Como reducir los costos laborales?
1. Revise sus costos laborales actuales. 2. Busque formas de reducir el tiempo perdido y mejorar la productividad. 3. Ofrezca incentivos a los empleados para alentarlos a ser mas productivos. 4. Invierta en tecnologias que ahorran mano de obra para automatizar tareas y procesos. 5. Subcontrate o contrate ciertas tareas o servicios para ahorrar en costos laborales.
Como reducir los costos de mano de obra en un 3-5% sin volver a usar una hoja de calculo de Excel
Que son los costos laborales?
Los costos laborales son el mayor gasto en dolares para las empresas. Para un restaurante, normalmente representa entre el 30 y el 35% de los ingresos totales.
Sin embargo, dado que las tasas de salario minimo varian notablemente, la cantidad gastada en mano de obra por las organizaciones en un estado estadounidense puede no ser la misma que la gastada en un estado vecino. Ademas, segun el tipo de servicio, algunos restaurantes pueden terminar utilizando hasta el 50% de sus ingresos para pagar los salarios de los empleados.
Una investigacion de 2019 de la empresa de software Harri senalo que el 45% de los operadores de restaurantes experimentaron un aumento del 3 al 9% en los costos laborales. Segun un informe de BDO, el costo laboral promedio de los restaurantes aumento al 31,2% en el segundo trimestre de 2019, desde el 31,2% del mismo periodo del ano anterior.
Los restaurantes a menudo buscan mantener los gastos en mano de obra entre el 20 y el 30% de sus ingresos. Para tener una mejor comprension de la forma en que la mano de obra impacta en la rentabilidad de una empresa, definamos primero el costo laboral.
Los salarios de los empleados asalariados, las horas extraordinarias, los salarios por hora, los incentivos y bonificaciones, el seguro medico, los impuestos sobre la nomina, los dias libres pagados, los gastos en suministros, las asignaciones de transporte publico, los gastos de comida, los costos de capacitacion, etc., estan incluidos en los costos laborales de un restaurante. Los costos laborales se calculan de forma anual, mensual o semanal.
El costo laboral promedio varia segun el tipo de restaurante. Esto se debe a que los costos laborales (y los costos de los alimentos) varian segun la combinacion de ventas de los productos, la calidad de los alimentos y los servicios, las horas de operacion y los precios. Por lo tanto, los gastos laborales en los restaurantes de servicio completo y de lujo son mas altos que los de los restaurantes de comida rapida.
Segun un articulo de Chron, los establecimientos de comida rapida pueden limitar sus gastos de mano de obra al 25%, pero los restaurantes con servicio de mesa suelen gastar entre un 35 y un 40% en mano de obra. Un restaurante de alta cocina gastaria mucho mas en mano de obra que un restaurante de carnes que vende platos como patatas asadas y filetes que son relativamente faciles de preparar. Esto se debe a que el restaurante de alta cocina sirve mas articulos y prepara mas platos en casa.
El costo de la mano de obra puede ser variable o fijo. Los costos laborales fijos son gastos simples del personal asalariado y permanente, como cocineros, meseros, gerentes y anfitriones. Los pagos proporcionados a los trabajadores temporales se denominan costos laborales variables. Por ejemplo, es posible que haya que traer camareros y cocineros adicionales para gestionar las operaciones en un restaurante un viernes por la noche ajetreado, durante la temporada navidena o con motivo de una lujosa fiesta privada.
Como calcular los costos laborales
Al analizar los costos operativos totales de un restaurante, sus costos laborales son una metrica importante para examinar. El costo total de los bienes vendidos (COGS) y los gastos de mano de obra proporcionan una idea clara del costo principal de un restaurante. Esta es una metrica critica que los inversores y la gerencia utilizan para evaluar la eficiencia y la salud financiera de una empresa de servicios de alimentos. Segun los expertos, el coste principal de un restaurante no deberia superar el 60% de sus ventas totales.
Calcular los costos laborales de los restaurantes es, de hecho, un paso inicial importante en el desarrollo de un plan de negocios. Se puede hacer sumando todos los salarios, bonificaciones, incentivos, subsidios, seguros, etc. de los empleados. Sin embargo, no todos los empleados trabajan la misma cantidad de horas. Otra opcion es calcular el gasto total de mano de obra por horas trabajadas. Los propietarios de negocios pueden medir los costos de mano de obra con precision con la ayuda de los datos generados por los sistemas de punto de venta (POS) y hacer previsiones en consecuencia.
Los costos laborales de los restaurantes se pueden calcular de dos maneras generales, a saber, como un porcentaje de las ventas totales de los restaurantes y como un porcentaje de los costos operativos totales de los restaurantes.
Para obtener el costo de mano de obra como un porcentaje de las ventas totales del restaurante, debe dividir el costo de mano de obra entre los ingresos anuales totales obtenidos. Esto ultimo se refiere esencialmente al resultado final de la empresa, o sus ganancias antes de que se recauden impuestos u otras deducciones. Se puede calcular con datos de PDV. Despues de eso, la cifra se multiplica por 100 para obtener un porcentaje.
Para calcular el costo laboral como un porcentaje de los costos operativos totales de un restaurante, mida el gasto realizado en mano de obra por cada dolar gastado en alquiler, mercadeo, comida, bebida, etc. Para llegar a un porcentaje, debes multiplicar esta cifra por 100.
Una vez que se haya calculado el porcentaje del costo laboral, el siguiente paso es buscar formas de reducir los costos laborales. Los costos laborales a menudo han influido mucho en los margenes de beneficios de los restaurantes, que son muy limitados Con la modificacion de las tasas de salario minimo y la disminucion de la mano de obra, el asunto se ha vuelto mas complicado.
Los restaurantes deben gastar mas para reclutar, capacitar y retener al personal debido al apretado mercado laboral. Siete de cada diez restaurantes experimentan una escasez regular de personal, senalo la encuesta sobre el estado de los restaurantes de servicio completo de 2019. Algunas empresas han podido mitigar el impacto mediante la implementacion de tecnologias como pedidos en linea y quioscos de autoservicio.
Al final del dia, el despido indiscriminado y a gran escala de empleados no es la mejor respuesta al aumento de los costos laborales. Es inhumano. En segundo lugar, puede afectar al servicio de atencion al cliente y, en consecuencia, a las ventas. Como resultado, los restaurantes deben idear formas creativas de reducir los costos laborales.
Importancia de los costos laborales para un restaurante
Los costos inflados tienden a compensar y suavizar las ganancias de los negocios a buen ritmo. Entonces, como puede una organizacion reducir los costos? Para empezar, los turnos que pueden gestionar eficazmente, digamos, cinco trabajadores, no necesitan tener siete u ocho trabajadores. Si un numero menor de empleados puede hacer un trabajo de manera eficiente y completarlo dentro de la fecha limite, por que diablos necesitarias manos adicionales?
El mayor error que muchas organizaciones cometen a menudo es emplear a mas personas de las necesarias. Estos trabajadores excedentes no anaden ningun valor perceptible al negocio, y gastar dinero en ellos no es menos que un desperdicio de recursos.
Ademas, en lugar de mantenerlos encadenados en una empresa en la que su trabajo es redundante, estos trabajadores deben ser liberados para ofrecer su trabajo cuando sea necesario. Alternativamente, se pueden reasignar tareas dentro de la misma organizacion si existe la posibilidad de hacerlo.
En consecuencia, un restaurante en busca de autobuses y lavaplatos puede volver a capacitar y volver a emplear a algunos de los camareros adicionales que habia contratado. El empleo de mano de obra excedente tambien impide que la organizacion extraiga lo mejor de sus empleados para justificar sus salarios.
Por lo tanto, los procedimientos de contratacion y gestion laboral deben optimizarse, e incluso una reduccion del 3 al 5% en los costos laborales proporcionaria beneficios sustanciales a la organizacion.
El control de los costos laborales es fundamental para hacer un uso eficiente de la mano de obra en el proceso de fabricacion, lograr la maxima produccion con la menor cantidad de recursos y lograr una mejor calidad de produccion con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo invertidos por los trabajadores.
Un restaurante que no lleve flacidez extra en forma de personal excedente siempre ofreceria a los empleados lo suficiente para hacerlo. Los servidores, por ejemplo, tendrian un numero suficiente de mesas para administrar y una cantidad suficiente de propinas para ganar. Una alta tasa de rotacion de mesas y una baja proporcion de personal por mesa harian felices a los empleados y los animarian a quedarse. Teniendo en cuenta los enormes gastos que implica identificar, entrevistar, contratar, incorporar y capacitar a los solicitantes, una organizacion tiene mucho que ganar si retiene a sus empleados.
Ademas, cuando los trabajadores saben que la empresa es estricta en cuanto al control de los costos laborales, pensarian antes de perder tiempo y materiales o dedicarse a horas extraordinarias innecesarias. Existen herramientas inteligentes para que las empresas atrapen a quienes rompen las reglas, y el conocimiento de que estan siendo observados evitaria que los empleados fueran ineficientes y daria a la organizacion una ventaja competitiva.
Los procesos involucrados en el control de los costos laborales brindan informacion valiosa sobre aspectos como la disponibilidad de mano de obra, la utilizacion de la mano de obra, la eficiencia y el ausentismo. Posteriormente, las organizaciones pueden utilizar estos datos de inteligencia empresarial para planificar mejor.
Por que las hojas de calculo de Excel no son adecuadas para administrar la
Cuando se usa Microsoft Excel para programar a los empleados, no siempre es evidente cuales serian los costos salariales. Una hoja de calculo de Excel exige que los salarios por hora se actualicen manualmente de forma regular. Esto lleva mucho tiempo y es propenso a errores. De hecho, la susceptibilidad a los errores humanos es un serio inconveniente de las hojas de calculo de Excel y afecta a todas las operaciones realizadas con Excel.
Ademas, es dificil determinar si las programaciones realizadas en Excel estan dentro del presupuesto. Tambien es imposible calcular los costos de mano de obra en comparacion con la rotacion anticipada.
Los programas de Excel no pueden mostrar la disponibilidad de mano de obra automaticamente y los datos deben ingresarse manualmente, lo que nuevamente abre la posibilidad de errores y descuidos. Del mismo modo, las ausencias de los empleados no siempre se notan. Las ausencias, como la disponibilidad, no se muestran de forma predeterminada. Las ausencias tambien deben ingresarse manualmente primero. Por otro lado, un software de gestion de la fuerza laboral centraliza toda la informacion relevante de los empleados en un solo lugar, y los datos se actualizan automaticamente y se puede acceder a ellos en tiempo real.
Es dificil para los miembros del equipo colaborar en un proyecto con Excel porque solo funciona en un equipo para una persona. Cuando varios empleados trabajan en el mismo horario, digamos en una terminal compartida, es dificil identificar que miembro del equipo hizo que cambios.
Los datos de la hoja de calculo pueden distribuirse en varias estaciones de trabajo, carpetas, oficinas o ubicaciones. Incluso si puede localizar archivos, encontrar la logica de las formulas de una celda de Excel a otra es un proceso que lleva mucho tiempo.
Segun una investigacion de Ventana, los usuarios de Excel pasan de 12 a 18 horas al mes editando, consolidando, actualizando y corrigiendo hojas de calculo. Las hojas de calculo de Excel que no estan conectadas pueden generar datos aislados, especialmente si se envian por correo electronico.
Las hojas de calculo de Excel no se actualizan en tiempo real y cada cambio requiere la intervencion humana. Por lo tanto, la disponibilidad de mano de obra, las ausencias, las cifras de ventas y otros parametros pueden cambiar sin que el propietario de la empresa los sepa de inmediato. Esto evita que los propietarios de negocios calculen rapidamente los cambios en los costos de mano de obra y realicen los ajustes necesarios, como actualizar los horarios del personal o ajustar los procedimientos de contratacion. El uso de hojas de calculo, por lo tanto, ralentiza la toma de decisiones.
Para los usuarios de hojas de calculo, es una tarea extremadamente tediosa extraer informacion de varios departamentos y, a continuacion, consolidar y resumir los datos para que puedan proporcionar informacion util.
Como se pueden reducir los costos laborales mediante el uso de software
Sobre la base de parametros comerciales y de recursos humanos establecidos, un gerente de negocios puede hacer uso del software para pronosticar las solicitudes de personal y predecir las necesidades ideales de personal.
En consecuencia, un restaurante que utiliza un software de prevision de demanda/ventas puede generar datos de inteligencia empresarial sobre la base de los cuales se pueden determinar las necesidades laborales y decidir los horarios de los empleados. Los periodos de mayor afluencia de clientes, como la hora de cenar o los dias de festival, garantizarian que se programen mas empleados para manejar un turno, mientras que los periodos de calma o de trafico lento, como el periodo entre el almuerzo y la cena, y los duros dias de invierno, pueden permitir que los restaurantes se las arreglen con un numero minimo de empleados. De esta manera, se pueden optimizar los costos de mano de obra. En este sentido, el software de gestion de la fuerza laboral debe funcionar en conjunto con el software de prevision de demanda/ventas.
Los propietarios de negocios que utilizan software de programacion de personal no deben preocuparse por la falta de personal o el exceso de personal y pueden gestionar solicitudes de cambio de turno o tiempo libre de ultima hora sin tener noches de insomnio.
Los empleados, por otro lado, pueden verificar y aceptar horarios a su gusto, asi como notificar a los supervisores y companeros de trabajo sobre sus solicitudes de cambio de turnos y la falta de disponibilidad con suficiente antelacion.
Estos procesos amigables aumentan la satisfaccion de los empleados, lo que lleva a una mayor retencion de los empleados y ahorra nuevos costos de contratacion e incorporacion.
Cada empresa, independientemente de su tamano, debe controlar las horas dedicadas por sus empleados. El software de hojas de tiempo puede ayudar a los propietarios de negocios a realizar un seguimiento de los proyectos y la nomina mientras contabilizan las vacaciones, las bajas por enfermedad, las horas extraordinarias y eventos imprevistos similares. Cuando intenta ahorrar dinero, la consolidacion de todos estos datos en una ubicacion facilita mucho la correccion de errores y la toma de decisiones.
Las soluciones de gestion de la fuerza laboral (WFM) tambien permiten optimizar las horas extraordinarias para los empleados. Si un empleado se acerca a horas extraordinarias no autorizadas, el sistema WFM alertara tanto a la empresa como al empleado.
De acuerdo con las leyes laborales de los Estados Unidos, los trabajadores que califican para la compensacion por horas extras deben recibir un pago de al menos 1,5 veces su salario habitual si trabajan mas de 40 horas cada semana laboral, o una duracion fija y recurrente de 168 horas o siete periodos de 24 horas seguidas.
Como es evidente, los salarios por horas extraordinarias aumentarian sustancialmente la carga de costos laborales de la organizacion, y una vez que un empleado trabaja horas extras, la falta de pago de los salarios por horas extraordinarias generaria multas considerables por parte de las autoridades laborales. Por lo tanto, las horas extraordinarias de los empleados pueden atrapar a una organizacion entre una roca y un lugar dificil, y por lo tanto, debe gestionarse y usarse inteligentemente cuando sea absolutamente necesario. A diferencia de las empresas que utilizan software inteligente, las que dependen unicamente de hojas de calculo no pueden ahorrarse horas extras innecesarias de los empleados.
Con la ayuda de las soluciones de WFM, las solicitudes de licencias a largo plazo, como las que se tratan en la Ley de Licencia Familiar y Medica (FMLA), se pueden rastrear facilmente.
Las soluciones de gestion de la fuerza laboral con paneles proporcionan a los gerentes visibilidad en tiempo real de la puntualidad del personal y los datos de programacion, lo que les permite resolver cualquier problema antes de que se agrave. El
software WFM tambien puede generar informes basados en parametros importantes para mostrar como progresan los empleados a lo largo del tiempo. En consecuencia, los empleados con mejor desempeno podrian programarse para administrar turnos criticos y ocupados para que la empresa funcione de manera eficiente sin la necesidad de emplear mano de obra excedente. Esto garantizaria que los costos de mano de obra se puedan mantener a un nivel manejable.
Los empleadores pueden gestionar las demandas de turnos abiertos u organizar el reemplazo de los empleados casi al instante con el software WFM que funciona sin problemas en los dispositivos moviles. Las soluciones de WFM dan una idea clara de los empleados disponibles para trabajar, de modo que no es necesario traer trabajadores temporales en caso de que un empleado llame por enfermedad. Esto permite a las organizaciones evitar gastar dinero en trabajadores externos y, por lo tanto, controlar los costos laborales.
Puntos clave a tener en cuenta al comprar un software WFM
1. Facil de usar- una solucion de gestion de la fuerza laboral debe ser sencilla. Se deben tener en cuenta las funciones fundamentales faciles de usar, como las notificaciones automaticas, el flujo de trabajo integrado y la gestion de trabajos de movil a escritorio. Otras funciones que mejoran la usabilidad y hacen que la experiencia de los empleados sea coherente y satisfactoria incluyen arrastrar y soltar, almacenar turnos y copiar marcos.
2. Seguridad de datos a nivel empresarial- a cualquier empresa le preocuparia confiar datos confidenciales y valiosos relacionados con los empleados a un nuevo sistema. Por lo tanto, la seguridad de los datos a nivel empresarial es una consideracion clave al seleccionar los sistemas WFM.
3. Informes y analisis integrados- esta es una caracteristica que debe tener cualquier sistema WFM exitoso. Ayuda a las empresas a determinar que es realmente efectivo y cuales son las areas de mejora. Un sistema WFM que tiene funciones integradas de informes y analisis puede proporcionar informacion util sobre diversos temas, como el personal especifico de la ubicacion y la nomina, y sugerir formas de reducir los costos de mano de obra.
4. Aplicacion movil- los dispositivos moviles son ahora una parte indispensable de nuestras vidas. Las soluciones de gestion de personal a las que se puede acceder a traves de aplicaciones moviles facilitan la gestion de las operaciones empresariales. En consecuencia, se pueden estimar los requisitos laborales futuros y se pueden hacer horarios coincidentes con solo unos clics de la pantalla tactil movil. La ausencia de una aplicacion movil de software WFM puede tener un impacto negativo sustancial en el compromiso de los empleados.
5. Flexibilidad- una programacion adecuada con la ayuda del software de gestion de la fuerza laboral puede ayudar a las empresas a fomentar la flexibilidad en el lugar de trabajo y permitir a los empleados lograr un buen equilibrio entre la vida Los empleados mas felices son mas eficientes y estan mas comprometidos con la organizacion. Una organizacion que puede aumentar la satisfaccion de los empleados no necesita buscar reemplazos de empleados y puede ahorrar una cantidad considerable en costos laborales.
6. Prevision de la demanda- las soluciones de programacion del personal pueden ayudar a adaptar a los trabajadores a las necesidades del cliente. La tecnologia permite a las empresas anticiparse a la demanda de los consumidores y crear rotas perfectas. Tambien se puede predecir la demanda de mano de obra para ubicaciones y tareas especificas.
7. Control de ausencias- la programacion del personal en linea automatiza la tarea de gestionar las ausencias de los empleados. Este es un enfoque mucho mejor que tener que lidiar con formularios de solicitud fisicos y procesos manuales que consumen mucho tiempo. Al administrar facilmente las ausencias de los empleados, la organizacion puede tomar decisiones mejores y mas rapidas sobre las formas de reducir los costos laborales.
El mejor software WFM para restaurantes
Zip Schedules es una solucion de software de gestion de personal y programacion de personal con muchas funciones a la que se puede acceder desde la tienda de aplicaciones de Hubworks, Apple Play y Google Play, y es posiblemente la mejor solucion de este tipo en el mercado.
Zip Schedules es un software que se puede implementar automaticamente. El programa es facil de usar gracias a funciones como la incorporacion simplificada, un diseno simple y una aplicacion movil gratuita.
Permite guardar las programaciones favoritas como plantillas, lo que permite crear nuevas programaciones de forma rapida y sin esfuerzo. El propietario de un negocio puede incluso modificar el itinerario de una semana anterior para crear uno nuevo con el fin de adaptarse a los cambios.
Los turnos se pueden insertar en los espacios del personal, lo que elimina la necesidad de crear nuevos horarios cada vez. De esta manera, se puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo.
Zip Schedules hace que la comunicacion entre los miembros del equipo, asi como entre los empleados y los gerentes, sea transparente y eficiente. Por ejemplo, los gerentes pueden usar el sistema de mensajeria interna que ofrece esta solucion de software para compartir rapidamente noticias importantes con los empleados. Ademas, los empleados reciben los horarios tan pronto como son liberados, y los supervisores pueden tomar medidas inmediatas en funcion de las solicitudes de licencia o la aceptacion de turnos ofrecidos por los companeros de trabajo.
Con la ayuda de Zip Schedules, los gerentes obtienen una imagen completa de la disponibilidad de los empleados, las solicitudes de intercambio de turnos y tiempo libre, y reciben alertas cuando se abre un turno.
Toda esta informacion vital esta facilmente disponible y se puede acceder a ella con solo echar un vistazo a los telefonos inteligentes. Los empleados que requieren tiempo libre pueden usar la aplicacion Zip Schedules para encontrar companeros de trabajo que puedan sustituirlos. Con solo hacer clic en un boton, un gerente que utilice la aplicacion movil Zip Schedules puede aceptar o rechazar las solicitudes de los empleados en cualquier momento, desde cualquier lugar, en cuestion de segundos.
Zip Schedules hace que el proceso de preparacion y cambio de horarios sea bastante simple. No solo eso, sino que tambien hace que la escritura de horarios sea mas inteligente. Incluye un motor de prediccion que permite a los propietarios de negocios predecir las ventas y, sobre la base de ese cronograma, a los empleados de manera que se pueda evitar tanto el exceso de personal como la falta de personal.
Zip Schedules cuesta $19 por ubicacion al mes para las empresas que tienen de 1 a 20 trabajadores. Las organizaciones que tienen entre 21 y 50 empleados tendrian que pagar $39 por ubicacion al mes para aprovechar los servicios de Zip Schedules. Una version personalizada sirve a las empresas que tienen mas de 50 trabajadores. Los tres planes incluyen soporte gratuito y una aplicacion movil gratuita.
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Preguntas frecuentes
Cuales son las formas de reducir los costos laborales?
Hay muchas maneras de reducir los costos laborales. Algunas empresas pueden optar por automatizar ciertas tareas, mientras que otras pueden optar por subcontratar tareas intensivas en mano de obra a otros paises. Otras companias pueden optar por reducir el numero de empleados que tienen u ofrecer a los empleados menos beneficios.
Cuales son los ejemplos de costos laborales?
Salarios y salarios, beneficios, impuestos sobre la nomina y gastos de oficina, como alquiler, servicios publicos y seguro.
Por que es importante reducir los costos laborales?
Reducir los costos laborales es importante porque puede ayudar a aumentar las ganancias, que pueden reinvertirse en el negocio o distribuirse a los accionistas. Ademas, reducir los costos laborales puede ayudar a una empresa a ser mas competitiva al reducir sus precios.
Cuales son los beneficios de reducir los costos laborales?
La reduccion de los costos laborales tiene muchos beneficios, incluidos el aumento de las ganancias, la mejora de la competitividad y la mejora de la satisfaccion del cliente. Ademas, reducir los costos laborales puede ayudar a mejorar la moral y la motivacion de los empleados, asi como a reducir la rotacion de personal.