تتبع الوقت بشكل فعال- أفضل برنامج لتتبع وقت الموارد البشرية

ما هو برنامج تتبع وقت الموارد البشرية؟

الموارد البشرية، بلا شك، هي أثمن كل شيء في أي عمل تجاري. بدون أشخاص، ستكون جميع أموال الموارد أو الأسهم أو التكنولوجيا الأخرى مضيعة! جميع الشركات سواء كانت صغيرة أو كبيرة، لديها أهداف معينة. تلعب الموارد البشرية الدور الأكبر في دفع الشركة نحو الاتجاه المستهدف. في مثل هذه الحالة، أصبحت إدارة القوى العاملة حيوية لتحقيق الهدف المشترك.
لقد ولت الأيام التي كان على الموظفين فيها أن يثقبوا بطاقات الوقت ويخرجونها كجزء من نظام الحضور.

الآن، توصلت الشركات إلى تطبيق أكثر ذكاءً لتتبع الوقت - برنامج إدارة الموارد البشرية (HR Software) لتتبع وقت عمل الموظف. يدير نظام الحضور ويسجل ساعات العمل لكل مستخدم (موظف) في يوم واحد.

نظرًا لميزات تتبع الوقت الدقيقة، يكتسب برنامج الحضور شعبية بين الشركات الصغيرة.

وفقًا لمقال نشرته Business News Daily، أشارت دراسة استقصائية إلى أن الموظفين يضيعون ما يقرب من ثماني ساعات في الأسبوع (أي 32 ساعة في الشهر) في الأنشطة غير المتعلقة بالعمل. أكبر إلهاء هو قضاء الوقت على الهواتف الذكية للعمل الشخصي.

على وجه التحديد، يضيع العمال ما معدله 56 دقيقة يوميًا، أو ما يقرب من خمس ساعات في الأسبوع، باستخدام أجهزتهم المحمولة في الأنشطة غير المتعلقة بالعمل. من خلال هذا، يمكن أن تعاني الشركات من خسارة آلاف الدولارات لكل مستخدم سنويًا.

أظهر البحث أن 30٪ من الموظفين قالوا إنهم يقضون معظم وقتهم في التحقق من البريد الإلكتروني الشخصي، بينما اعترف 28٪ باستخدام وسائل التواصل الاجتماعي. ذكرت المقالة أن التحقق من المواقع الرياضية أو الترفيهية ولعب ألعاب الجوال والقيام ببعض التسوق عبر الإنترنت هي الأشياء الأخرى التي قال العمال إنهم يستخدمون أجهزتهم المحمولة في العمل.

استندت الدراسة إلى استطلاعات لأكثر من 300 عامل أمريكي يعملون في بيئات مكتبية وأكثر من 300 من كبار المديرين في الشركات الأمريكية التي يعمل بها 20 موظفًا أو أكثر.
تقع على عاتق أصحاب العمل والمديرين مسؤولية التأكد من تركيز الموظفين بشكل أكبر على إكمال مهام المشاريع. يمكن أن يساعد تتبع وقت الموظف وساعات العمل في حل المشكلة.

كيف يمكنك تتبع الوقت في برنامج الموارد البشرية؟

هناك العديد من برامج تتبع الوقت أو وقت الحضور مثل وقت Quickbooks، طبيب الوقت. كل واحد منهم لديه ميزات التتبع الخاصة به والأداء.

في مؤقت Quickbooks، عند عرض الحساب كمدير، قم بتشغيل الساعة الزمنية لتتبع الوقت. يدير خيار الجدولة جدولة الموظفين حيث يمكنك إنشاء التحولات وعرضها من قبل أعضاء الفريق.

يساعد خيار المشروع على إنشاء تقديرات وتتبع تقدم مهام المشاريع أو إدارة المشروع. ثم، هناك من يعمل «سيخبرك من هو على مدار الساعة ويعرض المهام التي يعملون عليها. يمكّنك هذا الخيار أيضًا من عرض الموظفين على الخريطة لمعرفة المكان الذي يعملون منه أو ما إذا كانوا قد قاموا بتسجيل الدخول عبر تطبيق جوال، تمامًا مثل تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS).

حتى أنه يسمح للموظفين بتخصيص أو إدارة الوقت من حيث المشروع وإجراء إدخالات زمنية يدوية أو إدخالات زمنية.

وبالمثل، لدى Time Doctor خيارات لتتبع ساعات عمل الموظفين أو وقت العمل، وإدارة المشاريع والميزنة، وإدارة المهام، وحضور وقت الرواتب الذي يجعل الدفع أسهل وبما يتماشى مع ساعات العمل.

لمراقبة الموظفين عن بُعد، يمكنك استخدام تطبيقات الهاتف المحمول لتتبع الوقت المتوفرة على iOS و Android.

ما هي فوائد تعقب الوقت؟

• يحافظ برنامج تتبع وقت الموظف على التحقق من ساعات العمل لكل مستخدم يوميًا وشهرًا. يساعد الشركات الصغيرة على حساب وقت كشوف المرتبات للموظفين وتسديد المدفوعات وفقًا لذلك.

• تحتفظ أداة التتبع بسجل لوقت الموظف، وعدد ساعات العمل، وساعات العمل الإضافي، والوقت الناقص. يمكن أن تنقذ هذه البيانات الشركة في حالة اتهام الموظف للشركة زوراً بدفع أقل لهم.

• تعمل ميزات إدارة المشروع في برنامج الموارد البشرية على تتبع وقت الموظف المخصص لمهام مشاريع محددة. لذلك في حالة اقتراب الموعد النهائي، يمكن للمديرين توجيه الفرق لزيادة سرعتها، وما إلى

• وبالمثل، يمكن للموظفين أيضًا استخدام برنامج إدارة الوقت لجدولة مهام مشاريعهم وتحديد المواعيد النهائية الخاصة بهم.

• تستخدم الشركات الصغيرة برنامج وقت الحضور لتقييم أداء الموظفين واختيار أفضل موظف في الشهر.

• يعد تتبع وقت الموظف هو الأكثر فائدة في أوقات COVID هذه عندما أصبح العمل من المنزل أمرًا طبيعيًا جديدًا. مع العمال عن بعد، يصبح تحديًا إضافيًا للتحقق من الوقت الذي يقضونه في العمل وإكمال مهام المشاريع. يمكن أن تساعد أداة تتبع الوقت المديرين في مراقبة ساعات الموظفين أو حتى العمال عن بُعد.

• في حالة المستقلين، يمكن أن يساعد حل تتبع الوقت البسيط أصحاب العمل في إدارة المشاريع وإدارة المهام وحساب وقت الرواتب الذي يكون عادةً لكل مشروع.

إيجابيات وسلبيات برنامج تتبع وقت الموارد البشرية

الايجابيات-

1. الفوترة الدقيقة- في حالة طلب عميل أو طرف ثالث منك الوقت والتكلفة المقدرين اللازمين لإكمال المشروع، يمكن للشركات الصغيرة العودة إلى برنامج إدارة الوقت والتحقق من البيانات التاريخية ومنحهم أرقامًا دقيقة.

2. الشفافية- يقوم برنامج تتبع وقت الموظف بإعلام المديرين بما تعمل عليه فرقهم، ومقدار الوقت أو ساعات العمل التي يخصصونها لمهام مشاريع محددة.

3. الإنتاجية- عندما يعلم الموظفون أنهم في أداة تتبع الوقت، سيحاولون تقديم أفضل ما لديهم خلال ساعات العمل، والتخلص من الانحرافات. يمكن أن تحسن إنتاجية الموظفين.


السلبيات-
1. معنويات منخفضة- يمكن أن يؤدي التتبع من خلال برنامج وقت الحضور إلى جعل الموظفين يعتقدون أن الشركة لا تثق بهم. يمكن أن تخفض معنوياتهم.

2. التأثير على العمل- إن معرفة أنهم في الوقت المحدد لتتبع التطبيقات يمكن أن يشكل ضغطًا على الموظفين، مما قد يؤثر على جودة العمل.

كيفية اختيار أفضل برنامج لتتبع وقت الموارد البشرية

• فهم طبيعة وحجم عملك. ضع في اعتبارك عدد العملاء لديك، سواء كان هناك المزيد من المستقلين أو العاملين عن بعد.

• تذكر دائمًا أن أفضل برنامج لتتبع الوقت هو أنه يحتوي دائمًا على المزيد من أدوات التتبع ومع ذلك يحتوي على واجهة سهلة الاستخدام.

• قبل اختيار أفضل متتبع للوقت، تأكد من أنه يحتوي على تطبيق جوال على ios android حتى تتمكن من الوصول إلى البيانات المتعلقة بوقت الموظف من أي مكان.

• تقدم العديد من برامج الموارد البشرية تجارب مجانية لمدة 30 يومًا. احصل على نسخة تجريبية مجانية قبل الاستثمار في أفضل برنامج لتتبع الوقت لشركتك الصغيرة.

الميزات الرئيسية للبحث عنها في برنامج تتبع وقت الموارد البشرية

• يجب أن تكون قادرة على تتبع وقت عمل الموظفين والوقت الذي يقضونه في إكمال مهام المشاريع.

• ميزة إدارة المشروع أمر لا بد منه لأنها تساعد على تتبع تقدم المشروع وتعيين مهام المشاريع.

• يجب أن يكون برنامج وقت الحضور قادرًا على إنشاء تقارير زمنية لقياس أداء الموظف ووقت كشوف المرتبات وعدد ساعات العمل ووقت الخمول الذي يقضيه.

• تأكد من أن تطبيق تتبع وقت الموظف يدعم عمليات الدمج مع البرامج الحالية أو تطبيقات الأجهزة المحمولة التي تستخدمها في شركتك الصغيرة

أدوات وتطبيقات لتتبع وقت الموارد البشرية

هناك العديد من تطبيقات تتبع الوقت المستندة إلى السحابة للشركات الصغيرة في السوق مثل Quickbooks Time و Time Doctor و المزيد. أنها تساعد في الإدارة العامة للموارد البشرية والحفاظ على التحقق من وقت الحضور

لمزيد من المعلومات، واصل القراءة برامج المطاعم