Como clonar un sistema de programacion de empleados probado que a tus gerentes les encantara sin

Que es la programacion de empleados?

Employee Scheduling organiza y controla la carga de trabajo de una organizacion. Los horarios de los empleados son como una hoja de ruta para las organizaciones- trazar un camino claro para que los empleados y los empleadores se mantengan al tanto del trabajo que debe completarse y define el cronograma en el que debe realizarse. Agiliza eficazmente el tiempo de los empleados y, al mismo tiempo, satisface sus necesidades profesionales, mantiene una comunicacion clara y optimiza los costos laborales. En resumen, la programacion de los empleados ayuda a crear horarios para el personal al organizar y controlar la carga de trabajo en un periodo de 24 horas a traves de la division de turnos.

Sin embargo, crear un horario para los empleados es un desafio. En muchos negocios, como hosteleria, restaurantes, atencion medica, comercio minorista y TI, la programacion de los empleados por hora es un proceso extenso y exhaustivo. Se deben tener en cuenta muchos factores, como administrar la cantidad de horas que los empleados pueden trabajar, garantizar que tengan suficientes descansos y horas de almuerzo, y tener en cuenta la jerarquia. La creacion de horarios por hora de los empleados, en particular, es una tarea engorrosa para el propietario de una empresa. Un cronograma ineficaz puede tener efectos devastadores en sus empleados y, en ultima instancia, en los resultados de su empresa. Es fundamental que, a medida que inicie su programacion, la que finalice represente lo que usted denomina el mejor escenario posible y le de la flexibilidad de agregar o eliminar personal en funcion de lo bien o mal que haya ido el negocio.

Dado que un gerente de recursos humanos dedica muchas horas semanales a crear horarios y realizar un seguimiento de los costos laborales, es importante optimizar el horario de los empleados y, al mismo tiempo, garantizar que el tiempo dedicado a el sea minimo. Es la clave para construir una operacion empresarial exitosa.

Se puede dividir ampliamente el proceso de programacion de los empleados en 8 pasos-

1. Identificacion de recursos
2. Reconocimiento de la demanda
3. Requisito de turno de listado
4. Comprender las preferencias del empleado
5. Tomar conocimiento de los programas anteriores
6. Creacion de un plan de respaldo
7. Cumplimiento de las leyes laborales
8. Programacion


Agregar software de programacion a una empresa ayuda a automatizar y agilizar el proceso. Al tener en cuenta los programas anteriores, identificar los recursos disponibles y reconocer la demanda, una solucion de software de programacion crea un programa eficaz que ayuda a aumentar la productividad y la satisfaccion laboral.

Por que es importante la programacion de los empleados para una empresa?

Una nueva investigacion de Paychex (un proveedor de soluciones integradas de software de gestion del capital humano) y Future Workplace (una empresa miembro de Executive Networks) destaca el impacto adverso que los horarios de trabajo impredecibles pueden causar en los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial. Segun el estudio, tres de cada diez encuestados informaron tener horarios de trabajo erraticos. Se ha agravado en el mundo pospandemico, donde ha habido una grave crisis de personal. El informe sugiere que los horarios irregulares pueden tener consecuencias negativas para los empleados- el 44% informo tener dificultades en los compromisos de programacion personal, el 39% dijo que se sentia agotado, el 30% informo que tenia dificultades financieras y se sentia desconectado de la familia y los amigos, y el 24% reconocio que habia incapaz de cuidar la salud mental.

Independientemente del dominio de la empresa, un calendario justo y funcional constituye el nucleo de la empresa. Ayuda a llevar un registro del tiempo de los empleados y a utilizarlo de la mejor manera posible. Algunos de los objetivos importantes que cumple la programacion eficaz de los empleados incluyen-

1. Maximice la eficiencia en el lugar de trabajo- la programacion eficaz maximiza la productividad de los empleados al garantizar que la carga de trabajo de cada trabajador se Por lo tanto, es menos probable que los empleados se agoten o renuncien debido a un entorno laboral adverso o a trabajar bajo una presion innecesaria. La programacion es importante para maximizar la eficacia de los esfuerzos de los trabajadores y mejorar la eficiencia general de la empresa.

2. Asegurese de que los empleados no pierdan sus turnos- los sistemas de programacion ayudan a los propietarios de empresas y a los empleados a mantenerse Las aplicaciones de programacion basadas en la nube les permiten mantener facilmente los horarios accesibles para todos en tiempo real, actualizar la disponibilidad de turnos individuales, supervisar quien tiene la proxima vez libre y ver quien cubre a otro empleado, etc., en un momento dado. Los empleados a tiempo parcial que trabajan en restaurantes, minoristas y hosteleria que trabajan diferentes horas diarias o solo ciertos dias pueden encontrar que es lo mas complaciente.

3. Mejorar el compromiso de los empleados- ya sea que haya exceso de empleados o que la empresa tenga poco personal, eso tambien con horarios mal gestionados; el compromiso de los empleados disminuye y es mas probable que el empleado descontento abandone la organizacion. Sin embargo, una morosidad de programacion grande o pequena puede provocar la desvinculacion de los empleados, aumentar los costos operativos y afectar la imagen de su marca. La programacion eficaz establece la satisfaccion de los empleados, calcula con precision el personal requerido, mantiene a sus empleados satisfechos con sus horas de trabajo y ayuda a reducir sus costos operativos.

4. Incorpore un entorno flexible- permita que los empleados seleccionen sus turnos dandoles la flexibilidad de ir y venir a su antojo en las franjas horarias disponibles. Un entorno de trabajo flexible reduce las preocupaciones sobre los horarios siempre cambiantes y le ahorrara tiempo y hara que todos esten mas felices. Cuando utilizas el software de programacion adecuado, los turnos de tus empleados se gestionaran automaticamente, lo que significa que solo se les ofreceran franjas disponibles que coincidan con sus horas de trabajo preferidas.

5. Aumentar las ganancias- aunque la mayoria de las empresas comprenden la importancia de la dotacion de personal, no siempre es facil programar a los empleados. Un sistema de programacion eficaz permite a los gerentes agilizar el proceso y delegar tareas, a la vez que los libera para centrarse en otros aspectos de su negocio. Una aplicacion de programacion puede ayudar a reducir el caos en situaciones de alta demanda y crear un horario eficaz que se pueda personalizar para satisfacer las necesidades de cada empleado. Ademas de crear un cronograma efectivo, la mayoria de las tecnologias mas nuevas tienen funciones de analisis de datos que permiten a los empleadores predecir las necesidades por adelantado y crear cronogramas efectivos con un plan establecido, lo que da como resultado un mejor entorno de trabajo y un aumento de las ganancias.

6. Ayuda para cumplir con la legislacion laboral- Los empleadores deben cumplir con numerosas regulaciones laborales impuestas por el gobierno de los Estados Unidos para garantizar que los empleados reciban un trato justo. Por ejemplo, hay pautas muy estrictas sobre cuanto tiempo puede trabajar un empleado en un dia y cuando un empleador debe notificarlo a los empleados acerca de su horario de turnos. Estas regulaciones tambien requieren que los empleadores notifiquen a su personal con anticipacion para realizar cambios en los horarios de los empleados. Ademas, tambien hay regulaciones con respecto a las horas extraordinarias y cuando los empleados tienen derecho a ausentarse durante los periodos de descanso durante sus turnos. Estas estrictas leyes laborales han facilitado el cumplimiento de las aplicaciones de programacion de turnos.

Los efectos adversos de la programacion ineficaz de los empleados.

El objetivo final de cualquier negocio es ser rentable. Sin embargo, una programacion deficiente puede ser perjudicial para el desempeno financiero de una empresa. En un estudio realizado el ano pasado, The Cost of Poor Scheduling- Lessons from 300 Operations Executives, realizado por Quinyx (un proveedor de herramientas de administracion de la fuerza laboral), se encuesto a 300 ejecutivos de operaciones globales. Compartieron ideas sobre sus prioridades y los desafios en la gestion de fuerzas laborales con poco tiempo que no trabajan desde un escritorio de oficina.

El estudio muestra que las empresas mas afectadas por la pandemia de Covid no utilizaron software de programacion o gestion de la fuerza laboral. Las empresas sin gestion de la fuerza laboral impulsada por la IA perdieron el 15% de sus ganancias y gastaron un 25% mas solo en costos salariales Ademas, cometieron de tres a ocho infracciones laborales por semana, lo que resulto en multas masivas debido a su dependencia de los metodos de programacion manual.

Otra investigacion reciente- Call to Duty- Just-in-Time Scheduling in a Restaurant Chain, de Masoud Kamalahmadi de la Universidad de Miami, Qiuping Yu del Instituto de Tecnologia de Georgia y Yong-Pin Zhou de la Universidad de Washington, encuesto 1,5 millones de transacciones de 25 restaurantes en 2016 a observe el impacto que los horarios de trabajo impredecibles tienen en los esfuerzos de ventas de servidores y en los ingresos de los restaurantes.

La investigacion revela que avisar a los empleados con un par de dias de antelacion (programacion con poca antelacion) no afecta a los esfuerzos de ventas. Sin embargo, modificar las horas de los empleados durante su turno (programacion en tiempo real) haciendo que permanezcan mas tiempo tiene un impacto negativo en los ingresos. Segun el analisis, los servidores redujeron el esfuerzo dedicado a las ventas adicionales y cruzadas de elementos de menu adicionales cuando se cambiaron sus horarios sin previo aviso.
Los investigadores descubrieron que minimizar los cronogramas en tiempo real ayudaba a crear cronogramas de trabajo predecibles y a mejorar la productividad, lo que aumentaba las ganancias


Un mal horario de los empleados a menudo provoca caos en las operaciones, baja productividad, estres innecesario en el lugar de trabajo y aumento del ausentismo. Obliga a los empleados a rellenar con poca antelacion a los companeros de trabajo que no se presentan incluso cuando estan programados para trabajar. Esta es una de las principales razones de los conflictos con el personal, que a su vez aumentan la tasa de rotacion de empleados. No existe una forma definitiva de saber si una empresa incurre en perdidas debido a una mala programacion de los empleados, pero sin duda afecta al negocio.

Como se puede utilizar un algoritmo de programacion de empleados para hacer que

La mayoria de los horarios de los empleados estan disenados para reflejar las tareas que los empleados deben realizar durante cada turno, especialmente en empresas como restaurantes, atencion medica, transporte, centros de llamadas, fabricacion y proteccion o servicios de seguridad.

Segun la demanda del perfil individual, ciertos empleados deben ser asignados a turnos fijos. Por ejemplo, en los centros de fabricacion y de llamadas, es posible que los empleados deban trabajar tres turnos- turnos de manana, tarde y noche. Lo mismo ocurre con las enfermeras, pero puede que solo haya turnos de dia y de noche en los trabajos de proteccion o transporte. Varias restricciones que se deben considerar al redactar la programacion incluyen requisitos demograficos, de salud y legales.

Los sistemas automatizados de programacion del personal hacen su trabajo de manera eficiente al cuidar cada detalle. Tienen suficiente alcance de respaldo dadas las limitaciones dinamicas como una enfermedad repentina, bajas no planificadas o una emergencia familiar con empleados que tienen conjuntos de habilidades muy especificas, cambios en la naturaleza o urgencia de las tareas por parte de los sistemas de informacion de gestion, satisfaccion de los empleados y sus competencias para cumplir el trabajo asignado en el momento dado para una mejor productividad empresarial. Permite a las empresas gestionar su fuerza laboral con mayor precision y habilidad.

El uso de algoritmos de programacion de empleados puede dar a su equipo la flexibilidad necesaria y mantener su empresa en funcionamiento sin problemas. Los algoritmos de programacion optimizan la eficiencia de los empleados y forman parte de la creacion de un mejor entorno de trabajo. Para cualquier empresa, es fundamental detectar la abrumadora necesidad de automatizacion y su uso generalizado.


Los algoritmos de programacion de los empleados se utilizan para determinar cuando deben trabajar los empleados y durante cuanto tiempo para mejorar la productividad. El mejor software de programacion de empleados tambien analiza las tendencias de los clientes y los patrones de ventas estacionales. A veces, las organizaciones pueden aprovechar estos sistemas realizando cambios de personal en funcion de sus necesidades, cuando se supone que deben ofrecer mas opciones y flexibilidad. Estos sistemas estan alterando la vida de muchas industrias de comida rapida y minorista de EE. UU. al reducir el tiempo dedicado cada dia a programar turnos y hacer cambios en el personal para que los empleadores puedan atender mejor las necesidades de sus empleados.

Como crear el algoritmo de programacion de empleados perfecto?

Para crear el mejor horario, el mas preciso o el mas perfecto, los gerentes deben predecir la demanda, crear el patron de turnos correcto y llenar ese panel de turnos con los empleados correctos. Cada uno de estos pasos puede tener sus puntos debiles para los gerentes. Pero al invertir en el software de programacion de empleados adecuado, el liderazgo organizacional puede eliminar esos problemas y hacer que este proceso sea mas fluido y preciso. El software correcto tendra en cuenta factores como el clima o la epoca del ano, pero los gerentes tambien tienen un papel humano. Pueden identificar los predictores de demanda que son exclusivos de esa ubicacion.

Como todo lo demas, los algoritmos de programacion de los empleados tambien tienen ciertas limitaciones. Incluso los mejores algoritmos de programacion de empleados nunca pueden predecir con un 100% de precision. No importa la cantidad de informacion que tenga de los empleados sobre sus preferencias. A veces, la informacion de los empleados no es precisa. Puede provocar que los gerentes tomen decisiones basadas en datos parciales. No es un problema peculiar. Vivimos en un mundo plagado de incertidumbres. Sin embargo, la solucion podria ser una combinacion de tecnologia, experiencia en administracion y participacion de los empleados antes, durante y despues del inicio de un turno.

Al usar software para analizar y predecir la demanda y considerar las necesidades tanto de los empleados como de los clientes, los gerentes tienen una carga menos en el lugar de trabajo. Una vez que se han desarrollado los modelos de prediccion de demanda, los gerentes pueden empezar a crear turnos Las soluciones de software como Altametrics Scheduling y Time Clock utilizan los algoritmos inteligentes del software para dividir a los trabajadores entre turnos y, al mismo tiempo, cumplir con las leyes laborales que establecen numeros minimos y maximos de personal de guardia en diferentes momentos. Ademas, el reciente desarrollo de las subastas por turnos permite a los trabajadores pujar por los turnos deseados en los que les gustaria trabajar. El


software de programacion de empleados automatiza la creacion, modificacion y asignacion de horarios de los empleados. Estas soluciones digitales a menudo pueden procesar grandes cantidades de datos para pronosticar las necesidades laborales y crear cronogramas que cumplan con los objetivos comerciales sin gastar mas en contratar consultores adicionales o recursos de administracion humana.

La ventaja de tener un sistema de programacion de empleados totalmente automatizado.

Un sistema de programacion es crucial para cualquier empresa, ya que ayuda a administrar los recursos de manera mas eficiente. El mejor software de programacion de empleados tiene automatizacion incorporada en el sistema, lo que permite a los gerentes generar facilmente programas confiables para un mes o incluso una semana. Como resultado, aumenta la puntualidad de sus empleados.
El software que elija para su empresa puede mejorar sustancialmente el funcionamiento de su lugar de trabajo. Con funciones personalizables, elegir un software en lugar de una aplicacion manual, como las hojas de calculo de Excel, ahorra tiempo y dinero.

Con las soluciones de software de programacion de empleados, los empleadores pueden ser considerados con las necesidades y preferencias de los empleados y, al mismo tiempo, crear horarios confiables que no afecten negativamente al trabajo. La mayoria de las soluciones ofrecen plantillas integradas y ayudan a evitar conflictos de programacion. Un buen software de programacion tambien crea programaciones para multiples ubicaciones, equipos y proyectos.

Cuando necesite actualizar su sistema de programacion, vale la pena invertir para asegurarse de obtener algo que sirva a su negocio durante mucho tiempo. Decida de antemano que caracteristicas son necesarias para utilizar un software en particular de manera eficaz.

Es importante no tomar una decision precipitada, ya que cualquier conclusion comercial puede afectarle a usted y a su empresa en el futuro segun lo que se haya elegido. Mire siempre el panorama completo antes de firmar cualquier contrato y comprometase plenamente con una plataforma confiable con todos los elementos necesarios incorporados en lugar de buscar extensiones o aplicaciones adicionales de terceros. La solucion de software que elija deberia poder analizar los datos historicos antes de sugerir sus plantillas de programacion. Un excelente servicio de atencion al cliente tambien es importante.

Por ejemplo, Zip Schedules, una solucion de programacion todo en uno para restaurantes y otras empresas de la industria alimentaria, viene con aplicaciones faciles de instalar para sus dispositivos moviles y computadoras. Le permite crear rapidamente un horario sin conflictos para sus empleados en tiempo real, incluso cuando esta fuera del restaurante. Ademas, la aplicacion gratuita y el sistema de mensajeria interna ayudan a comunicarse con su equipo en cualquier momento. Por ejemplo, los empleados pueden gestionar sus solicitudes de licencia; los gerentes pueden comprobar la disponibilidad de los empleados y programar el numero de personas necesarias para completar tareas como recibir pedidos o entregar comida sin necesidad de encontrar nuevos miembros del personal.


Zip Schedules tambien permite a los usuarios guardar sus turnos favoritos como plantillas. Por ejemplo, si tienes un turno de rebajas los viernes por la noche todas las semanas, no tienes que configurarlo todas las semanas. Las plantillas guardadas se pueden modificar de acuerdo con las necesidades del equipo de mano de obra y gestion, ahorrando tiempo en tareas comunes. Es facil guardar estas plantillas en su iPhone, iPad u otros telefonos inteligentes, lo que permite a los empleados comprobar sus horarios sobre la marcha rapidamente y no preocuparse por ello. El software tambien permite a los empleados negociar turnos en momentos de necesidad. Todos obtienen lo que quieren! Ademas, con sus herramientas de pronostico, los empleadores pueden reducir los costos laborales y hacer un seguimiento de los salarios de manera mas eficaz.

Conclusion

Con todos los beneficios de implementar un sistema de programacion de empleados totalmente automatizado, se preguntara por que no lo habia hecho antes.

Orquestar un horario de trabajo es una tarea dificil y desafiante. Sin embargo, el concepto de equilibrio entre la vida laboral y personal ya no es descabellado ni inalcanzable. Con los gobiernos presionando por leyes laborales que beneficien a los empleados y a los empleadores por igual, todos aspiran a traer alguna apariencia entre la vida y el trabajo. Pero puede ser dificil de lograr en la sociedad actual, acelerada, exigente e impulsada por la tecnologia. Las horas de trabajo, el turno y el horario- durante decadas, estas herramientas se han utilizado para guiar y, a menudo, dominar el trabajo y la vida social cotidiana.

Ahora, con las aplicaciones impulsadas por IA, el software de programacion se ha convertido en uno de los aspectos mas importantes de las empresas.
Los empleadores dependen cada vez mas de los horarios de los turnos para pronosticar la cantidad de trabajo necesaria y organizar al personal para completar el trabajo en los horarios designados. Los trabajadores, sin embargo, tienen vidas e identidades multifaceticas, con roles exigentes fuera del trabajoestudiante, padre, cuidador, por ejemplo. Un horario de trabajo inflexible o los cambios frecuentes e inesperados dificultan el cumplimiento de esas funciones.

Por lo tanto, la programacion de turnos en el lugar de trabajo se vuelve particularmente importante El software de programacion de empleados rastrea la cantidad de trabajo que se debe realizar y organiza a los trabajadores para que lleven a cabo las tareas asignadas en momentos especificos. Sin embargo, dado que las personas tienen compromisos variados, los horarios inflexibles o que cambian con frecuencia dificultan el cumplimiento de los compromisos, lo que podria devastar a la sociedad.

La programacion de los empleados esta disenada para evitar la sobreprogramacion y la falta de programacion. Puede ayudar a los empleadores a lograr un equilibrio entre las necesidades de su organizacion y las necesidades de sus empleados. Es una herramienta que ahorra tiempo, dinero y golpes de cabeza innecesarios. La implementacion de un sistema de programacion automatizada puede reducir drasticamente la cantidad de papeleo y el mantenimiento de registros. Mejora el flujo de informacion y la administracion de alertas para los ajustes de personal necesarios. Clasifica al personal por puesto y cualificacion, combinando informacion desde una perspectiva empresarial.