كيف تحقق أقصى استفادة من برنامج إدارة المخزون البسيط

ما يجب معرفته عن برنامج إدارة المخزون البسيط

وسط كل المهام المتعددة التي يحتاج المرء إلى القيام بها في شركة صغيرة أو حتى شركة متوسطة الحجم، فإن أحد أصعب المهام هو تتبع المخزون. تكافح معظم الشركات الصغيرة للبقاء منظمة عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون. وهذا باختصار يفسر أهمية وجود برنامج إدارة المخزون. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المخزون البسيط في تتبع مخزونك والحفاظ على سير عملك بسلاسة. يعد برنامج إدارة المخزون طريقة رائعة لتتبع كمية المخزون لديك، والمنتجات التي تحتاج إلى طلبها، ومقدار قيمة مخزونك.


يمكن أن يساعد حل إدارة المخزون البسيط في تتبع المخزون في الوقت الفعلي، وتخطيط الموارد، وتوزيع مهام المخزون بين الموظفين، وإدارة أوامر الشراء وأوامر المبيعات، وبالتالي إعطاء الأعمال سيطرة جيدة مراقبة المخزون. تساعد حلول إدارة المخزون الشركات بعدد من الأدوات التي تتكامل بسهولة مع الحلول التقنية الأخرى مثل برامج المحاسبة وأنظمة نقاط البيع (POS) التي تستخدمها الشركات بالفعل. إنه يجعل مهمة أصحاب الأعمال ومديري المخزون أسهل كثيرًا. يمكنك توفير الوقت، ويمكنك اختيار التركيز على احتياجات العمل الأخرى مثل خطط التسويق أو التوسع.


في هذه المقالة، سنقدم لك نظرة عامة سريعة على ما يمكن أن يفعله برنامج إدارة المخزون البسيط لعملك.

كيف يعمل برنامج إدارة المخزون البسيط؟

تساعد إدارة المخزون الشركات على تحديد كمية وكمية المخزون الذي يحتاج إلى تجديد في الوقت المناسب. تقوم إدارة المخزون البسيطة بتتبع المخزون من الشراء إلى بيع البضائع. إنه يحدد الاتجاهات ويستجيب لها بالإضافة إلى أن الحل يضمن وجود مخزون كافٍ دائمًا لتلبية طلبات العملاء، وإذا لم يكن الأمر كذلك، فستستمر في تلقي تنبيهات المخزون التي تخطرك بالنقص في الوقت المناسب. على سبيل المثال، يساعد أفضل برامج المخزون في التتبع في الوقت الفعلي في كل مرة يتم فيها استخدام عنصر مخزون للوفاء بأمر شراء، يتتبع برنامج إدارة المخزون الاستخدام. يقوم بإخطار موظفي المطبخ والمديرين بمستويات المخزون في الوقت الفعلي، وتوجيههم لتقديم الطلبات قبل نفاد المنتج. يمكن وضع أوامر الشراء من البرنامج. يعمل أفضل برنامج لإدارة المخزون أيضًا على تبسيط التشغيل عن طريق تتبع المخزون وإدارة سلسلة التوريد والتحديث من وقت لآخر (شهريًا أو أسبوعيًا) لإدارة الطلبات وأمر المبيعات وأمر الشراء وما إلى ذلك، ويتيح للمرء الإشراف على مواقع متعددة للأعمال بدقة، فمن الأسهل تبسيط عمليات الأعمال.

بعض فوائد تنفيذ حل بسيط لإدارة المخزون هي-

• سهل الاستخدام والتنفيذ
• يتجنب نفاد المخزون


• يعزز تجربة العملاء


• يدير مستويات المخزون


• يفي بجداول التسليم بسهولة أكبر


• يحسن عملية صنع القرار
  
• تحسين سير العمل

ما الخطأ الذي يمكن أن يحدث مع برنامج إدارة المخزون البسيط؟

يمكن أن يحافظ حل برنامج المخزون البسيط على سير عملك بسلاسة وكفاءة. لكن في بعض الأحيان، يمكن أن تبدأ الانتكاسات حتى في أكثر التقنيات تقدمًا. حتى أفضل البرامج ستفشل إذا لم تكن العناصر الداعمة مواتية لنظامها وإذا كان التنفيذ غير مناسب. يمكن أن تؤثر هذه العوائق على النفقات ووقت المعالجة وقرارات التسعير. قد تكون أسباب هذه النكسات كثيرة، وبعض الأسباب الشائعة هي-

1. العوامل المالية- الميزانيات والتقلبات الاقتصادية والضرائب يمكن أن تؤثر على خطط الأعمال لتجديد المخزون. تشمل التكاليف الأخرى التي يمكن أن تؤثر على إدارة المخزون التكاليف التشغيلية وإدارة المستودعات وتكاليف النقل. حتى
   
   حل إدارة المخزون الأكثر فعالية والأفضل لن يكون قادرًا على المساعدة إذا كانت إحدى هذه التكاليف أو جميعها هي العوامل التي تؤثر على ربحية الشركة. على سبيل المثال، إذا كان إيجار منشأة التخزين مكلفًا، فقد تحتاج الشركات إلى النظر في إعادة التوطين.

1. الباعة- شركاء الأعمال الموثوق بهم بما في ذلك البائعين والموردين هم جزء لا يتجزأ من نظام إدارة المخزون الفعال والفعال. يساعد الشركات على تنظيم عمليات الإنفاق والإنتاج والتسليم. يضمن البائعون الموثوق بهم وجود تأخيرات أقل في سلسلة التوريد أو نقص في المنتجات.

1. القرارات التنفيذية- هذا هو مفتاح نجاح أو فشل أي عمل. إن كيفية قيام المديرين التنفيذيين في الأدوار المهمة بتنفيذ وتنفيذ نظام إدارة المخزون يحدث فرقًا كبيرًا في العمل بأكمله. يجب على أصحاب الأعمال فهم المخاطر والنفقات التي تتزامن مع المخزون، ووضع استراتيجيات مسؤولة لتحسين المخزون.

كيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة من برامج إدارة المخزون البسيطة

إن إدراك مستويات مخزون عملك هو أحد العوامل الرئيسية لبناء عملك. يعد تتبع مستويات المخزون وطلب أسهم جديدة وتتبع العوائد أمرًا ضروريًا ليس فقط للأعمال المربحة، ولكن أيضًا لضمان التوريد المنتظم والامتثال لإرشادات الإرجاع. يمكن أن يساعد تنفيذ برنامج بسيط لإدارة المخزون في تبسيط العمليات.

الخيارات المتاحة للاختيار من بينها لا حدود لها. هناك مجموعة متنوعة من الحلول البرمجية المتاحة، بدءًا من بدائل جداول البيانات البسيطة للشركات الصغيرة إلى برامج سلسلة التوريد المتقدمة. تقدم معظم هذه الحلول مجموعة متنوعة من الميزات المتكاملة في خطتها المجانية، والكثير من الميزات المتقدمة في الخطط المدفوعة. بعض هذه البرامج هي برامج للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى تتبع عدد محدود من العناصر، بينما يركز البعض الآخر على الشركات الكبيرة التي تحتاج إلى تتبع حجم ضخم من الأسهم.

على سبيل المثال، يعد Zoho Inventory اختيارًا شائعًا للشركات الصغيرة التي تحتاج إلى بيع متعدد القنوات. يوفر تنبيهات منخفضة المخزون وخيارات التجهيز والتجميع وعمليات تكامل متعددة لمنصات التجارة الإلكترونية وتطبيقات CRM وبوابات الدفع. كما أنه يوفر أدوات شحن الأعمال الخاصة بك، مما يسمح لك بطباعة قسائم التعبئة وإنشاء ملصقات الشحن. يتيح لك ذلك مزامنة البيانات عبر قنوات المبيعات لتسهيل إدارة مستويات المخزون وتكاليف المخزون.

هناك الكثير من الطرق لتحسين برنامج إدارة المخزون البسيط الخاص بك مع بعض الوظائف الإضافية. تابع القراءة لمعرفة الطرق الثلاث الأكثر فعالية للحصول على المزيد من برنامج إدارة المخزون البسيط الخاص بك.

الطريقة

يعد دمج برنامج إدارة المخزون مع أنظمة نقاط


البيع (POS) مفيدًا للغاية إذا كان لديك شركة صغيرة. إنها تلغي الحاجة إلى التعامل مع المدفوعات النقدية أو الشيكات. بدلاً من ذلك، يمكن معالجة مدفوعات البطاقات من خلال نظام نقاط البيع. يسمح ذلك أيضًا للأعمال التجارية بتتبع إحصاءات المبيعات. إن إدارة المخزون والمحاسبة لكل عملية بيع تقوم بها أعمالك ليست سهلة. إنه ينطوي على الكثير من العمليات مثل الاحتفاظ بعلامة تبويب على مستويات المخزون، والتحكم في أوامر المبيعات، وإدارة العوائد، وفهم إمكانات المبيعات. في سوق التجزئة التنافسي، من المهم أن يكون لديك أنظمة تعمل لصالحك. تساعد نقاط البيع المدمجة مع أنظمة إدارة المخزون في أداء الأعمال بسلاسة من خلال تحسين الكفاءة وأتمتة بعض المهام الأكثر صعوبة.

على سبيل المثال، يعد Zoho Inventory أحد أفضل برامج إدارة المخزون المجانية المصممة لمساعدة الشركات الصغيرة والمتنامية على إدارة مخزونها بسهولة عبر قنوات وأجهزة متعددة. يتكامل بسهولة مع نظام نقاط البيع لإدارة أوامر المبيعات والشراء، وإنشاء الحزم والشحنات، وإرسال تحديثات التسليم من خلال نظام إدارة طلب واحد. على الرغم من أن نسخته المجانية تحتوي على العديد من الميزات، إلا أن هناك الكثير من الوظائف الإضافية المتاحة في خططها المدفوعة.

الطريقة

تتبع المخزون باستخدام ماسح

الباركود الباركود ليست مجرد تسمية لتضمينها على المنتجات. تكتسب الشركات الكبيرة والصغيرة ميزة باستخدام الباركود لإدارة المخزون والطلبات. يسمح استخدام الباركود للأعمال التجارية بالاحتفاظ بحساب دقيق للمخزون. العملية سريعة مع الحد الأدنى من فرص الخطأ البشري. دائمًا ما يكون الرمز الشريطي فريدًا للمنتج. وبالتالي، لا يمكنك ارتكاب أي خطأ في المستند الخاص بك عن طريق مسح المنتج في يدك. استخدام الباركود لإدارة المخزون له الكثير من المزايا. يساعد في-

• تتبع المخزون بكفاءة ودقة.


• تجنب الأخطاء في مستندات المبيعات وتعديلات المخزون.


• توفير الوقت في إنشاء المستندات.


• تنفيذ الطلبات بشكل أسرع.

ربما هذا هو السبب في أن معظم حلول المخزون، حتى بعض برامج إدارة المخزون المجانية، لديها الآن مسح الباركود وتسجيله. على سبيل المثال، يدعي Sortly، وهو تطبيق لإدارة المخزون قائم على السحابة، أن إحدى ميزاته الجديرة بالملاحظة هي تطبيق الهاتف المحمول المدمج في ماسح الباركود. سهل الاستخدام، فهو يسمح لمعالج الأعمال أو مدير المخزون بمسح الباركود ورموز QR حتى في وضع عدم الاتصال. يسمح هذا للأعمال التجارية بتتبع المخزون الوارد والصادر حتى عندما لا يحتوي تطبيق الهاتف على إشارة. تتم مزامنتها تلقائيًا مع حسابك بمجرد الاتصال بالإنترنت.

الطريقة

اختيار نظام الجرد المستند إلى

السحابة نظام إدارة المخزون المستند إلى السحابة هو برنامج للتحكم في المخزون يتم استضافته في مركز بيانات خارج الموقع, والتي يمكن الوصول إليها من متصفح الويب أو تطبيق الجوال. يسمح البرنامج لعدة مستخدمين بالوصول إلى السجلات من مواقعهم الخاصة دون أي خطر من اختراق سجلات الشركة. ومع التحكم في المخزون المستند إلى الويب، يتم تحديث كل شيء في الوقت الفعلي وتخزينه على السحابة، لذلك لا داعي للقلق بشأن فقدان البيانات. يتعامل برنامج إدارة المخزون المستند إلى السحابة مع مهام إدارة المخزون بما في ذلك تتبع المخزون وتنفيذ الطلبات وتحديث مستويات المخزون على منصات مبيعات الشركة وتنبيهات المخزون وتتبع معلومات المبيعات.

على سبيل المثال، يحتوي برنامج إدارة المخزون عبر الإنترنت QuickBooks، وهو برنامج جرد قائم على السحابة، على ميزات تتجاوز إدارة المخزون الأساسية. يساعدك على البقاء على اطلاع دائم بمستويات المخزون وبيانات المبيعات, يدير جميع قنوات المبيعات الخاصة بك على منصة واحدة, ينشئ القوائم ويحدثها عبر جميع القنوات, يتيح لك بسهولة إضافة منصات مبيعات جديدة, يتتبع المخزون وتنفيذ الطلبات, ويتيح لك الوصول إلى رؤى قوية في بيانات المبيعات الخاصة بك.