Como asegurarse de que sus proyectos de tecnologia se realizan a tiempo y dentro del presupuesto

Por que necesita tener el enfoque correcto para sus proyectos tecnologicos

Empecemos con un estudio de caso.

En 1999, McDonald's, que ya era un actor gigante en la industria de la comida rapida, tenia aspiraciones. Intento transformar la gestion de su negocio global con una solucion de TI innovadora. El conglomerado de alimentos intento crear una red global en tiempo real para vincular sus tiendas con la sede central.

Innovate fue un proyecto de mil millones de dolares para vincular 31,000 tiendas en 121 paises a la sede por Intranet. Recopilaria informacion en tiempo real de cada tienda y luego la entregaria a los ejecutivos de la sede central para permitirles administrar y operar sus tiendas de manera eficaz y coherente en cada momento. El proyecto se inicio en 1999 y tenia un plan quinquenal. Desafortunadamente, a finales de 2002, McDonald's cancelo Innovate y perdio el dinero que ya habian gastado en el proyecto; entre 100 y 200 contratistas y empleados de McDonald's que trabajaban en el proyecto fueron despedidos o reasignados.

Donde salio mal? Como la mayoria de los proyectos fallidos, incluso este tenia multiples puntos debiles.

Alcance del proyecto- La empresa no se tomo el tiempo de considerar si sus objetivos eran posibles. Anos de investigacion sobre este megaproyecto han demostrado que no se tomaron suficientes precauciones durante su analisis. Por ejemplo, establecer una red global en tiempo real era imposible porque los paises individuales tenian diferentes infraestructuras de TI. Ademas, la empresa deberia haber definido el alcance del proyecto con mas cuidado para identificar su viabilidad.

Gestor de proyectos competente- Un gestor de proyectos sin experiencia puede ser la perdicion de un proyecto a gran escala como este. Si el proyecto tuviera un gerente competente, habrian dicho a los ejecutivos que el Proyecto Innovar era imposible, lo que ilustra la necesidad de examinar su viabilidad a fondo.

Colaboracion con las partes interesadas- el equipo del proyecto debe haber recopilado suficiente informacion de los gerentes de las tiendas de todo el mundo para identificar la viabilidad del proyecto y determinar su alcance. Si el equipo hubiera preguntado si podian o no abordar los desafios actuales a traves de esta solucion, habrian descubierto las lagunas al principio.

Comprension general del objetivo- Los ejecutivos comprendian la importancia del Proyecto Innovar para mejorar las operaciones diarias, pero no entendian que tenia que ser dirigido por personas con experiencia en alta tecnologia. Tambien tenian expectativas poco realistas sobre la rapidez con la que el proyecto produciria resultados y, en ultima instancia, perderian dinero en el.

Han pasado mas de dos decadas y, mientras tanto, las Tecnologias de la Informacion y la Comunicacion se han convertido en una necesidad esencial de las organizaciones para garantizar que tienen sistemas y practicas adecuados que les permitan comprender su propio negocio, permitiendoles monitorear el desempeno de particulares y sucursales y monitoreo continuo del sistema, todo lo cual contribuye a la gestion eficaz de los procesos.


Varios informes de noticias sobre las enormes inversiones de las organizaciones en sistemas de automatizacion de procesos, inversiones en sistemas de aplicaciones empresariales y arquitectura de sistemas de informacion, y otras funcionalidades criticas similares han llegado a los titulares. Los exitosos han tenido un enfoque critico y analitico en la etapa de planificacion. Y McDonald's ha estado a la vanguardia de algunas de estas innovaciones. Pero, lamentablemente, los que han fracasado han tenido una falta de enfoque o estructura. Y esos casos tambien han sido muchos.

Como garantizar que sus proyectos de tecnologia esten a tiempo y con un presupuesto

El Informe CHAOS 2015 del Grupo Standish revelo que, de los 50 000 proyectos estudiados, solo el 3% cumplia los tres criterios a tiempo, dentro del presupuesto y con resultados satisfactorios. La tasa de exito fue aun mas baja para los grandes proyectos- los proyectos medianos fracasaron en un 91%, los grandes en un 94%.

Otros estudios realizados por firmas de consultoria de gestion como McKinsey & Company, Gallup y PMI han encontrado tasas de exito pesimas en proyectos de tecnologia. Por ejemplo, una encuesta de McKinsey descubrio que el 17% de los proyectos tecnologicos van tan mal que amenazan la existencia de la empresa. Asimismo, una encuesta de Gallup encontro que solo el 2,5% de las empresas completan el 100% de sus proyectos.

Las circunstancias pueden variar, pero las razones del fracaso tienden a girar en torno a dos factores- el tiempo y el dinero. Estos factores pueden hacer o deshacer cualquier proyecto. A menudo, es un dilema para las empresas proporcionar fondos adicionales o retrasar un proyecto hasta que el presupuesto mejore. Si agrega fondos adicionales, habra sobrecostos. Si retrasas el proyecto, es posible que no cumplas con la fecha limite. Que haces?

Los resultados de la investigacion pueden ser contundentes, pero hay esperanzas de que se adopte un enfoque adecuado. Estos son los conceptos basicos-

Definir el alcance y el objetivo del proyecto- Esto implica la planificacion del proyecto para determinar y documentar una lista de objetivos, tareas, entregables, costos y plazos especificos del proyecto. Esta declaracion de alcance o terminos de referencia explica los limites del proyecto y establece las responsabilidades de cada miembro del equipo. Tambien establece procedimientos para la verificacion y aprobacion del trabajo despues de la finalizacion del proyecto. Un objetivo claro permite que todos sepan lo que se supone que deben hacer y les ayuda a saber cuando han terminado. Ademas, esta documentacion ayuda al equipo del proyecto a mantenerse concentrado y proporciona pautas para tomar decisiones sobre las solicitudes de cambio durante el proyecto.

Comunicarse y colaborar- la comunicacion es el lubricante que hace que un proyecto funcione sin problemas. Ayuda a resolver cualquier interrupcion no deseada y conflictos internos y garantiza que todos encuentren la mejor solucion posible para el proyecto. Para evitar errores de comunicacion y garantizar que todos esten en sintonia, debe tener reuniones frecuentes de estado con su equipo y las partes interesadas sobre hitos importantes, riesgos anticipados, tiempo de entrega estimado y presupuesto actualizado. Si los objetivos de su proyecto son ambiguos o no se comunican correctamente, el resultado sera una desalineacion y un fracaso a los ojos de las partes interesadas.


Evaluar los riesgos- La gestion de riesgos consiste en observar los objetivos de su proyecto y averiguar como abordar los riesgos de esos objetivos desde el principio. Un riesgo es una ocurrencia futura que puede ocurrir o no, pero si ocurre, afectara los objetivos de su proyecto. Por lo tanto, si bien los gerentes de proyectos o quienes tienen la tarea de supervisar un proyecto pueden considerar los riesgos exclusivamente como amenazas, pueden ser una oportunidad positiva o una amenaza negativa.

La mejor forma de gestionar el cronograma de tu proyecto

El cronograma de un proyecto es un cronograma que demuestra que te tomas en serio completar tu proyecto a tiempo. Organiza los recursos, las tareas y las fechas de entrega en una secuencia ideal para garantizar la finalizacion del proyecto dentro de la fecha limite. Creado durante la fase de planificacion, un cronograma de proyecto eficiente incluye-

• Primero, el trabajo debe completarse para crear los entregables que busca.

• Los costos asociados a cada elemento de ese trabajo.

• Que miembros del equipo seran responsables de cada paso del camino.

El cronograma de un proyecto es fundamental para el exito del proyecto. Las tareas y los recursos deben programarse para que se completen a tiempo y se entreguen cuando se prometieron. Por supuesto, no todas las tareas comenzaran o terminaran a la vez; hay algunas cosas que deben tenerse en cuenta al crear un cronograma. Primero, establezca el cronograma del proyecto identificando las fechas de inicio y finalizacion de cada entrega o hito. Puede hacerlo analizando proyectos similares completados en el pasado. Al aprender de la experiencia previa, puede anticipar los posibles obstaculos que pueden surgir durante este proyecto y crear plazos realistas.

Supongamos que su empresa es nueva en una industria o servicio en particular. En ese caso, es posible que tenga dificultades para determinar plazos realistas para cada tarea porque no hay experiencia en la que confiar para la comparacion. En este caso, es posible que quiera contratar a alguien con mas experiencia para que lo ayude a crear el horario. Una vez que hayas creado el cronograma, asegurate de que cada tarea tenga al menos una fecha de inicio y una fecha de finalizacion. A continuacion, puede comenzar a asignar recursos, costos, dependencias y miembros del equipo responsables de completar cada tarea.

Los cronogramas de proyectos eficientes se crean, controlan y administran con el software de programacion de proyectos o las aplicaciones de gestion de tareas. Estas herramientas tienen caracteristicas que permiten a los gerentes monitorear el progreso de las tareas, los recursos y los costos en tiempo real. Pueden asignar trabajo, vincular tareas dependientes y permitir que el usuario vea paneles de informacion sobre el progreso.

Por ejemplo, la Zip Checklist de la suite de Hubworks facilita a los gerentes la asignacion de tareas a los miembros del equipo mediante su aplicacion avanzada de administracion de tareas. Simplifica el proceso de administracion de tareas de principio a fin y permite a los miembros ver la informacion en tiempo real de cualquier lista de tareas compartida. Como resultado, facilita a las personas el seguimiento de su rendimiento laboral, el seguimiento de las tareas atrasadas y la obtencion de informacion sobre el progreso del proyecto. Ademas, cuando el cronograma de un proyecto se desarrolla adecuadamente, describe claramente los pasos que uno debe tomar en un momento determinado para garantizar que un proyecto cumpla con su fecha limite.

La mejor forma de gestionar el presupuesto de tu proyecto

El presupuesto de un proyecto es un gran numero para un trabajo grande. Incluye el dinero necesario para completar todas las tareas, actividades y suministros relacionados con un gran proyecto. Es una cifra que todos los participantes, incluidas las partes interesadas, aceptan atenerse a la hora de completar los entregables del proyecto. El presupuesto de un proyecto tambien es un documento que describe como usar el dinero. Los gerentes pueden realizar un mejor seguimiento y control de los costos al identificar como el equipo gastara el dinero en tareas y actividades. Antes de iniciar un proyecto, es esencial contar con un presupuesto aprobado, ya que hay poco o ningun margen para aumentar el presupuesto del proyecto a menos que cambien los requisitos.

En el mundo de la gestion de proyectos, consciente del presupuesto, los sobrecostos siempre han sido una prueba decisiva para el exito o el fracaso de los proyectos. En 2020, la pandemia de COVID-19 hizo que mantenerse dentro del presupuesto fuera un desafio, pero las empresas y gerentes de proyectos que gestionaron con prudencia sus recursos financieros en medio de una incertidumbre masiva finalmente lo lograron.

En esta nueva normalidad, cual es el truco para gestionar los presupuestos de los proyectos de manera eficiente cuando la incertidumbre se cierne sobre todo? Hay un par de cosas que pueden ayudar-

Calcula el costo de tu proyecto- el presupuesto total de un proyecto se puede estimar de dos maneras- de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba. El metodo descendente establece una suma total para el presupuesto del proyecto y la divide en tareas y actividades. El metodo ascendente estima los costos de cada tarea del proyecto y los agrega para encontrar el presupuesto total del proyecto. Luego, elige una tecnica de estimacion para cada tarea. Puede usar el mismo metodo para cada tarea del proyecto o metodos diferentes segun el tipo de tareas que este presupuestando. Si utilizas una herramienta de gestion de proyectos, crea una columna de presupuesto para registrar tu estimacion para cada tarea o actividad.

Conozca lo que esta en juego- la mayoria de las veces, las expectativas de las partes interesadas pueden ser tan claras como el barro, lo que a menudo conduce a objetivos no completamente definidos. Conocer lo que esta en juego le ayuda a entender lo que se espera del proyecto. De esta manera, puede asegurarse de que todo este definido por las expectativas de las partes interesadas, incluido el presupuesto.

Seguimiento y seguimiento del presupuesto del proyecto- Para supervisar y administrar el presupuesto del proyecto, cree un rastreador del presupuesto en su sistema de gestion de proyectos. A pesar de la importancia del seguimiento del presupuesto ordinario, muchos directores de proyectos (47%) no tienen los indicadores clave de rendimiento al alcance de la mano. El cincuenta por ciento dedica mas de un dia a agregar datos manualmente para obtener su informacion. La medicion de los costos reales frente a los costos estimados le dara una idea de problemas como el gasto excesivo desde el principio, lo que le dara suficiente espacio para cambiar de rumbo sin interrupciones.

Sea flexible y deje espacio para lo inesperado- tenga en cuenta el viento y el clima al decidir el curso de accion. Cuando ocurra algo inesperado, obtenga la opinion de todas las partes interesadas involucradas. Y recuerda siempre crear un plan de contingencia. Este paso es esencial para evitar quedar atrapado en un lio presupuestario, como hicieron muchas empresas durante la pandemia. Tenga en cuenta todos los factores, incluidos el precio de los suministros, los recursos, la mano de obra y el financiamiento


Revisar, revisar y realinear- el cambio es la constante en todos los proyectos. Un proyecto puede descarrilarse rapidamente cuando se deja ejecutar sin gestion del presupuesto ni volver a prever. Supervisar el presupuesto con regularidad es esencial para evitar que se salga de control. Los sobrecostos presupuestarios son mucho mas faciles de corregir en las primeras etapas de un proyecto que cuando se vuelven importantes.

Obtenga el maximo valor de su equipo de proyecto

La competencia mundial se esta intensificando y los entornos operativos son cada vez mas complejos. Los lideres de proyectos tecnologicos son responsables de garantizar que el desarrollo del proyecto se alinee con la vision y la estrategia de la empresa. Para garantizar el exito, los proyectos deben estar alineados con la estrategia empresarial. La mejor manera de garantizarlo es contar con un equipo de proyecto solido. Si quieres ganar la carrera, consigue un buen equipo, establece un rumbo despejado y mantente en el buen camino. Un equipo que siga unas cuantas reglas basicas-

Para tener exito, uno debe tener un equipo de proyecto solido que se asegure de que todas las decisiones se basen en informacion compartida abiertamente y que no se cuestione la experiencia de ningun miembro del equipo.

Para garantizar esta alineacion, es pertinente introducir herramientas de software de calidad desde el principio del proyecto.

Tambien es importante evitar imponer una jerarquia artificial a tu equipo de proyecto; recuerda que puedes avanzar mas rapido en tu proyecto si todos trabajan juntos como iguales.

IA para mejorar su sistema de gestion de proyectos

La inteligencia artificial, que ya no esta relegada a aplicaciones tecnologicas y de TI avanzadas, ha llegado a entornos mas tradicionales. Por ejemplo, las herramientas impulsadas por IA pueden hacerse cargo de las tareas administrativas de los gerentes de proyectos de manera eficiente. Las funciones como la planificacion de reuniones, los recordatorios y otras tareas administrativas que solian afectar a los gerentes de proyectos ahora son manejadas por la tecnologia. Y lo hacen todo sin quejarse. Da a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo el tiempo para centrarse en tareas de alto nivel que requieren inteligencia humana, como la planificacion, sin perder tiempo en tareas que no lo hacen.

Tres formas en las que la IA puede ayudar a los equipos de proyecto-

1. Productividad mejorada- las organizaciones con inversion e implementacion de inteligencia artificial han experimentado, en promedio, una mejora del 15 por ciento en la productividad segun un informe, AI Transforming the Enterprise (KPMG). Ademas, en el informe AI @Work de PMI, los lideres de proyectos a la vanguardia de la inteligencia artificial y otras tecnologias informan con frecuencia de que la IA ha reducido el tiempo dedicado a supervisar el progreso, gestionar la documentacion y planificar las actividades.

2. Analisis de datos- El analisis de datos, ademas de estimar los costos y los cronogramas, puede ayudar a los gerentes de proyectos a dirigir los proyectos a traves de decisiones dificiles y obstaculos inesperados. En lugar de confiar en su juicio, los gerentes pueden utilizar herramientas de inteligencia artificial que analizan los datos de proyectos anteriores y actuales para proporcionar informacion valiosa. El verdadero valor de la inteligencia artificial reside en los algoritmos que apoyan la toma de decisiones y ofrecen mejores resultados.


3. Garantiza la coherencia- la IA tambien ayuda a crear un ecosistema de gestion del conocimiento, que ayuda a almacenar lo que los trabajadores saben y que se puede utilizar cuando abandonan o abandonan sus trabajos. Ademas, la IA promueve la coherencia y la calidad en la gestion de proyectos centralizando los patrones de comportamiento en el lugar de trabajo.

Conclusion

La empresa requiere un enfoque holistico con verdadera sincronizacion y alineacion. La gestion de proyectos, especificamente, es un desafio multidimensional. Requiere que los equipos alineen sus objetivos, cronogramas y ejecucion. Los equipos y los lideres deben coordinar y establecer el resultado deseado por su parte y comprender el resultado para el negocio. Son muchas partes moviles. Las empresas fracasan en la ejecucion del proyecto porque descuidan una o mas de estas partes.


Hay mucho en juego para los proyectos de tecnologia, ya que a menudo son esfuerzos costosos. Asegurese de utilizar los enfoques correctos para garantizar que sus proyectos se realicen a tiempo y dentro del presupuesto mediante la sincronizacion de todas las partes involucradas en su proyecto.