Que son los horarios del empleado?
El cronograma de un empleado es una herramienta que permite a los gerentes planificar y hacer un seguimiento de los turnos de Se puede usar para crear una variedad de horarios, incluidos tiempo completo, tiempo parcial y de guardia. Los horarios de los empleados se pueden crear manualmente o con un software de programacion.
La manera mas facil de escribir excelentes horarios para los empleados
Para empezar
Hacer un horario de trabajo perfecto no es un juego de ninos. Sin un cronograma, no habria una asignacion adecuada de trabajos a los empleados, los gerentes no podrian hacer un seguimiento de quien esta haciendo que, las tareas no se completarian a tiempo, los costos de mano de obra no se pueden controlar y los recursos humanos quedarian en barbecho y desperdiciados o trabajarian demasiado y se agotarian.
Ninguno de estos resultados es favorable para una organizacion y sus perspectivas de negocio. Ademas, no basta con tener un horario de empleado. Tiene que estar bien hecha para lograr un equilibrio razonable entre los requisitos tanto de los empleados como de la organizacion. Mejore el horario de los empleados, aumente la probabilidad de que la empresa tenga exito.
Problemas que enfrentan los gerentes
Imaginese esto- el gerente de un restaurante pasa horas tratando de escribir los horarios de los empleados para la proxima semana. Escribe. Cancela. Escribe de nuevo. Sin embargo, el horario ideal sigue siendo dificil de alcanzar. O bien no logra acomodar el tiempo libre semanal de ciertos empleados o da demasiados descansos a ciertos otros. Todo este corte y cambio de horario a mano hace que el gerente se canse. Luego, finalmente, despues de una larga lucha, cuando es capaz de obtener un minimo de control sobre el horario, surgen algunos problemas nuevos y debilitantes.
Dos de los empleados llaman para decir que tendrian trabajo familiar urgente que atender a mitad de semana y que no podrian presentarse en la oficina por un dia. Por lo tanto, deben ser reemplazados en esos dias por otros empleados, a quienes se les proporcionarian licencias compensatorias algun tiempo despues.
Ademas de los problemas del gerente, el dia en que los dos empleados solicitaron tiempo libre tambien es cuando se programa la final de un gran evento deportivo. El evento se proyectara en el restaurante y se espera que la demanda aumente. El gerente queria acercarse al dia con un grupo completo de empleados, y aqui hay dos empleados que solicitan una licencia. Cualquier gerente que tenga que enfrentar tales problemas estaria al final de su ingenio. Sin embargo, hay formas mas faciles de crear cronogramas de empleados que harian felices a todas las partes interesadas.
Ventajas de los horarios de los empleados
Un horario especifica que dias de la semana deben trabajar los empleados y tambien el numero de horas que deben trabajar cada dia. El programa tambien especifica en terminos inequivocos los deberes que los empleados deben completar en el tiempo asignado. Esto asegura que todos sepan cuando los demas estan trabajando o se van de vacaciones y, por lo tanto, todos pueden planificar sus programas con anticipacion. Por lo tanto, un lider de equipo que sabe de antemano que algunos de los miembros clave de su equipo no estarian disponibles durante los proximos dias puede querer completar algunas tareas muy delicadas antes de que esos empleados se vayan de licencia. Dar prioridad a los trabajos mas urgentes y completarlos rapidamente haria que la organizacion fuera eficiente y garantizaria que siempre se cumplan los plazos.
Una idea clara de la cantidad y la naturaleza del trabajo a realizar tambien permitiria a los empleados gestionar mejor el equilibrio entre la vida laboral y personal. Por ejemplo, si un empleado sabe al principio de la semana que tendria un dia libre el jueves, puede planear felizmente un viaje largo con su esposa, quien, por casualidad, tambien habia solicitado una licencia de su trabajo el jueves. Un empleado que puede equilibrar su trabajo y su vida es un empleado satisfecho. Se presentaba a la oficina fresco todas las mananas, podia controlar sus niveles de estres y estaria comprometido con su organizacion.
Un horario tambien sirve como un punto de partida para los gerentes, quienes pueden hacer arreglos alternativos cuando los trabajadores se toman una licencia o no se presentan como resultado de una enfermedad repentina o una emergencia en la familia. Un gerente habil podria hacer malabares con los trabajadores por turnos para asegurarse de que todos tienen su tiempo libre y, sin embargo, el espectaculo continua.
La programacion de los empleados bien hecha ayuda a reducir los costos laborales. Los costos laborales representan la mayoria de los gastos de una empresa. En el caso de un restaurante, los costes laborales suelen ser de hasta el 35% de los ingresos.
Sin embargo, es posible que un restaurante no requiera tantos empleados en los dias habiles mas tranquilos o, digamos, entre la hora del almuerzo y la cena. Durante esos periodos de trafico lento, el restaurante puede operar facilmente con un equipo mas pequeno y hacerlo mediante la capacitacion cruzada de su personal. Ademas, cuando el negocio es lento, el restaurante tambien puede asignar personal para dividir turnos o contratar empleados a tiempo parcial.
Durante las horas punta, por otro lado, los empleados que estuvieron en la banca durante los periodos de trafico lento deben ser traidos de vuelta. El restaurante puede hacer negocios energicos durante el almuerzo y la cena, los viernes por la noche, en festivales o mientras organiza lujosas fiestas privadas. Por lo tanto, los empleados deben programarse teniendo en cuenta estos requisitos.
Consejos para hacer los mejores horarios
Las tasas de rotacion de restaurantes ya son altas, y esto tiene varias consecuencias negativas para un restaurante, incluida la perdida de tiempo y dinero.
Adaptar las preferencias del personal tanto como sea posible en los horarios semanales contribuiria en gran medida a aumentar la satisfaccion de los empleados y reducir las tasas de rotacion. Por ejemplo, un empleado puede sentirse como en casa trabajando los fines de semana mas ajetreados o puede preferir un turno de manana porque tiene que asistir a clases por la noche.
Ademas, los propietarios de restaurantes pueden asegurarse de que los empleados puedan ganar una cantidad razonable de propinas programandolos en turnos de seis a ocho horas. Este margen de ingresos adicionales permitiria a los empleados hacerse cargo de sus gastos de traslado y es otra forma en que se puede aumentar la satisfaccion de los empleados.
Sin embargo, un gerente tiene que evitar cambiar los turnos de los empleados con frecuencia. Demasiadas rotaciones de turnos no permitirian a los empleados ajustarse a un ritmo y les perjudicarian fisica y psicologicamente. Los turnos impredecibles tambien significarian que los empleados no podrian planificar sus actividades y compromisos fuera de la oficina.
Al trabajar con personas que tienen demandas y compulsiones diversas, es posible que sea necesario realizar cambios de horario incluso a ultima hora, y los empleados pueden llamar para cambiar sus turnos con sus colegas justo antes de que finalice el horario.
Un buen gerente trata de incorporar las solicitudes de tiempo libre de los empleados tanto como sea posible, lo que permite a los empleados cierto margen de maniobra, aunque dentro de los recintos de las normas y reglamentos de la organizacion. Esto ayuda a aumentar la productividad de los empleados.
Los gerentes que escriben horarios manualmente o incluso con la ayuda de un software basico de hojas de calculo seguramente se volveran inconscientes cuando las solicitudes de los empleados de ultima hora comiencen a fluir. La respuesta a esto reside en las soluciones inteligentes de software de programacion de empleados que permiten la gestion del personal en tiempo real y ayudan a proporcionar los horarios con mucha antelacion.
Donde las hojas de calculo se quedan cortas
Los demeritos de la elaboracion manual de horarios ya se han mencionado. El problema con las hojas de calculo rudimentarias como Microsoft Excel y Google Sheets es que las presentaciones solo incluyen datos que el usuario elige, mientras que omite otra informacion relevante. En consecuencia, no se puede obtener una imagen completa de la operacion empresarial. Esto dificulta la toma de decisiones.
Ademas, incluso cuando estan protegidas por contrasenas, las hojas de calculo son vulnerables al mal manejo de la informacion, la corrupcion de datos y la pirateria informatica.
La creacion de horarios de los empleados en una hoja de calculo tambien requiere mucho esfuerzo manual y le lleva mucho tiempo al gerente.
El software de programacion es una solucion magica
El software dedicado y las aplicaciones moviles son, por lo tanto, una panacea para la mayoria de los problemas de programacion que los gerentes pueden enfrentar. El software de programacion emplea tecnologia de vanguardia para asignar turnos y tareas a los empleados. Este es un proceso significativamente mas rapido que los enfoques manuales. Tambien elimina los errores no intencionales, como programar a un empleado para dos turnos en un solo dia. Cuando un gerente utiliza metodos manuales primitivos y tiene que preparar horarios para un gran numero de empleados, los errores son comunes.
A pesar de que la decision sobre quien debe trabajar que turno se realiza manualmente, el software inteligente garantiza que la toma de turnos real este en gran medida automatizada, y es posible que los gerentes generen turnos automaticamente si quieren colocar a un numero determinado de trabajadores en turnos especificos durante un periodo determinado de tiempo. La funcion de programacion automatica de una aplicacion de programacion de empleados recuerda los horarios anteriores y las cuentas de las solicitudes de horas extra y tiempo libre del personal, lo que hace que sea extremadamente facil para los gerentes administrar el tiempo libre de los trabajadores. La programacion automatica es, por lo tanto, una gran ventaja para los gerentes, que pueden ahorrar mucho esfuerzo y tiempo, y despedirse de las preocupaciones.
Gracias al software de programacion del personal, es posible agilizar todos los mensajes y mantener a todos los miembros de la organizacion, esten donde esten, al dia de toda la informacion relevante. Los gerentes pueden confiar en una unica fuente de informacion consolidada, que minimiza su carga de trabajo y les permite centrarse en las operaciones comerciales clave.
Las soluciones de programacion permiten a los gerentes contar con el ancho de banda para responder con confianza y rapidez a las solicitudes de intercambio y tiempo libre de los empleados, incluso si llegan muy tarde en el dia. El software identificaria inmediatamente a los empleados que pueden reemplazar a las personas que necesitan tiempo libre, y ayudaria a los gerentes y al personal a hacer arreglos alternativos.
Las aplicaciones de programacion garantizan que los gerentes no tengan que perder tiempo revisando y revisando continuamente los horarios. Ademas, todo el ejercicio de hacer turnos es completamente sin papel y, por lo tanto, sin complicaciones.
Las aplicaciones de programacion del personal, a las que se puede acceder desde Apple Play, Google Play o el sitio web del proveedor de la aplicacion, permiten a los gerentes preparar y editar los horarios sobre la marcha desde cualquier lugar y en cualquier momento del dia. Los empleados pueden comprobar los horarios de sus turnos tan pronto como se publiquen los horarios, independientemente de donde se encuentren o de lo que esten haciendo. La tecnologia moderna, por lo tanto, pone los horarios al alcance de los empleadores y los empleados, que solo necesitan echar un vistazo a sus telefonos inteligentes o tabletas para ver los horarios.
Los gerentes no necesitan preparar los horarios de nuevo cada vez, sino ahorrar tiempo simplemente organizando turnos en los espacios del personal. Cuando se actualizan los turnos y se atienden las solicitudes, se notifica a los empleados mediante notificaciones push.
Una empresa puede predecir facilmente cuantos trabajadores necesitaria en el futuro al integrar el software de programacion del personal con los sistemas de punto de venta y las soluciones de prevision de ventas/demanda. Este acuerdo garantiza que la empresa no cuente con suficiente personal para gestionar eventos o periodos de mucho trafico, ni demasiado personal para periodos de calma o dias de trafico lento.
Ademas, el software de programacion de empleados ayuda a mejorar la comunicacion dentro del equipo, ya que los horarios se comparten con los empleados tan pronto como se hacen, las notificaciones push alertan a los empleados al instante cuando los gerentes modifican los horarios y los empleados reciben una notificacion cuando sus solicitudes son respondidos.
El hecho de que los empleados puedan presentar solicitudes de tiempo libre o de intercambio de turnos con solo hacer clic en unos pocos botones en sus telefonos moviles ayuda a que la comunicacion entre los empleados y los empleadores sea transparente, y tambien les da a los empleados una sensacion de empoderamiento. El absentismo tambien se reduce. Los empleados estan impregnados de satisfaccion laboral, que es algo que el dinero no puede comprar. Los empleadores tambien estan contentos, ya que la gestion de los recursos humanos se hace significativamente fluida.
Ademas, la programacion automatizada del personal garantiza que las organizaciones cumplan con las leyes laborales locales. Tambien permiten que las empresas eviten errores humanos, como asignar a los empleados mas horas de trabajo de las necesarias, lo que podria provocar fatiga en los empleados e incluso poner sus vidas en peligro.
Por ultimo, pero no menos importante, varias plataformas de programacion de empleados ofrecen la facilidad de autoservicio para los empleados. Con esta funcion, los empleados pueden administrar sus turnos por si mismos y pueden examinar sus horarios, intercambiar turnos con sus companeros de trabajo y tambien reclamar un turno desocupado. Esta es una funcion muy util, que da a los empleados una sensacion de control sobre su vida laboral. Los gerentes tambien pueden ganar porque ahora pueden subcontratar tareas simples y mundanas. Junto con la generacion automatica de turnos, la funcion de autoservicio permite a los gerentes respirar con tranquilidad.
La mejor solucion de programacion
El Zip Schedules, rico en funciones, que esta disponible en la tienda de aplicaciones de Hubworks, y tambien en Google Play y Apple Play, es quizas el mejor software de programacion de empleados del mercado.
Zip Schedules proporciona un sistema autoimplementado. Caracteristicas como la incorporacion simplificada, la aplicacion movil gratuita y una interfaz sencilla hacen que el software sea facil de operar. Las programaciones favoritas tambien se pueden almacenar como plantillas para que las nuevas programaciones se puedan crear facil y rapidamente. Incluso puedes modificar el itinerario de una semana anterior para generar uno nuevo y ajustarte a los cambios. Los turnos se pueden colocar en los horarios de los empleados, lo que elimina la necesidad de preparar los horarios desde cero cada vez. Esto ahorra mucho tiempo y esfuerzo a los gerentes.
Zip Schedules ayuda a que la comunicacion dentro del equipo y tambien entre los gerentes y los empleados sea transparente y fluida. Con la ayuda del sistema de mensajeria interno de Zip Schedules, los gerentes pueden informar al instante a los empleados sobre noticias y eventos relacionados con la organizacion.
Los horarios se envian a los empleados en el momento en que se publican, y los gerentes pueden tomar medidas rapidas en funcion de las solicitudes de licencia de los empleados o su aceptacion de los turnos ofrecidos por sus colegas. Los gerentes pueden tener una idea completa de la disponibilidad de los empleados, sus solicitudes de intercambio de turnos y tiempo libre, y cuando se abre un turno con la ayuda del software Zip Schedules.
Toda esta informacion critica esta facilmente disponible y los empleados y empleadores pueden verla con solo echar un vistazo a sus telefonos. La aplicacion Zip Schedules permite a los empleados que necesitan tiempo libre identificar rapidamente a sus companeros de trabajo para reemplazarlos. Un gerente que opera una aplicacion movil Zip Schedules puede aceptar o rechazar las solicitudes de los empleados en cualquier momento, en cualquier lugar, en cuestion de segundos, con solo hacer clic en un boton. Este es un progreso significativo si se tiene en cuenta que tratar las solicitudes de los empleados en los primeros tiempos era un proceso prolongado.
Zip Schedules, por lo tanto, hace que el proceso regular de preparacion y edicion de los horarios sea extremadamente facil. Sin embargo, no solo eso, hace que la escritura de horarios sea aun mas inteligente. Tiene un motor de prevision incorporado que le permite pronosticar sus ventas y transacciones, y programar a su personal en consecuencia para evitar la falta de personal o el exceso de personal. Los pronosticos diarios se generan sobre la base de los datos historicos de ventas.
Zip Schedules tiene un precio de 19 USD al mes por ubicacion para las organizaciones con 1 a 20 empleados y de 39 USD al mes por ubicacion para las organizaciones con 21 a 50 empleados. Tambien hay una edicion personalizada para las empresas que tienen mas de 50 empleados. Los tres niveles ofrecen una aplicacion movil gratuita y soporte gratuito. Tambien hay algunas soluciones de programacion de empleados con planes gratuitos solidos disponibles en el mercado. Estos incluyen HomeBase, 7Shifts, SocialSchedules, FindMyShift y Sling. Son particularmente utiles para pequenas empresas y nuevas empresas que no quieren gastar demasiado en tecnologia y solo quieren aquellas funciones de las que no pueden prescindir.
Una empresa pequena puede aprovechar varios planes gratuitos que ofrecen soluciones basicas de programacion del personal. Si una organizacion necesita mas funciones, tendra que migrar a un nivel de suscripcion mas alto.
Algunos servicios cobran una tarifa por empleado. Otros cobran una tarifa por ubicacion. Los servicios que se basan en los empleados se ofrecen a un costo por empleado de $1.50 a $4.50. El precio de las opciones de suscripcion por ubicacion oscila entre $14 y $199.
Los servicios de seguimiento de los solicitantes pueden acompanar a las soluciones de programacion Los servicios adicionales pueden costarle 50 dolares cada mes. Se pueden incluir servicios de recursos humanos adicionales en el paquete o se pueden comprar por separado.
Conclusion
Una vez que se haya hecho un horario efectivo para los empleados, debe asegurarse de que el horario se implemente bien y que los empleados lo sigan diligentemente. Esto implica una gestion eficaz del tiempo y las tareas.
Es posible integrar las soluciones de programacion de los empleados con el software de seguimiento del tiempo del personal para garantizar que los empleados sean adecuadamente productivos. Las soluciones de seguimiento del tiempo ayudan a evitar horas extraordinarias innecesarias y facilitan la gestion de la nomina. Los datos sobre horas extras, ausentismo y patrones de asistencia permiten a los empleadores tomar decisiones mas firmes.
Que es, por lo tanto, una gestion eficaz del tiempo? Implica planificar y controlar el tiempo dedicado a tareas especificas. El enfasis aqui esta en el trabajo inteligente en lugar de solo en el trabajo duro. Una mejor gestion del tiempo permite a los empleados ser mas eficientes y lograr un mejor equilibrio entre su vida laboral y familiar. Una herramienta sofisticada como el software de seguimiento del tiempo Zip Clock, que tambien esta disponible en la plataforma Hubworks, facilita la gestion del tiempo y permite a los lideres de equipo gestionar mejor los horarios del personal.
En consecuencia, cuando un empleado no se presenta a trabajar, la pantalla de administracion de turnos de Zip Clock muestra toda la informacion necesaria para encontrar inmediatamente un reemplazo adecuado. Cuando un empleado se acerca a una infraccion diaria de horas extra o un descanso, Zip Clock le permite proponer descansos o salidas para evitar violaciones a la ley laboral. Con un solo vistazo al telefono, los gerentes pueden ver y monitorear los golpes de tiempo del personal en tiempo real. Los gerentes tambien reciben alertas cuando un empleado pierde un turno. Ademas, el informe de desempeno de los empleados proporcionado por Zip Clock permite a los gerentes realizar un seguimiento del desempeno de los empleados durante un periodo especifico en terminos de leyes laborales e infracciones de horarios.
Los empleados tambien necesitan administrar bien las tareas asignadas para que se cumpla el proposito de hacer los horarios. El software Zip Checklist, que es otra solucion tecnologica sofisticada disponible en la tienda de aplicaciones de Hubworks, permite preparar listas de tareas para gerentes, supervisores y empleados por igual. El software garantiza que las tareas se asignen de manera uniforme. Los gerentes tambien pueden distribuir facilmente las tareas de la lista de verificacion entre los empleados.
Una organizacion, que es capaz de preparar excelentes horarios de los empleados de manera constante cada semana, y que puede complementarlos con un software de gestion de tareas y seguimiento del tiempo, garantiza que los empleados esten contentos y que los gerentes esten relajados y confiados. Esto se traduce en un servicio al cliente de calidad e ingresos saludables, y eso es lo que cuenta al final.
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Preguntas frecuentes
Cuales son los 4 tipos de programacion de trabajo?
Los cuatro tipos de programacion del trabajo son- 1. Programacion lineal 2. Programacion no lineal 3. Programacion basada en proyectos 4. Programacion basada en tareas
Cuales son los diferentes tipos de horarios de trabajo?
Los diferentes tipos de horarios de trabajo incluyen tiempo completo, tiempo parcial y tiempo flexible.
Como creo un horario de trabajo para mis empleados?
Hay muchas maneras de crear horarios de trabajo para los empleados. Una forma es utilizar una plantilla de horario de trabajo. Se puede encontrar en linea o en algunas tiendas de articulos de oficina. Otra forma es crear un horario de trabajo mediante un programa de software.
Cuales son los 2 tipos de horarios de trabajo?
Los 2 tipos de horarios de trabajo son a tiempo completo y a tiempo parcial.