 21,800 دولار
ابحث عن الأنماط، وليس فقط المشكلات التي تحدث لمرة واحدة -
- هل تبالغ باستمرار في تكلفة الطعام؟
- هل هناك أسابيع معينة دائمًا ما تكون ثقيلة على المخاض؟
- هل الأشهر البطيئة تضر بالنقد أكثر من المتوقع؟
بعد ذلك، اكتب 2-3 إجراءات محددة للشهر القادم. اجعل الأمر بسيطًا وواضحًا، مثل -
- «خفض تكلفة الطعام عن طريق تشديد الإعداد في الأيام ذات الحجم المنخفض.»
- «ضبط جداول أيام الأسبوع عن طريق خفض 10 ساعات عمل في الأسبوع.»
- «مراجعة أسعار القائمة على ثلاثة عناصر ذات هامش منخفض».
لا تحتاج إلى إصلاح كل شيء دفعة واحدة. من السهل التمسك بالتحسينات الصغيرة والثابتة وتتبعها.
أخيرًا، قم بتحديث ميزانيتك إذا تغير واقعك. إذا كانت المبيعات أعلى أو أقل باستمرار مما كنت تخطط له، فقم بتعديل أهدافك وحدود الإنفاق بحيث تتطابق ميزانيتك مع ما يحدث بالفعل في مطعمك.
إذا كنت تريد أن تكون هذه العملية أسهل، ففكر في استخدام الأدوات التي تجمع البيانات معًا بدلاً من متابعة التقارير من أنظمة متعددة. يمكن أن تساعد منصات مثل Altametrics في ربط ضبط الوقت والجدولة والمبيعات والعمالة حتى تتمكن من رؤية أرقامك في مكان واحد وتحديد المشكلات بشكل أسرع والحفاظ على ميزانيتك على المسار الصحيح دون قضاء ساعات في جداول البيانات. لمعرفة المزيد حول Altametrics، انقر فوق «جدولة عرض توضيحي» أدناه.
أسئلة متكررة
ما الأرقام التي أحتاجها لبدء ميزانية مطعم؟
- المبيعات السابقة من نقاط البيع الخاصة بك
- فواتير الأطعمة والمشروبات
- تقارير الرواتب أو ضبط الوقت
- الإيجار والمرافق والتأمين والبرامج والفواتير العادية الأخرى
ابدأ بما لديك. يمكنك تحسين التفاصيل بمرور الوقت.